4.2. Ordner Informationen aus der Finanzbuchhaltung
Bericht: Anlagen je Kostenstelle/Innenauftrag
Transaktionscode: Y_ES0_35000056
Berichtstyp: ALV-Liste
In der Selektionsmaske sind Eingrenzungen nach Inventarnummer, Kostenstelle, Fond, Geschäftsbereich und Anlagehauptnummer möglich:
Die Inventarnummer bezieht sich auf Altanlagen, d.h. bis 2000. Ab 2001 gibt es die Anlagen-Hauptnummer.
Bei der Kostenstelle im Stammsatz handelt es sich um die Kostenstelle, die im Anlagenstammsatz für dieses Wirtschaftsgut hinterlegt wurde. Diese Kostenstelle bezieht sich nicht auf die Finanzierung.
Die Verantwortliche Kostenstelle gibt es nur für zentrale Einrichtungen.
In der Ergebnisansicht sind dann die Anlagen aufgelistet:
Es gibt hier keinen Berichtskopf, in dem die Selektionskriterien angezeigt werden.
Alle vorhandenen Spalten sind eingeblendet.
Die Buttons/Icons sehen z.T. etwas anders aus als im Kapitel 2.1.2. beschrieben. Bei den Symbolen für Filter, Summe, Zwischensumme, Ansichten und Layout gibt es unten rechts noch ein kleines Dreieck, über das ein Kontextmenü aufgerufen werden kann, z.B. für Layout:
Weitere Informationen finden sich im Informationsportal unter https://informationsportal.tu-braunschweig.de/portal/catalog/entities/details?tenantId=257328d7-59ab-46b9-9385-cf12c36df3d7&repositoryId=ca3fd7e2-4f66-40bd-84fe-
Bericht: Offene und ausgeglichene Posten pro Finanzstelle
Transaktionscode: ZFISOP
Berichtstyp: ALV-Liste
Dieser Bericht wird von der Finanzbuchhaltung empfohlen für die Überprüfung, welche Rechnungen noch offen sind. Es handelt sich dabei um eine Eigenentwicklung des CCC. Deshalb ist der Bericht nicht geeignet für eine umfassende Kontrolle, weil z.B. Umbuchungen nicht berücksichtigt werden.
In der Selektionsmaske gibt es neben den Eingrenzungen nach Finanzstelle, Fond und Geschäftsjahr die Möglichkeit, sich Kreditoren, Debitoren, Sachkonto oder alle (*) diese Posten anzeigen zu lassen. Außerdem hat man die Wahl zwischen offenen und ausgeglichenen Posten:
Als Ergebnis erhält man eine ALV-Liste, die i.d.R. nach Name 1 und Fälligkeitsdatum sortiert ist –jeweils mit Zwischensumme nach diesen beiden Kriterien. Die „Ampel“ in der ersten Spalte zeigt auf einen Blick, wie dringlich die jeweilige Angelegenheit ist:
Durch Doppelklicken auf einen Beleg kann man wie gewohnt in die Einzelbeleganzeige wechseln.
Anmerkungen:
- in diesem Bericht werden Ausgaben negativ dargestellt, Storni, Gutschriften etc. dagegen positiv
- der Bericht zeigt nicht alle Buchungen an; nicht enthalten sind u. a. Buchungen ohne Kreditoren- bzw. Debitoren-Nummer wie z. B. die Erfolgsumbuchungen für das Personal
- Sachkontenbuchungen werden nicht ausgeglichen und stehen daher immer bei den offenen Posten
Meldung: es wurden keine Einzelposten selektiert
Sollte im Dialogfenster die Informations-Meldung erscheinen
gibt es zwei Möglichkeiten:
- Es gibt keine offenen bzw. ausgeglichenen Posten für die gewählte Selektion.
- Die Selektion ist „unsinnig“ und kann deshalb keine Ergebnisse liefern. (z.B. Fonds =“1“ für Debitoren). Dann muss die Selektion korrigiert werden.
Bericht: Beleg anzeigen
Transaktionscode: ZFB03
Dieser Bericht liefert immer den aktuellen Stand der Zahlung. Er sollte angewendet werden, wenn man schnell nachsehen muss, ob eine Rechnung bezahlt wurde, storniert ist oder ähnliches.
Dabei ist zu unterscheiden, ob die Belegnummer bekannt ist oder nicht.
Belegnummer ist bekannt
In der Selektionsmaske muss dann die Belegnummer und als Buchungskreis TUBS eingegeben werden. Das Geschäftsjahr ist nur erforderlich, wenn es vom aktuellen Jahr abweicht:
Mit Klick auf 
oder durch Betätigen der ENTER-Taste erhalten Sie eine Belegübersicht:
Fehlermeldung: Die voreingestellte Variante '' für den Zeilenaufbau ist ungültig
Anmerkung: Es kann vorkommen, dass zunächst am unteren Fensterrand folgende Fehlermeldung erscheint
Dann ist wie folgt zu verfahren:
- den Button Bearbeitungsoptionen anklicken:
- im folgenden Fenster für den Zeilenaufbau einen beliebigen Wert aus der Werteliste wählen, z.B. AA:
- ... und mit Klick auf
zur Selektionsmaske zurückkehren
Jetzt sollte der Aufruf der Belegübersicht funktionieren.
Nach Anklicken der einzelnen Positionen in der Belegübersicht öffnet sich das Fenster „Beleg anzeigen“:
Ist ein Beleg bereits angewiesen, erhält man die Zeile „Ausgleich“ mit Datum und Belegnummer; wurde noch nicht gezahlt, fehlt diese Zeile ganz. Wurde der Beleg storniert, erscheinen hier Buchungsdatum und Stornobelegnummer (Stornobelege beginnen immer mit 99):
Durch Klicken auf die Stornobelegnummer wechseln Sie in die Beleganzeige der Stornobuchung. Hier können Sie z. B. erkennen, wer den Beleg erfasst hat, sodass bei evtl. Rückfragen direkt der Bearbeiter angesprochen werden kann.
Mit 
oder 
oder F9 gelangt man zurück zur Belegübersicht.
Der Button
zeigt den sogenannten Belegkopf an:
Hier findet man u.a. das Belegdatum, das Buchungsdatum, das Erfassungsdatum, den Erfasser und die Referenz (Rechnungsnummer des Lieferanten).
Belegnummer ist nicht bekannt
In diesem Fall hat man mit dem Button Belegliste verschiedene Suchmöglichkeiten:
Es erscheint zunächst eine Selektionsmaske:
Sinnvoll kann z.B. eine Eingrenzung nach dem Erfassungsdatum sein oder die Suche nach der Rechnungsnummer des Lieferanten bei Referenznummer:
Als Ergebnis erhält man eine ALV-Liste, in der man die üblichen Such- und Gestaltungsmöglichkeiten hat (s. https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/33-ergebnisansicht-alv-liste):
Mit Doppelklick in eine Zeile gelangt man wieder in die entsprechende Einzelbeleganzeige (s.o.)