Ein Projekt anlegen

1.     Navigation:  Klicken Sie auf: [Forschung] > [Projekte] > [Projekt anlegen].

2.     Hauptdaten:

• Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) markiert und müssen ausgefüllt werden, um das Projekt speichern zu können.
• Zu den meisten Feldern gibt es Infotexte, die Hinweise zu den benötigten Eingaben bieten. Um die Informationen ein- oder auszublenden, klicken Sie auf das blaue [i] hinter dem jeweiligen Feld.  (siehe Screenshot)
• Titel und Kurztitel: Bitte verwenden Sie aus Datenschutzgründen keine Klarnamen (mit Ausnahme von Personen des öffentlichen Interesses), wenn Sie Titel und Kurztitel für das Projekt angeben.
• Sprache: Bitte alle Angaben auf Deutsch machen; wenn sie die Grunddaten ausgefüllt haben, bitte oben rechts [zusätzliche Sprache] anklicken und Englisch auswählen (wird erst sichtbar, wenn man unter Grunddaten eine Sprache ausgewählt hat) und die eingeblendeten neuen Felder ebenfalls ausfüllen. 
  
  

• Schlüssel: Verwenden Sie die SAP-Fondsnummer, z. B. 61530000, die Sie diesem Projekt geben möchte. Bitte prüfen Sie vorab, ob diese Nummer in ihrer Organisationseinheit nicht schon einmal vergeben wurde!

 Projektstatus

• Bitte starten Sie ein Projekt immer mit dem Status [entworfen]. Die Oberflächenansicht ändert sich und es werden einige weitere Reiter zum Ausfüllen bereitgestellt.
• In diesem Status können Sie auch nach dem ersten Speichern noch Änderungen vornehmen. 

Sichtbarkeit

• Bei Forschungsprojekten (Zweck = Forschung) wählen Sie die Sichtbarkeitsstufe „nur Mitarbeiter/-innen“.
• In allen anderen Fällen wählen Sie standardmäßig die Sichtbarkeit „versteckt“. Wenn Sie ein Projekt z.B. mit Zweck Verwaltung auf Sichtbarkeit „Mitarbeiter/-innen“ stellen, wird die Übersichtsseite für alle Mitarbeiter/-innen der TU sichtbar sein.

Pro-Forma-Projekte:

• Rücklagenprojekt (nicht-wirtschaftlich): Fondsnummer beginnt mit 619.
• Rücklagenprojekt (wirtschaftlich): Fondsnummer beginnt mit 645.

3. Personen

• Mindestens ein Projektmitglied muss als Projektleitung (PL) zugeordnet werden.
• Klicken Sie auf [Eintrag hinzufügen], suchen Sie die Person und ordnen Sie sie als Projektleitung zu.
• 
• Eine Person löschen können Sie, indem Sie auf den Mülleimer neben der Person rechts klicken.
  Hinweis: Es können mehrere Personen als Projektleitung eingetragen werden, aber nur ein PL pro OE.

4. Kooperationen

• Falls keine Kooperation besteht, wählen Sie „Nein“. Dann ist der Reiter nicht weiter auszufüllen.
• Falls eine Kooperation besteht, wählen Sie „Ja“ und ergänzen Sie die entsprechenden Daten.
• Falls von einem Kooperationspartner mehrere Fonds genutzt werden kann man diese unter „Aktionen“ mit dem Stift die Fondsnummern mit einem Komma getrennt hinzufügen. Beispielsweise 61410000,61410001
• Der Führende Fond wird unten bei mehreren Fondsnummern angegeben.
• Fondsnummern und OE-Name in den Feld Interner Koordinator und Führender Fonds immer per Copy and Paste aus der Vorlage kopieren, um Schreibfehler zu vermeiden.

5. Klassifikationen

• Pflichtfeld: Fachgebiete, Forschungsfelder und Forschungsschwerpunkte (jeweils Dropdown-Menü)
• Diversität: Geben Sie an, ob das Projekt Gender- und andere Aspekte berücksichtigt.
• UN-Nachhaltigkeitsziele: Mehrfachauswahlen sind möglich, falls das Projekt bei der Erreichung mehrerer Ziele mitwirkt.
• Ethische Relevanz: Nutzen Sie das Informationsfeld (blaues i), um nähere Informationen zu erhalten.

6. Verknüpfungen

• Sie können ein Vorgängerprojekt oder ein übergeordnetes Projekt angeben. Bei Kooperationsprojekten ist es sinnvoll, zuerst das übergeordnete Projekt anzulegen und dann die Teilprojekte. Übergeordnetes Projekt kann das Projekt mit dem führenden Fonds sein und/oder der Zentrale-Mittel-Fonds oder eine „leere“ Hülle ohne eigene Projektanzeige und ohne eigene Mittel.

7. Anträge, Finanzen und Dokumente

• Die Felder auf dem Reiter Anträge stehen erst nach dem erstmaligen Speichern zur Verfügung. Bitte ignorieren Sie ihn zunächst.
• Die Felder auf dem Reiter Finanzen stehen erst nach dem erstmaligen Speichern zur Verfügung. 
• Reiter Dokumente: Anhänge für die spätere Projektanzeige sollen nicht im Projekt hochgeladen werden, sondern erst in der Projektanzeige. Sie können aber evtl. im Projekt zusätzliche Unterlagen hochladen.

Erstmaliges Speichern des Projekts

• Klicken Sie oben rechts auf [Speichern], um das Projekt zu sichern.
• Sollten Pflichtfelder fehlen, erscheint eine Fehlermeldung. Unvollständige Felder werden im jeweiligen Reiter mit einem gelben Ausrufezeichen markiert.

Nachdem erstmaligen Speichern des Projekts

• ... können Sie alle Felder weiter bearbeiten.
• Außerdem stehen neue Felder im Finanzreiter zur Verfügung. Bitte füllen Sie diese unbeding aus. 
• Wichtig ist die Anlage der Mittelherkunft.
  • • Mittelherkunft: Kombination aus Förderprogramm und Mittelgeber.

1. "Mittelherkunft hinzufügen" anklicken und eine Mittelherkunft suchen oder ggf. anlegen
2.  wenn die Mittelherkunft als Tabelle vorhanden ist, unter „Aktionen“ auf den Stift klicken, um die bewilligten Mittel einzutragen. Dort kann man mit Hilfe der Infoboxen die bewilligten Mittel eintragen. Wichtig: Förderkennzeichen unten eintragen.
3. Bei wirtschaftlichen Projektenübernehmen Sie bitte nur die Nettosumme aus dem Kalkulationsvordruck und tragen diese in das Feld Mittel allgemein der Tabelle ein.