6.04. Abgleich, ob die Rechnungen richtig erfasst sind
Wenn die SAP-Belegnummer bereits bekannt ist, kann man am schnellsten im Bericht Beleg anzeigen nachsehen (s. https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/42-ordner-informationen-aus-der-finanzbuchhaltung )
In den meisten Fällen ist die SAP-Belegnummer jedoch noch nicht bekannt, sondern nur die Daten aus der Rechnung: Rechnungsdatum und Rechnungsnummer sowie der Name des Lieferanten. Dann kann man zunächst im Bericht Alle Buchungen (s. https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/43-ordner-informationen-aus-der-finanzmittelrechnung ) nachschauen, ob es bereits einen Eintrag im Modul PSM gibt. In der Selektionsmaske kann bereits die Periode eingeschränkt werden. Zu empfehlen ist dann ein Layout mit Zwischensumme auf die Spalte Belegnummer des Referenzbeleges (Spaltenüberschrift: RefBelegnr). Wenn sehr viele Buchungen vorhanden sind, gibt es noch verschiedene Möglichkeiten, um den betreffenden Beleg schneller zu finden:
- in der Spalte Referenz steht die Rechnungsnummer des Lieferanten – danach kann man suchen oder filtern
- in der Spalte Belegdatum steht das Rechnungsdatum – auch danach kann man suchen oder filtern
- das Erfassungsdatum (Spalte Referenzbeleg erfasst am) kann durch einen Filter eingeschränkt werden
- in der Spalte Text ist i.d.R. auch der Lieferant eingetragen, auch danach kann man suchen
Alternativ kann auch der Bericht Belegliste Haushaltsmanagementsystem nach Erfassungsdatum verwendet werden. Hier kann bereits in der Selektionsmaske das Erfassungsdatum eingeschränkt werden.
Sollte die Rechnung hier nicht zu finden sein, kann man im Bericht Beleg anzeigen nachschauen, ob sie bereits im Modul FI vorhanden ist – s. https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/42-ordner-informationen-aus-der-finanzbuchhaltung