Neuerungen im FIS

Überblick über die wichtigsten Änderungen, die im Rahmen der letzten Wartungsfenster eingeführt wurden:

Wartungsfenster am 05.06.2026

• Erweiterung der Suchmaske im FIS: Es ist nun möglich nach Projekten zu suchen, in denen Kooperationen mit Partnern in bestimmten Ländern bestehen. Das Suchkritierum ist über die "Erweiterte Suche" von Projekten sichtbar. 

Wartungsfenster am 20.05.2026

• Einrichtung automatische E-Mail-Benachrichtigung aus dem FIS für die Rolle Prüfebene 2: Personen mit der Rolle Prüfebene 2 erhalten nun bei Vorlage einer zu prüfenden Projektanzeige eine E-Mail Benachrichtigung. 

Versionsupdate am 12.05.2026

• Optische Veränderungen: Der Login-Button (Klick auf „Zur Anmeldung“, Eingabe der Login-Daten) sowie die Darstellung einzelner Icons und der Registerkarten bei Anlage eines Projekts und der Projektanzeige wurden optisch angepasst.
• Fachliche Protokollierung: Es ist nun möglich über eine eigene Registerkarte im Projekt die sogenannte fachliche Protokollierung einzusehen. Änderungen, die im Projekt vorgenommen wurden, werden damit besser nachvollziehbar. Im nächsten Versionsupdate (vor. Herbst 2026) werden darüber hinaus Änderungen, die aus einer genehmigten Projektanzeige stammen, in diesem Reiter aufgelistet. Die Ansicht ist für die Rollen Wissenschaftler/in, FIS-Bearbeiter/in und Leiter/in verfügbar.
• Zusätzliches Portlet für die Rolle FIS-Bearbeiter/in: Auf der Startseite der Rolle FIS-Bearbeiter/in wurde ein weiteres Portlet mit einer Übersicht der abschließend geprüften Projektanzeigen der letzten 14 Tage hinzugefügt. 

Wartungsfenster am 10.04.2026

• Zur besseren Verständlichkeit wurden diverse Hilfe- und Hinweistexte sowie Feldbezeichnungen angepasst.
•  Einführung des neuen, voreingestellten Projektstatus „Dateneingabe“ bei der Anlage von Projekten. Ab sofort nutzen Sie bitte diesen Status (statt früher den Status „entworfen“), um die Projektdaten bei der Anlage eines Projektes einzutragen. Sobald alle *Pflichtfelder ausgefüllt sind, können Sie das Projekt erstmalig speichern. Bitte bleiben Sie in dem Status „Dateneingabe“, solange Sie noch Daten im Projekt nachtragen/ändern wollen. Ist die Dateneingabe abgeschlossen, ändern Sie bitte den Projektstatus im Hauptdatenreiter auf den tatsächlichen Projektstatus (vorbereitet, laufend, beendet) und speichern Sie. Nun können Sie wie gewohnt eine Projektanzeige anlegen.
• Die Voreinstellung der Angabe zur „Sichtbarkeit“ wurde geändert von „versteckt“ auf „nur Mitarbeiter/-innen“.
• Vereinfachung bei der Erfassung von Verwaltungsprojekten:
  • Für Projekte mit dem Zweck „Sonstiger Zweck“ entfallen ab sofort die Angaben von Klassifikationen – die entsprechenden Felder werden ausgeblendet.
  • Neue Abfragelogik zum Anlegen von Sonderrücklagenfonds und Sammlern: Das Fieldset „Pro-Forma-Projekte“ wurde aufgelöst.  Die Abfrage „Repräsentiert dieses Projekt einen Sonderrücklagenfonds?“ erscheint nur noch bei Projekten mit „sonstigem Zweck“ unter dem Feld „Zweck“. Die Abfrage „Repräsentiert dieses Projekt einen Sammler für Kleinaufträge“ erscheint nur bei Projekten mit „wirtschaftlich=ja“ unterhalb dieses Feldes.

Wartungsfenster am 13.02.2026

• Mehrere Anpassungen im Bereich Projektanzeige anlegen wurden zur Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit umgesetzt.
  • Änderung der Feldbezeichnungen: Umbenennung „Angaben zur Änderung“ in "Angaben zur Anzeige“; „Grund der Änderung“ in „Grund der Anzeige“
  • Häufig ausgewählte Einträge im Feld "Grund der Anzeige" werden nun in der Liste zuerst angezeigt. 
  • Das Kommentarfeld ist nur bei Auswahl "Siehe Kommentar" verpflichtend auszufüllen. 

Wartungsfenster am 05.11.2025

• Update des FIS von Version 24/12 auf 25/06
  
• Der Rolle FIS-Bearbeiter*in wurde das Recht Projektanzeigen stellen zu können entzogen.
  Die Rolle kann wie gewohnt Projektanzeigen vorbereiten und im Entwurf speichern - sie besitzt aber nicht mehr den Button "prüfen und stellen" oben links in der Projektanzeige. Dies soll ein versehentliches Überspringen der Freigabe durch die Projektleitung verhindern. 
• Für die Rolle FIS-Bearbeiter*in wurde das zusätzliches Portlet "Projektanzeigen (Übergeben an Projektleitung)“ eingerichtet.
  • • Es zeigt Projektanzeigen an, die sich noch im Entwurfsmodus befinden und im Workflow-Reiter auf „Projektleitung“ stehen, also explizit an die Projektleitung weitergereicht wurden. 
    • Wird eine solche Anzeige gestellt durch die Projektleitung gestellt, verschwindet sie aus dem Portlet „Projektanzeigen (Übergeben an Projektleitung)“ und ist folgend im Portlet „Projektanzeigen (im Genehmigungsprozess)“ zu finden.
• Alle Rollen, die Zugriff auf Projekte im Detail haben, können in dem neuen Reiter "Termine" spezifische Termine und Erinnerungen für ein Projekt erfassen und bearbeiten. Diese Funktionalität ist optional und kann als Unterstützung im Projektmanagement genutzt werden. Es entsteht kein zusätzlicher Aufwand beim Stellen oder Prüfen einer Projektanzeige.

Wartungsfenster am 26.09.2025

• Für die Rolle Wissenschaftler*in stehen nun folgende Portlets auf der Startseite zur Verfügung: 
  
  • • Entwürfe von Projektanzeigen,
    • zu stellende Projektanzeigen und
    • Projektanzeigen im Genehmigungsprozess.
• Die Portlets ermöglichen einen schnelleren Zugang zu den für die Rolle relevanten Projektanzeigen. Alternativ kann weiterhin auch die Suche verwendet werden. 
  
• Für die Rolle FIS-Bearbeiter*in wurden kleine Änderungen in der Bezeichnung und Verortung der Portlets vorgenommen. 

Wartungsfenster am 12.09.2025

• Es findet ab sofort täglich eine automatische Überprüfung und ggf. Anpassung des Projektstatus statt. Nach Abgleich des aktuellen Datums mit der angegebenen Projektlaufzeit wird ggf. der Projektstatus aktualisiert, also z.B. von „vorbereitet“ auf „laufend“ gesetzt, wenn das Projektstartdatum erreicht wurde.
• Ab sofort entfällt die Mittelgeber-Klassifizierung nach dem NACE Code – das entsprechende Feld im Reiter „Finanzen“ wurde ausgeblendet. Wir empfehlen den NACE Code weiterhin für die mögliche Pseudonymisierung des Auftraggebers zu verwenden, wenn erforderlich.
• Die Abfrage zur ethischen Relevanz im Projekt befindet sich nun im Reiter „Klassifikationen“.
• Für ertragssteuerpflichtige Tätigkeiten ist von nun an auch der Ertragssteuerfonds von den dezentralen Nutzer*innen anzugeben (neues Feld im Reiter "Finanzen", wenn zutreffend).
• Im Reiter „Dokumente“ von Projektanzeigen ist in einem neuen Feld ab sofort verpflichtend zu bestätigen, dass erforderliche Dokumente hochgeladen wurden. Zudem können sonstige Erläuterungen in einem optionalen Kommentarfeld hinzugefügt werden. Ziel ist, bisherige Fehlerquellen zu eliminieren und eine Ablehnung der Projektanzeige zu vermeiden.