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Rolle LV-Bearbeiter/-in

In der Rolle LV-Bearbeiter/-in können Sie Ihre Veranstaltungen ausplanen ohne Raumzuweisungen bzw. Raumanfragen durchzuführen. Voraussetzung ist, Sie sind im HIS-System als LV-Bearbeiter/-in angelegt und Organisations-einheiten zugeordnet.

Hier können Sie Rechte als LV-Bearbeiter/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Anmelden und Veranstaltungen zu meiner Institution(en) suchen

LVBearbeiter_01_Veranstaltungen bearbeiten.png

(1) Anmelden in TU-Connect und Rolle „LV-Bearbeiter/-in“ auswählen
(2) Funktion [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen] > [Veranstaltungen bearbeiten] aufrufen
(3) Das Feld Semester leeren! Es MUSS leer bleiben!
(4) Organisationseinheit (OE) eingeben zum Eingrenzen der Suche
(5) Suche über den Knopf [Suchen] starten
(6) Hilfe finden Sie unter: [Service] > [Dokumentation und Hilfe] (z.B. im Absatz 7 "Glossar fachlicher Begriffe aus der Hochschulwelt"

2. Auswahl der Veranstaltung

LVBearbeiter_02_Veranstaltungen bearbeiten.png

(1) Zur gewünschten Veranstaltung gehen und die Funktion [Parallelgruppen bearbeiten] ICON_Parallelgruppen_bearbeiten.png aufrufen.

Anmerkung zur Parallelgruppe: Wenn eine Aufteilung der Studierenden in mehrere Gruppen notwendig wird und deswegen die Veranstaltung oder Prüfung aufgeteilt werden muss, dann sind mehrere Parallelgruppen zu erstellen. Aus Prüfungs- und Veranstaltungssicht ist es gleich, welche dieser Parallelgruppen ein/eine Student:in besucht. Jeder Parallelgruppe können mehrere Veranstaltungs- bzw. Prüfungstermine zugeordnet werden. Auch Veranstaltungen mit nur einem Termin benötigen zwingend eine Parallelgruppe, weil sonst kein Termin angelegt werden kann. Jede Parallelgruppe in HISinONe wird als eigene Veranstaltung nach StudIP übertragen, wo sie dann weiterbearbeitet werden kann.

3. Anlegen/Bearbeiten von Terminen

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(1) Semester überprüfen und ggf. ändern
(2) Um einen Veranstaltungstermin anlegen zu können, muss zuvor zwingend eine Parallelgruppe angelegt werden
(3) Später kann eine vorhandene Parallelgruppe dupliziert werden:

LVBearbeiter_04_Veranstaltungen bearbeiten.png

(1) Zu duplizierende Parallelgruppe anhaken
(2) Knopf [Weiter] muss zwingend angeklickt werden, um weitere Kopierfunktionen auszuwählen

LVBearbeiter_05_Veranstaltungen bearbeiten.png

(3) Gewünschte Kopieroption anhaken
(4) [Neue Parallelgruppe anlegen] anklicken

4. Terminsatz eingeben

LVBearbeiter_06_Veranstaltungen bearbeiten.png

(1) Reiter Termine & Räume auswählen
(2) Neuen Termin anlegen

LVBearbeiter_07_Veranstaltungen bearbeiten.png

(3) Parallelgruppe auswählen (falls mehr als eine vorhanden)
(4) Rhythmus auswählen
(5) Wochentag auswählen
(6) Beginn- und Endzeit eintragen
(7) Ersten und letzten Termin überprüfen und ggf. anpassen > Vorlesungszeit ist vor eingestellt
(8) Erwartete Anzahl der Teilnehmenden ggf. angeben
(9) Eingaben [Speichern]

5. Termin bearbeiten

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(1) Reiter [Termine & Räume] aufrufen
(2) Grunddaten der Terminserie bearbeiten (z.B. Vor- und/oder Nachbereitungszeit)
(3) Bemerkung zur Terminserie eingeben (Achtung! Ist sichtbar für die Studierenden!)
(4) Durchführende Dozenten der Terminserie bearbeiten
(5) Parallelgruppe löschen
(6) Über eine [Interne Notiz] kann der Wunschraum angegeben werden, sodass er nicht für Außenstehende (z.B. Studierende) sichtbar ist

Hinweis: Ein „LV-Bearbeiter“ kann einen vorhandenen Termin nur bearbeiten, solange es für diesen noch keine Raumanfrage gibt bzw. noch kein Raum zugeordnet wurde. Ansonsten ist nur noch das Bearbeiten der erwarteten Teilnehmendenanzahl und der akademischen Zeit im Terminsatz möglich.

Sollten Sie eine Lehrperson für die Zuordnung als Dozent/-in in TUconnect vermissen, so schreiben Sie bitte eine Mail an: h1-lehrperson@tu-braunschweig.de . Wir werden die fehlende Lehrperson dann im System ergänzen.

6. Einzelne Termine der Terminserie bearbeiten

LVBearbeiter_09_Veranstaltungen bearbeiten.png

(1) Pfeil anklicken > Termine der Terminserie ausklappen
(2) Grunddaten des Termins bearbeiten
(3) Vertretungsdozierende(n) pro Termin zuordnen
(4) Ausfalltermin (ggf. mit Grund) angeben

7. Personenkonflikte

LVBearbeiter_10_Veranstaltungen bearbeiten.png

(1) Personenkonflikt > Tim Ahrenhold hat zwei Veranstaltungen am gleichen Tag zur gleichen Zeit > das betrifft 14 Termine
(2) Konflikt akzeptieren! > die Personen mit den Rollen LV-Bearbeiter/-in und Stundenplaner/-in lösen Konflikte auf

LVBearbeiter_11_Veranstaltungen bearbeiten.png(3) Personenkonflikt wird im Termin angezeigt. Klick auf den Knopf öffnet detaillierte Anzeige des bestehenden Personenkonflikts

8. Warnhinweise

LVBearbeiter_12_Warnhinweise.png

(1) Reiter Termine & Räume
(2) Vorbereitungs-/Nachbereitungszeit
(3) Tagesaktuelle oder zukünftige Einzeltermine mit Änderungen enthalten

9. Veranstaltungen und Prüfungen meiner Organisationseinheit (OE) suchen und bearbeiten

Aufruf der Funktion: [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen und Prüfungen meiner Organisationseinheit]

LVBearbeiter_13_VA_und_P_meiner_OE.png

(1) Veranstaltungen (semesterabhängig)
(2) Filter für das Semester
(3) Filter für die Sortierung
(4) Filter für Freitext
(5) Aufruf der Veranstaltungsdetails
(6) Aufruf der Veranstaltungsbearbeitung

LVBearbeiter_14_VA_und_P_meiner_OE.png

(7) Veranstaltungen (semesterabhäng, ungeplant)
(8) Filter für das Semester
(9) Filter für die Angebotsfrequenz (z.B. jedes 2. Semester)
(10) Filter für Freitext
(11) Aufruf der Veranstaltungsbearbeitung
(12) Aufruf der Veranstaltungsbearbeitung und der Veranstaltungsdetails

Hinweis: Die Rolle LV-Bearbeiter/-in hat nicht das Recht Parallelgruppen (semesterabhängige Veranstaltung) freizugeben bzw. kann auch keine freigegebenen Parallelgruppen bearbeiten.

Allgemein: Eine Freigabe wird benötigt, damit Gäste/Studierende usw. im jeweiligen Semester die Veranstaltung sehen können und damit sie nach Stud.IP übertragen wird.

10. Excel-Export für die „Veranstaltungen meiner Einrichtung“ erzeugen

Aufruf der Funktion: [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen bearbeiten] > [Suchen]

LVBearbeiter_15_VA_und_P_meiner_OE_Auftragsstarter.png

Klick auf den Auftragsstarter [Auftrag auswählen]

Excel-Export „Veranstaltungen meiner Einrichtung“

(2) Anklicken „Veranstaltungen meiner Einrichtung“ 
Das Ergebnis ist eine Excel-Liste aller Veranstaltungen der eigenen Einrichtung, d.h. sowohl die ungeplanten Veranstaltungen als auch die geplanten Veranstaltungen sind enthalten. Die ungeplanten Veranstaltungen erkennt man daran, dass die Spalten „SAV*-Titel“ und „Status“ leer sind.

* SAV=semesterabhängige Veranstaltung

Erzeugter Excel-Export

LVBearbeiter_20.png

Excel-Export „Liste der geplanten Veranstaltungen

(1) Anklicken „Liste der geplanten Veranstaltungen“

Für diesen Export muss zuvor in der Funktion [Veranstaltung bearbeiten] das gewünschte Semester und die gewünschte Einrichtung eingegeben werden!

Das Ergebnis ist eine Excel-Liste aller geplanten Veranstaltungen der zuvor angegebenen Einrichtung in dem zuvor angegebenen Semester.

Erzeugter Excel-Export

LVBearbeiter_22.png

11. Veranstaltungen und Prüfungen meiner Organisationseinheit (OE) suchen und bearbeiten

Navigation: Startseite > Lehrorganisation > Veranstaltungen bearbeiten > Suchen

LVBearbeiter_23.png

(1) „Sonderveranstaltungen anlegen“ anklicken

LVBearbeiter_24.png

Alle Felder mit einem Stern (*) sind Pflichtfelder und müssen vor dem Speichern ausgefüllt werden.
(1) Sie haben die Wahl zwischen 3 Sichtbarkeiten: Nur „Teilnehmer/innen“, Hochschulintern und Öffentlich
(2) Titel der Sonderveranstaltung
(3) Hier werden die Termindaten hinterlegt mit Rhythmus, Datum und Uhrzeit.
Auf eine Angabe eines Wochentages wird verzichtet, da HISinOne dies selbst ermittelt.
Bei Sonderveranstaltungen mit einem wöchentlichen Rhythmus oder bei Blockveranstaltungen werden aus dem Feld „Datum“ zwei Felder mit „* Erster Termin am“ und „Letzter Termin am“. HISinOne ermittelt dann die Einzeltermine.
(4) Die Eingabe bei „Erwartete Teilnehmer/-innen“ hat Einfluss auf die Raumsuche
(5) Die Bemerkung wird in der Detailansicht unter dem Titel ausgegeben
(6) Speichern-Button
Nach dem Abspeichern erhalten Sie folgende Ansicht:

LVBearbeiter_25.png

(1) Grunddaten der Sonderveranstaltung bearbeiten: Dazu gehören die Sichtbarkeit, der Titel und die Bemerkung
(2) Es können andere Einrichtungen ausgewählt werden
(3) „Organisator/-innen hinzufügen“: hier gibt es eine Auswahl von Personen > Stundenplaner auswählen, der für die Sonderveranstaltung einen Raum zuordnen bzw. anfragen soll
(4) Bei mehreren Terminen kann der Terminsatz, der bearbeitet werden soll, ausgewählt werden
(5) „Neuen Termin anlegen“
(6) Die Grunddaten des Termins bearbeiten: Dazu gehören der Rhythmus, das Datum, die Uhrzeit, die Vor- bzw. Nachbereitungszeit und die erwarteten Teilnehmer:in
(7) Hier kann der Raum dem Terminsatz zugeordnet werden
(8) Der Link „Termin löschen“ ist nur ausgegraut, wenn es nur einen Termin gibt. Sobald es einen weiteren Termin gibt wird der Link aktiv geschaltet und Sie können den ausgewählten Termin löschen. Es muss also mindestens einen Termin geben.
(9) Einzeltermine: Wenn der Terminsatz aus mehreren Terminen besteht, werden die Einzeltermine hier aufgelistet
(10) Die Grunddaten des jeweiligen Termins bearbeiten: Dazu gehören das Datum, die Uhrzeit, die Vor- bzw. Nachbereitungszeit. Außerdem kann für den ersten Termin eine Bemerkung angegeben werden, die dann auch in der Ansicht sichtbar ist
(11) Raumzuweisung für einen Einzeltermin
(12) Ausfalltermin erzeugen

Sonderveranstaltungen bearbeiten
Navigation: Startseite > Lehrorganisation > Sonderveranstaltungen > Sonderveranstaltung bearbeiten

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Die Suche kann eingeschränkt werden über:
(1) Titel
(2) Organisationseinheit
(3) Raum
(4) Veranstaltungsdatum
(5) Nach gewünschter Einschränkung (nicht zwingend erforderlich) werden durch Anklicken des „Suchen“-Buttons alle entsprechenden Sonderveranstaltungen ausgegeben
(6) Es kann auch direkt eine neue Sonderveranstaltung angelegt werden

12. Vorlesungsverzeichnis anzeigen

Navigation: Startseite > Studienangebot > Vorlesungsverzeichnis anzeigen
Anmerkung: Dies ist nur möglich, wenn das Vorlesungsverzeichnis vom GITZ freigegeben wurde

LVBearbeiter_27.png

Aufklappbar bis zur Veranstaltung mit den Parallelgruppen und den Terminen

13. Synchronisation der Daten aus TUconnect nach Stud.IP

Die Synchronisation der Daten erfolgt 1x täglich in der Nacht.
Jede Parallelgruppe in TUconnect wird als eigene Veranstaltung nach StudIP übertragen, wo sie dann weiterbearbeitet werden kann.
!! Nur freigegebene Parallelgruppen werden nach Stud.IP synchronisiert. !!
Parallelgruppen freigeben kann nur die Rolle Stundenplaner/-in.