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4.3. Ordner Informationen aus der Finanzmittelrechnung

In diesem Ordner findet man folgende Berichte:

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s. Informationsportal: Dezentrales Berichts- und Formularwesen mit SAP https://informationsportal.tu-braunschweig.de/portal/catalog/entities/details?tenantId=257328d7-59ab-46b9-9385-cf12c36df3d7&repositoryId=ca3fd7e2-4f66-40bd-84fe-0cf85c3fc49e&stageId=published&entityId=eb4a155b-73d5-474b-8a46-41d7e57800d9

Bericht: Kontoauszug TUBS Finanzmittelbestand

Transaktionscode: Y_ES0_35000150

Berichtstyp: Recherchebericht

Dieser Bericht weist den aktuellen Kontostand für ein bestimmtes Berichtsjahr aus. Er eignet sich, um eine Übersicht der Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres zu erhalten. Die Summen im Kontoauszug basieren auf den Daten des Berichts Alle Buchungen/ Belegjournal.

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Folgende Eintragungen sind unbedingt erforderlich:

  • Finanzstelle(n)
  • Finanzkreis:            TUBS
  • Geschäftsjahr

Über die Optionsknöpfe image.png hat man die Wahl zwischen zwei Ausgabearten: „grafisch“ oder „klassisch“:

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Die Begriffe sind in beiden Berichten identisch. Lediglich die Optik unterscheidet sich, s. https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/34-ergebnisansicht-recherchebericht

Es gibt insgesamt 8 Spalten mit folgender Bedeutung:

  1. Spalte: Vortragswerte aus dem Vorjahr. Der Saldovortrag kann für die Verwendung im aktuellen Jahr mit einbezogen werden.
  2. Spalte: Summe aller Einnahmen Ist (vereinnahmt) 
  3. Spalte: Summe des durch Budgetänderung umgebuchten Budgets (innerhalb eines Instituts/einer Einrichtung).
  4. Spalte: Summe aller Ausgaben Ist (verausgabt)
  5. Spalte: Summe aus Spalte 2. bis 4. (zahlungswirksam)
  6. Spalte: Summe aus Spalte 1. und 5. (aktueller Kontostand)
  7. Spalte: Summe aller Einnahmen Obligo (offene Posten nachrichtlich)
  8. Spalte: Summe aller Ausgaben Obligo (offene Posten nachrichtlich)

Die Darstellung ist nach folgenden Navigationsmerkmalen möglich:

  • Fonds
  • Fin.Zweck
  • Finanzstelle
  • Finanzposition
Bericht: Kontoauszug TUBS Finanzmittelauswert

Transaktionscode: Y_ES0_35000253

Berichtstyp: Recherchebericht

Dieser Bericht ist vom Grundaufbau dem Kontoauszug TUBS Finanzmittelbestand ähnlich. Der Unterschied besteht darin, dass jahresübergreifende Auswertungen vorgenommen werden können:

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Folgende Eintragungen sind unbedingt erforderlich:

  • Finanzstelle(n)
  • Finanzkreis:            TUBS
  • von PPP.JJJ
  • bis PPP.JJJ

Auch hier gibt es insgesamt 8 Spalten:

  1. Spalte: Vortragswerte aus dem Vorjahr. (s.u.)
  2. Spalte: Summe aller Einnahmen Ist (vereinnahmt) 
  3. Spalte: Summe aller Ausgaben Ist (verausgabt)
  4. Spalte: Summe aus Spalte 2. bis 3. (zahlungswirksam)
  5. Spalte: Summe aus Spalte 1. und 4. (aktueller Kontostand)
  6. Spalte: Summe aller Einnahmen Obligo (offene Posten nachrichtlich)
  7. Spalte: Summe aller Ausgaben Obligo (offene Posten nachrichtlich)
  8. Spalte: Summe aus Spalte 5. bis 7.

Die Darstellung ist nach folgenden Navigationsmerkmalen möglich:

  • Geschäftsjahr
  • Periode/Jahr
  • Fin.Zweck
  • Finanzstelle
  • Fonds
  • Finanzposition

Saldovorträge werden nur in der ersten Periode eines Jahres angezeigt (001.JJJJ).
Der Saldovortrag erscheint nur einmal, auch wenn die Selektion mehrere Jahre umfasst.

Bericht: Drittmittelauswertung

Transaktionscode: Y_ES0_35000246

Berichtstyp: Recherchebericht

Im Informationsportal gibt es nähere Informationen zu diesem Bericht im Dokument Dezentrales Berichts- und Formularwesen mit SAP.

In diesem Bericht werden nur die Drittmittel ausgewertet (6er Fonds), eine Darstellung mehrerer Jahre ist möglich. Nach Eingabe der Finanzstelle erfolgt die Auswahl des/ der Fonds selbsttätig durch den Bericht. Die Auswahl eines bestimmten Fonds ist erst innerhalb des Berichtes nach Darstellung in Fonds möglich.

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Folgende Eintragungen sind in der Selektionsmaske unbedingt erforderlich:

  • Finanzstelle(n)
  • Von Geschäftsjahr
  • Bis Geschäftsjahr

Beim ersten Aufruf ist der Bericht strukturiert nach Belastungstyp (Einnahmen, Ausgaben):

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Es gibt insgesamt 18 Spalten:

  1. Spalte: EU
  2. Spalte: BMBF
  3. Spalte: Andere Bundesministerien
  4. Spalte: Bund insgesamt - Summe aus Spalte 2 und 3
  5. Spalte: DFG Einzelförderung
  6. Spalte: DFG SFB
  7. Spalte: DFG GK
  8. Spalte: DFG gesamt - Summe aus Spalte 5 bis 7
  9. Spalte: VW Siftung
  10. Spalte: Andere Stiftungen
  11. Spalte: Stiftungen gesamt - Summe aus Spalte 9 und 10
  12. Spalte: DAAD
  13. Spalte: Andere Vereine/Verbände
  14. Spalte: Vereine/Verbände gesamt - Summe aus Spalte 12 und 13
  15. Spalte: Privatwirtschaft
  16. Spalte: Öffentliche
  17. Spalte: Freie Guthaben
  18. Spalte: DM Forschung gesamt – Summe der Spalten 1, 4, 8, 11 und 14 bis 17

Die Darstellung ist nach folgenden Navigationsmerkmalen möglich:

  • Finanzstelle
  • Fin.Zweck
  • Belastungstyp (Einnahmen, Ausgaben)
  • Geschäftsjahr
  • Fonds
  • Finanzposition
Bericht: Alle Buchungen (Belegjournal)

Transaktionscode: FMRP_RFFMEP1AX

Berichtstyp: ALV-Liste

In der Selektionsmaske sind folgende Eintragungen unbedingt erforderlich:

  • Finanzkreis: TUBS
  • Finanzstelle(n)
  • Geschäftsjahr/Periode

Empfehlenswert sind noch folgende Eingrenzungen/Einstellungen:

  • Maximale Trefferzahl: Voreinstellung 500 bedeutet, dass nur 500 Datensätze angezeigt werden. Um sicherzugehen, dass alle Datensätze angezeigt werden, sollte diese Zahl entfernt werden.
  • Layout: Der Haken bei „nur Variantenfelder“ bedeutet, dass nicht alle verfügbaren Spalten des Berichtes angezeigt werden. Es fehlen z. B. die Spalten mit Bankleitzahl, Bankkonto, Bankland etc. Deshalb empfehlen wir, diesen Haken zu entfernen.

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Wichtige Spalten

Jeder Beleg hat eine Belegnummer des Referenzbeleges (Spaltenüberschrift: RefBelegnr). Dabei handelt es sich um eine 8-stellige Ziffernfolge, für die es eine Systematik gibt (s. Informationsportal). Desweiteren gibt es noch die Belegposition zur FI-Belegnummer (Spaltenüberschriften: Pos, Position), ein Beleg kann aus mehreren Positionen bestehen.

Dann gibt es 5 wichtige Datumsangaben:

Buchungsdatum (Spaltenüberschrift: Buch.dat.) = Liefer-/Leistungsdatum

Belegdatum = Rechnungsdatum

Referenzbeleg erfasst am (Spaltenüberschriften: RefBel.Dat, RefBel. Erfasst am) = Datum der Eingabe in SAP (Rechnerdatum)

Ausgleichsdatum (Spaltenüberschrift: Ausgleich) = Datum, an dem der Geldeingang/die Zahlung erfolgt ist

Haushaltsmanagement-Fortschreibedatum (Spaltenüberschrift: HHM-Budat) = Datum, an dem die FI-Buchung ins Modul PSM übertragen wurde

Es gibt 3 Angaben zum Geschäftsjahr:

Geschäftsjahr

Geschäftsjahr zur FI-Belegnummer

Gjahr Zahlungsbeleg

Für die Bildung von Zwischensummen sollte nur die Angabe Geschäftsjahr verwendet werden.

Außerdem gibt es die Angaben Periode und Periode pro Jahr.

Zur Finanzstelle gehört die Bezeichnung der Finanzstelle (Spaltenüberschriften: Fistl-Text, Text der Fin.Stelle).

Zur Finanzposition gehört die Bezeichnung der Finanzposition (Spaltenüberschriften: Fipos-Text, Finanzpositionstext).

Zum Fonds gehört die Bezeichnung des Fonds (Spaltenüberschriften: Fonds-Text, Text des Fonds).

Im Text steht i.d.R. die Firma und das Produkt bzw. bei Personalbuchungen die Personalnummer.

Die Betragsart gibt es zweimal: als vierstellige Ziffernfolge (Spaltenüberschrift: Btr.art) und als Text. Dabei gilt folgende Zuordnung:

0100 – Original

0200 – Abbau

0250 – Gezahlt

0350 – Übertrag Folgejahr (Obligo)

Werttyp und Werttyp-Text gehören zusammen, mögliche Werte s. Anhang.

Belegart (Spaltenüberschrift: Art) gibt an, um welchen Geschäftsvorfall es sich handelt, z.B. AN = Anlagenzugang netto, KN = Kreditoren netto, RK = Reisekosten. Mögliche Belegarten s. Anhang

In der Spalte Anlage steht für Anlagegüter die Anlagen-Hauptnummer, s.a. https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/42-ordner-informationen-aus-der-finanzbuchhaltung 

Bezeichnung des CO-Vorgangs (Spaltenüberschrift: CO-Vorgang) kann die Werte Sachkontenbuchung und Umbuchung Kosten enthalten.

Gegen Zahlungsbudget zu prüfender Betrag gibt es zweimal: die Werte unterscheiden sich nur, wenn es sich um ausländische Rechnungen/Zahlungen handelt. Dazu gehören die Angaben Finanzkreiswährung und Transaktionswährung. Die Zuordnung muss an einem Beispiel vorgenommen werden. Dazu gibt es dann noch Umrechnungsdatum und Umrechnungskurs.

Skontobetrag gibt es auch zweimal; die Werte können sich unterscheiden.

Referenz ist Rechnungsnummer des Lieferanten. 

Im Belegkopftext kann z.B. „Telefon 01/14“ stehen.

Für die Überweisung gibt es die Angaben Bankkonto, Bankland (Spaltenüberschrift: Land), Bankleitzahl (Spaltenüberschrift: Bnkleitz.) und Kontoinhaber sowie IBAN und SWIFT/BIC.

Das Steuerkennzeichen wird z.B. für die Intrahandelsstatistik benötigt.

Bericht: Belegliste Haushaltsmanagementsystem nach Erfassungsdatum

Transaktionscode: Y_ES0_35000050

Berichtstyp: ALV-Liste

Im Informationsportal gibt es nähere Informationen zu diesem Bericht im Dokument Hinweise zum Einsatz der Belegübersicht „Belegliste Haushaltsmanagement nach Erfassungsdatum“.

Dieser Bericht ist insbesondere hilfreich, Belege zu erkennen, die z.B. am Jahresanfang noch für das zurückliegende Geschäftsjahr gebucht wurden. Im Vergleich zum Bericht Alle Buchungen/ Belegjournal wird hier für jeden Beleg nur die Zeile Betragsart = „Original“ ausgegeben.

Hinweis: Auch in diesem Bericht gibt es die Spalte Steuerkennzeichen (z. B. für die Intrahandelsstatistik).

In der Selektionsmaske ist unbedingt die Finanzstelle und als Buchungskreis TUBS einzutragen:

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Dann hat man noch die Möglichkeit, das Erfassungsdatum und das Geschäftsjahr einzugrenzen:

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Beim FI-Geschäftsjahr werden die FI-Buchungsperiode und das FI-Geschäftsjahr der Belege ausgewertet. Bei PSM-Geschäftsjahr/Perioden wird das Fortschreibungsdatum eines Beleges in das Modul PSM ausgewertet.

Auf Wunsch können auch die Obligobelege angezeigt werden oder nicht:

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Die Liste enthält alle haushaltsrelevant gebuchten Belege.

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Es besteht die Möglichkeit, den Bericht im Dialog aufzurufen bzw. direkt auf den Drucker zu geben:

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Sofern kein Layout angegeben wurde, wird das Ergebnis dann im TUBS-weit voreingestellten Layout angezeigt:

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Es kann dann bei Bedarf ein anderes Layout ausgewählt werden, z.B. /Standard. Diese hat folgende Einstellungen:

Es liegt ein Filter auf der Spalte Werttyp, der alle Buchungen mit Werttyp=58 ausschließt. (Werttyp = 58 sind Anzahlungsforderungen, s. Anhang - link ist noch zu ergänzen)

Es gibt eine Summe auf der Spalte Betrag FK-Währung, sortiert ist aufsteigend nach Auftrag (damit ist der Innenauftrag/Fond gemeint).

Es gibt hier die Spalten Erfassungsdatum, Ausgleichsdatum (Spaltenüberschrift: Ausgleich), Belegdatum und Buchungsdatum, aber kein Haushaltsmanagement-Fortschreibedatum.

Es gibt Belegnummer und HHM-Belegnummer, die sich unterscheiden können. Die Spalte Position gibt es zweimal, die Einträge können sich unterscheiden.

Es gibt sowohl Kostenstelle als auch Finanzstelle sowie Finanzstelle-Txt.

In der Spalte Referenz findet sich auch hier die Rechnungsnummer des Lieferanten.

Zum Auftrag gehört die Spalte Bezeichnung.

Herkunft der Daten gibt an, aus welchem SAP-Modul die Daten stammen, z.B. FI oder CO.

Die Spalten Geschäftsjahr, Belegnummer und Finanzposition sind farbig hinterlegt.

Folgende Spalten sind hier nicht vorhanden: 

  • Periode
  • Periode/Jahr
  • Haushaltsmanagement-Fortschreibedatum
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