3. Umgang mit Berichten Berichtstypen, Selektionsmaske, Ergebnisansicht ALV-Liste und Recherchebericht, Schließen von Berichten, Abbruch von Berichten im Notfall 3.1. Berichtstypen Es gibt es 2 verschiedene Arten von Berichten: ALV-Listen (ALV =  A BAP L ist V iewer oder A dvanced L ist V iewer; ABAP ist die SAP-Programmiersprache)  Recherche-Berichte Bei den ALV-Listen handelt es sich um die Auflistung von Datensätzen, z.B. Belege über Buchungen. Bei den  Rechercheberichten sind die Datensätze bereits nach verschiedenen Kriterien kumuliert. In beiden Fällen erscheint nach dem Aufruf eines Berichtes zunächst eine sogenannte  Selektionsmaske . I.d.R. möchte man nur eine bestimmte Auswahl von Daten sehen und auswerten und hat meistens auch nur für einige wenige Kostenstellen die Berechtigung zur Ansicht der Daten. Deshalb können hier Angaben zur Einschränkung der anzuzeigenden Daten gemacht werden. Zur Arbeitserleichterung können häufig benötigte Selektionen als sogenannten Varianten gespeichert werden. Es können auch die Varianten anderer Nutzer verwendet werden. Anmerkung: Man kann einen Bericht u.U. auch ohne Angabe von Selektionskriterien ausführen. Allerdings werden dann sämtliche Belege der TU Braunschweig   seit der Einführung von SAP aufgerufen und für jeden Datensatz geprüft, ob Zugriffsberechtigungen dafür vorhanden sind. Das nimmt sehr viel Zeit in Anspruch und verursacht eine hohe Systemlast. Das bekommen auch alle anderen Nutzer zu spüren durch deutliche längere Antwortzeiten des Systems und   u.U. auch Systemabbrüche . Dann wird der Bericht ausgeführt und zeigt eine Tabelle mit den gewünschten Informationen an.  Bei den  ALV-Listen kann man hier die Anzeige individuell gestalten mit Hilfe folgender Möglichkeiten: Spalten verschieben  Spalten aus-/einblenden Spaltenbreite ändern Sortieren Bildung von Summen und Zwischensummen Filter setzen Diese individuellen Anzeigen können als sogenanntes  Layout gespeichert und später wieder aufgerufen werden. Man kann eigene und systemweite Layout verwenden. Bei den  Rechercheberichten kann man die Darstellung/Kumulation variieren, z.B. nach Finanzstellen Finanzposition Fonds Fin. Zweck   Außerdem gibt es für beide Berichtstypen folgende Funktionalitäten: Suchen Drucken Export 3.2. Selektionsmaske Am Beispiel des Berichtes „Alle Buchungen“ (Ordner: Informationen aus der Finanzmittelrechnung) sollen im Folgenden die Grundsätze der Selektionsmasken erläutert werden. Nach dem Aufruf des Berichtes erscheint die  Selektionsmaske : Folgende Eintragungen sind unbedingt erforderlich: Finanzkreis: TUBS Finanzstelle(n) Geschäftsjahr/Periode   Empfehlenswert sind noch folgende Eingrenzungen/Einstellungen: Maximale Trefferzahl : Voreinstellung 500 bedeutet, dass nur 500 Datensätze angezeigt werden. Um sicherzugehen, dass alle Datensätze angezeigt werden, sollte diese Zahl entfernt werden. Layout : Hier kann durch die Angabe eines Layouts die Darstellung der Daten festgelegt werden. Die Beschreibungen im nächsten Kapitel beziehen sich auf das Layout 0sapstandard . Der Haken bei „nur Variantenfelder“ bedeutet, dass nicht alle verfügbaren Spalten des Berichtes angezeigt werden. Es fehlen z. B. die Spalten mit Bankleitzahl, Bankkonto, Bankland etc. Deshalb empfehlen wir, diesen Haken zu entfernen . Beispiel einer ausgefüllten Selektionsmaske entsprechend den o.g. Empfehlungen: Pflichtfeld - Die Markierung * kennzeichnet ein sog. Pflichtfeld, in dem zwingend ein Wert einzugeben ist.  Z.B. Wertehilfe - Für viele Maskenfelder gibt es eine sogenannte Wertehilfe. Damit kann man nachsehen, welche Werte in dem jeweiligen Eingabefeld überhaupt stehen können. Nach Klick in das betreffende Feld erscheint am rechten Rand der Button    Beispiel: Finanzkreis Nach Klick auf   erscheint das folgende Fenster: Hier kann man bei Bedarf die Werteliste noch weiter einschränken. Enthält die Liste wahrscheinlich mehr als 500 Werte, sollte bei „ Anzahl beschränken auf “ ein HAKEN bei „ keine Beschränkung “ gesetzt werden. Es werden dann alle vorhandenen Werte angezeigt (betrifft z. B. Finanzstellen, Fonds oder Finanzpositionen). Schon ohne weitere Eingabe und Klicken auf wird die Liste der Eingabemöglichkeiten angezeigt. In diesem Fall gibt es 5 Möglichkeiten: Es ist hier TUBS auszuwählen. Durch Doppelklicken auf die entsprechende Zeile o d e r Markieren und Klicken auf       wird die Auswahl direkt in die Selektionsmaske übernommen. Selektionen - Bei den Angaben für Fond, Finanzstelle und Finanzposition gibt es mehrere Möglichkeiten der Eingrenzung. Einfach (z.B. einzelner Fond bzw. Finanzstelle bzw. Finanzposition) Von - bis Mehrfachselektion Beispiele für Selektion der Finanzstelle: Selektion der Kostenstelle 30208000: Selektion der Kostenstellen 30208000 - 30208999: Mehrfachselektion: Um eine komplexe Selektion vorzunehmen, gibt es den Button : Nach Anklicken erscheint das folgende Fenster: Hier gibt es 4 verschiedene Registerkarten, auf denen entsprechende Eingrenzungen oder auch Ausgrenzungen vorgenommen werden können: Einzelwerte selektieren Intervalle selektieren Einzelwerte ausschließen Intervalle ausschließen Hier können z.B. 3 einzelne Kostenstellen eingetragen werden. Die Anzahl der Einträge auf den einzelnen Registerkarten ist dann auf dem „Reiter“ angezeigt: Nach Eingabe aller Kriterien ist   anzuklicken, damit die Selektion übernommen wird. Der Button für die Mehrfachselektion ändert dann seine Farbe von   nach : Varianten - Wenn man dieselben Selektionseinstellungen häufiger braucht, kann man diese als sogenannte Variante speichern. Wenn man dieselben Selektionseinstellungen häufiger braucht, kann man diese als sogenannte Variante speichern: oder Es ist dann ein Variantenname und eine Bedeutung einzutragen. Der Variantenname muss innerhalb der gesamten TU eindeutig sein. Es ist zu empfehlen, einen HAKEN bei  Variante schützen zu setzen. Anderenfalls kann die Variante von anderen Nutzern überschrieben werden. Mit   erneutem Klick auf  wird dann tatsächlich gespeichert. Der Aufruf gespeicherter Varianten erfolgt mit Klick auf    oder über den Menüpunkt Springen – Varianten – Holen… :   o d e r  Man kann dann noch verschiedene Suchkriterien eingeben, vorgeschlagenen ist z.B. die Suche aller Varianten, die man selbst erstellt hat: Wenn es genau eine Variante zu den Suchkriterien gibt, werden die Selektionswerte in die Maske übernommen. Gibt es mehrere Varianten, so werden diese angezeigt und können durch Doppelklick ausgewählt werden: Diese Anzeige kann auch nach einer beliebigen Spalte sortiert oder durchsucht werden. Wenn man im Fenster keine Einträge vornimmt, stehen alle Varianten aller Nutzer der TU Braunschweig als Auswahl zur Verfügung. Variante ändern Zum Ändern einer Variante sind folgende Schritte nötig: Variante holen Änderungen vornehmen Speichern Sicherheitsabfrage: soll die Variante „XY“ überschrieben werden? mit „ja“ bestätigen .     Variante löschen Eine Variante löschen kann man   über das Menü Springen ® Varianten ® Löschen : Zunächst muss man die betreffende Variante suchen, z.B. alle Varianten, die man selbst erstellt hat:   In der nun folgenden Liste aller verfügbaren Varianten klickt man die zu löschende an: Mit anschließendem Klick auf     hat man noch die Wahl, die Variante in allen Mandanten oder nur im aktuellen Mandanten zu löschen: Im Produktivsystem PS2 ist die Auswahl egal, weil es für die TU BS nur einen Mandanten gibt. Im Testsystem QS2 sollte man es sich überlegen. Anschließend kommt noch eine letzte Sicherheitsabfrage: Ausführen des Berichtes Nach Eingabe aller gewünschten Eingrenzungen wird mit Klick auf der Bericht ausgeführt: (alternativ: Funktionstaste F8) Bei Einschränkung der maximalen Trefferzahl wird vor Erscheinen der Ergebnisansicht darauf hingewiesen: 3.3. Ergebnisansicht ALV-Liste In der Ergebnisansicht einer ALV-Liste gibt es folgende Gestaltungsmöglichkeiten: Spalten verschieben / ausblenden / einblenden / Spaltenbreite ändern Sortieren Filtern Summen und Zwischensummen bilden Layout ändern / sichern / auswählen / löschen Suchen Drucken Ansicht in MS Excel Export Mail-Versand Wechsel in die Einzelbeleganzeige Spalten verschieben / ausblenden / einblenden / Spaltenbreite ändern Spalten verschieben auf Spaltenüberschrift klicken – Spalte wird markiert (andere Hintergrundfarbe) – und mit gedrückter linker Maustaste die Spalte an die gewünschte Position schieben Spalten ausblenden mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken (z.B. "Verf.Budg") – aus dem nun angezeigten Menü den Punkt „Ausblenden“ auswählen: Spalten einblenden mit der rechten Maustaste auf Spaltenüberschrift klicken – aus dem nun angezeigten Menü den Punkt „Einblenden…“ auswählen: Es erscheint dann das folgende Fenster: Auf der linken Seite sind alle derzeit angezeigten Spalten aufgeführt, und zwar in der entsprechenden Reihenfolge der Anzeige. Auf der rechten Seite findet man alle vorhandenen Spalten des Berichts, die noch eingeblendet werden können. Diese können alphabetisch sortiert werden, indem man auf Spaltenname (unter Spaltenvorrat) klickt. Mit kann der Spaltenvorrat durchsucht werden. Für das Einblenden einer Spalte aus dem Spaltenvorrat muss diese rechts ausgewählt und mit   nach links zu den angezeigten Spalten übertragen werden. (Alternativ: Doppelklick) Analog können hier auch angezeigte Spalten ausgeblendet werden, indem sie mit Anklicken und   bzw. Doppelklick in den Spaltenvorrat übertragen werden. Außerdem lässt sich mit die Reihenfolge der angezeigten Spalten ändern (alternativ zu Spalte verschieben – s.o.) Mit Klick auf   werden die Daten dann entsprechend angezeigt. Spaltenbreite ändern auf Spaltenüberschrift klicken – Spalte wird markiert; wie in anderen Programmen üblich Mauszeiger auf den rechten Rand der Spaltenüberschrift positionieren und mit gedrückter Maustaste die Spaltenbreite ändern Die Spaltenüberschrift wird im Bericht abhängig von der Spaltenbreite unterschiedlich angezeigt. Sortieren Dafür gibt es die Schaltflächen  und für aufsteigende bzw. absteigende Sortierung: Bei der Anwendung kommt es darauf an, ob eine Spalte markiert ist oder nicht.   Wenn eine Spalte markiert ist (durch Klick auf die Spaltenüberschrift), wird nach Anklicken von   oder   nach dieser Spalte sortiert. Die bisherige Sortierung und ggf.   auch vorhandene Zwischensummen gehen dabei verloren. Alternativ: mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken und aus dem angezeigten Menü den Punkt Aufsteigend sortieren bzw. Absteigend sortieren auswählen: Beispiel: Sortierung nach Ausgleichsdatum Wenn keine Spalte markiert ist , erscheint nach Klick auf /  das folgende Fenster: Das Handling ist hier genauso wie bei „Spalten einblenden“ (s.o.). Auf der linken Seite sind die Spaltennamen aufgeführt, nach denen derzeit sortiert ist, evtl. mit Zwischensumme. Auf der rechten Seite stehen alle verfügbaren Spalten. Die Reihenfolge der Spaltennamen auf der linken Seite ergibt die Rangfolge der Sortierung.   Im Bericht erkennen Sie eine sortierte Spalte an einem kleinen roten Dreieck in der Spaltenüberschrift, Spitze auf-   bzw. abwärts :   Filtern Durch Filtern kann die Anzeige der angezeigten Datensätze eingeschränkt werden. Dafür gibt es die Schaltfläche   bzw. den Menüpunkt Bearbeiten – Filter setzen :         Bei der Anwendung kommt es auch hier darauf an, ob eine Spalte markiert ist oder nicht (wie beim Sortieren).   Wenn eine Spalte markiert ist (durch Klick auf die Spaltenüberschrift), erscheint nach Anklicken von   ein Fenster, in dem Filterkriterien für diese Spalte eingetragen werden können (z.B. Finanzposition): Es können hier Eingrenzungen für einen einzelnen Wert, ein Intervall (von – bis) oder Mehrfachselektionen vorgenommen werden. (s. bei Selektionen https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/32-selektionsmaske  ) Alternativ: mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken und aus dem angezeigten Menü den Punkt Filter setzen … auswählen:    Beispiel: Filter auf Belegdatum Wenn keine Spalte markiert ist , erscheint nach Klick auf   das folgende Fenster: Wie beim „Spalten einblenden“ bzw. Sortieren können hier die Spalten, nach denen gefiltert werden soll, aus dem Spaltenvorrat durch Klick auf     nach links übertragen werden. Anschließend sind mit Klick auf      für jede zu filternde Spalte die konkreten Filterkriterien festzulegen. Eine gefilterte Spalte erkennt man an einem kleinen Trichter ( ) in der Spaltenüberschrift. Filter können auch auf ausgeblendeten Spalten liegen! Sortierungen, Zwischensummen etc. werden nur für den gefilterten Bereich ausgeführt.   Filter entfernen In einigen Berichten ist der Button   für die Rücknahme eines Filters vorhanden: Sonst: wieder auf     klicken, danach den gewünschten Filter markieren und ihn mit    zurück in den Spaltenvorrat schieben: Summen und Zwischensummen Summen können über Spalten wie z.B. Zahl.Budg. (gegen Zahlungsbudget zu prüfender Betrag) gebildet werden. Dazu die Spalte markieren und dann auf     klicken: Es erscheint dann in der Spaltenüberschrift das Summenzeichen , neben dem Summenzeichen ein Symbol für Zwischensummen   sowie am unteren Ende der Tabelle eine gelbe Zeile mit der Summe: Erst wenn eine Summe vorhanden ist, kann man auch Zwischensummen bilden – mit Klick auf   . Dabei kommt es wieder darauf an, ob eine Spalte markiert ist oder nicht (wie beim Sortieren und Filtern). Wenn eine Spalte markiert ist , wird   nach Anklicken von   sofort die entsprechende Zwischensumme gebildet und außerdem nach dieser Spalte aufsteigend sortiert.   Vorherige Zwischensummen und Sortierungen gehen dabei verloren!!! Es gibt keine Funktion  Rückgängig , mit der sich das wiederherstellen lässt!!!   Die Zwischensummen sind zu erkennen an der hellgelben Zeile und dem Symbol    in der betreffenden Spalte: Beispiel: Zwischensumme für Finanzposition Wenn keine Spalte markiert ist , erscheint   nach Anklicken von folgendes Fenster: Man hat hier die Möglichkeit, aus dem Spaltenvorrat diejenigen Spalten auszuwählen, nach denen sortiert bzw. eine Zwischensumme gebildet werden soll, z.B. nach Fond, Periode und Text (sinnvoll für Personalausgaben): Beispiel: Zwischensumme pro Beleg Es kann vorkommen, dass der Gesamtbetrag einer Rechnung nicht auf den ersten Blick erkennbar ist, weil der Beleg in zahlreiche Positionen zerlegt ist. Um den Rechnungsbetrag zu finden, ist es hilfreich, wenn man die Zwischensumme pro Beleg bildet. Dazu markiert man die Spaltenüberschrift Referenzbelegnummer durch Anklicken und erzeugt mit Klicken auf die Zwischensummen für diese Spalte: Beispiel:   Zwischensumme Finanzposition, Periode und Belegnummer Hier wird zunächst eine Zwischensumme nach Finanzposition gebildet. Für jede Finanzposition wird dann noch eine Zwischensumme für die einzelnen Perioden gebildet. Und anschließend wird für jede Periode noch nach der Belegnummer des Referenzbeleges sortiert – ohne Zwischensumme. Mit Klick auf werden die Daten dann entsprechend dargestellt: Man kann die „Detailzeilen“ (blaue Zeilen) für eine Zwischensumme ausblenden, indem man auf   (im Beispiel neben der Periode) klickt. Dann sieht man nur noch die gelben Zeilen mit der Zwischensumme. Das Symbol ändert sich außerdem zu : Zum Einblenden der „Detailzeilen“ klickt man wieder auf . Um alle   „Detailzeilen“   auszublenden (bzw. auch wieder einzublenden), gibt es den Menüpunkt: Einstellungen – Summenaufriß festlegen… Es erscheint dann das folgende Fenster: Mit Doppelklick auf die erste Zeile (0 – Nicht-Summenzeilen) werden alle „Detailzeilen“ ein geblendet. Mit Doppelklick auf die zweite Zeile (1 – Periode) werden alle „Detailzeilen“ aus geblendet und die Zwischensummen für alle Perioden und alle Finanzpositionen angezeigt. Mit Doppelklick auf die dritte Zeile (2 – Finanzposition) werden alle „Detailzeilen“ aus geblendet und nur die Zwischensummen für die Finanzpositionen angezeigt. Layout ändern / sichern / auswählen / löschen Layout ändern Alle beschriebenen Gestaltungsmöglichkeiten für das Layout kann man auch   über   (Layout ändern) aufrufen: Im dann erscheinenden Fenster gibt es Registerkarten, auf denen die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden können: Layout sichern Wird ein Layout häufiger benötigt, so kann man die Einstellungen für eine spätere Verwendung speichern: Im folgenden Fenster ist dann ein Name für das Layout einzugeben sowie eine Bezeichnung: Der Name für das Layout (Angabe bei „Layout sichern“) muss pro Benutzer eindeutig sein. Ganz wichtig: Bitte für eigene Layouts unbedingt einen HAKEN bei „Benutzerspezifisch“ setzen!!! Ein HAKEN bei „Voreinstellung“ bedeutet, dass dieses Layout bei jedem Aufruf des Berichts verwendet werden soll, sofern kein anderes Layout gewählt wurde. Auf der Registerkarte „Sichern mit“ kann festgelegt werden, welche Layout-Einstellungen gespeichert werden sollen: Layout auswählen Man kann gespeicherte Layouts wie folgt aufrufen: oder Im folgenden Fenster kann man dann das gewünschte Layout auswählen: Es können eigene (benutzerspezifische) oder systemweite (benutzerübergreifende) Layouts verwendet werden. Auf die Layouts anderer Nutzer hat man also nur Zugriff, wenn sie als benutzerübergreifend (also kein Haken bei „Benutzerspezifisch“- s.o.) gespeichert wurden.   Layout löschen Um ein Layout zu löschen, gibt es den Menüpunkt Menü  Einstellungen – Layout – Verwalten : Es werden dann alle benutzerspezifischen Layouts angezeigt: Durch Auswahl des zu löschenden Layout und Klick auf     wird dieses aus der Liste entfernt. Aber erst nach dem Speichern   dieser Änderung ist es auch wirklich gelöscht.   Suchen Mit Klick auf    oder den Menüpunkt Bearbeiten – Suchen kann die Liste durchsucht werden:   Zunächst muss der Suchbegriff eingegeben werden, z.B. „Drucker“: Außerdem ist es meistens sinnvoll, dass die Anzahl der Treffer angezeigt wird – dazu ist entsprechend der Haken zu setzen. Wenn eine Spalte markiert ist , wird diese nach dem angegebenen Suchbegriff durchsucht. Wenn keine Spalte markiert ist , werden alle Spalten durchsucht. Mit Klick auf   wird der erste Treffer in der obersten Zeile angezeigt: Der Treffer kann vom Suchfenster überlagert sein, wenn er sich weiter links in der Liste befindet. Außerdem erhält man die Information, wie oft der Suchbegriff im vorhanden ist. Durch weiteres Klicken auf   werden die weiteren Treffen angezeigt, immer in der obersten Zeile. Man kann auch nach einem Datum oder auch einem Geldbetrag suchen. Dabei ist zu beachten, dass das Format beim Suchbegriff mit dem Format in der Liste übereinstimmt. Wird z. B. bei größeren Beträgen ein Tausenderpunkt in der Liste angezeigt, so muss auch im Suchfeld ein Tausenderpunkt eingegeben werden.  Es kann nicht nach Werten gesucht werden, die als Zwischensummen angezeigt sind. Drucken Hardcopy (früher Bildschirmabgriff) Dieser Befehl bietet die Möglichkeit, das gerade angezeigte SAP-Fenster zu drucken: Es wird ohne weitere Nachfrage sofort auf dem Windows-Standard-Drucker gedruckt.   Allgemeines Drucken Zunächst kann man sich durch Klick auf      eine Druckvorschau anzeigen lassen: Leider sind hier weder Seitenzahlen noch die Anzahl der Seiten zu erkennen:   Durch Klicken auf wird die Liste dann tatsächlich gedruckt:   Im folgenden Fenster können noch drucktypische Einstellungen vorgenommen werden wie Anzahl der Exemplare und die zu druckenden Seiten: SAP versucht immer, den gesamten Bericht in der Breite möglichst auf eine Seite zu drucken und wählt dafür entsprechende Parameter (Hochformat/Querformat, Schriftgröße, Anzahl der Zeichen nebeneinander = Spalten, Anzahl der Zeilen untereinander). Man kann diese Parameter durch Klick auf „Eigenschaften“ noch ändern: Von besonderem Interesse ist hier der Parameter „Aufbereitung“. Die Angabe X_65_255 bedeutet, dass pro Seite 255 Zeichen nebeneinander und 65 Zeilen untereinander gedruckt werden. Diese Einstellung kann folgenderweise geändert werden. Nach Doppelklick auf die Zeile wird diese Eigenschaft eingeblendet: Hier gibt es für die Aufbereitung eine Wertehilfe, aus der das passende Format ausgewählt werden kann: Mit dem Setzen eines Hakens hier kann man die gewählte Aufbereitung schon im Fenster ALV-Liste drucken erkennen. Beim Drucken eines Berichts wird i.d.R. ein Deckblatt ausgegeben, das Informationen zu Sortierung, Filterung und Datenstatistik enthält. Dieses Blatt sollte man (zur eigenen Information) immer fest an sein Zahlenmaterial heften.   Ansicht in MS EXCEL Man kann die Daten in einer EXCEL-Darstellung anzeigen lassen: oder Das Ergebnis sieht dann so aus: Bei den Zwischensummen ist keine Summenformel hinterlegt, sondern es steht die von Excel errechnete Zahl in der jeweiligen Zelle (z.B. D5) Um wieder in die SAP-typische Ansicht zu wechseln, klickt man Sichten – SAP List Viewer:   Export Man kann die Liste nach MS Word oder MS Excel exportieren oder auch in verschiedenen Formaten lokal speichern . Nur die im Bericht gerade angezeigten Zeilen werden auch exportiert! MS WORD Um die Liste nach MS Excel zu exportieren, wählt man den Menüpunkt Liste – Exportieren – Textverarbeitung : Oder Man hat dann die Wahl, ob man die Serienbriefverarbeitung mit MS Word starten oder ein Dokument anlegen möchte: Nach Auswahl von Dokument anlegen kann dieses dann im RFT-Format gespeichert und anschließend in MS WORD weiterbearbeitet werden. MS EXCEL Um die Liste nach MS Excel zu exportieren, wählt man den Menüpunkt Liste – Exportieren – Tabellenkalkulation : Man hat dann die Wahl zwischen verschiedenen Excel-Formaten: Zu empfehlen ist der vorgeschlagene Eintrag: Excel – Office Open XML Format (XLSX). Die Liste muss dann gespeichert werden und anschließend wird Excel gestartet. Bei den Zwischensummen ist  keine Summenformel hinterlegt, sondern es steht die errechnete Zahl in der jeweiligen Zelle.   Speichern als lokale Datei Eine weitere Möglichkeit, die Liste zu exportieren, ist die Speicherung als lokale Datei : oder Man hat dann die Qual der Wahl zwischen verschiedenen Formaten: Unkonvertiert: wird als .txt abgespeichert mit Trennzeichen | zwischen den Spalten; kann dann z.B. mit dem Editor geöffnet werden Text mit Tabulatoren: kann als .txt oder .xls abgespeichert werden; lässt sich dann in MS Excel öffnen oder über Daten - Externe Daten abrufen – aus Text importieren Rich Text Format: kann als .rtf gepeichert und dann in MS Word weiterbearbeitet werden HTML-Format: kann als .htm gespeichert und anschließend im Internetbrowser aufgerufen werden Nur die im Bericht gerade angezeigten Zeilen werden auch exportiert! Mail-Versand Es besteht die Möglichkeit, die Liste per e-mail zu versenden: Im nachfolgenden Fenster ist als Titel bereits „Belegjournal“ eingetragen. Dieser Titel kann geändert werden und es kann noch ein mail-Text eingegeben werden: Unbedingt erforderlich ist natürlich die Mail-Adresse des bzw. der Empfänger/s. Anschließend wird mit Klick auf   die Mail verschickt. Aus technischen Gründen kann es bis zu 10 min dauern, ehe die Mail beim Empfänger eintrifft. Die Liste ist dann eine .htm-Datei als Anhang der e-mail und kann im Browser angesehen werden. Auf dem Testsystem QS2 ist diese Funktionalität nicht eingerichtet. Wechsel in die Einzelbeleganzeige Wenn man zu einem Beleg Informationen aus dem Modul FI benötigt, kann man durch Doppelklicken in der Zeile des gewünschten Belegs in den Bericht „Belegübersicht –Anzeigen - “ (Ordner: Informationen aus der Finanzbuchhaltung) wechseln: Weitere Informationen zur Beleganzeige finden Sie hier:   https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/42-ordner-informationen-aus-der-finanzbuchhaltung (Bericht: Beleg anzeigen) Zurück zum „Belegjournal“ gelangt man durch Klicken auf     oder F3. 3.4. Ergebnisansicht Recherchebericht Es gibt derzeit 3 Rechercheberichte, die alle Nutzer verwenden können: Zunächst erscheint auch hier eine Selektionsmaske und nach Eingabe aller gewünschten Eingrenzungen wird mit Klick auf    der Bericht ausgeführt. Das Ergebnis sieht dann anders aus als bei den ALV-Listen: Die Ausgaben werden negativ und die Einnahmen positiv dargestellt. Im oberen Teil befindet sich der Berichtskopf mit Angaben zu den Selektionen. Die zugrundeliegenden Belege sind zunächst nach Finanzstelle kumuliert, das ist hier zu erkennen:  Diese Darstellung kann geändert werden, und zwar nach den unter „Navigation“ aufgeführten Merkmalen: Änderung der Darstellung nach anderen Navigationskriterien Die Technik zur Änderung dieser Darstellung ist etwas eigenwillig. Man klickt zunächst auf die gewünschte neue Darstellung, z.B. auf „Fonds“. Dann ändert sich der Hintergrund in ein helles   Orange und der Hintergrund beim bisherigen Darstellungsmerkmal in ein dunkleres Orange: Nun klickt man auf „Finanzstelle“ (auf dem dunkel-orangen Hintergrund) und erhält folgende Ansicht: Die Kumulierung ist jetzt nach den Fonds dargestellt und unter „Navigation“ steht nun u.a. „Finanzstelle“. Analog lässt sich die Darstellung auch in „Fin.Zweck“ bzw. „Finanzposition“ ändern. Anzeige von Spalten Die Anordnung der Spalten und die Spaltenbreite können in diesem Bericht leider nicht geändert werden. Die Breite der einzelnen Spalten ist an den Spalteninhalt angepasst. Dadurch kann es vorkommen, dass nicht alle  Spalten auf den Bildschirm passen. Um diese anzuzeigen, gibt es leider keinen Scrollbalken am unteren Rand des Fensters, sondern 4 Buttons: Hierarchie bei Finanzstelle und Finanzposition Bei der Darstellung nach Finanzposition und Finanzstelle sind in den einzelnen Zeilen noch + und – Zeichen vorangestellt. Das bedeutet, dass hier eine Hierarchie vorhanden ist, die auf- und zugeklappt werden kann.         Alternativ gibt es die Buttons      (expandieren) und     (komprimieren): Wenn das SAP-Fenster zu schmal ist, sind diese Funktionalitäten unter   zu finden: Gestaltungmöglichkeiten für das Zahlenformat (Skalierung, Anzahl der Dezimalstellen, Darstellung des Vorzeichens) Für das   Zahlenformat kann man die Skalierung, die Anzahl der Dezimalstellen sowie die Darstellung des Vorzeichens unterschiedlich einstellen: Man kann anschließend zwischen "Betragsspalten" und "Darstellung Vorzeichen wählen: Bei "Betragsspalten" hat man anschließend verschieden Möglichkeiten für Skalierung, Dezimalstellen und Anzeige der Einheit: Bei "Darstellung Vorzeichen" gibt es 3 verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl:   andere Einstellungen (Nullen, Kopfzeilen, Berichtstext an/aus) Desweiteren gibt es unter dem Menüpunkt   Einstellungen   u.a. noch folgende nützliche Schalter: Nullen an/aus Kopfzeilen an/aus Berichtstext an/aus Suchen Mit Klick auf oder den Menüpunkt Bearbeiten – Suchen kann die Liste durchsucht werden: Anschließend muss der Suchbegriff eingegeben werden, z.B. TVL: Nach Klick auf      werden die Treffer in einem separaten Fenster angezeigt: Durch Doppelklick auf die gewünschte Zeile erfolgt die Positionierung im Bericht. Mit Klick auf    wird zum nächsten Treffer gesprungen. Drucken Es gibt leider keine Möglichkeit für eine Druckvorschau, sondern nur einen Button, um den Bericht zum Drucker zu schicken: Man muss sich dann zwischen 3 Möglichkeiten entscheiden: Anschließend können verschiedene Druckparameter eingestellt werden:   (Details zu den Parametern finden Sie im Kapitel zu den ALV-Listen: https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/33-ergebnisansicht-alv-liste unter Drucken ) Auf den ersten zwei Seiten werden Berichtsparameter ausgegeben. Ab der dritten Seite folgt dann der eigentliche Bericht. Beim Drucken des Kontoauszugs erfolgt die Ausgabe oft auf zwei Seiten, obwohl auf der ersten Seite im Querformat nur ca. zwei Drittel bedruckt sind. Das liegt daran, dass in der Zeile „Report“ bei Spalten ein kleinerer Wert vorgeschlagen wird, als mit der Angabe bei „Aufbereitung“ möglich ist.   In diesem Beispiel wird von SAP das Druckformat X_65_132 mit 65 Zeilen und 132 Spalten vorgeschlagen, darüber stehen aber nur 123 Spalten. Man kann jetzt diese Angabe mit 132 überschreiben und alle Spalten werden auf eine Seite nebeneinander gedruckt: Export Man kann den Bericht in verschiedenen Formaten lokal   speichern. Für den Aufruf dieser Funktionalität gibt es mindestens zwei Möglichkeiten: oder  Anschließend  kommt es darauf an, ob es in der aktuellen Darstellung eine Hierarchie gibt oder nicht.   mit Hierarchie (z.B. Finanzstelle, Finanzposition) Es erscheint das folgende Fenster:  Je nach Auswahl des Ausgabeformates erhält man dann eine Ausgabedatei mit unterschiedlichen Möglichkeiten der Weiterverarbeitung: Tabelle: Ausgabedatei   .dat; kann dann in MS Excel importiert werden Text: Ausgabedatei   .txt; kann dann mit dem Editor geöffnet werden RTF: Ausgabedatei   .rtf; Tabelle in MS Word Es ist dann auf jeden Fall noch die Ausgabedatei zu benennen, alle anderen Einstellungen können bei Bedarf geändert werden. ohne Hierarchie (z.B. Fond, Fin.Zweck)  Man hat dann die Wahl zwischen 2 Möglichkeiten: Beim Sichern in Datei kommt anschließend das Fenster wie beim Exportieren mit Hierachie . Nach Auswahl von Seite an XXL übergeben hat man die Wahl zwischen Tabelle und Pivottabelle: Hier empfiehlt es sich, Tabelle auszuwählen und mit dem grünen Haken zu bestätigen. Dann muss noch einmal Microsoft Excel bestätigt werden: Anschließend wird Excel geöffnet und man sieht den exportierten Bericht, z.B. nach Fonds dargestellt: Meistens erscheint dann noch dieser freundliche Hinweis: Mail-Versand Es besteht die Möglichkeit, die Liste per Mail zu versenden: Das weitere Vorgehen ist wie beim Versenden von ALV-Listen (s. https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/33-ergebnisansicht-alv-liste Mail-Versand) Der Bericht wird als .htm-Datei beigefügt, die Berichtsparameter als .txt-Datei. Anzeige von Einzelposten Nun könnte die Frage auftauchen, aus welchen Einzelposten sich die eine oder andere Summe zusammensetzt. Dazu gibt es eine recht elegante Möglichkeit, sich diese im Bericht Alle Buchungen/Belegjournal auflisten zu lassen. Allerdings muss man dazu in der vorangegangenen Selektionsmaske die Finanzstelle (und ggf. auch Finanzpositionen) „negativ“ selektieren , d.h. angeben, welche Finanzstellen man NICHT sehen möchte . Ansonsten werden die Selektionskriterien für die Einzelpostenliste nicht übernommen! Hintergrund für diese ungewohnte Vorgehensweise ist ein sogenannter Hinweis von SAP, den Sie im hier https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/75-hinweis-von-sap-zum-aufruf-der-einzelposten  finden. Demzufolge kann es bei Nichteinhalten dieses Verfahrens dazu kommen, dass die Summe der angezeigten Einzelposten von der Zahl im Recherchebericht abweicht und die SAP-Server überlastet werden. Soll eine Selektion mit Sicherheit in den Einzelpostenbericht übernommen werden, so muss „negativ“ eingeschränkt werden! Wie man das macht, soll an folgendem Beispiel erläutert werden: Man möchte die Kostenstelle 30208000 sehen. Das ist gleichbedeutend mit: man möchte alle Kostenstellen, die kleiner sind als 30208000 und alle, die größer sind als 30208000 NICHT sehen. Die Eingabe dafür muss bei der Mehrfachselektion vorgenommen werden: Dann sind auf der Registerkarte Einzelwerte ausschließen folgende 2 Einträge vorzunehmen: Auf allen anderen Registerkarten dürfen (in diesem Beispiel) keine Einträge erfolgen! Mit Klick auf    werden diese Ausgrenzungen in die Selektionsmaske übernommen. Bei einer Einschränkung nach Finanzpositionen ist ebenso zu verfahren. Einschränkungen nach Fonds können aber ganz normal vorgenommen werden. Für die „negative“ Selektion mehrere Finanzstellen oder eines Intervalls s. https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/chapter/5-negative-selektionen In der Ergebnisanzeige des Rechercheberichtes kann dann eine Summe/Zwischensumme in Einzelposten aufgeschlüsselt werden. Dazu muss diese Zahl zunächst durch einmaliges Anklicken markiert werden – die Schriftfarbe für diese Zahl ändert sich dadurch in einen Grauton (und bei den Buttons oben gibt es einige Veränderungen).   Anschließend wird über den Menüpunkt Zusätze – Einzelposten der Bericht Alle Buchungen/Belegjournal aufgerufen: Es erscheint dann das Belegjournal (Layout wie als Voreinstellung gewählt) in der gewohnten Darstellung: Einnahmen negativ, Ausgaben positiv – bitte nicht verwirren lassen! Es werden nur die Belege zu der im Kontoauszug markierten Summe/Zwischensumme angezeigt, z.B. Ausgaben investiv: Im Unterschied zum Berichtsaufruf direkt aus dem Menü werden in dieser Einzelpostenliste nur die Werttypen Zahlungen , Erfolgsumbuchungen und Ist-Buchungen im CO mit Betragsart Gezahlt bzw. Original angezeigt. Es besteht hier die Möglichkeit, in die Einzelbeleganzeige zu wechseln wie unter  https://books.rz.tu-bs.de/books/sap-berichtswesen-an-der-tu-braunschweig/page/33-ergebnisansicht-alv-liste (Wechsel in die Einzelbeleganzeige) beschrieben. Für Summen in den Spalten Saldo und Kontostand ist die Anzeige von Einzelposten nicht möglich, da es sich um berechnete Spalten handelt. Grafische Berichtsausgabe In der Selektionsmaske hat man die Möglichkeit, außer dem Klassischen Recherchebericht eine Grafische Berichtsausgabe zu wählen: Die grafische Berichtsausgabe zeigt dieselben Informationen wie der klassische Recherchebericht, aber in etwas zeitgemäßerem Look: Die Ansicht besteht aus einem oberen, mittleren und unteren Teil, die in der Höhe verändert werden können. Im oberen Teil befindet sich auch hier der Berichtskopf mit Angabe der Selektionskriterien. Um im Kopf alle Informationen zu sehen, muss man mit den Scrollbalken dieses Teilfensters arbeiten oder das Kopffenster (zu Lasten des Berichtsfensters) größer ziehen. Im mittleren Teil ist auf der linken Seite der Navigationsbereich und rechts die Einnahmen, Ausgaben etc zu sehen. Die Breite dieser beiden Bereiche kann geändert werden. Die Zusammenfassung der Daten ist zunächst nach Finanzstelle erfolgt. Im Navigationsbereich ist durch auch schon ersichtlich, dass es zur Finanzstelle eine Hierarchie gibt. Eine Hierarchie ist auf der rechten Seite am  zu erkennen und kann mit Klick auf     und    geöffnet bzw. geschlossen werden. Die Breite und die Reihenfolge der Spalten lässt sich mit den üblichen Windows-Techniken verändern. Auch das Ausblenden von Spalten ist möglich. Außerdem gibt es am unteren Rand einen Scrollbalken, um die weiter rechts liegenden Spalten anzuzeigen. Ein Wechsel der Darstellung erfolgt mit Doppelklick auf das gewünschte Merkmal im Navigationsbereich. Im unteren Teil sind die Zahlen, die in der Mitte rechts in einer Zeile nebeneinander stehen, untereinander dargestellt. Der Wechsel in den Einzelpostenbericht erfolgt über den Menüpunkt Springen – Einzelposten: 3.5. Schließen von Berichten Um einen Bericht/ eine Anwendung zu schließen, wählen Sie in der Symbolleiste  :   Evtl. müssen Sie noch einmal bestätigen, dass Sie den Bericht tatsächlich verlassen wollen: 3.6. Für Notfälle: Abbruch von Berichten Wenn die Ausführung eines Berichtes zu lange dauert oder man feststellt, dass man falsche oder widersprüchliche Selektionskriterien eingegeben hat, kann man diesen Prozess wie folgt abbrechen: