Z.B.

Nach Klick in das betreffende Feld erscheint am rechten Rand der Button   

Beispiel: Finanzkreis

Nach Klick auf  erscheint das folgende Fenster:

Hier kann man bei Bedarf die Werteliste noch weiter einschränken.

Enthält die Liste wahrscheinlich mehr als 500 Werte, sollte bei „Anzahl beschränken auf“ ein HAKEN bei „keine Beschränkung“ gesetzt werden. Es werden dann alle vorhandenen Werte angezeigt (betrifft z. B. Finanzstellen, Fonds oder Finanzpositionen).

Schon ohne weitere Eingabe und Klicken auf wird die Liste der Eingabemöglichkeiten angezeigt.

In diesem Fall gibt es 5 Möglichkeiten:

Es ist hier TUBS auszuwählen. Durch Doppelklicken auf die entsprechende Zeile o d e r
Markieren und Klicken auf     wird die Auswahl direkt in die Selektionsmaske übernommen.

• Einfach (z.B. einzelner Fond bzw. Finanzstelle bzw. Finanzposition)
• Von - bis
• Mehrfachselektion

Beispiele für Selektion der Finanzstelle:

Selektion der Kostenstelle 30208000:

Selektion der Kostenstellen 30208000 - 30208999:

Mehrfachselektion: Um eine komplexe Selektion vorzunehmen, gibt es den Button :

Nach Anklicken erscheint das folgende Fenster:

Hier gibt es 4 verschiedene Registerkarten, auf denen entsprechende Eingrenzungen oder auch Ausgrenzungen vorgenommen werden können:

• Einzelwerte selektieren
• Intervalle selektieren
• Einzelwerte ausschließen
• Intervalle ausschließen

Hier können z.B. 3 einzelne Kostenstellen eingetragen werden. Die Anzahl der Einträge auf den einzelnen Registerkarten ist dann auf dem „Reiter“ angezeigt:

Nach Eingabe aller Kriterien ist  anzuklicken, damit die Selektion übernommen wird. Der Button für die Mehrfachselektion ändert dann seine Farbe von  nach :

Wenn man dieselben Selektionseinstellungen häufiger braucht, kann man diese als sogenannte Variante speichern:

oder   

Es ist dann ein Variantenname und eine Bedeutung einzutragen. Der Variantenname muss innerhalb der gesamten TU eindeutig sein.

Es ist zu empfehlen, einen HAKEN bei Variante schützen zu setzen. Anderenfalls kann die Variante von anderen Nutzern überschrieben werden. Mit  erneutem Klick auf  wird dann tatsächlich gespeichert.

Der Aufruf gespeicherter Varianten erfolgt mit Klick auf   oder über den Menüpunkt Springen – Varianten – Holen… :

  o d e r 

Man kann dann noch verschiedene Suchkriterien eingeben, vorgeschlagenen ist z.B. die Suche aller Varianten, die man selbst erstellt hat:

Wenn es genau eine Variante zu den Suchkriterien gibt, werden die Selektionswerte in die Maske übernommen. Gibt es mehrere Varianten, so werden diese angezeigt und können durch Doppelklick ausgewählt werden:

Diese Anzeige kann auch nach einer beliebigen Spalte sortiert oder durchsucht werden.

Wenn man im Fenster keine Einträge vornimmt, stehen alle Varianten aller Nutzer der TU Braunschweig als Auswahl zur Verfügung.

Spalten verschieben

auf Spaltenüberschrift klicken – Spalte wird markiert (andere Hintergrundfarbe) – und mit gedrückter linker Maustaste die Spalte an die gewünschte Position schieben

Spalten ausblenden

mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken (z.B. "Verf.Budg") – aus dem nun angezeigten Menü den Punkt „Ausblenden“ auswählen:

Spalten einblenden

mit der rechten Maustaste auf Spaltenüberschrift klicken – aus dem nun angezeigten Menü den Punkt „Einblenden…“ auswählen:

Es erscheint dann das folgende Fenster:

Auf der linken Seite sind alle derzeit angezeigten Spalten aufgeführt, und zwar in der entsprechenden Reihenfolge der Anzeige. Auf der rechten Seite findet man alle vorhandenen Spalten des Berichts, die noch eingeblendet werden können. Diese können alphabetisch sortiert werden, indem man auf Spaltenname (unter Spaltenvorrat) klickt. Mit kann der Spaltenvorrat durchsucht werden.

Für das Einblenden einer Spalte aus dem Spaltenvorrat muss diese rechts ausgewählt und mit  nach links zu den angezeigten Spalten übertragen werden. (Alternativ: Doppelklick)

Analog können hier auch angezeigte Spalten ausgeblendet werden, indem sie mit Anklicken und  bzw. Doppelklick in den Spaltenvorrat übertragen werden.

Außerdem lässt sich mit die Reihenfolge der angezeigten Spalten ändern (alternativ zu Spalte verschieben – s.o.)

Mit Klick auf  werden die Daten dann entsprechend angezeigt.

Spaltenbreite ändern

auf Spaltenüberschrift klicken – Spalte wird markiert; wie in anderen Programmen üblich Mauszeiger auf den rechten Rand der Spaltenüberschrift positionieren und mit gedrückter Maustaste die Spaltenbreite ändern

Die Spaltenüberschrift wird im Bericht abhängig von der Spaltenbreite unterschiedlich angezeigt.

Dafür gibt es die Schaltflächen   und für aufsteigende bzw. absteigende Sortierung:

Bei der Anwendung kommt es darauf an, ob eine Spalte markiert ist oder nicht. 

Wenn eine Spalte markiert ist (durch Klick auf die Spaltenüberschrift), wird nach Anklicken von  oder  nach dieser Spalte sortiert. Die bisherige Sortierung und ggf.  auch vorhandene Zwischensummen gehen dabei verloren.

Alternativ: mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken und aus dem angezeigten Menü den Punkt Aufsteigend sortieren bzw. Absteigend sortieren auswählen:

Beispiel: Sortierung nach Ausgleichsdatum

Wenn keine Spalte markiert ist, erscheint nach Klick auf / das folgende Fenster:

Das Handling ist hier genauso wie bei „Spalten einblenden“ (s.o.). Auf der linken Seite sind die Spaltennamen aufgeführt, nach denen derzeit sortiert ist, evtl. mit Zwischensumme. Auf der rechten Seite stehen alle verfügbaren Spalten. Die Reihenfolge der Spaltennamen auf der linken Seite ergibt die Rangfolge der Sortierung.  Im Bericht erkennen Sie eine sortierte Spalte an einem kleinen roten Dreieck in der Spaltenüberschrift, Spitze auf-    bzw. abwärts :

Durch Filtern kann die Anzeige der angezeigten Datensätze eingeschränkt werden. Dafür gibt es die Schaltfläche  bzw. den Menüpunkt Bearbeiten – Filter setzen :

Bei der Anwendung kommt es auch hier darauf an, ob eine Spalte markiert ist oder nicht (wie beim Sortieren). 

Wenn eine Spalte markiert ist (durch Klick auf die Spaltenüberschrift), erscheint nach Anklicken von  ein Fenster, in dem Filterkriterien für diese Spalte eingetragen werden können (z.B. Finanzposition):

Es können hier Eingrenzungen für einen einzelnen Wert, ein Intervall (von – bis) oder Mehrfachselektionen vorgenommen werden. (s. bei Selektionen https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/32-selektionsmaske ) Alternativ: mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken und aus dem angezeigten Menü den Punkt Filter setzen… auswählen:

   Beispiel: Filter auf Belegdatum

Wenn keine Spalte markiert ist, erscheint nach Klick auf  das folgende Fenster:

Wie beim „Spalten einblenden“ bzw. Sortieren können hier die Spalten, nach denen gefiltert werden soll, aus dem Spaltenvorrat durch Klick auf   nach links übertragen werden. Anschließend sind mit Klick auf    für jede zu filternde Spalte die konkreten Filterkriterien festzulegen.

Eine gefilterte Spalte erkennt man an einem kleinen Trichter () in der Spaltenüberschrift.

Filter können auch auf ausgeblendeten Spalten liegen!

Sortierungen, Zwischensummen etc. werden nur für den gefilterten Bereich ausgeführt.

Filter entfernen

In einigen Berichten ist der Button für die Rücknahme eines Filters vorhanden:

Sonst: wieder auf   klicken, danach den gewünschten Filter markieren und ihn mit  zurück in den Spaltenvorrat schieben:

Summen können über Spalten wie z.B. Zahl.Budg. (gegen Zahlungsbudget zu prüfender Betrag) gebildet werden. Dazu die Spalte markieren und dann auf   klicken:

Es erscheint dann in der Spaltenüberschrift das Summenzeichen , neben dem Summenzeichen ein Symbol für Zwischensummen    sowie am unteren Ende der Tabelle eine gelbe Zeile mit der Summe:

Erst wenn eine Summe vorhanden ist, kann man auch Zwischensummen bilden – mit Klick auf . Dabei kommt es wieder darauf an, ob eine Spalte markiert ist oder nicht (wie beim Sortieren und Filtern).

Wenn eine Spalte markiert ist, wird  nach Anklicken von  sofort die entsprechende Zwischensumme gebildet und außerdem nach dieser Spalte aufsteigend sortiert.

Vorherige Zwischensummen und Sortierungen gehen dabei verloren!!! Es gibt keine Funktion Rückgängig, mit der sich das wiederherstellen lässt!!!

Die Zwischensummen sind zu erkennen an der hellgelben Zeile und dem Symbol   in der betreffenden Spalte:

Beispiel: Zwischensumme für Finanzposition

Wenn keine Spalte markiert ist, erscheint  nach Anklicken von folgendes Fenster:

Man hat hier die Möglichkeit, aus dem Spaltenvorrat diejenigen Spalten auszuwählen, nach denen sortiert bzw. eine Zwischensumme gebildet werden soll, z.B. nach Fond, Periode und Text (sinnvoll für Personalausgaben):

Beispiel: Zwischensumme pro Beleg

Es kann vorkommen, dass der Gesamtbetrag einer Rechnung nicht auf den ersten Blick erkennbar ist, weil der Beleg in zahlreiche Positionen zerlegt ist. Um den Rechnungsbetrag zu finden, ist es hilfreich, wenn man die Zwischensumme pro Beleg bildet.

Dazu markiert man die Spaltenüberschrift Referenzbelegnummer durch Anklicken und erzeugt mit Klicken auf die Zwischensummen für diese Spalte:

Beispiel:  Zwischensumme Finanzposition, Periode und Belegnummer

Hier wird zunächst eine Zwischensumme nach Finanzposition gebildet. Für jede Finanzposition wird dann noch eine Zwischensumme für die einzelnen Perioden gebildet. Und anschließend wird für jede Periode noch nach der Belegnummer des Referenzbeleges sortiert – ohne Zwischensumme.

Mit Klick auf werden die Daten dann entsprechend dargestellt:

Man kann die „Detailzeilen“ (blaue Zeilen) für eine Zwischensumme ausblenden, indem man auf  (im Beispiel neben der Periode) klickt. Dann sieht man nur noch die gelben Zeilen mit der Zwischensumme. Das Symbol ändert sich außerdem zu :

Zum Einblenden der „Detailzeilen“ klickt man wieder auf .

Um alle  „Detailzeilen“  auszublenden (bzw. auch wieder einzublenden), gibt es den Menüpunkt: Einstellungen – Summenaufriß festlegen…

Es erscheint dann das folgende Fenster:

Mit Doppelklick auf die erste Zeile (0 – Nicht-Summenzeilen) werden alle „Detailzeilen“ eingeblendet.

Mit Doppelklick auf die zweite Zeile (1 – Periode) werden alle „Detailzeilen“ ausgeblendet und die Zwischensummen für alle Perioden und alle Finanzpositionen angezeigt.

Mit Doppelklick auf die dritte Zeile (2 – Finanzposition) werden alle „Detailzeilen“ ausgeblendet und nur die Zwischensummen für die Finanzpositionen angezeigt.

Layout ändern

Alle beschriebenen Gestaltungsmöglichkeiten für das Layout kann man auch  über  (Layout ändern) aufrufen:

Im dann erscheinenden Fenster gibt es Registerkarten, auf denen die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden können:

Layout sichern

Wird ein Layout häufiger benötigt, so kann man die Einstellungen für eine spätere Verwendung speichern:

Im folgenden Fenster ist dann ein Name für das Layout einzugeben sowie eine Bezeichnung:

Der Name für das Layout (Angabe bei „Layout sichern“) muss pro Benutzer eindeutig sein.

Ganz wichtig: Bitte für eigene Layouts unbedingt einen HAKEN bei „Benutzerspezifisch“ setzen!!!

Ein HAKEN bei „Voreinstellung“ bedeutet, dass dieses Layout bei jedem Aufruf des Berichts verwendet werden soll, sofern kein anderes Layout gewählt wurde.

Auf der Registerkarte „Sichern mit“ kann festgelegt werden, welche Layout-Einstellungen gespeichert werden sollen:

Layout auswählen

Man kann gespeicherte Layouts wie folgt aufrufen:

oder

Im folgenden Fenster kann man dann das gewünschte Layout auswählen:

Es können eigene (benutzerspezifische) oder systemweite (benutzerübergreifende) Layouts verwendet werden. Auf die Layouts anderer Nutzer hat man also nur Zugriff, wenn sie als benutzerübergreifend (also kein Haken bei „Benutzerspezifisch“- s.o.) gespeichert wurden. 

Layout löschen

Um ein Layout zu löschen, gibt es den Menüpunkt Menü Einstellungen – Layout – Verwalten:

Es werden dann alle benutzerspezifischen Layouts angezeigt:

Durch Auswahl des zu löschenden Layout und Klick auf   wird dieses aus der Liste entfernt. Aber erst nach dem Speichern   dieser Änderung ist es auch wirklich gelöscht. 

Mit Klick auf   oder den Menüpunkt Bearbeiten – Suchen kann die Liste durchsucht werden:

Zunächst muss der Suchbegriff eingegeben werden, z.B. „Drucker“:

Außerdem ist es meistens sinnvoll, dass die Anzahl der Treffer angezeigt wird – dazu ist entsprechend der Haken zu setzen.

Wenn eine Spalte markiert ist, wird diese nach dem angegebenen Suchbegriff durchsucht.

Wenn keine Spalte markiert ist, werden alle Spalten durchsucht.

Mit Klick auf  wird der erste Treffer in der obersten Zeile angezeigt:

Der Treffer kann vom Suchfenster überlagert sein, wenn er sich weiter links in der Liste befindet.

Außerdem erhält man die Information, wie oft der Suchbegriff im vorhanden ist.

Durch weiteres Klicken auf  werden die weiteren Treffen angezeigt, immer in der obersten Zeile.

Man kann auch nach einem Datum oder auch einem Geldbetrag suchen. Dabei ist zu beachten, dass das Format beim Suchbegriff mit dem Format in der Liste übereinstimmt. Wird z. B. bei größeren Beträgen ein Tausenderpunkt in der Liste angezeigt, so muss auch im Suchfeld ein Tausenderpunkt eingegeben werden.

 Es kann nicht nach Werten gesucht werden, die als Zwischensummen angezeigt sind.

Hardcopy (früher Bildschirmabgriff)

Dieser Befehl bietet die Möglichkeit, das gerade angezeigte SAP-Fenster zu drucken:

Es wird ohne weitere Nachfrage sofort auf dem Windows-Standard-Drucker gedruckt.

Allgemeines Drucken

Zunächst kann man sich durch Klick auf    eine Druckvorschau anzeigen lassen:

Leider sind hier weder Seitenzahlen noch die Anzahl der Seiten zu erkennen:

Durch Klicken auf wird die Liste dann tatsächlich gedruckt:

Im folgenden Fenster können noch drucktypische Einstellungen vorgenommen werden wie Anzahl der Exemplare und die zu druckenden Seiten:

SAP versucht immer, den gesamten Bericht in der Breite möglichst auf eine Seite zu drucken und wählt dafür entsprechende Parameter (Hochformat/Querformat, Schriftgröße, Anzahl der Zeichen nebeneinander = Spalten, Anzahl der Zeilen untereinander). Man kann diese Parameter durch Klick auf „Eigenschaften“ noch ändern:

Von besonderem Interesse ist hier der Parameter „Aufbereitung“. Die Angabe X_65_255 bedeutet, dass pro Seite 255 Zeichen nebeneinander und 65 Zeilen untereinander gedruckt werden. Diese Einstellung kann folgenderweise geändert werden. Nach Doppelklick auf die Zeile wird diese Eigenschaft eingeblendet:

Hier gibt es für die Aufbereitung eine Wertehilfe, aus der das passende Format ausgewählt werden kann:

Mit dem Setzen eines Hakens hier kann man die gewählte Aufbereitung schon im Fenster ALV-Liste drucken erkennen.

Beim Drucken eines Berichts wird i.d.R. ein Deckblatt ausgegeben, das Informationen zu Sortierung, Filterung und Datenstatistik enthält. Dieses Blatt sollte man (zur eigenen Information)
immer fest an sein Zahlenmaterial heften.

Man kann die Daten in einer EXCEL-Darstellung anzeigen lassen:

oder

Das Ergebnis sieht dann so aus:

Bei den Zwischensummen ist keine Summenformel hinterlegt, sondern es steht die von Excel errechnete Zahl in der jeweiligen Zelle (z.B. D5)

Um wieder in die SAP-typische Ansicht zu wechseln, klickt man Sichten – SAP List Viewer:

Man kann die Liste nach MS Word oder MS Excel exportieren oder auch in verschiedenen Formaten lokal speichern.

Nur die im Bericht gerade angezeigten Zeilen werden auch exportiert!

MS WORD

Um die Liste nach MS Excel zu exportieren, wählt man den Menüpunkt Liste – Exportieren – Textverarbeitung:

Oder

Man hat dann die Wahl, ob man die Serienbriefverarbeitung mit MS Word starten oder ein Dokument anlegen möchte:

Nach Auswahl von Dokument anlegen kann dieses dann im RFT-Format gespeichert und anschließend in MS WORD weiterbearbeitet werden.

MS EXCEL

Um die Liste nach MS Excel zu exportieren, wählt man den Menüpunkt Liste – Exportieren – Tabellenkalkulation:

Man hat dann die Wahl zwischen verschiedenen Excel-Formaten:

Zu empfehlen ist der vorgeschlagene Eintrag: Excel – Office Open XML Format (XLSX). Die Liste muss dann gespeichert werden und anschließend wird Excel gestartet.

Bei den Zwischensummen ist keine Summenformel hinterlegt, sondern es steht die errechnete Zahl in der jeweiligen Zelle.

Speichern als lokale Datei

Eine weitere Möglichkeit, die Liste zu exportieren, ist die Speicherung als lokale Datei:

oder

Man hat dann die Qual der Wahl zwischen verschiedenen Formaten:

• Unkonvertiert: wird als .txt abgespeichert mit Trennzeichen | zwischen den Spalten; kann dann z.B. mit dem Editor geöffnet werden
• Text mit Tabulatoren: kann als .txt oder .xls abgespeichert werden; lässt sich dann in MS Excel öffnen oder über Daten - Externe Daten abrufen – aus Text importieren
• Rich Text Format: kann als .rtf gepeichert und dann in MS Word weiterbearbeitet werden
• HTML-Format: kann als .htm gespeichert und anschließend im Internetbrowser aufgerufen werden

Nur die im Bericht gerade angezeigten Zeilen werden auch exportiert!

Es besteht die Möglichkeit, die Liste per e-mail zu versenden:

Im nachfolgenden Fenster ist als Titel bereits „Belegjournal“ eingetragen. Dieser Titel kann geändert werden und es kann noch ein mail-Text eingegeben werden:

Unbedingt erforderlich ist natürlich die Mail-Adresse des bzw. der Empfänger/s. Anschließend wird mit Klick auf  die Mail verschickt. Aus technischen Gründen kann es bis zu 10 min dauern, ehe die Mail beim Empfänger eintrifft.

Die Liste ist dann eine .htm-Datei als Anhang der e-mail und kann im Browser angesehen werden.

Auf dem Testsystem QS2 ist diese Funktionalität nicht eingerichtet.

Wenn man zu einem Beleg Informationen aus dem Modul FI benötigt, kann man durch Doppelklicken in der Zeile des gewünschten Belegs in den Bericht „Belegübersicht –Anzeigen - “ (Ordner: Informationen aus der Finanzbuchhaltung) wechseln:

Weitere Informationen zur Beleganzeige finden Sie hier:  https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/42-ordner-informationen-aus-der-finanzbuchhaltung(Bericht: Beleg anzeigen)

Zurück zum „Belegjournal“ gelangt man durch Klicken auf   oder F3.

Die Technik zur Änderung dieser Darstellung ist etwas eigenwillig. Man klickt zunächst auf die gewünschte neue Darstellung, z.B. auf „Fonds“. Dann ändert sich der Hintergrund in ein helles Orange und der Hintergrund beim bisherigen Darstellungsmerkmal in ein dunkleres Orange:

Nun klickt man auf „Finanzstelle“ (auf dem dunkel-orangen Hintergrund) und erhält folgende Ansicht:

Die Kumulierung ist jetzt nach den Fonds dargestellt und unter „Navigation“ steht nun u.a. „Finanzstelle“. Analog lässt sich die Darstellung auch in „Fin.Zweck“ bzw. „Finanzposition“ ändern.

Die Anordnung der Spalten und die Spaltenbreite können in diesem Bericht leider nicht geändert werden.

Die Breite der einzelnen Spalten ist an den Spalteninhalt angepasst. Dadurch kann es vorkommen, dass nicht alle Spalten auf den Bildschirm passen. Um diese anzuzeigen, gibt es leider keinen Scrollbalken am unteren Rand des Fensters, sondern 4 Buttons:

Bei der Darstellung nach Finanzposition und Finanzstelle sind in den einzelnen Zeilen noch + und – Zeichen vorangestellt. Das bedeutet, dass hier eine Hierarchie vorhanden ist, die auf- und zugeklappt werden kann.

Alternativ gibt es die Buttons    (expandieren) und   (komprimieren):

Wenn das SAP-Fenster zu schmal ist, sind diese Funktionalitäten unter  zu finden:

Für das  Zahlenformat kann man die Skalierung, die Anzahl der Dezimalstellen sowie die Darstellung des Vorzeichens unterschiedlich einstellen:

Man kann anschließend zwischen "Betragsspalten" und "Darstellung Vorzeichen wählen:

Bei "Betragsspalten" hat man anschließend verschieden Möglichkeiten für Skalierung, Dezimalstellen und Anzeige der Einheit:

Bei "Darstellung Vorzeichen" gibt es 3 verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl:

Desweiteren gibt es unter dem Menüpunkt  Einstellungen  u.a. noch folgende nützliche Schalter:

• Nullen an/aus
• Kopfzeilen an/aus
• Berichtstext an/aus

Mit Klick auf oder den Menüpunkt Bearbeiten – Suchen kann die Liste durchsucht werden:

Anschließend muss der Suchbegriff eingegeben werden, z.B. TVL:

Nach Klick auf    werden die Treffer in einem separaten Fenster angezeigt:

Durch Doppelklick auf die gewünschte Zeile erfolgt die Positionierung im Bericht. Mit Klick auf   wird zum nächsten Treffer gesprungen.

Es gibt leider keine Möglichkeit für eine Druckvorschau, sondern nur einen Button, um den Bericht zum Drucker zu schicken:

Man muss sich dann zwischen 3 Möglichkeiten entscheiden:

Anschließend können verschiedene Druckparameter eingestellt werden:

 (Details zu den Parametern finden Sie im Kapitel zu den ALV-Listen: https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/33-ergebnisansicht-alv-liste unter Drucken)

Auf den ersten zwei Seiten werden Berichtsparameter ausgegeben. Ab der dritten Seite folgt dann der eigentliche Bericht.

Beim Drucken des Kontoauszugs erfolgt die Ausgabe oft auf zwei Seiten, obwohl auf der ersten Seite im Querformat nur ca. zwei Drittel bedruckt sind. Das liegt daran, dass in der Zeile „Report“ bei Spalten ein kleinerer Wert vorgeschlagen wird, als mit der Angabe bei „Aufbereitung“ möglich ist.

In diesem Beispiel wird von SAP das Druckformat X_65_132 mit 65 Zeilen und 132 Spalten vorgeschlagen, darüber stehen aber nur 123 Spalten. Man kann jetzt diese Angabe mit 132 überschreiben und alle Spalten werden auf eine Seite nebeneinander gedruckt:

Man kann den Bericht in verschiedenen Formaten lokal  speichern. Für den Aufruf dieser Funktionalität gibt es mindestens zwei Möglichkeiten:

oder 

Anschließend kommt es darauf an, ob es in der aktuellen Darstellung eine Hierarchie gibt oder nicht.

Es besteht die Möglichkeit, die Liste per Mail zu versenden:

Das weitere Vorgehen ist wie beim Versenden von ALV-Listen (s. https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/33-ergebnisansicht-alv-liste Mail-Versand)

Der Bericht wird als .htm-Datei beigefügt, die Berichtsparameter als .txt-Datei.

Nun könnte die Frage auftauchen, aus welchen Einzelposten sich die eine oder andere Summe zusammensetzt. Dazu gibt es eine recht elegante Möglichkeit, sich diese im Bericht Alle Buchungen/Belegjournal auflisten zu lassen. Allerdings muss man dazu in der vorangegangenen Selektionsmaske die Finanzstelle (und ggf. auch Finanzpositionen) „negativ“ selektieren, d.h. angeben, welche Finanzstellen man NICHT sehen möchte. Ansonsten werden die Selektionskriterien für die Einzelpostenliste nicht übernommen! Hintergrund für diese ungewohnte Vorgehensweise ist ein sogenannter Hinweis von SAP, den Sie im hier https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/75-hinweis-von-sap-zum-aufruf-der-einzelposten finden. Demzufolge kann es bei Nichteinhalten dieses Verfahrens dazu kommen, dass die Summe der angezeigten Einzelposten von der Zahl im Recherchebericht abweicht und die SAP-Server überlastet werden.

Soll eine Selektion mit Sicherheit in den Einzelpostenbericht übernommen werden, so muss „negativ“ eingeschränkt werden!

Wie man das macht, soll an folgendem Beispiel erläutert werden:

Man möchte die Kostenstelle 30208000 sehen. Das ist gleichbedeutend mit: man möchte alle Kostenstellen, die kleiner sind als 30208000 und alle, die größer sind als 30208000 NICHT sehen.

Die Eingabe dafür muss bei der Mehrfachselektion vorgenommen werden:

Dann sind auf der Registerkarte Einzelwerte ausschließen folgende 2 Einträge vorzunehmen:

Auf allen anderen Registerkarten dürfen (in diesem Beispiel) keine Einträge erfolgen!

Mit Klick auf   werden diese Ausgrenzungen in die Selektionsmaske übernommen.

Bei einer Einschränkung nach Finanzpositionen ist ebenso zu verfahren. Einschränkungen nach Fonds können aber ganz normal vorgenommen werden.

Für die „negative“ Selektion mehrere Finanzstellen oder eines Intervalls s. https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/chapter/5-negative-selektionen

In der Ergebnisanzeige des Rechercheberichtes kann dann eine Summe/Zwischensumme in Einzelposten aufgeschlüsselt werden. Dazu muss diese Zahl zunächst durch einmaliges Anklicken markiert werden – die Schriftfarbe für diese Zahl ändert sich dadurch in einen Grauton (und bei den Buttons oben gibt es einige Veränderungen).  Anschließend wird über den Menüpunkt Zusätze – Einzelposten der Bericht Alle Buchungen/Belegjournal aufgerufen:

Es erscheint dann das Belegjournal (Layout wie als Voreinstellung gewählt) in der gewohnten Darstellung: Einnahmen negativ, Ausgaben positiv – bitte nicht verwirren lassen!

Es werden nur die Belege zu der im Kontoauszug markierten Summe/Zwischensumme angezeigt, z.B. Ausgaben investiv:

Im Unterschied zum Berichtsaufruf direkt aus dem Menü werden in dieser Einzelpostenliste nur die Werttypen Zahlungen, Erfolgsumbuchungen und Ist-Buchungen im CO mit Betragsart Gezahlt bzw. Original angezeigt.

Es besteht hier die Möglichkeit, in die Einzelbeleganzeige zu wechseln wie unter https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/33-ergebnisansicht-alv-liste (Wechsel in die Einzelbeleganzeige) beschrieben.

Für Summen in den Spalten Saldo und Kontostand ist die Anzeige von Einzelposten nicht möglich, da es sich um berechnete Spalten handelt.

In der Selektionsmaske hat man die Möglichkeit, außer dem Klassischen Recherchebericht eine Grafische Berichtsausgabe zu wählen:

Die grafische Berichtsausgabe zeigt dieselben Informationen wie der klassische Recherchebericht, aber in etwas zeitgemäßerem Look:

Die Ansicht besteht aus einem oberen, mittleren und unteren Teil, die in der Höhe verändert werden können.

Im oberen Teil befindet sich auch hier der Berichtskopf mit Angabe der Selektionskriterien. Um im Kopf alle Informationen zu sehen, muss man mit den Scrollbalken dieses Teilfensters arbeiten oder das Kopffenster (zu Lasten des Berichtsfensters) größer ziehen.

Im mittleren Teil ist auf der linken Seite der Navigationsbereich und rechts die Einnahmen, Ausgaben etc zu sehen. Die Breite dieser beiden Bereiche kann geändert werden.

Die Zusammenfassung der Daten ist zunächst nach Finanzstelle erfolgt. Im Navigationsbereich ist durch auch schon ersichtlich, dass es zur Finanzstelle eine Hierarchie gibt. Eine Hierarchie ist auf der rechten Seite am zu erkennen und kann mit Klick auf   und  geöffnet bzw. geschlossen werden. Die Breite und die Reihenfolge der Spalten lässt sich mit den üblichen Windows-Techniken verändern. Auch das Ausblenden von Spalten ist möglich. Außerdem gibt es am unteren Rand einen Scrollbalken, um die weiter rechts liegenden Spalten anzuzeigen. Ein Wechsel der Darstellung erfolgt mit Doppelklick auf das gewünschte Merkmal im Navigationsbereich.

Im unteren Teil sind die Zahlen, die in der Mitte rechts in einer Zeile nebeneinander stehen, untereinander dargestellt.

Der Wechsel in den Einzelpostenbericht erfolgt über den Menüpunkt Springen – Einzelposten:

Transaktionscode:        Y_ES0_35000056

Berichtstyp:                  ALV-Liste

In der Selektionsmaske sind Eingrenzungen nach Inventarnummer, Kostenstelle, Fond, Geschäftsbereich und Anlagehauptnummer möglich:

Die Inventarnummer bezieht sich auf Altanlagen, d.h. bis 2000. Ab 2001 gibt es die Anlagen-Hauptnummer.

Bei der Kostenstelle im Stammsatz handelt es sich um die Kostenstelle, die im Anlagenstammsatz für dieses Wirtschaftsgut hinterlegt wurde. Diese Kostenstelle bezieht sich nicht auf die Finanzierung.

Die Verantwortliche Kostenstelle gibt es nur für zentrale Einrichtungen. 

In der Ergebnisansicht sind dann die Anlagen aufgelistet:

Es gibt hier keinen Berichtskopf, in dem die Selektionskriterien angezeigt werden.

Alle vorhandenen Spalten sind eingeblendet.

Die Buttons/Icons sehen z.T. etwas anders aus als im Kapitel 3.3. beschrieben. Bei den Symbolen für Filter, Summe, Zwischensumme, Ansichten und Layout gibt es unten rechts noch ein kleines Dreieck, über das ein Kontextmenü aufgerufen werden kann, z.B. für Layout:

Weitere Informationen zu diesem Bericht befinden sich im Informationsportal unter https://informationsportal.tu-braunschweig.de/portal/catalog/entities/details?tenantId=257328d7-59ab-46b9-9385-cf12c36df3d7&repositoryId=ca3fd7e2-4f66-40bd-84fe-

Transaktionscode:        ZFISOP

Berichtstyp:                  ALV-Liste

Dieser Bericht wird von der Finanzbuchhaltung empfohlen für die Überprüfung, welche Rechnungen noch offen sind. Es handelt sich dabei um eine Eigenentwicklung des CCC. Deshalb ist der Bericht nicht geeignet für eine umfassende Kontrolle, weil z.B. Umbuchungen nicht berücksichtigt werden.

In der Selektionsmaske gibt es neben den Eingrenzungen nach Finanzstelle, Fond und Geschäftsjahr die Möglichkeit, sich Kreditoren, Debitoren, Sachkonto oder alle (*) diese Posten anzeigen zu lassen. Außerdem hat man die Wahl zwischen offenen und ausgeglichenen Posten:

Als Ergebnis erhält man eine ALV-Liste, die i.d.R. nach Name 1 und Fälligkeitsdatum sortiert ist –jeweils mit Zwischensumme nach diesen beiden Kriterien. Die „Ampel“ in der ersten Spalte zeigt auf einen Blick, wie dringlich die jeweilige Angelegenheit ist:

Durch Doppelklicken auf einen Beleg kann man wie gewohnt in die Einzelbeleganzeige wechseln.

In diesem Bericht werden Ausgaben negativ dargestellt, Storni, Gutschriften etc. dagegen positiv

Der Bericht zeigt nicht alle Buchungen an; nicht enthalten sind u. a. Buchungen ohne Kreditoren- bzw. Debitoren-Nummer wie z. B.  die Erfolgsumbuchungen für das Personal

Sachkontenbuchungen werden nicht ausgeglichen und stehen daher immer bei den offenen Posten

Transaktionscode: ZFB03

Dieser Bericht liefert immer den aktuellen Stand der Zahlung. Er sollte angewendet werden, wenn man schnell nachsehen muss, ob eine Rechnung bezahlt wurde, storniert ist oder ähnliches.

Dabei ist zu unterscheiden, ob die Belegnummer bekannt ist oder nicht.

Transaktionscode: Y_ES0_35000150

Berichtstyp: Recherchebericht

Dieser Bericht weist den aktuellen Kontostand für ein bestimmtes Berichtsjahr aus. Er eignet sich, um eine Übersicht der Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres zu erhalten. Die Summen im Kontoauszug basieren auf den Daten des Berichts Alle Buchungen/ Belegjournal.

Folgende Eintragungen sind unbedingt erforderlich:

• Finanzstelle(n)
• Finanzkreis:            TUBS
• Geschäftsjahr

Über die Optionsknöpfe  hat man die Wahl zwischen zwei Ausgabearten: „grafisch“ oder „klassisch“:

Die Begriffe sind in beiden Berichten identisch. Lediglich die Optik unterscheidet sich, s. https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/34-ergebnisansicht-recherchebericht

Es gibt insgesamt 8 Spalten mit folgender Bedeutung:

1. Spalte: Vortragswerte aus dem Vorjahr. Der Saldovortrag kann für die Verwendung im aktuellen Jahr mit einbezogen werden.
2. Spalte: Summe aller Einnahmen Ist (vereinnahmt) 
3. Spalte: Summe des durch Budgetänderung umgebuchten Budgets (innerhalb eines Instituts/einer Einrichtung).
4. Spalte: Summe aller Ausgaben Ist (verausgabt)
5. Spalte: Summe aus Spalte 2. bis 4. (zahlungswirksam)
6. Spalte: Summe aus Spalte 1. und 5. (aktueller Kontostand)
7. Spalte: Summe aller Einnahmen Obligo (offene Posten nachrichtlich)
8. Spalte: Summe aller Ausgaben Obligo (offene Posten nachrichtlich)

Die Darstellung ist nach folgenden Navigationsmerkmalen möglich:

• Fonds
• Fin.Zweck
• Finanzstelle
• Finanzposition

Transaktionscode: Y_ES0_35000253

Berichtstyp: Recherchebericht

Dieser Bericht ist vom Grundaufbau dem Kontoauszug TUBS Finanzmittelbestand ähnlich. Der Unterschied besteht darin, dass jahresübergreifende Auswertungen vorgenommen werden können:

Folgende Eintragungen sind unbedingt erforderlich:

• Finanzstelle(n)
• Finanzkreis:            TUBS
• von PPP.JJJ
• bis PPP.JJJ

Auch hier gibt es insgesamt 8 Spalten:

1. Spalte: Vortragswerte aus dem Vorjahr. (s.u.)
2. Spalte: Summe aller Einnahmen Ist (vereinnahmt) 
3. Spalte: Summe aller Ausgaben Ist (verausgabt)
4. Spalte: Summe aus Spalte 2. bis 3. (zahlungswirksam)
5. Spalte: Summe aus Spalte 1. und 4. (aktueller Kontostand)
6. Spalte: Summe aller Einnahmen Obligo (offene Posten nachrichtlich)
7. Spalte: Summe aller Ausgaben Obligo (offene Posten nachrichtlich)
8. Spalte: Summe aus Spalte 5. bis 7.

Die Darstellung ist nach folgenden Navigationsmerkmalen möglich:

• Geschäftsjahr
• Periode/Jahr
• Fin.Zweck
• Finanzstelle
• Fonds
• Finanzposition

Saldovorträge werden nur in der ersten Periode eines Jahres angezeigt (001.JJJJ).
Der Saldovortrag erscheint nur einmal, auch wenn die Selektion mehrere Jahre umfasst.

Transaktionscode: Y_ES0_35000246

Berichtstyp: Recherchebericht

Im Informationsportal gibt es nähere Informationen zu diesem Bericht im Dokument Dezentrales Berichts- und Formularwesen mit SAP ( Dezentrales Berichts- und Formularwesen mit SAP )

In diesem Bericht werden nur die Drittmittel ausgewertet (6er Fonds), eine Darstellung mehrerer Jahre ist möglich. Nach Eingabe der Finanzstelle erfolgt die Auswahl des/ der Fonds selbsttätig durch den Bericht. Die Auswahl eines bestimmten Fonds ist erst innerhalb des Berichtes nach Darstellung in Fonds möglich.

Folgende Eintragungen sind in der Selektionsmaske unbedingt erforderlich:

• Finanzstelle(n)
• Von Geschäftsjahr
• Bis Geschäftsjahr

Beim ersten Aufruf ist der Bericht strukturiert nach Belastungstyp (Einnahmen, Ausgaben):

Es gibt insgesamt 18 Spalten:

1. Spalte: EU
2. Spalte: BMBF
3. Spalte: Andere Bundesministerien
4. Spalte: Bund insgesamt - Summe aus Spalte 2 und 3
5. Spalte: DFG Einzelförderung
6. Spalte: DFG SFB
7. Spalte: DFG GK
8. Spalte: DFG gesamt - Summe aus Spalte 5 bis 7
9. Spalte: VW Siftung
10. Spalte: Andere Stiftungen
11. Spalte: Stiftungen gesamt - Summe aus Spalte 9 und 10
12. Spalte: DAAD
13. Spalte: Andere Vereine/Verbände
14. Spalte: Vereine/Verbände gesamt - Summe aus Spalte 12 und 13
15. Spalte: Privatwirtschaft
16. Spalte: Öffentliche
17. Spalte: Freie Guthaben
18. Spalte: DM Forschung gesamt – Summe der Spalten 1, 4, 8, 11 und 14 bis 17

Die Darstellung ist nach folgenden Navigationsmerkmalen möglich:

• Finanzstelle
• Fin.Zweck
• Belastungstyp (Einnahmen, Ausgaben)
• Geschäftsjahr
• Fonds
• Finanzposition

Transaktionscode: FMRP_RFFMEP1AX

Berichtstyp: ALV-Liste

In der Selektionsmaske sind folgende Eintragungen unbedingt erforderlich:

• Finanzkreis: TUBS
• Finanzstelle(n)
• Geschäftsjahr/Periode

Empfehlenswert sind noch folgende Eingrenzungen/Einstellungen:

• Maximale Trefferzahl: Voreinstellung 500 bedeutet, dass nur 500 Datensätze angezeigt werden. Um sicherzugehen, dass alle Datensätze angezeigt werden, sollte diese Zahl entfernt werden.
• Layout: Der Haken bei „nur Variantenfelder“ bedeutet, dass nicht alle verfügbaren Spalten des Berichtes angezeigt werden. Es fehlen z. B. die Spalten mit Bankleitzahl, Bankkonto, Bankland etc. Deshalb empfehlen wir, diesen Haken zu entfernen.

Transaktionscode: Y_ES0_35000050

Berichtstyp: ALV-Liste

Im Informationsportal gibt es nähere Informationen zu diesem Bericht im Dokument Hinweise zum Einsatz der Belegübersicht „Belegliste Haushaltsmanagement nach Erfassungsdatum

Dieser Bericht ist insbesondere hilfreich, Belege zu erkennen, die z.B. am Jahresanfang noch für das zurückliegende Geschäftsjahr gebucht wurden. Im Vergleich zum Bericht Alle Buchungen/ Belegjournal wird hier für jeden Beleg nur die Zeile Betragsart = „Original“ ausgegeben.

Hinweis: Auch in diesem Bericht gibt es die Spalte Steuerkennzeichen (z. B. für die Intrahandelsstatistik).

In der Selektionsmaske ist unbedingt die Finanzstelle und als Buchungskreis TUBS einzutragen:

Dann hat man noch die Möglichkeit, das Erfassungsdatum und das Geschäftsjahr einzugrenzen:

Beim FI-Geschäftsjahr werden die FI-Buchungsperiode und das FI-Geschäftsjahr der Belege ausgewertet. Bei PSM-Geschäftsjahr/Perioden wird das Fortschreibungsdatum eines Beleges in das Modul PSM ausgewertet.

Auf Wunsch können auch die Obligobelege angezeigt werden oder nicht:

Die Liste enthält alle haushaltsrelevant gebuchten Belege.

Es besteht die Möglichkeit, den Bericht im Dialog aufzurufen bzw. direkt auf den Drucker zu schicken:

Sofern kein Layout angegeben wurde, wird das Ergebnis dann im TUBS-weit voreingestellten Layout angezeigt:

Es kann dann bei Bedarf ein anderes Layout ausgewählt werden, z.B. /Standard. Diese hat folgende Einstellungen:

Es liegt ein Filter auf der Spalte Werttyp, der alle Buchungen mit Werttyp=58 ausschließt. (Werttyp = 58 sind Anzahlungsforderungen, s. Anhang

Es gibt eine Summe auf der Spalte Betrag FK-Währung, sortiert ist aufsteigend nach Auftrag (damit ist der Innenauftrag/Fond gemeint).

Es gibt hier die Spalten Erfassungsdatum, Ausgleichsdatum (Spaltenüberschrift: Ausgleich), Belegdatum und Buchungsdatum, aber kein Haushaltsmanagement-Fortschreibedatum.

Es gibt Belegnummer und HHM-Belegnummer, die sich unterscheiden können. Die Spalte Position gibt es zweimal, die Einträge können sich unterscheiden.

Es gibt sowohl Kostenstelle als auch Finanzstelle sowie Finanzstelle-Txt.

In der Spalte Referenz findet sich auch hier die Rechnungsnummer des Lieferanten.

Zum Auftrag gehört die Spalte Bezeichnung.

Herkunft der Daten gibt an, aus welchem SAP-Modul die Daten stammen, z.B. FI oder CO.

Die Spalten Geschäftsjahr, Belegnummer und Finanzposition sind farbig hinterlegt.

Folgende Spalten sind hier nicht vorhanden: 

• Periode
• Periode/Jahr
• Haushaltsmanagement-Fortschreibedatum

Transaktionscode: YPSM_STAMMDATENPRUEF

Berichtstyp: ALV-Liste

Dieser Bericht liefert die Zuordnung von Fonds zu Finanzstellen.

Er liefert allerdings nur Ergebnisse für die Finanzstellen, für die eine Berechtigung vorhanden ist.

 In der Selektionsmaske muss auf jeden Fall als Finanzkreis TUBS und eine Verantwortliche Kostenstelle eingetragen werden:

Als Ergebnis erhält man alle Fonds/Innenaufträge für diese Kostenstelle:

Hier ist auch die Laufzeit der einzelnen Fonds in der Spalte gültig bis zu erkennen.

Transaktionscode: ZCO_KL03

Berichtstyp: ALV-Liste

Nach dem Aufruf muss evtl. zunächst als Kostenrechnungskreis TUBS eingetragen werden:

Diese Eingabe kann man mit Klick auf  speichern, so dass man diese Eingabe beim nächsten Aufruf des Berichtes nicht wiederholen muss.

Der Bericht zeigt dann alle Finanzstellen an, für die man eine Berechtigung hat:

In diesem Fall ist das nur die Finanzstelle 30208000. Die „Finanzstellen“ SFS und TUBS sind nur technisch relevant und bei allen Nutzern aufgelistet.