Glossar / Stichwortverzeichnis

Definitionen, Erklärungen und Links zu Begriffen wie Mittelherkunft, Drittmittelprojekt, NACE-Code, Fondsnummer usw.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass das Glossar noch im Aufbau ist. Schreiben Sie uns gern Begriffe, zu denen Sie besonders dringend Erläuterungen benötigen --> fis-support@tu-braunschweig.de.

Projekt, Arten von Projekten

Projekt im Sinne des FIS ist alles, wofür ein SAP-Fonds zur Buchung von Drittmitteln bei der Abteilung für Haushaltsrecht und Finanzen (Abteilung 21) beantragt werden muss. Das können große Forschungsprojekte sein oder auch Pro-Forma-Projekte, die als Hülle für einen Sonderrücklagenfonds dienen. 

An der TU Braunschweig gilt:

Abb. Erfassung von Projekten im FIS

              Platzhalter Abb. zu Prozess (Frage  --> ja/nein --> FIS ja oder nein

Sowohl für die Verwaltungszwecke als auch für die Aufbereitung und das Reporting von Forschungsinformationen gibt es wichtige Arten von Projekten; im Wesentlichen die Folgenden:

Unterscheidung nach Mittelart

Unterscheidung nach Zweck

Unterscheidung nach Wirtschaftlichkeit/Förderart

Klassifikationen

Klassifikationen

Text folgt

Forschungsfelder

Die Liste der Forschungsfelder wurde von der KFID im KDSF-Standard festgelegt. Eine tabellarische Übersicht der Forschungsfelder ist hier hinterlegt : KDSF-Forschungsfelder.xlsx

Genauerer Erläuterungen sind unter folgendem Link zu finden: Forschungsfelder
Dafür bitte "KDSF" ankreuzen und in der Auswahlliste "Forschungsfelder" auswählen und anschließend auf [anzeigen] klicken.

NACE-Code

Der NACE-Code ist eine Klassifizierung für Wirtschaftszweige der Europäischen Kommission. Für die Pseudonymisierung eines Projekts empfiehlt es sich, den NACE-Code anstatt des Auftraggebers anzugeben. Die Liste der Codes finden Sie verlinkt in einem verkürzten Auszug des NACE-Arbeitspapiers von Eurostat.

Ausführliche Erläuterungen zum NACE-Code können Sie in der aktuellen Version des NACE-Arbeitspapieres nachlesen.

Fachgebiete

Text folgt

Links: Excel Tabelle: Fachgebiete.xlsx   , PDF: Fachgebiete

Die Erläuterung zu weiteren Klassifikationen folgt.

Mittelherkunft

Definition: Text folgt.
spezielle Mitelherkünfte
Ausführliche Anleitung Anlage Mittelherkunft

Bevor Sie im Reiter Finanzen eine Mittelherkunft ergänzen können, muss das Projekt einmal gespeichert werden. Beachten Sie, dass bei Rücklagen-Projekten und Sammlern für Kleinaufträge keine Mittelherkunft angegeben werden muss.

Als erstes klicken Sie auf "Mittelherkunft hinzufügen".

Abb. 1 Mittelherkunft hinzufügen

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Es erscheint ein Suchfeld, und wählen Sie eine Mittelherkunft aus der Vorschlagsliste aus (Fall A) oder legen Sie eine neue Mittelherkunft an, wenn notwendig (Fall B).

Abb. 2 Mittelherkunft eingeben/suchen

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Fall A Mittelherkunft ist bereits vorhanden.

Abb. 3 Mittelherkunft auswählen

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Weiter zu Abbildung 8. 

Fall B Mittelherkunft muss neu angelegt werden

Wenn die Mittelherkunft nach Eingabe (type-ahead) nicht aufgeführt wird, können Sie die Mittelherkunft selbst im System anlegen. Klicken Sie dazu auf „Mittelherkunft anlegen“. Es öffnet sich ein Overlay zur Angabe von notwendigen Informationen.

Abb. 4 Mittelherkunft anlegen

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Abb. 5 Mittelherkunft anlegen

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Benennen Sie hier die Mittelherkunft, z.B. eine bestimmte Förderlinie. Nach Auswahl der „Art der Mittel“ öffnen sich weitere Felder. 

Abb. 6 Mittelherkunft anlegen

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Beim Mittelgeber handelt es sich um die Organisation/Firma, von der die Mittel stammen. Sie können nach bereits vorhandenen externen Organisationen suchen und diese übernehmen, oder eine neue externe Organisation anlegen. Gleichermaßen gehen Sie im Falle eines Projektträgers vor. Speichern Sie am Ende über Klick auf „Übernehmen“

Abb. 7 Mittelherkunft anlegen

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Eine Tabelle wird automatisch mit Mittelgeber und weiteren Informationen angelegt (Fall A und Fall B).  

Klicken Sie in der Mittelherkunftstabelle unter „Aktionen“ auf den Stift, um die bewilligten Mittel einzutragen. 

Abb. 8 Aktionen

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Es öffnet sich ein Overlay zur Eintragung der Mittel. Darin können Sie die kalkulierten, die beantragten und die bewilligten Mittel angeben. Da im FIS derzeit bewilligte Projekte erfasst werden, ist nur die Eintragung im Bereich „Bewilligte Mittel“ zwingend notwendig.

Möglichkeit 1: Angabe der Summe ohne Overhead und Umsatzsteuer unter „Mittel allgemein“ plus separate Angabe des Overheads.

Möglichkeit 2: Aufteilung der Summe in die gelisteten Kostenkategorien.

Bitte melden Sie nur Ihren Anteil an der Förder-/Vertragssumme (ohne Umsatzsteuer). Für wirtschaftliche Projekte muss die Nettosumme aus dem Kalkulationsvordruck (siehe Link Hinweistext) eingetragen werden. Das Feld Overhead ist nur auszufüllen, wenn eine DFG-Programmpauschale/BMBF-Projektpauschale oder EU-Overhead gewährt wird. Mit Eintragung wird ein separater Fonds/Innenauftrag beginnend mit 7… in SAP angelegt.

Abb. 9 Overlay Mitteleintragung 

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Es bildet sich automatisch eine Gesamtsumme anhand der Mittelangaben. Bitte prüfen Sie diese.

Wichtig: Tragen Sie, wenn vorhanden, das Förderkennzeichen ein. Sollten Sie kein Förderkennzeichen für die Bewilligung haben, geben Sie „nicht zutreffend“ an.

Speichern Sie die Angaben am Ende durch Klick auf „Übernehmen“.

Die Angaben werden in der Tabelle angezeigt. Speichern Sie das Projekt einmal.

Abb. 10 Ansicht eingetragene Mittelherkunft

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Nach dem Speichern öffnen sich weitere Felder. Füllen Sie bitte auch die weiteren Felder (u.a. Projektkostenstelle) aus.

Abb. 11 weitere Felder

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Rolle Leiter/-in

Wer erhält die Rolle "Leiter/-in"?

Was können Sie mit der Rolle "Leiter/-in" tun?

Mit dieser Rolle können die Nutzer/-innen des FIS in den dezentralen Organisationseinheiten Projekte und Projektanzeigen sowohl für sich selbst als auch für andere anlegen und bearbeiten.
Insbesondere haben sie die Berechtigung, Projekte und Projektanzeigen für Wissenschaftler/-innen aus der zugehörigen Organisationseinheit (OE) anzulegen oder zu bearbeiten, ohne selbst Mitglied des jeweiligen Projekts zu sein. 

Startseite der Rolle Leiter/in

Abb. folgt

Rolle FIS-Bearbeiter/-in

FIS-Bearbeiter/-innen haben die Berechtigung, Projekte und Projektanzeigen für Wissenschaftler/-innen aus der zugehörigen Organisationseinheit (OE) anzulegen oder zu bearbeiten, ohne selbst Mitglied des jeweiligen Projekts zu sein.

Das Abschicken der Anzeige ist Aufgabe der Projektleitung.

Falls Sie ein neues Projekt erstellen möchten, folgen Sie bitte der oben angegebenen Reihenfolge.

Jede FIS-Bearbeiterin und jeder FIS-Bearbeiter verfügt über ein eigenes Portlet für laufende Projektanzeigen. Um den aktuellen Status einer Projektanzeige zu prüfen, klicken Sie einfach auf [Prüfstatus anzeigen] und gelangen direkt zur Übersicht des Prüfstatus oder über Prüfstatus_Projektanzeige.

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In der Prüfansicht befinden sich oben verschiedene Reiter, die überprüft werden müssen. Grün ausgefüllte Kreise zeigen an, dass der jeweilige Bereich bereits genehmigt wurde. Rechts neben „Weitere Zustimmungen“ finden Sie den Bereich „Begleitende Dokumente“, in dem Sie die zugehörigen Dateien einsehen und herunterladen können. Im Reiter „Weitere Zustimmungen“ können Sie außerdem den aktuellen Prüfstatus Ihrer Anzeige verfolgen und sehen, in welcher Prüfebene sie sich befindet. Falls erforderlich, sollte Sie die zuständigen Prüfebenen  per Mail kontaktieren.

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Haben Sie eine falsche Eingabe im Projekt vorgenommen oder möchten nachträgliche Änderungen vornehmen?

Falls genehmigungspflichtige Änderungen erforderlich sind, wie z. B. ein Wechsel der Projektleitung oder eine Laufzeitverlängerung, stellen Sie bitte eine Projektanzeige. Wählen Sie dabei den passenden Änderungsgrund aus und erläutern Sie die Anpassung detailliert im Kommentarfeld.

Bei kleineren Änderungen, wie der Anpassung eines TU-Schwerpunkts oder eines nicht verpflichtenden Feldes, senden Sie uns bitte eine E-Mail an fis-support@tu-braunschweig.de – idealerweise mit einem Screenshot, der die gewünschte Änderung veranschaulicht.


Rolle Wissenschaftler/in

Nutzer/-innen mit Berechtigung als Wissenschaftler/-in können Projekte für sich selbst anlegen. Im Standardfall erstellt ein/-e Wissenschaftler/-in nur eigene Projekte und nicht für andere Personen.*

Falls Sie ein neues Projekt erstellen möchten, folgen Sie bitte der oben angegebenen Reihenfolge.

Haben Sie eine falsche Eingabe im Projekt vorgenommen oder möchten nachträgliche Änderungen vornehmen?

Falls genehmigungspflichtige Änderungen erforderlich sind, wie z. B. ein Wechsel der Projektleitung oder eine Laufzeitverlängerung, stellen Sie bitte eine Projektanzeige. Wählen Sie dabei den passenden Änderungsgrund aus und erläutern Sie die Anpassung detailliert im Kommentarfeld.

Bei kleineren Änderungen, wie der Anpassung eines TU-Schwerpunkts oder eines nicht verpflichtenden Feldes, senden Sie uns bitte eine E-Mail an fis-support@tu-braunschweig.de – idealerweise mit einem Screenshot, der die gewünschte Änderung veranschaulicht.

 

* Wissenschaftler/-innen können Projekte für eine andere Person als sie selbst anlegen, haben dann aber keinen weiteren Zugriff auf dieses Projekt und können keine Projektanzeigen dazu erstellen. PRojekte für andere Personen anzlegen, ist mit den Rollen FIS-Bearbeiter/-in und LEiter/-in möglich (jeweils innerhalb der hinterlegten Organisationseinheit).

Rolle FIS-Prüfebene 1

Wer erhält die Rolle "FIS-Prüfebene 1"?

Die meisten relevanten Personen erhalten die Rolle automatisch aufgrund einer Kennzeichnung als Leiter/-in in der allgemeinen Benutzerdatenbank des GITZ.

Im nicht-wissenschaftlichen Bereich sind das die Leiter/-innen und ihre Stellvertreter/-innen von

Im wissenschaftlichen Bereich sind das die Leiter/-innen und ihre Stellvertreter/-innen von

Das Austragen aus der Rolle erfolgt in diesen Fällen ebenfalls automatisch, und zwar dann, wenn über den allgemeinen Ab- und Ummeldungsworkflow das Leitungskennzeichen in der allgemeinen Benutzerdatenbank entfernt wird.

Sollen darüber hinaus Personen die Rolle erhalten, ist das über zwei Wege möglich:

Was können Sie mit der Rolle "FIS-Prüfebene 1" tun?

Sie können Projektanzeigen (Name der Drittmittelanzeigen an der TU Braunschweig) auf der Prüfebene 1 genehmigen --> Anleitung zur Genehmigung einer Projektanzeige für die Prüfebene1.

Wenn Sie Leiter/-in einer übergeordneten Organisationseinheit und damit zuständig für die FIS-Prüfebene 2 sind, benötigen Sie die Prüfebene 1 nur, um auf dieser Ebene Projektanzeigen zu genehmigen, die beispielsweise auf Fakultätsebene angesiedelt sind. 

In diesen Fällen wechseln Sie bitte anschließend in die FIS-Prüfebene 2, um auch auf der zweiten Ebene zu genehmigen, oder teilen Sie im Falle des Vier-Augen-Prinzips die beiden Prüfschritte mit einer anderen zuständigen Person gezielt auf.

Rollen, die Sie für andere Aufgaben benötigen:

Rolle FIS-Prüfebene 2

Wer erhält die Rolle "FIS-Prüfebene 2"?

Im Strukturbaum der TU Braunschweig ist die Prüfebene 2 eine der Ebene 1 übergeordnete Organisationseinheit. Es handelt sich allerdings nicht immer um die nächsthöhere Ebene, sondern manchmal um die Ebene unter der Hochschulleitung.

Kleine Einheiten wie Stabsstellen haben keine weitere Ebene zwischen sich und der Hochschulleitung. Daher haben deren Leitungen beide Rollen und nehmen beide Genehmigungen nacheinander vor.

Nutzer/-innen mit Berechtigungen der FIS-Prüfebene 2 sind meist die Leiter/-innen der übergeordneten Organisationseinheiten, z.B. der Fakultäten. 

Was können Sie mit der Rolle "FIS-Prüfebene 2" tun?

Startseite der Rolle "FIS-Prüfebene 2"

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1: Portlet "Zu prüfende Projektanzeigen"
2: Quicklink zum Handbuch
3: Quicklinks
4: Neuigkeiten, die das HIS-Team des Gauß-IT-Zentrums zur Verfügung stellt
5: Meldungen über für Ihre Rolle relevante Ereignisse im FIS

Rolle Abteilung 21 Mitarbeiter/in

Diese Rolle dient der Prüfung und Genehmigung von Projektanzeigen als Vorbereitung auf die abschließende Prüfung durch die Abteilung 21 (Leitungsrolle). Nach dem Login im System können Sie die zu prüfenden Projektanzeigen im entsprechenden Portlet einsehen:

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Auf der linken Seite finden Sie neue Projektanzeigen, die geprüft werden müssen. Rechts sehen Sie Projektanzeigen, die bereits begonnen, aber noch nicht vollständig bearbeitet wurden.

Klicken Sie auf [Projektanzeige prüfen], um direkt zur Prüfansicht zu gelangen:

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In der Prüfansicht sehen Sie oben die einzelnen Reiter, die überprüft werden müssen. Grün ausgefüllte Kreise zeigen an, dass der jeweilige Bereich bereits genehmigt wurde. Rechts neben "Weitere Zustimmungen" finden Sie den Bereich "Begleitende Dokumente", wo Sie die zugehörigen Dateien einsehen und herunterladen können. Sie können die Reiter einzeln prüfen und genehmigen, indem Sie auf den gelb umrandeten Bereich klicken. Falls ein Eintrag nicht korrekt ist, haben Sie die Möglichkeit, ihn abzulehnen oder unter Auflagen zu genehmigen. Vergessen Sie nicht, oben links auf [Speichern] zu klicken, um Ihre Änderungen zu sichern.

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Nachdem Sie alle Einträge überprüft haben, können Sie entweder jeden Punkt einzeln genehmigen oder, um Zeit zu sparen, nach unten scrollen und auf den Button [Alle Ausstehenden genehmigen] klicken.

Speichern Sie Ihre Genehmigung.

Um die Projektanzeige an die Leitung zu übergeben, klicken sie bitte auf [Projektanzeige bearbeiten] und navigieren Sie in den Reiter Workflow.

Scrollen Sie nach unten zum Bereich Abteilung 21 Bearbeitungsstatus. Stellen Sie den Status auf Abt. 21 Leitung um. Falls erforderlich, können Sie unten zudem einen internen Vermerk oder Kommentar hinterlassen.

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Speichern Sie Ihre Einträge und wechseln Sie, falls gewünscht, über den Button [Zurück] zurück in die Prüfansicht. Alternativ gehen Sie direkt nach dem Umstellen des Workflows auf Ihre Startseite und öffnen die nächste zu bearbeitende Projektanzeige.

Rolle Abteilung 21 Leitung

Diese Rolle ist für die abschließende Prüfung von Projektanzeigen durch die Abteilung 21 Leitung vorgesehen. Nach dem Login im System können Sie die anstehenden Prüfungen im entsprechenden Portlet einsehen (siehe Screenshot). Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf [Änderungsantrag prüfen], um den Vorgang zu starten.

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In der Prüfansicht sehen Sie oben die einzelnen Reiter, die überprüft werden müssen. Grün ausgefüllte Kreise zeigen an, dass der jeweilige Bereich bereits genehmigt wurde. Rechts neben "Weitere Zustimmungen" finden Sie den Bereich "Begleitende Dokumente", wo Sie die zugehörigen Dateien einsehen und herunterladen können. Sie können die Reiter einzeln prüfen und genehmigen, indem Sie auf den gelb umrandeten Bereich klicken. Falls ein Eintrag nicht korrekt ist, haben Sie die Möglichkeit, ihn abzulehnen oder unter Auflagen zu genehmigen. Vergessen Sie nicht, oben links auf [Speichern] zu klicken, um Ihre Änderungen zu sichern.

abt-21-pruefung.png

Nachdem Sie alle Einträge überprüft haben, können Sie entweder jeden Punkt einzeln genehmigen oder, um Zeit zu sparen, nach unten scrollen und auf den Button [Alle ausstehenden genehmigen] klicken.

abt-21-alle-genehmigen.png

Nachdem Sie alle Reiter überprüft haben, können Sie die Projektanzeige je nach Sachlage genehmigen, mit Auflagen genehmigen oder ablehnen. Die Option "Mit Auflagen genehmigen" bedeutet, dass die Projektanzeige inhaltlich korrekt ist, jedoch kleinere, nicht kritische Änderungen erforderlich sind. In diesem Fall muss der Antragsteller eine weitere Projektanzeige einreichen, um die fehlenden oder mangelhaften Angaben nachzutragen – ähnlich wie bei einer Änderungsanzeige. Die abschließende Genehmigung finden Sie oben auf der Seite (siehe Screenshot).

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Rolle EU-Büro Mitarbeiter/in

Für Mitarbeiter/-innen des EU-Büros zur Prüfung EU-finanzierter Projekten und zugehöriger Projektanzeigen

Rolle Forschungsadministrator/-in

Der/die Forschungsadministratoren/-in ist für die Verwaltung und Qualitätssicherung der Forschungsinformationen zuständig. Dazu gehören die Vergabe von Rollen, die Pflege und Validierung von Projektdaten, die Unterstützung der Nutzer/-innen sowie die Überwachung von Freigabe- und Kontrollprozessen.

Rolle FIS-Leser/-in

Mit der FIS-Leser-Rolle können Nutzer die Zusammenfassungsseite sowie die Anträge eines Projekts einsehen, einschließlich solcher mit der Sichtbarkeitsstufe „versteckt“. Eine Bearbeitung ist mit dieser Rolle jedoch nicht möglich

Ziel dieser Rolle ist es, Anwendern beispielsweise für Berichtszwecke einen Einblick in interne Projektdetails zu ermöglichen, ohne dass dabei Änderungen am Projekt vorgenommen werden können.

Rolle - Definition

Im Portal TUconnect kann eine Person mehrere technische Rollen besitzen. Jede Rolle hat eigene Berechtigungen, die unterschiedliche Funktionen und Menüoptionen freischalten. Je nach Bedarf ist die benötigte Rolle oben rechts auszuwählen. 

TUconnect besteht aus mehreren Modulen. Es gibt Rollen, die in jedem System Berechtigungen haben, und Rollen, die nur in einem bestimmten Modul existieren. 

Hier im FIS-Handbuch finden Sie die Erläuterungen zu den FIS-Rollen. Wenn Sie sich in TUconnect einloggen, finden Sie in Ihrer persönlichen Rollenauswahl aber natürlich auch Ihre Rollen in anderen Modulen. Eine Übersicht über die in anderen Modulen benutzten Rollen finden Sie hier (Link folgt).

 

Projektanzeige

Um Drittmittel für ein Projekt der TU Braunschweig gemäß §19 NHG anzuzeigen und gleichzeitig die Einrichtung eines SAP-Fonds zu beantragen, gibt es in den Projekten das Antragsformular Projektanzeige.

Das Formular enthält

Projektanzeigen finden

Sie finden die Projektanzeige(n) zu einem Projekt, indem Sie in das Projekt navigieren und dort den Reiter Anträge öffnen.

In diesem Reiter können Sie


Namen der deutschen Hochschulen

Um Dubletten im FIS zu vermeiden, werden alle deutschen Hochschulen ausschließlich unter ihrem offiziellen Namen gemäß dem Statistischen Bundesamt geführt. Sollte eine Hochschule bei der Suche nicht direkt unter ihrem geläufigen Namen erscheinen, empfiehlt es sich, zunächst nur nach dem Stadtnamen zu filtern. In der Übersicht finden Sie in der Spalte „Offizieller Name“ die im System korrekte Schreibweise; die Spalte „Alternativer Name“ dient dabei als Hilfestellung für gängige Bezeichnungen oder Personennamen (wie etwa „Goethe“ oder „Leibniz“), die im offiziellen Namen zwar fehlen, aber oft als Suchbegriff verwendet werden.

Häufige Suchfehler (Beispiele)
Offizieller Name der Hochschule Alternativer Name der Hochschule
Technische Hochschule Aachen RWTH Aachen
Universität Hannover Leibniz Universität Hannover
Hochschule Braunschweig-Wolfenbüttel in Wolfenbüttel (FH) (wenn Hauptstandort, sonst Salzgitter / Suderburg / Wolfsburg) Ostfalia

Die vollständige Tabelle können als Excel-Datei hier herunterladen: University_Tabelle_Komplett_Strict.xlsx