Neuerungen im FIS

Überblick über die wichtigsten Änderungen, die im Rahmen der letzten Wartungsfenster eingeführt wurden:

Änderungen zum 19.10.2026

1. Personen mit FIS-Prüfebene 1 (meist Institutsleitung) erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine Projektanzeige zur Genehmigung vorliegt.

• bei Projektanzeigen innerhalb der eigenen oder einer untergeordneten Organisationseinheit
• Projektanzeigen liegen weiterhin wie gewohnt im FIS-Portlet "Zu prüfende Projektanzeigen (Prüfebene 1)" bereit
• Die E-Mail geht an alle Personen mit der Rolle "FIS-Prüfebene 1" in der Organisationseinheit.
  • • Prüfen Sie vor dem Klick auf "Zustimmung" bitte, ob die Projektanzeige wirklich in Ihre Zuständigkeit fällt.
    • Organisationseinheiten außerhalb der Fakultäten:  regeln Sie bitte für Ihre Organisationseinheit, wer von den Personen mit FIS-Prüfebene 1 entlang des Hierarchiebaums die Genehmigung übernehmen soll (Abteilungsleitung / Fachbereichsleitung / GB-Leitung). Personen, die im Normalfall nicht prüfen sollen, können die E-Mail-Benachrichtigung für sich deaktivieren. Melden sie sich dazu bitte beim FIS-Support (fis-support@tu-braunschweig.de).

2. Die FIS-Prüfebene 2 entfällt.

• Projektanzeigen, die durch die Prüfebene 1 genehmigt wurden, werden direkt an Abteilung 21 weitergeleitet.
• Auch die Benachrichtigungen an Prüfebene 2 entfallen.
• Die Rolle selbst entfällt und wurde bei allen Rolleninhaber/Innen entfernt.
• Damit Sie sich weiterhin auf einen Blick einen Überblick über die Projektanzeigen in Ihrer Fakultät / Ihrem Geschäftsbereich verschaffen können, wurden die Portlets (Suchfenster) in der Rolle Leiter/-in ergänzt. Die Rolle Leiter/-in Fakultät bleiben natürlich erhalten. Was Sie mit der LeiterInnenrolle tun können, finden Sie hier im Glossar.

3. Projekte auf Fakultätsebene werden in der Organisationseinheit "Dekanat Fakultät" verortet.

• Nutzen Sie bitte die Organisationseinheit "Dekanat Fakultät ..." bei der Anlage von Projekten der Fakultät. Vorhandene Projekte wurden zentral umgezogen, Personen mit WissenschafltlerInnenrolle auf Fakultätsebene haben jetzt diese Rolle für das Dekanat. Hintergrund sind einheitliche Regeln im Workflow.
• Wichtig: Wer Leiter/In oder Geschäftsführer/In einer Fakultät ist, hat natürlich weiterhin eine LeiterInnenrolle dafür. Lediglich die FIS-Prüfebene 2 und die Wissenschaftlerrollen entfallen. 
• Anstelle der FIS-Prüfebene 1 für die Fakultät haben die entsprechenden Personen jetzt die FIS-Prüfebene 1 für das Dekanat.

Wartungsfenster am 05.11.2025

• Update des FIS von Version 24/12 auf 25/06
• Der Rolle FIS-Bearbeiter*in wurde das Recht Projektanzeigen stellen zu können entzogen.
  Die Rolle kann wie gewohnt Projektanzeigen vorbereiten und im Entwurf speichern - sie besitzt aber nicht mehr den Button "prüfen und stellen" oben links in der Projektanzeige. Dies soll ein versehentliches Überspringen der Freigabe durch die Projektleitung verhindern. 
• Für die Rolle FIS-Bearbeiter*in wurde das zusätzliches Portlet "Projektanzeigen (Übergeben an Projektleitung)“ eingerichtet.
  • • Es zeigt Projektanzeigen an, die sich noch im Entwurfsmodus befinden und im Workflow-Reiter auf „Projektleitung“ stehen, also explizit an die Projektleitung weitergereicht wurden. 
    • Wird eine solche Anzeige gestellt durch die Projektleitung gestellt, verschwindet sie aus dem Portlet „Projektanzeigen (Übergeben an Projektleitung)“ und ist folgend im Portlet „Projektanzeigen (im Genehmigungsprozess)“ zu finden.
• Alle Rollen, die Zugriff auf Projekte im Detail haben, können in dem neuen Reiter "Termine" spezifische Termine und Erinnerungen für ein Projekt erfassen und bearbeiten. Diese Funktionalität ist optional und kann als Unterstützung im Projektmanagement genutzt werden. Es entsteht kein zusätzlicher Aufwand beim Stellen oder Prüfen einer Projektanzeige.

Wartungsfenster am 26.09.2025

• Für die Rolle Wissenschaftler*in stehen nun folgende Portlets auf der Startseite zur Verfügung: 
  
  • • Entwürfe von Projektanzeigen,
    • zu stellende Projektanzeigen und
    • Projektanzeigen im Genehmigungsprozess.
• Die Portlets ermöglichen einen schnelleren Zugang zu den für die Rolle relevanten Projektanzeigen. Alternativ kann weiterhin auch die Suche verwendet werden. 
  
• Für die Rolle FIS-Bearbeiter*in wurden kleine Änderungen in der Bezeichnung und Verortung der Portlets vorgenommen. 

Wartungsfenster am 12.09.2025

• Es findet ab sofort täglich eine automatische Überprüfung und ggf. Anpassung des Projektstatus statt. Nach Abgleich des aktuellen Datums mit der angegebenen Projektlaufzeit wird ggf. der Projektstatus aktualisiert, also z.B. von „vorbereitet“ auf „laufend“ gesetzt, wenn das Projektstartdatum erreicht wurde.
• Ab sofort entfällt die Mittelgeber-Klassifizierung nach dem NACE Code – das entsprechende Feld im Reiter „Finanzen“ wurde ausgeblendet. Wir empfehlen den NACE Code weiterhin für die mögliche Pseudonymisierung des Auftraggebers zu verwenden, wenn erforderlich.
• Die Abfrage zur ethischen Relevanz im Projekt befindet sich nun im Reiter „Klassifikationen“.
• Für ertragssteuerpflichtige Tätigkeiten ist von nun an auch der Ertragssteuerfonds von den dezentralen Nutzer*innen anzugeben (neues Feld im Reiter "Finanzen", wenn zutreffend).
• Im Reiter „Dokumente“ von Projektanzeigen ist in einem neuen Feld ab sofort verpflichtend zu bestätigen, dass erforderliche Dokumente hochgeladen wurden. Zudem können sonstige Erläuterungen in einem optionalen Kommentarfeld hinzugefügt werden. Ziel ist, bisherige Fehlerquellen zu eliminieren und eine Ablehnung der Projektanzeige zu vermeiden.