Rolle Raum-Manager/-in

In der Rolle Raum Manager/-in können Sie die zu Ihrer Organisationseinheit zugehörigen Räume verwalten. D.h. Sie bearbeiten Raumanfragen anderer Organisationseinheiten zur Nutzung Ihrer Räume. Voraussetzung ist, Sie sind im HIS-System als Raum-Manage/-in angelegt und für zu verwaltende Räume zugeordnet.

Hier können Sie Rechte als Raum-Manager/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Anmelden

(1) Anmelden im entsprechenden Testsystem (später im produktiven System - TU-Connect).

2. Bei Nutzung mehrerer Rollen die gewünschte Rolle auswählen

(1) Rolle „Raum-Manager/-in“ auswählen, wenn Sie mehrere Rollen nutzen.
(2) Hauptmenü

3. Raumanfragemanagement

Aufruf der Funktion: [Organisation] > [Räume und Gebäude] > [Raumanfragemanagement] > [Raumanfragen verwalten]

(1) Navigationspfad oder Klickpfad: „Startseite > Organisation > Räume und Gebäude > Raumanfragemanagement > Raumanfragen verwalten“
(2) Status (ButtonKnopf für Offene,offene, zurückgestellte oder bearbeitet Raumanfragen)
(3)2) Filter für: Semester, Datum, Rhythmus und Wochentag (dient zur Einschränkung der Liste)Ergebnisliste)
(4)3) Auswahl: Damit schränken Sie die Ergebnisse pro Seite ein.
(5)4) Gruppierung: Damit wird die Ergebnisliste nach Veranstaltung/Prüfung, nach Raum oder ohne eine Gruppierung ausgegeben.
(6)5) Zusätzlich können Sie die Sortierung vorgeben. Z.B. „Kleinster Raum zuerst“
(7)6) Erweiterte Suche. Wird weiter untenspäter unter Punkt 4 erläutert.
(7) Ergebnisliste
(8) Ergebnisliste
(9) Filter: Hier kann die Ergebnisliste noch weiter eingeschränkt werden.
(10)9) Aktionen.Aktionen Iconspro werdenAnfrage. Wird später unter Punkt 5 erläutert.

(11) Wenn eine Bemerkung für eine Raumanfrage hinterlegt ist wird diese als Tooltip angezeigt. D. h. Sie bekommen den Text direkt eingeblendet, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Icon gehen.
(12) Ausgabe der Bemerkung

4. Erweiterte Suche

(1) Reiter: Anfragebezogene Filterkriterien: Z.B. Terminabweichungen. Es können auch mehrere Kriterien ausgewählt werden.
(2) Reiter: Terminbezogene Filterkriterien: Z. B. Datum, Rhythmus und Wochentag usw.
(3) Reiter: Veranstaltungs-/Prüfungsbezogene Filterkriterien: Z. B. nach Veranstaltungsart
(4) Reiter: Personenbezogene Filterkriterien: Z. B. nach Dozent:in
(5) Für jeden Reiter unterschiedliche Auswahl

5. Aktionen bei der Raumanfragemanagement

(1) Raumanfrage erfüllen
(2) Alternativen Raum zuordnen
(3) Raumanfrage zurückstellen
(4) Raumanfrage ablehnen

6. Alternativen Raum zuordnen

Hier ist eine detaillierte Raumsuche vorgeschaltet. Die Suchkriterien, die der Anfragende eingegeben hat, um den angefragten Raum zu finden wird unter den Punkten (2-7) schon vor belegt. Damit kann der/die Raummanager:in, genau mit diesen gewünschten Kriterien einen geeigneten Raum suchen.

(1) Raumfilter: Als Raummanager:in wird „Meine freien Räume“ vorausgewählt
(2) Typ:
a. Raum, Raumkomposition oder Raumsegment
b. Bezeichnung
c. Anzahl Sitzplätze: Z. B. „>=70“ Sitzplätze für mindestens 70 Personen
d. Ausstattung: Z. B. „Kreidetafel >=1“ Raum mit mindestens einer Kreidetafel
e. Raumnutzungsart
(3) Veranstaltungs- oder Büroraum
(4) Organisationseinheit (Einrichtung)
(5) Campus
(6) Gebäude
(7) Raumverwaltung: Diese Auswahl macht für den/die Raummanager:in keinen Sinn, da unter (1) keine Auswahl für „Freie anfragebare Räume“ existiert.
(8) Suchen-Button. Bei Änderungen der Suchkriterien muss immer auf diesen Button geklickt werden, damit eine neue, der Suchkriterien angepasste Ergebnisliste erstellt wird.
(9) Ergebnisliste mit dem Klicken auf das Icon des gewünschten Raumes kann der alternative Raum zugeordnet werden.
(10) Anzahl der Sitzplätze
(11) Bestehen weitere (parallele) Anfragen für diesen Raum mit einer Terminüberschneidung

7. Raumsuche

Unter dem Klickpfad: „Organisation > Räume suchen“ können Räume gesucht werden

(1) Im einfachsten Fall können Sie einen Kurztext angeben.
(2) Unter: „Erweiterte Suche“ können Sie die Suche noch weiter einschränken z. B. nach Organisationseinheit

8. Sonderveranstaltungen anlegen

Unter dem Klickpfad: „Startseite > Lehrorganisation > Sonderveranstaltungen > Sonderveranstaltung anlegen“ können Sonderveranstaltungen (Events) angelegt werden.
Alle Felder mit einem Stern (*) sind Pflichtfelder und müssen vor dem Speichern ausgefüllt werden.
Hier bitte KEINE Prüfungen anlegen, da diese schon von anderen Rollen angelegt werden und Teil des Curriculums sind.

(1) Sie haben die Wahl zwischen 3 Sichtbarkeiten: Nur „Teilnehmer/innen“, Hochschulintern und Öffentlich.
(2) Titel der Sonderveranstaltung.
(3) Hier werden die Termindaten hinterlegt mit Rhythmus, Datum und Uhrzeit.
Auf eine Angabe eines Wochentages wird verzichtet, da HISinOne dies selbst ermittelt. Bei Sonderveranstaltungen mit einem wöchentlichen Rhythmus oder bei Blockveranstaltungen werden aus dem Feld „Datum“ zwei Felder mit „* Erster Termin am“ und „Letzter Termin am“. HISinOne ermittelt dann die Einzeltermine.
(4) Die Eingabe bei „Erwartete Teilnehmer/-innen“ hat Einfluss auf die Raumsuche.
(5) Die Bemerkung wird in der Detailansicht ausgegeben.
(6) Speichern-Button.
Nach dem Abspeichern bekommen Sie folgende Ansicht:

(1) Grunddaten der Sonderveranstaltung bearbeiten: Dazu gehören die Sichtbarkeit, der Titel und die Bemerkung.
(2) Es können andere Einrichtungen ausgewählt werden.
(3) „Organisator/-innen hinzufügen“: hier gibt es eine Auswahl von Personen.
(4) Bei mehreren Terminen kann der Terminsatz, der bearbeitet werden soll, ausgewählt werden.
(5) „Neuen Termin anlegen“
(6) Die Grunddaten des Termins bearbeiten: Dazu gehören der Rhythmus, das Datum, die Uhrzeit, die Vor- bzw. Nachbereitungszeit und die erwarteten „Teilnehmer/-innen“.
(7) Hier kann der Raum dem Terminsatz zugeordnet werden.
(8) Der Link „Termin löschen“ ist nur aus gegraut, wenn es nur einen Termin gibt. Sobald es einen weiteren Termin gibt wird der Link aktiv geschaltet und Sie können den ausgewählten Termin löschen. Es muss also mindestens einen Termin geben.
(9) Einzeltermine: Wenn der Terminsatz aus mehreren Terminen besteht, werden die Einzeltermine hier aufgelistet.
(10) Die Grunddaten des jeweiligen Termins bearbeiten: Dazu gehören das Datum, die Uhrzeit, die Vor- bzw. Nachbereitungszeit. Außerdem kann für den ersten Termin eine Bemerkung angegeben werden, die dann auch in der Ansicht sichtbar ist.
(11) Raumzuweisung für einen Einzeltermin.
(12) Ausfalltermin erzeugen.

9. Sonderveranstaltungen bearbeiten

Unter dem Klickpfad: „Startseite > Lehrorganisation > Sonderveranstaltungen > Sonderveranstaltung bearbeiten“ bekommen Sie eine Suchmaske.

Die Suche kann eingeschränkt werden über:
(1) Titel
(2) Organisationseinheit
(3) Raum
(4) Veranstaltungsdatum
(5) Nach gewünschter Einschränkung (es müssen aber keine Einschränkungen vorgenommen werden) werden durch das Klicken auf den „Suchen“-Button alle entsprechenden Sonderveranstaltungen ausgegeben.
(6) Es kann auch direkt eine neue Sonderveranstaltung angelegt werden.