Leitfäden zu Rollen

Hilfreiche Informationen und technische Leitfäden (sog. "Klickanleitungen") zu den technischen Rollen im Portal TUconnect.

Welche Rolle benötigen Sie?
Rolle Ausfalltermin-Ersteller/-in
Rolle Lehrperson
Rolle LV-Bearbeiter/-in
Rolle LV-Ersteller/-in
Rolle Pförtner/-in
Rolle Prüfer/-in
Rolle Prüfervertreter/-in
Rolle Raum-Manager/-in
Rolle Student/-in
Rolle Student/-in (English)
Rolle Studienkoordinator/-in
Rolle Stundenplaner/-in
Rolle Department-Personen-Manager/-in
Rolle Abteilung 21 Leitung (FIS)
Rolle Abteilung 21 Mitarbeiter/-in (FIS)
Rolle EU-Büro Mitarbeiter/-in (FIS)
Rolle Forschungsadministrator/-in (FIS)
FIS-Leser/-in
Rolle FIS-Bearbeiter/-in (FIS)
Rolle Prüfebene 1 (FIS)
Rolle Prüfebene 2 (FIS)
Rolle Wissenschaftler/-in (FIS)

Welche Rolle benötigen Sie?

Um die einzelnen Leitfäden zu den jeweiligen Rollen zu verstehen und die an der Rolle angepassten möglichen Optionen zu nutzen, kann es zunächst hilfreich sein, seine eigene Rolle zu finden. Diesbzeüglich können Sie hier nachlesen, welche Rolle Sie zugehörig sind und welche Möglichkeiten Ihnen dazu zur Verfügung stehen.

Student/-in:

Sie behalten den Überblick über Ihr Studium und können sich online zu Prüfungen an- und abmelden. Sie erhalten hier Ihre Bescheinigungen und laden Ihre Abschlussarbeit hoch.

Lehrperson:

Sie sehen eigene Dozierenden- und Räumpläne sowie Räume und Ihre Ausstattungen. Außerdem kann ein durchführender Dozierender Ausfalltermine für seine Veranstaltungen einstellen.

Prüfer/-in:

Sie verwalten Ihre eigenen Leistungen (Prüfungs- und Studienleistungen).

Prüfervertreter/-in:

Sie verwalten/ vertreten die Leistungen (Prüfungs- und Studienleistungen) anderer Personen die Prüfende sind.

LV-Ersteller/-in:

Sie legen neue semesterunabhängige Veranstaltungen (SUV) für Ihre Organisationseinheit/en an.

LV-Bearbeiter/-in:

Sie können die Veranstaltungen Ihres Instituts ausplanen ohne Raumzuweisungen bzw. Raumanfragen durchzuführen.

Ausfalltermin-Ersteller/-in:

Sie können institutseigene semesterabhängige Veranstaltungen mit den Status „in Bearbeitung“ und „freigegeben“ eingeschränkt bearbeiten. Die Rolle kann Grunddaten, Texte, Dozierende und Ausfalltermine bearbeiten sowie Parallelgruppen ausfallen oder löschen lassen.

Studienkoordinator/-in:

Sie planen die Studiengänge, indem Sie Elemente des Curriculum Designers anlegen/bearbeiten. Außerdem können Sie die Semesterplanung für Prüfungen bzw. Veranstaltungen durchführen.

Stundenplaner/-in:

Sie führen die Semesterplanung für Veranstaltungen durch, indem Sie Veranstaltungsinhalte bearbeiten sowie Termin- und Raumzuweisungen bzw. Raumanfragen vornehmen. Als Stundenplaner/-in gewährleisten Sie die Studierbarkeit eines Studiengangs.

Pförtner/-in:

Sie können sich Raumpläne anzeigen und ausdrucken lassen, aber auch Räume mit ihren Raumausstattungen suchen und finden.

Raum-Manager/-in:

Sie verwalten die zu Ihrer Organisationseinheit zugehörigen Räume. Sie bearbeiten also Raumanfragen anderer Organisationseinheiten zur Nutzung Ihrer Räume.

Rolle Ausfalltermin-Ersteller/-in

In der Rolle Ausfalltermin-Ersteller/-in können Sie institutseigene semesterabhängige Veranstaltungen mit dem Status „freigegeben“ eingeschränkt bearbeiten. Die Rolle kann Grunddaten, Texte, Dozenten und Ausfalltermine bearbeiten sowie Parallelgruppen ausfallen oder löschen lassen.

Hier können Sie Rechte als Ausfalltermin-Ersteller/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie https://connect.tu-braunschweig.de/ im Browser auf und melden Sie sich mit Ihrer TUBS-ID an.

2. Rolle auswählen

Wählen Sie die Rolle Ausfalltermin-Ersteller/-in aus (sofern Sie mehrere Rollen im Portal haben).

Haben Sie nur diese eine Rolle, wird Ihnen die Auswahl nicht angeboten.

3. Ausfalltermine bearbeiten

Aufruf der Funktion: [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen] > [Ausfalltermine bearbeiten]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

Veranstaltungen suchen

(1) Im ersten Schritt wird nach der gewünschten Person (Dozent/-in der Veranstaltung) gesucht werden. Es kann auch auf die Organisationseinheit eingeschränkt werden.

Zeitraum eingrenzen

(2) Im zweiten Schritt wird der Zeitraum der Veranstaltung eingegrenzt. Das kann händisch oder über die Kalenderfunktion erfolgen.

Termine ausfallen lassen / Ausfalltermine wieder löschen

(1) Die Eingrenzung erfolgt über den Knopf [Veranstaltungen suchen]
(2) Über die Checkbox(en) wird markiert welche Termine ausfallen sollen
(3) Über das Freitextfeld "Bemerkung" kann der Grund des Ausfalls angegeben werden. Die Ausfallbestätigung erfolgt über den Knopf [Termin ausfallen lassen]

(1) Die Bemerkung wird in den Ausfalltermin übernommen
(2) Liste aller Ausfalltermine
(3) Über die Checkbox(en) wird markiert welche Ausfalltermine gelöscht werden sollen (also welche Veranstaltungen doch wieder stattfinden sollen). Die erneute Löschung des Ausfalls erfolgt über den Knopf [Ausfalltermine löschen]

Hinweise

Sollten Sie diesen Hinweis erhalten, dann bestand vorab eine Raumzuweisung. Diese muss bei dem nun wieder stattfindenden Termin erneut durchgeführt werden!

Einzelne Termine einer Terminserie ausfallen lassen

In der Veranstaltungsbearbeitung können einzelne Terminausfälle eingestellt werden.

(1) Innerhalb der Zeile im Reiter [Termine und Räume] kann über den Knopf [Termin ausfallen lassen]. Es öffnet sich eine Maske für eine optionale Bemerkung.

(1) Über das Freitextfeld kann der Grund des Ausfalls angegeben werden.
(2) Die Bemerkung wird über den Knopf [Speichern] am Termin hinterlegt und erscheint im Anschluss in der Übersicht.

(1) Die Bemerkung wird in den Ausfalltermin übernommen. Der Ausfalltermin kann über den grünen Knopf [Einzeltermin findet statt] auch wieder zurückgenommen werden.

Hinweise

(1) Sollten Sie diesen Hinweis erhalten, dann bestand vorab eine Raumzuweisung. Diese muss bei dem nun wieder stattfindenden Termin erneut durchgeführt werden!

Rolle Lehrperson

In der Rolle Lehrperson können Sie semesterabhängige Veranstaltungsdaten, eigene Dozentenpläne und die Hochschulstruktur
sowie Räume inkl. Raumpläne einsehen. Sie können Ausfalltermine einstellen für Veranstaltungen, in denen Sie ein durchführender Dozierender sind. Voraussetzung ist, Sie sind im HIS-System als Lehrperson angelegt und einer Organisationseinheit zugeordnet.

Soll eine Lehrperson angelegt werden, damit sie einer Veranstaltung zugeordnet werden kann, so schreiben Sie bitte eine E-Mail an h1-lehrperson@tu-braunschweig.de. Voraussetzung: Die Person besitzt eine TUBS-ID.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie https://connect.tu-braunschweig.de/ im Browser auf und melden Sie sich mit Ihrer TUBS-ID an.

2. Rolle auswählen

Wählen Sie die Rolle Lehrperson aus, sofern Sie mehrere Rollen im Portal haben.

Haben Sie nur diese eine Rolle, wird Ihnen die Auswahl nicht angeboten.

3. Meine Veranstaltungen und Prüfungen

Funktion [Lehrorganisation] > [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] aufrufen. Es wird die Semesterplanung angezeigt.

(1) Im ersten Reiter findet der/die Dozierende die Veranstaltungen für die er/sie verantwortlich ist, im zweiten Reiter die Veranstaltungen, die er/sie durchführt
(2) Filter für die Semesterauswahl, sowie Sortier- und Filteroptionen
(3) Das Anklicken des Veranstaltungstitels führt zur Detailansicht

Detailansicht

(1) Ausklappbare Grunddaten der Veranstaltung
(2) Liste der Parallelgruppen mit Terminsätzen der Veranstaltung
(3) Link zum Raumbelegungsplan (anklickbar)
(2) Hinweis: Tagesaktuelle oder zukünftige Einzeltermine mit Änderungen (anklickbar)

(1) Änderungen in Einzelterminen

(1) Der Reiter Vorlesungsverzeichnis zeigt die aufklappbare Struktur und den Einhängepunkt der Veranstaltung
(2) Hier findet man die Nummer des jeweiligen Objektes

(1) Der Reiter Module / Studiengänge zeigt die Zuordnung der Veranstaltung zu Modulen und Studiengängen

4. Meinen Dozentenplan anzeigen

Funktion [Lehrorganisation] > [Meinen Dozentenplan anzeigen] aufrufen. Es wird der Dozentenplan angezeigt.

5. Ausfalltermine einstellen/bearbeiten

Wenn eine Lehrperson als durchführende/-r Dozent/-in einem Termin zugeordnet ist, kann die Lehrperson einen Ausfalltermin erzeugen.

Die Einrichtungszuordnung der Veranstaltung wird nicht ausgewertet, daher können auch Ausfalltermine für einrichtungsfremde Veranstaltungen erzeugt werden.

Aufruf der Funktion: [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen] > [Ausfalltermine bearbeiten]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

(1) Suchparameter eingeben und Suche über den Knopf [Suchen] ausführen. Es öffnet sich eine weitere Suchmaske für die Einstellung des Zeitraumes.

(1) Einstellen des Zeitraums und Bestätigung über den Knopf [Veranstaltungen suchen] aktualisiert die Ergebnisliste
(2) In der Ergebnisliste können die Termine, die ausfallen sollen, über eine Checkbox ausgewählt werden. Im Feld Bemerkung kann ein Grund für den Ausfalltermin angegeben werden.
Über den Knopf (3) [Termin ausfallen lassen] werden die Ausfalltermine erstellt. Sie erscheinen in einer weiteren Ergebnisliste.

Beide Tabellen können angepasst werden.

6. Räume suchen

Aufruf der Funktion: [Organisation] > [Räume suchen]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

(1) Suchbegriff(e) eingeben (wie z.B. in angezeigten Beispielen). Suche über den Knopf [Suchen] ausführen
(2) Aufruf der Funktion [Erweitere Suche] öffnet eine erweiterte Suchmaske

Erweiterte Suchmaske

Ergebnisliste

(1) Liste der Ergebnisse zum gesuchten Raum mit Angabe bestimmter Eigenschaften
(2) Wurden Räume der Ergebniszeile über die Checkbox (bei (1)) markiert, können von dieser Ebene aus Raumpläne angezeigt bzw. exportiert und gedruckt werden
(3) Raum-Link ist anklickbar und führt zu den Raumattributen (z.B. Grunddaten, Raumdetails, Lage und Ausstattung)

Raumattribute

(1) Ausstattungsmerkmale des Raumes
(2) Link [Zum Raumplan] führt zum Raumplan

Raumbelegungsplan

(1) Filter für Semesterauswahl (aktuelles Semester ist voreingestellt)
(2) Filter: Auswahl der Ansicht (z.B. Wochenauswahl, Vorlesungszeitansicht oder Semesteransicht)
(3) Hier sind selbsterklärend verschiedene Aktionen möglich
(4) Raumauswahl (welcher Raumplan angezeigt werden soll)

7. Raumpläne anzeigen (Direktfunktion)

Aufruf der Funktion: [Organisation] > [Räume und Gebäude] > [Raumpläne anzeigen]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

(1) Filter (Freitextfeld): Bezeichnung für die Raumsuche (Kurzbezeichnung ausreichend)
(2) Auswahlfilter: Organisationseinheit, wenn kein gesuchter Raum angegeben wurde. Dafür die OE angeben oder auswählen
(3) Auswahlfilter: Campus, wenn kein gesuchter Raum angegeben wurde
(4) Auswahlfilter: Gebäude, wenn kein gesuchter Raum angegeben wurde

8. Tagesaktuelle Veranstaltungen anzeigen

Funktion [Studienangebot] > [Tagesaktuelle Veranstaltungen anzeigen] aufrufen. Diese Tabelle kann angepasst werden.

9. Vorlesungsverzeichnis anzeigen

Funktion [Studienangebot] > [Vorlesungsverzeichnis anzeigen] aufrufen. Es öffnet sich eine Baumstruktur.

Über die Pfeile ist es möglich sich über die verschiedenen Ebenen (Studiengang > Prüfungsordnung > Konto > Modul > Veranstaltung) bis zu den Parallelgruppen und Terminen durchzuklicken.

10. Hochschulstruktur anzeigen

Funktion [Organisation] > [Hochschulstruktur anzeigen] aufrufen. Es öffnet sich eine interaktive Baumstruktur.

11. Organisationseinheiten suchen

Funktion [Organisation] > [Organisationseinheiten suchen] aufrufen. Es öffnet sich eine Suchmaske.

(1) Ein Klick auf den [Namen der Organisationseinheit] öffnet die Detailansicht der Organisationseinheit mit Anschrift

Rolle LV-Bearbeiter/-in

In der Rolle LV-Bearbeiter/-in können Sie Ihre Veranstaltungen ausplanen ohne Raumzuweisungen bzw. Raumanfragen durchzuführen. Voraussetzung ist, Sie sind im HIS-System als LV-Bearbeiter/-in angelegt und Organisationseinheiten zugeordnet.

Hier können Sie Rechte als LV-Bearbeiter/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Anmelden und Veranstaltungen zu meiner Institution(en) suchen

(1) Anmelden in TU-Connect und Rolle „LV-Bearbeiter/-in“ auswählen
(2) Funktion [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen] > [Veranstaltungen bearbeiten] aufrufen
(3) Das Feld Semester leeren! Es MUSS leer bleiben!
(4) Organisationseinheit (OE) eingeben zum Eingrenzen der Suche
(5) Suche über den Knopf [Suchen] starten
(6) Hilfe finden Sie unter: [Service] > [Dokumentation und Hilfe] (z.B. im Absatz 7 "Glossar fachlicher Begriffe aus der Hochschulwelt")

2. Auswahl der Veranstaltung

(1) Zur gewünschten Veranstaltung gehen und die Funktion [Parallelgruppen bearbeiten] aufrufen.

Anmerkung zur Parallelgruppe: Wenn eine Aufteilung der Studierenden in mehrere Gruppen notwendig wird und deswegen die Veranstaltung oder Prüfung aufgeteilt werden muss, dann sind mehrere Parallelgruppen zu erstellen. Aus Prüfungs- und Veranstaltungssicht ist es gleich, welche dieser Parallelgruppen ein/eine Student:in besucht. Jeder Parallelgruppe können mehrere Veranstaltungs- bzw. Prüfungstermine zugeordnet werden. Auch Veranstaltungen mit nur einem Termin benötigen zwingend eine Parallelgruppe, weil sonst kein Termin angelegt werden kann.

Jede freigegebene Parallelgruppe in HISinOne wird als eigene Veranstaltung nach Stud.IP übertragen, wo sie dann weiterbearbeitet werden kann.

3. Anlegen/Bearbeiten von Terminen

(1) Semester überprüfen und ggf. ändern
(2) Um einen Veranstaltungstermin anlegen zu können, muss zuvor zwingend eine Parallelgruppe angelegt werden
(3) Später kann eine vorhandene Parallelgruppe dupliziert werden:

(1) Zu duplizierende Parallelgruppe anhaken
(2) Knopf [Weiter] muss zwingend angeklickt werden, um weitere Kopierfunktionen auszuwählen

(3) Gewünschte Kopieroption anhaken
(4) [Neue Parallelgruppe anlegen] anklicken

4. Terminsatz eingeben

(1) Reiter Termine & Räume auswählen
(2) Neuen Termin anlegen

(3) Parallelgruppe auswählen (falls mehr als eine vorhanden)
(4) Rhythmus auswählen
(5) Wochentag auswählen
(6) Beginn- und Endzeit eintragen
(7) Ersten und letzten Termin überprüfen und ggf. anpassen > Vorlesungszeit ist voreingestellt
(8) Erwartete Anzahl der Teilnehmenden ggf. angeben
(9) Eingaben [Speichern]

5. Termin bearbeiten

(1) Reiter [Termine & Räume] aufrufen
(2) Grunddaten der Terminserie bearbeiten (z.B. Vor- und/oder Nachbereitungszeit)
(3) Bemerkung zur Terminserie eingeben (Achtung! Ist sichtbar für die Studierenden!)
(4) Durchführende Dozenten der Terminserie bearbeiten
(5) Parallelgruppe löschen
(6) [Interne Notiz]: nur hier kann der Wunschraum angegeben werden, sodass er nicht für Außenstehende (z.B. Studierende)
sichtbar ist

Hinweis: Ein „LV-Bearbeiter“ kann einen vorhandenen Termin nur bearbeiten, solange es für diesen noch keine Raumanfrage gibt bzw. noch kein Raum zugeordnet wurde. Ansonsten ist nur noch das Bearbeiten der erwarteten Teilnehmendenanzahl und der akademischen Zeit im Terminsatz möglich.

Sollten Sie eine Lehrperson für die Zuordnung als Dozent/-in in TUconnect vermissen, so schreiben Sie bitte eine Mail an: h1-lehrperson@tu-braunschweig.de . Wir werden die fehlende Lehrperson dann im System ergänzen.

6. Einzelne Termine der Terminserie bearbeiten

(1) Termine der Terminserie ausklappen
(2) Grunddaten des Termins bearbeiten
(3) Vertretungsdozierende(n) pro Termin zuordnen
(4) Ausfalltermin (ggf. mit Grund) angeben

7. Personenkonflikte

(1) Personenkonflikt > Ein:e Dozent:in hat zwei Veranstaltungen am gleichen Tag zur gleichen Zeit > das betrifft 14 Termine
(2) Konflikt akzeptieren! > die Personen mit den Rollen LV-Bearbeiter/-in und Stundenplaner/-in lösen Konflikte auf

(3) Personenkonflikt wird im Termin angezeigt. Klick auf den Knopf öffnet detaillierte Anzeige des bestehenden Personenkonflikts

8. Warnhinweise

(1) Reiter Termine & Räume
(2) Vorbereitungs-/Nachbereitungszeit
(3) Tagesaktuelle oder zukünftige Einzeltermine mit Änderungen enthalten

9. Veranstaltungen und Prüfungen meiner Organisationseinheit (OE) suchen und bearbeiten

(1) Veranstaltungen (semesterabhängig)
(2) Filter für das Semester
(3) Filter für die Sortierung
(4) Filter für Freitext
(5) Aufruf der Veranstaltungsdetails
(6) Aufruf der Veranstaltungsbearbeitung

(7) Veranstaltungen (semesterunabhängig, ungeplant) > d.h. sie müssen für das betreffende Semester noch ausgeplant werden
(8) Filter für das Semester
(9) Filter für die Angebotsfrequenz (z.B. jedes 2. Semester)
(10) Filter für Freitext
(11) Aufruf der Veranstaltungsbearbeitung
(12) Aufruf der Veranstaltungsbearbeitung und der Veranstaltungsdetails

Hinweis: Die Rolle LV-Bearbeiter/-in hat nicht das Recht Parallelgruppen (semesterabhängige Veranstaltung) freizugeben bzw. kann auch keine freigegebenen Parallelgruppen bearbeiten.

Allgemein: Eine Freigabe wird benötigt, damit Gäste/Studierende usw. im jeweiligen Semester die Veranstaltung sehen können und damit sie nach Stud.IP übertragen wird.

10. Excel-Exporte der Veranstaltungen

Excel-Export „Liste der geplanten Veranstaltungen

(1) Anklicken [Liste der geplanten Veranstaltungen]
Das Ergebnis ist eine Excel-Liste aller geplanten Veranstaltungen der zuvor angegebenen Einrichtung in dem zuvor angegebenen Semester.

Für diesen Export muss zuvor in der Funktion [Veranstaltung bearbeiten] das gewünschte Semester und die gewünschte Einrichtung eingegeben werden!

Erzeugter Excel-Export

Excel-Export „Veranstaltungen meiner Einrichtung“

(2) Anklicken [Veranstaltungen meiner Einrichtung]
Das Ergebnis ist eine Excel-Liste aller Veranstaltungen der eigenen Einrichtung, d.h. sowohl die ungeplanten Veranstaltungen
als auch die geplanten Veranstaltungen sind enthalten. Die ungeplanten Veranstaltungen erkennt man daran, dass die Spalten
„SAV*-Titel“ und „Status“ leer sind.

* SAV=semesterabhängige Veranstaltung

Erzeugter Excel-Export

Allgemeiner Hinweis zu den Veranstaltungen: Es gibt nur noch eine einzige semesterunabhängige Veranstaltung (SUV), die zugehörig zur Prüfungsordnung ist und die zentral gepflegt wird durch die Studienkoordinatoren. Zu dieser SUV werden dann semesterabhängig Parallelgruppen angelegt mit ggf. anderer Zeit, Ort, etc..

11. Sonderveranstaltungen

Sonderveranstaltungen anlegen

Alle Felder mit einem Stern (*) sind Pflichtfelder und müssen vor dem Speichern ausgefüllt werden.

(1) Sie haben die Wahl zwischen 3 Sichtbarkeiten: Nur "Teilnehmer/innen“, "Hochschulintern" und "Öffentlich"
(2) Titel der Sonderveranstaltung
(3) Hier werden die Termindaten hinterlegt mit Rhythmus, Datum und Uhrzeit.

Auf eine Angabe eines Wochentages wird verzichtet, da HISinOne dies selbst ermittelt. Bei Sonderveranstaltungen mit einem wöchentlichen Rhythmus oder bei Blockveranstaltungen werden aus dem Feld „Datum“ zwei Felder mit „* Erster Termin am“ und „Letzter Termin am“. HISinOne ermittelt dann die Einzeltermine.

(4) Die Eingabe bei „Erwartete Teilnehmer/-innen“ hat Einfluss auf die Raumsuche
(5) Die Bemerkung wird in der Detailansicht unter dem Titel der Veranstaltung ausgegeben
(6) Knopf [Speichern]. Nach dem Abspeichern gelangen Sie direkt in die Bearbeitungsansicht

Sonderveranstaltungen bearbeiten

Der Bearbeitung von Sonderterminen ist eine Suchmaske vorgeschaltet:

(1) Suchfilter: Titel
(2) Suchfilter: Organisationseinheit
(3) Suchfilter: Raum
(4) Suchfilter: Veranstaltungsdatum
(5) Suche unter Berücksichtigung der gewünschten Einschränkung (nicht zwingend erforderlich) ausführen
(6) Direkt eine neue Sonderveranstaltung anlegen (siehe oben)

Bei Aufruf der gesuchten Sonderveranstaltung erscheint die Bearbeitungsmaske:

(1) Grunddaten der Sonderveranstaltung bearbeiten: Dazu gehören die Sichtbarkeit, der Titel und die Bemerkung
(2) Es können andere Einrichtungen ausgewählt werden
(3) Organisator/-innen hinzufügen]: hier gibt es eine Auswahl von Personen > Stundenplaner auswählen, der für die Sonderveranstaltung einen Raum zuordnen bzw. anfragen soll

(4) Bei mehreren Terminen kann der Terminsatz, der bearbeitet werden soll, ausgewählt werden
(5) [Neuen Termin anlegen]
(6) [Die Grunddaten des Termins bearbeiten]: Dazu gehören der Rhythmus, das Datum, die Uhrzeit, die Vor- und Nachbereitungszeit und die Anzahl der erwarteten Teilnehmenden Personen
(7) Hier kann dem Terminsatz ein Raum zugeordnet werden
(8) Der Knopf [Termin löschen] ist ausgegraut, falls nur ein Termin existiert. Existieren mehr, ist der Knopf aktiv geschaltet und Sie können den ausgewählten Termin löschen. Es muss also mindestens einen Termin geben.
(9) Liste der Einzeltermine: Wenn der Terminsatz aus mehreren Terminen besteht, werden die Einzeltermine hier aufgelistet.
(10) Die Grunddaten des jeweiligen Termins bearbeiten: Dazu gehören das Datum, die Uhrzeit, die Vor- und Nachbereitungszeit. Außerdem kann für den ersten Termin eine Bemerkung angegeben werden, die dann auch in der Ansicht sichtbar ist
(11) Raumzuweisung für einen Einzeltermin
(12) Ausfalltermin erzeugen

12. Vorlesungsverzeichnis anzeigen

Funktion [Studienangebot] > [Vorlesungsverzeichnis anzeigen] aufrufen. Es öffnet sich eine Baumstruktur.

Über die Pfeile ist es möglich sich über die verschiedenen Ebenen (Studiengang > Prüfungsordnung > Konto > Modul > Veranstaltung) bis zu den Parallelgruppen und Terminen durchzuklicken.

13. Synchronisation der Daten aus TUconnect nach Stud.IP

Die Synchronisation der Veranstaltungsdaten erfolgt mehrmals täglich. Jede Parallelgruppe in TUconnect wird als eigene Veranstaltung nach Stud.IP übertragen, wo sie im Anschluss weiterbearbeitet werden kann.

Nur freigegebene Parallelgruppen werden nach Stud.IP synchronisiert. Die Freigabe von Parallelgruppen kann nur die Rolle Stundenplaner/-in erteilen.

Rolle LV-Ersteller/-in

In der Rolle LV-Ersteller/-in legen Sie neue semesterunabhängige Veranstaltungen (SUV) für Ihre Organisationseinheit/en an.

Hier können Sie Rechte als LV-Ersteller/-in beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

Sie Startseite des Portals TUconnect

(1) Rufen Sie https://connect.tu-braunschweig.de/ im Browser auf und melden Sie sich mit Ihrer TUBS-ID an.

2. Rolle auswählen

Wählen Sie die Rolle LV-Ersteller/-in aus, sofern Sie mehrere Rollen im Portal haben.

Haben Sie nur diese eine Rolle, wird Ihnen die Auswahl nicht angeboten.

3. Eine Veranstaltungen neu anlegen

Aufruf der Funktion: [Curriculum Designer] > [Elemente anlegen]. Es öffnet sich eine Maske zur Auswahl des Elementtyps

(1) Elementtyp „Veranstaltung“ auswählen. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske für die Grunddaten.

Grunddaten eingeben

(1) Grunddaten: die Pflichtfelder (*) Nummer und Titel
(2) Spezielle Daten: die Pflichtauswahl (*) der Veranstaltungsart und der Angebotsfrequenz
(3) Spezielle Daten: die Pflichtauswahl (*) der Bewertungsart

Um bei der Erzeugung von neuen Elementen zu unterstützen wurde ein Nummerngenerator eingerichtet. Dieser Generator ist in der Lage eindeutige Nummern und Bezeichner für neue Elemente zu erzeugen. Der Generator wird lediglich bei Elementarten wie Modul, Prüfung, Studienleistung und Veranstaltung aktiv und die generierten Werte können jederzeit überschrieben werden.

Nummer, Titel und eindeutiger Schlüssel

(1) Im Eingabefeld Nummer muss eine 4-stellige Nummer eingegeben werden, die dem Fachbereich/Institut entspricht. Außerdem wird ein Titel benötigt.
(2) Nach dem Klick auf den Knopf [Speichern] startet der Nummerngenerator und generiert eine eindeutige zehnstellige Nummer.

(1) Eingegebene / generierte Grunddaten

Das passiert im Hintergrund: Ausgehend von der Nummer wird die nächste freie 10 stellige Nummer mit einer „0“ am Ende (bei Modul) bzw. fortlaufend 1,2,3,4… bei Prüfungen, Studienleistungen und Veranstaltungen gesucht. Außerdem wird ein eindeutiger Schlüssel generiert (hier ein -V für eine Veranstaltung angehängt)

Veranstaltungsdetails in semesterunabhängiger Veranstaltung (SUV) eingeben

(1) Reiter [Veranstaltungsdetails 1] aufrufen: Eingabe von Lehrmethoden, Hyperlink, Zu erbringende Prüfungsleistung, Inhalte, Literatur und Qualifikationsziel möglich

(1) Reiter [Zuständigkeiten] aufrufen: Hier ist die Eingabe eines oder mehrerer verantwortlicher Personen möglich

4. Eine Veranstaltung einer Veranstaltungsgruppe zuordnen

Zuordnung einer Veranstaltungsgruppe

(1) Reiter [Veranstaltungsgruppen] aufrufen
(2) Funktion [Neue Veranstaltungsgruppe zuordnen] anklicken

(1) Organisationseinheit (OE) wählen: ist vor eingestellt auf die eigene OE
(2) Gefundene Veranstaltungsgruppe auswählen und markieren
(3) Zuordnungen der Veranstaltungsgruppe aktualisieren

Anmerkung: Eine LV-Erstellende kann keine Sonderveranstaltungen anlegen. Das dürfen nur die Rollen LV-Bearbeiter/-in, Stundenplaner/-in und Raum-Manager/-in

Rolle Pförtner/-in

In der Rolle Pförtner/-in können Sie sich Raumpläne anzeigen lassen und für den Ausdruck exportieren, aber auch Räume mit ihren Raumausstattungen suchen und finden. Voraussetzung ist, Sie sind im HIS-System als Pförtner/-in angelegt und für zu verwaltende Räume zugeordnet.

Hier können Sie Rechte als Pförtner/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie https://connect.tu-braunschweig.de/ im Browser auf und melden Sie sich mit Ihrer TUBS-ID an.

2. Rolle auswählen

Wählen Sie die Rolle Pförtner/-in aus, sofern Sie mehrere Rollen im Portal haben.

Haben Sie nur diese eine Rolle, wird Ihnen die Auswahl nicht angeboten

3. Studienangebot

Veranstaltungen suchen

Aufruf der Funktion: [Studienangebot] > [Veranstaltungen suchen]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

Sonderveranstaltungen suchen

Aufruf der Funktion: [Studienangebot] > [Sonderveranstaltungen suchen]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

Tagesaktuelle Veranstaltungen anzeigen

Funktion [Studienangebot] > [Tagesaktuelle Veranstaltungen anzeigen] aufrufen. Diese Tabelle kann angepasst werden.

4. Räume suchen

Aufruf der Funktion: [Organisation] > [Räume suchen]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

(1) Suchbegriff(e) eingeben (wie z.B. in angezeigten Beispielen). Suche über den Knopf [Suchen] ausführen
(2) Aufruf der Funktion [Erweitere Suche] öffnet eine erweiterte Suchmaske

Erweiterte Suchmaske

Ergebnisliste

Raumattribute

(1) Ausstattungsmerkmale des Raumes
(2) Link [Zum Raumplan] führt zum Raumplan

Raumbelegungsplan

(1) Filter für Semesterauswahl (aktuelles Semester ist voreingestellt, kann aber verändert werden)
(2) Filter: Auswahl der Ansicht (z.B. Wochenauswahl, Vorlesungszeitansicht oder Semesteransicht)
(3) Hier sind selbsterklärend verschiedene Aktionen möglich
(4) Raumauswahl (welcher Raumplan angezeigt werden soll)

5. Raumpläne anzeigen (Direktfunktion)

Aufruf der Funktion: [Organisation] > [Räume und Gebäude] > [Raumpläne anzeigen]. Es öffnet sich eine Suchmaske.

Beispiel: Raumpläne anzeigen durch Gebäudeangabe

Auswahlfilter: Gebäude mit "Bienroder Weg 97 (1328)", alle anderen Eingabefelder bleiben leer.

(1) Die gewünschten Räume für die Raumplaneinsicht auswählen (Mehrfachauswahl möglich)
(2) Der Knopf [Raumpläne anzeigen] ruft die entsprechende Funktion auf

(1) Filter für Semesterauswahl (aktuelles Semester ist voreingestellt, kann aber verändert werden)
(2) Filter: Auswahl der Ansicht (z.B. Wochenauswahl, Vorlesungszeitansicht oder Semesteransicht)
(3) Raumpläne für die beiden zuvor ausgewählten Räume werden nach Wochentag und Uhrzeit angezeigt
(4) Aufruf der Funktion [Alle X Raumpläne drucken] startet den Export als PDF

Raumpläne werden als PDF exportiert und können dann ausgedruckt werden. Pro Seite wird ein Raum angezeigt.

Rolle Prüfer/-in

In der Rolle Prüfer/-in können Sie Ihre eigenen Leistungen (Prüfungen und Studienleistungen) verwalten. Voraussetzungen sind, Sie sind im HIS-System als Prüfer/-in angelegt und Prüfungen zugeordnet.

Hier können Sie Rechte als Prüfer/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie https://connect.tu-braunschweig.de/ im Browser auf und melden Sie sich mit Ihrer TUBS-ID an.

2. Rolle auswählen

Wählen Sie die Rolle Prüfer/-in aus (sofern Sie mehrere Rollen im Portal haben).

Haben Sie nur diese eine Rolle, wird Ihnen die Auswahl nicht angeboten.

3. Häufige Themen

1. Ich benötige die Teilnehmerliste für EvaExam (.csv)

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Noten eingeben]
Klicken Sie auf den Auftragsstarter und wählen Sie EvaExam Export
Der Download der Teilnehmerliste im CSV Format startet sofort
Sie können diese Datei im Anschluss in EvaExam importieren (Teilnehmerimport)

2. Ich benötige die Teilnehmerliste im PDF

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Teilnehmerliste]
Klicken Sie auf den Auftragsstarter und wählen Sie Teilnehmerliste
Der Download der Teilnehmerliste im PDF startet sofort

3. Ich möchte eine einzelne Note verbuchen

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wechseln Sie zum Reiter [Prüfungsleistung pro Studierendem]
Tragen Sie die Matrikelnummer des/der Studierenden in das Feld ein und bestätigen Sie mit der Return-Taste oder durch einen Klick auch [Suchen]
Suchen Sie die gewünschte(n) Leistung(en) und tragen Sie Bewertung(en) und/oder Prüfungsdatum ein. Bestätigen Sie mit der Return-Taste oder mit einem Klick auf [Speichern]
Die Eingabe / Änderung erfolgt sofort

4. Ich möchte alle Noten einer Prüfung verbuchen

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Noten eingeben]
Tragen Sie pro Teilnehmer:in die Bewertungen (entsprechend der Bewertungsart) ein, entweder
- zeilenweise einzeln im Feld Bewertung
- per Import / Export Funktion (ganz unten unter der Liste der Teilnehmer:innen)
Bestätigen Sie alle Eingaben mit der Return-Taste oder mit einem Klick

5. Ich benötige die Notenansicht im PDF

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Noten eingeben]
Klicken Sie auf den Auftragsstarter und wählen Sie Notenansicht
Der Download der Notenansicht im PDF startet sofort

4. Meine Veranstaltungen und Prüfungen

Aufruf der Funktion: [Lehrorganisation] > [Meine Veranstaltungen und Prüfungen]. In diesem Bereich werden Ihnen die Reiter Prüfungen / Vertretung, Prüfungsleistungen pro Studierendem und Schriftliche Arbeiten angeboten.

Prüfungen

Hier können Sie:

(1) Ihre zu vertretenden Prüfungen nach Semester filtern
(2) nach Titel bzw. Prüfungsnummer sortieren
(3) die Ergebnismenge durch einen Freitextfilter einschränken

Der Freitextfilter wirkt auf den Titel bzw. auf die Prüfungsnummer. Geben Sie hierzu einfach eine (Teil)Zeichenkette oder eine Nummer in das Freitextfeld Filter ein und bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf [Filter anwenden] oder der Return-Taste. Zum Zurücksetzen klicken Sie auf [Filter zurücksetzen] oder leeren Sie das Eingabefeld und bestätigen Sie erneut mit der Return-Taste.

Existiert im gewählten Semester keine Prüfung für Sie, erhalten Sie die Meldung "Es wurden keine Prüfungen gefunden". Falls Sie hier eine Prüfung vermissen, kontaktieren Sie ihr Prüfungsamt.

Die Ergebnisliste beinhaltet die Spalten: Prüfungsdetails, Prüfungsperiode (PP), Prüfungsform, Termin, Raum, eine Teilnehmerstatistik, Veröffentlichungsstatus sowie verschiedene Aktionssymbole.

(1) Durch Klick auf den Namen der Prüfung gelangen Sie zu den Prüfungsdetails wie Grunddaten, Parallelgruppen/Termine und den Einhängepunkten im Vorlesungsverzeichnis und der Prüfungsordnung
(2) Prüfungsart: Eine rot-goldene Medaille kennzeichnet Fachprüfungen, eine blau-silberne Medaille kennzeichnet Studienleistungen
(3) Die Statistik gibt zur entsprechenden Prüfung an, wie viele Teilnehmer:innen zugelassen (ZU), unter Vorbehalt zugelassen (ZUV), von der Anmeldung zurückgetreten (RT) und bereits bewertet wurden (BEW)
(4) Diese Spalte zeigt ob die Noteneingabe/Bewertung bei mindestens einem der Teilnehmer:innen bereits begonnen wurde (Status Eingabe läuft) oder ob bisher keine Noteneingabe/Bewertung erfolgt ist (Status Noch nicht begonnen)

Der Veröffentlichungs-Status Eingabe abgeschlossen wird in der aktuellen Konfiguration des Portals niemals erreicht. Die Noten sind nach Eingabe direkt veröffentlicht und für die Studierenden sichtbar.

(5) [Funktion Teilnehmerliste / Noten eingeben]

(links): Diese Aktion leitet Sie zur Übersicht aller Teilnehmer:innen der Leistung. Sie können hier unterschiedliche Arten von Teilnehmer:innenlisten, einen (einfachen!) Excel-Export generieren und/oder eine Serien-E-Mail an Teilnehmer:innen verschicken.
(rechts): Diese Aktion leitet Sie zur Übersicht aller Teilnehmer:innen und der Noteneingabemaske. Sie können hier unterschiedliche Arten von Notenspiegeln, einen EvaExam-Export und den detaillierten Excel-Export generieren.

Prüfungsleistung pro Studierendem

(1) Hier können Sie gezielt nach einer Matrikelnummer Ihrer Leistungen suchen und direkt Noten verbuchen und/oder das Prüfungsdatum ändern. Geben Sie einfach die gewünschte Matrikelnummer ein und bestätigen Sie die Eingabe über [Suchen] oder die Return-Taste.

Ihnen werden sofort passende Leistungen mit Eingabefeldern in tabellarischer Form aufgelistet. Die Ergebnistabelle ist individuell konfigurierbar.

Sie können nicht beliebige Studierende suchen/finden sondern nur Studierende, die auch in Ihren Prüfungen angemeldet/zugelassen sind/waren. Falls Sie hier Teilnehmer:innen vermissen, kontaktieren Sie ihr Prüfungsamt.

(1) Daten des Studierenden
(2) Informationen zum Leistungsdatensatz
(3) Hier geben Sie die Bewertung ein
(4) Über einen Klick auf das Lupensymbol erfahren Sie was Sie als Bewertung eingeben dürfen
(3) Hier geben Sie ein wann die Leistung absolviert wurde

Das Format des Prüfungsdatums muss TT.MM.JJJJ also z.B. 30.12.2022 sein!

Für eine Bewertung machen Sie Ihre Eingabe in den Feldern Bewertung und Prüfungsdatum und bestätigen diese dann mit einem Klick auf [Speichern] oder der Return-Taste.

Schriftliche Arbeiten

Im Reiter Schriftliche Arbeiten sehen Sie eine zwei Tabellen: Aktuelle Arbeiten und Abgeschlossenen Arbeiten in welchen Sie als Prüfer:in oder Zweitprüfer:in hinterlegt sind. Die Tabelle ist individuell konfigurierbar und kann die Spalten Nachname, Vorname, Status, Thema, Abgabedatum, Prüfungsdatum, Bewertungsdatum und Prüferfunktion enthalten.

5. Die Noteneingabemaske

(1) [Speichern]: speichert die Eingaben
(1) [Änderungen verwerfen]: Setzt alle nicht gespeicherten Eingaben zurück

[Eingabe abschließen] (Funktion deaktiviert)
[Abschließen rückgängig machen] (Funktion deaktiviert)
[Veröffentlichen] (Funktion deaktiviert, Bewertungen werden direkt veröffentlicht)
[Veröffentlichung zurücknehmen] (Funktion deaktiviert, Bewertungen werden direkt veröffentlicht)
[Vorläufig freigeben] (Funktion deaktiviert, Bewertungen werden direkt freigegeben)

(2) [Zurück]: Eine Ebene zurück
(2) [Klassenspiegel anzeigen]: Säulendiagramm der Notenausprägungen und entsprechender PDF-Export.
(2) [Auftragsstarter für Exporte]
(3) Grunddaten der aufgerufenen Prüfung

Den Punkt Bewertungsart können Sie über das Lupensymbol aufklappen und sich damit alle weiteren Informationen zur Benotung zu holen. Das ist hilfreich um zu wissen, welche Werte Sie im Feld Bewertung der Teilnehmer:innen eingeben dürfen.

6. Der Auftragsstarter

Klicken Sie im Auftragsstarter auf den gewünschten Exporttext. Der Export wird sofort gestartet und die Datei heruntergeladen.

Serien-E-Mail versenden (über die Oberfläche)

Der Auftragsstarter bietet eine E-Mail Versandoption an Teilnehmer:innen der aufgerufenen Prüfung.

Der Klick auf den Auftrag [Serien-E-Mail an ausgewählte Personen versenden] öffnet ein Overlay-Fenster. Hier können noch Betreff, Rückantwortadresse und der eigentliche E-Mail-Text eingetragen werden. Absender/-in wird automatisch ermittelt (die Person, die gerade eingeloggt ist). Durch den Klick auf den Knopf [Ausführen] wird die Serien-E-Mail verschickt.

Alle Personen die einen Haken in der Spalte Checkbox für Mail-Versand haben, erhalten nun diese E-Mail. Falls diese Spalte noch fehlt, muss Sie ggf. wie hier beschrieben zuerst über die Funktion [Tabelle anpassen] eingeblendet werden.

In dieser Oberfläche können keine weiteren Empfänger: innen manuell ergänzt werden.

Serien-E-Mail versenden (lokales E-Mail Programm)

Alternativ kann die Serien-E-Mail über ein lokal installiertes Programm (z.B. Mozilla Thunderbird, Mircrosoft Outlook) verschickt werden.

$Serienmail_Lokal.png$

Die Einstellung über den Knopf (2) [Lokalen E-Mail-Client konfigurieren] legt dabei fest, ob die exportierte Liste über Kommata oder Semikola getrennt wird. Die Funktion (1) [E-Mail schreiben mit dem lokalen E-Mail-Programm] am Fuß der Liste der Teilnehmer: innen exportiert dann diese Liste aller E-Mail Adressen.

Die E-Mail-Adressen landen dann direkt im (1) BCC-Feld des lokalen Programms. Die weitere Bearbeitung und der Versand der E-Mail erfolgt anschließend dort.

Im lokalen E-Mail-Client können weitere Empfänger: innen manuell ergänzt werden.

Sollte die maximale Länge von 2000 Zeichen überschritten werden, kann die Liste nicht direkt in das lokale Programm übertragen werden und das System bietet alternative Optionen an.

7. Teilnehmer:innen & Bewertungen

Studierende die für diese Leistung mindestens den Status angemeldet/zugelassen haben, werden an dieser Stelle in der Liste aufgeführt. Sie können durch Sie als Prüfer:in eine Bewertung erhalten.

Zu jedem Studierenden sind Matrikelnummer, Name, Studiengang, Rücktrittsstatus, Bewertung, Bonuspunkte, Vermerk, Prüfungsstatus und das Prüfungsdatum angegeben.

Nur die Spalten (1) Bewertung, (2) Prüfungsdatum und (3) Meldungen sind für Ihre Noteneingaben relevant. Im Feld (1) Bewertung tragen Sie einen Wert entsprechend der Bewertungsart ein und im Feld (2) Prüfungsdatum tragen Sie das Datum der Prüfung ein. Bestätigen Sie im Anschluss Ihre Eingaben über den Knop [Speichern] bzw. die Return-Taste.

Im Feld (3) Meldungen werden Ihnen nach Verbuchungen verschiedene Fehlermeldungen und weitere Hinweise angezeigt (z.B. „Der Studiengang der Leistung ist gesperrt. Bitte wenden Sie sich an das zuständige Prüfungsamt.“).

Sofern sich ein/e Teilnehmer:in im letzten Prüfungsversuch (Drittversuch) befindet, ist hier ebenfalls ein Hinweis in Form eines gelben Dreiecks zu sehen.

Bewertungsarten: Häufige (aber nicht alle) Bewertungsarten sind „1“ und „U“. Für Bewertungsart „1“ (Note Fachprüfung) dürfen Sie im Feld Bewertung z.B. die Werte (Ausprägungen) 1,0 , 1,3 , 1,7 (…) eingeben. Bewertungsart „U“ (Unbenotete Studienleistungen) erlaubt hingegen Eingaben im Feld Bewertung mit „+“, „-“, „UNA“, (…). Klicken Sie also auf das Lupensymbol um zu erfahren, welche Eingaben das Feld Bewertung akzeptiert.

Im Feld Meldungen werden Ihnen nach Verbuchungen verschiedene Fehlermeldungen und weitere Hinweise angezeigt (z.B. „Der Studiengang der Leistung ist gesperrt. Bitte wenden Sie sich an das zuständige Prüfungsamt.“) Sofern sich ein/e Teilnehmer:in im letzten Prüfungsversuch (Drittversuch) befindet, ist hier ebenfalls ein Hinweis in Form eines gelben Dreiecks zu sehen.

Feldsetzung

Die Funktion Feldsetzung bietet Möglichkeiten zur Massenbearbeitung der aufgelisteten Teilnehmer:innen an. Es können mit einem Klick entweder alle Teilnehmer:innen oder alle unbenoteten Teilnehmer:innen ausgewählt und im Feld Bewertung mit einer einheitlichen Bewertung benotet werden.

Hierzu nutzen Sie zuerst eine der beiden Optionen und wenden die Bewertung im Anschluss mit einem Klick auf [Anwenden] auf alle markierten Teilnehmer:innen an. Mit [Auswahl zurücksetzen] können Sie die Markierungen wieder zurückziehen.

Leistungen nacherfassen

Handelt es sich um eine Studienleistung, wird zusätzlich die Maske Leistungen nacherfassen eingeblendet. Sie können hier Leistungen ohne vorherige selbstständige Anmeldung durch Studierende anlegen/(nach)erfassen. Die Liste der Teilnehmer:innen kann somit anfangs auch komplett leer sein und der/die Prüfervertreter:in meldet/verbucht die Leistungen komplett von Beginn an selbst. Auch können jederzeit nachträglich Studierende ergänzt werden.

Durch die Eingabe und Bestätigung der Matrikelnummer im Feld (1) MatrikelNr. wird der/die Studierende fest in die Liste der Teilnehmer:innen aufgenommen. Im Feld (2) Bewertung wird bewertet.

(□) Der Klick auf die blauen Pfeile lädt nach dem Eintragen der Matrikelnummer bei Bedarf auf die Daten des Studierenden nach.

(□) Im Anschluss kann bewertet werden. Die Eingabe erfolgt über den Knopf [Speichern] oder die Return-Taste.

Ein Löschen nacherfasster Anmeldungen oder Bewertungen ist im Anschluss nicht mehr möglich.

Wenn Sie mehr als 5 Teilnehmer:innen auf einmal anmelden/hinzufügen wollen, empfiehlt sich die Excel-Export/Import Funktion.

8. Import/Export

Bei vielen Anmeldungen und/oder einer längeren Bearbeitungsdauer empfiehlt es sich die Import/Export Funktion der Noteneingabemaske zu nutzen.

Fall 1 (Es sind bereits Teilnehmer:innen vorhanden)

Der/die Prüfervertreter:in möchte die Liste exportieren, diese offline bewerten und im Anschluss wieder hochladen um die Bewertungen einzutragen. Nach dem Download sind nur Eintragungen in den Spalten Bewertung und Datum erforderlich. Im Anschluss kann die Liste wieder importiert und verbucht werden (siehe unten).

Der Ablauf im Detail:

Rufen Sie die Noteneingabemaske der gewünschten Prüfung mit allen Teilnehmer:innen auf, welche exportiert werden sollen
Klicken Sie auf [Excel-Export]
Öffnen Sie das erhaltene Dokument
Tragen Sie ausschließlich im Feld Bewertung und im Feld Datum die Bewertung der Leistung und das Prüfungsdatum ein
Speichern Sie das bearbeitete Dokument gut auffindbar wieder auf ihrem Dateisystem ab
Rufen Sie die gewünschte Prüfung erneut auf, deren Teilnehmer:innen sie soeben bewertet haben
Klicken Sie auf den Bereich [Hochladen] und wählen Sie das bearbeitete Dokument aus
Klicken Sie auf [Datei importieren]
Prüfen Sie noch einmal ob der Import erwartungsgemäß funktioniert hat
Klicken Sie auf [Speichern]
Das System speichert nun Ihre Eingaben. Ergebnisse werden sofort veröffentlicht/freigegeben

Fall 2 (Es sind noch keine Teilnehmer:innen vorhanden)

Der/die Prüfer:in exportiert sich eine leere Liste mit den Grunddaten um selbst Teilnehmer:innen anzumelden oder ggf. direkt zu bewerten. Es müssen nur Eintragungen in der Spalte Matrikelnummer erfolgen. Soll direkt bewertet werden, müssen ebenfalls Eintragungen in den Feldern Bewertung und Datum erfolgen. Im Anschluss kann die Liste wieder importiert und verbucht werden.

Der Ablauf im Detail:

Rufen Sie die Noteneingabemaske der gewünschten Prüfung mit allen Teilnehmer:innen auf, welche exportiert werden sollen
Klicken Sie auf [Excel-Export]
Öffnen Sie das erhaltene Dokument
Tragen Sie ausschließlich in der Spalte mtknr untereinander die Matrikelnummern ein, die Sie zur Leistung anmelden wollen (das können mehr als 5 sein, ergänzen Sie einfach weitere Zeilen)
Speichern Sie das bearbeitete Dokument gut auffindbar wieder auf ihrem Dateisystem ab
Rufen Sie die gewünschte Prüfung erneut auf, deren leeren Excel-Export Sie soeben bearbeitet haben
Klicken Sie auf den Bereich [Hochladen] und wählen Sie das bearbeitete Dokument aus
Klicken Sie auf [Datei importieren]
Prüfen Sie noch einmal ob der Import erwartungsgemäß funktioniert hat
Klicken Sie auf [Speichern]
Das System speichert nun Ihre Eingaben. Anmeldungen werden sofort veröffentlicht/freigegeben

9. Alle Exporte auf einen Blick

Die wichtigsten Exporte sind

Der EvaExam Export (CSV, wie im QIS-Portal): Wichtig für den Teilnehmer:innen-Import in EvaExam
Die Notenansicht (PDF, wie im QIS-Portal): Wichtig für Notenlisten nach einer Klausur
Die Teilnahmeliste (PDF, wie im QIS-Portal): Wichtig für die Übersicht der Teilnehmer:innen vor einer Klausur
Der Excel-Export (XLS, wie im QIS-Portal): Wichtig für die massenweise Noteneingabe nach der Klausur
Ein einfacher Excel-Export mit selbst konfigurierbaren Exportspalten (XLS). Dieser ist nicht wichtig und eher Nice-to-have. Er bietet eine Export-Funktion der E-Mail Adressen.

In welcher Funktion sind die Exporte zu finden?

	Funktion Noten eingeben	Funktion Teilnehmerliste
EvaExam Export	X
Notenansicht	X
Teilnehmerliste		X
Excel-Export	X
einfacher Excel-Export		X

Was wird exportiert?

	EvaExam Export	Notenansicht	Teilnehmerliste	Excel-Export	einfacher Excel-Export
Format	CSV	PDF	PDF	XLS	XLS
MTKNR*	X	X	X	X	X
Name	X	X	X	X	X
E-Mail	X				X
Abschluss	X	X	X	X	X
STG*	X	X	X	X	X
Versuch	X	X	X	X
Note	X	X		X
P-Datum*		X	X	X
Status		X		X	X
Vermerk		X	X	X

Der einfache Excel Export kann angepasst werden indem Sie weitere Felder ein- oder ausblenden. Klicken Sie hierzu oben rechts auf [Tabelle anpassen].

Rolle Prüfervertreter/-in

In der Rolle Prüfervertreter/-in können Sie die Leistungen (Prüfungen und Studienleistungen) der Prüfer:innen verwalten, die Sie vertreten. Voraussetzungen sind, Sie sind im HIS-System als Prüfervertreter/-in angelegt und einen oder mehreren Prüfer:innen als Vertreter:in zugeordnet.

Hier können Sie Rechte als Prüfervertreter/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

Antrag für die Rolle Prüfervertreter/-in.pdf

(1) Rufen Sie https://connect.tu-braunschweig.de/ im Browser auf und melden Sie sich mit Ihrer TUBS-ID an.

2. Rolle auswählen

Wählen Sie die Rolle Prüfervertreter/-in aus (sofern Sie mehrere Rollen im Portal haben).

Haben Sie nur diese eine Rolle, wird Ihnen die Auswahl nicht angeboten.

3. Häufige Themen

1. Ich benötige die Teilnehmerliste für EvaExam (.csv)

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf

Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Noten eingeben]
Klicken Sie auf den Auftragsstarter und wählen Sie EvaExam Export
Der Download der Teilnehmerliste im CSV Format startet sofort
Sie können diese Datei im Anschluss in EvaExam importieren (Teilnehmerimport)

2. Ich benötige die Teilnehmerliste im PDF

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Teilnehmerliste]
Klicken Sie auf den Auftragsstarter und wählen Sie Teilnehmerliste
Der Download der Teilnehmerliste im PDF startet sofort

3. Ich möchte eine einzelne Note verbuchen

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wechseln Sie zum Reiter [Prüfungsleistung pro Studierendem]
Tragen Sie die Matrikelnummer des/der Studierenden in das Feld ein und bestätigen Sie mit der Return-Taste oder durch einen Klick auch [Suchen]
Suchen Sie die gewünschte(n) Leistung(en) und tragen Sie Bewertung(en) und/oder Prüfungsdatum ein. Bestätigen Sie mit der Return-Taste oder mit einem Klick auf [Speichern]
Die Eingabe / Änderung erfolgt sofort

4. Ich möchte alle Noten einer Prüfung verbuchen

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Noten eingeben]
Tragen Sie pro Teilnehmer:in die Bewertungen (entsprechend der Bewertungsart) ein, entweder
- zeilenweise einzeln im Feld Bewertung
- per Import / Export Funktion (ganz unten unter der Liste der Teilnehmer:innen)
Bestätigen Sie alle Eingaben mit der Return-Taste oder mit einem Klick

5. Ich benötige die Notenansicht im PDF

Rufen Sie [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] auf
Wählen Sie ein Semester aus und filtern Sie nach Prüfungsnamen/Prüfungsnummer
Klicken Sie innerhalb der Zeile der Prüfung rechts auf die Funktion [Noten eingeben]
Klicken Sie auf den Auftragsstarter und wählen Sie Notenansicht
Der Download der Notenansicht im PDF startet sofort

4. Meine Veranstaltungen und Prüfungen

Aufruf der Funktion: [Lehrorganisation] > [Meine Veranstaltungen und Prüfungen]. In diesem Bereich werden Ihnen die Reiter Prüfungen / Vertretung und Prüfungsleistungen pro Studierendem angeboten.

Prüfungen / Vertretung

Hier können Sie

(1) Ihre zu vertretenden Prüfungen nach Semester filtern
(2) nach Titel bzw. Prüfungsnummer sortieren
(3) Ihre zu vertretenden Prüfungen nach Prüfer:in einschränken und/oder
(4) die Ergebnismenge durch einen Freitextfilter einschränken

(5) [Funktion Teilnehmerliste / Noten eingeben]

(links): Diese Aktion leitet Sie zur Übersicht aller Teilnehmer:innen der Leistung. Sie können hier unterschiedliche Arten von Teilnehmer:innenlisten, einen (einfachen!) Excel-Export generieren und/oder eine Serien-E-Mail an Teilnehmer:innen verschicken.
(rechts): Diese Aktion leitet Sie zur Übersicht aller Teilnehmer:innen und der Noteneingabemaske. Sie können hier unterschiedliche Arten von Notenspiegeln, einen EvaExam-Export und den detaillierten Excel-Export generieren.

Prüfungsleistung pro Studierendem

(1) Hier können Sie gezielt nach einer Matrikelnummer Ihrer zu vertretenden Leistungen suchen und direkt Noten verbuchen und/oder das Prüfungsdatum ändern. Geben Sie einfach die gewünschte Matrikelnummer ein und bestätigen Sie die Eingabe über [Suchen] oder die Return-Taste.

Ihnen werden sofort passende Leistungen mit Eingabefeldern in tabellarischer Form aufgelistet. Die Ergebnistabelle ist individuell konfigurierbar.

Sie können nicht beliebige Studierende suchen/finden sondern nur Studierende, die auch in Prüfungen angemeldet/zugelassen sind/waren, bei denen der/die Prüfer:in hinterlegt ist den/die Sie vertreten. Falls Sie hier Teilnehmer:innen vermissen, kontaktieren Sie ihr Prüfungsamt.

Das Format des Prüfungsdatums muss TT.MM.JJJJ also z.B. 30.12.2022 sein!

Für eine Bewertung machen Sie Ihre Eingabe in den Feldern Bewertung und Prüfungsdatum und bestätigen diese dann mit einem Klick auf [Speichern] oder der Return-Taste.

5. Die Noteneingabemaske

(1) [Speichern]: speichert die Eingaben
(1) [Änderungen verwerfen]: Setzt alle nicht gespeicherten Eingaben zurück

[Eingabe abschließen] (Funktion deaktiviert)
[Abschließen rückgängig machen] (Funktion deaktiviert)
[Veröffentlichen] (Funktion deaktiviert, Bewertungen werden direkt veröffentlicht)
[Veröffentlichung zurücknehmen] (Funktion deaktiviert, Bewertungen werden direkt veröffentlicht)
[Vorläufig freigeben] (Funktion deaktiviert, Bewertungen werden direkt freigegeben)

6. Der Auftragsstarter

Klicken Sie im Auftragsstarter auf den gewünschten Exporttext. Der Export wird sofort gestartet und die Datei heruntergeladen.

Serien-E-Mail versenden (über die Oberfläche)

Der Auftragsstarter bietet eine E-Mail Versandoption an Teilnehmer:innen der aufgerufenen Prüfung.

In dieser Oberfläche können keine weiteren Empfänger: innen manuell ergänzt werden.

Serien-E-Mail versenden (lokales E-Mail Programm)

Alternativ kann die Serien-E-Mail über ein lokal installiertes Programm (z.B. Mozilla Thunderbird, Mircrosoft Outlook) verschickt werden.

$Serienmail_Lokal.png$

Die E-Mail-Adressen landen dann direkt im (1) BCC-Feld des lokalen Programms. Die weitere Bearbeitung und der Versand der E-Mail erfolgt anschließend dort.

Im lokalen E-Mail-Client können weitere Empfänger: innen manuell ergänzt werden.

Sollte die maximale Länge von 2000 Zeichen überschritten werden, kann die Liste nicht direkt in das lokale Programm übertragen werden und das System bietet alternative Optionen an.

7. Teilnehmer:innen & Bewertungen

Studierende die für diese Leistung mindestens den Status angemeldet/zugelassen haben, werden an dieser Stelle in der Liste aufgeführt. Sie können durch Sie als Prüfervertreter:in eine Bewertung erhalten.

Zu jedem Studierenden sind Matrikelnummer, Name, Studiengang, Rücktrittsstatus, Bewertung, Bonuspunkte, Vermerk, Prüfungsstatus und das Prüfungsdatum angegeben.

Sofern sich ein/e Teilnehmer:in im letzten Prüfungsversuch (Drittversuch) befindet, ist hier ebenfalls ein Hinweis in Form eines gelben Dreiecks zu sehen.

Feldsetzung

Leistungen nacherfassen

Durch die Eingabe und Bestätigung der Matrikelnummer im Feld (1) MatrikelNr. wird der/die Studierende fest in die Liste der Teilnehmer:innen aufgenommen. Im Feld (2) Bewertung wird bewertet.

(□) Der Klick auf die blauen Pfeile lädt nach dem Eintragen der Matrikelnummer bei Bedarf auf die Daten des Studierenden nach.

(□) Im Anschluss kann bewertet werden. Die Eingabe erfolgt über den Knopf [Speichern] oder die Return-Taste.

Ein Löschen nacherfasster Anmeldungen oder Bewertungen ist im Anschluss nicht mehr möglich.

Wenn Sie mehr als 5 Teilnehmer:innen auf einmal anmelden/hinzufügen wollen, empfiehlt sich die Excel-Export/Import Funktion.

8. Import/Export

Bei vielen Anmeldungen und/oder einer längeren Bearbeitungsdauer empfiehlt es sich die Import/Export Funktion der Noteneingabemaske zu nutzen.

Fall 1 (Es sind bereits Teilnehmer:innen vorhanden)

Der Ablauf im Detail:

Rufen Sie die Noteneingabemaske der gewünschten Prüfung mit allen Teilnehmer:innen auf, welche exportiert werden sollen
Klicken Sie auf [Excel-Export]
Öffnen Sie das erhaltene Dokument
Tragen Sie ausschließlich im Feld Bewertung und im Feld Datum die Bewertung der Leistung und das Prüfungsdatum ein
Speichern Sie das bearbeitete Dokument gut auffindbar wieder auf ihrem Dateisystem ab
Rufen Sie die gewünschte Prüfung erneut auf, deren Teilnehmer:innen sie soeben bewertet haben
Klicken Sie auf den Bereich [Hochladen] und wählen Sie das bearbeitete Dokument aus
Klicken Sie auf [Datei importieren]
Prüfen Sie noch einmal ob der Import erwartungsgemäß funktioniert hat
Klicken Sie auf [Speichern]
Das System speichert nun Ihre Eingaben. Ergebnisse werden sofort veröffentlicht/freigegeben

Fall 2 (Es sind noch keine Teilnehmer:innen vorhanden)

Der/die Prüfervertreter:in exportiert sich eine leere Liste mit den Grunddaten um selbst Teilnehmer:innen anzumelden oder ggf. direkt zu bewerten. Es müssen nur Eintragungen in der Spalte Matrikelnummer erfolgen. Soll direkt bewertet werden, müssen ebenfalls Eintragungen in den Feldern Bewertung und Datum erfolgen. Im Anschluss kann die Liste wieder importiert und verbucht werden.

Der Ablauf im Detail:

Rufen Sie die Noteneingabemaske der gewünschten Prüfung ohne Teilnehmer:innen auf, welche neue Anmeldungen erhalten sollen
Klicken Sie auf [Excel-Export]
Öffnen Sie das erhaltene Dokument
Tragen Sie ausschließlich in der Spalte mtknr untereinander die Matrikelnummern ein, die Sie zur Leistung anmelden wollen (das können mehr als 5 sein, ergänzen Sie einfach weitere Zeilen)
Speichern Sie das bearbeitete Dokument gut auffindbar wieder auf ihrem Dateisystem ab
Rufen Sie die gewünschte Prüfung erneut auf, deren leeren Excel-Export Sie soeben bearbeitet haben
Klicken Sie auf den Bereich [Hochladen] und wählen Sie das bearbeitete Dokument aus
Klicken Sie auf [Datei importieren]
Prüfen Sie noch einmal ob der Import erwartungsgemäß funktioniert hat
Klicken Sie auf [Speichern]
Das System speichert nun Ihre Eingaben. Anmeldungen werden sofort veröffentlicht/freigegeben

9. Alle Exporte auf einen Blick

Die wichtigsten Exporte sind

Der EvaExam Export (CSV, wie im QIS-Portal): Wichtig für den Teilnehmer:innen-Import in EvaExam
Die Notenansicht (PDF, wie im QIS-Portal): Wichtig für Notenlisten nach einer Klausur
Die Teilnahmeliste (PDF, wie im QIS-Portal): Wichtig für die Übersicht der Teilnehmer:innen vor einer Klausur
Der Excel-Export (XLS, wie im QIS-Portal): Wichtig für die massenweise Noteneingabe nach der Klausur
Ein einfacher Excel-Export mit selbst konfigurierbaren Exportspalten (XLS). Dieser ist nicht wichtig und eher Nice-to-have. Er bietet eine Export-Funktion der E-Mail Adressen.

In welcher Funktion sind die Exporte zu finden?

	Funktion Noten eingeben	Funktion Teilnehmerliste
EvaExam Export	X
Notenansicht	X
Teilnehmerliste		X
Excel-Export	X
einfacher Excel-Export		X

Was wird exportiert?

	EvaExam Export	Notenansicht	Teilnehmerliste	Excel-Export	einfacher Excel-Export
Format	CSV	PDF	PDF	XLS	XLS
MTKNR*	X	X	X	X	X
Name	X	X	X	X	X
E-Mail	X				X
Abschluss	X	X	X	X	X
STG*	X	X	X	X	X
Versuch	X	X	X	X
Note	X	X		X
P-Datum*		X	X	X
Status		X		X	X
Vermerk		X	X	X

Der einfache Excel Export kann angepasst werden indem Sie weitere Felder ein- oder ausblenden. Klicken Sie hierzu oben rechts auf [Tabelle anpassen].

Rolle Raum-Manager/-in

In der Rolle Raum Manager/-in können Sie die zu Ihrer Organisationseinheit zugehörigen Räume verwalten. D.h. Sie bearbeiten Raumanfragen anderer Organisationseinheiten zur Nutzung Ihrer Räume. Voraussetzung ist, Sie sind im HIS-System als Raum-Manage/-in angelegt und für zu verwaltende Räume zugeordnet.

Hier können Sie Rechte als Raum-Manager/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie https://connect.tu-braunschweig.de/ im Browser auf und melden Sie sich mit Ihrer TUBS-ID an.

2. Rolle auswählen

Wählen Sie die Rolle Raum-Manager/-in aus, sofern Sie mehrere Rollen im Portal haben.

Haben Sie nur diese eine Rolle, wird Ihnen die Auswahl nicht angeboten.

3. Raumanfragemanagement

Aufruf der Funktion: [Organisation] > [Räume und Gebäude] > [Raumanfragemanagement] > [Raumanfragen verwalten]

(1) Status (Radiobutton für offene, zurückgestellte oder bearbeitet Raumanfragen)
(2) Filter für: Semester, Datum, Rhythmus und Wochentag (dient zur Einschränkung der Ergebnisliste)
(3) Auswahl: Damit schränken Sie die Ergebnisse pro Seite ein.
(4) Gruppierung: Damit wird die Ergebnisliste nach Veranstaltung/Prüfung, nach Raum oder ohne eine Gruppierung ausgegeben.
(5) Zusätzlich können Sie die Sortierung vorgeben. Z.B. „Kleinster Raum zuerst“
(6) Erweiterte Suche. Wird unter Punkt 4 erläutert

Spezifische Raumanfrage

Spezifische Raumanfragen sind Anfragen nach konkreten Räumen (über die Raumbezeichnung).

(7) Ergebnisliste der Raumanfragen
(8) Filter: Hier kann die Ergebnisliste noch weiter eingeschränkt werden.
(9) Aktionen pro Anfrage. Wird später unter Punkt 5 erläutert.

Unspezifische Raumanfrage

Unspezifische Raumanfragen sind Anfragen nach Räumen mit bestimmten Ausstattungsmerkmalen und Sitzplatzanzahl, aber ohne konkrete Raumbezeichnung.

(7) Ergebnisliste der Raumanfragen
(8) Filter: Hier kann die Ergebnisliste noch weiter eingeschränkt werden.
(9) Aktionen pro Anfrage. Wird später unter Punkt 5 erläutert.

Ist eine Bemerkung für eine Raumanfrage hinterlegt, wird diese als Tooltip angezeigt. Sie bekommen also den Text eingeblendet, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Icon gehen und kurz warten. Die Bemerkung erscheint dann in einem dunklen Rechteck: .

4. Erweiterte Suche

(1) Reiter: Anfragebezogene Filterkriterien wie z.B. Terminabweichungen. Es können auch mehrere Kriterien ausgewählt werden.
(2) Reiter: Terminbezogene Filterkriterien wie z.B. Datum, Rhythmus und Wochentag
(3) Reiter: Veranstaltungs-/ Prüfungsbezogene Filterkriterien wie z.B. nach Veranstaltungsart
(4) Reiter: Personenbezogene Filterkriterien wie z.B. nach Dozent:in
(5) Für jeden Reiter existieren unterschiedliche Auswahlen und Filteroptionen

5. Aktionen beim Raumanfragemanagement

In der Ergebnisliste der Raumanfragen existieren pro Raum unterschiedliche anklickbare Aktionen. Diese stehen für die folgenden Aktionen:

Raumanfrage erfüllen
Alternativen Raum zuordnen
Raumanfrage zurückstellen
Raumanfrage ablehnen

6. Alternativen Raum zuordnen

Hier ist eine detaillierte Raumsuche vorgeschaltet. Die Suchkriterien, die der Anfragende eingegeben hat, um den angefragten Raum zu finden wird unter den Punkten (2-7) schon vor belegt. Damit kann der/die Raum-Manager/-in, genau mit diesen gewünschten Kriterien einen geeigneten Raum suchen.

(1) Raumfilter: In der Rolle Raum-Manager/-in wird die Option Meine freien Räume vorausgewählt
(2) Filter für:

Typ: Auswahl zwischen Raum, Raumkomposition oder Raumsegment
Bezeichnung: Freitextfeld
Anzahl Sitzplätze: Numerisch mit Vergleichsoperatoren z.B. „>=70“ Sitzplätze für mindestens 70 Personen
Ausstattung: Auswahl verschiedener Eigenschaften z.B. „Kreidetafel >=1“ Raum mit mindestens einer Kreidetafel
Raumnutzungsart: Auswahl

(3) Mehrfachauswahl: Veranstaltungs- und/oder Büroraum
(4) Zugehörige Organisationseinheit: Auswahl der Einrichtung(en)
(5) Campus: Auswahl der Campus
(6) Gebäude: Auswahl verschiedener Gebäudestandorte
(7) Raumverwaltung: Diese Auswahl macht für die Rolle Raum-Manager/-in keinen Sinn, da unter (1) keine Auswahl für „Freie anfragebare Räume“ existiert.
(8) Suche ausführen: Bei jeder Änderung der Suchkriterien muss immer auf diesen Knopf geklickt werden, damit eine neue (den Suchkriterien angepasste) Ergebnisliste erstellt wird.

(9) Ergebnisliste: Mit einem Klick auf den Knopf Raum zuweisen kann der aufgelistete alternative Raum zugeordnet werden.
(10) Anzahl der Sitzplätze im ausgelisteten Raum
(11) Angabe ob weitere (parallele) Anfragen für diesen Raum mit einer Terminüberschneidung bestehen

7. Raumsuche

Aufruf der Funktion: [Organisation] > [Räume suche] . Es öffnet sich eine Suchmaske.

(1) Suchbegriffe: Freitextfeld. Im einfachsten Fall können Sie einen Kurztext für die Raumsuche angeben.
(2) Ein Klick auf [Erweiterte Suche] öffnet weitere Filter. So können Sie die Suche noch weiter einschränken z.B. nach Organisationseinheit

8. Sonderveranstaltungen

Sonderveranstaltungen anlegen

Alle Felder mit einem Stern (*) sind Pflichtfelder und müssen vor dem Speichern ausgefüllt werden.

Hier bitte KEINE Prüfungen anlegen, da diese schon von anderen Rollen angelegt werden und Teil des Curriculums sind.

Sonderveranstaltungen bearbeiten

Der Bearbeitung von Sonderveranstaltungen ist eine Suchmaske vorgeschaltet:

Bei Aufruf der gesuchten Sonderveranstaltung erscheint die Bearbeitungsmaske:

Rolle Student/-in

Anmelden im System

Als erstes müssen Sie sich in dem System unter folgenden Link https://connect.tu-braunschweig.de anmelden, indem Sie bei [Benutzererkennung] Ihre y-Nummer und bei [Passwort] Ihr Passwort eintragen.

Startseite personalisieren

Sie können die Startseite individuell personalisieren. Gehen Sie dafür auf [Startseite personalisieren].

Sie können Ihre gewünschten Portlets hinzufügen, indem sie auf [Portlet hinzufügen] klicken.

Zusätzlich kann die Anordnung des Portlets durch Drag and Drop angepasst werden.

Sie können zwischen verschiedenen Spalten wählen. Gehen Sie dafür auf [Zwei Spalten] und wählen Sie das gewünschte Layout aus.

Zusätzlich können Sie mehrere Registerkaten anlegen.
Gehen Sie dafür auf das [+], geben Sie der neuen Registerkarte einen Namen und klicken Sie auf [Anlegen].

Prüfung anmelden

Unter [Mein Studium] finden Sie [Studienplaner mit Modulplan], dort können Sie sich für die Prüfungen anmelden.

Falls Sie in mehrere Studiengänge eingeschrieben sind, wählen Sie den Studiengang aus, indem Sie die Prüfung ablegen wollen. Im 2-Fächer-Bachelor bitte immer das Hauptfach auswählen.

Klappen Sie das Modul mithilfe des [Pfeils] vor dem Namen des gewünschten Moduls auf, damit der Button [Anmelden] erscheint. Hier können Sie sich für die gewünschte Prüfung anmelden.

Hinweis: Sollte Ihnen auffallen, dass neben einer Prüfung nicht der Button [Anmelden] erscheint, prüfen Sie, ob es in diesem Fall mehrfach zugeordnete Elemente gibt (zwei Pfeile vor dem Namen der Prüfung). Ist dies der Fall, können Sie sich für die Prüfung trotzdem anmelden, indem Sie entweder die Detailansicht der Prüfung durch [Lupe] aufrufen und sich darüber anmelden oder bis zum globalen Überlaufkonto runterscrollen und dort den Button [Anmelden] drücken. In beiden Fällen wird die Anmeldung im richtigen Bereich vorgenommen (und nicht im globalen Überlaufkonto).

Sie müssen die rechtlichen Hinweise akzeptieren und auf [Weiter] klicken.

Klicken Sie noch einmal auf [Anmelden].

Wenn Sie sich für eine Prüfung angemeldet haben, bekommen Sie eine Bestätigung.

Sie können überprüfen, ob Ihre Anmeldung erfolgreich war, indem Sie unter dem Reiter [Angemeldete Prüfungen und belegte Veranstaltungen] die angemeldete Prüfung sehen. Dies ist in dieser Anleitung weiter unten beschrieben.

Prüfung abmelden

Die Prüfungsabmeldung funktioniert in gleicher Art und Weise wie die Prüfungsanmeldung.
Klicken Sie auf [Abmelden].

Sie müssen auch hier nochmal die rechtlichen Bedingungen akzeptieren und auf [Weiter] klicken.

Klicken Sie noch einmal auf [Abmelden].

Auch hier bekommen Sie eine Bestätigung für die Prüfungsabmeldung.

Wahlfächer anmelden

Einige Prüfungen sind für die gesamte Hochschule zur Anmeldung freigegeben. Wenn Sie eine solche Prüfung anmelden wollen, die nicht zu Ihrem Studiengang gehört, klicken Sie auf [Wahlfächer anmelden].

Stundenplan erstellen

Sie können Ihre einzelnen Veranstaltungen in Ihrem Stundenplan einfügen. Dazu müssen Sie in die Veranstaltungsdetailansicht gehen.
Es existieren verschiede Wege/Varianten, um die Detailansicht einer Veranstaltung anzeigen zu lassen.

Für die erste Variante gehen Sie bei [Mein Studium] auf [Studienplaner mit Modulplan].

Suchen Sie die gewünschte Veranstaltung und wählen Sie diese aus.

Bitte wählen Sie das richtige Semester aus!

Für die zweite Variante gehen Sie dafür auf [Studienangebot] und klicken Sie auf [Veranstaltung suchen].

Sie können entweder das Feld [Suchbegriff/-e] leer lassen und sich alle Veranstaltungen, die hinterlegt wurden, anzeigen lassen oder in dem Feld [Suchbegriff/-e] die gewünschte Veranstaltung eingeben und dann auf [Suchen] klicken.

Klicken Sie auf die gewünschte Veranstaltung.

Sie können sich die Veranstaltung in ihren Stundenplan vormerken. Klicken Sie dafür auf [Für Stundenplan vormerken].

In der Detailansicht einer Veranstaltung gibt es einen Link, der direkt zu dieser Veranstaltung in Stud.IP führt.

Sie finden Ihre eingefügten Veranstaltungen unter [Stundenplan].

Angemeldete Prüfungen und belegte Veranstaltungen

Unter [Mein Studium] finden Sie unter [Angemeldete Prüfungen und belegte Veranstaltungen] Ihre angemeldeten Prüfungen sowie Ihre belegten Veranstaltungen.

Sie finden hier eine Übersicht über Ihre angemeldeten Prüfungen und belegten Veranstaltungen.

Leistungen

Unter dem Reiter [Mein Studium] finden Sie unter [Leistungen] Informationen bezüglich Ihrer erbrachten Leistungen.

Dort können Sie den Notenspiegel und die angemeldete Prüfungen als PDF-Dokument downloaden.

Bescheide

Gehen Sie auf [Studienservice] und dann auf den Reiter [Bescheide/Bescheinigungen].

Sie finden dort alle Bescheinigungen.

Zahlungen

Gehen Sie auf [Studienservice] und dann auf den Reiter [Zahlungen].

Sie finden dort den Betrag, den Sie für das kommende Semester bezahlen müssen sowie die Beiträge, die Sie in den vergangenen Semestern bereits bezahlt haben.

Studentische Daten einsehen/ändern

Um Ihre studentischen Daten einzusehen oder diese zu verändern, gehen Sie unter [Studienservice] auf [Kontaktdaten].

Sie können über den [Stift] Ihre Daten ändern/anpassen.

Studienbewerbung

Wenn Sie sich für Studiengänge bewerben möchten, gehen Sie auf [Studienangebo] und auf [Studienbewerbung].

Hochschulstrukturen anzeigen

Gehen Sie auf [Organisation] und dann auf [Hochschulstruktur anzeigen], um sich die Hochschulstruktur anzuschauen.

Rolle Student/-in (English)

Register to the System

First, you have to log in to the system at the following link https://connect.tu-braunschweig.de/qisserver/pages/cs/sys/portal/hisinoneStartPage.faces [User ID] is your y-number and [Password] your password.

Personalize start page

You can personalize the start page individually. Go to [Personalize start page].

You can add your favorite portlet by clicking on [Add portlet].

Additionally, you can customize the portlet arrangement, by drag and drop.

You can choose between diﬀerent columns. To do this, go to [Two Columns] and select the layout you want.

In addition, you can create multiple tabs.
Choose [+], give the new tab a title and click on [Create].

Registering an exam

Under [My studies] you will ﬁnd [Study planner with module plan], there you can apply for exams.

If you are enrolled in more than one degree program, select the degree program in which you want to take the exam.

Open the module using the [arrow] in front of the name of the desired module so that the [Apply] button appears. Click the button to register.

If you notice that no [Apply] button appears next to an exam, check if there are multiple assigned items in this case (two arrows in front of the exam name). If this is the case, you can still log in the exam by either going to the exam detail view (magnifying glass) and apply via that, or by scrolling down to the global overﬂow account and pressing the log in button there. In both cases, the registration will be done in the correct section (and not in the global overﬂow account).

You have to accept the legal notice and click on [Next].

Click on [apply] once again.

If you have successfully registered for an exam, you will receive a conﬁrmation.

You can check whether your registration was successful by viewing the registered exam under the [Registered exams and registered courses] tab. This is described further down in these instructions.

Deregistering an exam

The exam deregistration works in the same way as the exam registration. Click on [Sign oﬀ].

$Student_Englisch_14.PNG$

Click on [Sign oﬀ] once again.

Again, you will receive a conﬁrmation for the exam deregistration.

Register for electives

Some exams can be registered by every student. If you want to register an exam, which doesn't belong to your study course, choose [Register for electives].

Create timetable

You can add your individual events to your timetable. To do this, you must go to the event detail view.
There are different ways/variants to display the detailed view of a course.

For the first option, go to [My studies] and click on [Planner of studies].

Search for the desired event and select it.

Please select the correct semester!

For the second option, go to [Studies offered] and click on [Search of courses].

You can either leave the [Search terms] field empty and display all events that have been entered or enter the desired event in the [Search terms] field and then click on [Search].

Click on the desired event.

You can make a note of the event in your timetable. To do this, click on [pre-booking for schedule].

In the detailed view of a course there is a link that leads directly to this course in Stud.IP.

You can find the courses you have added under [Schedule].

Registered exams and attended courses

Under [My studies], you will ﬁnd [Registered exams and attended events].

There, you can download the grade report and registered exams as a PDF document.

Services

Under the [My studies] tab, you will find information about your achievements under [Achievements].

There you can download the transcript of records and the registered examinations as a PDF document.

Reports /Certiﬁcates

Go to [My Studies] select [Student Service] and then to the tab [Requested Reports / Reports].

You will ﬁnd all reports.

Payments

Go to [My Studies] select [Student Service] and then to the tab [payment].

There you will ﬁnd the amount you have to pay for the coming semester and the amount you paid in previous semesters.

View / change contact data

Go to [My Studies] select [Student Service] and then to the tab [contact data].

You can edit your data clicking on the pencil icon.

Application

Go to [Studies oﬀer] select a degree program and apply.

Organisation

Go to [Organization] and then to [Show university structure].

Rolle Studienkoordinator/-in

In der Rolle Studienkoordinator/-in können Sie semesterunabhängige Veranstaltungen anlegen/bearbeiten und in die Prüfungsordnung einhängen. Voraussetzung ist, Sie sind im HIS-System als Studienkoordinator/-in angelegt und Organisationseinheiten zugeordnet.

Hier können Sie Rechte als Studienkoordinator/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie https://connect.tu-braunschweig.de/ im Browser auf und melden Sie sich mit Ihrer TUBS-ID an.

2. Rolle auswählen

Wählen Sie die Rolle Studienkoordinator/-in aus, sofern Sie mehrere Rollen im Portal haben.

Haben Sie nur diese eine Rolle, wird Ihnen die Auswahl nicht angeboten.

3. Bearbeiten von vorhandenen semesterunabhängigen Veranstaltungen (SUV)

1. Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente bearbeiten] aufrufen. Es öffnet sich eine Suchmaske.

2. Typ Veranstaltung wählen und Suche über Nummer und/oder Titel einschränken.
3. Suche durch Klick auf den Knopf [Suchen] ausführen

Durch einen Klick auf [Erweiterte Suche] können Sie viele weitere Felder für die Suche einblenden.

4. Sie erhalten eine anpassbare Ergebnisliste die zu Ihren Suchkriterien passt:

5. Über den Knopf [Bearbeiten] gelangen Sie zur Bearbeitungsmaske:

6. Im Reiter [Grunddaten] bearbeiten Sie nun

Teilnahmepflicht: PF oder WP auswählen, da alles andere nicht ausgewertet wird. Hilft z.B. den Stundenplanenden beim Auflösen von Konflikten. Bei Pflichtfächern (PF) sollte ein überschneidungsfreier Stundeplan ermöglicht werden.
Angebotsfrequenz: Bei den Angebotsfrequenzen „jedes 2 Semester“ bzw. „alle 2 Jahre“ können die Angebotsfrequenz auch, je nach Semesterangebot, auf „nur im Wintersemester“, „nur im Sommersemester“, „WSem alle 2 Jahre“ bzw. „SSem alle 2 Jahre“ ersetzt werden. Damit erhöhen Sie die Aussagekraft.
Empfohlenes FS (Fachsemester):
Eingabe hilft beim Erstellen von Stundenplänen, Studiengangsplänen und beim Auflösen von Konflikten.
Lehrsprache: Eventuell müssen Sie eine weitere Lehrsprache hinzufügen.

7. Speichern Sie die Eingaben über den Knopf [Speichern].

4. Anlegen von semesterunabhängigen Veranstaltungen (SUV)

Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente anlegen] aufrufen.
Elementtyp Veranstaltung wählen. Es öffnen sich weitere Masken. Alle Felder mit einem Stern * sind Pflichtfelder und müssen gefüllt werden, um das Element speichern zu können.

Beim Anlegen achten Sie bitte auf folgende Hinweise:

Nummer: Bitte nutzen Sie für die Nummernvergabe unseren Nummerngenerator, den Sie wie folgt starten:
1. Sie geben im Feld Nummer die 4-stellige Zahl für Ihre Fachrichtung + Ihr Institut ein und füllen die weiteren mit * gekennzeichneten Pflichtfelder aus, mindestens jedoch noch das Feld Titel. Dann bitte [Speichern] anklicken.
2. Nach dem Speichern wurde dann die vollständige 10-stellige Nummer im Feld Nummer generiert. Das System sucht automatisch nach der nächsten freien Nummer hinter dem Präfix (Zehner-Nummern sind für Module reserviert und werden übersprungen).
3. Zusätzlich wurde die Nummer ergänzt durch -V und automatisch im Feld Eindeutiger Schlüssel eingetragen!
Langtext: Der Langtext des Elementtitels sollte als Ergänzung „- + die ausgewählte Veranstaltungsart“ erhalten.
1. Beispiel 1:
  - Titel: Mikrobiologie
  - Veranstaltungsart: Seminar
  - Kombinierter Langtext: Mikrobiologie - Seminar
2. Beispiel 2:
  - Titel: Allgemeine Literatur
  - Veranstaltungsart: Vorlesung
  - Kombinierter Langtext: Allgemeine Literatur - Vorlesung
Prfgcode/Modulnr/Kurzbezeichnung: Sprechende Nummer aus dem alten MHB (Beispiel: GE-SuS-000001) eintragen.
Alle weiteren Eintragungen müssen Sie entsprechend Ihren Veranstaltungsdetails ergänzen.

Der Typ eines PO-Elements lässt sich nachträglich nicht mehr ändern. Die Empfehlungen von der SUV-Bearbeitung sollten auch beim Anlegen von neuen SUVs übernommen werden.

Das Einhängen der SUV in die PO-Struktur ist sofort möglich (sofern Sie wissen was Sie tun und sich sicher fühlen). Dieses Vorgehen wird in der Anleitung Anlegen einer neuen Prüfungsordnung beschrieben.

Importfreigabe einer Veranstaltung für eine andere Einrichtung erteilen

Möchte eine andere Organisation dieses Element in die eigene Prüfungsordnung mit einhängen, so muss dieses explizit durch eine Freigabe des Elementes in der Registerkarte "Importfreigabe" geschehen.

(1) Importfreigabe für die Veranstaltung für eine andere Organisationseinheit (OE) erteilen
(2) Schnellsuche nach der OE, die die Veranstaltung importieren darf

(

(1) Einrichtungsart auswählen
(2) Suche anklicken

(1) Entsprechende Einrichtung anhaken, auch Mehrfachauswahl möglich
(2) Zur Zwischenablage hinzufügen“ anklicken
(3) Schließen-Button anklicken

(1) In der Zwischenablage befindet sich nun die angehakte Einrichtung
(2) Im Reiter Importfreigabe auf Link „Hinzufügen“ klicken

(1) Anzeige der Einrichtung, für die die Importfreigabe erteilt werden soll
(2) Eingabe eines Kommentars möglich
(3) Freigeben-Button anklicken

5. Veranstaltungen zuordnen zu Besonderen Verzeichnisse

Funktion [Lehrorganisation] > [Vorlesungsverzeichnis bearbeiten] aufrufen. Es öffnet sich eine Baumstruktur.

(1) Gewünschtes Semester auswählen
(2) Funktion [Neues Element unterhalb einfügen] auf Ebene Besondere Verzeichnisse aufrufen. Es öffnet sich eine neue Maske.

Typ und Position

(1) Elementtyp Veranstaltung auswählen.
(2) Position Als Kind einfügen auswählen
(3) Über den Knopf [Weiter] bestätigen

Suche / Auswahl treffen

(1) Zum Auffinden der gewünschten Veranstaltung (bzw. des Elements) die Suche über die Filter einschränken.
(2) Gewünschte(s) Element(e) über die Checkboxen markieren.
(3) Die Auswahl über den Knopf [Speichern] bestätigen. Die Auswahl wurde im Vorlesungsverzeichnis ergänzt.

6. Anlegen einer Prüfungsordnung

Zum Anlegen einer neuen Prüfungsordnung, folgen Sie bitte dem Leitfaden Anlegen einer neuen Prüfungsordnung.

Rolle Stundenplaner/-in

In der Rolle Stundenplaner/-in führen Sie die Semesterplanung für Veranstaltungen durch, indem Sie Veranstaltungsinhalte bearbeiten sowie Termine und Raumzuweisungen bzw. Raumanfragen vornehmen.

Hier können Sie Rechte als Stundenplaner/-in für das Portal TUconnect beantragen, sofern noch nicht vorhanden.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie https://connect.tu-braunschweig.de/ im Browser auf und melden Sie sich mit Ihrer TUBS-ID an.

2. Rolle auswählen

Wählen Sie die Rolle Raum-Manager/-in aus, sofern Sie mehrere Rollen im Portal haben.

Haben Sie nur diese eine Rolle, wird Ihnen die Auswahl nicht angeboten.

3. Veranstaltungen und Prüfungen meiner Organisationseinheit (OE) suchen und bearbeiten

Allgemein: Eine Freigabe wird benötigt, damit Gäste/Studierende usw. im jeweiligen Semester die Veranstaltung sehen können und damit sie nach Stud.IP übertragen wird.

4. Excel-Exporte der Veranstaltungen

Excel-Export „Liste der geplanten Veranstaltungen

(1) Anklicken [Liste der geplanten Veranstaltungen]
Das Ergebnis ist eine Excel-Liste aller geplanten Veranstaltungen der zuvor angegebenen Einrichtung in dem zuvor angegebenen Semester.

Für diesen Export muss zuvor in der Funktion [Veranstaltung bearbeiten] das gewünschte Semester und die gewünschte Einrichtung eingegeben werden!

Erzeugter Excel-Export

Excel-Export „Veranstaltungen meiner Einrichtung“

Erzeugter Excel-Export

5. Raum zuweisen

Raum zuweisen ist eine Funktion, die nur für eigene Räume (also Räume der eigenen Organisationseinheit möglich ist). Fremde Räume (anderer Organisationseinheiten) müssen angefragt werden.

Mit Rolle Stundenplaner/-in)

(1) Im Reiter [Termine & Räume] der Veranstaltungsbearbeitung rufen Sie die Funktion [Raum zuweisen] auf. Es öffnet sich eine neue Maske mit einer detaillierten Raumsuche.

(1) Als Raumfilter Freie Räume in einem Fachbereich auswählen
(2) Suche optional durch weitere Parameter einschränken
(3) Suche unter Berücksichtigung der gewünschten Einschränkung (nicht zwingend erforderlich) ausführen

Im Bereich Gefundene Räume werden nun Räume aufgelistet, die Ihren Suchkriterien entsprechen und zum angegebenen Termin verfügbar sind:

(1) Durch Klick auf den Knopf [Raum zuweisen] wir der Raum der zuvor gewählten Parallelgruppe der Veranstaltung zugewiesen.

Mit der Rollenkombination Stundenplaner/-in und Raum-Manager/-in

(1) Als Raumfilter Meine freien Räume auswählen
(2) Suche optional durch weitere Parameter einschränken
(3) Suche unter Berücksichtigung der gewünschten Einschränkung (nicht zwingend erforderlich) ausführen

Im Bereich Gefundene Räume werden nun Räume aufgelistet, die Ihren Suchkriterien entsprechen und zum angegebenen Termin verfügbar sind:

(1) Durch Klick auf den Knopf [Raum zuweisen] wir der Raum der zuvor gewählten Parallelgruppe der Veranstaltung zugewiesen.

6. Raum anfragen

Räume anfragen ist eine Funktion, die nur für fremde Räume (also Räume einer anderen Organisationseinheit) notwendig ist. Räume der eigenen Organisationseinheit können selbst zugewiesen werden.

(1) Als Raumfilter Freie anfragbare Räume auswählen
(2) Suche optional durch weitere Parameter einschränken
(3) Suche unter Berücksichtigung der gewünschten Einschränkung (nicht zwingend erforderlich) ausführen

(1) Gewünschte Räume über die Checkbox markieren
(2) Alle markierten Räume werden über den Klick auf [Ausgewählte Räume anfragen] angefragt
(3) Anzeige ob bereits parallel weitere Raumanfragen für diese Räume existieren

7. Meine Raumanfragen

Funktion [Lehrorganisation] > [Meine Raumanfragen] aufrufen. Sie erhalten eine Liste aller selbst gestellten Raumanfragen.

(1) Filter: Semesterauswahl
(2) Funktionen zum Ein- und Ausblenden bestimmter Tabellenspalten und zum Ein- und Ausblenden der Filter über den Tabellenspalten
(3) Filter: Auswahl der Veranstaltungsart, Titel und spezieller Raum
(4) Link zur Veranstaltungsbearbeitung
(5) Link zu den Raumdetails
(6) Aktueller Status der Raumanfrage
(7) Funktion: [Raumanfrage zurückziehen]

8. Raumanfragen bearbeiten

Sobald Räume zu einer Lehrveranstaltung angefragt wurden, können diese Anfragen weiter spezifiziert werden. Über die Funktion [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen und Prüfungen meiner Organisationseinheit] rufen Sie die Veranstaltungsbearbeitung auf und wechseln in den Reiter [Termine & Räume].

(1) Der Klick auf den Knopf in der Spalte Anfragestatus, öffnet eine weitere Maske.

(1) Priorität der Raumanfrage einstellbar (1=hohe Priorität, 5=niedrige Priorität). Sichtbar durch Raum-Manager/-in.
(2) Freitextfeld für Bemerkungen. Sichtbar durch Raum-Manager/-in.
(3) Raumanfrage kann wieder zurückgezogen werden.
(4) Abschließendes [Speichern] der Änderungen

9. Raum unspezifisch anfragen

Raumanfragen können ebenfalls unspezifisch gestellt werden. Es werden also keine spezifischen Räume angefragt sondern über die gewünschten Eigenschaften angefragt. Über die Funktion [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen und Prüfungen meiner Organisationseinheit] rufen Sie die Veranstaltungsbearbeitung auf und wechseln in den Reiter [Termine & Räume].

(1) Über die Funktion [Raum unspezifisch anfragen] können Räume über eine Sammlung von Eigenschaften angefragt werden. Es öffnet sich eine neue Maske.

(1) Pflichtangabe*: Anzahl der Sitzplätze
(2) Durch Klick auf den Knopf [Raum unspezifisch anfragen] wird der Raum angefragt.

(1) In der Liste der Funktion [Lehrorganisation] > [Meine Raumanfragen] ist eine unspezifische Raumanfrage erkennbar an der Liste der Eigenschaften in der Spalte Angefragter Raum.

10. Konflikte

Das System kennzeichnet unterschiedliche Konflikte mit verschiedenen Icons. Damit können Sie die Konflikte erkennen und diese dann manuell auflösen. Die Zahl vor dem Konflikt-Icon beziffert die Anzahl der vom Konflikt betroffenen Termine.

Personenkonflikte

Raumkonflikte

11. Warnhinweise

12. Freigabekennzeichen für Parallelgruppen setzen

Allgemein: Eine Freigabe wird benötigt, damit Gäste/Studierende/usw. im jeweiligen Semester die Veranstaltung sehen können. Nur freigegebene Parallelgruppen werden nach Stud.IP synchronisiert.

In der Veranstaltungsbearbeitung muss der Reiter [Semesterabhängige Veranstaltungen] aufgerufen werden.

(1) Freigabekennzeichen für einzelne Parallelgruppen bearbeiten.
(2) Freigabekennzeichen für alle (hier aufgelisteten) Parallelgruppen bearbeiten.

Einzelne Parallelgruppen

Beim Klick auf die Verknüpfung in der Spalte Parallelgruppe einer einzelnen Parallelgruppe öffnet sich eine neue Maske.

Dort können Grunddaten und der Freigabestatus (in Bearbeitung oder freigegeben) für genau eine Parallelgruppe gesetzt werden. Die Einstellung muss im Anschluss durch den Knopf [Speichern] gespeichert werden.

Alle Parallelgruppen

Beim Klick auf den Knopf [Freigabekennzeichen bearbeiten] (über der Tabelle) öffnet sich eine neue Maske.

Dort kann der Freigabestatus (in Bearbeitung oder freigegeben) für alle Parallelgruppen in dieser Tabelle auf einmal gesetzt werden. Die Einstellung muss im Anschluss durch den Knopf [Speichern] gespeichert werden. Im Anschluss befinden sich alle Parallelgruppen im gespeicherten Freigabestatus.

Eine freigegebene Parallelgruppe kann auch weiterhin vom Stundenplaner bearbeitet werden bis auf den Terminsatz, wenn für diesen bereits ein Raum angefragt wurde. Hier können nur noch die „Erwartete Teilnehmer-Anzahl“ und die Akad. Zeit bearbeitet werden. Ein Stundenplaner kann das Freigabekennzeichen für eine Parallelgruppe auch zurückziehen.

ACHTUNG: Hat ein Studierender sich bereits einen Stundenplan erstellt mit der betreffenden Veranstaltung, so verschwindet diese Veranstaltung aus seinem Stundenplan, wenn die Freigabe zurückgezogen wird.

13. Massenweise Bearbeitung von Veranstaltungen

Funktion [Lehrorganisation] > [Veranstaltungen] > [Massenweise Bearbeitung von Veranstaltungen] aufrufen. Es öffnet sich eine Suchmaske.

(1) Eigene Organisationseinheit auswählen und Suche über die Filter wunschgemäß einschränken.

Die Ausführung der Suche führt zu einer Liste der Veranstaltungen (gemäß Filter), die nun massenweise bearbeitet werden können.

(1) Über die Checkboxen am Anfang der Zeile können die zu bearbeitenden Veranstaltungen ausgewählt werden. Über [Alle auswählen] markieren Sie alle (die durch die Suche gefunden wurden). [Auswahl löschen] wählt die gesamte Auswahl wieder ab.
(2) Im Dropdown Menü wird die gewünschte Aktion bzw. Massenzuordnung ausgewählt.

Direkt nach Auswahl der Aktion, öffnet sich eine neue Maske (passend zur ausgewählten Aktion)

Dozent/-in (verantwortlich) zuordnen

(1) Liste bereits zugeordneter Personen
(2) Liste weiterer Personen, die über den Knopf + zugeordnet werden können. Die Suche kann über Filter weiter eingeschränkt werden.

Dozent/-in (durchführend) zuordnen

Stundenplaner_33_Veranstaltungsbearbeitung_massenweise_Dozentin_durchführend.png

(X) Für zwei (verschiedene) zuvor ausgewählte Lehrveranstaltungen soll eine neue durchführende Dozent/in zugeordnet werden.

Freigabekennzeichen bearbeiten

Für alle zuvor ausgewählten Lehrveranstaltungen kann der Status des Freigabekennzeichens geändert werden auf In Bearbeitung oder freigegeben .

14. Sonderveranstaltungen

Sonderveranstaltungen anlegen

Alle Felder mit einem Stern (*) sind Pflichtfelder und müssen vor dem Speichern ausgefüllt werden.

Sonderveranstaltungen bearbeiten

Der Bearbeitung von Sonderterminen ist eine Suchmaske vorgeschaltet:

Bei Aufruf der gesuchten Sonderveranstaltung erscheint die Bearbeitungsmaske:

15. Vorlesungsverzeichnis anzeigen

Funktion [Studienangebot] > [Vorlesungsverzeichnis anzeigen] aufrufen. Es öffnet sich eine Baumstruktur.

Über die Pfeile ist es möglich sich über die verschiedenen Ebenen (Studiengang > Prüfungsordnung > Konto > Modul > Veranstaltung) bis zu den Parallelgruppen und Terminen durchzuklicken.

Rolle Department-Personen-Manager/-in

Die Rolle Department-Personen-Manager/-in kann für Personen, die schon im TUconnect (HISinOne) hinterlegt sind und zu der eigenen oder zu einer untergeordneten Einrichtung gehören, Personendaten sehen und diese teilweise bearbeiten.

Diese Rolle dient insbesondere für die Zuordnung ausgewählter Rollen zu vorhandenen Personen oder deren Rücknahme.

Wir empfehlen, die Rücknahme von Rollen über den Ablauf von "Gültig bis" vorzunehmen. Dann können später Änderungen an Daten besser nachvollzogen werden.

Die Rolle soll nur auf Fakultätsebene vergeben werden (Fakultätsgeschäftsführende) und evtl. an einzelne Mitarbeitende aus den Fakultäten.

Bitte beachten Sie, dass wenn die Person noch nicht im TUconnect (HISinOne) hinterlegt ist, wir Administratoren die Person erst anlegen müssen. Dafür benötigen wir die TUBS-ID (Login) der neuen Person. Haben wir die betreffende Person in TUconnect angelegt, werden wir Sie darüber informieren, damit Sie dann die gewünschte/n Rolle/n dieser Person zuordnen können.

1. Im Portal anmelden

(1) Rufen Sie https://connect.tu-braunschweig.de/ im Browser auf und melden Sie sich mit Ihrer TUBS-ID an.

2. Rolle wechseln

(1) Wählen Sie die Rolle Department-Personen-Manager/-in aus, sofern Sie mehrere Rollen im Portal haben.
Haben Sie nur diese eine Rolle, wird Ihnen die Auswahl nicht angeboten.

3. Wichtige Reiter

(1) Organisation
(2) Administration

4. Organisation

Unter diesen Menüpunkt sind folgende Unterpunkte enthalten:
• Personen
• Hochschulstruktur anzeigen

5. Personen

Unter Personen gibt es nur einen Link. Dieser führt zu dem Menüpunkt [Personen bearbeiten].

6. Personen bearbeiten

Aufruf der Funktion: [Organisation] > [Personen] > [Personen bearbeiten].
Es ist eine Suchfunktion vorgeschaltet.

7. Ergebnisliste der Personensuche

(1) Sie können dann entweder auf den Stift oder auf den Nachnamen der gewünschten Person klicken, um das Formular für die Personenbearbeitung zu öffnen.

8. Bearbeitung einer ausgewählten Person

(1) Es können keine Grunddaten von Personen geändert werden.
Es werden aber Grunddaten angezeigt wie:
Nachname
Vorname
Geschlecht
Akademischer Grad
…
zusätzlich, wenn diese Person als Studierende in der TU eingeschrieben sind oder waren
Geburtsdatum
Geburtsort
Geburtsland
Staatsangehörigkeit
Matrikelnummer
(2) Weitere Reiter. Hier können Daten betrachtet (Attribut) oder geändert werden.

9. Reiter: Attribut

Hier können nur vorhandene Daten betrachtet werden.

10. Personalhandbuch erstellen

(1) Wenn keine Daten vorhanden sind, müssen Sie zuerst ein Personalhandbuch erstellen.

11. Personalhandbuch bearbeiten und ggf. PDF erstellen

(1) Sie können die einzelnen Punkte bearbeiten und dann abspeichern. Folgende Punkte stehen Ihnen zur Verfügung:
• Fachgebiet
• Akademischer Werdegang
• Berufstätigkeit
• Forschungs- und Entwicklungsvorhaben der letzten 5 Jahre
• Kooperationen mit der Praxis der letzten 5 Jahre
• Publikationen
• Tätigkeiten in Fachorganisation und akademischer Selbstverwaltung der letzten 5 Jahre
(2) Hier können Sie für die Person das Personalhandbuch ausgeben.

Hinweis: Sie können pro Prüfungsordnung ein Personalhandbuch erzeugen. Hier werden allerdings nur Personen aufgelistet, für die ein Personalhandbuch angelegt wurde und den untergeordneten semesterunabhängigen Veranstaltungen unter Zuständigkeiten als Lehrende/-r zugeordnet wurden. Um diese Zuordnung zu erstellen, muss die Person die Rolle Lehrperson besitzen.

12. Reiter: Rollen und Rechte

(1) Hier können Sie eine neue Rolle der ausgewählten Person zuordnen.
(2) Setzen Sie die Gültigkeit.
(3) Hier könnten Sie die Rolle löschen.

Wir empfehlen, die Rücknahme von Rollen über den Ablauf von "Gültig bis" vorzunehmen. Dann können später Änderungen an Daten besser nachvollzogen werden.

13. Rolle hinzufügen

(1) Rolle auswählen
(2) Folgende Rollen können Sie Personen zuordnen:
• Ausfalltermin-Ersteller/-in
• Bewerbung: dezentrale Sachbearbeitung
• Lehrperson
• LV-Bearbeiter/-in
• LV-Ersteller/-in
• Prüfer/-in
• Prüfer-Vertreter/-in
• Sachbearbeiter/-in Prüfungsamt
• Studienkoordinator/-in
• Stundenplaner/-in

Hinweis: Wenn eine Person einer semesterunabhängigen oder semesterabhängigen Veranstaltung hinzugefügt werden soll, dann benötigt diese Person die Rolle Lehrperson.

(1) Hier müssen Sie für die Rolle die Organisationseinheit (Einrichtung) auswählen, für die diese Rolle Berechtigungen erhalten soll. Sie können allerdings nur Organisationseinheiten der eigenen oder der untergeordneten Organisationseinheit zuordnen.

(1) Wenn Sie den Pfeil nach links auswählen, haben Sie die ausgewählte Organisationseinheit zugeordnet.

(1) Gültig von: Entweder der Tag der Erstellung oder ein zukünftiges Datum, ab wann die Rolle für diese Person aktiv sein soll.
(2) Gültig bis: Entweder Sie lassen dieses Feld leer, dann wird beim Speichern der Wert automatisch auf den 31.12.2100 gesetzt oder Sie wissen von vorn herein, wie lange diese Rolle gültig sein soll, dann tragen Sie dieses Datum ein und speichern die Bearbeitung ab.

14. Reiter: Funktion

(1) Über den Stift können Sie die vorhandene Funktion bearbeiten.
(2) Der Papierkorb löscht diese Funktionszuordnung.
(3) Hier können Sie eine neue Funktion hinzufügen.

15. Funktion hinzufügen

(1) Hier können Sie nur folgende Funktionen auswählen:
• Dozent/-in
• Mitarbeiter(in)

(1) Wenn Sie die Funktion Mitarbeiter ausgewählt haben, können Sie bei der Sichtbarkeitsstufe das Feld nur unausgefüllt lassen oder die Stufe „versteckt“ auswählen. Für den Dozenten stehen die folgenden Sichtbarkeitsstufen zur Verfügung:
• (nicht gefüllt)
• öffentlich
• hochschulweit
• nur Mitarbeiter
• versteckt

(1) Gültig von: Entweder der Tag der Erstellung oder ein zukünftiges Datum, ab wann die Funktion für diese Person aktiv sein soll.
(2) Gültig bis: Entweder Sie lassen dieses Feld leer, dann wird beim Speichern der Wert automatisch auf den 31.12.2100 gesetzt oder Sie wissen von vorn herein, wie lange diese Funktion gültig sein soll, dann tragen Sie dieses Datum ein und speichern die Bearbeitung ab.

16. Funktion bearbeiten

(1) Änderung der Organisationseinheit.
(2) Einstellung der Sichtbarkeitsstufe
(3) Gültig von:
(4) Gültig bis:
(5) Sie können weder die Punkte Büros noch Kontaktdaten einsehen oder erzeugen.

17. Hochschulstruktur anzeigen

Die Hochschulstruktur kann angezeigt werden.

(1) Unter [Organisation] > [Hochschulstruktur anzeigen] können Sie die Struktur einsehen und sich über die Pfeile im Strukturbaum bewegen.

18. Menüpunkt: Administration

Unterhalb des Menüpunktes Administration gibt es nur den Punkt [Prüfervertretung zuweisen].

19. Prüfervertretung zuweisen

Sie erreichen diesen Punkt über [Administration] > [Prüfervertretung zuweisen].

(1) Hier können Sie Personen suchen, welche die Rolle Prüfer-Vertreter/-in innehaben.

(1) Für die Bearbeitung können Sie auf den Stift oder den Nachnamen klicken.

(1) Suchergebnisliste der Personen mit der Rolle Prüfer/-in
(2) Im Filter kann direkt nach einem Prüfer gesucht werden. Geben Sie den Namen ein und klicken Sie auf den Trichter. Dann wird die Ergebnisliste reduziert.

(1) Durch setzen des Hakens
(2) Nach dem Klicken des Links [Zuordnen] wird die Zuordnung erzeugt.

(1) Hier sehen Sie das Ergebnis der Zuordnung. Die Person (Vorname: Prüfervertreter – Nachname: Test-PV) mit der Rolle Prüfer-Vertreter/-in vertritt jetzt den Prüfer (Vorname: Prüfer – Nachname: Test-PV).
(2) Hier können Sie die Zuordnungen auch wieder entfernen, Sie müssen allerdings erst wieder den Haken setzen.

Rolle Abteilung 21 Leitung (FIS)

Diese Rolle ist für die abschließende Prüfung von Projektanzeigen durch die Abteilung 21 Leitung vorgesehen. Nach dem Login im System können Sie die anstehenden Prüfungen im entsprechenden Portlet einsehen (siehe Screenshot). Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf [Änderungsantrag prüfen], um den Vorgang zu starten.

In der Prüfansicht sehen Sie oben die einzelnen Reiter, die überprüft werden müssen. Grün ausgefüllte Kreise zeigen an, dass der jeweilige Bereich bereits genehmigt wurde. Rechts neben "Weitere Zustimmungen" finden Sie den Bereich "Begleitende Dokumente", wo Sie die zugehörigen Dateien einsehen und herunterladen können. Sie können die Reiter einzeln prüfen und genehmigen, indem Sie auf den gelb umrandeten Bereich klicken. Falls ein Eintrag nicht korrekt ist, haben Sie die Möglichkeit, ihn abzulehnen oder unter Auflagen zu genehmigen. Vergessen Sie nicht, oben links auf [Speichern] zu klicken, um Ihre Änderungen zu sichern.

Nachdem Sie alle Einträge überprüft haben, können Sie entweder jeden Punkt einzeln genehmigen oder, um Zeit zu sparen, nach unten scrollen und auf den Button [Alle ausstehenden genehmigen] klicken.

Nachdem Sie alle Reiter überprüft haben, können Sie die Projektanzeige je nach Sachlage genehmigen, mit Auflagen genehmigen oder ablehnen. Die Option "Mit Auflagen genehmigen" bedeutet, dass die Projektanzeige inhaltlich korrekt ist, jedoch kleinere, nicht kritische Änderungen erforderlich sind. In diesem Fall muss der Antragsteller eine weitere Projektanzeige einreichen, um die fehlenden oder mangelhaften Angaben nachzutragen – ähnlich wie bei einer Änderungsanzeige. Die abschließende Genehmigung finden Sie oben auf der Seite (siehe Screenshot).

Rolle Abteilung 21 Mitarbeiter/-in (FIS)

Diese Rolle dient der Prüfung und Genehmigung von Projektanzeigen als Vorbereitung auf die abschließende Prüfung durch die Abteilung 21 (Leitungsrolle). Nach dem Login im System können Sie die zu prüfenden Projektanzeigen im entsprechenden Portlet einsehen:

Auf der linken Seite finden Sie neue Projektanzeigen, die geprüft werden müssen. Rechts sehen Sie Projektanzeigen, die bereits begonnen, aber noch nicht vollständig bearbeitet wurden.

Klicken Sie auf [Projektanzeige prüfen], um direkt zur Prüfansicht zu gelangen:

Nachdem Sie alle Einträge überprüft haben, können Sie entweder jeden Punkt einzeln genehmigen oder, um Zeit zu sparen, nach unten scrollen und auf den Button [Alle Ausstehenden genehmigen] klicken.

Speichern Sie Ihre Genehmigung.

Um die Projektanzeige an die Leitung zu übergeben, klicken sie bitte auf [Projektanzeige bearbeiten] und navigieren Sie in den Reiter Workflow.

Scrollen Sie nach unten zum Bereich Abteilung 21 Bearbeitungsstatus. Stellen Sie den Status auf Abt. 21 Leitung um. Falls erforderlich, können Sie unten zudem einen internen Vermerk oder Kommentar hinterlassen.

Speichern Sie Ihre Einträge und wechseln Sie, falls gewünscht, über den Button [Zurück] zurück in die Prüfansicht. Alternativ gehen Sie direkt nach dem Umstellen des Workflows auf Ihre Startseite und öffnen die nächste zu bearbeitende Projektanzeige.

Rolle EU-Büro Mitarbeiter/-in (FIS)

Für Mitarbeiter/-innen des EU-Büros zur Prüfung EU-finanzierter Projekten und zugehöriger Projektanzeigen

Rolle Forschungsadministrator/-in (FIS)

Der/die Forschungsadministratoren/-in ist für die Verwaltung und Qualitätssicherung der Forschungsinformationen zuständig. Dazu gehören die Vergabe von Rollen, die Pflege und Validierung von Projektdaten, die Unterstützung der Nutzer/-innen sowie die Überwachung von Freigabe- und Kontrollprozessen.

FIS-Leser/-in

Rolle FIS-Bearbeiter/-in (FIS)

Mit dieser Rolle können die Nutzer/-innen des FIS in den dezentralen Organisationseinheiten Projekte und Projektanzeigen sowohl für sich selbst als auch für andere anlegen und bearbeiten.
Insbesondere haben sie die Berechtigung, Projekte und Projektanzeigen für Wissenschaftler/-innen aus der zugehörigen Organisationseinheit (OE) anzulegen oder zu bearbeiten, ohne selbst Mitglied des jeweiligen Projekts zu sein.

Projekt anlegen – Anleitung zur Erstellung eines neuen Projekts
Projektstatus ändern - Anleitung zur Aktualisierung des Projektstatus
Projektanzeige erstellen – Anleitung zur Erstellung einer Projektanzeige

Falls Sie ein neues Projekt erstellen möchten, folgen Sie bitte der oben angegebenen Reihenfolge.

Jede FIS-Bearbeiterin und jeder FIS-Bearbeiter verfügt über ein eigenes Portlet für laufende Projektanzeigen. Um den aktuellen Status einer Projektanzeige zu prüfen, klicken Sie einfach auf [Prüfstatus anzeigen] und gelangen direkt zur Übersicht des Prüfstatus oder über Prüfstatus_Projektanzeige.

In der Prüfansicht befinden sich oben verschiedene Reiter, die überprüft werden müssen. Grün ausgefüllte Kreise zeigen an, dass der jeweilige Bereich bereits genehmigt wurde. Rechts neben „Weitere Zustimmungen“ finden Sie den Bereich „Begleitende Dokumente“, in dem Sie die zugehörigen Dateien einsehen und herunterladen können. Im Reiter „Weitere Zustimmungen“ können Sie außerdem den aktuellen Prüfstatus Ihrer Anzeige verfolgen und sehen, in welcher Prüfebene sie sich befindet. Falls erforderlich, sollte Sie die zuständigen Prüfebenen per Mail kontaktieren.

Haben Sie eine falsche Eingabe im Projekt vorgenommen oder möchten nachträgliche Änderungen vornehmen?

Falls genehmigungspflichtige Änderungen erforderlich sind, wie z. B. ein Wechsel der Projektleitung oder eine Laufzeitverlängerung, stellen Sie bitte eine Projektanzeige. Wählen Sie dabei den passenden Änderungsgrund aus und erläutern Sie die Anpassung detailliert im Kommentarfeld.

Bei kleineren Änderungen, wie der Anpassung eines TU-Schwerpunkts oder eines nicht verpflichtenden Feldes, senden Sie uns bitte eine E-Mail an fis-support@tu-braunschweig.de – idealerweise mit einem Screenshot, der die gewünschte Änderung veranschaulicht.

Rolle Prüfebene 1 (FIS)

Nutzer/-innen mit Berechtigungen der FIS-Prüfebene 1 sind die Leiter/-innen der Organisationseinheiten. Sie können Projekte und Projektanzeigen sowohl selbst erstellen als auch für andere anlegen.

Zusätzlich können sie unter dem Reiter „Weitere Zustimmungen“ Projektanzeigen auf der Prüfebene 1 genehmigen.

FIS-Prüfebene 1 – Anleitung zur Genehmigung einer Projektanzeige für die Prüfebene1.

Rolle Prüfebene 2 (FIS)

Nutzer/-innen mit Berechtigungen der FIS-Prüfebene 2 sind meist die Leiter/-innen der übergeordneten Organisationseinheiten, z.B. der Fakultäten. Sie können Projekte und Projektanzeigen sowohl selbst erstellen als auch für andere anlegen.

Zusätzlich können sie unter dem Reiter „Weitere Zustimmungen“ (z. B. FKL-Leitung) Projektanzeigen genehmigen.

FIS-Prüfebene 2 – Anleitung zur Genehmigung einer Projektanzeige für die Prüfebene2.

Rolle Wissenschaftler/-in (FIS)

Nutzer/-innen mit Berechtigung als Wissenschaftler/-in können Projekte für sich selbst anlegen. Allerdings haben sie nach dem Anlegen für eine andere Person keinen weiteren Zugriff auf dieses Projekt und können keine Projektanzeigen dazu erstellen. Dies birgt das Risiko, dass unvollständige oder ungenutzte Projekte (sogenannte "Karteileichen") entstehen können. Im Standardfall erstellt ein/-e Wissenschaftler/-in nur eigene Projekte und nicht für andere Personen.

Projekt anlegen – Anleitung zur Erstellung eines neuen Projekts
Projektstatus ändern - Anleitung zur Aktualisierung des Projektstatus
Projektanzeige erstellen – Anleitung zur Erstellung einer Projektanzeige

Falls Sie ein neues Projekt erstellen möchten, folgen Sie bitte der oben angegebenen Reihenfolge.

Haben Sie eine falsche Eingabe im Projekt vorgenommen oder möchten nachträgliche Änderungen vornehmen?