1. Allgemeines
SAP ERP (Enterprise Ressource Planning) ist eine betriebswirtschaftliche Software zur Abbildung von Geschäftsprozessen. Sie ist modular aufgebaut, d.h. es gibt fachspezifische Module mit verschiedenen Anwendungen und Funktionen, die z.T. miteinander verbunden sind.
An der TU Braunschweig werden derzeit folgende Module eingesetzt:
- FI - Finanzbuchhaltung
- PSM - Haushaltsmanagement (incl. Drittmittel-Projekte)
- CO - Controlling
- HR - Personal- und Stellenverwaltung
- RKM - Reisekostenmanagement
In dieser Schulung beschäftigen wir uns mit Berichten aus den Bereichen FI und PSM.
Abläufe in der Verwaltung
Im Modul FI werden Rechnungen durch die Finanzbuchhaltung erfasst und beglichen. Diese Daten werden durch den sogenannten Zahlungsabgrenzer in das Modul PSM (Public Sector Management) übertragen. Dieser Vorgang wird manuell durch GB 2 angestoßen. Deshalb kann es vorkommen, dass Belege in den PSM-Berichten bzgl. des Ausgleichs noch als offen erscheinen, im FI-Bericht aber schon die Zeile mit dem Ausgleichsdatum sichtbar ist.
Beim CO geht es um die Verteilung von allgemeinen Kosten auf die verschiedenen Finanzstellen. Dabei handelt es sich zum einen um Einnahmen wie z.B. der Zuschuss des Landes Niedersachsen, aber auch um Ausgaben wie z.B. Telefonkosten, Strom, Heizung etc. Auch diese Kosten finden sich im Modul PSM wieder.
Im Reisekostenmanagement RKM werden alle Ausgaben im Zusammenhang mit Dienstreisen erfasst, wie Fahrkosten, Übernachtungskosten, Tagegelder, Seminargebühren etc. und ebenfalls ins PSM übertragen.
Aus dem Modul HR finden sich im PSM für dezentrale Nutzer nur die Ausgaben für studentische Hilfskräfte sowie Personal, das aus Drittmitteln bezahlt wird. Reguläre Personalkosten sind nicht sichtbar.
Weitere Informationen zu diesen Abläufen gibt es im Informationsportal der Verwaltung. Dort gibt es derzeit (11/2025) u.a. folgende Dokumente:
- Aktualisierte Anwendungsfälle SAP Eingabemaske ZCOUMBUCH
- Dezentrales Berichts- und Formularwesen mit SAP
- Fakultätsbudgetierung des Landeszuschusses ab 2008 – Darstellung im SAP-Kontoauszug
- Vergabe von Finanzstellen und Fonds sowie Budgets ab 2001
- Bucherbrief vom 17.04.2020 - Anpassung wegen Gutscheinen DB
- Rundschreiben Handelsrechtlicher Jahresabschluss
- Fonds-/Innenauftragssystematik
- Anordnung von Zahlungen und Buchungen
- Kontenplan Stand März 2020 für Dezentrale Bucher
- Gesamtkontenplan Stand März 2020
- Leitfaden & Kalkulationsschema Auftragsforschung / Trennungsrechnung 2025 (Dokument)
- Nachschlagewerk Anlagevermögen und Abgrenzung
- Bestimmungen für die Bewirtschaftung der Drittmittel
Bitte lesen Sie auch regelmäßig die News oder Rundschreiben der verschiedenen Fachabteilungen der Verwaltung, die in das Informationsportal eingestellt werden.
Begriffe
Die Begriffe in den einzelnen Modulen unterscheiden sich:
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FI = Finanzwesen |
CO = Controlling |
PSM = Haushaltsmanagement |
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Finanz- und Anlagenbuchhaltung |
Hochschule-Controlling |
Haushalts- und Finanzangelegenheiten |
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Abt. 23 |
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Abt. 21 |
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(Aufwand und Ertrag) |
(Kosten und Leistungen) |
(Auszahlungen und Einzahlungen) |
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Wie viel? |
Betrag |
Betrag |
Betrag |
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Was? |
Sachkonto |
Kostenart |
Finanzposition |
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Wo? |
(Kostenstelle) |
Kostenstelle |
Finanzstelle |
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Wovon? |
(Innenauftrag) |
Innenauftrag |
Fonds |
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Sonderfall Landesmittel Ausgaben bis 2007 - Fonds „ “ (blank, Leerzeichen), ab 2008: Fonds „1“ |