3.3. Ergebnisansicht ALV-Liste

Spalten verschieben

auf Spaltenüberschrift klicken – Spalte wird markiert (andere Hintergrundfarbe) – und mit gedrückter linker Maustaste die Spalte an die gewünschte Position schieben

Spalten ausblenden

mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken (z.B. "Verf.Budg") – aus dem nun angezeigten Menü den Punkt „Ausblenden“ auswählen:

Spalten einblenden

mit der rechten Maustaste auf Spaltenüberschrift klicken – aus dem nun angezeigten Menü den Punkt „Einblenden…“ auswählen:

Es erscheint dann das folgende Fenster:

Auf der linken Seite sind alle derzeit angezeigten Spalten aufgeführt, und zwar in der entsprechenden Reihenfolge der Anzeige. Auf der rechten Seite findet man alle vorhandenen Spalten des Berichts, die noch eingeblendet werden können. Diese können alphabetisch sortiert werden, indem man auf Spaltenname (unter Spaltenvorrat) klickt. Mit kann der Spaltenvorrat durchsucht werden.

Für das Einblenden einer Spalte aus dem Spaltenvorrat muss diese rechts ausgewählt und mit  nach links zu den angezeigten Spalten übertragen werden. (Alternativ: Doppelklick)

Analog können hier auch angezeigte Spalten ausgeblendet werden, indem sie mit Anklicken und  bzw. Doppelklick in den Spaltenvorrat übertragen werden.

Außerdem lässt sich mit die Reihenfolge der angezeigten Spalten ändern (alternativ zu Spalte verschieben – s.o.)

Mit Klick auf  werden die Daten dann entsprechend angezeigt.

Spaltenbreite ändern

auf Spaltenüberschrift klicken – Spalte wird markiert; wie in anderen Programmen üblich Mauszeiger auf den rechten Rand der Spaltenüberschrift positionieren und mit gedrückter Maustaste die Spaltenbreite ändern

Achtung: Die Spaltenüberschrift wird im Bericht abhängig von der Spaltenbreite unterschiedlich angezeigt.

Dafür gibt es die Schaltflächen   und für aufsteigende bzw. absteigende Sortierung:

Bei der Anwendung kommt es darauf an, ob eine Spalte markiert ist oder nicht. 

Wenn eine Spalte markiert ist (durch Klick auf die Spaltenüberschrift), wird nach Anklicken von  oder  nach dieser Spalte sortiert. Die bisherige Sortierung und ggf.  auch vorhandene Zwischensummen gehen dabei verloren.

Alternativ: mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken und aus dem angezeigten Menü den Punkt Aufsteigend sortieren bzw. Absteigend sortieren auswählen:

Beispiel: Sortierung nach Ausgleichsdatum

Wenn keine Spalte markiert ist, erscheint nach Klick auf / das folgende Fenster:

Das Handling ist hier genauso wie bei „Spalten einblenden“ (s.o.). Auf der linken Seite sind die Spaltennamen aufgeführt, nach denen derzeit sortiert ist, evtl. mit Zwischensumme. Auf der rechten Seite stehen alle verfügbaren Spalten. Die Reihenfolge der Spaltennamen auf der linken Seite ergibt die Rangfolge der Sortierung.  Im Bericht erkennen Sie eine sortierte Spalte an einem kleinen roten Dreieck in der Spaltenüberschrift, Spitze auf-    bzw. abwärts :

Durch Filtern kann die Anzeige der angezeigten Datensätze eingeschränkt werden. Dafür gibt es die Schaltfläche  bzw. den Menüpunkt Bearbeiten – Filter setzen :

Bei der Anwendung kommt es auch hier darauf an, ob eine Spalte markiert ist oder nicht (wie beim Sortieren). 

Wenn eine Spalte markiert ist (durch Klick auf die Spaltenüberschrift), erscheint nach Anklicken von  ein Fenster, in dem Filterkriterien für diese Spalte eingetragen werden können (z.B. Finanzposition):

Es können hier Eingrenzungen für einen einzelnen Wert, ein Intervall (von – bis) oder Mehrfachselektionen vorgenommen werden. (s. bei Selektionen https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/32-selektionsmaske)

Alternativ: mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken und aus dem angezeigten Menü den Punkt Filter setzen… auswählen:

   Beispiel: Filter auf Belegdatum

Wenn keine Spalte markiert ist, erscheint nach Klick auf  das folgende Fenster:

Wie beim „Spalten einblenden“ bzw. Sortieren können hier die Spalten, nach denen gefiltert werden soll, aus dem Spaltenvorrat durch Klick auf   nach links übertragen werden. Anschließend sind mit Klick auf    für jede zu filternde Spalte die konkreten Filterkriterien festzulegen.

Eine gefilterte Spalte erkennt man an einem kleinen Trichter () in der Spaltenüberschrift.

Achtung: Filter können auch auf ausgeblendeten Spalten liegen!

Achtung: Sortierungen, Zwischensummen etc. werden nur für den gefilterten Bereich ausgeführt.

Filter entfernen

In einigen Berichten ist der Button für die Rücknahme eines Filters vorhanden:

Sonst: wieder auf   klicken, danach den gewünschten Filter markieren und ihn mit  zurück in den Spaltenvorrat schieben:

Summen können über Spalten wie z.B. Zahl.Budg. (gegen Zahlungsbudget zu prüfender Betrag) gebildet werden. Dazu die Spalte markieren und dann auf   klicken:

Es erscheint dann in der Spaltenüberschrift das Summenzeichen , neben dem Summenzeichen ein Symbol für Zwischensummen    sowie am unteren Ende der Tabelle eine gelbe Zeile mit der Summe:

Erst wenn eine Summe vorhanden ist, kann man auch Zwischensummen bilden – mit Klick auf . Dabei kommt es wieder darauf an, ob eine Spalte markiert ist oder nicht (wie beim Sortieren und Filtern).

Wenn eine Spalte markiert ist, wird  nach Anklicken von  sofort die entsprechende Zwischensumme gebildet und außerdem nach dieser Spalte aufsteigend sortiert.

Achtung: Vorherige Zwischensummen und Sortierungen gehen dabei verloren!!! Es gibt keine Funktion Rückgängig, mit der sich das wiederherstellen lässt!!!

Die Zwischensummen sind zu erkennen an der hellgelben Zeile und dem Symbol   in der betreffenden Spalte:

Beispiel: Zwischensumme für Finanzposition

Wenn keine Spalte markiert ist, erscheint  nach Anklicken von folgendes Fenster:

Man hat hier die Möglichkeit, aus dem Spaltenvorrat diejenigen Spalten auszuwählen, nach denen sortiert bzw. eine Zwischensumme gebildet werden soll, z.B. nach Fond, Periode und Text (sinnvoll für Personalausgaben):

Beispiel: Zwischensumme pro Beleg

Es kann vorkommen, dass der Gesamtbetrag einer Rechnung nicht auf den ersten Blick erkennbar ist, weil der Beleg in zahlreiche Positionen zerlegt ist. Um den Rechnungsbetrag zu finden, ist es hilfreich, wenn man die Zwischensumme pro Beleg bildet.

Dazu markiert man die Spaltenüberschrift Referenzbelegnummer durch Anklicken und erzeugt mit Klicken auf die Zwischensummen für diese Spalte:

Beispiel:  Zwischensumme Finanzposition, Periode und Belegnummer

Hier wird zunächst eine Zwischensumme nach Finanzposition gebildet. Für jede Finanzposition wird dann noch eine Zwischensumme für die einzelnen Perioden gebildet. Und anschließend wird für jede Periode noch nach der Belegnummer des Referenzbeleges sortiert – ohne Zwischensumme.

Mit Klick auf werden die Daten dann entsprechend dargestellt:

Man kann die „Detailzeilen“ (blaue Zeilen) für eine Zwischensumme ausblenden, indem man auf  (im Beispiel neben der Periode) klickt. Dann sieht man nur noch die gelben Zeilen mit der Zwischensumme. Das Symbol ändert sich außerdem zu :

Zum Einblenden der „Detailzeilen“ klickt man wieder auf .

Um alle  „Detailzeilen“  auszublenden (bzw. auch wieder einzublenden), gibt es den Menüpunkt: Einstellungen – Summenaufriß festlegen…

Es erscheint dann das folgende Fenster:

Mit Doppelklick auf die erste Zeile (0 – Nicht-Summenzeilen) werden alle „Detailzeilen“ eingeblendet.

Mit Doppelklick auf die zweite Zeile (1 – Periode) werden alle „Detailzeilen“ ausgeblendet und die Zwischensummen für alle Perioden und alle Finanzpositionen angezeigt.

Mit Doppelklick auf die dritte Zeile (2 – Finanzposition) werden alle „Detailzeilen“ ausgeblendet und nur die Zwischensummen für die Finanzpositionen angezeigt.

Layout ändern

Alle beschriebenen Gestaltungsmöglichkeiten für das Layout kann man auch  über  (Layout ändern) aufrufen:

Im dann erscheinenden Fenster gibt es Registerkarten, auf denen die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden können:

Layout sichern

Wird ein Layout häufiger benötigt, so kann man die Einstellungen für eine spätere Verwendung speichern:

Im folgenden Fenster ist dann ein Name für das Layout einzugeben sowie eine Bezeichnung:

Der Name für das Layout (Angabe bei „Layout sichern“) muss pro Benutzer eindeutig sein.

Ganz wichtig: Bitte für eigene Layouts unbedingt einen HAKEN bei „Benutzerspezifisch“ setzen!!!

Ein HAKEN bei „Voreinstellung“ bedeutet, dass dieses Layout bei jedem Aufruf des Berichts verwendet werden soll, sofern kein anderes Layout gewählt wurde.

Auf der Registerkarte „Sichern mit“ kann festgelegt werden, welche Layout-Einstellungen gespeichert werden sollen:

Layout auswählen

Man kann gespeicherte Layouts wie folgt aufrufen:

oder

Im folgenden Fenster kann man dann das gewünschte Layout auswählen:

Es können eigene (benutzerspezifische) oder systemweite (benutzerübergreifende) Layouts verwendet werden. Auf die Layouts anderer Nutzer hat man also nur Zugriff, wenn sie als benutzerübergreifend (also kein Haken bei „Benutzerspezifisch“- s.o.) gespeichert wurden. 

Layout löschen

Um ein Layout zu löschen, gibt es den Menüpunkt Menü Einstellungen – Layout – Verwalten:

Es werden dann alle benutzerspezifischen Layouts angezeigt:

Durch Auswahl des zu löschenden Layout und Klick auf   wird dieses aus der Liste entfernt. Aber erst nach dem Speichern   dieser Änderung ist es auch wirklich gelöscht. 

Mit Klick auf   oder den Menüpunkt Bearbeiten – Suchen kann die Liste durchsucht werden:

Zunächst muss der Suchbegriff eingegeben werden, z.B. „Drucker“:

Außerdem ist es meistens sinnvoll, dass die Anzahl der Treffer angezeigt wird – dazu ist entsprechend der Haken zu setzen.

Wenn eine Spalte markiert ist, wird diese nach dem angegebenen Suchbegriff durchsucht.

Wenn keine Spalte markiert ist, werden alle Spalten durchsucht.

Mit Klick auf  wird der erste Treffer in der obersten Zeile angezeigt:

Achtung: Der Treffer kann vom Suchfenster überlagert sein, wenn er sich weiter links in der Liste befindet.

Außerdem erhält man die Information, wie oft der Suchbegriff im vorhanden ist.

Durch weiteres Klicken auf  werden die weiteren Treffen angezeigt, immer in der obersten Zeile.

Man kann auch nach einem Datum oder auch einem Geldbetrag suchen. Dabei ist zu beachten, dass das Format beim Suchbegriff mit dem Format in der Liste übereinstimmt. Wird z. B. bei größeren Beträgen ein Tausenderpunkt in der Liste angezeigt, so muss auch im Suchfeld ein Tausenderpunkt eingegeben werden.

Achtung: Es kann nicht nach Werten gesucht werden, die als Zwischensummen angezeigt sind.

Hardcopy (früher Bildschirmabgriff)

Dieser Befehl bietet die Möglichkeit, das gerade angezeigte SAP-Fenster zu drucken:

Achtung: Es wird ohne weitere Nachfrage sofort auf dem Windows-Standard-Drucker gedruckt.

Allgemeines Drucken

Zunächst kann man sich durch Klick auf    eine Druckvorschau anzeigen lassen:

Leider sind hier weder Seitenzahlen noch die Anzahl der Seiten zu erkennen:

Durch Klicken auf wird die Liste dann tatsächlich gedruckt:

Im folgenden Fenster können noch drucktypische Einstellungen vorgenommen werden wie Anzahl der Exemplare und die zu druckenden Seiten:

SAP versucht immer, den gesamten Bericht in der Breite möglichst auf eine Seite zu drucken und wählt dafür entsprechende Parameter (Hochformat/Querformat, Schriftgröße, Anzahl der Zeichen nebeneinander = Spalten, Anzahl der Zeilen untereinander). Man kann diese Parameter durch Klick auf „Eigenschaften“ noch ändern:

Von besonderem Interesse ist hier der Parameter „Aufbereitung“. Die Angabe X_65_255 bedeutet, dass pro Seite 255 Zeichen nebeneinander und 65 Zeilen untereinander gedruckt werden. Diese Einstellung kann folgenderweise geändert werden. Nach Doppelklick auf die Zeile wird diese Eigenschaft eingeblendet:

Hier gibt es für die Aufbereitung eine Wertehilfe, aus der das passende Format ausgewählt werden kann:

Mit dem Setzen eines Hakens hier kann man die gewählte Aufbereitung schon im Fenster ALV-Liste drucken erkennen.

Beim Drucken eines Berichts wird i.d.R. ein Deckblatt ausgegeben, das Informationen zu Sortierung, Filterung und Datenstatistik enthält. Dieses Blatt sollte man (zur eigenen Information)
immer fest an sein Zahlenmaterial heften.

Man kann die Daten in einer EXCEL-Darstellung anzeigen lassen:

oder

Das Ergebnis sieht dann so aus:

Achtung: Bei den Zwischensummen ist keine Summenformel hinterlegt, sondern es steht die von Excel errechnete Zahl in der jeweiligen Zelle (z.B. D5)

Um wieder in die SAP-typische Ansicht zu wechseln, klickt man Sichten – SAP List Viewer:

Man kann die Liste nach MS Word oder MS Excel exportieren oder auch in verschiedenen Formaten lokal speichern.

Achtung: Nur die im Bericht gerade angezeigten Zeilen werden auch exportiert!

MS WORD

Um die Liste nach MS Excel zu exportieren, wählt man den Menüpunkt Liste – Exportieren – Textverarbeitung:

Oder

Man hat dann die Wahl, ob man die Serienbriefverarbeitung mit MS Word starten oder ein Dokument anlegen möchte:

Nach Auswahl von Dokument anlegen kann dieses dann im RFT-Format gespeichert und anschließend in MS WORD weiterbearbeitet werden.

MS EXCEL

Um die Liste nach MS Excel zu exportieren, wählt man den Menüpunkt Liste – Exportieren – Tabellenkalkulation:

Man hat dann die Wahl zwischen verschiedenen Excel-Formaten:

Zu empfehlen ist der vorgeschlagene Eintrag: Excel – Office Open XML Format (XLSX). Die Liste muss dann gespeichert werden und anschließend wird Excel gestartet.

Achtung:  Bei den Zwischensummen ist keine Summenformel hinterlegt, sondern es steht die errechnete Zahl in der jeweiligen Zelle.

Speichern als lokale Datei

Eine weitere Möglichkeit, die Liste zu exportieren, ist die Speicherung als lokale Datei:

oder

Man hat dann die Qual der Wahl zwischen verschiedenen Formaten:

• Unkonvertiert: wird als .txt abgespeichert mit Trennzeichen | zwischen den Spalten; kann dann z.B. mit dem Editor geöffnet werden
• Text mit Tabulatoren: kann als .txt oder .xls abgespeichert werden; lässt sich dann in MS Excel öffnen oder über Daten - Externe Daten abrufen – aus Text importieren
• Rich Text Format: kann als .rtf gepeichert und dann in MS Word weiterbearbeitet werden
• HTML-Format: kann als .htm gespeichert und anschließend im Internetbrowser aufgerufen werden

Achtung: Nur die im Bericht gerade angezeigten Zeilen werden auch exportiert!

Es besteht die Möglichkeit, die Liste per e-mail zu versenden:

Im nachfolgenden Fenster ist als Titel bereits „Belegjournal“ eingetragen. Dieser Titel kann geändert werden und es kann noch ein mail-Text eingegeben werden:

Unbedingt erforderlich ist natürlich die Mail-Adresse des bzw. der Empfänger/s. Anschließend wird mit Klick auf  die Mail verschickt. Aus technischen Gründen kann es bis zu 10 min dauern, ehe die Mail beim Empfänger eintrifft.

Die Liste ist dann eine .htm-Datei als Anhang der e-mail und kann im Browser angesehen werden.

Anmerkung: Auf dem Testsystem QS2 ist diese Funktionalität nicht eingerichtet.

Wenn man zu einem Beleg Informationen aus dem Modul FI benötigt, kann man durch Doppelklicken in der Zeile des gewünschten Belegs in den Bericht „Belegübersicht –Anzeigen - “ (Ordner: Informationen aus der Finanzbuchhaltung) wechseln:

Weitere Informationen zur Beleganzeige finden Sie hier: <Link ist noch einzufügen>

Zurück zum „Belegjournal“ gelangt man durch Klicken auf   oder F3.