Rolle Stundenplaner/-in
In der Rolle Stundenplaner/-in füführen Sie die Semesterplanung füfür Veranstaltungen durch, indem Sie Veranstaltungsinhalte bearbeiten sowie Termine und Raumzuweisungen bzw. Raumanfragen vornehmen.
Hier kökönnen Sie Rechte als Stundenplaner/-in füfür das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.
1. Im Portal anmelden
(1) Rufen Sie https://connect.tu-braunschweig.de/ im Browser auf und melden Sie sich mit Ihrer TUBS-ID an.
2. Rolle auswäauswählen
WäWählen Sie die Rolle Raum-Manager/-in aus, sofern Sie mehrere Rollen im Portal haben.
Haben Sie nur diese eine Rolle, wird Ihnen die Auswahl nicht angeboten.
3. Veranstaltungen und PrüPrüfungen meiner Organisationseinheit (OE) suchen und bearbeiten
(1) Veranstaltungen (semesterabhäsemesterabhängig)
(2) Filter füfür das Semester
(3) Filter füfür die Sortierung
(4) Filter füfür Freitext
(5) Aufruf der Veranstaltungsdetails
(6) Aufruf der Veranstaltungsbearbeitung
(7) Veranstaltungen (semesterunabhäabhängig, ungeplant) > d.h. sie mümüssen füfür das betreffende Semester noch ausgeplant werden
(8) Filter füfür das Semester
(9) Filter füfür die Angebotsfrequenz (z.B. jedes 2. Semester)
(10) Filter füfür Freitext
(11) Aufruf der Veranstaltungsbearbeitung
(12) Aufruf der Veranstaltungsbearbeitung und der Veranstaltungsdetails
Allgemein: Eine Freigabe wird benöbenötigt, damit GäGäste/Studierende usw. im jeweiligen Semester die Veranstaltung sehen kökönnen und damit sie nach Stud.IP üübertragen wird.
4. Excel-Exporte der Veranstaltungen
Excel-Export „„Liste der geplanten Veranstaltungen
(1) Anklicken [Liste der geplanten Veranstaltungen]
Das Ergebnis ist eine Excel-Liste aller geplanten Veranstaltungen der zuvor angegebenen Einrichtung in dem zuvor angegebenen Semester.
FüFür diesen Export muss zuvor in der Funktion [Veranstaltung bearbeiten] das gewügewünschte Semester und die gewügewünschte Einrichtung eingegeben werden!
Erzeugter Excel-Export
Excel-Export „„Veranstaltungen meiner Einrichtung“Einrichtung“
(2) Anklicken [Veranstaltungen meiner Einrichtung]
Das Ergebnis ist eine Excel-Liste aller Veranstaltungen der eigenen Einrichtung, d.h. sowohl die ungeplanten Veranstaltungen
als auch die geplanten Veranstaltungen sind enthalten. Die ungeplanten Veranstaltungen erkennt man daran, dass die Spalten „„SAV*-Titel“Titel“ und „Status“„Status“ leer sind.
* SAV=semesterabhäsemesterabhängige Veranstaltung
Erzeugter Excel-Export
Allgemeiner Hinweis zu den Veranstaltungen: Es gibt nur noch eine einzige semesterunabhäabhängige Veranstaltung (SUV), die zugehözugehörig zur PrüPrüfungsordnung ist und die zentral gepflegt wird durch die Studienkoordinatoren. Zu dieser SUV werden dann semesterabhäsemesterabhängig Parallelgruppen angelegt mit ggf. anderer Zeit, Ort, etc..
5. Raum zuweisen
Raum zuweisen ist eine Funktion, die nur füfür eigene RäRäume (also RäRäume der eigenen Organisationseinheit mömöglich ist). Fremde RäRäume (anderer Organisationseinheiten) mümüssen angefragt werden.
Mit Rolle Stundenplaner/-in)
(1) Im Reiter [Termine & RäRäume] der Veranstaltungsbearbeitung rufen Sie die Funktion [Raum zuweisen] auf. Es ööffnet sich eine neue Maske mit einer detaillierten Raumsuche.
(1) Als Raumfilter Freie RäRäume in einem Fachbereich auswäauswählen
(2) Suche optional durch weitere Parameter einschräeinschränken
(3) Suche unter BerüBerücksichtigung der gewügewünschten EinschräEinschränkung (nicht zwingend erforderlich) ausfüausführen
Im Bereich Gefundene RäRäume werden nun RäRäume aufgelistet, die Ihren Suchkriterien entsprechen und zum angegebenen Termin verfüverfügbar sind:
(1) Durch Klick auf den Knopf [Raum zuweisen] wir der Raum der zuvor gewägewählten Parallelgruppe der Veranstaltung zugewiesen.
Mit der Rollenkombination Stundenplaner/-in und Raum-Manager/-in
(1) Als Raumfilter Meine freien RäRäume auswäauswählen
(2) Suche optional durch weitere Parameter einschräeinschränken
(3) Suche unter BerüBerücksichtigung der gewügewünschten EinschräEinschränkung (nicht zwingend erforderlich) ausfüausführen
Im Bereich Gefundene RäRäume werden nun RäRäume aufgelistet, die Ihren Suchkriterien entsprechen und zum angegebenen Termin verfüverfügbar sind:
(1) Durch Klick auf den Knopf [Raum zuweisen] wir der Raum der zuvor gewägewählten Parallelgruppe der Veranstaltung zugewiesen.
6. Raum anfragen
RäRäume anfragen ist eine Funktion, die nur füfür fremde RäRäume (also RäRäume einer anderen Organisationseinheit) notwendig ist. RäRäume der eigenen Organisationseinheit kökönnen selbst zugewiesen werden.
(1) Als Raumfilter Freie anfragbare RäRäume auswäauswählen
(2) Suche optional durch weitere Parameter einschräeinschränken
(3) Suche unter BerüBerücksichtigung der gewügewünschten EinschräEinschränkung (nicht zwingend erforderlich) ausfüausführen
(1) GewüGewünschte RäRäume üüber die Checkbox markieren
(2) Alle markierten RäRäume werden üüber den Klick auf [AusgewäAusgewählte RäRäume anfragen] angefragt
(3) Anzeige ob bereits parallel weitere Raumanfragen füfür diese RäRäume existieren
7. Meine Raumanfragen
Funktion [Lehrorganisation] > [Meine Raumanfragen] aufrufen. Sie erhalten eine Liste aller selbst gestellten Raumanfragen.
(1) Filter: Semesterauswahl
(2) Funktionen zum Ein- und Ausblenden bestimmter Tabellenspalten und zum Ein- und Ausblenden der Filter üüber den Tabellenspalten
(3) Filter: Auswahl der Veranstaltungsart, Titel und spezieller Raum
(4) Link zur Veranstaltungsbearbeitung
(5) Link zu den Raumdetails
(6) Aktueller Status der Raumanfrage
(7) Funktion: [Raumanfrage zurüzurückziehen]
8. Raumanfragen bearbeiten
Sobald RäRäume zu einer Lehrveranstaltung angefragt wurden, kökönnen diese Anfragen weiter spezifiziert werden. ÜÜber die Funktion [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen und PrüPrüfungen meiner Organisationseinheit] rufen Sie die Veranstaltungsbearbeitung auf und wechseln in den Reiter [Termine & RäRäume].
(1) Der Klick auf den Knopf in der Spalte Anfragestatus, ööffnet eine weitere Maske.
(1) PrioritäPriorität der Raumanfrage einstellbar (1=hohe PrioritäPriorität, 5=niedrige PrioritäPriorität). Sichtbar durch Raum-Manager/-in.
(2) Freitextfeld füfür Bemerkungen. Sichtbar durch Raum-Manager/-in.
(3) Raumanfrage kann wieder zurüzurückgezogen werden.
(4) AbschließAbschließendes [Speichern] der ÄÄnderungen
9. Raum unspezifisch anfragen
Raumanfragen kökönnen ebenfalls unspezifisch gestellt werden. Es werden also keine spezifischen RäRäume angefragt sondern üüber die gewügewünschten Eigenschaften angefragt. ÜÜber die Funktion [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen und PrüPrüfungen meiner Organisationseinheit] rufen Sie die Veranstaltungsbearbeitung auf und wechseln in den Reiter [Termine & RäRäume].
(1) ÜÜber die Funktion [Raum unspezifisch anfragen] kökönnen RäRäume üüber eine Sammlung von Eigenschaften angefragt werden. Es ööffnet sich eine neue Maske.
(1) Pflichtangabe*: Anzahl der SitzpläSitzplätze
(2) Durch Klick auf den Knopf [Raum unspezifisch anfragen] wird der Raum angefragt.
(1) In der Liste der Funktion [Lehrorganisation] > [Meine Raumanfragen] ist eine unspezifische Raumanfrage erkennbar an der Liste der Eigenschaften in der Spalte Angefragter Raum.
10. Konflikte
Das System kennzeichnet unterschiedliche Konflikte mit verschiedenen Icons. Damit kökönnen Sie die Konflikte erkennen und diese dann manuell auflöauflösen. Die Zahl vor dem Konflikt-Icon beziffert die Anzahl der vom Konflikt betroffenen Termine.
Personenkonflikte
Raumkonflikte
11. Warnhinweise
Das System kennzeichnet unterschiedliche Konflikte mit verschiedenen Icons. Damit kökönnen Sie die Konflikte erkennen und diese dann manuell auflöauflösen. Die Zahl vor dem Konflikt-Icon beziffert die Anzahl der vom Konflikt betroffenen Termine.
12. Freigabekennzeichen füfür Parallelgruppen setzen
Allgemein: Eine Freigabe wird benöbenötigt, damit GäGäste/Studierende/usw. im jeweiligen Semester die Veranstaltung sehen kökönnen. Nur freigegebene Parallelgruppen werden nach Stud.IP synchronisiert.
In der Veranstaltungsbearbeitung muss der Reiter [SemesterabhäSemesterabhängige Veranstaltungen] aufgerufen werden.
(1) Freigabekennzeichen füfür einzelne Parallelgruppen bearbeiten.
(2) Freigabekennzeichen füfür alle (hier aufgelisteten) Parallelgruppen bearbeiten.
Einzelne Parallelgruppen
Beim Klick auf die VerknüVerknüpfung in der Spalte Parallelgruppe einer einzelnen Parallelgruppe ööffnet sich eine neue Maske.
Dort kökönnen Grunddaten und der Freigabestatus (in Bearbeitung oder freigegeben) füfür genau eine Parallelgruppe gesetzt werden. Die Einstellung muss im Anschluss durch den Knopf [Speichern] gespeichert werden.
Alle Parallelgruppen
Beim Klick auf den Knopf [Freigabekennzeichen bearbeiten] (üüber der Tabelle) ööffnet sich eine neue Maske.
Dort kann der Freigabestatus (in Bearbeitung oder freigegeben) füfür alle Parallelgruppen in dieser Tabelle auf einmal gesetzt werden. Die Einstellung muss im Anschluss durch den Knopf [Speichern] gespeichert werden. Im Anschluss befinden sich alle Parallelgruppen im gespeicherten Freigabestatus.
Eine freigegebene Parallelgruppe kann auch weiterhin vom Stundenplaner bearbeitet werden bis auf den Terminsatz, wenn füfür diesen bereits ein Raum angefragt wurde. Hier kökönnen nur noch die „„Erwartete Teilnehmer-Anzahl“Anzahl“ und die Akad. Zeit bearbeitet werden. Ein Stundenplaner kann das Freigabekennzeichen füfür eine Parallelgruppe auch zurüzurückziehen.
ACHTUNG: Hat ein Studierender sich bereits einen Stundenplan erstellt mit der betreffenden Veranstaltung, so verschwindet diese Veranstaltung aus seinem Stundenplan, wenn die Freigabe zurüzurückgezogen wird.
13. Massenweise Bearbeitung von Veranstaltungen
Funktion [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen] > [Massenweise Bearbeitung von Veranstaltungen] aufrufen. Es ööffnet sich eine Suchmaske.
(1) Eigene Organisationseinheit auswäauswählen und Suche üüber die Filter wunschgemäßwunschgemäß einschräeinschränken.
Die AusfüAusführung der Suche füführt zu einer Liste der Veranstaltungen (gemäßgemäß Filter), die nun massenweise bearbeitet werden kökönnen.
(1) ÜÜber die Checkboxen am Anfang der Zeile kökönnen die zu bearbeitenden Veranstaltungen ausgewäausgewählt werden. ÜÜber [Alle auswäauswählen] markieren Sie alle (die durch die Suche gefunden wurden). [Auswahl lölöschen] wäwählt die gesamte Auswahl wieder ab.
(2) Im Dropdown MenüMenü wird die gewügewünschte Aktion bzw. Massenzuordnung ausgewäausgewählt.
Direkt nach Auswahl der Aktion, ööffnet sich eine neue Maske (passend zur ausgewäausgewählten Aktion)
Dozent/-in (verantwortlich) zuordnen
(1) Liste bereits zugeordneter Personen
(2) Liste weiterer Personen, die üüber den Knopf + zugeordnet werden kökönnen. Die Suche kann üüber Filter weiter eingeschräeingeschränkt werden.
Dozent/-in (durchfüdurchführend) zuordnen
(X) FüFür zwei (verschiedene) zuvor ausgewäausgewählte Lehrveranstaltungen soll eine neue durchfüdurchführende Dozent/in zugeordnet werden.
Freigabekennzeichen bearbeiten
FüFür alle zuvor ausgewäausgewählten Lehrveranstaltungen kann der Status des Freigabekennzeichens geägeändert werden auf In Bearbeitung oder freigegeben .
14. Sonderveranstaltungen
Sonderveranstaltungen anlegen
Alle Felder mit einem Stern (*) sind Pflichtfelder und mümüssen vor dem Speichern ausgefüausgefüllt werden.
(1) Sie haben die Wahl zwischen 3 Sichtbarkeiten: Nur "Teilnehmer/innen“innen“, "Hochschulintern" und "ÖÖffentlich"
(2) Titel der Sonderveranstaltung
(3) Hier werden die Termindaten hinterlegt mit Rhythmus, Datum und Uhrzeit.
Auf eine Angabe eines Wochentages wird verzichtet, da HISinOne dies selbst ermittelt. Bei Sonderveranstaltungen mit einem wöwöchentlichen Rhythmus oder bei Blockveranstaltungen werden aus dem Feld „Datum“„Datum“ zwei Felder mit „„* Erster Termin am“am“ und „„Letzter Termin am“am“. HISinOne ermittelt dann die Einzeltermine.
(4) Die Eingabe bei „„Erwartete Teilnehmer/-innen“innen“ hat Einfluss auf die Raumsuche
(5) Die Bemerkung wird in der Detailansicht unter dem Titel der Veranstaltung ausgegeben
(6) Knopf [Speichern]. Nach dem Abspeichern gelangen Sie direkt in die Bearbeitungsansicht
Sonderveranstaltungen bearbeiten
Der Bearbeitung von Sonderterminen ist eine Suchmaske vorgeschaltet:
(1) Suchfilter: Titel
(2) Suchfilter: Organisationseinheit
(3) Suchfilter: Raum
(4) Suchfilter: Veranstaltungsdatum
(5) Suche unter BerüBerücksichtigung der gewügewünschten EinschräEinschränkung (nicht zwingend erforderlich) ausfüausführen
(6) Direkt eine neue Sonderveranstaltung anlegen (siehe oben)
Bei Aufruf der gesuchten Sonderveranstaltung erscheint die Bearbeitungsmaske:
(1) Grunddaten der Sonderveranstaltung bearbeiten: Dazu gehögehören die Sichtbarkeit, der Titel und die Bemerkung
(2) Es kökönnen andere Einrichtungen ausgewäausgewählt werden
(3) Organisator/-innen hinzufühinzufügen]: hier gibt es eine Auswahl von Personen > Stundenplaner auswäauswählen, der füfür die Sonderveranstaltung einen Raum zuordnen bzw. anfragen soll
(4) Bei mehreren Terminen kann der Terminsatz, der bearbeitet werden soll, ausgewäausgewählt werden
(5) [Neuen Termin anlegen]
(6) [Die Grunddaten des Termins bearbeiten]: Dazu gehögehören der Rhythmus, das Datum, die Uhrzeit, die Vor- und Nachbereitungszeit und die Anzahl der erwarteten Teilnehmenden Personen
(7) Hier kann dem Terminsatz ein Raum zugeordnet werden
(8) Der Knopf [Termin lölöschen] ist ausgegraut, falls nur ein Termin existiert. Existieren mehr, ist der Knopf aktiv geschaltet und Sie kökönnen den ausgewäausgewählten Termin lölöschen. Es muss also mindestens einen Termin geben.
(9) Liste der Einzeltermine: Wenn der Terminsatz aus mehreren Terminen besteht, werden die Einzeltermine hier aufgelistet.
(10) Die Grunddaten des jeweiligen Termins bearbeiten: Dazu gehögehören das Datum, die Uhrzeit, die Vor- und Nachbereitungszeit. AußAußerdem kann füfür den ersten Termin eine Bemerkung angegeben werden, die dann auch in der Ansicht sichtbar ist
(11) Raumzuweisung füfür einen Einzeltermin
(12) Ausfalltermin erzeugen
15. Vorlesungsverzeichnis anzeigen
Funktion [Studienangebot] > [Vorlesungsverzeichnis anzeigen] aufrufen. Es ööffnet sich eine Baumstruktur.
ÜÜber die Pfeile ist es mömöglich sich üüber die verschiedenen Ebenen (Studiengang > PrüPrüfungsordnung > Konto > Modul > Veranstaltung) bis zu den Parallelgruppen und Terminen durchzuklicken.