Teilnahme an der E-Mail-Archivierung

Um an der E-Mail-Archivierung teilzunehmen, senden Sie bitte eine E-Mail an it-service-desk@tu-braunschweig.de mit dem Betreff: „E-Mail-Archivierung für <Ihre TUBS-ID> einrichten“.

Ihnen wird anschließend ein zentrales Archivierungsprofil zugeordnet, welches vom Gauß-IT-Zentrum für Sie verwaltet wird. Der Zugriff auf die E-Mail-Postfächer erfolgt hierbei über ein zentral verwaltetes Dienstkonto, welches ausschließlich für den Zweck der E-Mail-Archivierung auf die Postfächer zugreifen kann.

Das zentrale Archivierungsprofil ist standardmäßig wie folgt aufgebaut:

• Es wird das gesamte Postfach archiviert. Gelöschte Objekte, Entwürfe, Junk-E-Mail und auch der Postausgang werden explizit von der Archivierung ausgeschlossen.
• E-Mails werden archiviert, wenn sie älter als 1 Jahr sind. Dabei werden auch ungelesene E-Mails sowie zur Nachverfolgung markierte E-Mails mit archiviert.
• Für die Löschoption, also das Entfernen bereits archivierter E-Mails aus dem Postfach, gibt es vorerst noch keine Regelung. Neu archivierte E-Mails verbleiben also zunächst sowohl im Archiv als auch weiterhin in Ihrem Postfach.

Das zentrale Archivierungsprofil wird in einem monatlichen Intervall ausgeführt. 

Sollten Sie individuelle Anpassungen wünschen, ob bei der Ordnerauswahl oder dem Filterkriterium, dann notieren Sie diese direkt in der E-Mail. Sie können Sie sich bei Änderungswünschen aber auch nach der Einrichtung jederzeit per E-Mail an den IT-Service-Desk wenden. Es wird dann schnellstmöglich geprüft, ob und wie Ihr Wunsch umgesetzt werden kann.

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, werden Ihnen der Link zum Download des MailStore-Clients für Windows sowie der Name des Archivierungsservers zugesendet.