Rolle Prüfervertreter/-in

In der Rolle Prüfervertreter/-in können Sie die Leistungen (Prüfungen und Studienleistungen) der Prüfer:innen verwalten, die Sie vertreten. Voraussetzungen sind, Sie sind im HIS-System als Prüfervertreter/-in angelegt und einen oder mehreren Prüfer:innen als Vertreter:in zugeordnet.

Hier können Sie Rechte als Prüfervertreter/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

KURZ UND KNAPP: Was wollen Sie tun?

1. Ich benötige die Teilnehmerliste im CSV Format (für EvaExam)
2. Ich benötige eine Teilnehmerliste im PDF
3. Ich möchte eine einzelne Note verbuchen
4. Ich möchte alle Noten einer Prüfung verbuchen
5. Ich benötige die Notenansicht im PDF

1. Ich benötige die Teilnehmerliste im CSV Format (für EvaExam)

1. Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
2. Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
3. Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Noten eingeben]
4. Klicken Sie auf den Auftragsstarter  und wählen Sie EvaExam Export
5. Der Download der Teilnehmerliste im CSV Format startet sofort
6. Sie können diese Datei im Anschluss in EvaExam importieren (Teilnehmerimport)
   

2. Ich benötige die Teilnehmerliste im PDF

1. Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
2. Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
3. Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Teilnehmerliste]
4. Klicken Sie auf den Auftragsstarter und wählen Sie Teilnehmerliste
5. Der Download der Teilnehmerliste im PDF startet sofort

3. Ich möchte eine einzelne Note verbuchen

1. Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
2. Wechseln Sie zum Reiter [Prüfungsleistung pro Studierendem]
3. Tragen Sie die Matrikelnummer des/der Studierenden in das Feld ein und bestätigen Sie mit der Return-Taste oder durch einen Klick auch [Suchen]
4. Suchen Sie die gewünschte(n) Leistung(en) und tragen Sie Bewertung(en) und/oder Prüfungsdatum ein. Bestätigen Sie mit der Return-Taste oder mit einem Klick auf [Speichern]
5. Die Eingabe / Änderung erfolgt sofort

4. Ich möchte alle Noten einer Prüfung verbuchen

1. Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
2. Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
3. Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Noten eingeben]
4. Tragen Sie pro Teilnehmer:in die Bewertungen (entsprechend der Bewertungsart) ein, entweder
   • zeilenweise einzeln im Feld Bewertung
   • per Import / Export Funktion (ganz unten unter der Liste der Teilnehmer:innen)
5. Bestätigen Sie alle Eingaben mit der Return-Taste oder mit einem Klick

5. Ich benötige die Notenansicht im PDF

1. Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
2. Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
3. Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Noten eingeben]
4. Klicken Sie auf den Auftragsstarter und wählen Sie Notenansicht
5. Der Download der Notenansicht im PDF startet sofort

AUSFÜHRLICH: Vollständiger Leitfaden

Meine Veranstaltungen und Prüfungen

Rufen Sie im Menü unter [Lehrorganisation] die Option [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf. In diesem Bereich werden Ihnen die Reiter Prüfungen / Vertretung und Prüfungsleistungen pro Studierendem angeboten.

Reiter Prüfungen / Vertretung

Hier können Sie 

(1) Ihre zu vertretenden Prüfungen nach Semester filtern
(2) nach Titel bzw. Prüfungsnummer sortieren
(3) Ihre zu vertretenden Prüfungen nach Prüfer:in einschränken und/oder
(4) die Ergebnismenge durch einen Freitextfilter einschränken

Der Freitextfilter wirkt auf den Titel bzw. auf die Prüfungsnummer. Geben Sie hierzu einfach eine (Teil)Zeichenkette oder eine Nummer in das Freitextfeld Filter ein und bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf [Filter anwenden] oder der Return-Taste. Zum Zurücksetzen klicken Sie auf [Filter zurücksetzen] oder leeren Sie das Eingabefeld und bestätigen Sie erneut mit der Return-Taste.

In der Liste der Ergebnisse sehen Sie dann alle Prüfungen im eingestellten Semester unter Berücksichtigung des Filters und der eingestellten Sortierung mit den Elementen Prüfungsdetails, Prüfungsperiode (PP), Prüfungsform, Termin, Raum, eine Teilnehmerstatistik, Veröffentlichungsstatus sowie verschiedene Aktionssymbole.

Bereiche und Aktionssymbole

(1) [Prüfungsdetails]: Durch Klick auf den Namen der Prüfung gelangen Sie zu den Prüfungsdetails wie Grunddaten, Parallelgruppen/Termine und den Einhängepunkten im Vorlesungsverzeichnis und der Prüfungsordnung.
(2) [Prüfungsart]: Eine rot-goldene Medaille kennzeichnet Fachprüfungen, eine blau-silberne Medaille kennzeichnet Studienleistungen
(3) [Teilnehmerstatistik]: Die Statistik gibt zur entsprechenden Prüfung an, wie viele Teilnehmer:innen zugelassen (ZU), unter Vorbehalt zugelassen (ZUV), von der Anmeldung zurückgetreten (RT) und bereits bewertet wurden (BEW)
(4) [Veröffentlichungs-Status]: Diese Spalte zeigt ob die Noteneingabe/Bewertung bei mindestens einem der Teilnehmer:innen bereits begonnen wurde (Status Eingabe läuft) oder ob bisher keine Noteneingabe/Bewertung erfolgt ist (Status Noch nicht begonnen).
(5) [Funktion Teilnehmerliste]: Diese Aktion leitet Sie zur Übersicht aller Teilnehmer:innen der Leistung. Sie können hier unterschiedliche Arten von Teilnehmer:innenlisten, einen (einfachen!) Excel-Export generieren und/oder eine Serien-E-Mail an Teilnehmer:innen verschicken.
(5) [Funktion Noten eingeben]: Diese Aktion leitet Sie zur Übersicht aller Teilnehmer:innen und der Noteneingabemaske. Sie können hier unterschiedliche Arten von Notenspiegeln, einen EvaExam-Export und den detaillierten Excel-Export generieren.

Existiert im gewählten Semester keine Prüfung für Sie, erhalten Sie die Meldung "Es wurden keine Prüfungen gefunden". Falls Sie hier eine Prüfung vermissen, kontaktieren Sie ihr Prüfungsamt.

Der Veröffentlichungs-Status Eingabe abgeschlossen wird in der aktuellen Konfiguration des Portals niemals erreicht. Die Noten sind nach Eingabe direkt veröffentlicht und für die Studierenden sichtbar. Sollten Sie diese Funktionalität als sinnvoll erachten, melden Sie das bitte bei Ihrem Prüfungsamt. Bei hoher Nachfrage werden wir die technische Umsetzung prüfen!

Reiter Prüfungsleistung pro Studierendem

Hier können Sie gezielt nach einer Matrikelnummer Ihrer zu vertretenden Leistungen suchen und direkt Noten verbuchen und/oder das Prüfungsdatum ändern. Geben Sie einfach die gewünschte Matrikelnummer ein und bestätigen Sie die Eingabe über [Suchen] oder die Return-Taste.

Sie können nicht beliebige Studierende suchen/finden sondern nur Studierende, die auch in Prüfungen angemeldet/zugelassen sind/waren, bei denen der/die Prüfer:in hinterlegt ist den/die Sie vertreten. Falls Sie hier Teilnehmer:innen vermissen, kontaktieren Sie ihr Prüfungsamt.

Ihnen werden sofort passende Leistungen mit Eingabefeldern in tabellarischer Form aufgelistet. Die Ergebnistabelle ist individuell konfigurierbar und kann die folgenden Spalten beinhalten: Prüfungsnummer, Titel, Semester, Prüfer:in, Zweitprüfer:in, Versuch, Bewertung, Bewertungsart, Prüfungsform, Bonus, Status, Vermerk, Veröffentlichungsstatus und Prüfungsdatum.

Das Format des Prüfungsdatums muss TT.MM.JJJJ also z.B. 30.12.2022 sein!

Für eine Bewertung machen Sie Ihre Eingabe in den Feldern Bewertung und Prüfungsdatum und bestätigen diese dann mit einem Klick auf [Speichern] oder der Return-Taste.

Die Noteneingabemaske

Knöpfe

Folgende (zum Teil ausgegraute) Knöpfe werden angeboten:

• [Speichern]: speichert die Eingaben
• [Änderungen verwerfen]: Setzt alle nicht gespeicherten Eingaben zurück
• [Eingabe abschließen] (Funktion deaktiviert)
• [Abschließen rückgängig machen] (Funktion deaktiviert)
• [Veröffentlichen] (Funktion deaktiviert, Bewertungen werden direkt veröffentlicht)
• [Veröffentlichung zurücknehmen] (Funktion deaktiviert, Bewertungen werden direkt veröffentlicht)
• [Vorläufig freigeben] (Funktion deaktiviert, Bewertungen werden direkt freigegeben)
• [Zurück zur Liste]: Eine Ebene zurück
• [Klassenspiegel anzeigen]: Säulendiagramm der Notenausprägungen und entsprechender PDF-Export.
  

Weitere Grunddaten

Informationen wie Prüfungsnummer, Name, Semester, Termin, Teilnehmeranzahl sowie Bewertungsart zur aufgerufenen Prüfung finden Sie im oberen gelb hinterlegten Bereich sowie unter Grunddaten. Den Punkt Bewertungsart können Sie über das Lupensymbol aufklappen und sich damit alle weiteren Informationen zur Benotung zu holen. Das ist hilfreich um zu wissen, welche Werte Sie im Feld Bewertung der Teilnehmer:innen eingeben dürfen. 

Der Auftragsstarter

Klicken Sie im Auftragsstarter auf den gewünschten Export. Der Export wird sofort gestartet und die Datei heruntergeladen.

Teilnehmer:innen & Bewertungen

Studierende die für diese Leistung mindestens den Leistungsstatus angemeldet/zugelassen haben, werden an dieser Stelle in der Liste der Teilnehmer:innen aufgeführt und können durch Sie als Prüfervertreter:in eine Bewertung erhalten.

Zu jedem Studierenden sind Matrikelnummer, Name, Studiengang, Rücktrittsstatus, Bewertung, Bonuspunkte, Vermerk, Prüfungsstatus und das Prüfungsdatum angegeben.

Die Spalten Bewertung, Prüfungsdatum und Meldungen sind für Noteneingaben relevant. Im Feld Bewertung tragen Sie einen Wert entsprechend der Bewertungsart ein und im Feld Prüfungsdatum tragen Sie das Datum der Prüfung ein. Bestätigen Sie im Anschluss Ihre Eingaben.

Bewertungsarten: Häufige (aber nicht alle) Bewertungsarten sind „1“ und „U“. Für Bewertungsart „1“ (Note Fachprüfung) dürfen Sie im Feld Bewertung z.B. die Werte (Ausprägungen) 1,0 , 1,3 , 1,7 (…) eingeben. Bewertungsart „U“ (Unbenotete Studienleistungen) erlaubt hingegen Eingaben im Feld Bewertung mit „+“, „-“, „UNA“, (…). Klicken Sie also auf das Lupensymbol um zu erfahren, welche Eingaben das Feld Bewertung akzeptiert.

Im Feld Meldungen werden Ihnen nach Verbuchungen verschiedene Fehlermeldungen und weitere Hinweise angezeigt (z.B. „Der Studiengang der Leistung ist gesperrt. Bitte wenden Sie sich an das zuständige Prüfungsamt.“) Sofern sich ein/e Teilnehmer:in im letzten Prüfungsversuch (Drittversuch) befindet, ist hier ebenfalls ein Hinweis in Form eines gelben Dreiecks zu sehen.

Feldsetzung

Die Funktion Feldsetzung bietet Möglichkeiten zur Massenbearbeitung der aufgelisteten Teilnehmer:innen an. Es können mit einem Klick entweder alle Teilnehmer:innen oder alle unbenoteten Teilnehmer:innen ausgewählt und im Feld Bewertung mit einer einheitlichen Bewertung benotet werden. Hierzu nutzen Sie zuerst eine der beiden Optionen und wenden die Bewertung im Anschluss mit einem Klick auf [Anwenden] auf alle markierten Teilnehmer:innen an. Mit [Auswahl zurücksetzen] können Sie die Markierungen wieder zurückziehen.

Leistungen nacherfassen

Handelt es sich um eine Studienleistung, wird die Funktion Leistungen nacherfassen zusätzlich eingeblendet.

Prüfervertreter:innen können hier Leistungen ohne vorherige selbstständige Anmeldung durch Studierende anlegen/(nach)erfassen. Die Liste der Teilnehmer:innen kann somit anfangs auch komplett leer sein und der/die Prüfervertreter:in meldet/verbucht die Leistungen komplett von Beginn an selbst. Auch können jederzeit nachträglich Studierende ergänzt werden. Durch die Eingabe und Bestätigung der Matrikelnummer im Feld MatrikelNr., wird der/die Studierende fest in die Liste der Teilnehmer:innen aufgenommen. Ein Löschen ist im Anschluss nicht mehr möglich. Die Bewertung kann gleichzeitig (mit der Anmeldung) oder später erfolgen.

Wenn Sie mehr als 5 Teilnehmer:innen auf einmal anmelden/hinzufügen wollen, können Sie das über die Excel-Export/Import Funktion erreichen. Gehen Sie dafür vor wie unter diesem Abschnitt Fall 2 beschrieben. Im Schritt 4. ergänzen Sie zwischen dem Tabellenkopf (grau hinterlegt) und der Zeile endHISSheet einfach so viele zusätzliche Leerzeilen wie Sie Teilnehmer:innen anmelden wollen. Das können auch mehr als 5 sein.

Import/Export

Bei vielen Anmeldungen und/oder einer längeren Bearbeitungsdauer empfiehlt es sich die Import/Export Funktion der Noteneingabemaske zu nutzen.

Fall 1

Es sind bereits Teilnehmerinnen vorhanden und der/die Prüfervertreter:in möchte die Liste exportieren, diese offline bewerten und im Anschluss wieder hochladen um die Bewertungen einzutragen. Nach dem Download sind nur Eintragungen in den Spalten Bewertung und Datum erforderlich. Im Anschluss kann die Liste wieder importiert und verbucht werden (siehe unten).

Der Ablauf im Detail:

1. Rufen Sie die Noteneingabemaske der gewünschten Prüfung mit allen Teilnehmer:innen auf, welche exportiert werden sollen
2. Klicken Sie auf [Excel-Export]
3. Öffnen Sie das erhaltene Dokument
4. Tragen Sie ausschließlich im Feld Bewertung und im Feld Datum die Bewertung der Leistung und das Prüfungsdatum ein
5. Speichern Sie das bearbeitete Dokument gut auffindbar wieder auf ihrem Dateisystem ab
6. Rufen Sie die gewünschte Prüfung erneut auf, deren Teilnehmer:innen sie soeben bewertet haben
7. Klicken Sie auf den Bereich [Hochladen] und wählen Sie das bearbeitete Dokument aus
8. Klicken Sie auf [Datei importieren]
9. Prüfen Sie noch einmal ob der Import erwartungsgemäß funktioniert hat
10. Klicken Sie auf [Speichern]
11. Das System speichert nun Ihre Eingaben. Ergebnisse werden sofort veröffentlicht/freigegeben

Fall 2

Es sind noch keine Teilnehmer:innen vorhanden. Der/die Prüfervertreter:in exportiert sich eine leere Liste mit den Grunddaten um selbst Teilnehmer:innen anzumelden oder ggf. direkt zu bewerten. Es müssen nur Eintragungen in der Spalte Matrikelnummer erfolgen. Soll direkt bewertet werden, müssen ebenfalls Eintragungen in den Feldern Bewertung und Datum erfolgen. Im Anschluss kann die Liste wieder importiert und verbucht werden.

Der Ablauf im Detail:

1. Rufen Sie die Noteneingabemaske der gewünschten Prüfung ohne Teilnehmer:innen auf, welche neue Anmeldungen erhalten sollen
2. Klicken Sie auf [Excel-Export]
3. Öffnen Sie das erhaltene Dokument
4. Tragen Sie ausschließlich in der Spalte mtknr untereinander die Matrikelnummern ein, die Sie zur Leistung anmelden wollen (das können mehr als 5 sein!)
5. Speichern Sie das bearbeitete Dokument gut auffindbar wieder auf ihrem Dateisystem ab
6. Rufen Sie die gewünschte Prüfung erneut auf, deren leeren Excel-Export Sie soeben bearbeitet haben
7. Klicken Sie auf den Bereich [Hochladen] und wählen Sie das bearbeitete Dokument aus
8. Klicken Sie auf [Datei importieren]
9. Prüfen Sie noch einmal ob der Import erwartungsgemäß funktioniert hat
10. Klicken Sie auf [Speichern]
11. Das System speichert nun Ihre Eingaben. Anmeldungen werden sofort veröffentlicht/freigegeben

Alle Exporte auf einen Blick

Es existieren unterschiedliche Exporte an unterschiedlichen Stellen.

Die wichtigsten Exporte (wie im QIS-Portal) sind

1. Der EvaExam Export (CSV, wie im QIS-Portal): Wichtig für den Teilnehmer:innen-Import in EvaExam
2. Die Notenansicht (PDF, wie im QIS-Portal): Wichtig für Notenlisten nach einer Klausur
3. Die Teilnahmeliste (PDF, wie im QIS-Portal): Wichtig für die Übersicht der Teilnehmer:innen vor einer Klausur
4. Der Excel-Export (XLS, wie im QIS-Portal): Wichtig für die massenweise Noteneingabe nach der Klausur

Darüber hinaus bietet das Portal TUconnect einen weiteren Export an:

1. Ein einfacher Excel-Export mit selbst konfigurierbaren Exportspalten (XLS). Nicht wichtig und eher Nice-to-have. Bietet eine Export-Funktion der E-Mail Adressen.

In welcher Funktion sind die Exporte zu finden?

	Funktion Noten eingeben	Funktion Teilnehmerliste
EvaExam Export	X
Notenansicht	X
Teilnehmerliste		X
Excel-Export	X
einfacher Excel-Export		X

Was wird exportiert?

Der einfache Excel Export kann angepasst werden indem Sie weitere Felder ein- oder ausblenden. Klicken Sie hierzu oben rechts auf [Tabelle anpassen].

Weitere Themen

Parallelgruppen/Termine

Parallelgruppen können auch als Termingruppen oder Termincontainer verstanden werden. Für jeden neuen Prüfungstermin muss durch das Prüfungsamt mindestens auch eine Parallelgruppe erstellt werden. An einer Parallelgruppe können dann eine oder mehrere Terminsätze hängen, in welchen dann eine detailliertere Aufteilung (in z.B. verschiedene Räume und Uhrzeiten) vorgenommen wird.

Es kann auch eine Aufteilung der Prüfung in verschiedene Prüfer:innen oder in verschiedene Prüfungstermine erfolgen z.B. für Nachschreibe-Klausuren. Details zu Ihren (zu vertretenden Prüfungen) erhalten Sie bei Ihrem Prüfungsamt.

Zwei gängige Fälle sind eine Aufteilung in mehrere Prüfungstermine und eine Aufteilung nach Prüfer:innen.

Mehrere Prüfungstermine

In der Spalte Prüfungsperiode ist erkennbar, dass diese in der gleichen Prüfung unterschiedlich ist. Die Prüfungstermine sind ebenfalls unterschiedlich und finden nacheinander statt. Studierende können in diesem Fall sowohl in der ersten, als auch in der zweiten Gruppe der Teilnehmer:innen vorkommen. Das ist z.B. bei Nachschreibklausuren der Fall.

Mehrere Prüfer:innen

Unter den schwarzen Balken der Spalte Prüfungsdetails verstecken sich unterschiedliche Prüfer:innen für die gleiche Prüfung. In der Spalte der Teilnehmerstatistik sind außerdem unterschiedlich viele Teilnehmer:innen in den verschiedenen Parallelgruppen zugelassen. Teilnehmer:innen kommen hier genau einmal in einer der Parallelgruppen vor, da der Prüfungstermin grundsätzlich überall gleich ist. Nur der/die Prüfer:in unterscheidet sich in den Parallelgruppen.

Batchprozesse beobachten

Rufen Sie im Menü unter [Leistungen] die Option [Regelverarbeitung] und im Anschluss [Batchprozesse beobachten] auf. Diese Funktion bietet eine Übersicht über alle selbst angestoßenen Prozesse bei der Verbuchung von Leistungen. Bei Bedarf können Prozesse hier auch beendet werden.