04 - Webinar

Webex Webinar ist eine „One (or more) to Many“ Screencast-Plattform, die es Veranstaltern erlaubt, ein Publikum z.B. im Rahmen einer großen Vorlesung oder Gruppenübung, zu erreichen. Nutzerrollen können sowohl vorab, also in der Planungs- bzw. Einrichtungsphase, als auch während eines Webinars angepasst werden.

Grundsätzlich gibt es folgende Rollen:

Die Rolle der Dozenten sollte beim Erstellen der Veranstaltung festgelegt werden. Es können aber auch während der Veranstaltung Rechte durch den Gastgeber verliehen werden.  Die Rolle des Gastgebers ist mit der sog. „Gastgeber-Kennung“ übertragbar, sodass auch die Dozenten unabhängig vom Webinar-Ersteller (DVK) das Webinar starten/leiten/verwalten können.

Studierende können per Registrierungsseite, Teilnehmerliste oder mit publiziertem Beitrittspasswort und Link an einem solchen Webinar teilnehmen.

Einrichtung eines Webinars

Nach erfolgreicher Anmeldung bei Webex (siehe Artikel zur SSO-Anmeldung), können Sie im rechten Menüfeld das Dropdown-Menü unter [Termin ansetzen] öffnen und [Webinar ansetzen] auswählen, um das Webinar zu verwalten.

 

Thema, Zeit & Teilnehemer

Die ersten Punkte der Eventeinrichtung betreffen die allgemeinen Parameter. Neben dem Thema der Veranstaltung und Datum und Zeit, können die Diskussionsteilnehmer und die Webinar-Tagesordnung festgelegt werden. Die maximale Teilnehmerzahl ist standardmäßig auf 1000 gesetzt und kann nicht geändert werden.

Hinweis: Teilnehmer lassen sich erst nach dem Erstellen des Webinars hinzufügen. LINK

Sicherheit

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Mit einem Klick auf den Punkt [Sicherheit], können Sie hier Teilnahmebedingungen einstellen. Neben dem Webinar-Passwort, wird auch ein Passwort für die Diskussionsteilnehmer generiert. Dies sind Passwörter für den direkten Zutritt zum Webinar ohne Registrierung.

Sollen nur Nutzer mit einem Webex-Konto der TU Braunschweig an dem Webinar teilnehmen, setzen Sie unter dem Punkt [Konto erforderlich] bei [Teilnehmer auffordern, sich vor dem Webinar-Beitritt anzumelden] einen Haken.

Sollen nur eingeladene Teilnehmer mit einem Webex-Konto der TU Braunschweig zu dem Webinar eingeladen werden, setzen Sie unter dem Punkt [Konto erforderlich] bei [Teilnehmer auffordern, sich vor dem Webinar-Beitritt anzumelden] und [Webinar auf eingeladene Teilnehmer beschränken] einen Haken.

Hinweis: Wenn das Webinar geplant wurde, müssen Sie Teilnehmer auf der Webex-Webinar-Detailseite hinzufügen. Durch das Kopieren von Webinar-Beitrittsdaten für andere Teilnehmer erhalten diese keinen Zugang zum Webinar.

Audio

Hier finden Sie die Einstellungen zur Audioübertragung. Die Standardeinstellungen sind zweckmäßig: Der Beitrittston sollte bei großen Veranstaltungen deaktiviert bleiben.

 

Erweiterte Optionen

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Unter dem Punkt [Erweiterte Optionen] lassen sich diese Einstellungen vornehmen:

• Automatisches Aufzeichnen: Zeichnet das Webinar automatisch auf, wenn es beginnt.
• Übungssitzung: Durch Übungssitzungen können der Gastgeber und die Diskussionsteilnehmer ein Webinar proben. Teilnehmer können den freigegebenen Inhalt nicht sehen oder die Gespräche im Übungssitzung.
• Teilgruppen-Sitzungen: Wenn Sie als Gastgeber oder Mitgastgeber bereits wissen, wie Sie Ihre Teilnehmer aufteilen möchten, können Sie die Teilgruppen-Sitzungen im Voraus erstellen, wenn Sie das Meeting mithilfe der Funktion zum Funktion zum Ansetzen auf Ihrer Webex-Seite.

  Hinweis: Nachdem Sie das Webinar angesetzt haben, können Sie auf der Webinar-Informationsseite Diskussionsteilnehmer und Teilnehmer zu Teilgruppen-Sitzungen zuweisen.

• Webinarreihe: Eine Webinarreihe gruppiert Webinare zusammen.
• Registrierung: Eingeladene Nutzer (z.B. per Mailing-Liste oder per Stud.IP) müssen sich für die Veranstaltung registrieren. Die Registrierung zum Webinar muss von dem Gastgeber genehmigt werden. Mit dieser Option lässt sich die Teilnehmerzahl effektiv begrenzen. 
  • Sofern Sie eine Registrierung eingerichtet haben, können Sie hier die Nutzerzahl beschränken und - sofern gewollt - einen Freischaltungsprozess für die Nutzerregistrierung aktivieren. Diese Anmeldungen werden dann durch den Ersteller verwaltet; die manuelle Freischaltung ist bedingt zu empfehlen.

    Hinweis: Die E-Mail-Einladungen enthalten Anweisungen für die Registrierung. Die Registrierung ist nur für Webinare mit Passwort verfügbar.

• E-Mail-Erinnerung: Hier können Sie eine E-Mail-Erinnerung für das Webinar einstellen. Standardmäßig sind 15 Minuten vor Beginn eingestellt. Es ist auch möglich, keine Erinnerung einstellen oder bis zu 2 Tage vor Beginn.
• Webinar-Optionen: Diese bestimmen, welche Funktionen (z.B. Chat, Umfragen, Hand heben, etc.) den Teilnehmern im Webinar zur Verfügung stehen. Der Gastgeber, Moderator oder Mistgastgeber kann diese Optionen während des Webinars ändern.

• Teilnehmerprivilegien: Diese bestimmen die Aktionen, die den Webinar-Teilnehmern zur Verfügung stehen. Der Gastgeber oder die Mitgastgeber kann/können diese Privilegien während des Webinars ändern. Hier lassen sich die Punkte Kommunikation und Steuerung für Teilnehmer & Diskussionsteilnehmer ändern.

Hinweis: Der Haken bei „Automatische E-Mail-Einladungen an alle Teilnehmer senden, wenn ich das Webinar ansetzte“ ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie nicht direkt eine Einladung nach der Erstellung des Webinars senden möchten, entfernen Sie bitte den Haken.

Wurden alle Optionen erfolgreich vorgenommen, können Sie nun unter [Termin ansetzen] das Webinar fertigstellen.

Zusammenfassung der Webinar-Informationen

Nach dem Ansetzen des Termins werden Sie zur Webinar-Übersicht weitergeleitet. Dort finden Sie alle relevanten Informationen:

• (1) Thema des Webinars, Gastgeber, Uhrzeit und Datum.
  • Unter dem Punkt [Als Vorlage speichern] kann das Webinar als Vorlage gespeichert werden.
• (2) Auf der rechten Seite lässt sich das Event bearbeiten oder absagen. Hier können Sie auch E-Mail-Einladungen senden oder das Webinar zu Ihrem Kalender hinzufügen.
• (3) Auf der rechten Seite kann das Event manuell über den Button [Starten] gestartet werden.

 

Auf der linken Seite unter den Webinar-Informationen finden Sie folgende Punkte:

• Beitrittsinformationen:
  • Teilnehmer-/Registrierungslinks für die Publikation z.B. in Stud.IP.
  • Gastgeber-Kennnummer: wird benötigt, sofern ein anderer Nutzer das Event ohne den Ersteller starten will oder muss.
  • Informationen zur Einbindung von Video- und Telefonkonferenzsystem und weiteren Quellen.

• Markenbildung (wenn Webinar mit Registrierung ausgewählt wurde): Unter dem Punkt [Bearbeiten] kann kann die Webinar-Website für die Registrierung angepasst werden, z.B. durch Hell-Dunkel-Modus, einem Logo oder einem Hintergrundbild.

• Registrierung (wenn Webinar mir Registrierung ausgewählt wurde): Über den Punkt [Registrierung verwalten] lassen sich Ausstehende, Akzeptierte, Abgelehnte und Alle Registrierungen anzeigen und bearbeiten.

• E-Mail-Nachrichten: Hier können Sie die E-Mail-Vorlagen anpassen und bearbeiten.

• Teilnehmer-Ansicht während der Übungssitzung: Hier können Sie festlegen, was Teilnehmer sehen und hören, wenn eine Übungssitzung ausgeführt wird.
• Webinar-Material: Hier können Dateien als Webinar-Material hochgeladen werden. Wählen Sie eine Datei aus oder ziehen Sie eine Datei per Drag and Drop in das Feld [Dateien hier ablegen] und speichern Sie die Änderungen unter dem Punkt [OK].
  

• Bühnenmanager: Hier können Sie zum Beispiel einen Bühnenhintergrund auswählen. Ihre Änderungen speichern Sie oben rechts über [Speichern].
  

 

• Umfrage nach Webinar: Hier können Sie eine Umfrage erstellen, die am Ende des Webinars allen Teilnehmern angezeigt wird.

 

• Startseite nach Webinar: Hier können Sie einen Link für eine Startseite eingeben, die den Teilnehmern nach Ende des Webinars angezeigt werden soll
• Einladungsquellen: Hier können Sie bei Webinaren mit mehreren Einladungsquellen verfolgen, woher Ihre Teilnehmer kommen.

 

Meeting-Teilnehmer

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Auf der rechten Seite unter dem Punkt Meeting-Teilnehmer finden Sie:

• Diskussionsteilnehmer: Hierüber können Sie Diskussionsteilnehmer hinzufügen, bitte geben Sie dazu die E-Mailadresse des einzuladenen Diskussionsteilnehmers ein. Sie können Diskussionsteilnehmer auch zu Mitgastgebern machen, indem Sie auf die drei Punkte (2) klicken und den Punkt [Mitgastgeber zuweisen] (3) anklicken.

 

• • Die Zuweisung können Sie entfernen indem Sie auf die drei Punkte klicken und [Zuweisung als Mitgastgeber aufheben] auswählen oder den Diskussionsteilnehmer komplett über den Punkt [Entfernen] (3) aus dem Webinar entfernen.

 

• Teilnehmer: Klicken Sie auf [Bearbeiten] und [Teilnehmer hinzufügen] (1), um Teilnehmer manuell zu dem Webinar hinzuzufügen. Beim Erstellen der Teilnehmerliste existiert die Möglichkeit des Imports der Kontaktdaten per csv über [Teilnehmer importieren] (2). Eine Anleitung hierzu finden Sie unter: Webex Teilnehmer CSV. Unter dem Punkt [E-Mail-Einladungen senden] (3), wird eine E-Mail-Einladung zu dem Webinar an alle Teilnehmer verschickt.
  

 

Ihre erstellten Webinare werden Ihnen sowohl unter dem Punkt [Kalender] (1), als auch [Webinare] (2) angezeigt.

Hinweis: Webinarreihen können unter [Webinare] unter dem Punkt [Webinarreihe erstellen] (3) erstellt werden und werden dann unter dem Punkt [Webinarreihe] (4) angezeigt.

 

Webinarbeschreibung

Obligatorische Informationen zum Webinar. Hier kann z.B. zusätzliches Material geteilt werden. Die Standardeinstellung zur Teilnehmerliste ist auch zweckmäßig: Teilnehmer müssen nicht die wechselseitigen Benutzerinformationen sehen.

Teilnehmerliste & Registrierungsoptionen

Sofern Sie im ersten Punkt eine Registrierung eingerichtet haben, können Sie hier die Nutzerzahl beschränken und - sofern gewollt - einen Freischaltungsprozess für die Nutzerregistrierung aktivieren. Diese Anmeldungen werden dann durch den Ersteller verwaltet; die manuelle Freischaltung ist bedingt zu empfehlen. Wichtig: Das Registrierungspasswort ist getrennt von allen anderen Passwörter dieses Webinars und gilt, wie der Name nahelegt, nur für den Prozess der Vorabregistrierung. 

Falls keine Registrierung aktiviert worden ist, können Nutzer direkt in eine Teilnehmerliste eingetragen werden. Diese Teilnehmerliste wird verwendet, um die Nutzer über den Start des Webinars per E-Mail zu informieren. Beim Erstellen der Teilnehmerliste existiert die Möglichkeit des Imports der Kontaktdaten per csv. Eine Anleitung finden Sie hierzu unter: Webex Teilnehmer CSV

Nach einem Klick auf „Einladungsliste erstellen“ gelangen Sie zum folgenden Fenster: 

Moderation & Diskussion

In diesem Punkt empfiehlt es sich, Dozenten und Gruppen-/Übungsleiter vorab einzutragen, um sicherzustellen, dass diese über den Start des Webinars mit einer Nachricht informiert werden können. Auch hier sollte ein Passwort gesetzt werden.

Nach einem Klick auf „Einladungsliste erstellen“ gelangen Sie zum folgenden Fenster. Hier sind die entsprechenden Namen und E-Mail-Adressen für die Webinar-Benachrichtigung einzutragen. Wichtig hierbei: vorab festgelegte alternative Gastgeber können nur andere freigeschaltete Webex-Nutzer sein. Die Rolle kann aber nachträglich mit der Gastgeber-Kennnummer dem Dozenten übergeben werden. Siehe Webinar-Informationen und Gastgeberrolle weiter unten.

E-Mail-Benachrichtigungen

In diesem Punkt können Sie zum Erstellzeitpunkt die Dozenten und Teilnehmer in den entsprechenden Listen über das neu angelegte Webinar benachrichtigen. Die E-Mails für diese Nutzergruppen können angepasst werden, um z.B. über Lehrinhalte oder Diskussionsthemen zu informieren.Diese Funktion steht aktuell nicht zur Verfügung. Sehr zu empfehlen ist eine Erinnerung kurz vor dem Webinar-Start.

Zusammenfassung der Webinar-Informationen

Nach dem Speichern (ggf. auch als Vorlage) werden Sie zur Webinar-Übersicht weitergeleitet. Dort finden Sie alle relevanten Informationen:

Auf der rechten Seite kann das Webinar manuell gestartet werden, oder es können nachträglich erneut Einladungen versendet werden.

Übergabe / Eskalation der Gastgeberrolle

Damit Dozenten, die noch nicht in Webex freigeschaltet wurden, das Webinar starten können, muss die o.g. Gastgeber-Kennnummer übertragen werden und im Webinar-Raum aktiviert werden. Dazu meldet sich der Dozent über den übertragenen Link am System an und startet die Webex Applikation im Browser oder Desktop Client. Anschließend kann dann die Rolle mit einem Klick auf „Gastgeberrolle zurückfordern“ übernommen und anschließend das Webinar gestartet werden.

Management von Webinar-Aufzeichnungen

Aufzeichnungen von Webinaren, die auf dem Server abgelegt wurden, können nach einer Bearbeitungs- und Renderzeit anschließend als Video im mp4-Format heruntergeladen und z.B. in der Vorlesungsaufzeichnung in Stud.IP/Opencast gespeichert werden. Nicht benötigte Aufzeichnungen sollten zeitnah gelöscht werden.

Weiteres

Downloads für die Benutzung von Webinar finden Sie hier.

Die generelle Hilfe zu Webex Webinar finden Sie hier.