# Rolle Department-Personen-Manager/-in

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Die Rolle Department-Personen-Manager/-in kann für Personen, die schon im TUconnect (HISinOne) hinterlegt sind und zu der eigenen oder zu einer untergeordneten Einrichtung gehören, Personendaten sehen und diese teilweise bearbeiten.

Diese Rolle dient **insbesondere** für die Zuordnung ausgewählter Rollen zu vorhandenen Personen oder deren Rücknahme.

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">Wir empfehlen, die **Rücknahme von Rollen** über den **Ablauf von "Gültig bis"** vorzunehmen. Dann können später Änderungen an Daten besser nachvollzogen werden.</span>

**Die Rolle soll nur auf Fakultätsebene vergeben werden (Fakultätsgeschäftsführende) und evtl. an einzelne Mitarbeitende aus den Fakultäten.**

<p class="callout warning">Bitte beachten Sie, dass wenn die Person noch nicht im TUconnect (HISinOne) hinterlegt ist, wir Administratoren die Person erst anlegen müssen. Dafür benötigen wir die TUBS-ID (Login) der neuen Person. Haben wir die betreffende Person in TUconnect angelegt, werden wir Sie darüber informieren, damit Sie dann die gewünschte/n Rolle/n dieser Person zuordnen können.</p>




### 1. Im Portal anmelden

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[![Department-Personen-Manager-in_1.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/TE0244jALE0zsaUU-department-personen-manager-in-1.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/TE0244jALE0zsaUU-department-personen-manager-in-1.png)

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**(1)** </span>Rufen Sie [https://connect.tu-braunschweig.de/](https://connect.tu-braunschweig.de/) im Browser auf und melden Sie sich mit Ihrer TUBS-ID an.


### 2. Rolle wechseln

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[![Department-Personen-Manager-in_2.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/kgJwzvqU1rdD9hEA-department-personen-manager-in-2.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/kgJwzvqU1rdD9hEA-department-personen-manager-in-2.png)

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**(1)** </span> Wählen Sie die Rolle Department-Personen-Manager/-in aus, sofern Sie mehrere Rollen im Portal haben.  
Haben Sie nur diese eine Rolle, wird Ihnen die Auswahl nicht angeboten.


### 3. Wichtige Reiter

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[![Department-Personen-Manager-in_3.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/Ruwwt4EJd9lId7t6-department-personen-manager-in-3.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/Ruwwt4EJd9lId7t6-department-personen-manager-in-3.png)

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(1) </span>** Organisation  
<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**(2)** </span> Administration


### 4. Organisation

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[![Department-Personen-Manager-in_4.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/hEBKBzQ1tGx18Zoo-department-personen-manager-in-4.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/hEBKBzQ1tGx18Zoo-department-personen-manager-in-4.png)  
Unter diesen Menüpunkt sind folgende Unterpunkte enthalten:  
• Personen   
• Hochschulstruktur anzeigen

### 5. Personen

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[![Department-Personen-Manager-in_5.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/ZCAFDj8YxgQHnGCz-department-personen-manager-in-5.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/ZCAFDj8YxgQHnGCz-department-personen-manager-in-5.png)

Unter Personen gibt es nur einen Link. Dieser führt zu dem Menüpunkt **\[Personen bearbeiten\].**

### 6. Personen bearbeiten

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[![Department-Personen-Manager-in_6.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/zxA1rpLRGpG1k5he-department-personen-manager-in-6.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/zxA1rpLRGpG1k5he-department-personen-manager-in-6.png)

Aufruf der Funktion: **\[Organisation\] &gt; \[Personen\] &gt; \[Personen bearbeiten\]**.   
Es ist eine Suchfunktion vorgeschaltet.

### 7. Ergebnisliste der Personensuche

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[![Department-Personen-Manager-in_7.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/GMsX6ZuG2s7aRI08-department-personen-manager-in-7.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/GMsX6ZuG2s7aRI08-department-personen-manager-in-7.png)

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(1)</span>** Sie können dann entweder auf den Stift oder auf den Nachnamen der gewünschten Person klicken, um das Formular für die Personenbearbeitung zu öffnen.

### 8. Bearbeitung einer ausgewählten Person

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[![Department-Personen-Manager-in_8.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/vEn4DCYul6YQpxvX-department-personen-manager-in-8.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/vEn4DCYul6YQpxvX-department-personen-manager-in-8.png)

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(1)</span>** **Es können keine Grunddaten von Personen geändert werden.**  
Es werden aber Grunddaten angezeigt wie:  
Nachname  
Vorname  
Geschlecht  
Akademischer Grad  
…  
zusätzlich, wenn diese Person als Studierende in der TU eingeschrieben sind oder waren  
Geburtsdatum  
Geburtsort  
Geburtsland  
Staatsangehörigkeit  
Matrikelnummer  
**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(2)</span>**  Weitere Reiter. Hier können Daten betrachtet (Attribut) oder geändert werden.

###   
9. Reiter: Attribut

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Hier können nur vorhandene Daten betrachtet werden.[![Department-Personen-Manager-in_9.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/DzvYKaM0tq2ouQKt-department-personen-manager-in-9.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/DzvYKaM0tq2ouQKt-department-personen-manager-in-9.png)

### 10. Personalhandbuch erstellen

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[![Department-Personen-Manager-in_10.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/qI2r8LdTmB3zQOHX-department-personen-manager-in-10.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/qI2r8LdTmB3zQOHX-department-personen-manager-in-10.png)  
**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(1)</span>** Wenn keine Daten vorhanden sind, müssen Sie zuerst ein Personalhandbuch erstellen.

### 11. Personalhandbuch bearbeiten und ggf. PDF erstellen

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<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**[![Department-Personen-Manager-in_11.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/v7HxeMocXLEyX9D7-department-personen-manager-in-11.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/v7HxeMocXLEyX9D7-department-personen-manager-in-11.png)**</span>

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**(1)** </span> Sie können die einzelnen Punkte bearbeiten und dann abspeichern. Folgende Punkte stehen Ihnen zur Verfügung:  
• Fachgebiet  
• Akademischer Werdegang  
• Berufstätigkeit  
• Forschungs- und Entwicklungsvorhaben der letzten 5 Jahre  
• Kooperationen mit der Praxis der letzten 5 Jahre  
• Publikationen   
• Tätigkeiten in Fachorganisation und akademischer Selbstverwaltung der letzten 5 Jahre  
<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**(2)** </span> Hier können Sie für die Person das Personalhandbuch ausgeben.

<p class="callout warning">Hinweis: Sie können pro Prüfungsordnung ein Personalhandbuch erzeugen. Hier werden allerdings nur Personen aufgelistet, für die ein Personalhandbuch angelegt wurde und den untergeordneten semesterunabhängigen Veranstaltungen unter Zuständigkeiten als Lehrende/-r zugeordnet wurden. Um diese Zuordnung zu erstellen, muss die Person die Rolle Lehrperson besitzen.</p>

### 12. Reiter: Rollen und Rechte

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<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**[![Department-Personen-Manager-in_12.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/6fKGWnteLDiHOWjq-department-personen-manager-in-12.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/6fKGWnteLDiHOWjq-department-personen-manager-in-12.png)**</span>

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**(1)** </span> Hier können Sie eine neue Rolle der ausgewählten Person zuordnen.   
**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(2)</span>** Setzen Sie die Gültigkeit.   
**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(3)</span>** Hier könnten Sie die Rolle löschen.

<p class="callout warning">Wir empfehlen, die Rücknahme von Rollen über den Ablauf von "Gültig bis" vorzunehmen. Dann können später Änderungen an Daten besser nachvollzogen werden.</p>


### 13. Rolle hinzufügen

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**[![Department-Personen-Manager-in_13.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/z8PyFOrYx1GXw9V7-department-personen-manager-in-13.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/z8PyFOrYx1GXw9V7-department-personen-manager-in-13.png)**

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(1)</span>** Rolle auswählen  
**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(2)</span>**  Folgende Rollen können Sie Personen zuordnen:  
• Ausfalltermin-Ersteller/-in  
• Bewerbung: dezentrale Sachbearbeitung  
• Lehrperson  
• LV-Bearbeiter/-in  
• LV-Ersteller/-in  
• Prüfer/-in  
• Prüfer-Vertreter/-in  
• Sachbearbeiter/-in Prüfungsamt  
• Studienkoordinator/-in  
• Stundenplaner/-in

<p class="callout warning">Hinweis: Wenn eine Person einer semesterunabhängigen oder semesterabhängigen Veranstaltung hinzugefügt werden soll, dann benötigt diese Person die Rolle Lehrperson.</p>

[![Department-Personen-Manager-in_14.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/KMvcRAD91yyiRCPh-department-personen-manager-in-14.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/KMvcRAD91yyiRCPh-department-personen-manager-in-14.png)

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(1)</span>** Hier müssen Sie für die Rolle die Organisationseinheit (Einrichtung) auswählen, für die diese Rolle Berechtigungen erhalten soll. Sie können allerdings nur Organisationseinheiten der eigenen oder der untergeordneten Organisationseinheit zuordnen.

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">[![Department-Personen-Manager-in_15.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/XtVlMRxgtYT4RBjM-department-personen-manager-in-15.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/XtVlMRxgtYT4RBjM-department-personen-manager-in-15.png)</span>**

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(1)</span>**  Wenn Sie den Pfeil nach links auswählen, haben Sie die ausgewählte Organisationseinheit zugeordnet.

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">[![Department-Personen-Manager-in_16.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/QRY58nJkIhgodO18-department-personen-manager-in-16.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/QRY58nJkIhgodO18-department-personen-manager-in-16.png)</span>**

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(1) </span>** Gültig von: Entweder der Tag der Erstellung oder ein zukünftiges Datum, ab wann die Rolle für diese Person aktiv sein soll.   
**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(2)</span>**  Gültig bis: Entweder Sie lassen dieses Feld leer, dann wird beim Speichern der Wert automatisch auf den 31.12.2100 gesetzt oder Sie wissen von vorn herein, wie lange diese Rolle gültig sein soll, dann tragen Sie dieses Datum ein und speichern die Bearbeitung ab.

### 14. Reiter: Funktion

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**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">[![Department-Personen-Manager-in_17.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/P0y3AvQJI5rJrLMJ-department-personen-manager-in-17.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/P0y3AvQJI5rJrLMJ-department-personen-manager-in-17.png)</span>**

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(1) </span>** Über den Stift können Sie die vorhandene Funktion bearbeiten.  
<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**(2)** </span> Der Papierkorb löscht diese Funktionszuordnung.  
**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(3)</span>** Hier können Sie eine neue Funktion hinzufügen.

### 15. Funktion hinzufügen

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[![Department-Personen-Manager-in_18.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/70e4U2ow4zI3I88x-department-personen-manager-in-18.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/70e4U2ow4zI3I88x-department-personen-manager-in-18.png)

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**(1)** </span> Hier können Sie nur folgende Funktionen auswählen:  
• Dozent/-in  
• Mitarbeiter(in)

[![Department-Personen-Manager-in_19.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/2xu3SmI1xL2wrrvY-department-personen-manager-in-19.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/2xu3SmI1xL2wrrvY-department-personen-manager-in-19.png)

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**(1)** </span> Wenn Sie die Funktion Mitarbeiter ausgewählt haben, können Sie bei der Sichtbarkeitsstufe das Feld nur unausgefüllt lassen oder die Stufe „versteckt“ auswählen. Für den Dozenten stehen die folgenden Sichtbarkeitsstufen zur Verfügung:  
• (nicht gefüllt)   
• öffentlich  
• hochschulweit  
• nur Mitarbeiter  
• versteckt

**[![Department-Personen-Manager-in_20.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/DlpkAVtmv0ms96Xj-department-personen-manager-in-20.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/DlpkAVtmv0ms96Xj-department-personen-manager-in-20.png)**

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(1) </span>** Gültig von: Entweder der Tag der Erstellung oder ein zukünftiges Datum, ab wann die Funktion für diese Person aktiv sein soll.   
**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(2)</span>** Gültig bis: Entweder Sie lassen dieses Feld leer, dann wird beim Speichern der Wert automatisch auf den 31.12.2100 gesetzt oder Sie wissen von vorn herein, wie lange diese Funktion gültig sein soll, dann tragen Sie dieses Datum ein und speichern die Bearbeitung ab.

### 16. Funktion bearbeiten

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<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**[![Department-Personen-Manager-in_21.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/ywNocvgmtvYqO7n5-department-personen-manager-in-21.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/ywNocvgmtvYqO7n5-department-personen-manager-in-21.png)**</span>

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**(1)**  </span> Änderung der Organisationseinheit.  
**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(2)</span>** Einstellung der Sichtbarkeitsstufe  
**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(3)</span>**  Gültig von:   
**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(4)</span>** Gültig bis:  
<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**(5)** </span> Sie können weder die Punkte Büros noch Kontaktdaten einsehen oder erzeugen.

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17. Hochschulstruktur anzeigen

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Die Hochschulstruktur kann angezeigt werden.

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">[![Department-Personen-Manager-in_22.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/oZb9QCVk48E8LSmv-department-personen-manager-in-22.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/oZb9QCVk48E8LSmv-department-personen-manager-in-22.png)</span>**

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(1)</span>**  Unter **\[Organisation\] &gt; \[Hochschulstruktur anzeigen\]** können Sie die Struktur einsehen und sich über die Pfeile im Strukturbaum bewegen.

### 18. Menüpunkt: Administration

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Unterhalb des Menüpunktes Administration gibt es nur den Punkt **\[Prüfervertretung zuweisen\]**.

[![Department-Personen-Manager-in_23.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/iwuhH4RAF6Nckb1l-department-personen-manager-in-23.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/iwuhH4RAF6Nckb1l-department-personen-manager-in-23.png)

### 19. Prüfervertretung zuweisen

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Sie erreichen diesen Punkt über **\[Administration\] &gt; \[Prüfervertretung zuweisen\].**

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">[![Department-Personen-Manager-in_24.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/UMggIuiBIe6pe6P5-department-personen-manager-in-24.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/UMggIuiBIe6pe6P5-department-personen-manager-in-24.png)</span>**

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(1) </span>** Hier können Sie Personen suchen, welche die Rolle Prüfer-Vertreter/-in innehaben.

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">[![Department-Personen-Manager-in_25.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/QHyGnmF5TVEYGosl-department-personen-manager-in-25.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/QHyGnmF5TVEYGosl-department-personen-manager-in-25.png)</span>**

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(1)</span>** Für die Bearbeitung können Sie auf den Stift oder den Nachnamen klicken.

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">[![Department-Personen-Manager-in_26.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/ZDzrjaXaYO0jttWK-department-personen-manager-in-26.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/ZDzrjaXaYO0jttWK-department-personen-manager-in-26.png)</span>**

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(1)</span>**  Suchergebnisliste der Personen mit der Rolle Prüfer/-in  
**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(2)</span>** Im Filter kann direkt nach einem Prüfer gesucht werden. Geben Sie den Namen ein und klicken Sie auf den Trichter. Dann wird die Ergebnisliste reduziert.

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**[![Department-Personen-Manager-in_27.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/aafi4cd9QNWGm347-department-personen-manager-in-27.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/aafi4cd9QNWGm347-department-personen-manager-in-27.png)**</span>

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**(1)** </span> Durch setzen des Hakens  
**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(2)</span>** Nach dem Klicken des Links \[Zuordnen\] wird die Zuordnung erzeugt.

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">[![Department-Personen-Manager-in_28.png](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/scaled-1680-/lekWCDbjFRw6vDGL-department-personen-manager-in-28.png)](https://books.rz.tu-bs.de/uploads/images/gallery/2024-05/lekWCDbjFRw6vDGL-department-personen-manager-in-28.png)</span>**

**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">(1)</span>** Hier sehen Sie das Ergebnis der Zuordnung. Die Person (Vorname: Prüfervertreter – Nachname: Test-PV) mit der Rolle Prüfer-Vertreter/-in vertritt jetzt den Prüfer (Vorname: Prüfer – Nachname: Test-PV).  
<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**(2)** </span> Hier können Sie die Zuordnungen auch wieder entfernen, Sie müssen allerdings erst wieder den Haken setzen.