Leitfäden zu Funktionen
Hilfreiche Informationen und technische Leitfäden (sog. "Klickanleitungen") zu wiederkehrenden Funktionen / Masken im Portal TUconnect.
- Rollenwechsel
- Tabelle / Ergebnisliste anpassen
- Anerkennung aus dem Ausland
- Ausdruck von Berichten
- Anlegen einer neuen Prüfungsordnung
- Diploma Supplements aus HISPOS und H1 zusammenführen
- Statistik: Prüfungsstatistikdaten einsehen und Ergebnisse der Plausibiltätsprüfung
- Massenzuordnung Importfreigabe
- Modulversionierung
- Als Mitarbeiter/-in im Prüfungsamt die Kontaktdaten von Studierenden bearbeiten
Rollenwechsel
Im Portal TUconnect ist es möglich, dass eine Person (je nach Funktion und Umfang ihrer Arbeit an der TU Braunschweig) mehr als eine technische Rolle im Portal erhält oder erhalten hat. Dazu gehören z.B. Rollen wie Prüfer/-in und LV-Bearbeiter/-in.
Jede technische Rolle im Portal wurde mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet. Daraus resultieren auch unterschiedliche Funktionen und Menüoptionen im Portal die angezeigt und aufgerufen werden können.
Sollten Sie nach dem Login noch nicht die erwarteten Funktionen und Menüoptionen finden, dann prüfen Sie zuerst, ob Sie mehrere technische Rollen erhalten haben.
Einen Rollenwechsel können Sie oben rechts im entsprechenden Dropdown-Menü vornehmen
Personen, die nur eine Rolle im Portal TUconnect haben, bekommen diese Auswahl nicht angeboten.
Meldung: Fehlende Zugriffsberechtigung (bei mehreren Rollen)
Unterschiedliche Rollen berechtigen zu unterschiedlichen Funktionen (Knöpfe, Menüs, ... ). Nach einem einem Rollenwechsel über das Dropdown-Menü kann es passieren, dass Sie die folgende Meldung erhalten:
Die Ursache für diese Meldung ist, dass Sie in der Rolle aus welcher Sie gekommen sind eine Seite oder eine Funktion aufgerufen hatten, die in der Rolle in die Sie gewechselt sind nicht verfügbar ist. Das System reagiert hier korrekt mit der Meldung "Ihnen fehlt die Zugriffsberechtigung für die aufgerufene Funktion".
Wenn Sie so eine Meldung erhalten, dann rufen Sie in der neuen Rolle einfach eine beliebige Funktion der Rolle auf oder klicken Sie auf [Startseite].
Eine Standard-Rolle festlegen (bei mehreren Rollen)
Sind Ihnen im Portal TUconnect mehrere technische Rollen zugewiesen (z.B. Prüfer/-in und Prüfervertreter/-in), dann können Sie eine Standard-Rolle definieren. Bei einem erneuten Login werden Sie dann immer zuerst mit der Standard-Rolle angemeldet.
Klicken Sie im Menüband auf den Knopf [Service] und wählen Sie im Anschluss den Punkt [Persönliche Einstellungen] > [Standard-Rolle festlegen]. In der folgenden Auflistung Ihrer Rollen wählen Sie nun links durch einen Klick auf das Sternsymbol Ihre gewünschte Standard-Rolle aus.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf [Speichern]. Sie haben nun Ihre Standard-Rolle festgelegt und werden zukünftig immer zuerst mit dieser im System angemeldet.
Tabelle / Ergebnisliste anpassen
In vielen Bereichen im Portal können Sie Ihre Ergebnislisten individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Erkennbar ist das am Knopf [Tabelle anpassen] 
.
Klicken Sie diese Funktion an um die Tabelle/Ergebnisliste an Ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen. Es öffnet sich ein neues Fenster (so ähnlich) wie das folgende:
Spaltenauswahl
Jede Auswahl, die aktiv ist, wird als Tabellenspalte eingeblendet.
Tabellennavigation
Die Blätter-Funktion kann sowohl über, als auch unter der Tabelle eingeblendet werden. Sie dient zum Blättern über die Suchergebnisseiten, falls nicht alle Ergebnisse auf einer Seite dargestellt werden können/sollen.
Verschieben von Tabellenspalten
Aktivieren, um die Reihenfolge der Tabellenspalten verschiebbar zu machen. Es werden dann Pfeile an den Spalten eingeblendet.
Globale Einstellungen für alle Tabellen
Für alle Tabellen, die Sie in Ihrer Funktion/Rolle im Portal TUconnect sehen, können Sie hier die Standardanzahl der angezeigten Tabellenzeilen festlegen. Wird die Anzahl überschritten, kann geblättert werden.
Zurücksetzen
Über den Knopf [Standard wiederherstellen] können Sie die Einstellungen zur Tabellenansicht zurücksetzen.
Anerkennung aus dem Ausland
Auslandsaufenthalt hinzufügen
Anerkennungen werden auf dem Notenspiegel ausgegeben, sind aber auch für die Prüfungsstatistikmeldung relevant. Um die Daten für beide Fälle erfassen zu können.
- Öffnen Sie den Studierenden über die Funktion [Leistungen bearbeiten pro Studierendem], bei welchem Sie eine Anerkennung für das Ausland anrechnen wollen
- Klicken Sie im Reiter [Leistungsdaten] auf Höhe der Leistung, die dem Studierenden angerechnet werden soll, auf [Details bearbeiten]
Zusatzangaben
Es öffnet sich im Anschluss eine neue Maske. In dieser können Aufenthalte angelegt und Zusatztexte für Notenspiegel erzeugt werden.
- Klicken Sie auf den Karteireiter [Zusatzangaben]
- Wählen Sie im Feld „Anerkennung?“ die Option „Ja“ aus
- Wählen Sie im Feld „Anerkennungsart“ die passende Option
- Wählen Sie im Feld „Land“ das jeweilige Land der Auslandsuniversität aus
Sobald im Feld „Land“ das Land ausgewählt wurde, taucht der Bereich „Auslandssaufenthalt“ unter dem Bereich „Anerkennungsdaten“ auf. Füllen Sie hier alle Felder aus und klicken Sie im Anschluss rechts auf [Speichern] (Diskettensymbol).
Die Definition/Zuordnung eines konkreten Auslandsaufenthaltes ist aktuell für die Prüfungsstatistik nicht mehr zwingend notwendig, solange Anerkennungsart und Land ausreichend gefüllt sind.
Über die Knöpfe [Speichern und zurück] oder [Speichern und weiter] beenden Sie im Anschluss die Eingabe. Durch [Abbrechen] verwerfen Sie die ungespeicherten Änderungen.
Weitere Leistungen können nun mit diesem existierenden Auslandsaufenthalt verknüpft werden.
Wenn Sie sowohl Prüfungsleistungen als auch dazu gehörige Module aus dem Ausland anerkennen wollen, beachten Sie, dass Bonuspunkte nicht doppelt auf Prüfungs- oder Modulebene erfasst wurden, da sonst die Punkte mehrfach für die Gesamtsumme der im Ausland absolvierten ECTS verwendet werden. Alternativ kann auf einer der Ebenen die Anerkennungsart "Sonstiges" genutzt werden. Die Aufsummierung der relevanten ECTS erfolgt an zentraler Stelle im GITZ. Dabei werden alle Bonuspunkte addiert, die mit der Anerkennungsart "Leistung erbracht an Hochschule" und einem Land ungleich Deutschland hinterlegt sind.
Zusatztexte (für den Notenspiegel)
- Klicken Sie auf den Karteireiter [Zusatztexte]
- Klicken Sie auf [Neuen Eintrag anlegen] und fügen Sie die gewünschten Text auf Deutsch und auf Englisch ein.
Über die Knöpfe [Speichern und zurück] oder [Speichern und weiter] beenden Sie im Anschluss die Eingabe. Durch [Abbrechen] verwerfen Sie die ungespeicherten Änderungen.
Falls Zusatztexte aus anderen Medien (z.B. formatierten Dokumenten) kopiert und im Texteditor eingefügt werden, muss ganz besonders darauf geachtet werden, dass diese Inhalte ohne HTML- oder Formatierungstags Tags übertragen werden.
Falls die englische Übersetzung fehlt, schlägt der englische Notenspiegel-Auftrag fehl!
Anerkennungsarten
Das alleinige Pflegen eines Zusatztextes reicht nicht aus, damit ein Zusatztext auch in den Fußnoten des Notenspiegels dargestellt wird. Es ist wichtig, dass im Karteireiter [Zusatzangaben] eine von drei bestimmten Anerkennungsarten ausgewählt ist. Die Anerkennungsarten
- Leistung erbracht an Hochschule oder
- Berufliche Qualifikation
- Sonstiges
werden aktuell für die Fußnotenausgabe berücksichtigt.
Ausdruck von Berichten
Listen, Bescheide, Serienbriefe
Im Menüpunkt [Leistungen] > [Berichte für Prüfungen] > [Listen, Bescheide, Serienbriefe] können unterschiedliche Exporte als Listen (Excel oder CSV) oder PDF-Dateien heruntergeladen werden.
Suchen Sie zunächst nach Studierenden. Suchkriterien sind Personendaten der Studierenden und/oder Daten zu Studiengängen. Die Suchfelder können Sie per Eingabe oder Auswahl aus einer Auswahlliste ausfüllen.
Bestätigen Sie Ihre Suchkriterien mit dem Klick auf den Knopf [Suchen] oder der Return Taste. In der Ergebnistabelle werden die gefundenen Personen angezeigt. Die Ergebnisse erscheinen gruppiert, so dass Studierende nur einmal in der Liste erscheinen, auch wenn diese Studierenden mehrere Fächer studieren.
Sie können die Tabelle / Ergebnisliste anpassen um die Auswahl und Anordnung der Spalten der zu verändern. Anpassungen beeinflussen auch den Excel- oder CSV-Export.
Für die gefundenen Studierenden können zudem unterschiedliche Druckerzeugnisse ausgegeben werden. Wählen Sie hierzu einen Bescheid über den Auftragsstarter 
aus.
In der Auftragsauswahl befinden sich neben dem standardmäßigen Excel- oder CSV-Export folgende Druckerzeugnisse:
- 0-LP Bericht
- 30-LP Bericht
- Ausstehende MEP
- Drittversuch nicht bestanden
- Mantelbogen
- Angemeldete Prüfungen
Prüfungsplanung
Im Menüpunkt [Lehrorganisation] > [Planungsberichte] > [Prüfungsplanung] können unterschiedliche Berichte zu Prüfungsterminen ausgegeben werden.
Suchen Sie zunächst nach gewünschten Prüfungsterminen. Suchkriterien sind verschiedene Prüfungsdaten.
Sie können für die Suchergebnisse den gewünschten Bericht ausgeben, indem Sie eine Vorlage aus der Auswahlliste auswählen und ggf. auf einen Auftrag im Auftragsstarter klicken. Um die Auswahl und Anordnung der Spalten der Ergebnistabelle zu verändern, klicken Sie auf Tabelle anpassen.
In der Auftragsauswahl befinden sich neben dem standardmäßigen Excel- oder CSV-Export folgende Druckerzeugnisse:
- Anzahl der Teilnehmer (PDF-Export)
- Anzahl der Teilnehmer (Excel Liste)
Anlegen einer neuen Prüfungsordnung
Top-Down-Methode (Anlegen der PO-Struktur ausgehend von einem Wurzelelement)
Wenn Sie eine neue PO nach der Top-Down-Methode anlegen, muss im GITZ zunächst ein neuer Studiengang angelegt werden.
Dazu werden folgende Informationen benötigt:
- Bezeichnung des Studiengangs mit Übersetzung
- Studiengangnummer, Abschluss, PO-Version (Version der Prüfungsordnung)
- Bewerbung zum 1./höheren Fachsemester
- Statistikbereich, ggf. Statistikschlüssel
- Regelstudienzeit
- Kombinationsmöglichkeiten bei Mehrfachstudiengängen
- BPO bzw. Kontenstruktur, falls die BPO noch nicht verabschiedet ist
In HISinOne ist ein Studiengang die Kombination aus Abschluss, Fach und PO-Version. Außerdem zählen dazu noch Angaben wie z.B. Standort, Präsenzstudium, Vollzeitstudium, Erststudium. Nach dem Anlegen des neuen Studiengangs werden auch die Prüfungsordnung, das Abschluss-/Gesamtkonto 2000 und die Kontenstruktur angelegt. Weitere Informationen (wie z.B. die Grenze für „mit Auszeichnung“) können später noch erfasst werden.
Vorgehen anhand eines Beispiels:
Prüfungsordnung (PO) Bachelor Wirtschaftsinformatik in Version 7 mit der Bezeichnung 82-277-7. Im Bild sehen Sie die Grunddaten des Abschlusskontos 2000-82-277-7.
Angelegte Prüfungsordnung suchen
Über die Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente bearbeiten] öffnen Sie eine Suchmaske und können nach der Prüfungsordnung suchen, die im GITZ zuvor angelegt wurde. Sie erhalten im Suchergebnis eine Liste mit allen PO-Elementen, die ihren Suchbegriffen entsprechen (siehe auch oberste Zeile über der Liste).
Mit dem Stiftsymbol wählen Sie die richtige PO zum Bearbeiten aus. Wenn Sie mit der Maus über die Symbole fahren und kurz verweilen, wird im Tooltip eine kurze Erklärung des jeweiligen Symbols angezeigt. Sie gelangen im Anschluss in die Bearbeitungsmaske. Im Reiter [Struktur] werden die bisher angelegten Unterelemente zum ausgewählten Element angezeigt. Klicken Sie nun zum Aufklappen vor dem PO-Element 
auf > oder auf den Knopf [Alle Aufklappen].
In unserem Beispielfall sehen Sie jetzt nur das neu angelegte Abschluss-/Gesamtkonto mit dem Kontensymbol 
.
Bevor Sie die Struktur des Studiengangs abbilden, sollten Sie sich überlegen, wie später Zeugnis bzw. Notenspiegel aussehen sollen. Die Struktur, die Sie hier anlegen, spiegelt sich dort wider!
Kontendetails bearbeiten
Sind die einzelnen Konten richtig benannt? Ist die englische Bezeichnung eingetragen? Klicken Sie hierzu auf die Funktion [Bearbeiten]am gewünschten Konto. Es öffnet sich nun die Bearbeitungsmaske.
Bestehendes Modul zuordnen
Um dem Konto die dazugehörigen Module zuzuordnen, müssen Sie zuerst im System suchen, ob es das gewünschte Modul bereits gibt. Dazu nutzen Sie die Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente bearbeiten]. Es öffnet sich nun eine Suchmaske.
Im Beispiel soll das Modul mit der Nummer 2216250 (Grundlagen der Rechtswissenschaften) dem Konto „Pflichtbereich Wirtschaftswissenschaften“ zugeordnet werden. Suchen Sie also nach der Nummer 2216250 und wählen Sie als Elementtyp „Modul“. Bestätigen Sie Ihre Parameter mit einem Klick auf [Suchen] oder der Return-Taste.
Sie erhalten im Suchergebnis eine Liste mit allen Modulen, die ihren Suchparametern entsprechen (siehe auch oberste Zeile über der Liste).
Dieses Modul wird so häufig gefunden weil wir für die Versuchszählung die Module aus dem Eltern-/Quellmodul kopieren und mit diesem Eltern-/Quellmodul koppeln müssen.
Sollte bei Ihrer Suchanfrage das gewünschte Modul nicht gefunden werden, müssen Sie es neu anlegen.
Identifizieren Sie also das passende Modul zu Ihrer Suche und setzen Sie in der entsprechender Zeile einen Haken in der ersten Spalte. Klicken Sie im Anschluss auf [Zur Zwischenablage hinzufügen] 
um dieses Modul zwischen zu speichern, damit es später einem Konto zugeordnet werden kann. Rechts unten erscheint danach in einem kleinen Fenster der Hinweis, dass sich nun 1 Element in der Zwischenablage befindet. Wenn Sie die Zwischenablage öffnen, sehen Sie deren aktuellen Inhalt:
Über die Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente bearbeiten] können Sie nun wieder das ursprüngliche Konto suchen und zur Bearbeitung aufrufen.
Im Reiter [Struktur] des geöffneten Kontos klicken Sie nun auf die Funktion [Als Kind einfügen] 
wodurch automatisch der markierte Inhalt der Zwischenablage eingefügt wird. Rechts oben erscheint ein Meldefenster mit einer Bestätigung Ihrer Aktion. Das Modul mit der Nummer 2216250 (Grundlagen der Rechtswissenschaften) wurde nun dem Konto „Pflichtbereich Wirtschaftswissenschaften“ zugeordnet.
Neues Modul anlegen
Wenn ein Modul noch nicht vorhanden ist und erstmalig in diesem Studiengang verwendet werden soll, muss dieses neu angelegt werden. Der Vorgang wird über die Funktion [Unterstruktur hinzufügen] mit dem Symbol 
durchgeführt. Erzeugen Sie so ein neues Modul.
Es wird unter dem Konto 3020-82-277-7 nun ein neues Modul angelegt – Nummer und Name werden automatisch wie angezeigt vergeben.
Über die Funktion [Bearbeiten]können Sie nun die Moduldetails bearbeiten. Vergeben Sie hier eine eindeutige Bezeichnung, bestehend aus
- der Modulnummer
- E (falls es sich um ein Elternelement handelt) bzw. K (für kopierte Module)
- der Nummer des Studienfachs
und beschrieben Sie das Modul mit allen notwendigen Daten.
Im Beispiel wird die eindeutige Bezeichnung 2299300-E-277 vergeben (Modulnummer: 2299300; ist Elternelement, 277: Wirtschaftsinformatik). Bestätigen Sie die Eingaben über den Knopf [Speichern].
Neue Prüfungen und Studienleistungen anlegen
Das neue Modul soll aus zwei Veranstaltungen, einer Prüfung und einer Studienleistung bestehen. Wie auch bei Konten und Modulen erzeugen wir diese durch die Funktion [Unterstruktur hinzufügen] mit dem Symbol . Es werden alle Elemente gleichzeitig angelegt.
Sie erhalten das folgende Bild mit der von Ihnen angelegten Struktur. Nummern und Namen für die neuen Strukturelemente werden automatisch vergeben.
Über die Funktion [Bearbeiten]können Sie nun die Details der angelegten Prüfungen und Veranstaltungen bearbeiten um diese dort genauer zu beschreiben bzw. bereits vorhandene Daten und Details zu prüfen. Bei der Bearbeitung der Prüfung beachten Sie bitte, die Anzahl der Versuche sowie die Anzahl der max. bestandenen Versuche auf 99 zu setzen.
Dieser ungewöhnliche Wert beruht auf einer Empfehlung von HIS und weist darauf hin, dass die wirkliche Anzahl der Versuche an anderer Stelle hinterlegt wird. Um sicherzustellen, dass nach Studiengangwechsel die Versuchszählung wieder bei 1 beginnt, wird bei Prüfungen, die in mehreren Studiengängen vorkommen, die tatsächliche Versuchszählung an der Beziehung zwischen Prüfung und Modul gespeichert.
Die Beziehung der Prüfung zum Elternelement bearbeiten Sie über die Funktion [Beziehung zum Elternelement editieren] 
Es öffnet sich ein neues Fenster.
Geben Sie hier die üblichen (tatsächlich gewünschten) Anzahlen der Versuche „3“ bzw. max. bestandene Versuche „1“ ein. Speichern Sie Ihre Eingaben über den Knopf [Speichern].
Gesamte Struktur überprüfen
Um zum Abschluss die gesamte Struktur noch einmal zu prüfen, öffnen Sie wieder die Prüfungsordnung. Gehen Sie über den Reiter [Struktur] und klappen Sie die Baumansicht auf. Sie sehen nun die angelegte Struktur für das Konto 3020, die zugehörigen Module und angelegte Prüfungen / Studienleistungen. Sie können nun alle anderen Konten auf die gleiche Weise anlegen bzw. bearbeiten.
Modulfreigabe für andere Studiengänge
Kopie erstellen
Um ein neu erstelltes Modul für einen anderen Studiengang zur Verfügung zu stellen, öffnen Sie das Modul und erzeugen davon eine Kopie, wie im Folgenden beschrieben. Im Beispiel soll das Quell- bzw. Elternmodul Testmodul (2299300-E-277) für den Studiengang Bauingenieurwesen (017) verfügbar gemacht werden. Dort ist das Modul ein gekoppeltes Modul. Klicken Sie in der Baumstruktur auf [Bearbeiten].
- Passen Sie die eindeutige Bezeichnung entsprechend an (2299300-K-017) und scrollen Sie zum Bereich "Neue Kopie erzeugen“.
- Setzen Sie einen Haken bei „Modulbeschreibung koppeln“.
- Entfernen Sie den Haken bei „Zuordnungen zu darüber liegenden Elementen beibehalten“.
- Wählen Sie bei Feld „Struktur kopieren“ aus der Liste den Punkt „Vorhandene Unterstruktur beibehalten“.
- Speichern Sie das Modul als neue Kopie, mit einem Klick auf [Als neue Kopie speichern]
Importfreigabe
Öffnen Sie das neue, gerade gekoppelte Modul 2299300-K-017 (im Beispiel) über die Funktion [Bearbeiten].
Nach dem Kopieren eines Elementes erhält es automatisch den Bearbeitungsstatus [kopiert]. Ändern Sie diesen im Reiter [Grunddaten] auf [In Bearbeitung] oder [Freigegeben für alle (anonymous)]. Speichern Sie diese Änderung anschließend über den entsprechenden Button.
Wechseln Sie nun auf den Reiter [Importfreigabe]. Die Organisationseinheit, für die das Modul freigegeben werden soll, muss zunächst der Zwischenablage hinzugefügt werden. Klicken Sie auf [Schnellsuche], geben Sie Ihre Suchparameter ein und Bestätigen Sie mit einem Klick auf [Suchen].
Im erhaltenen Suchergebnis haken Sie die gewünschten Einrichtungen an, wählen ob nur die Auswahl oder Alle auf der Seite hinzugefügt werden sollen und bestätigen mit einem Klick auf [Zur Zwischenablage hinzufügen].
Schließen Sie das Suchfenster. Über den Knopf [Hinzufügen] öffnet sich die Zwischenablage und es wird nun ausgewählt, für welche Einrichtung tatsächlich freigegeben wird. Bestätigen Sie die Auswahl über den Knopf [Freigeben]. Die Freigabe ist erfolgt
Freigegebene Module einbinden
Die Rolle Studienkoordinator/-in der Fakultät 3 (im Beispiel) kann das Modul jetzt über die [erweiterte Suche] über die Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente bearbeiten] suchen. Dabei muss im Bereich „Importfreigaben“ bei „Freigegebene PO- Elemente suchen“ der Haken gesetzt werden.
Das so gefundene Modul kann der Zwischenablage hinzugefügt und in den eigenen Studiengang eingehängt werden. Markieren Sie dazu das gefundene PO-Element (Haken in das Kästchen am Anfang der Zeile) und klicken Sie auf den Knopf [Zur Zwischenablage hinzufügen].
Aus der Zwischenablage heraus können Sie das Element dann in den eigenen Studiengang einbinden. Öffnen Sie die gewünschte Prüfungsordnung über [Curriculum Designer] > [Elemente bearbeiten]. Über die ausgeklappte Baumstruktur im Reiter [Struktur] können Sie das Konto aus der Zwischenablage durch einen Klick auf die Funktion [Als Kind einfügen] einhängen. Das Modul wird mit seiner gesamten Unterstruktur in das Konto eingefügt – es ist ja eine komplette Kopie des Elternmoduls.
Veranstaltungen und Prüfungen sind nur in der Organisationseinheit bearbeitbar, die das Elternmodul besitzt.
Alternative: Bottom-Up-Methode (Anlegen der PO-Struktur ausgehend von einzelnen Elementen)
Wenn die Struktur eines neuen Studiengangs noch nicht klar beschrieben ist, können die Prüfungen, Veranstaltungen, Studienleistungen und Module auch ohne den Überbau der Konten angelegt werden. Die Zuordnungen werden dann später eingefügt. Das Vorgehen für die nachträgliche Zuordnung ist bereits oben beschrieben. Alternativ können Sie die gewünschten Strukturinformationen wie bisher ans GITZ schicken, damit wir den Studiengang entsprechend für Sie abbilden.
Zum Anlegen neuer Elemente für diese Methode nutzen Sie die Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente anlegen].
Nach der Auswahl des Elementtyps den Sie anlegen wollen, gelangen Sie direkt zur Bearbeitungsmaske.
Sichtbarkeiten
Nicht alle Module dürfen überall zu sehen sein. Beispiele:
- Zusatzprüfungen gehören z.B. nicht ins Modulhandbuch
- Universalmodule sollen im Allgemeinen nicht im Studienplaner des Studenten zur Anmeldung von Prüfungen sichtbar sein.
- ...
Solche Einschränkungen der Sichtbarkeit müssen am Element Prüfungsordnung vorgenommen werden. Dazu nutzen Sie die Funktion [Curriculum Designer] > [Elemente bearbeiten]. Geben Sie als Suchparameter den Titel und/oder die Nummer des Studiengangs an und wählen Sie als Typ „Prüfungsordnung“.
Aus dem Suchergebnis der vorhandenen Prüfungsordnungen suchen Sie sich die richtige heraus, öffnen diese und wechseln Sie in der Bearbeitungsmaske anschließend den Reiter [Sichtbarkeiten].
In diesem Beispiel soll es Studierenden nicht möglich sein, sich für die Konten Professionalisierungsbereich, Bachelorarbeit und Zusatzprüfungen sowie für die Universalmodule online anzumelden. Die Studierenden sollen diese Elemente also nicht im Studienplaner sehen können.
Über den Verwendungszweck im Bereich "Sichtbarkeit editieren" filtern Sie z.B. zuerst in welchem Bereich (z.B. Modulhandbuch, Zeugnis, Studienplaner, ...) die Sichtbarkeiten konfiguriert werden sollen. Über den Strukturbaum selbst können Sie im Anschluss Elemente oder Elementgruppen aus- und wieder einblenden.
An dem rechten Augensymbol erkennt man, dass diese Bereiche mit ihren Unterstrukturen im Studienplaner nicht sichtbar sind. Sichtbarkeiten müssen außerdem noch für die Verwendungszwecke Modulhandbuch, Zeugnis und Transcript of Records (Notenspiegel) eingestellt werden.
Das Modulhandbuch sollte nicht kontrolliert werden, bevor die Sichtbarkeiten eingestellt sind! Ohne die ausgeblendeten Bereiche wird das Modulhandbuch zu groß und könnte bei der Anzeige sehr großen Latenzen verursachen und zu Systemunterbrechungen führen. Selbst mit eingestellten Sichtbarkeiten dauert der Aufruf bereits sehr lange.
Zeugnis vorbereiten
Für Zeugnisse sind einige Voreinstellungen notwendig. Damit der Titel der Bachelor- bzw. Masterarbeit auf dem Zeugnis erscheint, muss das Prüfungselement Bachelor- bzw. Masterarbeit die richtige Prüfungsart bekommen und in der Auswahl „Erfassung schriftlicher (Abschluss-)Arbeit“ ein „Ja“ eingetragen sein.
Fußzeile, Dekan und Prüfungsausschussvorsitzende/r müssen angegeben werden. Suchen Sie dazu im Curriculum Designer die neue Prüfungsordnung. Im Reiter [Textbausteine] müssen die Felder Ansprechpartner, Dekan/-in, Prüfungsausschussvorsitzende/-r, Fußzeile deutsch und Fußzeile englisch eingefügt und ausgefüllt werden.
Im Zeugnis muss die Reihenfolge, in der die einzelnen Bereiche aufgeführt werden sollen, angegeben werden. Dazu muss bei den Konten „Gruppierung für Druckausgaben“ eingestellt werden. Im Beispiel soll das neue Konto 3020 im Zeugnis an der 2. Stelle erscheinen.
Suchen von Modulen, die noch nicht für den Import freigegeben sind
Wenn Sie ein Modul nicht finden können und überprüfen wollen, ob es nicht existiert oder lediglich nicht freigegeben wurde, öffnen Sie die Funktion [Studienangebot] > [Modulbeschreibungen] > [in Modulhandbücher suchen] und suchen Sie hier erneut danach.
Mit Klick auf das gefundene Modul öffnet sich die Detailansicht.
In der Detailansicht sieht man, an welche Organisationseinheit man sich wenden muss, um dort das Modul für den eigenen Studiengang freigeben zu lassen.
Modul- und Prüfungsnummerngenerator
Um Studiengangskoordinierende bei der Erzeugung von neuen Prüfungsordnungselementen zu unterstützen wurde ein Nummerngenerator eingerichtet. Dieser Generator ist in der Lage eindeutige Nummern und Bezeichner für neue Elemente zu erzeugen. Der Generator wird lediglich bei Elementarten wie Modul, Prüfung, Studienleistung und Veranstaltung aktiv und die generierten Werte können jederzeit überschrieben werden. Im Eingabefeld muss eine 4 stellige Nummer eingegeben werden, die dem Fachbereich/Institut entspricht. Ausgehend von dieser Nummer wird die nächste freie 10 stellige Nummer mit einer „0“ am Ende (bei Modul) bzw. fortlaufend 1,2,3,4… bei Prüfungen, Studienleistungen und Veranstaltungen gesucht. 1. Eingabe der 4 stelligen Nummer und Modultext und anschließendem „Speichern“
Die Seite baut sich neu auf und zeigt die generierten Nummer und den generierten Bezeichner.
Sobald dieses Modul einem Studiengang zugeordnet wird, bekommt der eindeutige Bezeichner den Zusatz der Studiengangsnummer. Wenn fest steht, dass mit einem neuen Modul auch Prüfungs- und Studienleistung neu erzeugt werden sollen, kann dies in einem Schritt geschehen. Das hat den Vorteil, dass Modul, Prüfungs- und Studienleistung im gleichen Nummernbereich erzeugt werden.
Eingabe der 4 stelligen Nummer und Modultext inkl. Unterstruktur und anschließendem „Speichern“
Die Strukturansicht des erzeugten Moduls zeigt die darunter liegenden Elemente im gleichen Nummernbereich.
Anhang
In der Dokumentation von HIS finden Sie ebenfalls Hinweise und Hilfe zum Anlegen von Prüfungsordnungen.
Gehen Sie dazu über „Benutzer-Information > Dokumentation und Hilfe“ auf das nachfolgend genannte Kapitel
→ 3 Campus-Management > Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement
und anschließend zu
→ 4 Verwaltungspersonal > 4.9 Prüfungs- und Veranstaltungsordnungen verwalten und anzeigen mit dem Curriculum Designer
Zur Information:
In HISinOne umfasst der Begriff Studiengang eine Kombination aus Abschluss (z. B. 82), Fach (z. B. 817, 104), PO-Version (z. B. 1,2,3) und Studienform (z. B. 7).
Für die Vergabe eindeutiger Bezeichnungen schlagen wir für den Übergang folgendes System vor:
Diploma Supplements aus HISPOS und H1 zusammenführen
Diploma Supplement in POS erstellen
- Erstellen Sie ein Diploma Supplement im Altsystem (HISPOS)
- Speichern Sie dieses als Microsoft Word Dokument (.doc, docx) und öffnen Sie es im Anschluss erneut
- Kopieren Sie die ECTS-Seiten in ein (weiteres) neues Microsoft Word Dokument
- Die Kopfzeile muss ebenfalls kopiert und in das neue Dokument eingefügt werden
- Speichern Sie dieses neue Dokument mit den ECTS-Seiten nun zuerst als Microsoft Word Dokument (.doc, docx)
- Speichern Sie dieses neue Dokument nun ebenfalls als Open-Office-Dokument (.odt-Format).
Diploma Supplement ohne ECTS in H1 erstellen
- Erstellen Sie ein „Diploma Supplement ohne ECTS“ im .odt-Format im HISinOne
- Speichern und öffnen Sie das Dokument erneut
- Setzen Sie den Cursor auf die letzte Seite
ECTS-Seiten einfügen
- Öffnen Sie das Open-Office-Dokument mit den ECTS-Seiten (.odt-Format)
- Kopieren Sie den Inhalt mit STRG-A (Alles markieren) und STRG-C (Kopieren)
- Wechseln Sie anschließend zum „Diploma Supplement ohne ECTS“ im .odt-Format aus HisInOne
- Der kopierte Text muss nun an die Cursorposition mit STRG-V wieder eingefügt werden
- Anschließend prüfen Sie das gesamte Dokument und speichern es ab
Dokument als .pdf erzeugen
- Öffnen Sie das neu erstellte Diploma Supplement (.odt-Dokument)
- Speichern Sie dieses über [Datei] > [Exportieren als] > [Als PDF exportieren] als Dokument im .pdf (im dann geöffneten Fenster nichts ändern).
Statistik: Prüfungsstatistikdaten einsehen und Ergebnisse der Plausibiltätsprüfung
Prüfungsstatistikdaten ausgeben
Die Abschlussprüfungen, die potentiell mit der Statistikmeldung geliefert werden würden, können dynamisch abgefragt werden. Dabei können absolute Fallzahlen mit Suchergebnissen aus EXA verglichen werden. Details der Studierenden wie Matrikelnummern oder Namen werden in BI aktuell nicht ausgegeben, da diese auch nicht Bestandteil der Statistikmeldung sind.
Suchkonfiguration= Fälle, Stichtag=„Amtl. Statistik Land (Prüf.)“, das Meldesemester, Sicht=„Fachbereiche/Fakultäten“, Schnellauswahl=konkrete Fakultät
Die absolute Anzahl steht am Beginn der Tabelle. Zwischen dem Suchergebnis und den Suchkriterien kann durch Klick auf die Karteireiter gewechselt werden.
Ergebnisse der Plausibiltätsprüfung
Das Landes-/Bundesamt für Statistik gibt regelmäßig Plausibilitätsprüfungen vor, die HIS im Modul „Business Intelligence“ abbildet um logische Fehler in Studierendendatensätzen zu ermitteln. Die Ergebnisse dieser automatischen Prüfung können Mitarbeitende mit der Rolle „STU-Senior Manager“ einsehen.
Um zu sehen, bei welchem Studierenden noch Fehler sind, gehen Sie bei „Standartberichte“ auf „Studierende, Prüfungen“.
Klicken Sie auf „Amtliche Statistik“.
Gehen Sie danach auf „Stud-Prüf-Statistik (nov.) Plausibilitätsmeldungen“.
Üblicherweise werden die Studierendendaten nicht fortlaufend von HISinOne nach BI synchronisiert. Daher werden Fehlerbehebungen nicht sofort in der Liste entfallen. Der Zeitpunkt der letzten Datensynchronisation ist am Anfang der Maske in Feld „Stand“ zu sehen. Sie können bei der Fehlerkategorie zwischen „Alle“, „Muss“ oder „Kann“ wählen. Bei der Kategorie „Kann“ können die Fehlersätze korrigiert werden und bei „Muss“ sollten sie möglichst korrigiert werden. Klicken Sie auf „Abschicken“ um sich die fehlerhaften Datensätze anzeigen zu lassen.
Um die Studierenden zu bearbeiten, klicken Sie auf den „Stift“. Das Stiftsymbol öffnet direkt den Studenten im HISinOne.
Hinweis: Um wieder zum HISinOne zu gelangen, können Sie entweder auf „HISinOne“ oder auf „Startseite“ klicken.
Plausibilisierungen innerhalb von EXA
BI prüft aktuell nicht auf Diskrepanzen zwischen dem Semester einer Abschlussleistung und dem Prüfungsdatum. Dadurch kann es passieren, dass sich eine Abschlussleistung gleichzeitig im Sommersemester, vom Prüfungsdatum aber im Wintersemester befindet. Beides sind Merkmale, die mit der Prüfungsstatistik gemeldet werden.
Suchbar sind solche Fälle für Sachbearbeiter/-innen im Prüfungsamt über folgende Suchkriterien:
Sie können sich solche selten benutzte Abfragen als Suchset, also als Suchvorlage abspeichern.
Massenzuordnung Importfreigabe
Die alten Module, die aus der eigenen Organisationseinheit kommen und den Studiengängen anderer Organisationseinheiten zugeordnet sind, müssen für diese zum Import freigegeben werden. Hier wird gezeigt, wie der/die Studienkoordinator:in Fakultät 1 die eigenen Module, die im Studiengang Bachelor Wirtschaftsingenieurwesen Maschinenbau PO3 enthalten sind, für Fakultät 4 freigibt.
Die Massenzuordnung erreicht man über Curriculum Designer - Elemente tabellarisch bearbeiten – Massenzuordnung. In der Suche Typ Modul eingeben und unter Verknüpfungen den Studiengang „Auswählen“.
Den Studiengang auswählen, auf „Auswahl übernehmen“ klicken. Der Studiengang wird so häufig dargestellt, weil er auch noch in den Ausprägungen Teilzeit, ohne Abschluss, usw. vorhanden ist. In Zweifelsfall einfach alle Studiengänge auswählen.
Suchen.
In dem Drop down Feld „Importfreigaben“ auswählen. Als nächstes muss die Organisationseinheit Fakultät 4 in die Zwischenablage. Dazu den Button „Schnellsuche“ klicken.
Fakultät 4 auswählen, „Zur Zwischenablage hinzufügen“
Die gewünschten Module auswählen und auf „Hinzufügen“ klicken.
Massenzuordnung Importfreigabe 06
Freigeben.
Dies ist das Ergebnis.
Modulversionierung
Grundsätzlich existieren zwei Wege zur Modulversionierung:
-
ein komplett neues Modul anlegen
-
eine neue Version eines bestehenden Moduls anlegen
Beide Wege wurden durch die HIS Software technisch ermöglicht. Es liegt an der Hochschule, welche Umsetzung bevorzugt wird. Ein Vorteil der Versionierung ist, dass die beiden Rollen Student/-in und Sachbearbeiter/-in im Prüfungsamt nur die jeweils gültige Version sehen können.
Neue Version
Eine neue Version eines bestehenden Moduls ist eine Kopie mit geringfügigen Änderungen. Es bestehen jedoch die gleichen Verknüpfungen / Zuordnungen zu darüber liegenden Konten wie bei der ursprünglichen Version des Moduls.
Gültig bis
Das Datum „Gültig bis“ hat Auswirkungen, die man kennen muss.
Wenn es Studierende gibt, die die alte Modulversion begonnen aber nicht abgeschlossene haben, so muss gewährleistet sein, dass diese Studierenden das alte Modul zu Ende machen können. Im Studienplaner und in der Sachbearbeitung wird in dem Fall auch korrekt das alte Modul angezeigt, aber Anmeldung und Verbuchung funktionieren nur, wenn das alte Modul noch gültig ist. Deshalb darf die Gültigkeit des alten Moduls erst ablaufen, wenn wirklich alle Studierenden das Modul beendet haben.
Im Curriculum Designer werden in der Struktur der Prüfungsordnung nur aktuell gültige Module angezeigt. Wenn man auch die nicht mehr gültigen Module sehen will, muss das Tagesdatum in der Zeile über der Struktur gelöscht werden.
Wenn man rückwirkend in einem alten Semester ein altes Modul verbuchen will, muss im Studienverlauf das alte Semester ausgewählt und das Tagesdatum in der Zeile über der Struktur gelöscht werden.
Im Vorlesungsverzeichnis werden nur aktuell gültige Module angezeigt. Wenn man ein altes Modul noch nicht auslaufen lassen kann, weil es Studierende gibt, die es noch beenden müssen, muss es dort explizit ausgeblendet werden.
Im Modulhandbuch werden alle Module angezeigt. Dort muss immer explizit ausgeblendet werden.
Sichtbarkeiten für Studierende
Ob ein versioniertes Modul für einen Studierenden sichtbar ist, hängt von der eingestellten Gültigkeit und den bereits vorhandenen Leistungen des Studierenden ab.
Beispielkonfiguration:
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Modul A - Version 1 | Eingehängt in Konto A und Konto B | Gültigkeit bis 30.09.2022 (Ende SoSe 2022)
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Modul A - Version 2 | Eingehängt in Konto A und Konto B | Gültigkeit ab 01.10.2022 (Beginn WiSe 2022/23)
Ergebnis:
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Student/-in A hat Modul A - Version 1 im SoSe 2022 begonnen
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Zum Zeitpunkt 20.10.2022 (also nach Beginn WiSe 2022/23) ist nur Modul A - Version 1 für sie/ihn sichtbar, auch wenn Modul A - Version 2 vorhanden und bereits gültig ist
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Student/-in B hat bisher keine Leistungen im seinem/ihrem Studienverlauf
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Zum Zeitpunkt 20.10.2022 (also nach Beginn WiSe 2022/23) ist nur Modul A - Version 2 für sie/ihn sichtbar. Modul A - Version 1 ist für Student/-in B nicht sichtbar.
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Falls die Versionierung in einem Elternelement vorgenommen wird, erfolgt systemtechnisch eine Abfrage, ob diese Einstellung auch in die Kindelemente übertragen werden soll. Das kann aber eventuell nicht sinnvoll sein und wird durch HIS fortlaufend getestet.
Hinweise zur Suche
Das konfigurierte Gültigkeitsdatum des Moduls hat keine Auswirkungen auf die spätere Suche. Das System findet in den Rollen Sachbearbeiter/-in im Prüfungsamt und Studienkoordinator/-in immer alle Modulversionen (auch die bereits abgelaufenen).
Als Mitarbeiter/-in im Prüfungsamt die Kontaktdaten von Studierenden bearbeiten
Manuelle Suche
Öffnen Sie hierzu die Funktion [Startseite] > [Leistungen] > [Leistungen bearbeiten pro Studierendem]. Geben Sie im Anschluss eine Matrikelnummer oder einen Namen ein und bestätigen Sie die Suche mit dem Knopf [Suchen].
Zuletzt bearbeitete Personen
Reiter Kontaktdaten
Nach Auswahl eines/einer Studierenden kann man unter dem Reiter [Kontaktdaten] angelegte Anwendungszwecke für die/den gesuchte/n bzw. ausgewählte/n Studierende/n sehen.
(1) – Reiter [Kontaktdaten]
(2) – Anwendungszweck [Rechenzentrum] -> Hier ist die nicht zu bearbeitende Mailadresse der TU Braunschweig hinterlegt.
(3) – Anwendungszweck [Studium] mit den Kontaktdaten -> Alle mit einem Stift angezeigte Daten können bearbeitet werden
(4) – Anwendungszweck [Studium Korrespondenz] mit den Kontaktdaten -> Alle mit einem Stift angezeigte Daten können bearbeitet werden
Grundsätzlich kann man festhalten, dass [Kontaktdaten] bearbeitet, aber nicht alle gelöscht werden dürfen. [Kontaktdaten] sind Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Hyperlink und Messenger.
Die [Kontaktdaten] findet man in den Anwendungszwecken, es handelt sich dabei um [Rechenzentrum], [Studium], [Studium – Korrespondenz], [Passwort zurücksetzen] und [Bewerbung – Korrespondenz].
Der Anwendungszweck [Bewerber – Korrespondenz] ist nur ein zeitlich begrenzter Anwendungszweck, da dieser bei der Semesterbereinigung wieder gelöscht wird.
Bei dem Anwendungszweck [Rechenzentrum] darf und kann nichts geändert werden, da es sich hier um die Mailadresse der Studierenden an der TU Braunschweig handelt und die wird durch das Rechenzentrum vergeben.
In jedem angelegten Anwendungszweck wird in der oberen rechten Ecke ein kleines „i“ angezeigt. Dieses kann man anklicken und man erhält dann zu dem entsprechenden Anwendungszweck Informationen. (Sehr hilfreich)
Sämtliche Einträge und Änderungen im System werden protokolliert
Anwendungszwecke (Beispiele)
Studium
Hier wird der Anwendungszweck [Studium] mit der/den Postanschrift/en angezeigt (es können mehrere angelegt und aktiv geschaltet werden).
(1) – Die „erste“ Postanschrift kann geändert werden
(2) – Die „zweite“ Postanschrift kann auch geändert werden
(3) – Die „zweite“ Postanschrift ist gleichzeitig die Postanschrift, die im Anwendungszweck [Studium – Korrespondenz] eingetragen ist
Ändert man in einem Anwendungszweck Daten, die gleichzeitig in einem anderen Anwendungszweck angelegt sind (z.B. Postanschrift), dann wird die Änderung in dem weiteren Anwendungszweck ebenfalls geändert. Es können mehrere Adressen aktiviert/angeklickt werden.
Im folgenden Screenshot kann man sehen, dass im Anwendungszweck [Studium] eine E-Mailadresse geändert werden kann, allerdings nicht die, die vom Anwendungszweck [Rechenzentrum] kommt und in weiteren Anwendungszwecken angelegt ist.
Studium - Korrespondenz
Im Anwendungszweck [Studium – Korrespondenz] kann man auch mehrere Postanschriften eintragen, allerdings kann man hier nur eine Adresse aktivieren, da diese, wie der Name schon sagt, zur Korrespondenz mit der TU verwendet wird. Es ist natürlich auch möglich, eine der beiden Adressen zu löschen.
