FAQ_2

Die Archivierung „alter“ E-Mails bietet gerade bei großen Postfächern einige Vorteile:

• Die Arbeit mit dem von Ihnen verwendeten E-Mail Programm wird sich deutlich beschleunigen.
• Das gesamte Mailsystem wird entlastet und läuft dadurch schneller und stabiler.
• Die E-Mails aus dem Archiv sind schnell abrufbar, auch die Inhalte von vielen Anhängen können durchsucht werden.
• Das Archiv kann einfach in Ihr E-Mail Programm eingebunden werden.
• Sie können im Archiv keine E-Mails versehentlich löschen.

Durch die Konzentration auf Standard-Protokolle ist die Nutzung mit den meisten E-Mail Programmen auf nahezu jedem Betriebssystem möglich. Lediglich zum (einmaligen) Einrichten, bei Passwort-Änderungen und zum Aktualisieren der Archivierungseinstellungen wird ein Client benötigt, der zur Zeit nur für Windows zur Verfügung steht.

Es können auch E-Mail-Postfächer über den E-Mail-Client (z.B. Outlook, Thunderbird) durch Klick auf [E-Mail-Programme] archiviert werden. Allerdings können diese Archivierungsjobs nicht automatisiert werden. Sie greifen nur über den Client auf das Postfach zu, funktionieren also nur, wenn der Client gestartet und der Benutzer eingeloggt ist. Die Archivierung von lokal gespeicherten .pst oder .mbox Dateien kann zusätzlich als weiteres Profil eingerichtet und dann manuell bei Bedarf gestartet werden.

Die Archivierung ist nicht für Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen geeignet, da es ein reines E-Mail-Archivierungssystem ist. Die Nutzung dieser Dienstleistung beschränkt sich ausschließlich auf die zentralen Systeme des Gauß-IT-Zentrums. Die Archivierung von E-Mails dezentraler E-Mail-Server (z.B. in Instituten) oder externer E-Mail-Server (z.B. Google oder GMX) ist nicht Bestandteil der Dienstleistung!

Soll die Archivierung automatisiert jede Woche oder jeden Monat wiederholt werden, senden Sie bitte unter Angabe des gewünschten Wiederholungsintervalls eine E-Mail an it-service-desk@tu-braunschweig.de. Eine schon eingerichtete automatische Archivierung Ihres IMAP-SSL Profils wird dann durch die Automatik des neuen Profils ersetzt. Die automatische Archivierung wird dann vom Gauß-IT-Zentrum serverseitig eingerichtet. Bitte wählen Sie nicht die automatische Archivierung im Mailstore Client. Die Ergebnisse der serverseitig eingerichteten Profile können Sie nicht unter „Letzte Ergebnisse“ sehen. Allerdings wird in der Liste Ihrer Profile angezeigt, wann das Profil zum letzten Mal ausgeführt wurde.

Die Konfiguration eines Archivierungsprofils kann jederzeit über die Schaltfläche [Eigenschaften] nach Markierung des Profils geändert werden. Nachträgliche Änderungen im Profil, z.B. wann E-Mails im Postfach gelöscht werden sollen, greifen nur bei von uns automatisierten Profilen oder bei erneutem manuellen Start des Profils.

Schon archivierte E-Mails können im Archiv nicht gelöscht werden. (TODO: Löschberechtigung)

Markierte E-Mails (haben dann im E-Mail-Client ein ★ oder ein Fähnchen vor der E-Mail) werden bei der Archivierung direkt über mail.tu-braunschweig.de (wie auch schon unter groupware.tu-braunschweig.de gewohnt), wie in dieser Anleitung beschrieben, nur ins Archiv kopiert, nicht im Postfach gelöscht! Werden diese Markierungen an den E-Mails im Postfach entfernt, löscht Mailstore beim nächsten Archivierungslauf diese E-Mails auch im Postfach.