TUconnect

Allgemeine Informationen und Leitfäden zu Funktionen und Rollen im Portal TUconnect (Campusmanagementsoftware HISinOne). Das Portal ist erreichbar unter https://connect.tu-braunschweig.de

Leitfäden zu Rollen

Welche Rolle benötigen Sie?
Rolle Ausfalltermin-Ersteller/-in
Rolle Department-Personen-Manager/-in
Rolle Kombi-EXA-Koordinator/-in
Rolle Kombi-LV-Bearbeiter/-in
Rolle Lehrperson
Rolle LV-Bearbeiter/-in
Rolle LV-Ersteller/-in
Rolle LV-Planer/-in
Rolle Pförtner/-in
Rolle Prüfer/-in
Rolle Prüfer-Vertreter/-in
Rolle Raum-Manager/-in
Rolle Student/-in
Rolle Student/-in (English)
Rolle Studienkoordinator/-in
Rolle Stundenplaner/-in
Rolle Abteilung 21 Leitung (FIS)
Rolle Abteilung 21 Mitarbeiter/-in (FIS)
Rolle EU-Büro Mitarbeiter/-in (FIS)
Rolle Forschungsadministrator/-in (FIS)
Rolle FIS-Leser/-in
Rolle FIS-Bearbeiter/-in (FIS)
Rolle Prüfebene 1 (FIS)
Rolle Prüfebene 2 (FIS)
Rolle Wissenschaftler/-in (FIS)

Leitfäden zu Funktionen

Zugriff auf das Portal TUconnect
Rollenwechsel
Eigene Daten ansehen
Tabelle / Ergebnisliste anpassen
Anerkennung aus dem Ausland
Ausdruck von Berichten
Anlegen einer neuen Prüfungsordnung
Diploma Supplements aus HISPOS und H1 zusammenführen
Statistik: Prüfungsstatistikdaten einsehen und Ergebnisse der Plausibiltätsprüfung
Massenzuordnung Importfreigabe
Modulversionierung
Vertretungsregel für eine Rolle einrichten
Rolle Lehrperson und Funktion Dozent/-in einer Person zuordnen

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Prüfungen
Veranstaltungen
Organisationseinheiten (OE)

Leitfäden zu Rollen

Hilfreiche Informationen und technische Leitfäden (sog. "Klickanleitungen") zu den technischen Rollen im Portal TUconnect.

Leitfäden zu Rollen

Welche Rolle benötigen Sie?

Um die einzelnen Leitfäden zu den jeweiligen Rollen zu verstehen und die an der Rolle angepassten möglichen Optionen zu nutzen, kann es zunächst hilfreich sein, seine eigene Rolle zu finden. Diesbzeüglich können Sie hier nachlesen, welche Rolle Sie zugehörig sind und welche Möglichkeiten Ihnen dazu zur Verfügung stehen.

Student/-in:

Sie behalten den Überblick über Ihr Studium und können sich online zu Prüfungen an- und abmelden. Sie erhalten hier Ihre Bescheinigungen und laden Ihre Abschlussarbeit hoch.

Lehrperson:

Sie sehen eigene Dozierenden- und Räumpläne sowie Räume und Ihre Ausstattungen. Außerdem kann ein durchführender Dozierender Ausfalltermine für seine Veranstaltungen einstellen.

Prüfer/-in:

Sie verwalten Ihre eigenen Leistungen (Prüfungs- und Studienleistungen).

Prüfervertreter/-in:

Sie verwalten/ vertreten die Leistungen (Prüfungs- und Studienleistungen) anderer Personen die Prüfende sind.

LV-Ersteller/-in:

Sie legen neue semesterunabhängige Veranstaltungen (SUV) für Ihre Organisationseinheit/en an.

LV-Bearbeiter/-in:

Sie können die Veranstaltungen Ihres Instituts ausplanen ohne Raumzuweisungen bzw. Raumanfragen durchzuführen.

Ausfalltermin-Ersteller/-in:

Sie können institutseigene semesterabhängige Veranstaltungen mit den Status „in Bearbeitung“ und „freigegeben“ eingeschränkt bearbeiten. Die Rolle kann Grunddaten, Texte, Dozierende und Ausfalltermine bearbeiten sowie Parallelgruppen ausfallen oder löschen lassen.

Studienkoordinator/-in:

Sie planen die Studiengänge, indem Sie Elemente des Curriculum Designers anlegen/bearbeiten. Außerdem können Sie die Semesterplanung für Prüfungen bzw. Veranstaltungen durchführen.

Stundenplaner/-in:

Sie führen die Semesterplanung für Veranstaltungen durch, indem Sie Veranstaltungsinhalte bearbeiten sowie Termin- und Raumzuweisungen bzw. Raumanfragen vornehmen. Als Stundenplaner/-in gewährleisten Sie die Studierbarkeit eines Studiengangs.

Pförtner/-in:

Sie können sich Raumpläne anzeigen und ausdrucken lassen, aber auch Räume mit ihren Raumausstattungen suchen und finden.

Raum-Manager/-in:

Sie verwalten die zu Ihrer Organisationseinheit zugehörigen Räume. Sie bearbeiten also Raumanfragen anderer Organisationseinheiten zur Nutzung Ihrer Räume.

Bewerbermanager/-in:

Als Sachbearbeiter/-in des Immatrikulationsamtes und/oder des International House bearbeiten Sie Bewerbungsanträge und führen Zulassungsverfahren durch.

STU-Standard-Manager/-in:

Die Sachbearbeitung im Immatrikulationsamt und im International House verwaltet mit dieser Rolle die Studentendaten und führt Imma bzw. Extrikulationen durch.

STU-Senior-Manager/-in:

Diese Rolle ist wie STU-Standard-Manager/-in mit erweitereten Rechten. Weiterhin wird hiermit die Verwaltung der Studienbeiträge durchgeführt.

Kombi-EXA-Koordinator/-in

Diese Rolle vereint die Rollen Stundenplaner/-in, Studienkoordinator/-in und Sachbearbeiter/-in Prüfungsamt.
Sie planen die Studiengänge, indem Sie Elemente des Curriculum Designers anlegen/bearbeiten. Außerdem können Sie die Semesterplanung für Prüfungen bzw. Veranstaltungen mit Termin- und Raumzuweisungen/Raumanfragen durchführen. Zusätzlich verantworten Sie die Prüfungsverwaltung der Studienleistungen.

Kombi-LV-Bearbeiter/-in

Diese Rolle vereint die Rollen LV-Bearbeiter/-in und Ausfalltermin-Ersteller/-in. Damit kann ein/e LV-Bearbeiter/-in nun eingeschränkt freigegebene Veranstaltungen bearbeiten.

LV-Planer/-in

Diese Rolle vereint die Rollen LV-Ersteller/-in und Stundenplaner/-in. Damit können nun semesterunabhängige und semesterabhängige Veranstaltungen angelegt bzw. bearbeitet werden.

Leitfäden zu Rollen

Rolle Ausfalltermin-Ersteller/-in

In der Rolle Ausfalltermin-Ersteller/-in können Sie institutseigene semesterabhängige Veranstaltungen mit dem Status „freigegeben“ eingeschränkt bearbeiten. Die Rolle kann Grunddaten, Texte, Dozenten und Ausfalltermine bearbeiten sowie Parallelgruppen ausfallen oder löschen lassen.

Hier können Sie Rechte als Ausfalltermin-Ersteller/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie in Ihrem Browser https://connect.tu-braunschweig.de/ auf und klicken Sie oben rechts auf [Zur Anmeldung]. Es öffnet sich ein neues Fenster.

Geben Sie hier Ihre TUBS-ID und Ihr Passwort ein und bestätigen Sie die EIngabe mit Klick auf [Anmelden]. Alternativ können Sie Single-Sign-On im unteren Bereich [SSO TU Braunschweig] nutzen.

2. Auswahl der Rolle

Wählen Sie Ihre gewünschte Rolle im oberen rechten [Drop-down-Menü] aus. Personen, die nur eine Rolle im Portal TUconnect haben, bekommen diese Auswahl nicht angeboten.

3. Ausfalltermine bearbeiten

Aufruf der Funktion: [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen] > [Ausfalltermine bearbeiten]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

Veranstaltungen suchen

(1) Im ersten Schritt wird nach der gewünschten Person (Dozent/-in der Veranstaltung) gesucht werden. Es kann auch auf die Organisationseinheit eingeschränkt werden.

Zeitraum eingrenzen

(2) Im zweiten Schritt wird der Zeitraum der Veranstaltung eingegrenzt. Das kann händisch oder über die Kalenderfunktion erfolgen.

Termine ausfallen lassen / Ausfalltermine wieder löschen

(1) Die Eingrenzung erfolgt über den Knopf [Veranstaltungen suchen]
(2) Über die Checkbox(en) wird markiert welche Termine ausfallen sollen
(3) Über das Freitextfeld "Bemerkung" kann der Grund des Ausfalls angegeben werden. Die Ausfallbestätigung erfolgt über den Knopf [Termin ausfallen lassen]

(1) Die Bemerkung wird in den Ausfalltermin übernommen
(2) Liste aller Ausfalltermine
(3) Über die Checkbox(en) wird markiert welche Ausfalltermine gelöscht werden sollen (also welche Veranstaltungen doch wieder stattfinden sollen). Die erneute Löschung des Ausfalls erfolgt über den Knopf [Ausfalltermine löschen]

Hinweise

Sollten Sie diesen Hinweis erhalten, dann bestand vorab eine Raumzuweisung. Diese muss bei dem nun wieder stattfindenden Termin erneut durchgeführt werden!

Einzelne Termine einer Terminserie ausfallen lassen

In der Veranstaltungsbearbeitung können einzelne Terminausfälle eingestellt werden.

(1) Innerhalb der Zeile im Reiter [Termine und Räume] kann über den Knopf [Termin ausfallen lassen]. Es öffnet sich eine Maske für eine optionale Bemerkung.

(1) Über das Freitextfeld kann der Grund des Ausfalls angegeben werden.
(2) Die Bemerkung wird über den Knopf [Speichern] am Termin hinterlegt und erscheint im Anschluss in der Übersicht.

(1) Die Bemerkung wird in den Ausfalltermin übernommen. Der Ausfalltermin kann über den grünen Knopf [Einzeltermin findet statt] auch wieder zurückgenommen werden.

Hinweise

(1) Sollten Sie diesen Hinweis erhalten, dann bestand vorab eine Raumzuweisung. Diese muss bei dem nun wieder stattfindenden Termin erneut durchgeführt werden!

4. Semesterabhängige Veranstaltung bearbeiten

(1) Grunddaten der Parallelgruppe bearbeiten
(2) Texte der Parallelgruppe bearbeiten
(3) Verantwortliche Dozierende der Parallelgruppe bearbeiten

5. Termine & Räume einer Veranstaltung bearbeiten

(1) Durchführende Dozierende der Terminserie bearbeiten
(2) Terminserie löschen

Leitfäden zu Rollen

Rolle Department-Personen-Manager/-in

Die Rolle Department-Personen-Manager/-in kann für Personen, die schon im TUconnect (HISinOne) hinterlegt sind und zu der eigenen oder zu einer untergeordneten Einrichtung gehören, Personendaten sehen und diese teilweise bearbeiten.

Diese Rolle dient insbesondere für die Zuordnung ausgewählter Rollen zu vorhandenen Personen oder deren Rücknahme.

Wir empfehlen, die Rücknahme von Rollen über den Ablauf von "Gültig bis" vorzunehmen. Dann können später Änderungen an Daten besser nachvollzogen werden.

Die Rolle soll nur auf Fakultätsebene vergeben werden (Fakultätsgeschäftsführende) und evtl. an einzelne Mitarbeitende aus den Fakultäten.

Bitte beachten Sie, dass wenn die Person noch nicht im TUconnect (HISinOne) hinterlegt ist, wir Administratoren die Person erst anlegen müssen. Dafür benötigen wir die TUBS-ID (Login) der neuen Person. Haben wir die betreffende Person in TUconnect angelegt, werden wir Sie darüber informieren, damit Sie dann die gewünschte/n Rolle/n dieser Person zuordnen können.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie in Ihrem Browser https://connect.tu-braunschweig.de/ auf und klicken Sie oben rechts auf [Zur Anmeldung]. Es öffnet sich ein neues Fenster.

2. Auswahl der Rolle

Wählen Sie Ihre gewünschte Rolle im oberen rechten [Drop-down-Menü] aus. Personen, die nur eine Rolle im Portal TUconnect haben, bekommen diese Auswahl nicht angeboten.

3. Wichtige Reiter

(1) Organisation
(2) Administration

4. Organisation

Unter diesen Menüpunkt sind folgende Unterpunkte enthalten:
• Personen
• Hochschulstruktur anzeigen

5. Personen

Unter Personen gibt es nur einen Link. Dieser führt zu dem Menüpunkt [Personen bearbeiten].

6. Personen bearbeiten

Aufruf der Funktion: [Organisation] > [Personen] > [Personen bearbeiten].
Es ist eine Suchfunktion vorgeschaltet.

7. Ergebnisliste der Personensuche

(1) Sie können dann entweder auf den Stift oder auf den Nachnamen der gewünschten Person klicken, um das Formular für die Personenbearbeitung zu öffnen.

8. Bearbeitung einer ausgewählten Person

(1) Es können keine Grunddaten von Personen geändert werden.
Es werden aber Grunddaten angezeigt wie:
Nachname
Vorname
Geschlecht
Akademischer Grad
…
zusätzlich, wenn diese Person als Studierende in der TU eingeschrieben sind oder waren
Geburtsdatum
Geburtsort
Geburtsland
Staatsangehörigkeit
Matrikelnummer
(2) Weitere Reiter. Hier können Daten betrachtet (Attribut) oder geändert werden.

9. Reiter: Attribut

Hier können nur vorhandene Daten betrachtet werden.

10. Personalhandbuch erstellen

(1) Wenn keine Daten vorhanden sind, müssen Sie zuerst ein Personalhandbuch erstellen.

11. Personalhandbuch bearbeiten und ggf. PDF erstellen

(1) Sie können die einzelnen Punkte bearbeiten und dann abspeichern. Folgende Punkte stehen Ihnen zur Verfügung:
• Fachgebiet
• Akademischer Werdegang
• Berufstätigkeit
• Forschungs- und Entwicklungsvorhaben der letzten 5 Jahre
• Kooperationen mit der Praxis der letzten 5 Jahre
• Publikationen
• Tätigkeiten in Fachorganisation und akademischer Selbstverwaltung der letzten 5 Jahre
(2) Hier können Sie für die Person das Personalhandbuch ausgeben.

Hinweis: Sie können pro Prüfungsordnung ein Personalhandbuch erzeugen. Hier werden allerdings nur Personen aufgelistet, für die ein Personalhandbuch angelegt wurde und den untergeordneten semesterunabhängigen Veranstaltungen unter Zuständigkeiten als Lehrende/-r zugeordnet wurden. Um diese Zuordnung zu erstellen, muss die Person die Rolle Lehrperson besitzen.

12. Reiter: Rollen und Rechte

(1) Hier können Sie eine neue Rolle der ausgewählten Person zuordnen.
(2) Setzen Sie die Gültigkeit.
(3) Hier könnten Sie die Rolle löschen.

Wir empfehlen, die Rücknahme von Rollen über den Ablauf von "Gültig bis" vorzunehmen. Dann können später Änderungen an Daten besser nachvollzogen werden.

13. Rolle hinzufügen

(1) Rolle auswählen
(2) Folgende Rollen können Sie Personen zuordnen:
• Ausfalltermin-Ersteller/-in
• Bewerbung: dezentrale Sachbearbeitung
• Lehrperson
• LV-Bearbeiter/-in
• LV-Ersteller/-in
• Prüfer/-in
• Prüfer-Vertreter/-in
• Sachbearbeiter/-in Prüfungsamt
• Studienkoordinator/-in
• Stundenplaner/-in

Hinweis: Wenn eine Person einer semesterunabhängigen oder semesterabhängigen Veranstaltung hinzugefügt werden soll, dann benötigt diese Person die Rolle Lehrperson.

(1) Hier müssen Sie für die Rolle die Organisationseinheit (Einrichtung) auswählen, für die diese Rolle Berechtigungen erhalten soll. Sie können allerdings nur Organisationseinheiten der eigenen oder der untergeordneten Organisationseinheit zuordnen.

(1) Wenn Sie den Pfeil nach links auswählen, haben Sie die ausgewählte Organisationseinheit zugeordnet.

(1) Gültig von: Entweder der Tag der Erstellung oder ein zukünftiges Datum, ab wann die Rolle für diese Person aktiv sein soll.
(2) Gültig bis: Entweder Sie lassen dieses Feld leer, dann wird beim Speichern der Wert automatisch auf den 31.12.2100 gesetzt oder Sie wissen von vorn herein, wie lange diese Rolle gültig sein soll, dann tragen Sie dieses Datum ein und speichern die Bearbeitung ab.

14. Reiter: Funktion

(1) Über den Stift können Sie die vorhandene Funktion bearbeiten.
(2) Der Papierkorb löscht diese Funktionszuordnung.
(3) Hier können Sie eine neue Funktion hinzufügen.

15. Funktion hinzufügen

(1) Hier können Sie nur folgende Funktionen auswählen:
• Dozent/-in
• Mitarbeiter(in)

(1) Wenn Sie die Funktion Mitarbeiter ausgewählt haben, können Sie bei der Sichtbarkeitsstufe das Feld nur unausgefüllt lassen oder die Stufe „versteckt“ auswählen. Für den Dozenten stehen die folgenden Sichtbarkeitsstufen zur Verfügung:
• (nicht gefüllt)
• öffentlich
• hochschulweit
• nur Mitarbeiter
• versteckt

(1) Gültig von: Entweder der Tag der Erstellung oder ein zukünftiges Datum, ab wann die Funktion für diese Person aktiv sein soll.
(2) Gültig bis: Entweder Sie lassen dieses Feld leer, dann wird beim Speichern der Wert automatisch auf den 31.12.2100 gesetzt oder Sie wissen von vorn herein, wie lange diese Funktion gültig sein soll, dann tragen Sie dieses Datum ein und speichern die Bearbeitung ab.

16. Funktion bearbeiten

(1) Änderung der Organisationseinheit.
(2) Einstellung der Sichtbarkeitsstufe
(3) Gültig von:
(4) Gültig bis:
(5) Sie können weder die Punkte Büros noch Kontaktdaten einsehen oder erzeugen.

17. Hochschulstruktur anzeigen

Die Hochschulstruktur kann angezeigt werden.

(1) Unter [Organisation] > [Hochschulstruktur anzeigen] können Sie die Struktur einsehen und sich über die Pfeile im Strukturbaum bewegen.

18. Menüpunkt: Administration

Unterhalb des Menüpunktes Administration gibt es nur den Punkt [Prüfervertretung zuweisen].

19. Prüfervertretung zuweisen

Sie erreichen diesen Punkt über [Administration] > [Prüfervertretung zuweisen].

(1) Hier können Sie Personen suchen, welche die Rolle Prüfer-Vertreter/-in innehaben.

(1) Für die Bearbeitung können Sie auf den Stift oder den Nachnamen klicken.

(1) Suchergebnisliste der Personen mit der Rolle Prüfer/-in
(2) Im Filter kann direkt nach einem Prüfer gesucht werden. Geben Sie den Namen ein und klicken Sie auf den Trichter. Dann wird die Ergebnisliste reduziert.

(1) Durch setzen des Hakens
(2) Nach dem Klicken des Links [Zuordnen] wird die Zuordnung erzeugt.

(1) Hier sehen Sie das Ergebnis der Zuordnung. Die Person (Vorname: Prüfervertreter – Nachname: Test-PV) mit der Rolle Prüfer-Vertreter/-in vertritt jetzt den Prüfer (Vorname: Prüfer – Nachname: Test-PV).
(2) Hier können Sie die Zuordnungen auch wieder entfernen, Sie müssen allerdings erst wieder den Haken setzen.

Leitfäden zu Rollen

Rolle Kombi-EXA-Koordinator/-in

Diese Rolle vereint die Rollen Stundenplaner/-in, Studienkoordinator/-in und Sachbearbeiter/-in Prüfungsamt.

Für nähere Informationen zum Umgang mit dieser Rolle schauen Sie bitte in die jeweilige Anleitung für Stundenplaner/-in und Studienkoordinator/-in. Die Rolle Sachbearbeiter/-in Prüfungsamt findet die benötigten Informationen zu ihrer Rolle unter "Dokumentation und Hilfe" unter 4. Verwaltungspersonal im TUconnect-Portal.

Leitfäden zu Rollen

Rolle Kombi-LV-Bearbeiter/-in

Diese Rolle vereint die Rollen LV-Bearbeiter/-in und Ausfalltermin-Ersteller/-in.

Für nähere Informationen zum Umgang mit dieser Rolle schauen Sie bitte in die jeweilige Anleitung für LV-Bearbeiter/-in und für Ausfalltermin-Ersteller/-in.

Leitfäden zu Rollen

Rolle Lehrperson

In der Rolle Lehrperson können Sie semesterabhängige Veranstaltungsdaten, eigene Dozentenpläne und die Hochschulstruktur
sowie Räume inkl. Raumpläne einsehen. Sie können Ausfalltermine einstellen für Veranstaltungen, in denen Sie ein durchführender Dozierender sind. Voraussetzung ist, Sie sind im HIS-System als Lehrperson angelegt und einer Organisationseinheit zugeordnet.

Soll eine Lehrperson angelegt werden, damit sie einer Veranstaltung zugeordnet werden kann, so schreiben Sie bitte eine E-Mail an den LV-Bearbeitenden Ihres Institutes. Voraussetzung: Die Person besitzt eine TUBS-ID.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie in Ihrem Browser https://connect.tu-braunschweig.de/ auf und klicken Sie oben rechts auf [Zur Anmeldung]. Es öffnet sich ein neues Fenster.

2. Auswahl der Rolle

Wählen Sie Ihre gewünschte Rolle im oberen rechten [Drop-down-Menü] aus. Personen, die nur eine Rolle im Portal TUconnect haben, bekommen diese Auswahl nicht angeboten.

3. Meine Veranstaltungen und Prüfungen

Funktion [Lehrorganisation] > [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] aufrufen. Es wird die Semesterplanung angezeigt.

(1) Im ersten Reiter findet der/die Dozierende die Veranstaltungen für die er/sie verantwortlich ist, im zweiten Reiter die Veranstaltungen, die er/sie durchführt
(2) Filter für die Semesterauswahl, sowie Sortier- und Filteroptionen
(3) Das Anklicken des Veranstaltungstitels führt zur Detailansicht

Detailansicht

(1) Ausklappbare Grunddaten der Veranstaltung
(2) Liste der Parallelgruppen mit Terminsätzen der Veranstaltung
(3) Link zum Raumbelegungsplan (anklickbar)
(2) Hinweis: Tagesaktuelle oder zukünftige Einzeltermine mit Änderungen (anklickbar)

(1) Änderungen in Einzelterminen

(1) Der Reiter Vorlesungsverzeichnis zeigt die aufklappbare Struktur und den Einhängepunkt der Veranstaltung
(2) Hier findet man die Nummer des jeweiligen Objektes

(1) Der Reiter Module / Studiengänge zeigt die Zuordnung der Veranstaltung zu Modulen und Studiengängen

4. Meinen Dozentenplan anzeigen

Funktion [Lehrorganisation] > [Meinen Dozentenplan anzeigen] aufrufen. Es wird der Dozentenplan angezeigt.

5. Ausfalltermine einstellen/bearbeiten

Wenn eine Lehrperson als durchführende/-r Dozent/-in einem Termin zugeordnet ist, kann die Lehrperson einen Ausfalltermin erzeugen.

Die Einrichtungszuordnung der Veranstaltung wird nicht ausgewertet, daher können auch Ausfalltermine für einrichtungsfremde Veranstaltungen erzeugt werden.

Aufruf der Funktion: [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen] > [Ausfalltermine bearbeiten]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

(1) Suchparameter eingeben und Suche über den Knopf [Suchen] ausführen. Es öffnet sich eine weitere Suchmaske für die Einstellung des Zeitraumes.

(1) Einstellen des Zeitraums und Bestätigung über den Knopf [Veranstaltungen suchen] aktualisiert die Ergebnisliste
(2) In der Ergebnisliste können die Termine, die ausfallen sollen, über eine Checkbox ausgewählt werden. Im Feld Bemerkung kann ein Grund für den Ausfalltermin angegeben werden.
Über den Knopf (3) [Termin ausfallen lassen] werden die Ausfalltermine erstellt. Sie erscheinen in einer weiteren Ergebnisliste.

Beide Tabellen können angepasst werden.

6. Räume suchen

Aufruf der Funktion: [Organisation] > [Räume suchen]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

(1) Suchbegriff(e) eingeben (wie z.B. in angezeigten Beispielen). Suche über den Knopf [Suchen] ausführen
(2) Aufruf der Funktion [Erweitere Suche] öffnet eine erweiterte Suchmaske

Erweiterte Suchmaske

Ergebnisliste

(1) Liste der Ergebnisse zum gesuchten Raum mit Angabe bestimmter Eigenschaften
(2) Wurden Räume der Ergebniszeile über die Checkbox (bei (1)) markiert, können von dieser Ebene aus Raumpläne angezeigt bzw. exportiert und gedruckt werden
(3) Raum-Link ist anklickbar und führt zu den Raumattributen (z.B. Grunddaten, Raumdetails, Lage und Ausstattung)

Raumattribute

(1) Ausstattungsmerkmale des Raumes
(2) Link [Zum Raumplan] führt zum Raumplan

Raumbelegungsplan

(1) Filter für Semesterauswahl (aktuelles Semester ist voreingestellt)
(2) Filter: Auswahl der Ansicht (z.B. Wochenauswahl, Vorlesungszeitansicht oder Semesteransicht)
(3) Hier sind selbsterklärend verschiedene Aktionen möglich
(4) Raumauswahl (welcher Raumplan angezeigt werden soll)

7. Raumpläne anzeigen (Direktfunktion)

Aufruf der Funktion: [Organisation] > [Räume und Gebäude] > [Raumpläne anzeigen]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

(1) Filter (Freitextfeld): Bezeichnung für die Raumsuche (Kurzbezeichnung ausreichend)
(2) Auswahlfilter: Organisationseinheit, wenn kein gesuchter Raum angegeben wurde. Dafür die OE angeben oder auswählen
(3) Auswahlfilter: Campus, wenn kein gesuchter Raum angegeben wurde
(4) Auswahlfilter: Gebäude, wenn kein gesuchter Raum angegeben wurde

8. Tagesaktuelle Veranstaltungen anzeigen

Funktion [Studienangebot] > [Tagesaktuelle Veranstaltungen anzeigen] aufrufen. Diese Tabelle kann angepasst werden.

9. Vorlesungsverzeichnis anzeigen

Funktion [Studienangebot] > [Vorlesungsverzeichnis anzeigen] aufrufen. Es öffnet sich eine Baumstruktur.

Über die Pfeile ist es möglich sich über die verschiedenen Ebenen (Studiengang > Prüfungsordnung > Konto > Modul > Veranstaltung) bis zu den Parallelgruppen und Terminen durchzuklicken.

10. Hochschulstruktur anzeigen

Funktion [Organisation] > [Hochschulstruktur anzeigen] aufrufen. Es öffnet sich eine interaktive Baumstruktur.

11. Organisationseinheiten suchen

Funktion [Organisation] > [Organisationseinheiten suchen] aufrufen. Es öffnet sich eine Suchmaske.

(1) Ein Klick auf den [Namen der Organisationseinheit] öffnet die Detailansicht der Organisationseinheit mit Anschrift

Leitfäden zu Rollen

Rolle LV-Bearbeiter/-in

In der Rolle LV-Bearbeiter/-in können Sie Ihre Veranstaltungen ausplanen ohne Raumzuweisungen bzw. Raumanfragen durchzuführen. Voraussetzung ist, Sie sind im HIS-System als LV-Bearbeiter/-in angelegt und Organisationseinheiten zugeordnet.

Hier können Sie Rechte als LV-Bearbeiter/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie in Ihrem Browser https://connect.tu-braunschweig.de/ auf und klicken Sie oben rechts auf [Zur Anmeldung]. Es öffnet sich ein neues Fenster.

2. Auswahl der Rolle

Wählen Sie Ihre gewünschte Rolle im oberen rechten [Drop-down-Menü] aus. Personen, die nur eine Rolle im Portal TUconnect haben, bekommen diese Auswahl nicht angeboten.

3. Veranstaltungen zu meiner Institution(en) suchen

(1) Anmelden in TU-Connect und Rolle „LV-Bearbeiter/-in“ auswählen
(2) Funktion [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen] > [Veranstaltungen bearbeiten] aufrufen
(3) Das Feld Semester leeren! Es MUSS leer bleiben!
(4) Organisationseinheit (OE) eingeben zum Eingrenzen der Suche
(5) Suche über den Knopf [Suchen] starten
(6) Hilfe finden Sie unter: [Service] > [Dokumentation und Hilfe] (z.B. im Absatz 7 "Glossar fachlicher Begriffe aus der Hochschulwelt")

4. Auswahl der Veranstaltung

(1) Zur gewünschten Veranstaltung gehen und die Funktion [Parallelgruppen bearbeiten] aufrufen.

Anmerkung zur Parallelgruppe: Wenn eine Aufteilung der Studierenden in mehrere Gruppen notwendig wird und deswegen die Veranstaltung oder Prüfung aufgeteilt werden muss, dann sind mehrere Parallelgruppen zu erstellen. Aus Prüfungs- und Veranstaltungssicht ist es gleich, welche dieser Parallelgruppen ein/eine Student:in besucht. Jeder Parallelgruppe können mehrere Veranstaltungs- bzw. Prüfungstermine zugeordnet werden. Auch Veranstaltungen mit nur einem Termin benötigen zwingend eine Parallelgruppe, weil sonst kein Termin angelegt werden kann.

Jede freigegebene Parallelgruppe in HISinOne wird als eigene Veranstaltung nach Stud.IP übertragen, wo sie dann weiterbearbeitet werden kann.

5. Anlegen/Bearbeiten von Terminen

(1) Semester überprüfen und ggf. ändern
(2) Um einen Veranstaltungstermin anlegen zu können, muss zuvor zwingend eine Parallelgruppe angelegt werden
(3) Später kann eine vorhandene Parallelgruppe dupliziert werden:

(1) Zu duplizierende Parallelgruppe anhaken
(2) Knopf [Weiter] muss zwingend angeklickt werden, um weitere Kopierfunktionen auszuwählen

(3) Gewünschte Kopieroption anhaken
(4) [Neue Parallelgruppe anlegen] anklicken

6. Terminsatz eingeben

(1) Reiter Termine & Räume auswählen
(2) Neuen Termin anlegen

(3) Parallelgruppe auswählen (falls mehr als eine vorhanden)
(4) Rhythmus auswählen
(5) Wochentag auswählen
(6) Beginn- und Endzeit eintragen
(7) Ersten und letzten Termin überprüfen und ggf. anpassen > Vorlesungszeit ist voreingestellt
(8) Erwartete Anzahl der Teilnehmenden ggf. angeben
(9) Eingaben [Speichern]

7. Termin bearbeiten

(1) Reiter [Termine & Räume] aufrufen
(2) Grunddaten der Terminserie bearbeiten (z.B. Vor- und/oder Nachbereitungszeit)
(3) Bemerkung zur Terminserie eingeben (Achtung! Ist sichtbar für die Studierenden!)
(4) Durchführende Dozenten der Terminserie bearbeiten
(5) Parallelgruppe löschen
(6) [Interne Notiz]: nur hier kann der Wunschraum angegeben werden, sodass er nicht für Außenstehende (z.B. Studierende)
sichtbar ist

Hinweis: Ein „LV-Bearbeiter“ kann einen vorhandenen Termin nur bearbeiten, solange es für diesen noch keine Raumanfrage gibt bzw. noch kein Raum zugeordnet wurde. Ansonsten ist nur noch das Bearbeiten der erwarteten Teilnehmendenanzahl und der akademischen Zeit im Terminsatz möglich.

Sollten Sie eine Lehrperson für die Zuordnung als Dozent/-in in TUconnect vermissen, so schreiben Sie bitte eine Mail an: h1-lehrperson@tu-braunschweig.de . Wir werden die fehlende Lehrperson dann im System ergänzen.

8. Einzelne Termine der Terminserie bearbeiten

(1) Termine der Terminserie ausklappen
(2) Grunddaten des Termins bearbeiten
(3) Vertretungsdozierende(n) pro Termin zuordnen
(4) Ausfalltermin (ggf. mit Grund) angeben

9. Personenkonflikte

(1) Personenkonflikt > Ein:e Dozent:in hat zwei Veranstaltungen am gleichen Tag zur gleichen Zeit > das betrifft 14 Termine
(2) Konflikt akzeptieren! > die Personen mit den Rollen LV-Bearbeiter/-in und Stundenplaner/-in lösen Konflikte auf

(3) Personenkonflikt wird im Termin angezeigt. Klick auf den Knopf öffnet detaillierte Anzeige des bestehenden Personenkonflikts

10. Warnhinweise

(1) Reiter Termine & Räume
(2) Vorbereitungs-/Nachbereitungszeit
(3) Tagesaktuelle oder zukünftige Einzeltermine mit Änderungen enthalten

11. Veranstaltungen und Prüfungen meiner Organisationseinheit (OE) suchen und bearbeiten

(1) Veranstaltungen (semesterabhängig)
(2) Filter für das Semester
(3) Filter für die Sortierung
(4) Filter für Freitext
(5) Aufruf der Veranstaltungsdetails
(6) Aufruf der Veranstaltungsbearbeitung

(7) Veranstaltungen (semesterunabhängig, ungeplant) > d.h. sie müssen für das betreffende Semester noch ausgeplant werden
(8) Filter für das Semester
(9) Filter für die Angebotsfrequenz (z.B. jedes 2. Semester)
(10) Filter für Freitext
(11) Aufruf der Veranstaltungsbearbeitung
(12) Aufruf der Veranstaltungsbearbeitung und der Veranstaltungsdetails

Hinweis: Die Rolle LV-Bearbeiter/-in hat nicht das Recht Parallelgruppen (semesterabhängige Veranstaltung) freizugeben bzw. kann auch keine freigegebenen Parallelgruppen bearbeiten.

Allgemein: Eine Freigabe wird benötigt, damit Gäste/Studierende usw. im jeweiligen Semester die Veranstaltung sehen können und damit sie nach Stud.IP übertragen wird.

12. Excel-Exporte der Veranstaltungen

Excel-Export „Liste der geplanten Veranstaltungen

(1) Anklicken [Liste der geplanten Veranstaltungen]
Das Ergebnis ist eine Excel-Liste aller geplanten Veranstaltungen der zuvor angegebenen Einrichtung in dem zuvor angegebenen Semester.

Für diesen Export muss zuvor in der Funktion [Veranstaltung bearbeiten] das gewünschte Semester und die gewünschte Einrichtung eingegeben werden!

Erzeugter Excel-Export

Excel-Export „Veranstaltungen meiner Einrichtung“

(2) Anklicken [Veranstaltungen meiner Einrichtung]
Das Ergebnis ist eine Excel-Liste aller Veranstaltungen der eigenen Einrichtung, d.h. sowohl die ungeplanten Veranstaltungen
als auch die geplanten Veranstaltungen sind enthalten. Die ungeplanten Veranstaltungen erkennt man daran, dass die Spalten
„SAV*-Titel“ und „Status“ leer sind.

* SAV=semesterabhängige Veranstaltung

Erzeugter Excel-Export

Allgemeiner Hinweis zu den Veranstaltungen: Es gibt nur noch eine einzige semesterunabhängige Veranstaltung (SUV), die zugehörig zur Prüfungsordnung ist und die zentral gepflegt wird durch die Studienkoordinatoren. Zu dieser SUV werden dann semesterabhängig Parallelgruppen angelegt mit ggf. anderer Zeit, Ort, etc..

13. Sonderveranstaltungen

Sonderveranstaltungen anlegen

Alle Felder mit einem Stern (*) sind Pflichtfelder und müssen vor dem Speichern ausgefüllt werden.

(1) Sie haben die Wahl zwischen 3 Sichtbarkeiten: Nur "Teilnehmer/innen“, "Hochschulintern" und "Öffentlich"
(2) Titel der Sonderveranstaltung
(3) Hier werden die Termindaten hinterlegt mit Rhythmus, Datum und Uhrzeit.

Auf eine Angabe eines Wochentages wird verzichtet, da HISinOne dies selbst ermittelt. Bei Sonderveranstaltungen mit einem wöchentlichen Rhythmus oder bei Blockveranstaltungen werden aus dem Feld „Datum“ zwei Felder mit „* Erster Termin am“ und „Letzter Termin am“. HISinOne ermittelt dann die Einzeltermine.

(4) Die Eingabe bei „Erwartete Teilnehmer/-innen“ hat Einfluss auf die Raumsuche
(5) Die Bemerkung wird in der Detailansicht unter dem Titel der Veranstaltung ausgegeben
(6) Knopf [Speichern]. Nach dem Abspeichern gelangen Sie direkt in die Bearbeitungsansicht

Sonderveranstaltungen bearbeiten

Der Bearbeitung von Sonderterminen ist eine Suchmaske vorgeschaltet:

(1) Suchfilter: Titel
(2) Suchfilter: Organisationseinheit
(3) Suchfilter: Raum
(4) Suchfilter: Veranstaltungsdatum
(5) Suche unter Berücksichtigung der gewünschten Einschränkung (nicht zwingend erforderlich) ausführen
(6) Direkt eine neue Sonderveranstaltung anlegen (siehe oben)

Bei Aufruf der gesuchten Sonderveranstaltung erscheint die Bearbeitungsmaske:

(1) Grunddaten der Sonderveranstaltung bearbeiten: Dazu gehören die Sichtbarkeit, der Titel und die Bemerkung
(2) Es können andere Einrichtungen ausgewählt werden
(3) Organisator/-innen hinzufügen]: hier gibt es eine Auswahl von Personen > Stundenplaner auswählen, der für die Sonderveranstaltung einen Raum zuordnen bzw. anfragen soll

(4) Bei mehreren Terminen kann der Terminsatz, der bearbeitet werden soll, ausgewählt werden
(5) [Neuen Termin anlegen]
(6) [Die Grunddaten des Termins bearbeiten]: Dazu gehören der Rhythmus, das Datum, die Uhrzeit, die Vor- und Nachbereitungszeit und die Anzahl der erwarteten Teilnehmenden Personen
(7) Hier kann dem Terminsatz ein Raum zugeordnet werden
(8) Der Knopf [Termin löschen] ist ausgegraut, falls nur ein Termin existiert. Existieren mehr, ist der Knopf aktiv geschaltet und Sie können den ausgewählten Termin löschen. Es muss also mindestens einen Termin geben.
(9) Liste der Einzeltermine: Wenn der Terminsatz aus mehreren Terminen besteht, werden die Einzeltermine hier aufgelistet.
(10) Die Grunddaten des jeweiligen Termins bearbeiten: Dazu gehören das Datum, die Uhrzeit, die Vor- und Nachbereitungszeit. Außerdem kann für den ersten Termin eine Bemerkung angegeben werden, die dann auch in der Ansicht sichtbar ist
(11) Raumzuweisung für einen Einzeltermin
(12) Ausfalltermin erzeugen

14. Vorlesungsverzeichnis anzeigen

Funktion [Studienangebot] > [Vorlesungsverzeichnis anzeigen] aufrufen. Es öffnet sich eine Baumstruktur.

Über die Pfeile ist es möglich sich über die verschiedenen Ebenen (Studiengang > Prüfungsordnung > Konto > Modul > Veranstaltung) bis zu den Parallelgruppen und Terminen durchzuklicken.

15. Synchronisation der Daten aus TUconnect nach Stud.IP

Die Synchronisation der Veranstaltungsdaten erfolgt mehrmals täglich. Jede Parallelgruppe in TUconnect wird als eigene Veranstaltung nach Stud.IP übertragen, wo sie im Anschluss weiterbearbeitet werden kann.

Nur freigegebene Parallelgruppen werden nach Stud.IP synchronisiert. Die Freigabe von Parallelgruppen kann nur die Rolle Stundenplaner/-in erteilen.

Leitfäden zu Rollen

Rolle LV-Ersteller/-in

In der Rolle LV-Ersteller/-in legen Sie neue semesterunabhängige Veranstaltungen (SUV) für Ihre Organisationseinheit/en an.

Hier können Sie Rechte als LV-Ersteller/-in beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie in Ihrem Browser https://connect.tu-braunschweig.de/ auf und klicken Sie oben rechts auf [Zur Anmeldung]. Es öffnet sich ein neues Fenster.

2. Auswahl der Rolle

Wählen Sie Ihre gewünschte Rolle im oberen rechten [Drop-down-Menü] aus. Personen, die nur eine Rolle im Portal TUconnect haben, bekommen diese Auswahl nicht angeboten.

3. Eine Veranstaltungen neu anlegen

Aufruf der Funktion: [Curriculum Designer] > [Elemente anlegen]. Es öffnet sich eine Maske zur Auswahl des Elementtyps

(1) Elementtyp „Veranstaltung“ auswählen. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske für die Grunddaten.

Grunddaten eingeben

(1) Grunddaten: die Pflichtfelder (*) Nummer und Titel
(2) Spezielle Daten: die Pflichtauswahl (*) der Veranstaltungsart und der Angebotsfrequenz
(3) Spezielle Daten: die Pflichtauswahl (*) der Bewertungsart

Um bei der Erzeugung von neuen Elementen zu unterstützen wurde ein Nummerngenerator eingerichtet. Dieser Generator ist in der Lage eindeutige Nummern und Bezeichner für neue Elemente zu erzeugen. Der Generator wird lediglich bei Elementarten wie Modul, Prüfung, Studienleistung und Veranstaltung aktiv und die generierten Werte können jederzeit überschrieben werden.

Nummer, Titel und eindeutiger Schlüssel

(1) Im Eingabefeld Nummer muss eine 4-stellige Nummer eingegeben werden, die dem Fachbereich/Institut entspricht. Außerdem wird ein Titel benötigt.
(2) Nach dem Klick auf den Knopf [Speichern] startet der Nummerngenerator und generiert eine eindeutige zehnstellige Nummer.

(1) Eingegebene / generierte Grunddaten

Das passiert im Hintergrund: Ausgehend von der Nummer wird die nächste freie 10 stellige Nummer mit einer „0“ am Ende (bei Modul) bzw. fortlaufend 1,2,3,4… bei Prüfungen, Studienleistungen und Veranstaltungen gesucht. Außerdem wird ein eindeutiger Schlüssel generiert (hier ein -V für eine Veranstaltung angehängt)

Veranstaltungsdetails in semesterunabhängiger Veranstaltung (SUV) eingeben

(1) Reiter [Veranstaltungsdetails 1] aufrufen: Eingabe von Lehrmethoden, Hyperlink, Zu erbringende Prüfungsleistung, Inhalte, Literatur und Qualifikationsziel möglich

(1) Reiter [Zuständigkeiten] aufrufen: Hier ist die Eingabe eines oder mehrerer verantwortlicher Personen möglich

4. Eine Veranstaltung einer Veranstaltungsgruppe zuordnen

Zuordnung einer Veranstaltungsgruppe

(1) Reiter [Veranstaltungsgruppen] aufrufen
(2) Funktion [Neue Veranstaltungsgruppe zuordnen] anklicken

(1) Organisationseinheit (OE) wählen: ist vor eingestellt auf die eigene OE
(2) Gefundene Veranstaltungsgruppe auswählen und markieren
(3) Zuordnungen der Veranstaltungsgruppe aktualisieren

Anmerkung: Eine LV-Erstellende kann keine Sonderveranstaltungen anlegen. Das dürfen nur die Rollen LV-Bearbeiter/-in, Stundenplaner/-in und Raum-Manager/-in

Leitfäden zu Rollen

Rolle LV-Planer/-in

Diese Rolle vereint die Rollen LV-Ersteller/-in und Stundenplaner/-in.

Für nähere Informationen zum Umgang mit dieser Rolle schauen Sie bitte in die jeweilige Anleitung für LV-Ersteller/-in und Stundenplaner/-in.

Leitfäden zu Rollen

Rolle Pförtner/-in

In der Rolle Pförtner/-in können Sie sich Raumpläne anzeigen lassen und für den Ausdruck exportieren, aber auch Räume mit ihren Raumausstattungen suchen und finden. Voraussetzung ist, Sie sind im HIS-System als Pförtner/-in angelegt und für zu verwaltende Räume zugeordnet.

Hier können Sie Rechte als Pförtner/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie in Ihrem Browser https://connect.tu-braunschweig.de/ auf und klicken Sie oben rechts auf [Zur Anmeldung]. Es öffnet sich ein neues Fenster.

2. Auswahl der Rolle

Wählen Sie Ihre gewünschte Rolle im oberen rechten [Drop-down-Menü] aus. Personen, die nur eine Rolle im Portal TUconnect haben, bekommen diese Auswahl nicht angeboten.

3. Studienangebot

Veranstaltungen suchen

Aufruf der Funktion: [Studienangebot] > [Veranstaltungen suchen]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

Sonderveranstaltungen suchen

Aufruf der Funktion: [Studienangebot] > [Sonderveranstaltungen suchen]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

Tagesaktuelle Veranstaltungen anzeigen

Funktion [Studienangebot] > [Tagesaktuelle Veranstaltungen anzeigen] aufrufen. Diese Tabelle kann angepasst werden.

4. Räume suchen

Aufruf der Funktion: [Organisation] > [Räume suchen]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

(1) Suchbegriff(e) eingeben (wie z.B. in angezeigten Beispielen). Suche über den Knopf [Suchen] ausführen
(2) Aufruf der Funktion [Erweitere Suche] öffnet eine erweiterte Suchmaske

Erweiterte Suchmaske

Ergebnisliste

Raumattribute

(1) Ausstattungsmerkmale des Raumes
(2) Link [Zum Raumplan] führt zum Raumplan

Raumbelegungsplan

(1) Filter für Semesterauswahl (aktuelles Semester ist voreingestellt, kann aber verändert werden)
(2) Filter: Auswahl der Ansicht (z.B. Wochenauswahl, Vorlesungszeitansicht oder Semesteransicht)
(3) Hier sind selbsterklärend verschiedene Aktionen möglich
(4) Raumauswahl (welcher Raumplan angezeigt werden soll)

5. Raumpläne anzeigen (Direktfunktion)

Aufruf der Funktion: [Organisation] > [Räume und Gebäude] > [Raumpläne anzeigen]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

Beispiel: Raumpläne anzeigen durch Gebäudeangabe

Auswahlfilter: Gebäude mit "Bienroder Weg 97 (1328)", alle anderen Eingabefelder bleiben leer.

(1) Die gewünschten Räume für die Raumplaneinsicht auswählen (Mehrfachauswahl möglich)
(2) Der Knopf [Raumpläne anzeigen] ruft die entsprechende Funktion auf

(1) Filter für Semesterauswahl (aktuelles Semester ist voreingestellt, kann aber verändert werden)
(2) Filter: Auswahl der Ansicht (z.B. Wochenauswahl, Vorlesungszeitansicht oder Semesteransicht)
(3) Raumpläne für die beiden zuvor ausgewählten Räume werden nach Wochentag und Uhrzeit angezeigt
(4) Aufruf der Funktion [Alle X Raumpläne drucken] startet den Export als PDF

Raumpläne werden als PDF exportiert und können dann ausgedruckt werden. Pro Seite wird ein Raum angezeigt.

Leitfäden zu Rollen

Rolle Prüfer/-in

In der Rolle Prüfer/-in können Sie Ihre eigenen Leistungen (Prüfungen und Studienleistungen) verwalten. Voraussetzungen sind, Sie sind im HIS-System als Prüfer/-in angelegt und Prüfungen zugeordnet.

Hier können Sie Rechte als Prüfer/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie in Ihrem Browser https://connect.tu-braunschweig.de/ auf und klicken Sie oben rechts auf [Zur Anmeldung]. Es öffnet sich ein neues Fenster.

2. Auswahl der Rolle

Wählen Sie Ihre gewünschte Rolle im oberen rechten [Drop-down-Menü] aus. Personen, die nur eine Rolle im Portal TUconnect haben, bekommen diese Auswahl nicht angeboten.

3. Häufige Themen

1. Ich benötige die Teilnehmerliste für EvaExam (.csv)

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Noten eingeben]
Klicken Sie auf den Auftragsstarter und wählen Sie EvaExam Export
Der Download der Teilnehmerliste im CSV Format startet sofort
Sie können diese Datei im Anschluss in EvaExam importieren (Teilnehmerimport)

2. Ich benötige die Teilnehmerliste im PDF

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Teilnehmerliste]
Klicken Sie auf den Auftragsstarter und wählen Sie Teilnehmerliste
Der Download der Teilnehmerliste im PDF startet sofort

3. Ich möchte eine einzelne Note verbuchen

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wechseln Sie zum Reiter [Prüfungsleistung pro Studierendem]
Tragen Sie die Matrikelnummer des/der Studierenden in das Feld ein und bestätigen Sie mit der Return-Taste oder durch einen Klick auch [Suchen]
Suchen Sie die gewünschte(n) Leistung(en) und tragen Sie Bewertung(en) und/oder Prüfungsdatum ein. Bestätigen Sie mit der Return-Taste oder mit einem Klick auf [Speichern]
Die Eingabe / Änderung erfolgt sofort

4. Ich möchte alle Noten einer Prüfung verbuchen

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Noten eingeben]
Tragen Sie pro Teilnehmenden Person die Bewertungen (entsprechend der Bewertungsart) ein, entweder
- zeilenweise einzeln im Feld Bewertung
- per Import / Export Funktion (ganz unten unter der Liste der Teilnehmenden)
Bestätigen Sie alle Eingaben mit der Return-Taste oder mit einem Klick

5. Ich benötige die Notenansicht im PDF

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Noten eingeben]
Klicken Sie auf den Auftragsstarter und wählen Sie Notenansicht
Der Download der Notenansicht im PDF startet sofort

4. Meine Veranstaltungen und Prüfungen

Aufruf der Funktion: [Lehrorganisation] > [Meine Veranstaltungen und Prüfungen]. In diesem Bereich werden Ihnen die Reiter Prüfungen / Vertretung, Prüfungsleistungen pro Studierendem und ggf. Schriftliche Arbeiten angeboten.

Prüfungen

Hier können Sie:

(1) Ihre zu vertretenden Prüfungen nach Semester filtern
(2) nach Titel bzw. Prüfungsnummer sortieren
(3) die Ergebnismenge durch einen Freitextfilter einschränken
(4) die Ergebnismenge durch einen Filter nach Freigabestatus einschränken

Der Freitextfilter wirkt auf den Titel bzw. auf die Prüfungsnummer. Geben Sie hierzu einfach eine (Teil)Zeichenkette oder eine Nummer in das Freitextfeld Filter ein und bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf [Filter anwenden] oder der Return-Taste. Zum Zurücksetzen klicken Sie auf [Filter zurücksetzen] oder leeren Sie das Eingabefeld und bestätigen Sie erneut mit der Return-Taste.

Existiert im gewählten Semester keine Prüfung für Sie, erhalten Sie die Meldung "Es wurden keine Prüfungen gefunden". Falls Sie hier eine Prüfung vermissen, kontaktieren Sie ihr Prüfungsamt.

Die Ergebnisliste beinhaltet die Spalten: Prüfungsdetails, Prüfungsperiode (PP), Weitere Details, Termin, Raum, eine Teilnehmerstatistik, Veröffentlichungsstatus sowie verschiedene Aktionssymbole.

(1) Durch Klick auf den Namen der Prüfung gelangen Sie zu den Prüfungsdetails wie Grunddaten, Parallelgruppen/Termine und den Einhängepunkten im Vorlesungsverzeichnis und der Prüfungsordnung. Eine rot-goldene Medaille kennzeichnet Fachprüfungen, eine blau-silberne Medaille kennzeichnet Studienleistungen.
(2) Weitere Details: Prüfungstermine können durch das Prüfungsamt unterschiedliche Status und Prüfungsformen besitzen.
(3) Die Statistik gibt zur entsprechenden Prüfung an, wie viele Teilnehmende zugelassen (ZU), unter Vorbehalt zugelassen (ZUV), von der Anmeldung zurückgetreten (RT) und bereits bewertet wurden (BEW)
(4) Diese Spalte zeigt ob die Noteneingabe/Bewertung bei mindestens einem der Teilnehmenden bereits begonnen wurde (Status Eingabe läuft) oder ob bisher keine Noteneingabe/Bewertung erfolgt ist (Status Noch nicht begonnen)

Der Veröffentlichungs-Status Eingabe abgeschlossen wird in der aktuellen Konfiguration des Portals niemals erreicht. Die Noten sind nach Eingabe direkt veröffentlicht und für die Studierenden sichtbar.

(5) [Funktion Teilnehmerliste / Noten eingeben]

(links): Diese Aktion leitet Sie zur Übersicht aller Teilnehmenden der Leistung. Sie können hier unterschiedliche Arten von Teilnehmendenlisten, einen (einfachen!) Excel-Export generieren und/oder eine Serien-E-Mail an Teilnehmenden verschicken.
(rechts): Diese Aktion leitet Sie zur Übersicht aller Teilnehmenden und der Noteneingabemaske. Sie können hier unterschiedliche Arten von Notenspiegeln, einen EvaExam-Export und den detaillierten Excel-Export generieren.

Prüfungsleistung pro Studierendem

(1) Hier können Sie gezielt nach einer Matrikelnummer Ihrer Leistungen suchen und direkt Noten verbuchen und/oder das Prüfungsdatum ändern. Geben Sie einfach die gewünschte Matrikelnummer ein und bestätigen Sie die Eingabe über [Suchen] oder die Return-Taste.
(2) Alternativ ist auch eine Suche über den Vor- und Nachnamen möglich.

Ihnen werden sofort passende Leistungen mit Eingabefeldern in tabellarischer Form aufgelistet. Die Ergebnistabelle ist individuell konfigurierbar.

Sie können nicht beliebige Studierende suchen/finden sondern nur Studierende, die auch in Ihren Prüfungen angemeldet/zugelassen sind/waren. Falls Sie hier Teilnehmende vermissen, kontaktieren Sie ihr Prüfungsamt.

(1) Daten des Studierenden
(2) Informationen zum Leistungsdatensatz
(3) Hier geben Sie die Bewertung ein
(4) Über einen Klick auf das Lupensymbol erfahren Sie was Sie als Bewertung eingeben dürfen
(3) Hier geben Sie ein wann die Leistung absolviert wurde

Das Format des Prüfungsdatums muss TT.MM.JJJJ also z.B. 30.12.2022 sein!

Für eine Bewertung machen Sie Ihre Eingabe in den Feldern Bewertung und Prüfungsdatum und bestätigen diese dann mit einem Klick auf [Speichern] oder der Return-Taste.

Schriftliche Arbeiten

Im Reiter Schriftliche Arbeiten sehen Sie zwei Tabellen: Aktuelle Arbeiten und Abgeschlossenen Arbeiten in welchen Sie als Prüfer:in oder Zweitprüfer:in hinterlegt sind. Die Tabelle ist individuell konfigurierbar und kann die Spalten Nachname, Vorname, Status, Thema, Abgabedatum, Prüfungsdatum, Bewertungsdatum und Prüferfunktion enthalten.

5. Die Noteneingabemaske

(1) [Speichern]: speichert die Eingaben
(1) [Änderungen verwerfen]: Setzt alle nicht gespeicherten Eingaben zurück

[Eingabe abschließen] (Funktion deaktiviert)
[Abschließen rückgängig machen] (Funktion deaktiviert)
[Veröffentlichen] (Funktion deaktiviert, Bewertungen werden direkt veröffentlicht)
[Veröffentlichung zurücknehmen] (Funktion deaktiviert, Bewertungen werden direkt veröffentlicht)
[Vorläufig freigeben] (Funktion deaktiviert, Bewertungen werden direkt freigegeben)

(2) [Zurück]: Eine Ebene zurück
(2) [Klassenspiegel anzeigen]: Säulendiagramm der Notenausprägungen und entsprechender PDF-Export.
(2) [Auftragsstarter für Exporte]
(3) Grunddaten der aufgerufenen Prüfung

Den Punkt Bewertungsart können Sie über das Lupensymbol aufklappen und sich damit alle weiteren Informationen zur Benotung zu holen. Das ist hilfreich um zu wissen, welche Werte Sie im Feld Bewertung der Teilnehmenden eingeben dürfen.

6. Der Auftragsstarter

Klicken Sie im Auftragsstarter auf den gewünschten Exporttext. Der Export wird sofort gestartet und die Datei heruntergeladen.

7. E-Mail-Versand

Serien-E-Mail versenden (über die Oberfläche)

Der Auftragsstarter bietet eine E-Mail Versandoption an Teilnehmende der aufgerufenen Prüfung.

(1) Serien-E-Mail versenden (über die Oberfläche)
(2) Serien-E-Mail versenden (lokales E-Mail Programm)

Der Klick auf den Auftrag (1) [Serien-E-Mail an ausgewählte Personen versenden] öffnet ein Overlay-Fenster. Hier können noch Betreff, Rückantwortadresse und der eigentliche E-Mail-Text eingetragen werden. Absender/-in wird automatisch ermittelt (die priorisierte E-Mail-Adresse der Person, die gerade eingeloggt ist). Durch den Klick auf den Knopf [Ausführen] wird die Serien-E-Mail verschickt.

Alle Personen die einen Haken in der Spalte Checkbox für Mail-Versand haben, erhalten nun diese E-Mail. Falls diese Spalte noch fehlt, muss Sie ggf. wie hier beschrieben zuerst über die Funktion [Tabelle anpassen] eingeblendet werden. [Auswahl zurücksetzen] entfernt alle Haken, [Alle auswählen] setzt alle Haken.

In dieser Oberfläche können keine weiteren Empfänger:innen manuell ergänzt werden.

Alternativ kann die Serien-E-Mail über ein lokal installiertes Programm (z.B. Mozilla Thunderbird, Mircrosoft Outlook) verschickt werden. Die Einstellung über den Knopf (2) [Lokalen E-Mail-Client konfigurieren] legt dabei fest, ob die exportierte Liste über Kommata oder Semikola getrennt wird. Die Funktion (1) [E-Mail schreiben mit dem lokalen E-Mail-Programm] am Fuß der Liste der Teilnehmer: innen exportiert dann diese Liste aller E-Mail Adressen.

Die E-Mail-Adressen landen dann direkt im (1) BCC-Feld des lokalen Programms. Die weitere Bearbeitung und der Versand der E-Mail erfolgt anschließend dort.

Im lokalen E-Mail-Client können weitere Empfänger:innen manuell ergänzt werden.

(1) Sollte die maximale Länge von 2000 Zeichen überschritten werden, kann die Liste nicht direkt in das lokale Programm übertragen werden und das System bietet alternative Optionen an.

8. Teilnehmende & Bewertungen

Studierende die für diese Leistung mindestens den Status angemeldet/zugelassen haben, werden an dieser Stelle in der Liste aufgeführt. Sie können durch Sie als Prüfer:in eine Bewertung erhalten.

Zu jedem Studierenden sind Matrikelnummer, Name, Studiengang, Rücktrittsstatus, Bewertung, Bonuspunkte, Prüfungsform, Vermerk, Prüfungsstatus, Freigabedatum, Versuch und das Prüfungsdatum angegeben.

Nur die Spalten (1) Bewertung, (2) Prüfungsdatum und (3) Meldungen sind für Ihre Noteneingaben relevant. Im Feld (1) Bewertung tragen Sie einen Wert entsprechend der Bewertungsart ein und im Feld (2) Prüfungsdatum tragen Sie das Datum der Prüfung ein. Bestätigen Sie im Anschluss Ihre Eingaben über den Knop [Speichern] bzw. die Return-Taste.

Im Feld (3) Meldungen werden Ihnen nach Verbuchungen verschiedene Fehlermeldungen und weitere Hinweise angezeigt (z.B. „Der Studiengang der Leistung ist gesperrt. Bitte wenden Sie sich an das zuständige Prüfungsamt.“).

Sofern sich ein/e Teilnehmende Person im letzten Prüfungsversuch (Drittversuch) befindet, ist hier ebenfalls ein Hinweis zu sehen.

Bewertungsarten: Häufige (aber nicht alle) Bewertungsarten sind „1“ und „U“. Für Bewertungsart „1“ (Note Fachprüfung) dürfen Sie im Feld Bewertung z.B. die Werte (Ausprägungen) 1,0 , 1,3 , 1,7 (…) eingeben. Bewertungsart „U“ (Unbenotete Studienleistungen) erlaubt hingegen Eingaben im Feld Bewertung mit „+“, „-“, „UNA“, (…). Klicken Sie also auf das Lupensymbol um zu erfahren, welche Eingaben das Feld Bewertung akzeptiert.

Im Feld Meldungen werden Ihnen nach Verbuchungen verschiedene Fehlermeldungen und weitere Hinweise angezeigt (z.B. „Der Studiengang der Leistung ist gesperrt. Bitte wenden Sie sich an das zuständige Prüfungsamt.“)

Feldsetzung

Die Funktion Feldsetzung bietet Möglichkeiten zur Massenbearbeitung der aufgelisteten Teilnehmenden an. Es können mit einem Klick entweder alle Teilnehmenden oder alle unbenoteten Teilnehmenden ausgewählt und im Feld Bewertung mit einer einheitlichen Bewertung benotet werden.

Hierzu nutzen Sie zuerst eine der beiden Optionen und wenden die Bewertung im Anschluss mit einem Klick auf [Anwenden] auf alle markierten Teilnehmenden an. Mit [Auswahl zurücksetzen] können Sie die Markierungen wieder zurückziehen.

Leistungen nacherfassen

Handelt es sich um eine Studienleistung, wird zusätzlich die Maske Leistungen nacherfassen eingeblendet. Sie können hier Leistungen ohne vorherige selbstständige Anmeldung durch Studierende anlegen/(nach)erfassen. Die Liste der Teilnehmenden kann somit anfangs auch komplett leer sein und der/die Prüfervertreter:in meldet/verbucht die Leistungen komplett von Beginn an selbst. Auch können jederzeit nachträglich Studierende ergänzt werden.

Durch die Eingabe und Bestätigung der Matrikelnummer im Feld (1) MatrikelNr. wird der/die Studierende fest in die Liste der Teilnehmenden aufgenommen. Im Feld (2) Bewertung wird bewertet.

(□) Der Klick auf die blauen Pfeile lädt nach dem Eintragen der Matrikelnummer lädt bei Bedarf auch die Daten der/des Studierenden nach.

(□) Im Anschluss kann bewertet werden. Die Eingabe erfolgt über den Knopf [Speichern] oder die Return-Taste.

Ein Löschen nacherfasster Anmeldungen oder Bewertungen ist im Anschluss nicht mehr möglich.

Wenn Sie mehr als 5 Teilnehmende auf einmal anmelden/hinzufügen wollen, empfiehlt sich die Excel-Export/Import Funktion.

Import/Export

Bei vielen Anmeldungen und/oder einer längeren Bearbeitungsdauer empfiehlt es sich die Import/Export Funktion der Noteneingabemaske zu nutzen.

Fall 1 (Es sind bereits Teilnehmende vorhanden)

Der/die Prüfer:in möchte die Liste exportieren, diese offline bewerten und im Anschluss wieder hochladen um die Bewertungen einzutragen. Nach dem Download sind nur Eintragungen in den Spalten Bewertung und Datum erforderlich. Im Anschluss kann die Liste wieder importiert und verbucht werden (siehe unten).

Der Ablauf im Detail:

Rufen Sie die Noteneingabemaske der gewünschten Prüfung mit allen Teilnehmende auf, welche exportiert werden sollen
Klicken Sie auf [Excel-Export]
Öffnen Sie das erhaltene Dokument
Tragen Sie ausschließlich im Feld Bewertung und im Feld Datum die Bewertung der Leistung und das Prüfungsdatum ein
Speichern Sie das bearbeitete Dokument gut auffindbar wieder auf ihrem Dateisystem ab
Rufen Sie die gewünschte Prüfung erneut auf, deren Teilnehmende sie soeben bewertet haben
Klicken Sie auf den Bereich [Hochladen] und wählen Sie das bearbeitete Dokument aus
Klicken Sie auf [Datei importieren]
Prüfen Sie noch einmal ob der Import erwartungsgemäß funktioniert hat
Klicken Sie auf [Speichern]
Das System speichert nun Ihre Eingaben. Ergebnisse werden sofort veröffentlicht/freigegeben

Fall 2 (Es sind noch keine Teilnehmenden vorhanden)

Der/die Prüfer:in exportiert sich eine leere Liste mit den Grunddaten um selbst Teilnehmende anzumelden oder ggf. direkt zu bewerten. Es müssen nur Eintragungen in der Spalte Matrikelnummer erfolgen. Soll direkt bewertet werden, müssen ebenfalls Eintragungen in den Feldern Bewertung und Datum erfolgen. Im Anschluss kann die Liste wieder importiert und verbucht werden.

Der Ablauf im Detail:

Rufen Sie die Noteneingabemaske der gewünschten Prüfung mit allen Teilnehmenden auf, welche exportiert werden sollen
Klicken Sie auf [Excel-Export]
Öffnen Sie das erhaltene Dokument
Tragen Sie ausschließlich in der Spalte mtknr untereinander die Matrikelnummern ein, die Sie zur Leistung anmelden wollen (das können mehr als 5 sein, ergänzen Sie einfach weitere Zeilen)
Speichern Sie das bearbeitete Dokument gut auffindbar wieder auf ihrem Dateisystem ab
Rufen Sie die gewünschte Prüfung erneut auf, deren leeren Excel-Export Sie soeben bearbeitet haben
Klicken Sie auf den Bereich [Hochladen] und wählen Sie das bearbeitete Dokument aus
Klicken Sie auf [Datei importieren]
Prüfen Sie noch einmal ob der Import erwartungsgemäß funktioniert hat
Klicken Sie auf [Speichern]
Das System speichert nun Ihre Eingaben. Anmeldungen werden sofort veröffentlicht/freigegeben

9. Alle Exporte auf einen Blick

Die wichtigsten Exporte sind

Der EvaExam Export (CSV): Wichtig für den Teilnehmenden-Import in EvaExam
Die Notenansicht (PDF): Wichtig für Notenlisten nach einer Klausur
Die Teilnahmeliste (PDF): Wichtig für die Übersicht der Teilnehmenden vor einer Klausur
Der Excel-Export (XLS): Wichtig für die massenweise Noteneingabe nach der Klausur
Ein einfacher Excel-Export mit selbst konfigurierbaren Exportspalten (XLS). Dieser ist nicht wichtig und eher Nice-to-have. Er bietet eine Export-Funktion der E-Mail Adressen.

In welcher Funktion sind die Exporte zu finden?

	Funktion Noten eingeben	Funktion Teilnehmerliste
EvaExam Export	X
Notenansicht	X
Teilnehmerliste		X
Excel-Export	X
einfacher Excel-Export		X
Bescheigung Sprachkurse	X (nur bei Sprachkursen)

Was wird exportiert?

	EvaExam Export	Notenansicht	Teilnehmerliste	Excel-Export	einfacher Excel-Export	Bescheinigung Sprachkurse
Format	CSV	PDF	PDF	XLS	XLS	.zip; PDF
MTKNR*	X	X	X	X	X	X
Name	X	X	X	X	X	X
E-Mail	X				X
Abschluss	X	X	X	X	X
STG*	X	X	X	X	X
Versuch	X	X	X	X
Note	X	X		X		X
P-Datum*		X	X	X
Status		X		X	X
Vermerk		X	X	X

Der einfache Excel Export kann angepasst werden indem Sie weitere Felder ein- oder ausblenden. Klicken Sie hierzu oben rechts auf [Tabelle anpassen].

Leitfäden zu Rollen

Rolle Prüfer-Vertreter/-in

In der Rolle Prüfer-Vertreter/-in können Sie die Leistungen (Prüfungen und Studienleistungen) der Prüfenden verwalten, die Sie vertreten. Voraussetzungen sind, Sie sind im HIS-System als Prüfer-Vertreter/-in angelegt und einen oder mehreren Prüfernden als Vertreter:in zugeordnet.

Hier können Sie Rechte als Prüfer-Vertreter/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie in Ihrem Browser https://connect.tu-braunschweig.de/ auf und klicken Sie oben rechts auf [Zur Anmeldung]. Es öffnet sich ein neues Fenster.

2. Auswahl der Rolle

Wählen Sie Ihre gewünschte Rolle im oberen rechten [Drop-down-Menü] aus. Personen, die nur eine Rolle im Portal TUconnect haben, bekommen diese Auswahl nicht angeboten.

3. Häufige Themen

1. Ich benötige die Teilnehmerliste für EvaExam (.csv)

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Noten eingeben]
Klicken Sie auf den Auftragsstarter und wählen Sie EvaExam Export
Der Download der Teilnehmerliste im CSV Format startet sofort
Sie können diese Datei im Anschluss in EvaExam importieren (Teilnehmerimport)

2. Ich benötige die Teilnehmerliste im PDF

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Teilnehmerliste]
Klicken Sie auf den Auftragsstarter und wählen Sie Teilnehmerliste
Der Download der Teilnehmerliste im PDF startet sofort

3. Ich möchte eine einzelne Note verbuchen

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wechseln Sie zum Reiter [Prüfungsleistung pro Studierendem]
Tragen Sie die Matrikelnummer des/der Studierenden in das Feld ein und bestätigen Sie mit der Return-Taste oder durch einen Klick auch [Suchen]
Suchen Sie die gewünschte(n) Leistung(en) und tragen Sie Bewertung(en) und/oder Prüfungsdatum ein. Bestätigen Sie mit der Return-Taste oder mit einem Klick auf [Speichern]
Die Eingabe / Änderung erfolgt sofort

4. Ich möchte alle Noten einer Prüfung verbuchen

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Noten eingeben]
Tragen Sie pro Teilnehmenden Person die Bewertungen (entsprechend der Bewertungsart) ein, entweder
- zeilenweise einzeln im Feld Bewertung
- per Import / Export Funktion (ganz unten unter der Liste der Teilnehmenden)
Bestätigen Sie alle Eingaben mit der Return-Taste oder mit einem Klick

5. Ich benötige die Notenansicht im PDF

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Noten eingeben]
Klicken Sie auf den Auftragsstarter und wählen Sie Notenansicht
Der Download der Notenansicht im PDF startet sofort

4. Meine Veranstaltungen und Prüfungen

Aufruf der Funktion: [Lehrorganisation] > [Meine Veranstaltungen und Prüfungen]. In diesem Bereich werden Ihnen die Reiter Prüfungen / Vertretung und Prüfungsleistungen pro Studierendem angeboten.

Prüfungen / Vertretung

Hier können Sie

(1) Ihre zu vertretenden Prüfungen nach Semester filtern
(2) nach Titel bzw. Prüfungsnummer sortieren
(3) Ihre zu vertretenden Prüfungen nach prüfende Person einschränken und/oder
(4) die Ergebnismenge durch einen Freitextfilter einschränken
(5) die Ergebnismenge durch einen Filter nach Freigabestatus einschränken

Die Ergebnisliste beinhaltet die Spalten: Prüfungsdetails, Prüfungsperiode (PP), Prüfungsform, Termin, Raum, eine Teilnehmerstatistik, Veröffentlichungsstatus sowie verschiedene Aktionssymbole.

(5) [Funktion Teilnehmerliste / Noten eingeben]

(links): Diese Aktion leitet Sie zur Übersicht aller Teilnehmenden der Leistung. Sie können hier unterschiedliche Arten von Teilnehmendenlisten, einen (einfachen!) Excel-Export generieren und/oder eine Serien-E-Mail an Teilnehmenden verschicken.
(rechts): Diese Aktion leitet Sie zur Übersicht aller Teilnehmenden und der Noteneingabemaske. Sie können hier unterschiedliche Arten von Notenspiegeln, einen EvaExam-Export und den detaillierten Excel-Export generieren.

Prüfungsleistung pro Studierendem

(1) Hier können Sie gezielt nach einer Matrikelnummer Ihrer zu vertretenden Leistungen suchen und direkt Noten verbuchen und/oder das Prüfungsdatum ändern. Geben Sie einfach die gewünschte Matrikelnummer ein und bestätigen Sie die Eingabe über [Suchen] oder die Return-Taste.
(2) Alternativ ist auch eine Suche über den Vor- und Nachnamen möglich.

Ihnen werden sofort passende Leistungen mit Eingabefeldern in tabellarischer Form aufgelistet. Die Ergebnistabelle ist individuell konfigurierbar.

Sie können nicht beliebige Studierende suchen/finden sondern nur Studierende, die auch in Prüfungen angemeldet/zugelassen sind/waren, bei denen der/die Prüfer:in hinterlegt ist den/die Sie vertreten. Falls Sie hier Teilnehmende vermissen, kontaktieren Sie ihr Prüfungsamt.

Das Format des Prüfungsdatums muss TT.MM.JJJJ also z.B. 30.12.2022 sein!

Für eine Bewertung machen Sie Ihre Eingabe in den Feldern Bewertung und Prüfungsdatum und bestätigen diese dann mit einem Klick auf [Speichern] oder der Return-Taste.

5. Die Noteneingabemaske

(1) [Speichern]: speichert die Eingaben
(1) [Änderungen verwerfen]: Setzt alle nicht gespeicherten Eingaben zurück

[Eingabe abschließen] (Funktion deaktiviert)
[Abschließen rückgängig machen] (Funktion deaktiviert)
[Veröffentlichen] (Funktion deaktiviert, Bewertungen werden direkt veröffentlicht)
[Veröffentlichung zurücknehmen] (Funktion deaktiviert, Bewertungen werden direkt veröffentlicht)
[Vorläufig freigeben] (Funktion deaktiviert, Bewertungen werden direkt freigegeben)

6. Der Auftragsstarter

Klicken Sie im Auftragsstarter auf den gewünschten Exporttext. Der Export wird sofort gestartet und die Datei heruntergeladen.

7. E-Mail-Versand

Serien-E-Mail versenden (über die Oberfläche)

Der Auftragsstarter bietet eine E-Mail Versandoption an Teilnehmende der aufgerufenen Prüfung.

(1) Serien-E-Mail versenden (über die Oberfläche)
(2) Serien-E-Mail versenden (lokales E-Mail Programm)

In dieser Oberfläche können keine weiteren Empfänger:innen manuell ergänzt werden.

Die E-Mail-Adressen landen dann direkt im (1) BCC-Feld des lokalen Programms. Die weitere Bearbeitung und der Versand der E-Mail erfolgt anschließend dort.

Im lokalen E-Mail-Client können weitere Empfänger:innen manuell ergänzt werden.

(1) Sollte die maximale Länge von 2000 Zeichen überschritten werden, kann die Liste nicht direkt in das lokale Programm übertragen werden und das System bietet alternative Optionen an.

8. Teilnehmende & Bewertungen

Studierende die für diese Leistung mindestens den Status angemeldet/zugelassen haben, werden an dieser Stelle in der Liste aufgeführt. Sie können durch Sie als Prüfer-Vertreter/-in eine Bewertung erhalten.

Sofern sich ein/e Teilnehmende Person im letzten Prüfungsversuch (Drittversuch) befindet, ist hier ebenfalls ein Hinweis zu sehen.

Feldsetzung

Die Funktion Feldsetzung bietet Möglichkeiten zur Massenbearbeitung der aufgelisteten Teilnehmenden an. Es können mit einem Klick entweder alle Teilnehmeenden oder alle unbenoteten Teilnehmenden ausgewählt und im Feld Bewertung mit einer einheitlichen Bewertung benotet werden.

Leistungen nacherfassen

Handelt es sich um eine Studienleistung, wird zusätzlich die Maske Leistungen nacherfassen eingeblendet. Sie können hier Leistungen ohne vorherige selbstständige Anmeldung durch Studierende anlegen/(nach)erfassen. Die Liste der Teilnehmenden kann somit anfangs auch komplett leer sein und der/die Prüfer-Vertreter:in meldet/verbucht die Leistungen komplett von Beginn an selbst. Auch können jederzeit nachträglich Studierende ergänzt werden.

Durch die Eingabe und Bestätigung der Matrikelnummer im Feld (1) MatrikelNr. wird der/die Studierende fest in die Liste der Teilnehmenden aufgenommen. Im Feld (2) Bewertung wird bewertet.

(□) Der Klick auf die blauen Pfeile lädt nach dem Eintragen der Matrikelnummer lädt bei Bedarf auch die Daten der/des Studierenden nach.

(□) Im Anschluss kann bewertet werden. Die Eingabe erfolgt über den Knopf [Speichern] oder die Return-Taste.

Ein Löschen nacherfasster Anmeldungen oder Bewertungen ist im Anschluss nicht mehr möglich.

Wenn Sie mehr als 5 Teilnehmenden auf einmal anmelden/hinzufügen wollen, empfiehlt sich die Excel-Export/Import Funktion.

Import/Export

Bei vielen Anmeldungen und/oder einer längeren Bearbeitungsdauer empfiehlt es sich die Import/Export Funktion der Noteneingabemaske zu nutzen.

Fall 1 (Es sind bereits Teilnehmende vorhanden)

Der/die Prüfer-Vertreter:in möchte die Liste exportieren, diese offline bewerten und im Anschluss wieder hochladen um die Bewertungen einzutragen. Nach dem Download sind nur Eintragungen in den Spalten Bewertung und Datum erforderlich. Im Anschluss kann die Liste wieder importiert und verbucht werden (siehe unten).

Der Ablauf im Detail:

Rufen Sie die Noteneingabemaske der gewünschten Prüfung mit allen Teilnehmenden auf, welche exportiert werden sollen
Klicken Sie auf [Excel-Export]
Öffnen Sie das erhaltene Dokument
Tragen Sie ausschließlich im Feld Bewertung und im Feld Datum die Bewertung der Leistung und das Prüfungsdatum ein
Speichern Sie das bearbeitete Dokument gut auffindbar wieder auf ihrem Dateisystem ab
Rufen Sie die gewünschte Prüfung erneut auf, deren Teilnehmende sie soeben bewertet haben
Klicken Sie auf den Bereich [Hochladen] und wählen Sie das bearbeitete Dokument aus
Klicken Sie auf [Datei importieren]
Prüfen Sie noch einmal ob der Import erwartungsgemäß funktioniert hat
Klicken Sie auf [Speichern]
Das System speichert nun Ihre Eingaben. Ergebnisse werden sofort veröffentlicht/freigegeben

Fall 2 (Es sind noch keine Teilnehmenden vorhanden)

Der/die Prüfer-Vertreter:in exportiert sich eine leere Liste mit den Grunddaten um selbst Teilnehmende anzumelden oder ggf. direkt zu bewerten. Es müssen nur Eintragungen in der Spalte Matrikelnummer erfolgen. Soll direkt bewertet werden, müssen ebenfalls Eintragungen in den Feldern Bewertung und Datum erfolgen. Im Anschluss kann die Liste wieder importiert und verbucht werden.

Der Ablauf im Detail:

Rufen Sie die Noteneingabemaske der gewünschten Prüfung ohne Teilnehmende auf, welche neue Anmeldungen erhalten sollen
Klicken Sie auf [Excel-Export]
Öffnen Sie das erhaltene Dokument
Tragen Sie ausschließlich in der Spalte mtknr untereinander die Matrikelnummern ein, die Sie zur Leistung anmelden wollen (das können mehr als 5 sein, ergänzen Sie einfach weitere Zeilen)
Speichern Sie das bearbeitete Dokument gut auffindbar wieder auf ihrem Dateisystem ab
Rufen Sie die gewünschte Prüfung erneut auf, deren leeren Excel-Export Sie soeben bearbeitet haben
Klicken Sie auf den Bereich [Hochladen] und wählen Sie das bearbeitete Dokument aus
Klicken Sie auf [Datei importieren]
Prüfen Sie noch einmal ob der Import erwartungsgemäß funktioniert hat
Klicken Sie auf [Speichern]
Das System speichert nun Ihre Eingaben. Anmeldungen werden sofort veröffentlicht/freigegeben

9. Alle Exporte auf einen Blick

Die wichtigsten Exporte sind

Der EvaExam Export (CSV, wie im QIS-Portal): Wichtig für den Teilnehmenden-Import in EvaExam
Die Notenansicht (PDF, wie im QIS-Portal): Wichtig für Notenlisten nach einer Klausur
Die Teilnahmeliste (PDF, wie im QIS-Portal): Wichtig für die Übersicht der Teilnehmende vor einer Klausur
Der Excel-Export (XLS, wie im QIS-Portal): Wichtig für die massenweise Noteneingabe nach der Klausur
Ein einfacher Excel-Export mit selbst konfigurierbaren Exportspalten (XLS). Dieser ist nicht wichtig und eher Nice-to-have. Er bietet eine Export-Funktion der E-Mail Adressen.

In welcher Funktion sind die Exporte zu finden?

	Funktion Noten eingeben	Funktion Teilnehmerliste
EvaExam Export	X
Notenansicht	X
Teilnehmerliste		X
Excel-Export	X
einfacher Excel-Export		X
Bescheigung Sprachkurse	X (nur bei Sprachkursen)

Was wird exportiert?

	EvaExam Export	Notenansicht	Teilnehmerliste	Excel-Export	einfacher Excel-Export	Bescheinigung Sprachkurse
Format	CSV	PDF	PDF	XLS	XLS	.zip; PDF
MTKNR*	X	X	X	X	X	X
Name	X	X	X	X	X	X
E-Mail	X				X
Abschluss	X	X	X	X	X
STG*	X	X	X	X	X
Versuch	X	X	X	X
Note	X	X		X		X
P-Datum*		X	X	X
Status		X		X	X
Vermerk		X	X	X

Der einfache Excel Export kann angepasst werden indem Sie weitere Felder ein- oder ausblenden. Klicken Sie hierzu oben rechts auf [Tabelle anpassen].

Leitfäden zu Rollen

Rolle Raum-Manager/-in

In der Rolle Raum Manager/-in können Sie die zu Ihrer Organisationseinheit zugehörigen Räume verwalten. D.h. Sie bearbeiten Raumanfragen anderer Organisationseinheiten zur Nutzung Ihrer Räume. Voraussetzung ist, Sie sind im HIS-System als Raum-Manage/-in angelegt und für zu verwaltende Räume zugeordnet.

Hier können Sie Rechte als Raum-Manager/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie in Ihrem Browser https://connect.tu-braunschweig.de/ auf und klicken Sie oben rechts auf [Zur Anmeldung]. Es öffnet sich ein neues Fenster.

2. Auswahl der Rolle

Wählen Sie Ihre gewünschte Rolle im oberen rechten [Drop-down-Menü] aus. Personen, die nur eine Rolle im Portal TUconnect haben, bekommen diese Auswahl nicht angeboten.

3. Raumanfragemanagement

Aufruf der Funktion: [Organisation] > [Räume und Gebäude] > [Raumanfragemanagement] > [Raumanfragen verwalten]

(1) Status (Radiobutton für offene, zurückgestellte oder bearbeitet Raumanfragen)
(2) Filter für: Semester, Datum, Rhythmus und Wochentag (dient zur Einschränkung der Ergebnisliste)
(3) Auswahl: Damit schränken Sie die Ergebnisse pro Seite ein.
(4) Gruppierung: Damit wird die Ergebnisliste nach Veranstaltung/Prüfung, nach Raum oder ohne eine Gruppierung ausgegeben.
(5) Zusätzlich können Sie die Sortierung vorgeben. Z.B. „Kleinster Raum zuerst“
(6) Erweiterte Suche. Wird unter Punkt 4 erläutert

Spezifische Raumanfrage

Spezifische Raumanfragen sind Anfragen nach konkreten Räumen (über die Raumbezeichnung).

(7) Ergebnisliste der Raumanfragen
(8) Filter: Hier kann die Ergebnisliste noch weiter eingeschränkt werden.
(9) Aktionen pro Anfrage. Wird später unter Punkt 5 erläutert.

Unspezifische Raumanfrage

Unspezifische Raumanfragen sind Anfragen nach Räumen mit bestimmten Ausstattungsmerkmalen und Sitzplatzanzahl, aber ohne konkrete Raumbezeichnung.

(7) Ergebnisliste der Raumanfragen
(8) Filter: Hier kann die Ergebnisliste noch weiter eingeschränkt werden.
(9) Aktionen pro Anfrage. Wird später unter Punkt 5 erläutert.

Ist eine Bemerkung für eine Raumanfrage hinterlegt, wird diese als Tooltip angezeigt. Sie bekommen also den Text eingeblendet, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Icon gehen und kurz warten. Die Bemerkung erscheint dann in einem dunklen Rechteck: .

4. Erweiterte Suche

(1) Reiter: Anfragebezogene Filterkriterien wie z.B. Terminabweichungen. Es können auch mehrere Kriterien ausgewählt werden.
(2) Reiter: Terminbezogene Filterkriterien wie z.B. Datum, Rhythmus und Wochentag
(3) Reiter: Veranstaltungs-/ Prüfungsbezogene Filterkriterien wie z.B. nach Veranstaltungsart
(4) Reiter: Personenbezogene Filterkriterien wie z.B. nach Dozent:in
(5) Für jeden Reiter existieren unterschiedliche Auswahlen und Filteroptionen

5. Aktionen beim Raumanfragemanagement

In der Ergebnisliste der Raumanfragen existieren pro Raum unterschiedliche anklickbare Aktionen. Diese stehen für die folgenden Aktionen:

Raumanfrage erfüllen
Alternativen Raum zuordnen
Raumanfrage zurückstellen
Raumanfrage ablehnen

6. Alternativen Raum zuordnen

Hier ist eine detaillierte Raumsuche vorgeschaltet. Die Suchkriterien, die der Anfragende eingegeben hat, um den angefragten Raum zu finden wird unter den Punkten (2-7) schon vor belegt. Damit kann der/die Raum-Manager/-in, genau mit diesen gewünschten Kriterien einen geeigneten Raum suchen.

(1) Raumfilter: In der Rolle Raum-Manager/-in wird die Option Meine freien Räume vorausgewählt
(2) Filter für:

Typ: Auswahl zwischen Raum, Raumkomposition oder Raumsegment
Bezeichnung: Freitextfeld
Anzahl Sitzplätze: Numerisch mit Vergleichsoperatoren z.B. „>=70“ Sitzplätze für mindestens 70 Personen
Ausstattung: Auswahl verschiedener Eigenschaften z.B. „Kreidetafel >=1“ Raum mit mindestens einer Kreidetafel
Raumnutzungsart: Auswahl

(3) Mehrfachauswahl: Veranstaltungs- und/oder Büroraum
(4) Zugehörige Organisationseinheit: Auswahl der Einrichtung(en)
(5) Campus: Auswahl der Campus
(6) Gebäude: Auswahl verschiedener Gebäudestandorte
(7) Raumverwaltung: Diese Auswahl macht für die Rolle Raum-Manager/-in keinen Sinn, da unter (1) keine Auswahl für „Freie anfragebare Räume“ existiert.
(8) Suche ausführen: Bei jeder Änderung der Suchkriterien muss immer auf diesen Knopf geklickt werden, damit eine neue (den Suchkriterien angepasste) Ergebnisliste erstellt wird.

(9) Ergebnisliste: Mit einem Klick auf den Knopf Raum zuweisen kann der aufgelistete alternative Raum zugeordnet werden.
(10) Anzahl der Sitzplätze im ausgelisteten Raum
(11) Angabe ob weitere (parallele) Anfragen für diesen Raum mit einer Terminüberschneidung bestehen

7. Raumsuche

Aufruf der Funktion: [Organisation] > [Räume suche] . Es öffnet sich eine Suchmaske.

(1) Suchbegriffe: Freitextfeld. Im einfachsten Fall können Sie einen Kurztext für die Raumsuche angeben.
(2) Ein Klick auf [Erweiterte Suche] öffnet weitere Filter. So können Sie die Suche noch weiter einschränken z.B. nach Organisationseinheit

8. Sonderveranstaltungen

Sonderveranstaltungen anlegen

Alle Felder mit einem Stern (*) sind Pflichtfelder und müssen vor dem Speichern ausgefüllt werden.

Hier bitte KEINE Prüfungen anlegen, da diese schon von anderen Rollen angelegt werden und Teil des Curriculums sind.

Sonderveranstaltungen bearbeiten

Der Bearbeitung von Sonderveranstaltungen ist eine Suchmaske vorgeschaltet:

Bei Aufruf der gesuchten Sonderveranstaltung erscheint die Bearbeitungsmaske:

Leitfäden zu Rollen

Rolle Student/-in

Anmelden im System

Als erstes müssen Sie sich in dem System unter folgenden Link https://connect.tu-braunschweig.de anmelden, indem Sie bei [Benutzererkennung] Ihre y-Nummer und bei [Passwort] Ihr Passwort eintragen.

Startseite personalisieren

Sie können die Startseite individuell personalisieren. Gehen Sie dafür auf [Startseite personalisieren].

Sie können Ihre gewünschten Portlets hinzufügen, indem sie auf [Portlet hinzufügen] klicken.

Zusätzlich kann die Anordnung des Portlets durch Drag and Drop angepasst werden.

Sie können zwischen verschiedenen Spalten wählen. Gehen Sie dafür auf [Zwei Spalten] und wählen Sie das gewünschte Layout aus.

Zusätzlich können Sie mehrere Registerkaten anlegen.
Gehen Sie dafür auf das [+], geben Sie der neuen Registerkarte einen Namen und klicken Sie auf [Anlegen].

Prüfung anmelden

Unter [Mein Studium] finden Sie [Studienplaner mit Modulplan], dort können Sie sich für die Prüfungen anmelden.

Falls Sie in mehrere Studiengänge eingeschrieben sind, wählen Sie den Studiengang aus, indem Sie die Prüfung ablegen wollen. Im 2-Fächer-Bachelor bitte immer das Hauptfach auswählen.

Klappen Sie das Modul mithilfe des [Pfeils] vor dem Namen des gewünschten Moduls auf, damit der Button [Anmelden] erscheint. Hier können Sie sich für die gewünschte Prüfung anmelden.

Hinweis: Sollte Ihnen auffallen, dass neben einer Prüfung nicht der Button [Anmelden] erscheint, prüfen Sie, ob es in diesem Fall mehrfach zugeordnete Elemente gibt (zwei Pfeile vor dem Namen der Prüfung). Ist dies der Fall, können Sie sich für die Prüfung trotzdem anmelden, indem Sie entweder die Detailansicht der Prüfung durch [Lupe] aufrufen und sich darüber anmelden oder bis zum globalen Überlaufkonto runterscrollen und dort den Button [Anmelden] drücken. In beiden Fällen wird die Anmeldung im richtigen Bereich vorgenommen (und nicht im globalen Überlaufkonto).

Sie müssen die rechtlichen Hinweise akzeptieren und auf [Weiter] klicken.

Klicken Sie noch einmal auf [Anmelden].

Wenn Sie sich für eine Prüfung angemeldet haben, bekommen Sie eine Bestätigung.

Sie können überprüfen, ob Ihre Anmeldung erfolgreich war, indem Sie unter dem Reiter [Angemeldete Prüfungen und belegte Veranstaltungen] die angemeldete Prüfung sehen. Dies ist in dieser Anleitung weiter unten beschrieben.

Prüfung abmelden

Die Prüfungsabmeldung funktioniert in gleicher Art und Weise wie die Prüfungsanmeldung.
Klicken Sie auf [Abmelden].

Sie müssen auch hier nochmal die rechtlichen Bedingungen akzeptieren und auf [Weiter] klicken.

Klicken Sie noch einmal auf [Abmelden].

Auch hier bekommen Sie eine Bestätigung für die Prüfungsabmeldung.

Wahlfächer anmelden

Einige Prüfungen sind für die gesamte Hochschule zur Anmeldung freigegeben. Wenn Sie eine solche Prüfung anmelden wollen, die nicht zu Ihrem Studiengang gehört, klicken Sie auf [Wahlfächer anmelden].

Nach dem Anmelden der Leistung finden Sie diese außer bei den "Angemeldete Prüfungen" auch im sogenannten "Globales Überlaufkonto" in Ihrem Studienplaner ganz unten.

Wahlfächer, die nicht online durch die Studierenden angemeldet werden, erscheinen nach dem Verbuchen der Leistung ebenfalls im sogenannten "Globales Überlaufkonto" in Ihrem Studienplaner ganz unten.

Im "gÜK | globales Überlaufkonto" werden Leistungen aufgeführt, die nicht zum Curriculum des Studiengangs gehören.
Um die Leistungen zu sehen, klicken Sie auf den Pfeil.

Leistungen, die im eigenen Studiengang anerkannt werden können, z.B. als überfachliche Qualifikation oder als Zusatzleistung, müssen vom Prüfungsamt in den Studiengang eingefügt werden. Dazu wenden Sie sich an das Prüfungsamt, das für Sie zuständig ist, und teilen diesem mit, in welchen Bereich die Wahlleistung eingeordnet werden soll.

Stundenplan erstellen

Sie können Ihre einzelnen Veranstaltungen in Ihrem Stundenplan einfügen. Dazu müssen Sie in die Veranstaltungsdetailansicht gehen.
Es existieren verschiede Wege/Varianten, um die Detailansicht einer Veranstaltung anzeigen zu lassen.

Für die erste Variante gehen Sie bei [Mein Studium] auf [Studienplaner mit Modulplan].

Suchen Sie die gewünschte Veranstaltung und wählen Sie diese aus.

Bitte wählen Sie das richtige Semester aus!

Für die zweite Variante gehen Sie dafür auf [Studienangebot] und klicken Sie auf [Veranstaltung suchen].

Sie können entweder das Feld [Suchbegriff/-e] leer lassen und sich alle Veranstaltungen, die hinterlegt wurden, anzeigen lassen oder in dem Feld [Suchbegriff/-e] die gewünschte Veranstaltung eingeben und dann auf [Suchen] klicken.

Klicken Sie auf die gewünschte Veranstaltung.

Sie können sich die Veranstaltung in ihren Stundenplan vormerken. Klicken Sie dafür auf [Für Stundenplan vormerken].

In der Detailansicht einer Veranstaltung gibt es einen Link, der direkt zu dieser Veranstaltung in Stud.IP führt.

Sie finden Ihre eingefügten Veranstaltungen unter [Stundenplan].

Angemeldete Prüfungen und belegte Veranstaltungen

Unter [Mein Studium] finden Sie unter [Angemeldete Prüfungen und belegte Veranstaltungen] Ihre angemeldeten Prüfungen sowie Ihre belegten Veranstaltungen.

Sie finden hier eine Übersicht über Ihre angemeldeten Prüfungen und belegten Veranstaltungen.

Leistungen

Unter dem Reiter [Mein Studium] finden Sie unter [Leistungen] Informationen bezüglich Ihrer erbrachten Leistungen.

Dort können Sie den Notenspiegel, Sprachzertifikate und die angemeldeten Prüfungen als PDF-Dokument downloaden.

Bescheide

Gehen Sie auf [Studienservice] und dann auf den Reiter [Bescheide/Bescheinigungen].

Sie finden dort alle Bescheinigungen.

Zahlungen

Gehen Sie auf [Studienservice] und dann auf den Reiter [Zahlungen].

Sie finden dort den Betrag, den Sie für das kommende Semester bezahlen müssen sowie die Beiträge, die Sie in den vergangenen Semestern bereits bezahlt haben.

Studentische Daten einsehen/ändern

Um Ihre studentischen Daten einzusehen oder diese zu verändern, gehen Sie unter [Studienservice] auf [Kontaktdaten].

Sie können über den [Stift] Ihre Daten ändern/anpassen.

Studienbewerbung

Wenn Sie sich für Studiengänge bewerben möchten, gehen Sie auf [Studienangebo] und auf [Studienbewerbung].

Hochschulstrukturen anzeigen

Gehen Sie auf [Organisation] und dann auf [Hochschulstruktur anzeigen], um sich die Hochschulstruktur anzuschauen.

Leitfäden zu Rollen

Rolle Student/-in (English)

Register to the System

First, you have to log in to the system at the following link https://connect.tu-braunschweig.de/qisserver/pages/cs/sys/portal/hisinoneStartPage.faces [User ID] is your y-number and [Password] your password.

Personalize start page

You can personalize the start page individually. Go to [Personalize start page].

You can add your favorite portlet by clicking on [Add portlet].

Additionally, you can customize the portlet arrangement, by drag and drop.

You can choose between diﬀerent columns. To do this, go to [Two Columns] and select the layout you want.

In addition, you can create multiple tabs.
Choose [+], give the new tab a title and click on [Create].

Registering an exam

Under [My studies] you will ﬁnd [Study planner with module plan], there you can apply for exams.

If you are enrolled in more than one degree program, select the degree program in which you want to take the exam.

Open the module using the [arrow] in front of the name of the desired module so that the [Apply] button appears. Click the button to register.

If you notice that no [Apply] button appears next to an exam, check if there are multiple assigned items in this case (two arrows in front of the exam name). If this is the case, you can still log in the exam by either going to the exam detail view (magnifying glass) and apply via that, or by scrolling down to the global overﬂow account and pressing the log in button there. In both cases, the registration will be done in the correct section (and not in the global overﬂow account).

You have to accept the legal notice and click on [Next].

Click on [apply] once again.

If you have successfully registered for an exam, you will receive a conﬁrmation.

You can check whether your registration was successful by viewing the registered exam under the [Registered exams and registered courses] tab. This is described further down in these instructions.

Deregistering an exam

The exam deregistration works in the same way as the exam registration. Click on [Sign oﬀ].

$Student_Englisch_14.PNG$

Click on [Sign oﬀ] once again.

Again, you will receive a conﬁrmation for the exam deregistration.

Register for electives

Some exams can be registered by every student. If you want to register an exam, which doesn't belong to your study course, choose [Register for electives].

After registering for the course, you will find it not only under “Registered exams and courses” but also in the “gÜK | further performance” at the bottom of your study planner.

Elective courses that are not registered online by students will also appear in the “gÜK | further performance” at the bottom of your study planner after the credits have been recorded.

Achievements that can be recognized in your own degree program, e.g., as an interdisciplinary qualification or as an additional achievement, must be added to the degree program by the Examination Office. To do this, contact the Examination Office responsible for you and inform them in which area the elective achievement should be classified.

Create timetable

You can add your individual events to your timetable. To do this, you must go to the event detail view.
There are different ways/variants to display the detailed view of a course.

For the first option, go to [My studies] and click on [Planner of studies].

Search for the desired event and select it.

Please select the correct semester!

For the second option, go to [Studies offered] and click on [Search of courses].

You can either leave the [Search terms] field empty and display all events that have been entered or enter the desired event in the [Search terms] field and then click on [Search].

Click on the desired event.

You can make a note of the event in your timetable. To do this, click on [pre-booking for schedule].

In the detailed view of a course there is a link that leads directly to this course in Stud.IP.

You can find the courses you have added under [Schedule].

Registered exams and attended courses

Under [My studies], you will ﬁnd [Registered exams and attended events].

There, you can download the grade report and registered exams as a PDF document.

Services

Under the [My studies] tab, you will find information about your achievements under [Achievements].

There you can download the transcript of records, the language course certificates and the registered examinations as a PDF document.

Reports /Certiﬁcates

Go to [My Studies] select [Student Service] and then to the tab [Requested Reports / Reports].

You will ﬁnd all reports.

Payments

Go to [My Studies] select [Student Service] and then to the tab [payment].

There you will ﬁnd the amount you have to pay for the coming semester and the amount you paid in previous semesters.

View / change contact data

Go to [My Studies] select [Student Service] and then to the tab [contact data].

You can edit your data clicking on the pencil icon.

Application

Go to [Studies oﬀer] select a degree program and apply.

Organisation

Go to [Organization] and then to [Show university structure].

Leitfäden zu Rollen

Rolle Studienkoordinator/-in

In der Rolle Studienkoordinator/-in können Sie semesterunabhängige Veranstaltungen anlegen/bearbeiten und in die Prüfungsordnung einhängen. Voraussetzung ist, Sie sind im HIS-System als Studienkoordinator/-in angelegt und Organisationseinheiten zugeordnet.

Hier können Sie Rechte als Studienkoordinator/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie in Ihrem Browser https://connect.tu-braunschweig.de/ auf und klicken Sie oben rechts auf [Zur Anmeldung]. Es öffnet sich ein neues Fenster.

2. Auswahl der Rolle

Wählen Sie Ihre gewünschte Rolle im oberen rechten [Drop-down-Menü] aus. Personen, die nur eine Rolle im Portal TUconnect haben, bekommen diese Auswahl nicht angeboten.

3. Bearbeiten von vorhandenen semesterunabhängigen Veranstaltungen (SUV)

1. Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente bearbeiten] aufrufen. Es öffnet sich eine Suchmaske.

2. Typ Veranstaltung wählen und Suche über Nummer und/oder Titel einschränken.
3. Suche durch Klick auf den Knopf [Suchen] ausführen

Durch einen Klick auf [Erweiterte Suche] können Sie viele weitere Felder für die Suche einblenden.

4. Sie erhalten eine anpassbare Ergebnisliste die zu Ihren Suchkriterien passt:

5. Über den Knopf [Bearbeiten] gelangen Sie zur Bearbeitungsmaske:

6. Im Reiter [Grunddaten] bearbeiten Sie nun

Teilnahmepflicht: PF oder WP auswählen, da alles andere nicht ausgewertet wird. Hilft z.B. den Stundenplanenden beim Auflösen von Konflikten. Bei Pflichtfächern (PF) sollte ein überschneidungsfreier Stundeplan ermöglicht werden.
Angebotsfrequenz: Bei den Angebotsfrequenzen „jedes 2 Semester“ bzw. „alle 2 Jahre“ können die Angebotsfrequenz auch, je nach Semesterangebot, auf „nur im Wintersemester“, „nur im Sommersemester“, „WSem alle 2 Jahre“ bzw. „SSem alle 2 Jahre“ ersetzt werden. Damit erhöhen Sie die Aussagekraft.
Empfohlenes FS (Fachsemester):
Eingabe hilft beim Erstellen von Stundenplänen, Studiengangsplänen und beim Auflösen von Konflikten.
Lehrsprache: Eventuell müssen Sie eine weitere Lehrsprache hinzufügen.

7. Speichern Sie die Eingaben über den Knopf [Speichern].

4. Anlegen von semesterunabhängigen Veranstaltungen (SUV)

Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente anlegen] aufrufen.
Elementtyp Veranstaltung wählen. Es öffnen sich weitere Masken. Alle Felder mit einem Stern * sind Pflichtfelder und müssen gefüllt werden, um das Element speichern zu können.

Beim Anlegen achten Sie bitte auf folgende Hinweise:

Nummer: Bitte nutzen Sie für die Nummernvergabe unseren Nummerngenerator, den Sie wie folgt starten:
1. Sie geben im Feld Nummer die 4-stellige Zahl für Ihre Fachrichtung + Ihr Institut ein und füllen die weiteren mit * gekennzeichneten Pflichtfelder aus, mindestens jedoch noch das Feld Titel. Dann bitte [Speichern] anklicken.
2. Nach dem Speichern wurde dann die vollständige 10-stellige Nummer im Feld Nummer generiert. Das System sucht automatisch nach der nächsten freien Nummer hinter dem Präfix (Zehner-Nummern sind für Module reserviert und werden übersprungen).
3. Zusätzlich wurde die Nummer ergänzt durch -V und automatisch im Feld Eindeutiger Schlüssel eingetragen!
Langtext: Der Langtext des Elementtitels sollte als Ergänzung „- + die ausgewählte Veranstaltungsart“ erhalten.
1. Beispiel 1:
  - Titel: Mikrobiologie
  - Veranstaltungsart: Seminar
  - Kombinierter Langtext: Mikrobiologie - Seminar
2. Beispiel 2:
  - Titel: Allgemeine Literatur
  - Veranstaltungsart: Vorlesung
  - Kombinierter Langtext: Allgemeine Literatur - Vorlesung
Prfgcode/Modulnr/Kurzbezeichnung: Sprechende Nummer aus dem alten MHB (Beispiel: GE-SuS-000001) eintragen.
Alle weiteren Eintragungen müssen Sie entsprechend Ihren Veranstaltungsdetails ergänzen.

Der Typ eines PO-Elements lässt sich nachträglich nicht mehr ändern. Die Empfehlungen von der SUV-Bearbeitung sollten auch beim Anlegen von neuen SUVs übernommen werden.

Das Einhängen der SUV in die PO-Struktur ist sofort möglich (sofern Sie wissen was Sie tun und sich sicher fühlen). Dieses Vorgehen wird in der Anleitung Anlegen einer neuen Prüfungsordnung beschrieben.

Importfreigabe einer Veranstaltung für eine andere Einrichtung erteilen

Möchte eine andere Organisation dieses Element in die eigene Prüfungsordnung mit einhängen, so muss dieses explizit durch eine Freigabe des Elementes in der Registerkarte "Importfreigabe" geschehen.

(1) Importfreigabe für die Veranstaltung für eine andere Organisationseinheit (OE) erteilen
(2) Schnellsuche nach der OE, die die Veranstaltung importieren darf

(

(1) Einrichtungsart auswählen
(2) Suche anklicken

(1) Entsprechende Einrichtung anhaken, auch Mehrfachauswahl möglich
(2) Zur Zwischenablage hinzufügen“ anklicken
(3) Schließen-Button anklicken

(1) In der Zwischenablage befindet sich nun die angehakte Einrichtung
(2) Im Reiter Importfreigabe auf Link „Hinzufügen“ klicken

(1) Anzeige der Einrichtung, für die die Importfreigabe erteilt werden soll
(2) Eingabe eines Kommentars möglich
(3) Freigeben-Button anklicken

5. Veranstaltungen zuordnen zu Besonderen Verzeichnisse

Funktion [Lehrorganisation] > [Vorlesungsverzeichnis bearbeiten] aufrufen. Es öffnet sich eine Baumstruktur.

(1) Gewünschtes Semester auswählen
(2) Funktion [Neues Element unterhalb einfügen] auf Ebene Besondere Verzeichnisse aufrufen. Es öffnet sich eine neue Maske.

Typ und Position

(1) Elementtyp Veranstaltung auswählen.
(2) Position Als Kind einfügen auswählen
(3) Über den Knopf [Weiter] bestätigen

Suche / Auswahl treffen

(1) Zum Auffinden der gewünschten Veranstaltung (bzw. des Elements) die Suche über die Filter einschränken.
(2) Gewünschte(s) Element(e) über die Checkboxen markieren.
(3) Die Auswahl über den Knopf [Speichern] bestätigen. Die Auswahl wurde im Vorlesungsverzeichnis ergänzt.

6. Anlegen einer Prüfungsordnung

Zum Anlegen einer neuen Prüfungsordnung, folgen Sie bitte dem Leitfaden Anlegen einer neuen Prüfungsordnung.

7. Vertretungsregel für Studienkoordinator/-in einrichten

Zum Anlegen eines Vertreters bzw. einer Vertreterin folgen Sie bitte dem Leitfaden Vertretungsregel für eine Rolle einrichten.

Leitfäden zu Rollen

Rolle Stundenplaner/-in

In der Rolle Stundenplaner/-in führen Sie die Semesterplanung für Veranstaltungen durch, indem Sie Veranstaltungsinhalte bearbeiten sowie Termine und Raumzuweisungen bzw. Raumanfragen vornehmen.

Hier können Sie Rechte als Stundenplaner/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie in Ihrem Browser https://connect.tu-braunschweig.de/ auf und klicken Sie oben rechts auf [Zur Anmeldung]. Es öffnet sich ein neues Fenster.

2. Auswahl der Rolle

Wählen Sie Ihre gewünschte Rolle im oberen rechten [Drop-down-Menü] aus. Personen, die nur eine Rolle im Portal TUconnect haben, bekommen diese Auswahl nicht angeboten.

3. Veranstaltungen und Prüfungen meiner Organisationseinheit (OE) suchen und bearbeiten

Allgemein: Eine Freigabe wird benötigt, damit Gäste/Studierende usw. im jeweiligen Semester die Veranstaltung sehen können und damit sie nach Stud.IP übertragen wird.

4. Excel-Exporte der Veranstaltungen

Excel-Export „Liste der geplanten Veranstaltungen

(1) Anklicken [Liste der geplanten Veranstaltungen]
Das Ergebnis ist eine Excel-Liste aller geplanten Veranstaltungen der zuvor angegebenen Einrichtung in dem zuvor angegebenen Semester.

Für diesen Export muss zuvor in der Funktion [Veranstaltung bearbeiten] das gewünschte Semester und die gewünschte Einrichtung eingegeben werden!

Erzeugter Excel-Export

Excel-Export „Veranstaltungen meiner Einrichtung“

Erzeugter Excel-Export

5. Raum zuweisen

Raum zuweisen ist eine Funktion, die nur für eigene Räume (also Räume der eigenen Organisationseinheit möglich ist). Fremde Räume (anderer Organisationseinheiten) müssen angefragt werden.

Mit Rolle Stundenplaner/-in)

(1) Im Reiter [Termine & Räume] der Veranstaltungsbearbeitung rufen Sie die Funktion [Raum zuweisen] auf. Es öffnet sich eine neue Maske mit einer detaillierten Raumsuche.

(1) Als Raumfilter Freie Räume in einem Fachbereich auswählen
(2) Suche optional durch weitere Parameter einschränken
(3) Suche unter Berücksichtigung der gewünschten Einschränkung (nicht zwingend erforderlich) ausführen

Im Bereich Gefundene Räume werden nun Räume aufgelistet, die Ihren Suchkriterien entsprechen und zum angegebenen Termin verfügbar sind:

(1) Durch Klick auf den Knopf [Raum zuweisen] wir der Raum der zuvor gewählten Parallelgruppe der Veranstaltung zugewiesen.

Mit der Rollenkombination Stundenplaner/-in und Raum-Manager/-in

(1) Als Raumfilter Meine freien Räume auswählen
(2) Suche optional durch weitere Parameter einschränken
(3) Suche unter Berücksichtigung der gewünschten Einschränkung (nicht zwingend erforderlich) ausführen

Im Bereich Gefundene Räume werden nun Räume aufgelistet, die Ihren Suchkriterien entsprechen und zum angegebenen Termin verfügbar sind:

(1) Durch Klick auf den Knopf [Raum zuweisen] wir der Raum der zuvor gewählten Parallelgruppe der Veranstaltung zugewiesen.

6. Raum anfragen

Räume anfragen ist eine Funktion, die nur für fremde Räume (also Räume einer anderen Organisationseinheit) notwendig ist. Räume der eigenen Organisationseinheit können selbst zugewiesen werden.

(1) Als Raumfilter Freie anfragbare Räume auswählen
(2) Suche optional durch weitere Parameter einschränken
(3) Suche unter Berücksichtigung der gewünschten Einschränkung (nicht zwingend erforderlich) ausführen

(1) Gewünschte Räume über die Checkbox markieren
(2) Alle markierten Räume werden über den Klick auf [Ausgewählte Räume anfragen] angefragt
(3) Anzeige ob bereits parallel weitere Raumanfragen für diese Räume existieren

7. Meine Raumanfragen

Funktion [Lehrorganisation] > [Meine Raumanfragen] aufrufen. Sie erhalten eine Liste aller selbst gestellten Raumanfragen.

(1) Filter: Semesterauswahl
(2) Funktionen zum Ein- und Ausblenden bestimmter Tabellenspalten und zum Ein- und Ausblenden der Filter über den Tabellenspalten
(3) Filter: Auswahl der Veranstaltungsart, Titel und spezieller Raum
(4) Link zur Veranstaltungsbearbeitung
(5) Link zu den Raumdetails
(6) Aktueller Status der Raumanfrage
(7) Funktion: [Raumanfrage zurückziehen]

8. Raumanfragen bearbeiten

Sobald Räume zu einer Lehrveranstaltung angefragt wurden, können diese Anfragen weiter spezifiziert werden. Über die Funktion [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen und Prüfungen meiner Organisationseinheit] rufen Sie die Veranstaltungsbearbeitung auf und wechseln in den Reiter [Termine & Räume].

(1) Der Klick auf den Knopf in der Spalte Anfragestatus, öffnet eine weitere Maske.

(1) Priorität der Raumanfrage einstellbar (1=hohe Priorität, 5=niedrige Priorität). Sichtbar durch Raum-Manager/-in.
(2) Freitextfeld für Bemerkungen. Sichtbar durch Raum-Manager/-in.
(3) Raumanfrage kann wieder zurückgezogen werden.
(4) Abschließendes [Speichern] der Änderungen

9. Raum unspezifisch anfragen

Raumanfragen können ebenfalls unspezifisch gestellt werden. Es werden also keine spezifischen Räume angefragt sondern über die gewünschten Eigenschaften angefragt. Über die Funktion [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen und Prüfungen meiner Organisationseinheit] rufen Sie die Veranstaltungsbearbeitung auf und wechseln in den Reiter [Termine & Räume].

(1) Über die Funktion [Raum unspezifisch anfragen] können Räume über eine Sammlung von Eigenschaften angefragt werden. Es öffnet sich eine neue Maske.

(1) Pflichtangabe*: Anzahl der Sitzplätze
(2) Durch Klick auf den Knopf [Raum unspezifisch anfragen] wird der Raum angefragt.

(1) In der Liste der Funktion [Lehrorganisation] > [Meine Raumanfragen] ist eine unspezifische Raumanfrage erkennbar an der Liste der Eigenschaften in der Spalte Angefragter Raum.

10. Vertretungsregel für Stundenplaner/-in einrichten

Zum Anlegen eines Vertreters bzw. einer Vertreterin folgen Sie bitte dem Leitfaden Vertretungsregel für eine Rolle einrichten.

11. Konflikte

Das System kennzeichnet unterschiedliche Konflikte mit verschiedenen Icons. Damit können Sie die Konflikte erkennen und diese dann manuell auflösen. Die Zahl vor dem Konflikt-Icon beziffert die Anzahl der vom Konflikt betroffenen Termine.

Personenkonflikte

Raumkonflikte

12. Warnhinweise

13. Freigabekennzeichen für Parallelgruppen setzen

Allgemein: Eine Freigabe wird benötigt, damit Gäste/Studierende/usw. im jeweiligen Semester die Veranstaltung sehen können. Nur freigegebene Parallelgruppen werden nach Stud.IP synchronisiert.

In der Veranstaltungsbearbeitung muss der Reiter [Semesterabhängige Veranstaltungen] aufgerufen werden.

(1) Freigabekennzeichen für einzelne Parallelgruppen bearbeiten.
(2) Freigabekennzeichen für alle (hier aufgelisteten) Parallelgruppen bearbeiten.

Einzelne Parallelgruppen

Beim Klick auf die Verknüpfung in der Spalte Parallelgruppe einer einzelnen Parallelgruppe öffnet sich eine neue Maske.

Dort können Grunddaten und der Freigabestatus (in Bearbeitung oder freigegeben) für genau eine Parallelgruppe gesetzt werden. Die Einstellung muss im Anschluss durch den Knopf [Speichern] gespeichert werden.

Alle Parallelgruppen

Beim Klick auf den Knopf [Freigabekennzeichen bearbeiten] (über der Tabelle) öffnet sich eine neue Maske.

Dort kann der Freigabestatus (in Bearbeitung oder freigegeben) für alle Parallelgruppen in dieser Tabelle auf einmal gesetzt werden. Die Einstellung muss im Anschluss durch den Knopf [Speichern] gespeichert werden. Im Anschluss befinden sich alle Parallelgruppen im gespeicherten Freigabestatus.

Eine freigegebene Parallelgruppe kann auch weiterhin vom Stundenplaner bearbeitet werden bis auf den Terminsatz, wenn für diesen bereits ein Raum angefragt wurde. Hier können nur noch die „Erwartete Teilnehmer-Anzahl“ und die Akad. Zeit bearbeitet werden. Ein Stundenplaner kann das Freigabekennzeichen für eine Parallelgruppe auch zurückziehen.

ACHTUNG: Hat ein Studierender sich bereits einen Stundenplan erstellt mit der betreffenden Veranstaltung, so verschwindet diese Veranstaltung aus seinem Stundenplan, wenn die Freigabe zurückgezogen wird.

14. Massenweise Bearbeitung von Veranstaltungen

Funktion [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen] > [Massenweise Bearbeitung von Veranstaltungen] aufrufen. Es öffnet sich eine Suchmaske.

(1) Eigene Organisationseinheit auswählen und Suche über die Filter wunschgemäß einschränken.

Die Ausführung der Suche führt zu einer Liste der Veranstaltungen (gemäß Filter), die nun massenweise bearbeitet werden können.

(1) Über die Checkboxen am Anfang der Zeile können die zu bearbeitenden Veranstaltungen ausgewählt werden. Über [Alle auswählen] markieren Sie alle (die durch die Suche gefunden wurden). [Auswahl löschen] wählt die gesamte Auswahl wieder ab.
(2) Im Dropdown Menü wird die gewünschte Aktion bzw. Massenzuordnung ausgewählt.

Direkt nach Auswahl der Aktion, öffnet sich eine neue Maske (passend zur ausgewählten Aktion)

Dozent/-in (verantwortlich) zuordnen

(1) Liste bereits zugeordneter Personen
(2) Liste weiterer Personen, die über den Knopf + zugeordnet werden können. Die Suche kann über Filter weiter eingeschränkt werden.

Dozent/-in (durchführend) zuordnen

Stundenplaner_33_Veranstaltungsbearbeitung_massenweise_Dozentin_durchführend.png

(X) Für zwei (verschiedene) zuvor ausgewählte Lehrveranstaltungen soll eine neue durchführende Dozent/in zugeordnet werden.

Freigabekennzeichen bearbeiten

Für alle zuvor ausgewählten Lehrveranstaltungen kann der Status des Freigabekennzeichens geändert werden auf In Bearbeitung oder freigegeben .

15. Sonderveranstaltungen

Sonderveranstaltungen anlegen

Alle Felder mit einem Stern (*) sind Pflichtfelder und müssen vor dem Speichern ausgefüllt werden.

Sonderveranstaltungen bearbeiten

Der Bearbeitung von Sonderterminen ist eine Suchmaske vorgeschaltet:

Bei Aufruf der gesuchten Sonderveranstaltung erscheint die Bearbeitungsmaske:

16. Vorlesungsverzeichnis anzeigen

Funktion [Studienangebot] > [Vorlesungsverzeichnis anzeigen] aufrufen. Es öffnet sich eine Baumstruktur.

Über die Pfeile ist es möglich sich über die verschiedenen Ebenen (Studiengang > Prüfungsordnung > Konto > Modul > Veranstaltung) bis zu den Parallelgruppen und Terminen durchzuklicken.

Leitfäden zu Rollen

Rolle Abteilung 21 Leitung (FIS)

Diese Rolle ist für die abschließende Prüfung von Projektanzeigen durch die Abteilung 21 Leitung vorgesehen. Nach dem Login im System können Sie die anstehenden Prüfungen im entsprechenden Portlet einsehen (siehe Screenshot). Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf [Änderungsantrag prüfen], um den Vorgang zu starten.

In der Prüfansicht sehen Sie oben die einzelnen Reiter, die überprüft werden müssen. Grün ausgefüllte Kreise zeigen an, dass der jeweilige Bereich bereits genehmigt wurde. Rechts neben "Weitere Zustimmungen" finden Sie den Bereich "Begleitende Dokumente", wo Sie die zugehörigen Dateien einsehen und herunterladen können. Sie können die Reiter einzeln prüfen und genehmigen, indem Sie auf den gelb umrandeten Bereich klicken. Falls ein Eintrag nicht korrekt ist, haben Sie die Möglichkeit, ihn abzulehnen oder unter Auflagen zu genehmigen. Vergessen Sie nicht, oben links auf [Speichern] zu klicken, um Ihre Änderungen zu sichern.

Nachdem Sie alle Einträge überprüft haben, können Sie entweder jeden Punkt einzeln genehmigen oder, um Zeit zu sparen, nach unten scrollen und auf den Button [Alle ausstehenden genehmigen] klicken.

Nachdem Sie alle Reiter überprüft haben, können Sie die Projektanzeige je nach Sachlage genehmigen, mit Auflagen genehmigen oder ablehnen. Die Option "Mit Auflagen genehmigen" bedeutet, dass die Projektanzeige inhaltlich korrekt ist, jedoch kleinere, nicht kritische Änderungen erforderlich sind. In diesem Fall muss der Antragsteller eine weitere Projektanzeige einreichen, um die fehlenden oder mangelhaften Angaben nachzutragen – ähnlich wie bei einer Änderungsanzeige. Die abschließende Genehmigung finden Sie oben auf der Seite (siehe Screenshot).

Leitfäden zu Rollen

Rolle Abteilung 21 Mitarbeiter/-in (FIS)

Diese Rolle dient der Prüfung und Genehmigung von Projektanzeigen als Vorbereitung auf die abschließende Prüfung durch die Abteilung 21 (Leitungsrolle). Nach dem Login im System können Sie die zu prüfenden Projektanzeigen im entsprechenden Portlet einsehen:

Auf der linken Seite finden Sie neue Projektanzeigen, die geprüft werden müssen. Rechts sehen Sie Projektanzeigen, die bereits begonnen, aber noch nicht vollständig bearbeitet wurden.

Klicken Sie auf [Projektanzeige prüfen], um direkt zur Prüfansicht zu gelangen:

Nachdem Sie alle Einträge überprüft haben, können Sie entweder jeden Punkt einzeln genehmigen oder, um Zeit zu sparen, nach unten scrollen und auf den Button [Alle Ausstehenden genehmigen] klicken.

Speichern Sie Ihre Genehmigung.

Um die Projektanzeige an die Leitung zu übergeben, klicken sie bitte auf [Projektanzeige bearbeiten] und navigieren Sie in den Reiter Workflow.

Scrollen Sie nach unten zum Bereich Abteilung 21 Bearbeitungsstatus. Stellen Sie den Status auf Abt. 21 Leitung um. Falls erforderlich, können Sie unten zudem einen internen Vermerk oder Kommentar hinterlassen.

Speichern Sie Ihre Einträge und wechseln Sie, falls gewünscht, über den Button [Zurück] zurück in die Prüfansicht. Alternativ gehen Sie direkt nach dem Umstellen des Workflows auf Ihre Startseite und öffnen die nächste zu bearbeitende Projektanzeige.

Leitfäden zu Rollen

Rolle EU-Büro Mitarbeiter/-in (FIS)

Für Mitarbeiter/-innen des EU-Büros zur Prüfung EU-finanzierter Projekten und zugehöriger Projektanzeigen

Leitfäden zu Rollen

Rolle Forschungsadministrator/-in (FIS)

Der/die Forschungsadministratoren/-in ist für die Verwaltung und Qualitätssicherung der Forschungsinformationen zuständig. Dazu gehören die Vergabe von Rollen, die Pflege und Validierung von Projektdaten, die Unterstützung der Nutzer/-innen sowie die Überwachung von Freigabe- und Kontrollprozessen.

Leitfäden zu Rollen

Rolle FIS-Leser/-in

Mit der FIS-Leser-Rolle können Nutzer die Zusammenfassungsseite sowie die Anträge eines Projekts einsehen, einschließlich solcher mit der Sichtbarkeitsstufe „versteckt“. Eine Bearbeitung ist mit dieser Rolle jedoch nicht möglich.

Ziel dieser Rolle ist es, Anwendern beispielsweise für Berichtszwecke einen Einblick in interne Projektdetails zu ermöglichen, ohne dass dabei Änderungen am Projekt vorgenommen werden können.

Leitfäden zu Rollen

Rolle FIS-Bearbeiter/-in (FIS)

FIS-Bearbeiter/-innen haben die Berechtigung, Projekte und Projektanzeigen für Wissenschaftler/-innen aus der zugehörigen Organisationseinheit (OE) anzulegen oder zu bearbeiten, ohne selbst Mitglied des jeweiligen Projekts zu sein.

Das Abschicken der Anzeige ist Aufgabe der Projektleitung.

Projekt anlegen – Anleitung zur Erstellung eines neuen Projekts
Projektstatus ändern - Anleitung zur Aktualisierung des Projektstatus
Projektanzeige erstellen – Anleitung zur Erstellung einer Projektanzeige

Falls Sie ein neues Projekt erstellen möchten, folgen Sie bitte der oben angegebenen Reihenfolge.

Jede FIS-Bearbeiterin und jeder FIS-Bearbeiter verfügt über ein eigenes Portlet für laufende Projektanzeigen. Um den aktuellen Status einer Projektanzeige zu prüfen, klicken Sie einfach auf [Prüfstatus anzeigen] und gelangen direkt zur Übersicht des Prüfstatus oder über Prüfstatus_Projektanzeige.

In der Prüfansicht befinden sich oben verschiedene Reiter, die überprüft werden müssen. Grün ausgefüllte Kreise zeigen an, dass der jeweilige Bereich bereits genehmigt wurde. Rechts neben „Weitere Zustimmungen“ finden Sie den Bereich „Begleitende Dokumente“, in dem Sie die zugehörigen Dateien einsehen und herunterladen können. Im Reiter „Weitere Zustimmungen“ können Sie außerdem den aktuellen Prüfstatus Ihrer Anzeige verfolgen und sehen, in welcher Prüfebene sie sich befindet. Falls erforderlich, sollte Sie die zuständigen Prüfebenen per Mail kontaktieren.

Haben Sie eine falsche Eingabe im Projekt vorgenommen oder möchten nachträgliche Änderungen vornehmen?

Falls genehmigungspflichtige Änderungen erforderlich sind, wie z. B. ein Wechsel der Projektleitung oder eine Laufzeitverlängerung, stellen Sie bitte eine Projektanzeige. Wählen Sie dabei den passenden Änderungsgrund aus und erläutern Sie die Anpassung detailliert im Kommentarfeld.

Bei kleineren Änderungen, wie der Anpassung eines TU-Schwerpunkts oder eines nicht verpflichtenden Feldes, senden Sie uns bitte eine E-Mail an fis-support@tu-braunschweig.de – idealerweise mit einem Screenshot, der die gewünschte Änderung veranschaulicht.

Leitfäden zu Rollen

Rolle Prüfebene 1 (FIS)

Wer erhält die Rolle "FIS-Prüfebene 1"?

Die meisten relevanten Personen erhalten die Rolle automatisch aufgrund einer Kennzeichnung als Leiter/-in in der allgemeinen Benutzerdatenbank des GITZ.

Im nicht-wissenschaftlichen Bereich sind das die Leiter/-innen und ihre Stellvertreter/-innen von

Abteilungen und übergeordneten Organisationseinheiten,
von Stabsstellen und
Zentralen Einrichtungen.

Im wissenschaftlichen Bereich sind das die Leiter/-innen und ihre Stellvertreter/-innen von

Instituten und übergeordneten Organisationseinheiten
(nicht hingegen die Leter/-innen von Abteilungen, Arbeitsgruppen, Professuren).

Das Austragen aus der Rolle erfolgt in diesen Fällen ebenfalls automatisch, und zwar dann, wenn über den allgemeinen Ab- und Ummeldungsworkflow das Leitungskennzeichen in der allgemeinen Benutzerdatenbank entfernt wird.

Sollen darüber hinaus Personen die Rolle erhalten, ist das über zwei Wege möglich:

Person über AN-Formular als Stellvertretung oder zweite Leitung melden --> dies wirkt sich dann auf ALLE Folgesysteme der zentralen Benutzerdatenbank aus; Vorteil: automatisches Austragen der Rolle bei Abmeldung der Person
manuelle Vergabe der Rolle in Ausnahmefällen und Einzelregelungen an Instituten, die nicht über einen Automatismus abgebildet werden können; Nachteil: bei Ausscheiden der Person muss die Einrichtung die Person selbst aus dem FIS abmelden --> An- und Abmeldung über fis-support@tu-braunschweig.de.

Was können Sie mit der Rolle "FIS-Prüfebene 1" tun?

Sie können Projektanzeigen (Name der Drittmittelanzeigen an der TU Braunschweig) auf der Prüfebene 1 genehmigen --> Anleitung zur Genehmigung einer Projektanzeige für die Prüfebene1.

Wenn Sie Leiter/-in einer übergeordneten Organisationseinheit und damit zuständig für die FIS-Prüfebene 2 sind, benötigen Sie die Prüfebene 1 nur, um auf dieser Ebene Projektanzeigen zu genehmigen, die beispielsweise auf Fakultätsebene angesiedelt sind.

In diesen Fällen wechseln Sie bitte anschließend in die FIS-Prüfebene 2, um auch auf der zweiten Ebene zu genehmigen, oder teilen Sie im Falle des Vier-Augen-Prinzips die beiden Prüfschritte mit einer anderen zuständigen Person gezielt auf.

Rollen, die Sie für andere Aufgaben benötigen:

Leiter/-in (FIS-Bearbeiter/-in kraft Amtes): Sie können Projekte und Projektanzeigen sowohl selbst erstellen als auch für andere anlegen sowie auf Ebene Ihrer Organisationseinheit im Detail recherchieren.

Leitfäden zu Rollen

Rolle Prüfebene 2 (FIS)

Wer erhält die Rolle "FIS-Prüfebene 2"?

Im Strukturbaum der TU Braunschweig ist die Prüfebene 2 eine der Ebene 1 übergeordnete Organisationseinheit. Es handelt sich allerdings nicht immer um die nächsthöhere Ebene, sondern manchmal um die Ebene unter der Hochschulleitung.

Institute --> Prüfebene 1: Institutsleitung --> Prüfebene 2: Fakultätsleitung/ -geschäftsführung
wiss. Abteilungen --> Prüfebene 1: Institutsleitung --> Prüfebene 2: Fakultätsleitung/ -geschäftsführung

Kleine Einheiten wie Stabsstellen haben keine weitere Ebene zwischen sich und der Hochschulleitung. Daher haben deren Leitungen beide Rollen und nehmen beide Genehmigungen nacheinander vor.

Nutzer/-innen mit Berechtigungen der FIS-Prüfebene 2 sind meist die Leiter/-innen der übergeordneten Organisationseinheiten, z.B. der Fakultäten.

Was können Sie mit der Rolle "FIS-Prüfebene 2" tun?

Prüfen und Genehmigen bzw. Ablehnen von Projektanzeigen genehmigen --> Anleitung zur Genehmigung einer Projektanzeige für die Prüfebene 2.
Sie können mit dieser Rolle NICHT:
- - Projekte und Projektanzeigen --> verwenden Sie bitte die Rolle Leiter/-in
  - Auswertungen vornehmen --> verwenden Sie bitte die Rolle Leiter/-in

Startseite der Rolle "FIS-Prüfebene 2"

1: Portlet "Zu prüfende Projektanzeigen"
2: Quicklink zum Handbuch
3: Quicklinks
4: Neuigkeiten, die das HIS-Team des Gauß-IT-Zentrums zur Verfügung stellt
5: Meldungen über für Ihre Rolle relevante Ereignisse im FIS

Leitfäden zu Rollen

Rolle Wissenschaftler/-in (FIS)

Nutzer/-innen mit Berechtigung als Wissenschaftler/-in können Projekte für sich selbst anlegen. Im Standardfall erstellt ein/-e Wissenschaftler/-in nur eigene Projekte und nicht für andere Personen.*

Projekt anlegen – Anleitung zur Erstellung eines neuen Projekts
Projektstatus ändern - Anleitung zur Aktualisierung des Projektstatus
Projektanzeige erstellen – Anleitung zur Erstellung einer Projektanzeige

Falls Sie ein neues Projekt erstellen möchten, folgen Sie bitte der oben angegebenen Reihenfolge.

Haben Sie eine falsche Eingabe im Projekt vorgenommen oder möchten nachträgliche Änderungen vornehmen?

* Wissenschaftler/-innen können Projekte für eine andere Person als sie selbst anlegen, haben dann aber keinen weiteren Zugriff auf dieses Projekt und können keine Projektanzeigen dazu erstellen. PRojekte für andere Personen anzlegen, ist mit den Rollen FIS-Bearbeiter/-in und LEiter/-in möglich (jeweils innerhalb der hinterlegten Organisationseinheit).

Leitfäden zu Funktionen

Hilfreiche Informationen und technische Leitfäden (sog. "Klickanleitungen") zu wiederkehrenden Funktionen / Masken im Portal TUconnect.

Leitfäden zu Funktionen

Zugriff auf das Portal TUconnect

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie in Ihrem Browser https://connect.tu-braunschweig.de/ auf und klicken Sie oben rechts auf [Zur Anmeldung]. Es öffnet sich ein neues Fenster.

2. Auswahl der Rolle

Wählen Sie Ihre gewünschte Rolle im oberen rechten [Drop-down-Menü] aus. Personen, die nur eine Rolle im Portal TUconnect haben, bekommen diese Auswahl nicht angeboten.

Leitfäden zu Funktionen

Rollenwechsel

Im Portal TUconnect ist es möglich, dass eine Person (je nach Funktion und Umfang ihrer Arbeit an der TU Braunschweig) mehr als eine technische Rolle im Portal erhält oder erhalten hat. Dazu gehören z.B. Rollen wie Prüfer/-in und LV-Bearbeiter/-in.

Jede technische Rolle im Portal wurde mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet. Daraus resultieren auch unterschiedliche Funktionen und Menüoptionen im Portal die angezeigt und aufgerufen werden können.

Sollten Sie nach dem Login noch nicht die erwarteten Funktionen und Menüoptionen finden, dann prüfen Sie zuerst, ob Sie mehrere technische Rollen erhalten haben.

Einen Rollenwechsel können Sie oben rechts im entsprechenden Dropdown-Menü vornehmen

TUconnect Rollenwechsel

Personen, die nur eine Rolle im Portal TUconnect haben, bekommen diese Auswahl nicht angeboten.

Meldung: Fehlende Zugriffsberechtigung (bei mehreren Rollen)

Unterschiedliche Rollen berechtigen zu unterschiedlichen Funktionen (Knöpfe, Menüs, ... ). Nach einem einem Rollenwechsel über das Dropdown-Menü kann es passieren, dass Sie die folgende Meldung erhalten:

TUconnect fehlende Zugansgberechtigung

Die Ursache für diese Meldung ist, dass Sie in der Rolle aus welcher Sie gekommen sind eine Seite oder eine Funktion aufgerufen hatten, die in der Rolle in die Sie gewechselt sind nicht verfügbar ist. Das System reagiert hier korrekt mit der Meldung "Ihnen fehlt die Zugriffsberechtigung für die aufgerufene Funktion".

Wenn Sie so eine Meldung erhalten, dann rufen Sie in der neuen Rolle einfach eine beliebige Funktion der Rolle auf oder klicken Sie auf [Startseite].

Eine Standard-Rolle festlegen (bei mehreren Rollen)

Sind Ihnen im Portal TUconnect mehrere technische Rollen zugewiesen (z.B. Prüfer/-in und Prüfervertreter/-in), dann können Sie eine Standard-Rolle definieren. Bei einem erneuten Login werden Sie dann immer zuerst mit der Standard-Rolle angemeldet.

Klicken Sie im Menüband auf den Knopf [Service] und wählen Sie im Anschluss den Punkt [Persönliche Einstellungen] > [Standard-Rolle festlegen]. In der folgenden Auflistung Ihrer Rollen wählen Sie nun links durch einen Klick auf das Sternsymbol Ihre gewünschte Standard-Rolle aus.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf [Speichern]. Sie haben nun Ihre Standard-Rolle festgelegt und werden zukünftig immer zuerst mit dieser im System angemeldet.

Leitfäden zu Funktionen

Eigene Daten ansehen

Im Portal TUconnect kann jede Rolle eine Übersicht der eigenen Grund- und Kontaktdaten einsehen. Die Einsicht dieser Daten ist in der Funktion [Service] > [Persönliche Einstellungen] > [Persönliche Daten] > [Eigene Daten ansehen] aufrufbar.

Zu sehen sind im Reiter [Übersicht] die Grunddaten Ihrer Person und im Reiter [Kontaktdaten] alle hinterlegten Kontaktdaten wie z.B. E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Die Kontaktdaten sind auf Karteikarten nach sog. Anwendungszwecken gruppiert.

Studierende, also Personen, die mit der Rolle Student/-in eingeloggt sind, finden eine ähnliche Ansicht in der Funktion [Mein Studium] > [Studienservice] > [Kontaktdaten] .

Leitfäden zu Funktionen

Tabelle / Ergebnisliste anpassen

In vielen Bereichen im Portal können Sie Ihre Ergebnislisten individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Erkennbar ist das am Knopf [Tabelle anpassen] .

Klicken Sie diese Funktion an um die Tabelle/Ergebnisliste an Ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen. Es öffnet sich ein neues Fenster (so ähnlich) wie das folgende:

Spaltenauswahl

Jede Auswahl, die aktiv ist, wird als Tabellenspalte eingeblendet.

Tabellennavigation

Die Blätter-Funktion kann sowohl über, als auch unter der Tabelle eingeblendet werden. Sie dient zum Blättern über die Suchergebnisseiten, falls nicht alle Ergebnisse auf einer Seite dargestellt werden können/sollen.

Verschieben von Tabellenspalten

Aktivieren, um die Reihenfolge der Tabellenspalten verschiebbar zu machen. Es werden dann Pfeile an den Spalten eingeblendet.

Globale Einstellungen für alle Tabellen

Für alle Tabellen, die Sie in Ihrer Funktion/Rolle im Portal TUconnect sehen, können Sie hier die Standardanzahl der angezeigten Tabellenzeilen festlegen. Wird die Anzahl überschritten, kann geblättert werden.

Zurücksetzen

Über den Knopf [Standard wiederherstellen] können Sie die Einstellungen zur Tabellenansicht zurücksetzen.

Leitfäden zu Funktionen

Anerkennung aus dem Ausland

Auslandsaufenthalt hinzufügen

Anerkennungen werden auf dem Notenspiegel ausgegeben, sind aber auch für die Prüfungsstatistikmeldung relevant. Um die Daten für beide Fälle erfassen zu können.

Öffnen Sie den Studierenden über die Funktion [Leistungen bearbeiten pro Studierendem], bei welchem Sie eine Anerkennung für das Ausland anrechnen wollen
Klicken Sie im Reiter [Leistungsdaten] auf Höhe der Leistung, die dem Studierenden angerechnet werden soll, auf [Details bearbeiten]

SIP Anerkennung (Details bearbeiten)

Zusatzangaben

Es öffnet sich im Anschluss eine neue Maske. In dieser können Aufenthalte angelegt und Zusatztexte für Notenspiegel erzeugt werden.

Klicken Sie auf den Karteireiter [Zusatzangaben]
Wählen Sie im Feld „Anerkennung?“ die Option „Ja“ aus
Wählen Sie im Feld „Anerkennungsart“ die passende Option
Wählen Sie im Feld „Land“ das jeweilige Land der Auslandsuniversität aus

Sobald im Feld „Land“ das Land ausgewählt wurde, taucht der Bereich „Auslandssaufenthalt“ unter dem Bereich „Anerkennungsdaten“ auf. Füllen Sie hier alle Felder aus und klicken Sie im Anschluss rechts auf [Speichern] (Diskettensymbol).

Die Definition/Zuordnung eines konkreten Auslandsaufenthaltes ist aktuell für die Prüfungsstatistik nicht mehr zwingend notwendig, solange Anerkennungsart und Land ausreichend gefüllt sind.

SIP Auslandsaufenthalt (Zusatzangaben)

Über die Knöpfe [Speichern und zurück] oder [Speichern und weiter] beenden Sie im Anschluss die Eingabe. Durch [Abbrechen] verwerfen Sie die ungespeicherten Änderungen.

Weitere Leistungen können nun mit diesem existierenden Auslandsaufenthalt verknüpft werden.

Wenn Sie sowohl Prüfungsleistungen als auch dazu gehörige Module aus dem Ausland anerkennen wollen, beachten Sie, dass Bonuspunkte nicht doppelt auf Prüfungs- oder Modulebene erfasst wurden, da sonst die Punkte mehrfach für die Gesamtsumme der im Ausland absolvierten ECTS verwendet werden. Alternativ kann auf einer der Ebenen die Anerkennungsart "Sonstiges" genutzt werden. Die Aufsummierung der relevanten ECTS erfolgt an zentraler Stelle im GITZ. Dabei werden alle Bonuspunkte addiert, die mit der Anerkennungsart "Leistung erbracht an Hochschule" und einem Land ungleich Deutschland hinterlegt sind.

Zusatztexte (für den Notenspiegel)

Klicken Sie auf den Karteireiter [Zusatztexte]
Klicken Sie auf [Neuen Eintrag anlegen] und fügen Sie die gewünschten Text auf Deutsch und auf Englisch ein.

SIP Auslandsaufenthalt (Zusatztexte)

SIP Auslandsaufenthalt (Zusatztexte Editor)

Über die Knöpfe [Speichern und zurück] oder [Speichern und weiter] beenden Sie im Anschluss die Eingabe. Durch [Abbrechen] verwerfen Sie die ungespeicherten Änderungen.

Falls Zusatztexte aus anderen Medien (z.B. formatierten Dokumenten) kopiert und im Texteditor eingefügt werden, muss ganz besonders darauf geachtet werden, dass diese Inhalte ohne HTML- oder Formatierungstags Tags übertragen werden.

Diese Tags führen dazu, dass eigentlich identische Zusatztexte im Notenspiegel mit unterschiedlichen Fußnotenzahlen aufgeführt werden. Zudem muss darauf geachtet werden, dass jeder eindeutige deutsche Zusatztext auch eine eindeutig englische Übersetzung besitzt.

Falls die englische Übersetzung fehlt, schlägt der englische Notenspiegel-Auftrag fehl!

Anerkennungsarten

Das alleinige Pflegen eines Zusatztextes reicht nicht aus, damit ein Zusatztext auch in den Fußnoten des Notenspiegels dargestellt wird. Es ist wichtig, dass im Karteireiter [Zusatzangaben] eine von drei bestimmten Anerkennungsarten ausgewählt ist. Die Anerkennungsarten

Leistung erbracht an Hochschule oder
Berufliche Qualifikation
Sonstiges

werden aktuell für die Fußnotenausgabe berücksichtigt.

Leitfäden zu Funktionen

Ausdruck von Berichten

Listen, Bescheide, Serienbriefe

Im Menüpunkt [Leistungen] > [Berichte für Prüfungen] > [Listen, Bescheide, Serienbriefe] können unterschiedliche Exporte als Listen (Excel oder CSV) oder PDF-Dateien heruntergeladen werden.

SIP Listen Bescheide Serienbriefe Menü

Suchen Sie zunächst nach Studierenden. Suchkriterien sind Personendaten der Studierenden und/oder Daten zu Studiengängen. Die Suchfelder können Sie per Eingabe oder Auswahl aus einer Auswahlliste ausfüllen.

SIP Listen Bescheide Serienbriefe Eingabefelder

Bestätigen Sie Ihre Suchkriterien mit dem Klick auf den Knopf [Suchen] oder der Return Taste. In der Ergebnistabelle werden die gefundenen Personen angezeigt. Die Ergebnisse erscheinen gruppiert, so dass Studierende nur einmal in der Liste erscheinen, auch wenn diese Studierenden mehrere Fächer studieren.

Sie können die Tabelle / Ergebnisliste anpassen um die Auswahl und Anordnung der Spalten der zu verändern. Anpassungen beeinflussen auch den Excel- oder CSV-Export.

Für die gefundenen Studierenden können zudem unterschiedliche Druckerzeugnisse ausgegeben werden. Wählen Sie hierzu einen Bescheid über den Auftragsstarter aus.

SIP Listen Bescheide Serienbriefe Auftragsstarter

In der Auftragsauswahl befinden sich neben dem standardmäßigen Excel- oder CSV-Export folgende Druckerzeugnisse:

0-LP Bericht
30-LP Bericht
Ausstehende MEP
Drittversuch nicht bestanden
Mantelbogen
Angemeldete Prüfungen

Prüfungsplanung

Im Menüpunkt [Lehrorganisation] > [Planungsberichte] > [Prüfungsplanung] können unterschiedliche Berichte zu Prüfungsterminen ausgegeben werden.

SIP Listen Bescheide Serienbriefe Prüfungsplanung

Suchen Sie zunächst nach gewünschten Prüfungsterminen. Suchkriterien sind verschiedene Prüfungsdaten.

SIP Listen Bescheide Serienbriefe Prüfungsplanung Auswahl

SIP Listen Bescheide Serienbriefe Prüfungsplanung Ergebnisse

Sie können für die Suchergebnisse den gewünschten Bericht ausgeben, indem Sie eine Vorlage aus der Auswahlliste auswählen und ggf. auf einen Auftrag im Auftragsstarter klicken. Um die Auswahl und Anordnung der Spalten der Ergebnistabelle zu verändern, klicken Sie auf Tabelle anpassen.

SIP Listen Bescheide Serienbriefe Prüfungsplanung Auftragsstarter

In der Auftragsauswahl befinden sich neben dem standardmäßigen Excel- oder CSV-Export folgende Druckerzeugnisse:

Anzahl der Teilnehmer (PDF-Export)
Anzahl der Teilnehmer (Excel Liste)

Leitfäden zu Funktionen

Anlegen einer neuen Prüfungsordnung

Top-Down-Methode (Anlegen der PO-Struktur ausgehend von einem Wurzelelement)

Wenn Sie eine neue PO nach der Top-Down-Methode anlegen, muss im GITZ zunächst ein neuer Studiengang angelegt werden.

Dazu werden folgende Informationen benötigt:

Bezeichnung des Studiengangs mit Übersetzung
Studiengangnummer, Abschluss, PO-Version (Version der Prüfungsordnung)
Bewerbung zum 1./höheren Fachsemester
Statistikbereich, ggf. Statistikschlüssel
Regelstudienzeit
Kombinationsmöglichkeiten bei Mehrfachstudiengängen
BPO bzw. Kontenstruktur, falls die BPO noch nicht verabschiedet ist

In HISinOne ist ein Studiengang die Kombination aus Abschluss, Fach und PO-Version. Außerdem zählen dazu noch Angaben wie z.B. Standort, Präsenzstudium, Vollzeitstudium, Erststudium. Nach dem Anlegen des neuen Studiengangs werden auch die Prüfungsordnung, das Abschluss-/Gesamtkonto 2000 und die Kontenstruktur angelegt. Weitere Informationen (wie z.B. die Grenze für „mit Auszeichnung“) können später noch erfasst werden.

Vorgehen anhand eines Beispiels:

Prüfungsordnung (PO) Bachelor Wirtschaftsinformatik in Version 7 mit der Bezeichnung 82-277-7. Im Bild sehen Sie die Grunddaten des Abschlusskontos 2000-82-277-7.

PO_Anlegen_Beispiel_Gesamt

Angelegte Prüfungsordnung suchen

Über die Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente bearbeiten] öffnen Sie eine Suchmaske und können nach der Prüfungsordnung suchen, die im GITZ zuvor angelegt wurde. Sie erhalten im Suchergebnis eine Liste mit allen PO-Elementen, die ihren Suchbegriffen entsprechen (siehe auch oberste Zeile über der Liste).

PO_Anlegen_Beispiel_Suchergebnis

Mit dem Stiftsymbol wählen Sie die richtige PO zum Bearbeiten aus. Wenn Sie mit der Maus über die Symbole fahren und kurz verweilen, wird im Tooltip eine kurze Erklärung des jeweiligen Symbols angezeigt. Sie gelangen im Anschluss in die Bearbeitungsmaske. Im Reiter [Struktur] werden die bisher angelegten Unterelemente zum ausgewählten Element angezeigt. Klicken Sie nun zum Aufklappen vor dem PO-Element auf > oder auf den Knopf [Alle Aufklappen].

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Aufklappen

In unserem Beispielfall sehen Sie jetzt nur das neu angelegte Abschluss-/Gesamtkonto mit dem Kontensymbol .

Bevor Sie die Struktur des Studiengangs abbilden, sollten Sie sich überlegen, wie später Zeugnis bzw. Notenspiegel aussehen sollen. Die Struktur, die Sie hier anlegen, spiegelt sich dort wider!

Kontendetails bearbeiten

Sind die einzelnen Konten richtig benannt? Ist die englische Bezeichnung eingetragen? Klicken Sie hierzu auf die Funktion [Bearbeiten]am gewünschten Konto. Es öffnet sich nun die Bearbeitungsmaske.

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Konten_Bearbeiten

Bestehendes Modul zuordnen

Um dem Konto die dazugehörigen Module zuzuordnen, müssen Sie zuerst im System suchen, ob es das gewünschte Modul bereits gibt. Dazu nutzen Sie die Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente bearbeiten]. Es öffnet sich nun eine Suchmaske.

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Modulsuche

Im Beispiel soll das Modul mit der Nummer 2216250 (Grundlagen der Rechtswissenschaften) dem Konto „Pflichtbereich Wirtschaftswissenschaften“ zugeordnet werden. Suchen Sie also nach der Nummer 2216250 und wählen Sie als Elementtyp „Modul“. Bestätigen Sie Ihre Parameter mit einem Klick auf [Suchen] oder der Return-Taste.

Sie erhalten im Suchergebnis eine Liste mit allen Modulen, die ihren Suchparametern entsprechen (siehe auch oberste Zeile über der Liste).

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Modulsuche_Ergebnisliste

Dieses Modul wird so häufig gefunden weil wir für die Versuchszählung die Module aus dem Eltern-/Quellmodul kopieren und mit diesem Eltern-/Quellmodul koppeln müssen.

Sollte bei Ihrer Suchanfrage das gewünschte Modul nicht gefunden werden, müssen Sie es neu anlegen.

Identifizieren Sie also das passende Modul zu Ihrer Suche und setzen Sie in der entsprechender Zeile einen Haken in der ersten Spalte. Klicken Sie im Anschluss auf [Zur Zwischenablage hinzufügen] um dieses Modul zwischen zu speichern, damit es später einem Konto zugeordnet werden kann. Rechts unten erscheint danach in einem kleinen Fenster der Hinweis, dass sich nun 1 Element in der Zwischenablage befindet. Wenn Sie die Zwischenablage öffnen, sehen Sie deren aktuellen Inhalt:

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Modulsuche_Zwischenablage

Über die Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente bearbeiten] können Sie nun wieder das ursprüngliche Konto suchen und zur Bearbeitung aufrufen.

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Kontosuche Im Reiter [Struktur] des geöffneten Kontos klicken Sie nun auf die Funktion [Als Kind einfügen] wodurch automatisch der markierte Inhalt der Zwischenablage eingefügt wird. Rechts oben erscheint ein Meldefenster mit einer Bestätigung Ihrer Aktion. Das Modul mit der Nummer 2216250 (Grundlagen der Rechtswissenschaften) wurde nun dem Konto „Pflichtbereich Wirtschaftswissenschaften“ zugeordnet.

Neues Modul anlegen

Wenn ein Modul noch nicht vorhanden ist und erstmalig in diesem Studiengang verwendet werden soll, muss dieses neu angelegt werden. Der Vorgang wird über die Funktion [Unterstruktur hinzufügen] mit dem Symbol durchgeführt. Erzeugen Sie so ein neues Modul.

Es wird unter dem Konto 3020-82-277-7 nun ein neues Modul angelegt – Nummer und Name werden automatisch wie angezeigt vergeben.

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Modul_erzeugt

Über die Funktion [Bearbeiten]können Sie nun die Moduldetails bearbeiten. Vergeben Sie hier eine eindeutige Bezeichnung, bestehend aus

der Modulnummer
E (falls es sich um ein Elternelement handelt) bzw. K (für kopierte Module)
der Nummer des Studienfachs

und beschrieben Sie das Modul mit allen notwendigen Daten.

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Moduldetails

Im Beispiel wird die eindeutige Bezeichnung 2299300-E-277 vergeben (Modulnummer: 2299300; ist Elternelement, 277: Wirtschaftsinformatik). Bestätigen Sie die Eingaben über den Knopf [Speichern].

Neue Prüfungen und Studienleistungen anlegen

Das neue Modul soll aus zwei Veranstaltungen, einer Prüfung und einer Studienleistung bestehen. Wie auch bei Konten und Modulen erzeugen wir diese durch die Funktion [Unterstruktur hinzufügen] mit dem Symbol . Es werden alle Elemente gleichzeitig angelegt.

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Prüfungen_und_Studienleistungen

Sie erhalten das folgende Bild mit der von Ihnen angelegten Struktur. Nummern und Namen für die neuen Strukturelemente werden automatisch vergeben.

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Prüfungen_und_Studienleistungen_Struktur_1

Über die Funktion [Bearbeiten]können Sie nun die Details der angelegten Prüfungen und Veranstaltungen bearbeiten um diese dort genauer zu beschreiben bzw. bereits vorhandene Daten und Details zu prüfen. Bei der Bearbeitung der Prüfung beachten Sie bitte, die Anzahl der Versuche sowie die Anzahl der max. bestandenen Versuche auf 99 zu setzen.

Dieser ungewöhnliche Wert beruht auf einer Empfehlung von HIS und weist darauf hin, dass die wirkliche Anzahl der Versuche an anderer Stelle hinterlegt wird. Um sicherzustellen, dass nach Studiengangwechsel die Versuchszählung wieder bei 1 beginnt, wird bei Prüfungen, die in mehreren Studiengängen vorkommen, die tatsächliche Versuchszählung an der Beziehung zwischen Prüfung und Modul gespeichert.

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Prüfungen_und_Studienleistungen_Struktur_2

Die Beziehung der Prüfung zum Elternelement bearbeiten Sie über die Funktion [Beziehung zum Elternelement editieren] Es öffnet sich ein neues Fenster.

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Beziehungen

Geben Sie hier die üblichen (tatsächlich gewünschten) Anzahlen der Versuche „3“ bzw. max. bestandene Versuche „1“ ein. Speichern Sie Ihre Eingaben über den Knopf [Speichern].

Gesamte Struktur überprüfen

Um zum Abschluss die gesamte Struktur noch einmal zu prüfen, öffnen Sie wieder die Prüfungsordnung. Gehen Sie über den Reiter [Struktur] und klappen Sie die Baumansicht auf. Sie sehen nun die angelegte Struktur für das Konto 3020, die zugehörigen Module und angelegte Prüfungen / Studienleistungen. Sie können nun alle anderen Konten auf die gleiche Weise anlegen bzw. bearbeiten.

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Gesamt

Modulfreigabe für andere Studiengänge

Kopie erstellen

Um ein neu erstelltes Modul für einen anderen Studiengang zur Verfügung zu stellen, öffnen Sie das Modul und erzeugen davon eine Kopie, wie im Folgenden beschrieben. Im Beispiel soll das Quell- bzw. Elternmodul Testmodul (2299300-E-277) für den Studiengang Bauingenieurwesen (017) verfügbar gemacht werden. Dort ist das Modul ein gekoppeltes Modul. Klicken Sie in der Baumstruktur auf [Bearbeiten].

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Freigabe

Passen Sie die eindeutige Bezeichnung entsprechend an (2299300-K-017) und scrollen Sie zum Bereich "Neue Kopie erzeugen“.
Setzen Sie einen Haken bei „Modulbeschreibung koppeln“.
Entfernen Sie den Haken bei „Zuordnungen zu darüber liegenden Elementen beibehalten“.
Wählen Sie bei Feld „Struktur kopieren“ aus der Liste den Punkt „Vorhandene Unterstruktur beibehalten“.
Speichern Sie das Modul als neue Kopie, mit einem Klick auf [Als neue Kopie speichern]

Importfreigabe

Öffnen Sie das neue, gerade gekoppelte Modul 2299300-K-017 (im Beispiel) über die Funktion [Bearbeiten].

Nach dem Kopieren eines Elementes erhält es automatisch den Bearbeitungsstatus [kopiert]. Ändern Sie diesen im Reiter [Grunddaten] auf [In Bearbeitung] oder [Freigegeben für alle (anonymous)]. Speichern Sie diese Änderung anschließend über den entsprechenden Button.

Wechseln Sie nun auf den Reiter [Importfreigabe]. Die Organisationseinheit, für die das Modul freigegeben werden soll, muss zunächst der Zwischenablage hinzugefügt werden. Klicken Sie auf [Schnellsuche], geben Sie Ihre Suchparameter ein und Bestätigen Sie mit einem Klick auf [Suchen].

Im erhaltenen Suchergebnis haken Sie die gewünschten Einrichtungen an, wählen ob nur die Auswahl oder Alle auf der Seite hinzugefügt werden sollen und bestätigen mit einem Klick auf [Zur Zwischenablage hinzufügen].

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Freigabe_Einrichtungssuche

Schließen Sie das Suchfenster. Über den Knopf [Hinzufügen] öffnet sich die Zwischenablage und es wird nun ausgewählt, für welche Einrichtung tatsächlich freigegeben wird. Bestätigen Sie die Auswahl über den Knopf [Freigeben]. Die Freigabe ist erfolgt

Freigegebene Module einbinden

Die Rolle Studienkoordinator/-in der Fakultät 3 (im Beispiel) kann das Modul jetzt über die [erweiterte Suche] über die Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente bearbeiten] suchen. Dabei muss im Bereich „Importfreigaben“ bei „Freigegebene PO- Elemente suchen“ der Haken gesetzt werden.

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Freigabesuche

Das so gefundene Modul kann der Zwischenablage hinzugefügt und in den eigenen Studiengang eingehängt werden. Markieren Sie dazu das gefundene PO-Element (Haken in das Kästchen am Anfang der Zeile) und klicken Sie auf den Knopf [Zur Zwischenablage hinzufügen].

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Freigabesuche_Ergebnis

Aus der Zwischenablage heraus können Sie das Element dann in den eigenen Studiengang einbinden. Öffnen Sie die gewünschte Prüfungsordnung über [Curriculum Designer] > [Elemente bearbeiten]. Über die ausgeklappte Baumstruktur im Reiter [Struktur] können Sie das Konto aus der Zwischenablage durch einen Klick auf die Funktion [Als Kind einfügen] einhängen. Das Modul wird mit seiner gesamten Unterstruktur in das Konto eingefügt – es ist ja eine komplette Kopie des Elternmoduls.

PO_Anlegen_Beispiel_PO_Freigabesuche_Eingefügt

Veranstaltungen und Prüfungen sind nur in der Organisationseinheit bearbeitbar, die das Elternmodul besitzt.

Freigegebene Prüfungen einbinden

Das Suchen und Einbinden von Prüfungen in ein Modul funktioniert analog zum Einbinden eines Moduls in ein Konto.

Bei einer Prüfung gibt es manchmal die Besonderheit, dass die Prüfung im Kontext eines anderen Moduls andere Credits hat. Die alternativen Credits werden in der Beziehung der Prüfung zum Modul angegeben.

Zum Beispiel hat die Prüfung 1398641 6 Credits. Im Zusammenhang mit dem Modul 1614620 soll sie aber 8 Credits haben.

Dazu geht man wieder über die verschlungenen Pfeile.

In dem folgenden Fenster werden die Credits eingetragen, so wie sie in diesem Modul und auch nur hier gelten sollen.

Alternative: Bottom-Up-Methode (Anlegen der PO-Struktur ausgehend von einzelnen Elementen)

Wenn die Struktur eines neuen Studiengangs noch nicht klar beschrieben ist, können die Prüfungen, Veranstaltungen, Studienleistungen und Module auch ohne den Überbau der Konten angelegt werden. Die Zuordnungen werden dann später eingefügt. Das Vorgehen für die nachträgliche Zuordnung ist bereits oben beschrieben. Alternativ können Sie die gewünschten Strukturinformationen wie bisher ans GITZ schicken, damit wir den Studiengang entsprechend für Sie abbilden.

Zum Anlegen neuer Elemente für diese Methode nutzen Sie die Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente anlegen].

PO_Anlegen_Alternative

Nach der Auswahl des Elementtyps den Sie anlegen wollen, gelangen Sie direkt zur Bearbeitungsmaske.

PO_Anlegen_Alternative_Auswahl

Sichtbarkeiten

Nicht alle Module dürfen überall zu sehen sein. Beispiele:

Zusatzprüfungen gehören z.B. nicht ins Modulhandbuch
Universalmodule sollen im Allgemeinen nicht im Studienplaner des Studenten zur Anmeldung von Prüfungen sichtbar sein.
...

Solche Einschränkungen der Sichtbarkeit müssen am Element Prüfungsordnung vorgenommen werden. Dazu nutzen Sie die Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente bearbeiten]. Geben Sie als Suchparameter den Titel und/oder die Nummer des Studiengangs an und wählen Sie als Typ „Prüfungsordnung“.

Aus dem Suchergebnis der vorhandenen Prüfungsordnungen suchen Sie sich die richtige heraus, öffnen diese und wechseln Sie in der Bearbeitungsmaske anschließend den Reiter [Sichtbarkeiten].

PO_Anlegen_Sichtbarkeiten

In diesem Beispiel soll es Studierenden nicht möglich sein, sich für die Konten Professionalisierungsbereich, Bachelorarbeit und Zusatzprüfungen sowie für die Universalmodule online anzumelden. Die Studierenden sollen diese Elemente also nicht im Studienplaner sehen können.

Über den Verwendungszweck im Bereich "Sichtbarkeit editieren" filtern Sie z.B. zuerst in welchem Bereich (z.B. Modulhandbuch, Zeugnis, Studienplaner, ...) die Sichtbarkeiten konfiguriert werden sollen. Über den Strukturbaum selbst können Sie im Anschluss Elemente oder Elementgruppen aus- und wieder einblenden.

PO_Anlegen_Sichtbarkeiten_Beispiel

An dem rechten Augensymbol erkennt man, dass diese Bereiche mit ihren Unterstrukturen im Studienplaner nicht sichtbar sind. Sichtbarkeiten müssen außerdem noch für die Verwendungszwecke Modulhandbuch, Zeugnis und Transcript of Records (Notenspiegel) eingestellt werden.

Das Modulhandbuch sollte nicht kontrolliert werden, bevor die Sichtbarkeiten eingestellt sind! Ohne die ausgeblendeten Bereiche wird das Modulhandbuch zu groß und könnte bei der Anzeige sehr großen Latenzen verursachen und zu Systemunterbrechungen führen. Selbst mit eingestellten Sichtbarkeiten dauert der Aufruf bereits sehr lange.

Zeugnis vorbereiten

Für Zeugnisse sind einige Voreinstellungen notwendig. Damit der Titel der Bachelor- bzw. Masterarbeit auf dem Zeugnis erscheint, muss das Prüfungselement Bachelor- bzw. Masterarbeit die richtige Prüfungsart bekommen und in der Auswahl „Erfassung schriftlicher (Abschluss-)Arbeit“ ein „Ja“ eingetragen sein.

PO_Anlegen_Zeugnisse_1

PO_Anlegen_Zeugnisse_2

Fußzeile, Dekan und Prüfungsausschussvorsitzende/r müssen angegeben werden. Suchen Sie dazu im Curriculum Designer die neue Prüfungsordnung. Im Reiter [Textbausteine] müssen die Felder Ansprechpartner, Dekan/-in, Prüfungsausschussvorsitzende/-r, Fußzeile deutsch und Fußzeile englisch eingefügt und ausgefüllt werden.

PO_Anlegen_Zeugnisse_3

Im Zeugnis muss die Reihenfolge, in der die einzelnen Bereiche aufgeführt werden sollen, angegeben werden. Dazu muss bei den Konten „Gruppierung für Druckausgaben“ eingestellt werden. Im Beispiel soll das neue Konto 3020 im Zeugnis an der 2. Stelle erscheinen.

PO_Anlegen_Zeugnisse_4

Suchen von Modulen, die noch nicht für den Import freigegeben sind

Wenn Sie ein Modul nicht finden können und überprüfen wollen, ob es nicht existiert oder lediglich nicht freigegeben wurde, öffnen Sie die Funktion [Studienangebot] > [Modulbeschreibungen] > [in Modulhandbücher suchen] und suchen Sie hier erneut danach.

Modulsuche_Suchmaske

Mit Klick auf das gefundene Modul öffnet sich die Detailansicht.

Modulsuche_Ergebnis

In der Detailansicht sieht man, an welche Organisationseinheit man sich wenden muss, um dort das Modul für den eigenen Studiengang freigeben zu lassen.

Modulsuche_Kontakt

Modul- und Prüfungsnummerngenerator

Um Studiengangskoordinierende bei der Erzeugung von neuen Prüfungsordnungselementen zu unterstützen wurde ein Nummerngenerator eingerichtet. Dieser Generator ist in der Lage eindeutige Nummern und Bezeichner für neue Elemente zu erzeugen. Der Generator wird lediglich bei Elementarten wie Modul, Prüfung, Studienleistung und Veranstaltung aktiv und die generierten Werte können jederzeit überschrieben werden. Im Eingabefeld muss eine 4 stellige Nummer eingegeben werden, die dem Fachbereich/Institut entspricht. Ausgehend von dieser Nummer wird die nächste freie 10 stellige Nummer mit einer „0“ am Ende (bei Modul) bzw. fortlaufend 1,2,3,4… bei Prüfungen, Studienleistungen und Veranstaltungen gesucht. 1. Eingabe der 4 stelligen Nummer und Modultext und anschließendem „Speichern“

Nummergenerator_1

Die Seite baut sich neu auf und zeigt die generierten Nummer und den generierten Bezeichner.

Nummergenerator_2

Sobald dieses Modul einem Studiengang zugeordnet wird, bekommt der eindeutige Bezeichner den Zusatz der Studiengangsnummer. Wenn fest steht, dass mit einem neuen Modul auch Prüfungs- und Studienleistung neu erzeugt werden sollen, kann dies in einem Schritt geschehen. Das hat den Vorteil, dass Modul, Prüfungs- und Studienleistung im gleichen Nummernbereich erzeugt werden.

Eingabe der 4 stelligen Nummer und Modultext inkl. Unterstruktur und anschließendem „Speichern“

Nummergenerator_3

Die Strukturansicht des erzeugten Moduls zeigt die darunter liegenden Elemente im gleichen Nummernbereich.

$Nummergenerator_4$

Anhang

In der Dokumentation von HIS finden Sie ebenfalls Hinweise und Hilfe zum Anlegen von Prüfungsordnungen.
Gehen Sie dazu über „Benutzer-Information > Dokumentation und Hilfe“ auf das nachfolgend genannte Kapitel
→ 3 Campus-Management > Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement
und anschließend zu
→ 4 Verwaltungspersonal > 4.9 Prüfungs- und Veranstaltungsordnungen verwalten und anzeigen mit dem Curriculum Designer

Zur Information:
In HISinOne umfasst der Begriff Studiengang eine Kombination aus Abschluss (z. B. 82), Fach (z. B. 817, 104), PO-Version (z. B. 1,2,3) und Studienform (z. B. 7).

Für die Vergabe eindeutiger Bezeichnungen schlagen wir für den Übergang folgendes System vor:

Bezeichnung_Vergabe

Leitfäden zu Funktionen

Diploma Supplements aus HISPOS und H1 zusammenführen

Diploma Supplement in POS erstellen

Erstellen Sie ein Diploma Supplement im Altsystem (HISPOS)
Speichern Sie dieses als Microsoft Word Dokument (.doc, docx) und öffnen Sie es im Anschluss erneut
Kopieren Sie die ECTS-Seiten in ein (weiteres) neues Microsoft Word Dokument
Die Kopfzeile muss ebenfalls kopiert und in das neue Dokument eingefügt werden
Speichern Sie dieses neue Dokument mit den ECTS-Seiten nun zuerst als Microsoft Word Dokument (.doc, docx)
Speichern Sie dieses neue Dokument nun ebenfalls als Open-Office-Dokument (.odt-Format).

Diploma Supplement ohne ECTS in H1 erstellen

Erstellen Sie ein „Diploma Supplement ohne ECTS“ im .odt-Format im HISinOne
Speichern und öffnen Sie das Dokument erneut
Setzen Sie den Cursor auf die letzte Seite

ECTS-Seiten einfügen

Öffnen Sie das Open-Office-Dokument mit den ECTS-Seiten (.odt-Format)
Kopieren Sie den Inhalt mit STRG-A (Alles markieren) und STRG-C (Kopieren)
Wechseln Sie anschließend zum „Diploma Supplement ohne ECTS“ im .odt-Format aus HisInOne
Der kopierte Text muss nun an die Cursorposition mit STRG-V wieder eingefügt werden
Anschließend prüfen Sie das gesamte Dokument und speichern es ab

Dokument als .pdf erzeugen

Öffnen Sie das neu erstellte Diploma Supplement (.odt-Dokument)
Speichern Sie dieses über [Datei] > [Exportieren als] > [Als PDF exportieren] als Dokument im .pdf (im dann geöffneten Fenster nichts ändern).

Leitfäden zu Funktionen

Statistik: Prüfungsstatistikdaten einsehen und Ergebnisse der Plausibiltätsprüfung

Prüfungsstatistikdaten ausgeben

Die Abschlussprüfungen, die potentiell mit der Statistikmeldung geliefert werden würden, können dynamisch abgefragt werden. Dabei können absolute Fallzahlen mit Suchergebnissen aus EXA verglichen werden. Details der Studierenden wie Matrikelnummern oder Namen werden in BI aktuell nicht ausgegeben, da diese auch nicht Bestandteil der Statistikmeldung sind.

Suchkonfiguration= Fälle, Stichtag=„Amtl. Statistik Land (Prüf.)“, das Meldesemester, Sicht=„Fachbereiche/Fakultäten“, Schnellauswahl=konkrete Fakultät

Prüfungsstatistikdaten_1

Die absolute Anzahl steht am Beginn der Tabelle. Zwischen dem Suchergebnis und den Suchkriterien kann durch Klick auf die Karteireiter gewechselt werden.

Prüfungsstatistikdaten_2

Ergebnisse der Plausibiltätsprüfung

Das Landes-/Bundesamt für Statistik gibt regelmäßig Plausibilitätsprüfungen vor, die HIS im Modul „Business Intelligence“ abbildet um logische Fehler in Studierendendatensätzen zu ermitteln. Die Ergebnisse dieser automatischen Prüfung können Mitarbeitende mit der Rolle „STU-Senior Manager“ einsehen.

Um zu sehen, bei welchem Studierenden noch Fehler sind, gehen Sie bei „Standartberichte“ auf „Studierende, Prüfungen“.

Plausibiltätsprüfung_1

Klicken Sie auf „Amtliche Statistik“.

Plausibiltätsprüfung_2

Gehen Sie danach auf „Stud-Prüf-Statistik (nov.) Plausibilitätsmeldungen“.

Plausibiltätsprüfung_3

Üblicherweise werden die Studierendendaten nicht fortlaufend von HISinOne nach BI synchronisiert. Daher werden Fehlerbehebungen nicht sofort in der Liste entfallen. Der Zeitpunkt der letzten Datensynchronisation ist am Anfang der Maske in Feld „Stand“ zu sehen. Sie können bei der Fehlerkategorie zwischen „Alle“, „Muss“ oder „Kann“ wählen. Bei der Kategorie „Kann“ können die Fehlersätze korrigiert werden und bei „Muss“ sollten sie möglichst korrigiert werden. Klicken Sie auf „Abschicken“ um sich die fehlerhaften Datensätze anzeigen zu lassen.

Plausibiltätsprüfung_4

Um die Studierenden zu bearbeiten, klicken Sie auf den „Stift“. Das Stiftsymbol öffnet direkt den Studenten im HISinOne.

Plausibiltätsprüfung_5

Hinweis: Um wieder zum HISinOne zu gelangen, können Sie entweder auf „HISinOne“ oder auf „Startseite“ klicken.

Plausibilisierungen innerhalb von EXA

BI prüft aktuell nicht auf Diskrepanzen zwischen dem Semester einer Abschlussleistung und dem Prüfungsdatum. Dadurch kann es passieren, dass sich eine Abschlussleistung gleichzeitig im Sommersemester, vom Prüfungsdatum aber im Wintersemester befindet. Beides sind Merkmale, die mit der Prüfungsstatistik gemeldet werden.

Suchbar sind solche Fälle für Sachbearbeiter/-innen im Prüfungsamt über folgende Suchkriterien:

Plausibiltätsprüfung_6

Sie können sich solche selten benutzte Abfragen als Suchset, also als Suchvorlage abspeichern.

Leitfäden zu Funktionen

Massenzuordnung Importfreigabe

Die alten Module, die aus der eigenen Organisationseinheit kommen und den Studiengängen anderer Organisationseinheiten zugeordnet sind, müssen für diese zum Import freigegeben werden. Hier wird gezeigt, wie der/die Studienkoordinator:in Fakultät 1 die eigenen Module, die im Studiengang Bachelor Wirtschaftsingenieurwesen Maschinenbau PO3 enthalten sind, für Fakultät 4 freigibt.

Massenzuordnung Importfreigabe 01

Die Massenzuordnung erreicht man über Curriculum Designer - Elemente tabellarisch bearbeiten – Massenzuordnung. In der Suche Typ Modul eingeben und unter Verknüpfungen den Studiengang „Auswählen“.

Massenzuordnung Importfreigabe 02

Den Studiengang auswählen, auf „Auswahl übernehmen“ klicken. Der Studiengang wird so häufig dargestellt, weil er auch noch in den Ausprägungen Teilzeit, ohne Abschluss, usw. vorhanden ist. In Zweifelsfall einfach alle Studiengänge auswählen.

Massenzuordnung Importfreigabe 03

Suchen.

Massenzuordnung Importfreigabe 04

In dem Drop down Feld „Importfreigaben“ auswählen. Als nächstes muss die Organisationseinheit Fakultät 4 in die Zwischenablage. Dazu den Button „Schnellsuche“ klicken.

Massenzuordnung Importfreigabe 05

Fakultät 4 auswählen, „Zur Zwischenablage hinzufügen“

Massenzuordnung Importfreigabe 06

Die gewünschten Module auswählen und auf „Hinzufügen“ klicken.

Massenzuordnung Importfreigabe 06

Massenzuordnung Importfreigabe 07

Freigeben.
Dies ist das Ergebnis.

Massenzuordnung Importfreigabe 08

Leitfäden zu Funktionen

Modulversionierung

Grundsätzlich existieren zwei Wege zur Modulversionierung:

ein komplett neues Modul anlegen
eine neue Version eines bestehenden Moduls anlegen

Beide Wege wurden durch die HIS Software technisch ermöglicht. Es liegt an der Hochschule, welche Umsetzung bevorzugt wird. Ein Vorteil der Versionierung ist, dass die beiden Rollen Student/-in und Sachbearbeiter/-in im Prüfungsamt nur die jeweils gültige Version sehen können.

Neue Version

Eine neue Version eines bestehenden Moduls ist eine Kopie mit geringfügigen Änderungen. Es bestehen jedoch die gleichen Verknüpfungen / Zuordnungen zu darüber liegenden Konten wie bei der ursprünglichen Version des Moduls.

Gültig bis

Das Datum „Gültig bis“ hat Auswirkungen, die man kennen muss.

Wenn es Studierende gibt, die die alte Modulversion begonnen aber nicht abgeschlossene haben, so muss gewährleistet sein, dass diese Studierenden das alte Modul zu Ende machen können. Im Studienplaner und in der Sachbearbeitung wird in dem Fall auch korrekt das alte Modul angezeigt, aber Anmeldung und Verbuchung funktionieren nur, wenn das alte Modul noch gültig ist. Deshalb darf die Gültigkeit des alten Moduls erst ablaufen, wenn wirklich alle Studierenden das Modul beendet haben.

Im Curriculum Designer werden in der Struktur der Prüfungsordnung nur aktuell gültige Module angezeigt. Wenn man auch die nicht mehr gültigen Module sehen will, muss das Tagesdatum in der Zeile über der Struktur gelöscht werden.

Wenn man rückwirkend in einem alten Semester ein altes Modul verbuchen will, muss im Studienverlauf das alte Semester ausgewählt und das Tagesdatum in der Zeile über der Struktur gelöscht werden.

Im Vorlesungsverzeichnis werden nur aktuell gültige Module angezeigt. Wenn man ein altes Modul noch nicht auslaufen lassen kann, weil es Studierende gibt, die es noch beenden müssen, muss es dort explizit ausgeblendet werden.

Im Modulhandbuch werden alle Module angezeigt. Dort muss immer explizit ausgeblendet werden.

Sichtbarkeiten für Studierende

Ob ein versioniertes Modul für einen Studierenden sichtbar ist, hängt von der eingestellten Gültigkeit und den bereits vorhandenen Leistungen des Studierenden ab.

Beispielkonfiguration:

Modul A - Version 1 | Eingehängt in Konto A und Konto B | Gültigkeit bis 30.09.2022 (Ende SoSe 2022)
Modul A - Version 2 | Eingehängt in Konto A und Konto B | Gültigkeit ab 01.10.2022 (Beginn WiSe 2022/23)

Ergebnis:

Student/-in A hat Modul A - Version 1 im SoSe 2022 begonnen
- Zum Zeitpunkt 20.10.2022 (also nach Beginn WiSe 2022/23) ist nur Modul A - Version 1 für sie/ihn sichtbar, auch wenn Modul A - Version 2 vorhanden und bereits gültig ist
Student/-in B hat bisher keine Leistungen im seinem/ihrem Studienverlauf
- Zum Zeitpunkt 20.10.2022 (also nach Beginn WiSe 2022/23) ist nur Modul A - Version 2 für sie/ihn sichtbar. Modul A - Version 1 ist für Student/-in B nicht sichtbar.

Falls die Versionierung in einem Elternelement vorgenommen wird, erfolgt systemtechnisch eine Abfrage, ob diese Einstellung auch in die Kindelemente übertragen werden soll. Das kann aber eventuell nicht sinnvoll sein und wird durch HIS fortlaufend getestet.

Hinweise zur Suche

Das konfigurierte Gültigkeitsdatum des Moduls hat keine Auswirkungen auf die spätere Suche. Das System findet in den Rollen Sachbearbeiter/-in im Prüfungsamt und Studienkoordinator/-in immer alle Modulversionen (auch die bereits abgelaufenen).

Leitfäden zu Funktionen

Vertretungsregel für eine Rolle einrichten

Es ist nun möglich, dass ein/e Stundenplaner/-in oder ein/e Studienkoordinator/-in temporär oder dauerhaft für sich vertretende Personen anlegen können.

Anhand der Rolle Stundenplanende wird das Vorgehen hier beispielhaft erläutert.
Wenn der betreffende Stundenplanende dann in die stellvertretende Stundenplaner/-in-Rolle für eine bestimmte Person wechselt, so sind für ihn z.B. die Raumanfragen des zu vertretenden Stundenplanenden sichtbar und dieser kann in dessen Rolle agieren. Das heißt aber auch, dass die Aktionen, die der vertretene Stundenplanende durchführt dann ausschließlich im Namen der zu vertretenden Person geschehen und somit auch z.B. in den Raumanfragen als Anfragesteller nur namentlich die zu vertretende Person erscheint. Auch können in dieser Vertreter/-in-Rolle Veranstaltungen generell bearbeitet werden.

ACHTUNG: Nur Personen, die die gleiche Rolle besitzen können als Vertreter/-in eingerichtet werden!

Diese Vertretungsregel für Stundenplaner/-in legen Sie nun wie folgt an:

Aufruf der Funktion: [Service] > [Persönliche Einstellungen] > [Eigene Vertretungsregeln verwalten]

(1) Navigieren zur entsprechenden Suchmaske
(2) Eingabe des Vertretenden und/oder der Rolle Stundenplaner/-in und/oder der OE
(3) Diesen Button anklicken

(1) Vertreter/-in namentlich eingeben oder über den Pfeil auswählen (Pflichtfeld)
(2) Den Gültigkeitszeitraum angeben (Pflichtfeld)
(3) Diesen Button anklicken

Ergebnis:

Anmelden als Stundenplaner-Vertreter/-in

(1) Beim Anmelden wechseln in die Rolle als Stundenplaner-Vertreter/-in (Name des zu Vertretenden steht in Klammern)
(2) Über die Navigation [Meine Raumanfragen] sieht man nun die Raumanfragen der Person, die man vertritt und kann nun Änderungen in deren Namen vornehmen
(3) z. B. eine Raumanfrage zurückziehen

Ergebnis der Übersicht [Meine Raumanfragen]

(1) In der zurückgezogenen Raumanfrage erscheint unter „Raumanfrage bearbeitet von“ der Name der Person, die vertreten wurde

Leitfäden zu Funktionen

Rolle Lehrperson und Funktion Dozent/-in einer Person zuordnen

Zusätzlich zum Department-Personen-Manager/-in können nun auch LV-Bearbeiter und Kombi-LV-Bearbeiter die Rolle Lehrperson und die Funktion Dozent/-in einer Person der eigenen oder einer untergeordneten Organisationseinheit (OE) zuordnen, sofern die Person in TUconnect (HISinOne) vorhanden ist.

Bitte beachten Sie, wenn die Person noch nicht in TUconnect (HISinOne) hinterlegt ist, müssen wir Administratoren die Person erst anlegen. Dafür benötigen wir die TUBS-ID (Login) der neuen Person. Schreiben Sie bitte eine E-Mail an h1-lehrperson@tu-braunschweig.de. Haben wir die betreffende Person in TUconnect angelegt, werden wir Sie darüber informieren, damit Sie dann die gewünschte Rolle dieser Person zuordnen können.

Die Zuordnung der Rolle Lehrperson kann auch zurückgenommen werden. Wir empfehlen, die Rücknahme von Rollen über den Ablauf von "Gültig bis" vorzunehmen. Dann können später Änderungen an Daten besser nachvollzogen werden.

Das Vorgehen wird beispielhaft anhand der Rolle LV-Bearbeiter/-in hier erläutert

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie in Ihrem Browser https://connect.tu-braunschweig.de/ auf und klicken Sie oben rechts auf [Zur Anmeldung]. Es öffnet sich ein neues Fenster.

2. Auswahl der Rolle

Wählen Sie Ihre gewünschte Rolle im oberen rechten [Drop-down-Menü] aus. Personen, die nur eine Rolle im Portal TUconnect haben, bekommen diese Auswahl nicht angeboten.

3. Personen bearbeiten

(1) Personen bearbeiten öffnen - Man kann nun nach einer konkreten Person suchen oder man klickt einfach ohne Angabe von Personendaten auf den Button "Suchen" > Dann erhält man als Ergebnisliste nur die Personen seiner Organisationseinheit (OE) bzw. der untergeordneten OEs, falls vorhanden.

4. Rolle Lehrperson einer Person zuordnen

(1) Reiter "Rollen und Rechte" anklicken
(2) Button "Rolle hinzufügen" anklicken
(3) Hier können Sie nur die Rolle Lehrperson auswählen und bei der Wahl der OE erscheint nur Ihre OE bzw. untergeordnete OEs. Felder Gültigkeit von-bis sind optional. Wenn diese Felder nicht ausgefüllt werden, werden automatisch hinterlegt:
Gültig von: 01.01.1900 und Gültig bis: 31.12.2100
(4) Speichern anklicken

5. Funktion Dozent/-in einer Person zuordnen

Diese Zuordnung hat zur Folge, dass die Person in der Hochschulstruktur unter der zugehörigen OE als Dozent/in sichtbar ist.

(1) Reiter "Funktion" anklicken
(2) Button "Funktion hinzufügen" anklicken

Es öffnet sich die Eingabemaske für die Funktion

(1) Die Funktion "Dozent" auswählen
(2) Link "Organisationseinheit auswählen" anklicken > es erscheint nur Ihre OE bzw. untergeordnete OEs
(3) Felder: Gültigkeit von-bis sind optional. Wenn diese Felder nicht ausgefüllt werden, werden automatisch hinterlegt:
Gültig von: 01.01.1900 und Gültig bis: 31.12.2100
(4) Speichern anklicken

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Häufig gestellte Fragen zu Funktionen und Rollen im Portal TUconnect, die uns regelmäßig über unser Ticketsystem erreichen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Prüfungen

Wieso kann ich Prüfung XYZ nicht sehen?

Um eine bestimmte Prüfung unter [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] sehen zu können, müssen Sie entweder

selbst als Prüfer/-in in Prüfung XYZ eingetragen (Rolle Prüfer/-in) sein oder
ein/e Person vertreten die die Rolle Prüfer/-in hat und in Prüfung XYZ eingetragen ist (Rolle Prüfervertreter/-in)

Trifft keines der beiden Voraussetzungen zu, können Sie Prüfung XYZ nicht sehen und aufrufen. Für Rückfragen kontaktieren Sie bitte das zuständige Prüfungsamt Ihrer Fakultät.

Welche Liste eignet sich für die Anwesenheitskontrolle in einer Prüfung?

Für die Anwesenheitskontrolle bei einer Klausur wird der PDF-Export "Teilnehmerliste" empfohlen. In diesem Export werden wichtige Eigenschaften (z.B. Zulassung unter Vorbehalt, Notenverbesserung, ...) berücksichtigt und auch angezeigt.

Sie erreichen den Export über die Funktion [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] > [Teilnehmerliste für ...] im Auftragsstarter.

Warum werden in einigen Exporten weniger Personen exportiert als in der Anzahl angegeben?

Es können Zulassungen unter Vorbehalt (ZUV) vorliegen. Diese Personen werden nur im PDF-Export "Teilnehmerliste" ausgegeben. gehen Sie vor wie in diesem Abschnitt beschrieben.

Warum sind bei Prüfung XYZ keine Personen angemeldet obwohl mir eine (eigene) Liste mit diesen Anmeldungen vorliegt?

Stellen Sie sich zuerst die Frage: Woher stammt diese Liste? Stammt die Liste (technisch) aus dem Portal TUconnect oder ist sie ggf. selbst (organisatorisch) erstellt? Nur wenn diese Liste aus dem Portal TUconnect exportiert wurde, sind die Personen auch tatsächlich zur Prüfung XYZ angemeldet.

Falls es sich um eine Studienleistung handelt, ist keine vorherige Anmeldung durch Studierende notwendig und Sie können die Funktion Leistung nacherfassen nutzen. Diese Funktion steht den Rollen Prüfer/-in und Prüfervertreter/-in zur Verfügung.

Wieso kann ich als Vertretung keine Prüfungen der Person XYZ sehen bzw. nach dieser Person filtern?

Wenn die Prüfungen einer bestimmten Person unter [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] nicht zu sehen sind, kann es sein, dass

die Person, die Sie vertreten (noch) nicht als Prüfer/-in in der betroffenen Prüfung XYZ eingetragen ist
die Person, die Sie vertreten die TU Braunschweig verlassen hat und infolgedessen der Account und sämtliche Rollen nun inaktiv sind

In beiden Fällen kontaktieren Sie bitte das zuständige Prüfungsamt Ihrer Fakultät. Dieses kann Personen als Prüfer/-in hinterlegen und Ihnen ggf. mitteilen, ob bestimmte Personen noch aktiv sind.

Ich habe eine Leistung falsch verbucht (Anmeldung oder Benotung), kann ich diese wieder löschen?

Nein, in den Rollen Prüfer/-in oder Prüfervertreter/-in ist es nicht möglich verbuchte Anmeldungen (Leistung nacherfassen) oder Benotungen wieder zu löschen. Sie können nur überschrieben werden.

Das nachträgliche Löschen von Leistungen kann nur durch das zuständige Prüfungsamt erfolgen.

Warum sind bestimmte Leistungen ausgegraut und für die Verbuchung gesperrt?

Der Grund für ausgegraute (also für die Verbuchung gesperrte) Datensätze kann ganz unterschiedlich sein. Fragen Sie im Zweifel beim zuständigen Prüfungsamt nach. Häufige Gründe sind aber bereits in der Noteneingabemaske erkennbar:

Das Curriculum ist gesperrt (z.B. wegen Beurlaubung)

Sie sehen in der Spalte Meldungen den Hinweis: "Der Studiengang der Leistung ist gesperrt. Bitte wenden Sie sich an Ihr Prüfungsamt."

Person ist bereits exmatrikuliert

Ist eine Person bereits exmatrikuliert, werden auch die Leistungen zur Bearbeitung gesperrt.

Die Leistung enthält einen Vermerk

Ist ein Vermerk enthalten, so ist die Leistung in den meisten Fällen für die Bearbeitung der Rollen Prüfer/-in und Prüfervertreter/-in gesperrt. Sie Sehen in der Spalte Vermerk einen entsprechenden Eintrag:

Hier eine Liste häufiger (aber nicht aller möglichen) Vermerke an Leistungen:

NE / UNE = Person ist nicht zur Prüfung erschienen
NAB / UNA = Eine (schriftliche) Ausarbeitung wurde nicht abgegeben
KR = Person hat sich krank gemeldet
AE = Die Leistung wurde durch das Prüfungsamt anerkannt
MNB = Die mündliche Ergänzungsprüfung wurde nicht bestanden

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Veranstaltungen

Warum erhalte ich trotz erfolgreicher Anmeldung und aktuell gültiger Rollen die Anzeige "Fehlende Zugriffsberechtigung"?

Diese leider nicht sonderlich verständliche Anzeige erhalten Sie immer dann, wenn Sie die Rolle wechseln und die zuletzt aufgerufene Funktion in der neuen Rolle nicht zur Verfügung steht.

Wie werde ich verantwortliche/r bzw. durchführende/r Dozent/in für eine Veranstaltung?

Um als Dozent/in für die Eintragung in Veranstaltungen auswählbar zu sein, müssen Sie im Portal selbst die Rolle Lehrperson besitzen. Nur dann können Sie als Dozent/in zugeordnet werden. Benötigen Sie die Rolle Lehrperson, so wenden Sie sich mit diesem Anliegen unter Angabe Ihrer TUBS-ID bitte an den LV-Bearbeitenden Ihres Institutes.

Ich möchte als Dozent einen Ausfalltermin in einer Veranstaltung einstellen, in der ich durchführender Dozent bin. Warum sind beim "Ausfalltermin bearbeiten" Nummer und Art der Veranstaltung nicht sichtbar?

Es handelt sich hier um eine Veranstaltung, die nicht zu Ihrer Einrichtung/Organisationseinheit gehört.

Warum hat die semesterabhängige Veranstaltung (SAV) den Status "kopiert"?

Alle SAVs, die per Semesterübernahme in das neue Semester übernommen wurden, haben diesen Status. Sie können ganz normal bearbeitet werden, wenn man die entsprechende Rolle besitzt.

Warum sehe ich in Stud.IP eine Veranstaltung nicht?

Nur eine Veranstaltung/Parallelgruppe mit dem Status "freigegeben" wird nach Stud.IP synchronisiert. Dabei ist jede Parallelgruppe (PG) eine Lehrveranstaltung (LV) in Stud.IP. Eine Veranstaltung freigeben kann nur ein Mitarbeitender, der die Rolle "Stundenplaner/-in" besitzt.
Wird die Freigabe in TUconnect zurückgezogen, so erscheint die Veranstaltung weiterhin in Stud.IP. Die Veranstaltung wird dort nicht automatisch gelöscht, da ja inzwischen Anmeldungen vorliegen oder Dokumente angehängt sein könnten.

Warum kann ich als Studienkoordinierender meine Veranstaltungen im VVZ nicht aus den "Besonderen Verzeichnissen" entfernen?

Das geht leider nicht anders, weil dann Rechte zu weitreichend wären bzw. fehleranfällig. Bitte informieren Sie uns Admins per E-Mail (his-support@tu-braunschweig.de) darüber. Wir entfernen dann die Veranstaltung aus dem benannten Verzeichnis.

Warum wird das bearbeitete Freigabekennzeichen in "Massenweise Bearbeitung von Veranstaltungen" nicht abgespeichert?

Es ist zwingend notwendig, dass hier bei der Veranstaltungsauswahl mehr als eine Veranstaltung angehakt ist.

Warum ist eine Sonderveranstaltung mit einem Einzel-termin nicht in der Vorlesungszeit- bzw. Semesteransicht im Raumplan sichtbar?

Das passiert, wenn die Raumzuweisung in der Sonderveranstaltung unten über den Einzeltermin erfolgte und nicht, der oben angeordnete Link "Raum anfragen/zuweisen" verwendet wurde. Das ist ein Fehler von HIS, der bisher leider nicht korrigiert wurde.

Warum ist meine Sonderveranstaltung nicht in Stud.IP sichtbar?

Sonderveranstaltungen werden nicht nach Stud.IP übertragen.

Warum können eingeloggte Studierende nicht die Raumpläne einsehen?

Die Herstellerfirma hat vorgesehen, dass man sich über den Raumplan für die Prüfungen, die dort stattfinden, anmelden kann. Dabei werden dann aber leider keine einschränkenden Bedingungen, die im Prüfungsamt hinterlegt wurden, berücksichtigt. Z.B. Prüfung darf nur im Bereich A online angemeldet werden, aber nicht im Bereich B oder Prüfung darf nicht von fachfremden Studierenden angemeldet werden.
Das ist bei uns nicht erwünscht, deshalb ist der Raumplan für Studierende nicht freigeschaltet.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Organisationseinheiten (OE)

An meiner Rolle ist die falsche Organisationseinheit verknüpft, was kann ich tun?

Rollen im Portal TUconnect sind immer an eine bestimmte Organisationseinheit (z.B. eine Fakultät oder ein Institut) gekoppelt. Je nach Rolle beeinflusst das ebenfalls die Sichtbarkeiten

in den Funktionen Ihrer Rollen und Sichtbarkeiten
in den Funktionen von anderen Personen (und deren Rollen)

Beispiele

Eine Person die Lehrveranstaltungen (LV) bearbeitet (z.B. die Rolle LV-Bearbeiter/-in) darf das nur für die LV der eigenen Einrichtung (Organisationseinheit) tun
Eine Person, die im Prüfungsamt arbeitet (Rolle Sachbearbeiter/-in im Prüfungsamt) soll i.d.R. nur Datensätze bearbeiten, die zur eigenen Fakultät gehören
...

Sollte Ihrer Rolle eine falsche Organisationseinheit zugeordnet sein, melden Sie sich ganz einfach per Ticket an den IT-Service-Desk und teilen Sie uns mit um welche Rolle es geht und welcher OE dieser zugeordnet sein müsste. Wir ändern dann die Zuordnung.

Ich bin bei mehreren Organisationseinheiten angestellt, benötige ich Rollen dann doppelt?

Ja! Das Konzept des Portals sieht vor, dass jede Rolle mit einer bestimmten Organisationseinheit verknüpft wird. Falls Sie also in mehreren Einrichtungen (z.B. Instituten) tätig sind, aber ähnliche Aufgaben im Portal erfüllen müssen (z.B. Noten eingeben), dann benötigen Sie eine Rolle vermutlich doppelt.

Beispiel:

Aufgaben:

Sie müssen für 5 Prüfende in Institut A und 10 Prüfende in Institut B Noten eingeben (Rolle Prüfervertreter/-in)
Sie müssen für Institut A Lehrveranstaltungen bearbeiten (Rolle LV-Bearbeiter/-in)
Sie sind Prüfer/-in in Institut C (Rolle Prüfer/-in)

Benötigte Rollen:

Rolle Prüfervertreter/-in für Institut A (mit Berechtigung auf 5 Prüfende)
Rolle Prüfervertreter/-in für Institut B (mit Berechtigung auf 10 Prüfende)
Rolle LV-Bearbeiter/-in für Institut A
Rolle Prüfer/-in für Institut C