# Web-/Videokonferenzen: Allgemeine Hinweise Allgemeine Hinweise zu Webkonferenzen und Videokonferenzen an der TU Braunschweig. Beachten Sie auch die Anleitungen zu den verschiedenen Konferenzsystemen. # Information zur Nutzung von Web-Konferenzlösungen --- ### Allgemeine Hinweise --- *Bitte bachten Sie die folgenden Punkte:*
1.
Soweit Sie die Internetseite von „BBB“, „Webex“, DFN Pexip oder DFN Adobe Connect Anbieter, den wir nutzen, aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung des jeweiligen Tools erforderlich, um sich gegebenenfalls die Software für die Nutzung der jeweiligen Tool-Applikation herunterzuladen. Das jeweilige Tool kann aber auch ohne die Applikation genutzt werden, indem die jeweilige Einladung angeklickt und ggf. weitere Zugangsdaten zu der jeweiligen Online-Lehrveranstaltung/Besprechung direkt in der Browser-Version des Tools eingegeben werden. Die Basisfunktionen des jeweiligen Tools sind über die Browser-Version nutzbar, die auf der Website des jeweiligen Tools zu finden sind.
2.
Die Web-Konferenzlösungen von „BBB“, „Webex“, DFN Pexip oder DFN Adobe Connect dürfen nur für Online-Lehrveranstaltungen und Besprechungen Zwecke genutzt werden.
3.
Zugangsdaten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden und sind vor unberechtigtem Zugriff sicher aufzubewahren. Passwörter sind regelmäßig zu ändern.
4.
Es ist weder zulässig, Teilnehmer*innen ohne deren Einwilligung aufzunehmen noch dürfen Teilnehmer*innen ihrerseits Veranstaltung und damit Veranstalter*innen aufzeichnen ohne deren Einwilligung. Es ist dabei egal, ob die Aufzeichnung mit einem Videokonferenztool selbst oder mit einem externen Programm angefertigt wird.
5.
Unterstützung und Anleitungen zur Nutzung finden Sie auf: [Anleitungen zu Videokonferenzen](https://books.rz.tu-bs.de/shelves/videokonferenz "https://doku.rz.tu-bs.de/doku.php?id=webkonferenz").
6.
Um Störgeräusche in der Konferenz zu vermeiden, empfiehlt es sich, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die nicht gerade einen aktiven Beitrag leisten, ihr Mikrofon ausgeschaltet haben. Eine Konferenz verläuft dadurch erfahrungsgemäß wesentlich ruhiger und störungsfreier.
7.
Bei technischen Schwierigkeiten einer Teilnehmerin oder eines Teilnehmers hat es sich bewährt, dies der Moderation bzw. Konferenzleitung über die Chatfunktion mitzuteilen.
8.
Die Web-Konferenzlösungen darf nicht missbräuchlich benutzt werden. Insbesondere sind bedrohende und belästigende Anrufe zu unterlassen. Die Übermittlung von Informationen mit rechts-oder sittenwidrigen Inhalten oder von Hinweisen auf solche Informationen ist nicht erlaubt.
### BigBlueButton --- **Pro Sitzung bzw. Raum 200 Teilnehmer empfohlen (maximal 400)** [https://webconf.tu-braunschweig.de/](https://webconf.tu-braunschweig.de/ "https://webconf.tu-braunschweig.de/") Empfehlung für den Einsatz in der Lehre. Intern betriebenes Webkonferenz-System mit großer Präsentationsfläche sowie Mal- und Markiertools, die kollaborativ funktionieren. Eine [Aufzeichnungsoption](https://books.rz.tu-bs.de/books/bigbluebutton-bbb/chapter/bigbluebutton-aufzeichnungsfunktion "webkonferenz:record") steht über Meetings in Stud.IP zur Verfügung. Aufzeichnungen über Stud.IP werden nach Ende des Meetings verarbeitet, bei Opencast hochgeladen und der Serie des Kurses sowie dem Ersteller des Meetings zugeordnet. Einsatz durch Mitarbeitende für:
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Vorlesungsdurchführung
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Interne Kommunikation
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Auftragsforschung
Eine Anleitung zur Erstellung einer Webkonferenz mit BBB finden Sie [ hier](https://books.rz.tu-bs.de/books/bigbluebutton-bbb "webkonferenz:anleitung_webkonferenz_bbb"). \*) Nach Möglichkeit nutzen Sie den Chrome oder Chromium als Browser. \*) Die erstellten Aufzeichnungen enthalten bereits einen Großteil der BBB Funktionen. (Nachträglich hinzugefügter Text wird noch nicht angezeigt) (Geteilte Videos können nicht aufgezeichnet werden)
### Webex --- **Bis zu 1000 Teilnehmer** [https://tu-braunschweig.webex.com/](https://tu-braunschweig.webex.com/ "https://tu-braunschweig.webex.com/") Empfehlung für den Einsatz in der Lehre und Gremiensitzungen. Extern betriebenes, von der TU eingekauftes Webkonferenz-System mit Präsentationsfunktion, eingebauter Aufzeichnung mit Ablage beim Hersteller für Download oder Verteilung von Link und Zugriffstoken. Cisco Webex ist ein Dienstepaket mit verschiedenen Produkten für unterschiedliche Scopes der Kollaboration:
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[Meetings](https://books.rz.tu-bs.de/books/cisco-webex/page/webex-meetings-pro-meeting "webkonferenz:webex:webex_meetings")
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[Training](https://books.rz.tu-bs.de/books/cisco-webex/page/training "webkonferenz:webex:webex_training")
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[Webinar](https://books.rz.tu-bs.de/books/cisco-webex/page/webinar "webkonferenz:webex:webex_events")
Den Anmeldeprozess finden Sie [hier](https://books.rz.tu-bs.de/books/cisco-webex/page/webseiten-anmeldung-per-sso "webkonferenz:webex:webex_sso_anmeldung") beschrieben. ### DFNconf auf der Basis von Pexip (bis 23 Teilnehmenden) --- [https://www.conf.dfn.de](https://www.conf.dfn.de "https://www.conf.dfn.de") Empfehlung als Ausweichsystem zu BBB und Webex für den Einsatz in der Lehre und andere Anwendungszwecke. Webkonferenz-System mit Präsentationsfunktion, eingebaute Aufzeichnung mit Ablage beim DFN und Downloadmöglichkeit für einige Tage sowie Streaming-Funktion für große Teilnehmerzahlen\* ohne Interaktion. Einsatz durch Mitarbeitende für:
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Alle Anwendungszwecke
\*) Hinweise zu Nutzungsszenarien unter [https://www.conf.dfn.de/dienstbeschreibung/was-ist-dfnconf/](https://www.conf.dfn.de/dienstbeschreibung/was-ist-dfnconf/ "https://www.conf.dfn.de/dienstbeschreibung/was-ist-dfnconf/") ### DFN Adobe Connect
--- [https://webconf.vc.dfn.de/](https://webconf.vc.dfn.de/ "https://webconf.vc.dfn.de/") Empfehlung für den Einsatz in der Lehre, für Webinare. Enthält stark ausgeprägte und etablierte Funktionen für die Lehre sowie Umfrage-, Gruppen-, Seminar-Funktionen. Es ist ein etabliertes System für den Einsatz in der Lehre und ergänzt hier BBB. # Einverständniserklärungen und Regelungen Auf den nachfolgenden Seiten finden Sie die geltenden Regelungen im Rahmen der Nutzung der von der TU Braunschweig bereit gestellten Systeme von Videokonferenzen. # Datenschutzerklärung WebEx Telekom --- Auf diesem Webangebot gilt die [http://tu-braunschweig.de/datenschutzerklaerung](http://tu-braunschweig.de/datenschutzerklaerung "http://tu-braunschweig.de/datenschutzerklaerung") (ggf. mit Ausnahme der Abschnitte VI, VII und VIII). Zudem erfolgt mit diesem Webangebot eine Verarbeitungstätigkeit, die im Folgenden beschrieben wird: **IX. Nutzung der Videokonferenzsoftware WebEx** **1. Art und Umfang der Datenverarbeitung** Wenn Sie den von der TU Braunschweig zur Verfügung gestellten Dienst WebEx für die Durch-führung von Video-Konferenzen, Online-Meetings und Webinaren nutzen, werden von Ihnen folgende Daten verarbeitet:
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Registrierungsdaten von Benutzern: Aktivierungscodes, Anzeigename, E-Mail-Addresse, Name, Profilbild, Passwort, Name der Firma, Organisations-ID, Universelle eindeutige Kennung („Universal Unique Identifier“)
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Host- und Nutzungsinformationen: Gerätename, Geolocation, IP Adresse, Mobiler Typ, MAC-Adresse, Zeitzone, Universelle eindeutige Kennung, Domainname, Aktivitätsprotokolle
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Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Umfragen
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Bei Aufzeichnungen (sofern zulässig): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentations-aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen.
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Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Upload-, Chat-, Fragen- oder Umfragen-Funktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.
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Andere Daten, die gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und anderen Informationen erforderlich sind, die von dem Nutzer freiwillig durch die Nutzung der von den Datenexporteuren bereitgestellten Dienste offengelegt werden.
**2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung** Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung von WebEx Ihre Einwilligung einholen (z. B. bei Aufzeichnungen (sofern zulässig) oder der Nutzung durch externe Kommunikationspartner), dient Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von WebEx für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von WebEx zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die TU Braunschweig unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von WebEx für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der TU Braunschweig übertragen wurde, so dienen Art. 6 Abs. 1 lit.e DSGVO in Verbindung mit § 17 Abs. 1 NHG als Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung. Soweit eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von WebEx Gegenstand des Beschäftigungskontextes ist, stützt sich die Verarbeitung auf Art. 88 Abs. 1 DSGVO; dies gilt auch für den Fall einer Einwilligung. **3. Zweck der Datenverarbeitung** Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Online-Meetings / Videokonferenzen zu Zwecken der Lehre (Online-Vorlesungen, Seminare, Übungsgruppen) und des Studiums (Tutorium, Online-Austausch zwischen Studierenden) sowie für allgemeine dienstliche Aufgaben (Dienstbesprechung, Gruppenbesprechungen) einzurichten und durchzuführen. **4. Dauer der Speicherung und Widerspruchsmöglichkeit** Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen Ihrer Verwendung von WebEx verarbeiten, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden. Wenn und soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, werden die Daten nur solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, es besteht auch eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Bei Aufzeichnungen der Online-Besprechungen (sofern zulässig) werden die Aufzeichnungen - soweit vor Beginn der Aufzeichnung nicht anders mitgeteilt - nur bis zwölf Monate nach Ende der Besprechung gespeichert. Bei Aufzeichnungen der Online-Lehrveranstaltungen (sofern zulässig) werden - soweit vor Beginn der Aufzeichnung nicht anders mitgeteilt - nur bis vier Wochen nach Ende des folgenden Semesters gespeichert und mittels Stud.IP/OpenCast veröffentlicht. # Datenschützerklärung BigBlueButton (BBB) --- Auf diesem Webangebot gilt die [http://tu-braunschweig.de/datenschutzerklaerung](http://tu-braunschweig.de/datenschutzerklaerung "http://tu-braunschweig.de/datenschutzerklaerung") (ggf. mit Ausnahme der Abschnitte VI, VII und VIII). Zudem erfolgt mit diesem Webangebot eine Verarbeitungstätigkeit, die im Folgenden beschrieben wird: **IX. Nutzung der Videokonferenzsoftware BigBlueButton (BBB)** **1. Art und Umfang der Datenverarbeitung** Wenn Sie den von der TU Braunschweig zur Verfügung gestellten Dienst BBB für die Durchführung von Video-Konferenzen, Online-Meetings und Webinaren nutzen, werden von Ihnen folgende Daten verarbeitet:
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Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Datum und Uhrzeit des Zugriffs)
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Zugangsdaten: Benutzername, Passwort in verschlüsselter Form
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Inhaltsdaten (z. B. hochgeladene Dateien, Chatbeiträge, Umfragen)
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unsere Nutzer/innen grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung von BBB und seiner Funktionen erforderlich ist. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern des Universitätsrechenzentrums. **2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung** Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung von BBB Ihre Einwilligung einholen (z. B. bei Aufzeichnungen (sofern zulässig) oder der Nutzung durch externe Kommunikationspartner), dient Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von BBB für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von BBB zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die TU Braunschweig unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von BBB für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der TU Braunschweig übertragen wurde, so dienen Art. 6 Abs. 1 lit.e DSGVO in Verbindung mit § 17 Abs. 1 NHG als Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung. Soweit eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von BBB Gegenstand des Beschäftigungskontextes ist, stützt sich die Verarbeitung auf Art. 88 Abs. 1 DSGVO; dies gilt auch für den Fall einer Einwilligung. **3. Zweck der Datenverarbeitung** BBB ist ein Videokonferenzsystem, das an der TU Braunschweig zu Zwecken der Lehre (Online-Vorlesungen, Seminare, Übungsgruppen) und des Studiums (Tutorium, Online-Austausch zwischen Studierenden) sowie für allgemeine dienstliche Aufgaben (Dienstbesprechung, Gruppenbesprechungen) eingesetzt wird. Aufzeichnungen von Lehrveranstaltungen sind nur erlaubt, wenn sich keine Teilnehmer/innen im Raum befinden oder vorher sämtliche Teilnehmer/innen und Moderator/innen der Aufzeichnung eindeutig und nachweislich zugestimmt haben. Heimliches Aufzeichnen einer Videokonferenz ist ein Straftatbestand. **4. Dauer der Speicherung und Widerspruchsmöglichkeit** Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen Ihrer Verwendung von BBB verarbeiten, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden. Wenn und soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, werden die Daten nur solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, es besteht auch eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Bei Aufzeichnungen der Online-Besprechungen (sofern zulässig) werden die Aufzeichnungen - soweit vor Beginn der Aufzeichnung nicht anders mitgeteilt - nur bis zwölf Monate nach Ende der Besprechung gespeichert. Bei Aufzeichnungen der Online-Lehrveranstaltungen (sofern zulässig) werden - soweit vor Beginn der Aufzeichnung nicht anders mitgeteilt - nur bis vier Wochen nach Ende des folgenden Semesters gespeichert und mittels Stud.IP/OpenCast veröffentlicht. # Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Aufzeichnung von Online-Besprechungen gem. Art. 7 und 13 EU-DSGVO --- **I. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung** Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die TU Braunschweig (Technische Universität Braunschweig, Universitätsplatz 2, 38106 Braunschweig *Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „BBB“, „Webex“ oder einem anderen Anbieter, den wir nutzen, aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung des jeweiligen Tools erforderlich, um sich gegebenenfalls die Software für die Nutzung der jeweiligen Tool-Applikation herunterzuladen. Das jeweilige Tool kann aber auch ohne die Applikation genutzt werden, indem die jeweilige Einladung anklickt und ggf. weitere Zugangsdaten zu der jeweiligen Online-Stunde direkt in der Browser-Version des Tools eingegeben werden. Die Basisfunktionen des jeweiligen Tools sind über die Browser-Version nutzbar, die auf der Website des jeweiligen Tools zu finden sind.* **II. Behördlicher Datenschutzbeauftragter** Der behördliche Datenschutzbeauftragte der TU Braunschweig ist per E-Mail unter der Adresse datenschutz@tu-braunschweig.de erreichbar. **III. Zweck, Umfang und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung** Zweck der Verarbeitung ist die Zurverfügungstellung der Aufzeichnung von einzelnen Besprechungen der TU zu denen sich die nachfolgend benannten Betroffenen mit der Annahme der Einladung einverstanden erklärt haben. **Betroffene** Alle Mitglieder und Angehörigen der TU sowie sonstige Teilnehmende an der Online-Besprechungen. **Umfang der Datenverarbeitung** Bei der Nutzung eines Tools werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten vor bzw. bei der Teilnahme an einer Online-Lehrveranstaltung anfallen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung: Angaben zum Benutzenden : Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional) und Telefon (optional). Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmenden -IP-Adressen, Geräte-und Hardware-Informationen der Teilnehmenden . Bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen. **Rechtsgrundlage** Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a, Art. 7 DSGVO). Sollte dieses Einverständnis nicht bestehen, aber dennoch eine Teilnahme an der Online-Besprechung gewünscht werden, dürfen Kamera und Mikrofon nicht eingeschaltet bzw. nicht an personenbezogenen Online-Besprechungen teilgenommen werden. Fragen zur Besprechung können jederzeit auch per E-Mail an die Mitglieder oder Angehörige gerichtet werden. **IV. Widerruf der Einwilligung** Betroffene haben das Recht, ihre Einwilligung im Hinblick auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO). Der Widerruf gilt ab Erklärung und nicht für davor erfolgte Aufzeichnungen. **V. Empfänger\*innen oder Kategorien von Empfänger\*innen der personenbezogenen Daten** Empfänger\*innen personenbezogener Daten sind die Teilnehmenden an der Online-Veranstaltung und alle Hochschulangehörigen, die sich für die Veranstaltung angemeldet haben. Sofern die Videoaufzeichnung über Dienstanbieter, die ihren Unternehmenssitz in den U.S.A. haben, wie z.B. WebEx erfolgt, findet eine Datenübermittlung in Drittländern statt. Mit dem Dienstleister sind entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Übermittelt werden in diesem Fall Verkehrsdaten, wie z.B. IP-Adresse und, falls überhaupt angegeben, personenbezogene Daten wie, Kennung, E-Mail-Adresse, Name und Vorname. Videoinhalte werden verschlüsselt übertragen, sodass ein Zugriff des Diensteanbieters auf diese Daten ausgeschlossen ist. **VI. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten** Die Aufzeichnungen werden - soweit vor Beginn der Aufzeichnung nicht anders mitgeteilt - nur bis zwölf Monate nach Ende der Besprechung gespeichert. **VII. Betroffenenrechte** Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen dem Betroffenen folgende Rechte zu:
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Werden personenbezogene Daten verarbeitet, so haben Betroffene das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 EU- DSGVO).
-
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 EU-DSGVO).
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Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Betroffene die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 EU-DSGVO).
-
Wenn die Verarbeitung zur Wahrung der öffentlichen Interessen der TU Braunschweig erforderlich ist, steht Betroffenen gegebenenfalls ein Recht auf widerspruchsrecht zu (Art. 21 EU-DSGVO).
Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die TU Braunschweig, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die TU Braunschweig zuständige Behörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen. Diese ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Prinzenstraße 5 30159 Hannover poststelle@lfd.niedersachsen.de # Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Aufzeichnung von Online-Lehrveranstaltungen gem. Art. 7 und 13 EU-DSGVO --- **I. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung** Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die TU Braunschweig (Technische Universität Braunschweig, Universitätsplatz 2, 38106 Braunschweig). **II. Behördlicher Datenschutzbeauftragter** Der behördliche Datenschutzbeauftragte der TU Braunschweig ist per E-Mail unter der Adresse datenschutz@tu-braunschweig.de erreichbar. **III. Zweck, Umfang und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung** Zweck der Verarbeitung ist die Aufzeichnung der Video-Lehrveranstaltung, um diese hochschulangehörigen online zur Verfügung zu stellen. **Betroffene** Lehrpersonen, Studierende und sonstige Teilnehmende an der Online-Lehrveranstaltung. **Umfang der Datenverarbeitung** Bei der Nutzung eines Tools werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten vor bzw. bei der Teilnahme an einer Online-Lehrveranstaltung anfallen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung: Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional) und Telefon (optional) Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-und Hardware-Informationen der Teilnehmer. Bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen. **Rechtsgrundlage** Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung von Online-Lehrveranstaltung ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S.1 Lit. a , Art. 7 DSGVO. Soweit keine Einwilligung erteilt, sollte die Software nicht eingeschaltet sowie nicht am Chat teilgenommen werden. Sollten Sie zur diesen Bedingungen nicht teilnehmen wollen und der TU aufgrund der derzeitigen Corona Pandemie keine vergleichbare Präsenz Veranstaltung anbieten kann, müssen wir Sie anbieten, auf eine Veranstaltung in nächsten Semestern auszuweichen. **IV. Widerruf der Einwilligung** Betroffene haben das Recht, ihre datenschutzrechtliche Einwilligung im Hinblick auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO). Der Widerruf gilt ab Erklärung und nicht für davor erfolgte Aufzeichnungen. **V. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten** Empfänger\*innen personenbezogener Daten sind die Teilnehmer\*innen an der Online-Lehrveranstaltung und alle Personen, die sich für die Online-Lehrveranstaltung angemeldet haben. Sofern die Aufzeichnung über Dienstanbieter, die Ihren Unternehmenssitz in den U.S.A. haben, wie z. B. Webex erfolgt, findet eine Datenübermittlung in Drittländern statt. Mit dem Dienstleister sind seitens der TU Braunschweig entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.Übermittelt werden in diesem Fall Verkehrsdaten, wie z.B. IP-Adresse und, falls überhaupt angegeben, personenbezogene Daten wie, Kennung, E-Mail-Adresse, Name und Vorname. Videoinhalte werden verschlüsselt übertragen, sodass ein Zugriff des Diensteanbieters auf diese Daten ausgeschlossen ist. **VI. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten** Die Aufzeichnungen werden - soweit vor Beginn der Aufzeichnung nicht anders mitgeteilt - nur bis vier Wochen nach Ende des folgenden Semesters gespeichert und mittels Stud.IP/OpenCast veröffentlicht. **VII. Betroffenenrechte** Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen dem Betroffenen folgende Rechte zu:
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ListenpunktWerden personenbezogene Daten verarbeitet, so haben Betroffene das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
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ListenpunktSollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
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ListenpunktLiegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Betroffene die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO).
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ListenpunktWenn in die Datenverarbeitung eingewilligt wurde, steht Betroffenen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die TU Braunschweig, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die TU Braunschweig zuständige Behörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen. Diese ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Prinzenstraße 5 30159 Hannover poststelle@lfd.niedersachsen.de # Information zur Nutzung von Web-Konferenzlösungen --- Bitte beachten Sie folgende Hinweise: 1\. Soweit Sie die Internetseite von „BBB“, „WebEx“, DFN Pexip oder DFN Adobe Connect Anbieter, den wir nutzen, aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung des jeweiligen Tools erforderlich, um sich gegebenenfalls die Software für die Nutzung der jeweiligen Tool-Applikation herunterzuladen. Das jeweilige Tool kann aber auch ohne die Applikation genutzt werden, indem die jeweilige Einladung angeklickt und ggf. weitere Zugangsdaten zu der jeweiligen Online-Lehrveranstaltung/Besprechung direkt in der Browser-Version des Tools eingegeben werden. Die Basisfunktionen des jeweiligen Tools sind über die Browser-Version nutzbar, die auf der Website des jeweiligen Tools zu finden sind. 2\. Die Web-Konferenzlösungen von „BBB“, „WebEx“, DFN Pexip oder DFN Adobe Connect dürfen nur für Online-Lehrveranstaltungen und Besprechungen Zwecke genutzt werden. 3\. Zugangsdaten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden und sind vor unberechtigtem Zugriff sicher aufzubewahren. Passwörter sind regelmäßig zu ändern. 4\. Es ist weder zulässig, Teilnehmer\*innen ohne deren Einwilligung aufzunehmen noch dürfen Teilnehmer\*innen ihrerseits Veranstaltung und damit Veranstalter\*innen aufzeichnen ohne deren Einwilligung. Es ist dabei egal, ob die Aufzeichnung mit einem Videokonferenztool selbst oder mit einem externen Programm angefertigt wird. 5\. Um Störgeräusche in der Konferenz zu vermeiden, empfiehlt es sich, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die nicht gerade einen aktiven Beitrag leisten, ihr Mikrofon ausgeschaltet haben. Eine Konferenz verläuft dadurch erfahrungsgemäß wesentlich ruhiger und störungsfreier. 6\. Bei technischen Schwierigkeiten einer Teilnehmerin oder eines Teilnehmers hat es sich bewährt, dies der Moderation bzw. Konferenzleitung über die Chatfunktion mitzuteilen. 7\. Die Web-Konferenzlösungen darf nicht missbräuchlich benutzt werden. Insbesondere sind bedrohende und belästigende Anrufe zu unterlassen. Die Übermittlung von Informationen mit rechts-oder sittenwidrigen Inhalten oder von Hinweisen auf solche Informationen ist nicht erlaubt.
webkonferenz/regulations/hinweise.txt · Zule
# Zustimmung vor der Aufzeichnung einer Webkonferenz --- Es ist weder zulässig, Teilnehmer\*innen ohne deren Einwilligung aufzunehmen noch dürfen Teilnehmer\*innen ihrerseits Veranstaltung und damit die Lehrenden aufzeichnen ohne deren Einwilligung. Es ist dabei egal, ob die Aufzeichnung mit einem Videokonferenztool selbst oder mit einem externen Programm angefertigt wird. Da auch die Stimme einer Person als „personenbezogenes Daten“ im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften gilt, macht es für die datenschutzrechtliche Beurteilung der Aufzeichnung einer Veranstaltung keinen Unterschied, ob „Bild und Ton“ oder nur „Ton“ aufgezeichnet wird. Außerdem ist es auch unerheblich, ob eine Person die man sehen und/oder hören kann, sich für die Aufzeichnung mit echtem Namen angemeldet hat oder z.B. mit einen anonymisierenden Fantasienamen. **Aufzeichnungen nur der Dozierende durch sich selbst** Da der Dozierende in der Regel die Urheber ihrer Lehrveranstaltung sind, ist es unkritisch, wenn Dozierende in ihrer eigenen Online-Veranstaltung lediglich sich selbst aufzeichnen und weder Bild-noch Tonaufnahmen anderer Teilnehmer\*innen in die Aufnahme einfließen. Es ist möglich, in Phasen der Diskussion die Aufnahme zu pausieren und so diese Abschnitte von der Aufnahme auszuschließen. Rückfragen aus dem Auditorium könnten auch in einem parallelen Chat gestellt werden und dann vor der Beantwortung durch die Dozierende einfach vorgelesen werden. **Aufzeichnungen auch von Teilnehmer\*innen** Falls beabsichtigt ist, auch Bild und/oder Tonaufnahmen von Teilnehmer\*innen zu machen, so ist zwingend eine Einwilligung der betroffenen Personen notwendig. Die Einwilligung von Teilnehmer\*innen muss vor Beginn der Aufzeichnung eingeholt werden. Betroffene haben das Recht, ihre datenschutzrechtliche Einwilligung im Hinblick auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO). Der Widerruf gilt ab Erklärung und nicht für davor erfolgte Aufzeichnungen. # Videokonferenzen - Empfehlungen und Good Practices --- Auf dieser Seite geben wir Hinweise für die allgem. Benutzung von Web- und Videokonferenzapllikationen. Die Anleitungen zu den an der TU Braunschweig verwendeten Anwendungen, wie BigBlueButton und Webex finden Sie auf den Unterseiten. ## Vorbereitung --- Sie sollten schon vor der Konferenz einen Probedurchlauf starten und schauen, ob die Technik wie gewünscht funktioniert:
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Logins zu den Diensten und Benutzung dieser
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Mikrofon- & Kameraeinstellungen: wir empfehlen für den Test der Hardware entweder den eingebauten Echo-Test in BigBlueButton, oder die Kamera-bzw. Photo Booth-App in Windows10/macOS.
## Hardware --- - Falls Sie einen Laptop nutzen, schließen Sie es am besten an das Stromnetz an, um vorzeitiges Abschalten zu vermeiden. - Eine kabelgebundene LAN-Verbindung ist oftmals aus staibilitätsgründen WLAN vorzuziehen. - Klappen Sie ggf. den Mikrofonarm Ihres Headsets herunter - Prüfen Sie die Audioeinstellungen an Ihrem Rechner oftmals wird das eingebaute Mikrofon als Standardgerät verwendet, was im Großteil der Fälle zu schlechter Verständlichkeit führt: Echos, Tastatur- und Lüftergeräusche des Laptops etc. Das eingebaute Mikrofon ist oft als Mikrofonarray bezeichnet. Ein einfacher Test um zu sehen welches Mikrofon tatsächlich gerade aktiv ist: ein leichtes Klopfen auf das Laptopgehäuse führt zu einem Pegelausschlag bei den fest eingebauten Mikrofonen, gleiches gilt für das Headset- bzw. Standmikrofon. - Beim Start von Konferenzsystemen wird zunächst das Standardgerät verwendet, meistens (BBB und Webex) kann jedoch auch ein anderes ausgewählt werden, daher ist es sinnvoll in den Einstellungen den Standard auf das beste angeschlossene Mikrofon zu legen. Die Audioeinstellungen unter Windows finden Sie entweder mit Rechtsklick auf das Lautsprecher-Taskleistensymbol oder über „Sound“ im Startmenü. Unter macOS in den Systemeinstellungen unter „Ton“. [![mikrofon_windows.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/dt4iXYprvgoej3S0-mikrofon-windows.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/dt4iXYprvgoej3S0-mikrofon-windows.png) [![mikrofon_mac.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/KCDQV1aEaqofe692-mikrofon-mac.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/KCDQV1aEaqofe692-mikrofon-mac.png) ## Software & Präsentationsumgebung --- Es ist ratsam schon durch vorab getroffene Maßnahmen für einen reibungslosen und störungsfreien Ablauf der Web-/Videokonferenz bzw. der Online-Vorlesung zu sorgen. Hierfür kann es hilfreich sein ein neues Benutzerprofil des Betriebssystems ohne störende Programme und mit übersichtlich aufgeräumten Browserprofilen anzulegen: keine Störenden Pop-ups und keine irrelevanten Inhalte während der Bildschirm-/Browser-Freigabe. Für die Nutzung von Web- und Videokonferenzsystemen haben sich Chromium (auch Chrome) und Firefox als kompatible Browser bewährt. Von Safari auf macOS und MS Edge für Vortragende können wir aktuell auf Grund von Inkompatibilitäten und reduzierten Funktionsumfang der Koferenzdienste nur abraten. Bitte beachten Sie folgende Hinweise:
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Nutzen Sie wenn möglich separate Browser-Profile mit nur relevanten Inhalten
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Reduzieren Sie die Anzahl offener Tabs so weit wie möglich
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Schließen Sie nach Möglichkeit alle anderen Programme (auch Outlook o.Ä.)
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Halten Sie zur Sicherheit einen anderen als Browser zum Testen und als Ausweichmöglichkeit bereit
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Applikationsfreigabe ist oft sinnvoller und übersichtlicher als komplette Bildschirmfreigabe
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Falls Sie mit einer Bildschirmfreigabe oder Desktop-Sharing arbeiten möchten: prüfen Sie ggf., ob andere Zugriff auf sensible Unterlagen erhalten könnten, die bspw. auf dem Desktop liegen oder verwenden Sie wie oben erwähnt ein anderes Benutzerprofil
### Hinweise zur Umgebung
--- - Lichtsituation: Vermeiden Sie blendendes Licht (z.B. durch Fenster), sorgen Sie ggf. für genug Licht und eine ausreichende Ausleuchtung Ihres Gesichts (Schreibtischlampe etc.). - Vermeiden Sie Umgebungsgeräusche (Handyklingeln, Straßenlärm durch offenes Fenster etc.). - Versuchen Sie, ein Arbeitsklima herzustellen und Störfaktoren zu minimieren (z.B. indem Sie in einen von anderen häuslichen Bewohner\*innen getrennten Raum gehen).
## Nutzungsszenarien --- Generell ist es sinnvoll eine zweite Person (z.B. Übungsleiter) als Moderator zusätzlich zum Dozenten in die Koferenz-/Onlinevorlesung einzuladen: Chat und Teilnehmermanagement würde von der Vorlesung/Vortrag ablenken.
1.
Präsentation von Arbeitsplatz-PC mit mehreren Bildschirmen
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Übersichtlich und durch Freigabe von Fenstern oder kompletten Bildschirmen (Powerpoint Präsentationsmodus)
2.
Präsentation von PC/Laptop + iPad
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PC/Laptop als Quelle für Audio und Kamera
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iPad/Tablet als zweiter Benutzer für z.B. Stift-Eingabe in Whiteboard-Anwendungen: per Einladung als Diskussionsteilnehmer in Webex oder Präsentator in Big Blue Button
3.
Einwahl per Telefon und Management per Desktop
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Bei fehlendem Audio-Equipment am Desktop kann der Dozent auch per Telefoneinwahl in Webex einen Vortrag halten und auf der Bildschirmfreigabe des Dektops Folien/Whiteboards anzeigen.
## Während der Videokonferenz ---
### Allgemeine Hinweise
--- - Die Videokonferenz, an der Sie teilnehmen, wird eventuell aufgezeichnet. In den Aufzeichnungen ist später alles sichtbar, was im Bereich des Kamerafeldes passiert! - Wenn Sie eine Konferenz verlassen, verlassen Sie den digitalen Konferenzraum (z.B. durch Schließen des Browsertabs) und gehen Sie sicher, dass Mikrofon und Kamera deaktiviert sind. - Falls sie etwas Wichtiges neben der Konferenz besprechen müssen (z.B. telefonisch), können Sie Mikrofon und ggf. auch Kamera temporär deaktivieren und danach ganz einfach wieder einschalten, sodass Sie die Konferenz dafür nicht verlassen oder beenden müssen. An Headsets befinden sich häufig auch Schalter zum Stummschalten des Mikrofons.
### Für Veranstalterinnen ---
- Festlegen, welche Rechte die Teilnehmenden haben sollen (dauerhafte Stummschaltung, Video, Präsentationen), und auch Rechte im Chat festlegen. Siehe hierzu auch unsere Anleitungen und Empfehlungen zu BigBlueButton und Webex. - Zugriff auf den Veranstaltungsraum vor dem Termin ermöglichen, um Zeit für den Verbindungsaufbau und Problembehebung zu gewährleisten. - Bei hoher Anzahl von Teilnehmern empfiehlt sich eine zweite Person zusätzlich als Moderator, dies kann z.B. der Übungsgruppenleiter sein - Bei Bildschirmfreigabe die Webcam deaktivieren – die Uploadkapazitäten vieler Internetanschlüsse reichen nicht für zwei parallele Videostreams (Webcam + Bildschirminhalte). - Eventuell ein Gesprächsprotokoll anlegen (lassen), sodass alle Informationen auch bei technischen Problemen festgehalten werden. Hierzu können die Protokollfunktionen der Anwendungen („Geteilte Notizen“) genutzt werden.
### Für Teilnehmerinnen
--- - Standardeinstellungen: Mikrofon und Webcam in der Videokonferenzsoftware deaktivieren - Präsenz zeigen und keinen anderen Tätigkeiten nebenbei nachgehen; ggf. das Schreiben von Notizen am besten handschriftlich oder - sofern vorhanden - auf einem zweiten Gerät/Monitor erledigen - Überlegen Sie, was Sie in den Chat schreiben und was Sie per Audio/Video mitteilen möchten, da es in einer großen Gruppe schnell unübersichtlich wird - Geben Sie Ihr Audiosignal nur frei, wenn Sie sprechen müssen, und blockieren Sie es ansonsten entweder über die Konferenzsoftware (i.d.R. über Mikrofon-Symbole) oder, wenn vorhanden, den Schalter an Ihrem Headset. Geräusche wie lautes Atmen, Rascheln oder Kabelbewegungen werden sonst häufig als Sprache erkannt und übertragen.
# Aufzeichnungsstatus der verschiedenen Webkonferenzdienste --- Die durch das Gauß-IT-Zentrum betreuten Webkonferenzdienste bieten die Möglichkeit die Sitzungen durch die Veranstalter zwecks Protokollierung oder als Vorlesung aufzuzeichnen. Um zu erkennen, dass die Systeme aktuell aufnehmen sind hier die entsprechenden Anzeigen einmal aufgelistet. ## BigBlueButton --- Die Aufzeichnung im Dienst BigBlueButton ist aktuell nur aus den im StudIP erstellten Vorlesungsräumen möglich, normale Konferenzräume haben diese Option nicht. [![SZNdOiz2UbWBdnWp-image.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/Mt78foIQEWtuzeKg-szndoiz2ubwbdnwp-image.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/Mt78foIQEWtuzeKg-szndoiz2ubwbdnwp-image.png) ## DFNconf --- Die Aufzeichnung bei DFNconf wird über einen roten Punk in der Konferenzansicht symbolisiert. Dazu kommt ein Fensterhintergrund mit entsprechender Nachricht, sofern kein anderes Videosignal oder Präsentationsinhalt übertragen wird. [![VyGqA39F7KgQ6WFM-image.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/OJFe0yPbB3Za3V85-vygqa39f7kgq6wfm-image.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/OJFe0yPbB3Za3V85-vygqa39f7kgq6wfm-image.png) ## Webex Meetings --- Bei den verschiedenen Beitrittsmöglichkeiten von Webex stellt sich der Aufzeichnungsstatus wie folgt dar: ### 1. Teilnehmer mit Desktopanwendung --- Roter Punkt in der Titelleiste des Fensters. [![8DQqd8anN5D6jfpN-image.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/KoebaamX1BA6u0zj-8dqqd8ann5d6jfpn-image.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/KoebaamX1BA6u0zj-8dqqd8ann5d6jfpn-image.png) ### 2. Teilnehmer über Webseite --- Roter Punkt im oberen Fensterinhalt der Websitzung. [![BCL71WABMjnq1EqH-image.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/QE5pPGJR88pJ3kBh-bcl71wabmjnq1eqh-image.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/QE5pPGJR88pJ3kBh-bcl71wabmjnq1eqh-image.png) ### 3. Teilnehmer über Telefon-Applikation --- Rotes Symbol im Status-Banner der Applikation. [![wqwslJDG3HNvHBfQ-image.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/pHUN5KvZgenqkRy8-wqwsljdg3hnvhbfq-image.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/pHUN5KvZgenqkRy8-wqwsljdg3hnvhbfq-image.png)