Rollen in der DiFa

Rollen

MA (Mitarbeiter/-in) ohne Rolle	Das sind von vornherein alle Personen mit einer gültigen GITZ-Benutzerkennung (Mitarbeiterkennung). Nach der Anmeldung in DiFA können Sie mit dieser Rolle sofort Forschungsanzeigen anlegen und auf der untersten Stufe freigeben. Sie sehen nur die Forschungsanzeigen, deren Besitzerin Sie sind oder bei denen Sie als Benutzerin eingetragen sind.
MA mit Rolle Beschäftigte mit OE-Zugriff	MA können die Rolle „Beschäftigte mit OE-Zugriff“ erhalten (über den Support). Die Rolle berechtigt zum Lesen und Bearbeiten von DiFAs der hinterlegten Kostenstelle (z.B. Institut).
PL (Projektleitende)	„PL“ ist keine echte Rolle, sondern PL ist immer die Person, die im Reiter „Beschreibung des Projekts“ als Projektleiter/-in eingetragen ist. Sie können den/die Projektleiter/-in daher selbst ändern. Siehe Frage „Ich bin PL und OEL. Warum muss ich zweimal freigeben?“
OEL (Organisations-einheitsleitende)	Hinter diesem Wortungetüm verbergen sich die Leiterinnen und Leiter von Instituten, Verwaltungsabteilungen, Forschungszentren, Stabsstellen. Wenn Sie Leiter/-in einer Organisationseinheit sind, und sie haben diese Berechtigung nicht in DiFA, dann prüfen Sie bitte zunächst, ob Sie in https://tuorga.tu-braunschweig.de/ als Leiter/-in eingetragen sind. Schicken Sie ggf. eine Veränderungsmeldung an tuorga-support@tu-braunschweig.de. Benötigen Sie die Berechtigung „OEL“, obwohl Sie die Organisationseinheit nicht leiten, fordern Sie die Berechtigung bitte über difa-support@tu-braunschweig.de an.
FKL (Fakultäts-leitung)	Die Rolle „Fakultätsleitung“ wird bislang ausschließlich manuell vergeben. Die Fakultätsleitungen werden vor Beginn des Semesters gefragt, wer die Berechtigung benötigt. Sollten Korrekturen nötig sein oder Fehler auffallen, melden Sie sich bitte beim DiFA-Support.

Rollen und Freigabeprozess (Workflow)

Freigabe durch den/die erfassende/-n Mitarbeiter/in

Button „Bedenken und Freigabe“ Bitte nach unten scrollen.
Grün umrandeter Button „Freigeben“ Ein Klick aktiviert die Validierung.
Findet die Validierung Fehler, erscheint eine Fehlermeldung mit Benennung der fehlerhaften Felder; zusätzlich sind die Felder in der Erfassungsmaske rot umrandet.
Nach der Korrektur kann erneut „Freigeben“ angeklickt werden.
Bei „bestandener“ Validierung erhält die Forschungsanzeige den Status „Freigegeben (Mitarbeitende), und im Hintergrund wird eine E-Mail an die hinterlegte Adresse der Projektleitung versendet.

Freigabe durch die/den Projektleiter/-in

Der/die Projektleiter/-in erhält eine E-Mail an seine …@tu-braunschweig.de-Adresse. Wird diese Adresse normalerweise nicht genutzt, muss eine Umleitung eingerichtet werden.

Freigabe durch die Leitung der Organisationseinheit

Nach der Freigabe durch den/die Projektleiter/-in wird eine E-Mail an den Funktionsaccount der Organisationseinheit …-leitung@tu-braunschweig.de versendet; in diesem muss die Person eingetragen sein, welche die Freigabe auf der Stufe „Leitung der Organisationseinheit“ vornehmen soll.

Ist dies nicht die geschäftsführende Leitung,

muss die betreffende Person in den Verteiler eingetragen werden oder
müssen die entsprechenden E-Mails an die Person weitergeleitet werden oder
die betreffende Person erhält keine E-Mails und gibt die FA direkt frei (die E-Mails von DiFA an den Funktionsaccount sind in diesem Fall irrelevant). Die Freigaben können ohne vorherige E-Mail vorgenommen werden. In diesem Fall müssen die Freigabeberechtigten anders informiert werden.

Beantragen Sie bitte bei DiFA zusätzliche Berechtigungen für die betreffenden Personen. Mustertext: „Bitte richten Sie für … eine Berechtigung auf der Stufe OEL ein. … soll stellvertretend für die/ zusätzlich zur Institutsleitung freigeben können.“

Freigabe durch die Fakultätsleitung

Nach der Freigabe durch GFL des Instituts wird eine E-Mail an den Funktionsaccount der Fakultät fkxy-leitung@tu-braunschweig.de versendet; in diesem muss die Person eingetragen sein, welche die Freigabe auf der Stufe „Leitung der Organisationseinheit“ vornehmen soll.

Freigabe durch die Abteilung 21

Nach der Freigabe durch die Fakultätsleitung wird eine E-Mail an die Abteilung 21 versendet, welche die Forschungsanzeige auf inhaltliche Richtigkeit prüft. Diese inhaltliche Prüfung beschränkt sich auf die Themenbereiche, die in der Zuständigkeit dieser Abteilung liegen. Für folgende Felder sind die prüfenden Personen der Organisationseinheiten zuständig: Titel (grammatische, orthografische und sachliche Richtigkeit), Fachgebiet, Forschungsfeld, Militärische Relevanz, NACE-Code, Ethisches Konfliktpotential. Die Abteilung 21 kann zu Korrekturen auffordern oder auch ganz ablehnen. Hierüber werden Projektleitung und Mitarbeiter/-in per E-Mail informiert.