Forschungsinformationssystem (FIS)

• Aktuelles im FIS
• Neuerungen im FIS
• Was ist das FIS?
• Forschungsinformationssysteme (FIS) allgemein
• Das FIS der TU Braunschweig
• Einstieg und Arbeiten mit dem FIS
• Login, Wahl der Rolle
• Einstieg ins FIS - Die Portlets
• Einstieg ins FIS - Die Suchmöglichkeiten
• Personensuche
• Projektsuche
• Projektanzeigensuche
• für alle Suchen: Suchtricks, Filter und Export
• Projekte und Projektanzeigen anlegen
• Das sollten Sie vorab klären
• Ein Projekt anlegen
• Projektstatus ändern
• Projektanzeige anlegen
• Projektanzeige stellen
• Das "Prüfen&Stellen" durch die Projektleitung
• Projektanzeigen genehmigen
• FIS-Prüfebene 1
• FIS-Prüfebene 2
• Abteilung 21 Mitarbeiter/-in
• EU Büro
• Abt. 21 Leitung
• Prüfstatus nachvollziehen
• Welche Prüfebene hat bereits freigegeben?
• Anwendungsfälle
• Laufzeitänderung
• Projektanzeige stornieren und löschen
• Projekt löschen
• Patentveräußerung
• Glossar / Stichwortverzeichnis
• Projekt, Arten von Projekten
• Klassifikationen
• Mittelherkunft
• Rolle Leiter/-in
• Rolle FIS-Bearbeiter/-in
• Rolle Wissenschaftler/in
• Rolle FIS-Prüfebene 1
• Rolle FIS-Prüfebene 2
• Rolle Abteilung 21 Mitarbeiter/in
• Rolle Abteilung 21 Leitung
• Rolle EU-Büro Mitarbeiter/in
• Rolle Forschungsadministrator/-in
• Rolle FIS-Leser/-in
• Rolle - Definition
• Projektanzeige
• Namen der deutschen Hochschulen

Aktuelles im FIS

Neuerungen im FIS

Überblick über die wichtigsten Änderungen, die im Rahmen der letzten Wartungsfenster eingeführt wurden:

Wartungsfenster am 05.06.2026

• Erweiterung der Suchmaske im FIS: Es ist nun möglich nach Projekten zu suchen, in denen Kooperationen mit Partnern in bestimmten Ländern bestehen. Das Suchkritierum ist über die "Erweiterte Suche" von Projekten sichtbar. 

Wartungsfenster am 20.05.2026

• Einrichtung automatische E-Mail-Benachrichtigung aus dem FIS für die Rolle Prüfebene 2: Personen mit der Rolle Prüfebene 2 erhalten nun bei Vorlage einer zu prüfenden Projektanzeige eine E-Mail Benachrichtigung. 

Versionsupdate am 12.05.2026

• Optische Veränderungen: Der Login-Button (Klick auf „Zur Anmeldung“, Eingabe der Login-Daten) sowie die Darstellung einzelner Icons und der Registerkarten bei Anlage eines Projekts und der Projektanzeige wurden optisch angepasst.
• Fachliche Protokollierung: Es ist nun möglich über eine eigene Registerkarte im Projekt die sogenannte fachliche Protokollierung einzusehen. Änderungen, die im Projekt vorgenommen wurden, werden damit besser nachvollziehbar. Im nächsten Versionsupdate (vor. Herbst 2026) werden darüber hinaus Änderungen, die aus einer genehmigten Projektanzeige stammen, in diesem Reiter aufgelistet. Die Ansicht ist für die Rollen Wissenschaftler/in, FIS-Bearbeiter/in und Leiter/in verfügbar.
• Zusätzliches Portlet für die Rolle FIS-Bearbeiter/in: Auf der Startseite der Rolle FIS-Bearbeiter/in wurde ein weiteres Portlet mit einer Übersicht der abschließend geprüften Projektanzeigen der letzten 14 Tage hinzugefügt. 

Wartungsfenster am 10.04.2026

• Zur besseren Verständlichkeit wurden diverse Hilfe- und Hinweistexte sowie Feldbezeichnungen angepasst.
•  Einführung des neuen, voreingestellten Projektstatus „Dateneingabe“ bei der Anlage von Projekten. Ab sofort nutzen Sie bitte diesen Status (statt früher den Status „entworfen“), um die Projektdaten bei der Anlage eines Projektes einzutragen. Sobald alle *Pflichtfelder ausgefüllt sind, können Sie das Projekt erstmalig speichern. Bitte bleiben Sie in dem Status „Dateneingabe“, solange Sie noch Daten im Projekt nachtragen/ändern wollen. Ist die Dateneingabe abgeschlossen, ändern Sie bitte den Projektstatus im Hauptdatenreiter auf den tatsächlichen Projektstatus (vorbereitet, laufend, beendet) und speichern Sie. Nun können Sie wie gewohnt eine Projektanzeige anlegen.
• Die Voreinstellung der Angabe zur „Sichtbarkeit“ wurde geändert von „versteckt“ auf „nur Mitarbeiter/-innen“.
• Vereinfachung bei der Erfassung von Verwaltungsprojekten:
  • Für Projekte mit dem Zweck „Sonstiger Zweck“ entfallen ab sofort die Angaben von Klassifikationen – die entsprechenden Felder werden ausgeblendet.
  • Neue Abfragelogik zum Anlegen von Sonderrücklagenfonds und Sammlern: Das Fieldset „Pro-Forma-Projekte“ wurde aufgelöst.  Die Abfrage „Repräsentiert dieses Projekt einen Sonderrücklagenfonds?“ erscheint nur noch bei Projekten mit „sonstigem Zweck“ unter dem Feld „Zweck“. Die Abfrage „Repräsentiert dieses Projekt einen Sammler für Kleinaufträge“ erscheint nur bei Projekten mit „wirtschaftlich=ja“ unterhalb dieses Feldes.

Wartungsfenster am 13.02.2026

• Mehrere Anpassungen im Bereich Projektanzeige anlegen wurden zur Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit umgesetzt.
  • Änderung der Feldbezeichnungen: Umbenennung „Angaben zur Änderung“ in "Angaben zur Anzeige“; „Grund der Änderung“ in „Grund der Anzeige“
  • Häufig ausgewählte Einträge im Feld "Grund der Anzeige" werden nun in der Liste zuerst angezeigt. 
  • Das Kommentarfeld ist nur bei Auswahl "Siehe Kommentar" verpflichtend auszufüllen. 

Wartungsfenster am 05.11.2025

• Update des FIS von Version 24/12 auf 25/06
  
• Der Rolle FIS-Bearbeiter*in wurde das Recht Projektanzeigen stellen zu können entzogen.
  Die Rolle kann wie gewohnt Projektanzeigen vorbereiten und im Entwurf speichern - sie besitzt aber nicht mehr den Button "prüfen und stellen" oben links in der Projektanzeige. Dies soll ein versehentliches Überspringen der Freigabe durch die Projektleitung verhindern. 
• Für die Rolle FIS-Bearbeiter*in wurde das zusätzliches Portlet "Projektanzeigen (Übergeben an Projektleitung)“ eingerichtet.
  • • Es zeigt Projektanzeigen an, die sich noch im Entwurfsmodus befinden und im Workflow-Reiter auf „Projektleitung“ stehen, also explizit an die Projektleitung weitergereicht wurden. 
    • Wird eine solche Anzeige gestellt durch die Projektleitung gestellt, verschwindet sie aus dem Portlet „Projektanzeigen (Übergeben an Projektleitung)“ und ist folgend im Portlet „Projektanzeigen (im Genehmigungsprozess)“ zu finden.
• Alle Rollen, die Zugriff auf Projekte im Detail haben, können in dem neuen Reiter "Termine" spezifische Termine und Erinnerungen für ein Projekt erfassen und bearbeiten. Diese Funktionalität ist optional und kann als Unterstützung im Projektmanagement genutzt werden. Es entsteht kein zusätzlicher Aufwand beim Stellen oder Prüfen einer Projektanzeige.

Wartungsfenster am 26.09.2025

• Für die Rolle Wissenschaftler*in stehen nun folgende Portlets auf der Startseite zur Verfügung: 
  
  • • Entwürfe von Projektanzeigen,
    • zu stellende Projektanzeigen und
    • Projektanzeigen im Genehmigungsprozess.
• Die Portlets ermöglichen einen schnelleren Zugang zu den für die Rolle relevanten Projektanzeigen. Alternativ kann weiterhin auch die Suche verwendet werden. 
  
• Für die Rolle FIS-Bearbeiter*in wurden kleine Änderungen in der Bezeichnung und Verortung der Portlets vorgenommen. 

Wartungsfenster am 12.09.2025

• Es findet ab sofort täglich eine automatische Überprüfung und ggf. Anpassung des Projektstatus statt. Nach Abgleich des aktuellen Datums mit der angegebenen Projektlaufzeit wird ggf. der Projektstatus aktualisiert, also z.B. von „vorbereitet“ auf „laufend“ gesetzt, wenn das Projektstartdatum erreicht wurde.
• Ab sofort entfällt die Mittelgeber-Klassifizierung nach dem NACE Code – das entsprechende Feld im Reiter „Finanzen“ wurde ausgeblendet. Wir empfehlen den NACE Code weiterhin für die mögliche Pseudonymisierung des Auftraggebers zu verwenden, wenn erforderlich.
• Die Abfrage zur ethischen Relevanz im Projekt befindet sich nun im Reiter „Klassifikationen“.
• Für ertragssteuerpflichtige Tätigkeiten ist von nun an auch der Ertragssteuerfonds von den dezentralen Nutzer*innen anzugeben (neues Feld im Reiter "Finanzen", wenn zutreffend).
• Im Reiter „Dokumente“ von Projektanzeigen ist in einem neuen Feld ab sofort verpflichtend zu bestätigen, dass erforderliche Dokumente hochgeladen wurden. Zudem können sonstige Erläuterungen in einem optionalen Kommentarfeld hinzugefügt werden. Ziel ist, bisherige Fehlerquellen zu eliminieren und eine Ablehnung der Projektanzeige zu vermeiden.

Was ist das FIS?

Forschungsinformationssysteme (FIS) allgemein

Abb. 1: mögliche Inhalte von Forschungsinformationssystemen

Das FIS der TU Braunschweig

Die Forschungsaktivitäten und -leistungen der Wissenschaftler*innen an der TU Braunschweig sind vielfältig. Im Forschungsinformationssystem, kurz FIS, sollen Metainformationen zu Forschungsprojekten, Publikationen, Patenten sowie weiteren wissenschaftliche Leistungen erfasst und mit persönlichen Profilen der Forschenden, den Organisationseinheiten der TU Braunschweig und ihren Partnern verknüpft dargestellt werden. Das FIS dient zukünftig als zentrales Werkzeug für die Forschungsberichterstattung nach innen und nach außen. Gleichzeitig wird es den Forschenden die Möglichkeit bieten ihre eigenen Forschungsleistungen zu visualisieren. Darüber hinaus nutzt die TU Braunschweig das FIS für Prozesse des Forschungsmanagements, konkret für die Anzeige von Drittmitteln gegenüber der Hochschule. 

Das Projekt zur Einführung eines Forschungsinformationssystems an der TU Braunschweig läuft vom 01.01.2023 bis 31.12.2026.

Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite zum FIS. 

Abb. 1: FIS-Inhalte an der TU Braunschweig

Datenbereiche im FIS: 

Projekte 

An der TU Braunschweig sind Projekte im FIS immer Drittmittelprojekte. Grund- und Sondermittelprojekte sind (noch) nicht enthalten.

Für die erfassten Projekte werden im FIS folgende Prozesse erledigt:

• Meldung von Drittmitteln nach §19 NDSHG (Niedersächsisches Hochschulgesetz)
• Beantragung eines Innenauftrags/ Fonds in SAP, auf den die Drittmittel anschließend gebucht werden können

Wie Sie ein Projekt anlegen und anschließend mit einer Projektanzeige die Drittmittel melden und den Fonds beantragen, erfahren Sie im Kapitel Projekte und Projektanzeigen anlegen.

Personen:

TUconnect hat eine eigene Personenverwaltung. Dort werden jedoch keine Personen eigens für TUconnect hinterlegt, sondern Personen mit bestimmten Eigenschaften werden aus der allgemeinen Benutzerdatenbank des GITZ importiert und mit den in TUconnect benötigten Rollen versehen. Sollten Sie eine bestimmte Person im FIS nicht finden (z.B. wenn Sie jemanden als Projektleitung im Projekt angeben möchten), schreiben Sie bitte an fis-support@tu-braunschweig.de.

Organisationseinheiten: 

Text folgt

Publikationen:

Publikationen werden in der Hochschulbibliographie erfasst. Es ist geplant, diese über eine Schnittstelle ins TUconnect zu importieren und mit Personen und Projekten zu verknüpfen.

Patente: 

Es ist geplant, durch zentrale Eingabe Patente zu erfassen und mit Personen zu verknüpfen.

Hinweis: Wenn Sie über diesen Überblick hinaus Detailinformationen suchen, können Sie über die verlinkten Stichworte ins Glossar mit ausführlichen Definitionen und Erklärungen gelangen.

Einstieg und Arbeiten mit dem FIS

Login, Wahl der Rolle

1. Zugriff auf das Forschungsinformationssystem (FIS)

Das FIS ist ein Modul der Anwendung HISinOne. Das HISinOne der TU Braunschweig heißt TUconnect. 

Link zum System: https://connect.tu-braunschweig.de

Die Anmeldung erfolgt oben rechts mit der Mitarbeiter-Kennung und dem zugehörigen Passwort. Sie benötigen VPN.

Abb. 1: Login in TUconnect

2. Wahl der passenden Rolle

Abb. 2: Rollenauswahl in TUconnect

• Professor/-innen: Sie haben automatisch die Rolle "Wissenschaftler/-in" für Ihre Organisationseinheit
• Wissenschaflter/-innen: Sie haben automatisch die Rolle "Wissenschaftler/-in" für Ihre Organisationseinheit

Mit der Rolle "Wissenschaftler/-in" können Sie TU-weit recherchieren und Ihre eigenen Projekte und Projektanzeigen anlegen, bearbeiten und, falls Sie Projektleiter/-in sind, eigene Projektanzeigen abschicken ("Prüfen&Stellen").

• Leiter/-innen von Organisationseinheiten (auch untergeordneten): Sobald Sie in einer Organisationseinheit technisch als Leiter/-in oder Stellvertreter/-in registriert sind (AN-Formular), haben Sie im FIS die Rolle "Leiter/-in".

Mit der Rolle "Leiter/-in" können Sie, falls Sie als Leiter/-in Projektleiter/in sind, eigene Projektanzeigen abschicken (Prüfen & Stellen").  Auch können Sie alle Projekte und Projektanzeigen Ihrer Organisationseinheit einsehen, bearbeiten, anlegen und Excel-Exporte generieren. Da nicht alle Leiter/-innen auch auf Institutsebene genehmigungsberechtigt sind, können Sie mit dieser Rolle NICHT genehmigen. Dafür bekommen Sie gegebenenfalls die Rolle "FIS-Prüfebene 1".

• Leiter/-innen mit Genehmigungsrecht für Drittmittelanträge (i.d.R. ab Institutsebene): Wenn Ihre Leitungsfunktion sich auf bestimmte Organisationsarten wie z.B. ein Institut bezieht, haben Sie automatisch die Rolle "FIS-Prüfebene 1".

Mit der Rolle "FIS-Prüfebene 1" können Sie Projektanzeigen aus der zugeordneten Organisationseinheit genehmigen. Mit dieser Rolle können Sie NICHT anlegen oder bearbeiten.

• Mitarbeiter*innen aus Technik und Verwaltung: nur nach Anmeldung über  fis-support@tu-braunschweig.de
  Geben Sie in Ihrer Nachricht an,
  • • für welche Organisationseinheit (Institut oder Stabsstelle z.B.) Sie Zugang zum System benötigen und
    • ob Sie eine Assistenzrolle (Rolle "FIS-Bearbeiter/-in") benötigen oder Projektleiter/-in sind. in diesem Fall erhalten Sie eine Wissenschaftlerrolle, auch wenn Sie kein/-e Wissenschaftler/-in sind, falls Sie keine Leiter-Rolle haben..

Mit der Rolle "FIS-Bearbeiter/-in" können Sie für Ihre Organisationseinheit dasselbe tun wie die Rolle "Leiter/-in" - also Anlegen, Einsehen und Bearbeiten aller Projekte und Projektanzeigen der Organisationseinheit. Die Rolle enthält kein Recht zum Prüfen&Stellen und kein Genehmigungsrecht.

3. Erste Schritte im FIS nach Login und Rollenwahl

Nach Wahl einer FIS-bezogenen Rolle können Sie

• über den Menüpunkt [Forschung] eine tu-weite Recherche in Projekten beginnen oder
• über den Menüpunkt [Startseite] Ihre offenen Aufgaben und benötigten Übersichten einsehen und ggf. aufrufen.

Abb. 3: Startseite der Rolle "FIS-Bearbeiter/-in"

4. Probleme beim Login?

Wenden Sie sich bitte per E-Mail an fis-support@tu-braunschweig.de.

Einstieg ins FIS - Die Portlets

Portlets sind "Fenster", in die TUconnect Ihnen bestimmte Objekte hineinlegt. Im FIS-Modul von TUconnect zeigen die Portlets Ihnen aktuelle Projektanzeigen, sortiert nach dem Stand der Bearbeitung bzw. Genehmigung. Die Portlets sind für jede Rolle spezifisch eingestellt, so dass Sie genau die Projektanzeigen finden, die in der jeweiligen Rolle gerade relevant sind.

Abb. 1: Die Portlets der Rolle "FIS-Bearbeiter/-in":
In den Portlets sind die aktuell für Sie relevanten Projektanzeigen verlinkt.

 

Einstieg ins FIS - Die Suchmöglichkeiten

1. Quicklinks auf der FIS-Startseite

Text und Abb. folgen

2. Suchmasken

Es gibt im FIS mehrere Suchmasken. Je nachdem, was Sie suchen, benutzen Sie entweder

Dafür benötigen Sie keine Suchmaske: Prüfstatus einer Projektanzeige:

• Schauen Sie in die Portlets auf Ihrer Startseite. Wechseln Sie ggf. in die Rolle Wissenschaftler/-in, um dort Ihre eigenen Projektanzeigen zu finden. Um Projektanzeigen prüfen zu können, wechseln Sie bitte in Ihre Prüfrolle.

2.Suchtricks, Filter und Export

Personensuche

2. Personensuche

Schritt 1: Navigieren Sie zur Personensuche mit dem Menüpunkt Organisation, Option[Personen suchen].

Abb. 1: Navigation zur Personensuche

Schritt 2: Geben Sie die Suchkriterien in die Suchmaske ein und drücken Sie Enter oder klicken auf Suchen oben links.

Abb. 2:  Suchmaske der Personensuche

Schritt 3: Sichten Sie die Treffer: Ist die gesuchte Person in der Trefferliste? Falls nicht, varieren Sie die Suchkriterien. Sie können z.B. auch alle Personen einer Abteilung suchen.

Abb. 3: Anzeige der Treffer

Schritt 4: Durch Anklicken des Namens gelangen Sie zur Personenprofilseite. Dort finden Sie Verknüpfungen der Person zu verschiedenen Daten im System, zum Beispiel zu Veranstaltungen oder Projekten, später auch zu Publikationen, an denen diese Person beteiligt ist. 

Abb. 4: Die Personenprofilseite

Projektsuche

3. Projektsuche

Im FIS werden alle drittmittelfinanzierten Projekte hinterlegt, die bewilligt/ in Auftrag gegeben wurden. Sie finden diese Projekte nach Login und Rollenauswahl unter Forschung [Projekte suchen] oder direkt auf Ihrer Startseite in einer Quicklink-Box.

Abb. 1: Projektsuche

In der Suchmaske können Sie bestimmte Projekte suchen oder aber mit einer Suche ohne Suchkriterium alle Projekte der TU anzeigen lassen. Die Suche über alles blendet nur versteckte Projekte anderer Organisationseinheiten aus. 

Abb, 2 Einfache Suche

Für weitere Kriterien nutzen Sie bitte die [Erweiterte Suche].

In der Ergebnisliste sehen Sie den Schlüssel, Titel, Projektleitung, Projektbeginn, Projektende, Sichtbarkeit, Projektstatus und Projekterstelldatum der Projekte. Je nach Rechtekonstellation, können Sie die Projekte

• vollumfänglich einsehen und bearbeiten (orangefarbenes Stiftsymbol)
• Übersichtsseite ansehen (Lupensymbol)
  
• löschen (Papierkorb).

Sind die Symbole (Stift, Lupe, Papierkorb) ausgegraut, haben Sie für diese Aktion keine Berechtigung bei dem jeweiligen Projekt. 

Bei pseudonymisierten Projekten (Projekte, die einer Geheimhaltung unterliegen) wird in der Ergebnisliste der Schlüssel ausgeblendet, sowie der im Projekt angegebene pseudonymisierte Titel anstelle des eigentlichen Titels angezeigt.

Projektanzeigensuche

Projektanzeigensuche

Um Drittmittel für ein Projekt der TU Braunschweig gemäß §19 NHG anzuzeigen und gleichzeitig die Einrichtung eines SAP-Fonds zu beantragen, gibt es in den Projekten das Antragsformular Projektanzeige.

Es gibt mehrere Möglichketen, Projektanzeigen zu finden:

• im Reiter "Anträge" des jeweiligen Projekts --> hier benutzen Sie zunächst die Projektsuche
• in einem Protlet auf Ihrer Startseite --> folgen Sie dem Link im Portlet
• in besonderen Fällen können Sie eine separate Projektanzeigensuche benutzen

Projektanzeigensuche: navigieren Sie auf den [Reiter Forschung] > [Projekte] > [Projektanzeige suchen]. 

Es erscheint eine Suchmaske, die sich von der Projektsuche unterscheidet und die einzelnen Projektanzeigen findet. Sie finden daher bei Eingabe einer Schlüsselnummer alle Projektanzeigen, die es zu dieser Schlüsselnummer gibt, einzeln.

Eine Suche ohne Suchkriterium gibt Ihnen alle Projektanzeigen aus, die für ihre Rolle freigeschaltet sind.

Abb. uchmaske Projektanzeigensuche

(Platzhalter Screenshot Suchmaske Projektanzeigensuche)

In der Ergebnisliste sehen Sie den Schlüssel, den Projekttitel, Kurzbezeichnung, Antragsdatum der Anzeige, letzte Änderung, Änderungsgrund und den aktuellen Status der Projektanzeige. Je nach Rechtekonstellation, können Sie Projektanzeigen

• bearbeiten (orangefarbenes Stiftsymbol)
• in der Prüfansicht ansehen (Lupensymbol)
• im Prüfmodus prüfen (Stiftsymbol auf Formular; ohne Abb.)
• löschen (Papierkorb).

für alle Suchen: Suchtricks, Filter und Export

Suchtricks

Suche nach Mittelgebern und externen Kooperationspartnern

• Sie können einträge leichter finden, wenn Sie die Regeln zur Benennung kennen. Namensregeln sind:
  • • DACH-Raum: Name ist auf Deutsch. Nicht-DACH-Ausland: Name ist immer auf Englisch. Die originalsprachlichen Namen speichern wir im sogenannten Langtext, welcher aktuell leider noch nicht durchsucht werden kann.
• Suchen Sie immer auch nach dem Ort.
  Beispiel: Sie suchen die Ostfalia. Es existiert kein Eintrag. Suchen Sie daher "Wolfenbüttel" und wählen Sie "Hochschule Braunschweig-Wolfenbüttel in Wolfenbüttel (FH)" bzw. "...in Wolfsburg", je nachdem, welchen der vier Standorte der Ostfalia Sie suchen.

Filtermöglichkeiten

Um Ihre Suche weiter zu verfeinern, können Sie in der Ergebnisliste die Filterfunktion nutzen: [Filter anzeigen] (rechts über der Tabelle).  Es erscheinen Suchfelder im Tabellenkopf. So können Sie beispielsweise filtern auf

• Projekte eines bestimmten Projektleiters (gewünschter Name bei "Projektleitung" eingeben)
• Projekte, die in einem bestimmten Jahr beendet wurden (gewünschtes Jahr/Datum bei Projektende eingeben)
• Projekte, die einer bestimmten Kategorie der TU Fondssystematik angehören (z.B. 611* zeigt alle EU-finanzierten Projekte an)

(Platzhalter neuer Screenshot Tabellenkopf mit Suchfeldern)

Export

Text folgt

Projekte und Projektanzeigen anlegen

Das sollten Sie vorab klären

Um Ihr Projekt im FIS speichern zu können, benötigen Sie folgende Informationen

Ein Projekt anlegen

A Erste Dateneingabe

1. Navigation

Klicken Sie auf: [Forschung] > [Projekte] > [Projekt anlegen].

2. Hauptdatenreiter

Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) markiert und müssen ausgefüllt werden, um das Projekt speichern zu können.

Zu den meisten Feldern gibt es Infotexte, die Hinweise zu den benötigten Eingaben bieten. Um die Informationen ein- oder auszublenden, klicken Sie auf das blaue [i] hinter dem jeweiligen Feld. 

Abb. 1: Reiter Hauptdaten im Projekt und blaues Info-i

Titel und Kurzbezeichnung: 
Bitte verwenden Sie aus Datenschutzgründen keine Klarnamen (mit Ausnahme von Personen des öffentlichen Interesses), wenn Sie Titel und Kurztitel für das Projekt angeben.

Sprache:
Bitte alle Angaben auf Deutsch machen; wenn sie die Grunddaten ausgefüllt haben, bitte oben rechts [zusätzliche Sprache] anklicken und Englisch auswählen (wird erst sichtbar, wenn man unter Grunddaten eine Sprache ausgewählt hat) und die eingeblendeten neuen Felder ebenfalls ausfüllen. 

Abb. 2: Reiter Hauptdaten zunächst auf Deutsch ausfüllen

Abb. 3: Anschließend auf "zusäztliche Sprache = englisch" stellen und die zusätzlichen Felder ausfüllen

Schlüssel:
Verwenden Sie die SAP-Fondsnummer, z. B. 61530000, die Sie diesem Projekt geben möchte. Bitte prüfen Sie vorab, ob diese Nummer in ihrer Organisationseinheit nicht schon einmal vergeben wurde!

Zweck:
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Wirtschaftlich:
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Pseudonymisiert:
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Status: Bitte starten Sie ein Projekt immer mit dem Status [Dateneingabe]. Die Oberflächenansicht ändert sich und es werden einige weitere Reiter zum Ausfüllen bereitgestellt. Im Status [Dateneingabe] können Sie auch nach dem ersten Speichern noch Änderungen vornehmen. Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Auswahl eines anderen Status infolge des Speicherns keinen Zugriff mehr auf die Daten des Projektes haben und Änderungen nur noch über eine Projektanzeige möglich sind. 

Abb. 4: Optionen im Feld Status (des Projekts)

Wirtsch. Projekte:
Text folgt 

3. Reiter Personen

• Mindestens ein Projektmitglied muss als Projektleitung (PL) zugeordnet werden. Dies sollte in der Regel die offizielle gegenüber dem/der Mittelgeber/in benannte Projektleitung sein. 
• Klicken Sie auf [Eintrag hinzufügen], suchen Sie die Person und ordnen Sie sie als Projektleitung zu.
• Sie können eine Person löschen, indem Sie auf den Mülleimer neben der Person rechts klicken.
• Es können mehrere Personen als Projektleitung eingetragen werden, aber nur ein PL pro OE.

Abb. 5: Projekteitung und ggf. weitere Projektmitglieder hinzufügen

Abb. 6: Projektleitung auswählen

Abb. 7: Projektposition der Person einstellen

4. Kooperationen

• Falls keine Kooperation besteht, wählen Sie „Nein“. Dann ist der Reiter nicht weiter auszufüllen.

Bei Kooperationsprojekten

• Falls eine Kooperation besteht, wählen Sie „Ja“ und ergänzen Sie die entsprechenden Daten.
• Den Projektkoordinator eines Verbundprojektes tragen als Gesamtkoordinator ein.
• Die Konsortialpartner eines Verbundprojektes tragen Sie als Externe Kooperationspartner ein. Den Projektkoordinator bitte auch zusätzlich als Externen Kooperationspartner eintragen.

Bei mehreren beteiligten Instituten/Einrichtungen

• Die koordinierende Einrichtung als Internen Koordinator eintragen.
• Die anderen Einrichtungen als Interne Kooperationspartner eintragen.
• Die Fondsnummer der koordinierenden Einrichtung als Führenden Fonds eintragen.

Sonstiges

• Falls von einem Kooperationspartner mehrere Fonds genutzt werden kann man diese unter „Aktionen“ mit dem Stift die Fondsnummern mit einem Komma getrennt hinzufügen. Beispielsweise 61410000,61410001
• Der Führende Fond wird unten bei mehreren Fondsnummern angegeben.
• Fondsnummern und OE-Name in den Feld Interner Koordinator und Führender Fonds immer per Copy and Paste aus der Vorlage kopieren, um Schreibfehler zu vermeiden.
• Beim Auswählen von Daten in Drop-Down-Menüs bitte nicht die Einträge auswählen, die als Duplikat gekennzeichnet sind. 

5. Klassifikationen

• Pflichtfeld: Fachgebiete, Forschungsfelder und Forschungsschwerpunkte (jeweils Dropdown-Menü)
• Diversität: Geben Sie an, ob das Projekt Gender- und andere Aspekte berücksichtigt.
• UN-Nachhaltigkeitsziele: Mehrfachauswahlen sind möglich, falls das Projekt bei der Erreichung mehrerer Ziele mitwirkt.
• Ethische Relevanz: Nutzen Sie das Informationsfeld (blaues i), um nähere Informationen zu erhalten.

6. Verknüpfungen

• Sie können ein Vorgängerprojekt oder ein übergeordnetes Projekt angeben. Bei Kooperationsprojekten ist es sinnvoll, zuerst das übergeordnete Projekt anzulegen und dann die Teilprojekte. Übergeordnetes Projekt kann das Projekt mit dem führenden Fonds sein und/oder der Zentrale-Mittel-Fonds oder eine „leere“ Hülle ohne eigene Projektanzeige und ohne eigene Mittel.

7. Anträge, Finanzen und Dokumente

• Die Felder auf dem Reiter Anträge stehen erst nach dem erstmaligen Speichern zur Verfügung. Bitte ignorieren Sie ihn zunächst.
• Die Felder auf dem Reiter Finanzen stehen erst nach dem erstmaligen Speichern zur Verfügung. 
• Reiter Dokumente: Anhänge für die spätere Projektanzeige sollen nicht im Projekt hochgeladen werden, sondern erst in der Projektanzeige. Sie können aber evtl. im Projekt zusätzliche Unterlagen hochladen.

B Erstmaliges Speichern des Projekts

• Klicken Sie oben rechts auf [Speichern], um das Projekt zu sichern.
• Sollten Pflichtfelder fehlen, erscheint eine Fehlermeldung. Unvollständige Felder werden im jeweiligen Reiter mit einem gelben Ausrufezeichen markiert.

C Nach dem erstmaligen Speichern des Projekts

• ... können Sie alle Felder weiter bearbeiten.
• Außerdem stehen neue Felder im Finanzreiter zur Verfügung. Bitte füllen Sie diese unbeding aus. 
• Wichtig ist die Anlage der Mittelherkunft.
  • • Mittelherkunft: Kombination aus Förderprogramm und Mittelgeber.

1. Finanzreiter ergänzen

• "Mittelherkunft hinzufügen" anklicken und eine Mittelherkunft suchen bzw. ggf. anlegen, siehe Glossar Mittelherkunft
• wenn die Mittelherkunft als Tabelle vorhanden ist, unter „Aktionen“ auf den Stift klicken, um die bewilligten Mittel einzutragen. 
• Wichtig: Förderkennzeichen unten eintragen.
• Füllen Sie bitte auch die Felder Projektkostenstelle usw. aus.

Wirtschaftliche Projekte

• Im Infotext des Reiters Finanzen ist ein Kalkualtionformular verlinkt. Bitte füllen Sie dieses aus und speichern es mit einem möglichst sprechenden Namen ab. Das Formular ist einer später zu stellenden Projektanzeige beizufügen. 
• In der Tabelle Mittelherkünfte im Finanzreiter übernehmen Sie bitte bei den bewilligten Mitteln die Nettosumme aus dem Kalkulationsvordruck und tragen diese in das Feld Mittel allgemein ein.
  

EU-Projekte

• Aus dem Annex 2 des Grant Agreements die Werte der Estimated EU contribution (costs × funding rate) in der Projektanzeige bei Gesamtsumme Mittel eintragen.
• Die Personalmittel separat eintragen
• Alle anderen direkten Kosten (subcontracting, purchase costs, other costs) zusammen bei Mittel allgemein eintragen.
• Overhead bitte in kompletter Höhe eintragen. Die Aufteilung des Overheads erfolgt erst durch Abt. 21 bei den Annahmeanordnungen.
• Wenn die Förderquote kleiner als 100 Prozent ist, müssen zusätzliche Mittelherkünfte angeben werden, bis die Kosten komplett gedeckt sind, z. B. eine Kofinanzierung durch ein Bundesprogramm oder durch Eigenmittel.
  

2. Reiter Termine (bei Bedarf)

Der Reiter Termine ist ein optionales Angebot, dass Sie nutzen oder auch ignorieren können.

Sie können in diesem Reiter jederzeit - unabhängig von einer Projektanzeige - projektbezogene Termine hinterlegen und einstellen, ob und wenn ja, welche Gruppe von Projektmitgliedern terminbasierte Benachrichtigungen erhalten soll (z.B. wissenschaftliche Mitarbeiter/-innen, wie im Reiter Personen hinterlegt).

Auf diese Weise können Sie zum Beispiel dafür sorgen, dass das FIS die Projektkoordinatorin benachrichtigt, wenn der Zwischenbericht demnächst fällig wird. Oder Sie erinnern die Studentische Hilfskraft an das fälligwerden der Stundenabrechnungen.

Abb. 8: Der Reiter Termine im Projekt

Abb. 9: Pop-Up-Fenster nach Auswahl von "Termin hinzufügen"

Abb. 10: Auswahlmöglichkeiten für einen einzelnen Termin

3. Reiter Dokumente

Bitte hochladen:

• Fördervertrag / Zuwendungsbescheid / Grant Agreement
• Wenn mehrere TUBS-Einrichtungen beteiligt sind zusätzlich die Aufteilungstabelle
• Bei EU-Projekten mit Lump-sum-Kostenerstattung zusätzlich die Budgettabelle des Antrages (da dort der Overhead erkennbar ist, der nicht im Grant Agreement aufgeführt ist). 

Projektstatus ändern

Das Anlegen und Stellen von Projektanzeigen ist nur im Projektstatus "vorbereitet", "laufend" oder "beendet" möglich.

1. Status ändern:

• Öffnen Sie das betreffende Projekt und setzen Sie den Status auf „vorbereitet" (=bewilligt) oder "laufend"/"beendet" (je nach Projektlaufzeit). Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Auswahl eines anderen Status als "Dateneingabe" infolge des Speicherns keinen Zugriff mehr auf die Daten des Projektes haben und Änderungen nur noch über eine Projektanzeige möglich sind. 

Abb. 1 Wechsel zum Status "vorbereitet (=bewilligt)"

 2. Speichern:

• Klicken Sie oben links auf [Speichern].
• Falls Sie noch nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt hatten, erhalten Sie jetzt eine Fehlermeldung.
• Die nicht ausgefüllten Felder sind gekennzeichnet. Bitte tragen Sie die Angaben nach und klicken Sie erneut auf "Speichern".

Projektanzeige anlegen

Projekt öffnen

Navigieren Sie zu dem von Ihnen erstellten Projekt, zum Beispiel mittels der Projektsuchfunktion. Klicken Sie bei der Projekt-Detailseite oben links auf [Bearbeiten].  Prüfen Sie auf der erscheinenden Seite, dass das Projekt den Status „vorbereitet" (=bewilligt) hat.

Projektanzeige anlegen

Wechseln Sie in den Reiter „Anträge“, und klicken Sie auf [Projektanzeige anlegen].

Die Ansicht wechselt zu einem Eingabe-Formular mit mehreren Reitern, bei dem die meisten Felder mit Angaben aus dem zugehörigen Projekt vorausgefüllt sind. Es kommen jedoch einige Felder hinzu, die neu auszufüllen sind. Hinweis: Es ist möglich eine Projektanzeige als Entwurf zu speichern, ohne das alle Pflichtangaben (*) gemacht sind.

Hinweise zum Projektanzeigen-Formular

1. Grund der Anzeige angeben:
   Wählen Sie oben den *Grund der Anzeige, z. B. „Erstantrag/Drittmittelanzeige“. Nutzen Sie bei Bedarf das Kommentarfeld, für Mitteilungen an Abteilung 21 oder Prüfpersonen. 
   
   
   
   

2. Zusätzliche Pflichtfelder:
   Nach der Erstellung der Projektanzeige werden weitere Pflichtfelder aktiviert die vor dem Stellen der Anzeige auszufüllen sind. beachten Sie hier ins besondere den Finanzreiter und die Erklärungen der Projektleitung.
   
   

3. Finanzreiter:

   Spätestens jetzt muss die Mittelherkunft definiert werden (wenn noch nicht im Projekt erfolgt) und es sind alle Angaben auszufüllen. Felder mit der Bezeichnung: "Wirtschaftliche Projekte: …" müssen nur bei Projekten ausgefüllt werden, die unter Hauptdaten/Wirtschaftlich mit „ja“ angegeben sind.

   Für wirtschaftliche Projekte gilt: Laden Sie über den Link "hier" im Hinweistext des Finanzreiters die Kalkulationsschema_Vorlage.xls herunter, füllen Sie diese aus und speichern Sie diese Datei ab. Die Gesamtsumme (7.) aus der Kalkulation ist in der Mittelherkunft als „Mittel allgemein“ einzutragen. Vergessen Sie nicht, die ausgefüllte Kalkulation im Reiter Dokumente hochzuladen.
   
   

    

4. Begleitende Dokumente:
   

   Laden Sie hier die erforderlichen Dokumente hoch (z. B. Bewilligungsschreiben/ Grant Agreement, Budgetaufteilung bei mehreren Instituten) und vergeben Sie die entsprechenden Dokumentkategorien. Eine Übersicht auf der Seite und eine Checkliste zum Download unterstützen Sie dabei. 
   

   Unterstützte Dateiformate: PDF, Text- und Tabellendokumente (Microsoft Office, Open Document), JPEG, PNG, Plain Text (TXT). Die Dateigröße ist beschränkt auf 50Mb, falls es zu folgender Fehlermeldung kommen sollte "Ungültiges REST-Datenformat." müssten Sie die Datei verkleinern mit Hilfe von beispielsweise PDF24. 
   

 

1. Erklärungen der Projektleitung:
   Diese Pflichtfelder sind von der Projektleitung auszufüllen.
   
   
2. Workflow einstellen:
   Sobald alle Eingaben abgeschlossen sind, ändern Sie den Bearbeitungsstatus im Reiter „Workflow“ auf Projektleitung.
   
   Falls gewünscht können Sie im Feld Prüfvermerk einen Kommentar hinterlassen.
   Hinweis: Der Workflow ist Grundlage für die Portlet-Benachrichtigung der Projektleitung. Es erfolgt keine Benachrichtigung per E-mail!
   Wichtig: Klicken Sie abschließend auf [Entwurf speichern], um die Projektanzeige für die Projektleitung freizugeben.
   
   

Projektanzeige stellen

Das "Prüfen&Stellen" durch die Projektleitung

Voraussetzung

Ihr/-e "FIS-Bearbeiter/-in" hat im Reiter "Workflow" die Projektleitung als nächste Stufe hinterlegt. Damit ist die Projektanzeige für Ihr Projekt für Sie vorbereitet und Sie können diese nachbearbeiten und den Antrag abschicken, so dass er in die Genehmigung gehen kann.

Auswahl der richtigen Rolle

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die Rolle "Wissenschaftler/-in [Organisationseinheit]" oder, wenn Sie nur diese haben, "Leiter/-in" eingestellt haben. Wenn sie Rollen für mehrere Organisationseinheiten haben, dann überlegen Sie bitte, für welche davon Sie aktuell arbeiten möchten.

Abb. 1: Auswahl der Rolle "Wissenschaftler/-in [Organisationseinheit]"

Platzhalter Abb. 1

Auswahl der Projektanzeige, die gestellt werden soll

Navigieren Sie nach der Rollenauswahl auf die Startseite.

Abb. 2: zur Startseite navigieren

Platzhalter Abb. 2

Öffnen des Bearbeitungsmodus

Im Portlet „Aufgaben Projektleitung“ werden ihnen alle Projektanzeigen angezeigt, bei denen Sie die Projektleitung innehaben UND die Ihr/-e FIS-Bearbeiter/-in durch die Einstellung im Workflow-Reiter für Sie vorbereitet hat.

Klicken Sie auf [Projektanzeige prüfen und stellen] und das Anzeigenformular öffnet sich.

Überprüfen Sie die Daten und wechseln Sie dann in den Reiter „Erklärungen der Projektleitung“. Beantworten Sie die Fragen. Klicken Sie oben links auf [Entwurf speichern].

Fertig ausfüllen, Prüfen und Antrag (=Projektanzeige) stellen

Wenn alle Angaben in der Projektanzeige finalisiert wurden, klickt die Projektleitung oben links auf [Prüfen & Stellen]. Es erscheint eine Zusammenfassungsseite. Bestätigen Sie den Vorgang, indem Sie unten links erneut auf [Projektanzeige stellen] klicken. (siehe Screenshot) 

Wie geht es weiter im Workflow?

Variante 1: zurück an Ihre/-n FIS-Bearbeiter/-in
Falls Rückfragen an den FIS-Bearbeiter sind: Im Reiter Workflow unter "Bearbeitungsstatus Antragsteller" den Wert "FIS-Bearbeiter/-in wählen" und einen Kommentar bei Prüfvermerk hinterlassen. Entwurf speichern. Die Projektanzeige verschwindet aus dem Portlet der Projektleitung und erscheint im Portlet des FIS-Bearabeiters unter „Nachzubearbeitende Projektanzeigen“. Diese Rolle kann die Anzeige nun nachbearbeiten und über Workflow/ "Bearbeitungsstatus Antragsteller" den Vorgang wieder an die Projektleitung übergeben (speichern nicht vergessen!).

Variante 2: Weiter an die Leitung des Instituts (Verwaltung: der Abteilung, der Stabsstelle) zur Genehmigung
Alle Personen mit der Rolle "FIS-Prüfebene 1" für Ihre Organisationseinheit haben ab sofort nach dem Login mit dieser Rolle auf ihrer Startseite die Projektanzeige in einem Portlet.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob der/die zuständige „Prüfer 1“ (entspricht zum Beispiel der OEL) Ihre Projektanzeige zeitnah prüfen wird, schicken Sie ihm bitte eine E-Mail mit der Bitte um Login im FIS. Die Anzeige sollte in seinem Portlet zu sehen sollen (bei entsprechend gewählter Rolle).

Projektanzeigen genehmigen

FIS-Prüfebene 1

Auswahl der richtigen Rolle im System

Wählen Sie zunächst die Rolle "FIS-Prüfebene 1" (--> Wie bekommt man diese Rolle? ). Wenn sie diese Rollen für mehrere Organisationseinheiten haben, dann überlegen Sie bitte, für welche davon Sie aktuell arbeiten möchten.

Abb. 1: Auswahl der Rolle "FIS-Prüfebene 1"

Auswahl der Projektanzeige, die geprüft werden soll

Schritt 1: Navigieren Sie nach der Rollenauswahl auf die Startseite.

Schritt 2: Um die Projektanzeige im Prüfmodus zu öffnen, klicken Sie im Portlet "zu prüfende Projektanzeigen (Prüfstufe 1)" auf die Projektanzeige, die Sie gerade prüfen möchten.

Abb. 2: zu Startseite und Prüfmodus der Projektanzeige navigieren

Alternativ können Sie die grüne Quicklink-Box (siehe oben, Abb. 2) benutzen, müssen dann allerdings noch auf Suchen klicken. Die Suche wird Ihnen aber ebenfalls nur die für Sie zur Prüfung vorliegenden Projektanzeigen liefern.

Das Prüfen und Genehmigen/Ablehnen

Sie können die Angaben in allen Reitern einsehen, um die Angaben zu prüfen. Sie müssen / können nicht die einzelnen Reiter genehmigen. Dies wird im weiteren Verlauf von der Abteilung 21 übernommen.

Als Leiter/-in oder stellv. Leiter/-in einer Organisationseinheit wählen Sie bitte  im Reiter "Weitere Zustimmungen" unter Prüfebene 1 eine der folgenden Optionen:

Abb. 3: Die Genehmigung als FIS-Prüfer 1

• 1: Diese Funktion setzt Ihre Auswahl auf den Ausgangszustand zurück, falls eine falsche Auswahl getroffen wurde.
• 2: Alle Daten sind aus Ihrer Sicht in Ordnung.

• 3: Wichtige Punkte sind in Ordnung, es sind jedoch zusätzliche Anforderungen zu beachten. Fügen Sie einen Kommentar zur
      Klärung hinzu.

• 4: Die Anzeige weist Fehler auf und muss überarbeitet und neu eingereicht werden. Fügen Sie Kommentare zur Klärung
      hinzu. (Hinweis: Die Projektanzeige wird trotzdem alle folgenden Instanzen durchlaufen und geht zu diesem Zeitpunkt
      noch nicht an den Antragstellenden zurück.)

   

  Wichtig: Klicken Sie abschließend oben links auf [Speichern]. Ihre Aufgabe ist erledigt und die Anzeige ist aus Ihrem Portlet verschwunden.

FIS-Prüfebene 2

Auswahl der richtigen Rolle im System

Wählen Sie zunächst die Rolle "FIS-Prüfebene 2" (--> Wer hat diese Rolle?). Wenn Sie diese Rollen für mehrere Organisationseinheiten haben, dann überlegen Sie bitte, für welche davon Sie aktuell arbeiten möchten.

Abb. 1: Auswahl der Rolle FIS-Prüfebene 2"

Auswahl der Projektanzeige, die geprüft werden soll

Schritt 1: Navigieren Sie nach der Rollenauswahl auf die Startseite.

Schritt 2: Um die Projektanzeige im Prüfmodus zu öffnen, klicken Sie im Portlet [zu prüfende Projektanzeigen (Prüfstufe 2)] auf die Projektanzeige, die Sie gerade prüfen möchten.

Abb. 2: zu Startseite und Prüfmodus der Projektanzeige navigieren

Das Prüfen und Genehmigen/Ablehnen

Schritt 1: Schauen Sie sich die Angaben in den einzelnen Reitern an. Sie müssen / können die einzelnen Reiter jedoch nicht genehmigen oder ablehnen. Dies wird nach Ihnen die Abteilung 21 tun.

Schritt 2. Wählen Sie im Reiter [Weitere Zustimmungen] eine der beschriebenen Optionen. Speichern Sie Ihre Auswahl bitte über [Speichern] oben links!

Abb. 3: Die Genehmigung als FIS-Prüfer 2

• 1: Diese Funktion setzt Ihre Auswahl auf den Ausgangszustand zurück, falls eine falsche Auswahl getroffen wurde.
• 2: Alle Daten sind aus Ihrer Sicht in Ordnung.

• 3: Wichtige Punkte sind in Ordnung, es sind jedoch zusätzliche Anforderungen zu beachten. Fügen Sie einen Kommentar zur
      Klärung hinzu.

• 4: Die Anzeige weist Fehler auf und muss überarbeitet und neu eingereicht werden. Fügen Sie Kommentare zur Klärung
      hinzu. (Hinweis: Die Projektanzeige wird trotzdem alle folgenden Instanzen durchlaufen und geht zu diesem Zeitpunkt
      noch nicht an den Antragstellenden zurück.)

   

  Wichtig: Klicken Sie abschließend oben links auf [Speichern]. Ihre Aufgabe ist erledigt und die Anzeige ist aus Ihrem Portlet verschwunden.

Abteilung 21 Mitarbeiter/-in

Die Mitarbeiter der Abteilung 21 erhalten in ihrem Portlet die von der Prüfebene 1 und 2 geprüften Projektanzeigen und in einem zweiten Portlet („zu prüfende Projektanzeigen), die Anzeigen, die ihnen vom EU-Büro oder Abteilung 21 Leitung zugewiesen werden und nachbearbeitet werden müssen.

Klicken Sie auf [Projektanzeige prüfen], um in die Prüfansicht zu gelangen. Navigieren Sie durch die einzelnen Reiter und führen Sie dort alle notwendigen Einzelgenehmigungen durch (Ausnahme: Projektanzeigen mit EU-Bezug):

• Genehmigt: Die Daten sind korrekt.
• Genehmigt mit Auflagen: Es gibt spezifische Punkte, die geklärt werden müssen. Bitte im Kommentarfeld erläutern.
• Abgelehnt: Die Angabe weist Fehler auf und muss überarbeitet. Fügen Sie Kommentare zur Klärung hinzu.

Sie können auch komplette Reiter genehmigen, indem Sie in dem betreffenden Reiter unten links auf [Alle Ausstehenden genehmigen] klicken.

Unter dem Reiter „begleitende Dokumente“ finden Sie der Projektanzeige beigefügte Dokumente als Download.

Wichtig: Klicken Sie nach dem Setzen der Genehmigung abschließend oben links auf [Speichern] da Ihre Angaben sonst nicht übernommen werden! Tipp: Sie können auch einen Zwischenstand speichern und die Prüfaufgabe zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Die Projektanzeige verbleibt in Ihrem Portlet. Zwischengespeicherte Einzelgenehmigungen können nicht mehr geändert werden!

Wichtig: Nach Abschluss der Prüfung (Angaben gespeichert?), klicken Sie bitte oben links auf [Projektanzeige bearbeiten]. Es öffnet sich der Bearbeitungsmodus. Navigieren Sie zu „Workflow“. Leiten Sie hier die Anzeige an die nächste Instanz weiter, in dem Sie unter „Abteilung 21 Bearbeitungsstatus“ EU-Büro (falls zutreffend) oder Abteilung 21 Leitung wählen. Sie können im Kommentarfeld einen Vermerk für diese Instanzen hinterlassen. Wichtig: Klicken Sie anschließend oben links auf [Speichern].

EU Büro

Nutzer/innen mit der Rolle EU-Büro Mitarbeiter/in erhalten in ihrem Portlet „Projektanzeigen mit EU-Bezug“ Projektanzeigen, die ihnen direkt von Abteilung 21 zugewiesene wurden.

Klicken Sie auf [Projektanzeige prüfen], um in die Prüfansicht zu gelangen. Navigieren Sie durch die einzelnen Reiter und führen Sie dort alle notwendigen Einzelgenehmigungen durch:

• Genehmigt: Die Angabe ist korrekt.
• Genehmigt mit Auflagen: Es gibt spezifische Punkte, die geklärt werden müssen. Bitte im Kommentarfeld erläutern.
• Abgelehnt: Die Angabe weist Fehler auf und muss überarbeitet werden. Fügen Sie Kommentare zur Klärung hinzu.

Sie können auch den kompletten Reiter genehmigen indem Sie in dem betreffenden Reiter unten links auf [Alle Ausstehenden genehmigen] klicken.

Unter dem Reiter „begleitende Dokumente“ finden Sie der Projektanzeige beigefügte Dokumente als Download.

Wichtig: Klicken Sie nach dem Setzen der Genehmigung abschließend oben links auf [Speichern] da Ihre Angaben sonst nicht übernommen werden! Tipp: Sie können auch einen Zwischenstand speichern und die Prüfaufgabe zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Die Projektanzeige verbleibt in Ihrem Portlet. Zwischengespeicherte Einzelgenehmigungen können nicht mehr geändert werden!

Wichtig: Nach Abschluss der Prüfung (Angaben gespeichert?), klicken Sie bitte oben links auf [Projektanzeige bearbeiten]. Es öffnet sich der Bearbeitungsmodus. Navigieren Sie zu „Workflow“. Geben Sie die Anzeige zurück an Abteilung 21, in dem Sie unter „Abteilung 21 Bearbeitungsstatus“ Abteilung 21Mitarbeiter/in wählen. Sie können im Kommentarfeld einen Vermerk hinterlassen. Wichtig: Klicken Sie anschließend oben links auf [Speichern]. Die Anzeige verschwindet aus Ihrem Portlet.

Abt. 21 Leitung

Die Leitung von Abteilung 21 erhält die Projektanzeige zur abschließenden Prüfung in ihrem Portlet. 

Klicken Sie auf „Projektanzeige prüfen“, um in die Prüfansicht zu gelangen. Sie können durch die einzelnen Reiter navigieren und das Ergebnis der Einzelprüfungen einsehen oder fehlende Einzelgenehmigungen geben:

• Genehmigt: Die Daten sind korrekt.
• Genehmigt mit Auflagen: Es gibt spezifische Punkte, die geklärt werden müssen (Erläuterungen im Kommentarfeld)
• Abgelehnt: Die Angabe weist Fehler auf und muss überarbeitet werden (Erläuterungen im Kommentarfeld)

Wichtig: Klicken Sie nach dem Setzen der Genehmigung abschließend oben links auf „Speichern“ da Ihre Angaben sonst nicht übernommen werden! Tipp: Sie können auch einen Zwischenstand speichern und die Prüfaufgabe zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Die Projektanzeige verbleibt in Ihrem Portlet.

Unter dem Reiter „begleitende Dokumente“ finden Sie der Projektanzeige beigefügte Dokumente als Download.

Bei Bedarf können Sie oben auf „Projektanzeige bearbeiten“ klicken und unter dem Reiter "Workflow"/„Abteilung 21 Bearbeitungsstatus“ eventuelle Kommentare einsehen und den Vorgang an die Mitarbeiter/innen Ihrer Abteilung zurückgeben (Speichern nicht vergessen!).

Zur abschließenden Prüfung:

• klicken Sie auf „Abschließend genehmigen“, wenn die Anzeige in Ordnung ist
• klicken Sie auf „Abschließend genehmigen mit Auflagen“,  wenn sie besondere Hinweise haben. Sie haben dann die Möglichkeit eine abschließende Begründung anzugeben.
• klicken Sie auf „Abschließend ablehnen“, wenn wichtige Angaben oder Dokumente mangelhaft sind. Geben Sie bitte eine Begründung an, die dem Antragstellenden hilft, entsprechende Korrekturen vorzunehmen. Hinweis: Bei Ablehnung muss vom Antragsteller eine neue Projektanzeige angelegt werden.

Nach abschließender Prüfung ist die Projektanzeige aus Ihrem Portlet verschwunden. Der Antragstellende erhält eine Meldung auf seiner Startseite über das Prüfergebnis und kann die geprüfte Projektanzeige einsehen. Durch eventuelle Kommentare bei den Einzelgenehmigungen und dem Abschlusskommentar (zu sehen im gelben Band oben unter dem Symbol „i“) bekommt er Hinweise, wie eine neu einzureichende Projektanzeige anzupassen wäre. 

Prüfstatus nachvollziehen

Welche Prüfebene hat bereits freigegeben?

Mit der Rolle FIS-Bearbeiter*in:

• Navigieren Sie zu Ihrer [Startseite]
• Hier finden Sie im Portlet [Laufende Projektanzeigen] alle Projektanzeigen Ihrer Organisationseinheit, die von der Projektleitung gestellt, aber noch nicht vollständig genehmigt sind.

• Klicken Sie hinter der gesuchten Projektanzeige auf [Prüfstatus anzeigen].
• Es öffnet sich die Prüfansicht der Projektanzeige.

• Die Reiter färben sich schrittweise grün, bis die Projektanzeige vollständig genehmigt wurde.
• Sobald alle Kreise gefärbt sind und die Projektanzeige über den Workflow-Reiter an Abteilung 21 Leitung übergeben wurde, liegt sie zu abschließenden Bewertung bei Abteilung 21 Leitung
• Das Kreissymbol neben den einzelnen Reitern gibt einen ersten Hinweis auf den Prüfstand:
  • ist der Kreis weiß, fehlen in dem entsprechenden Reiter noch Genehmigungen
  • ist der Kreis grün, wurden alle Daten in dem Reiter "genehmigt"
  • ist der Kreis grün, mit Ausrufezeichen, wurde mindestens ein Feld in diesem Reiter mit Auflagen genehmigt
  • ist der Kreis rot, wurde mindestens ein Feld in diesem Reiter abgelehnt
• Wechseln Sie zum Reiter „Weitere Zustimmungen“, um zu sehen, ob Prüfebene 1 und 2 ihre Prüfaufgabe bereits erfüllt haben.
  

Überblick über die Genehmigungsstufen:

Antrag gestellt durch Projektleitung	Das entspricht dem "Prüfen&Stellen". Ist die Projektanzeige gestellt (Name des Antragstellers = Projektleitung), dann hat die Projektleitung "genehmigt".
Genehmigung der Leitung der Organisationseinheit	Das ist die Prüfstufe 1. Sie finden den Prüfvermerk im Reiter "Weitere Zustimmungen".
Genehmigung der übergeordneten Organisationseinheit	Das ist die Prüfstufe 2. Bei Organisationseinheiten ohne übergeordnete Ebene wird diese auch von den Prüfern der Stufe 1 übernommen. Sie finden den Prüfvermerk im Reiter "Weitere Zustimmungen".
Abteilung 21	Die Vorprüfung in Abteilung 21 gibt die einzelnen Reiter der Projektanzeige frei und prüft Grunddaten. Die Vorprüfung kann eine Projektanzeige ablehnen, wenn die Angaben nicht stimmig sind. Die Leitung der Abteilung 21 nimmt die "abschließende Genehmigung" / "Ablehnung" vor. Dies erkennen Sie an einer Nachricht auf Ihrer Startseite und in der einzelnen Projektanzeige an der Information (i) im gelben Band.

• Tipp: Es lohnt sich in jedem Fall nach einer abschließenden Prüfung, die Prüfansicht der Projektanzeige aufzurufen. So können Sie die Einzelgenehmigungen sehen und eventuelle Prüfvermerke nachlesen. Insbesondere bei abgelehnten Projektanzeigen finden Sie dann Hinweise, was bei einer neuen Anzeige beachtet/geändert werden sollte.               
  

Anwendungsfälle

Laufzeitänderung

Projekt öffnen

Navigieren Sie zu dem von Ihnen erstellten Projekt, zum Beispiel mittels der Projektsuchfunktion. Klicken Sie bei der Projekt-Detailseite oben links auf [Bearbeiten].  Prüfen Sie auf der erscheinenden Seite, dass das Projekt den Status „vorbereitet" (=bewilligt) oder "laufend" hat.

Projektanzeige anlegen

Wechseln Sie in den Reiter „Anträge“, und klicken Sie auf [Projektanzeige anlegen]

1. Änderungsgrund angeben:
   Wählen Sie oben als Grund der Anzeige „Laufzeitänderung“ und tragen Sie ggf. ein Kommentar für die Prüfebenen und/oder Abteilung 21 aus.
   
   
   
   
2. Neues Datum Eintragen Tragen Sie unter dem Reiter "Hauptdaten" das neue Enddatum im Feld *Projektende ein.
   
3. Projektleitung verlängern 
   Gehen Sie zum Reiter "Personen". Klicken Sie bei der Projektleitung auf das Stiftsymbol  "Aktionen" und passen Sie dort ebenfalls die neue Laufzeit an. 
   
   
4. Neues Finanzierungsende eintragen Tragen Sie im Reiter "Finanzen" ein, auf welche Weise die zusätzliche Projektzeit finanziert wird. Falls lediglich die bestehende Finanzierung verlängert wird, klicken Sie bitte auf den orangenen Stift in der Thinter der vorhandenen Mittelherkunft und tragen Sie in der sich öffnenden Tabelle das neue Enddatum ein.
   
5. Müssen Sie weitere Anpassungen im Projekt vornehmen?
   
   
6. Füllen Sie die offenen Pflichtfelder aus wie z.B. die Fragen, ob ein In-Sich-Geschäft vorliegt.
   
   
7. Wenn alle Angaben in der projektanzeige finalisiert wurden, klickt die Projektleitung oben links auf [Prüfen & Stellen]. Es erscheint eine Zusammenfassungsseite. Bestätigen Sie den Vorgang, indem Sie unten links erneut auf [Projektanzeige stellen] klicken.

Projektanzeige stornieren und löschen

Projekt öffnen (gilt für Stornieren und Löschen): 
Navigieren Sie wie gefolgt : [Startseite] > [Forschung] > [Projekte] > [Projekte bearbeiten] und suchen Sie nach Ihrem Projekt. 

Klicken Sie anschließend unter Aktionen auf das Stift-Symbol, um das Projekt zu bearbeiten. 

Wechseln Sie zum Reiter „Anträge“ und scrollen Sie nach unten zu „Gestellte Anträge“. Dort werden alle bisher eingereichten Anträge angezeigt. Sollte bei der Antragsart „Drittmittelanzeige“ aufgeführt sein, stammt dieser Eintrag aus dem initialen Import, wenn das Projekt aus DiFA importiert wurde. Im laufenden Betrieb verwenden wir ausschließlich Projektanzeigen.

Projektanzeige stornieren
Um eine Projektanzeige zu stornieren, klicken Sie unter Aktionen auf das rote Kreuz. Bestätigen Sie anschließend die Stornierung, indem Sie oben links erneut auf „Stornieren“ klicken.

Sie werden nun aufgefordert, eine Begründung anzugeben. Tragen Sie diese ein und klicken Sie unten links auf „Speichern“. Eine grüne Bestätigungsmeldung signalisiert, dass die Projektanzeige erfolgreich storniert wurde.

Projektanzeige löschen
Klicken Sie unter „Aktionen“ auf das Mülleimer-Symbol und bestätigen Sie den Vorgang mit „Ja“.

Projekt löschen

Projekt öffnen : 
Navigieren Sie wie gefolgt : [Startseite] > [Forschung] > [Projekte] > [Projekte bearbeiten] und suchen Sie nach Ihrem Projekt.

Gehen Sie nun unter „Aktionen“ auf das Mülleimer-Symbol. Sollten noch Projektanzeigen vorhanden sein, müssen diese zuvor storniert und gelöscht werden. [Projektanzeige stornieren].

Bestätigen Sie die Löschung mit „Ja“.

Patentveräußerung

Sammler für Erlöse aus Patentveräußerungen sind wirtschaftlicher Natur.

Sie benötigen pro Organisationseinheit immer zwei Pro-Forma-Projekte, da unterschieden werden muss zwischen

• Einnahmen, die ertragssteuerpflichtig sind und
• Einnahmen, die nicht ertragssteuerpflichtig sind.

So können bei bedarf die Erlöse auf den richtigen Fonds - mit oder ohne Ertragsteuer - gebucht werden.

Sie geben also jeweils Folgendes an:

• Titel:
  • Projekt A: z.B. "Sammler Patente OE xy mit Ertragssteuer"
  • Projekt B: z.B. "Sammler Patente OE xy ertragssteuerfrei"
• wirtschaftlich: ja
• Pro-Forma-Projekt: ja
• Sammler Kleinaufträge: nein (es ist ein anderer Sammler)
• Ertragssteuerfonds:
  • in Projekt A bitte eintragen
  • in Projekt B frei lassen

Glossar / Stichwortverzeichnis

Projekt, Arten von Projekten

Projekt im Sinne des FIS ist alles, wofür ein SAP-Fonds zur Buchung von Drittmitteln bei der Abteilung für Haushaltsrecht und Finanzen (Abteilung 21) beantragt werden muss. Das können große Forschungsprojekte sein oder auch Pro-Forma-Projekte, die als Hülle für einen Sonderrücklagenfonds dienen. 

An der TU Braunschweig gilt:

• Kein Antrag auf SAP-Fonds/Innenauftrag (Projektanzeige) ohne FIS-Projekt. Einzige Ausnahme: Großgeräte.

Abb. Erfassung von Projekten im FIS

              Platzhalter Abb. zu Prozess (Frage  --> ja/nein --> FIS ja oder nein

Sowohl für die Verwaltungszwecke als auch für die Aufbereitung und das Reporting von Forschungsinformationen gibt es wichtige Arten von Projekten; im Wesentlichen die Folgenden:

Unterscheidung nach Mittelart

• Grundmittelprojekt
• Sondermittelprojekt
• Drittmittelprojekt
• Projekte mit Mischfinanzierung

Unterscheidung nach Zweck

• Forschung
• Lehre
• Transfer
• Sonstiger Zweck:
  • • Verwaltungsprojekte
    • Pro-Forma-Projekte, die nur für die Erzeugung eines Antrags auf einen Innenauftrag benötigt werden (Sonderrücklagenfonds, Spendensammler, Sammler für Patenterlöse etc.)

Unterscheidung nach Wirtschaftlichkeit/Förderart

• wirtschaftlich: Auftragsprojekte, zu denen ein Vertrag geschlossen wird
  • • Sammler für Kleinaufträge
• nicht wirtschaftlich: Zuwendungen und Förderungen, die in einer Bewilligung oder Zusage mitgeteilt werden
  
  • • mit Förderprogramm
      • • bestimmte Förderprogramme, z.B. DFG Exzellenförderung, DFG-Sonderforschungsbereiche
    • ohne Förderprogramm

Klassifikationen

Klassifikationen

Text folgt

Forschungsfelder

Die Liste der Forschungsfelder wurde von der KFID im KDSF-Standard festgelegt. Eine tabellarische Übersicht der Forschungsfelder ist hier hinterlegt : KDSF-Forschungsfelder.xlsx

Genauerer Erläuterungen sind unter folgendem Link zu finden: Forschungsfelder
Dafür bitte "KDSF" ankreuzen und in der Auswahlliste "Forschungsfelder" auswählen und anschließend auf [anzeigen] klicken.

NACE-Code

Der NACE-Code ist eine Klassifizierung für Wirtschaftszweige der Europäischen Kommission. Für die Pseudonymisierung eines Projekts empfiehlt es sich, den NACE-Code anstatt des Auftraggebers anzugeben. Die Liste der Codes finden Sie verlinkt in einem verkürzten Auszug des NACE-Arbeitspapiers von Eurostat.

Ausführliche Erläuterungen zum NACE-Code können Sie in der aktuellen Version des NACE-Arbeitspapieres nachlesen.

Fachgebiete

Text folgt

Links: Excel Tabelle: Fachgebiete.xlsx   , PDF: Fachgebiete

Die Erläuterung zu weiteren Klassifikationen folgt.

Mittelherkunft

1. Definition

• Eine Mittelherkunft bezeichnet in HIS / TUconnect die Kombination aus Mittelgeber, Förderlinie und evtl. Projektträger.
• Für jede Kombination muss eine eigene Mittelherkunft angelegt werden.
  

2.  Regeln zu Mittelherkünften

• Eine Aufsplittung nach Förderlinien wird nur für DFG, EU und Land Niedersachsen vorgenommen. Bei allen anderen Mittelgebern, also auch bei Unternehmen, soll pro Mittelgeber nur eine Mittelherkunft verwendet werden.
• Da derzeit die Such- und Validierungsmöglichkeiten schlecht sind, verzichten Sie bitte auf die Angabe von Projektträgern.
• Eigenmittel sind als zusätzliche Mittelherkunft anzugeben mit der internen Organisationseinheit als Mittelgeber.

3. Liste der vordefinierten Mittelherkünfte für EU- und DFG-Projekte

Mittelgeber	Mittelherkunft	Nummerbereich in der Fondsystematik	Bemerkung
Deutscher Akademischer Austauschdienst (DAAD)	Deutscher Akademischer Austauschdienst (DAAD)	617 (DDAD)
Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG)	Exzellenzcluster (EXC) der DFG	686 (EXC)
Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG)	Exzellenzuniversität (EXU) der DFG
Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG)	Graduiertenkollegs (GRK) der DFG	694 (GRK)
Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG)	Sachbeihilfe der DFG	614 (DFG Einzelförderung)
Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG)	Sonstige DFG-Förderungen	614 (DFG Einzelförderung)
Europäische Union (EU)	Europäischer Fonds für regionale Entwicklung (EFRE)	611 (EU)	immer über NBank
Europäische Union (EU)	Europäischer Sozialfonds Plus (ESF+)	611 (EU)	immer über NBank
Europäische Union (EU)	Europäische Union (EU)	611 (EU)	Sonstiges

4. Anleitung: Eintragen einer Mittelherkunft

Bevor Sie im Reiter Finanzen eine Mittelherkunft ergänzen können, muss das Projekt einmal gespeichert werden. Beachten Sie, dass bei Rücklagen-Projekten und Sammlern für Kleinaufträge keine Mittelherkunft angegeben werden muss.

Als erstes klicken Sie auf "Mittelherkunft hinzufügen"

Abb. 1 Mittelherkunft hinzufügen

Es erscheint ein Suchfeld; wählen Sie eine Mittelherkunft aus der Vorschlagsliste aus (Fall A) oder legen Sie eine neue Mittelherkunft an, wenn notwendig (Fall B).

Abb. 2 Mittelherkunft eingeben/suchen

Fall A: passende Mittelherkunft ist vorhanden

Abb. 3 Fall A: Mittelherkunft auswählen 

Fall B: neue Mittelherkunft anlegen

Wenn die Mittelherkunft nach Eingabe (type-ahead) nicht aufgeführt wird, können Sie die Mittelherkunft selbst im System anlegen. Klicken Sie dazu auf „Mittelherkunft anlegen“. Es öffnet sich ein Overlay zur Angabe von notwendigen Informationen. 

Abb. 4 Mittelherkunft anlegen -Button

Abb. 5 Mittelherkunft anlegen - Name festlegen

Benennen Sie hier die Mittelherkunft, z.B. eine bestimmte Förderlinie. Nach Auswahl der „Art der Mittel“ öffnen sich weitere Felder. 

Abb. 6 Mittelherkunft anlegen - Daten ergänzen

Beim Mittelgeber handelt es sich um die Organisation/Firma, von der die Mittel stammen. Sie können nach bereits vorhandenen externen Organisationen suchen und diese übernehmen, oder eine neue externe Organisation anlegen. Gleichermaßen gehen Sie im Falle eines Projektträgers vor. Speichern Sie am Ende über Klick auf „Übernehmen“

Eine Tabelle wird automatisch mit Mittelgeber und weiteren Informationen angelegt.<

5. Fördersumme in Mittelherkunft ergänzen

Klicken Sie in der Mittelherkunftstabelle unter „Aktionen“ auf den Stift, um die bewilligten Mittel einzutragen. 

Abb. 8 Aktionen

Es öffnet sich ein Overlay zur Eintragung der Mittel. Darin können Sie die kalkulierten, die beantragten und die bewilligten Mittel angeben. Da im FIS derzeit bewilligte Projekte erfasst werden, ist nur die Eintragung im Bereich „Bewilligte Mittel“ zwingend notwendig.

Möglichkeit 1: Angabe der Summe ohne Overhead und Umsatzsteuer unter „Mittel allgemein“ plus separate Angabe des Overheads.

Möglichkeit 2: Aufteilung der Summe in die gelisteten Kostenkategorien.

Bitte melden Sie nur Ihren Anteil an der Förder-/Vertragssumme (ohne Umsatzsteuer). Für wirtschaftliche Projekte muss die Nettosumme aus dem Kalkulationsvordruck (siehe Link Hinweistext) eingetragen werden. Das Feld Overhead ist nur auszufüllen, wenn eine DFG-Programmpauschale/BMBF-Projektpauschale oder EU-Overhead gewährt wird. Mit Eintragung wird ein separater Fonds/Innenauftrag beginnend mit 7… in SAP angelegt.

Abb. 9 Overlay Mitteleintragung 

Es bildet sich automatisch eine Gesamtsumme anhand der Mittelangaben. Bitte prüfen Sie diese.

Wichtig: Tragen Sie, wenn vorhanden, das Förderkennzeichen ein. Sollten Sie kein Förderkennzeichen für die Bewilligung haben, geben Sie „nicht zutreffend“ an.

Speichern Sie die Angaben am Ende durch Klick auf „Übernehmen“.

Die Angaben werden in der Tabelle angezeigt. Speichern Sie das Projekt einmal.

Abb. 10 Ansicht eingetragene Mittelherkunft

Nach dem Speichern öffnen sich weitere Felder. Füllen Sie bitte auch die weiteren Felder (u.a. Projektkostenstelle) aus.

Abb. 11 weitere Felder

Rolle Leiter/-in

Wer erhält die Rolle "Leiter/-in"?

Was können Sie mit der Rolle "Leiter/-in" tun?

Mit dieser Rolle können die Nutzer/-innen des FIS in den dezentralen Organisationseinheiten Projekte und Projektanzeigen sowohl für sich selbst als auch für andere anlegen und bearbeiten.
Insbesondere haben sie die Berechtigung, Projekte und Projektanzeigen für Wissenschaftler/-innen aus der zugehörigen Organisationseinheit (OE) anzulegen oder zu bearbeiten, ohne selbst Mitglied des jeweiligen Projekts zu sein. 

• Projekt anlegen – Anleitung zur Erstellung eines neuen Projekts 
  
• Projektstatus ändern - Anleitung zur Aktualisierung des Projektstatus
• Projektanzeige erstellen – Anleitung zur Erstellung einer Projektanzeige

Startseite der Rolle Leiter/in

Abb. folgt

Rolle FIS-Bearbeiter/-in

FIS-Bearbeiter/-innen haben die Berechtigung, Projekte und Projektanzeigen für Wissenschaftler/-innen aus der zugehörigen Organisationseinheit (OE) anzulegen oder zu bearbeiten, ohne selbst Mitglied des jeweiligen Projekts zu sein.

Das Abschicken der Anzeige ist Aufgabe der Projektleitung.

• Projekt anlegen – Anleitung zur Erstellung eines neuen Projekts 
  
• Projektstatus ändern - Anleitung zur Aktualisierung des Projektstatus
• Projektanzeige erstellen – Anleitung zur Erstellung einer Projektanzeige

Falls Sie ein neues Projekt erstellen möchten, folgen Sie bitte der oben angegebenen Reihenfolge.

Jede FIS-Bearbeiterin und jeder FIS-Bearbeiter verfügt über ein eigenes Portlet für laufende Projektanzeigen. Um den aktuellen Status einer Projektanzeige zu prüfen, klicken Sie einfach auf [Prüfstatus anzeigen] und gelangen direkt zur Übersicht des Prüfstatus oder über Prüfstatus_Projektanzeige.

In der Prüfansicht befinden sich oben verschiedene Reiter, die überprüft werden müssen. Grün ausgefüllte Kreise zeigen an, dass der jeweilige Bereich bereits genehmigt wurde. Rechts neben „Weitere Zustimmungen“ finden Sie den Bereich „Begleitende Dokumente“, in dem Sie die zugehörigen Dateien einsehen und herunterladen können. Im Reiter „Weitere Zustimmungen“ können Sie außerdem den aktuellen Prüfstatus Ihrer Anzeige verfolgen und sehen, in welcher Prüfebene sie sich befindet. Falls erforderlich, sollte Sie die zuständigen Prüfebenen  per Mail kontaktieren.

Haben Sie eine falsche Eingabe im Projekt vorgenommen oder möchten nachträgliche Änderungen vornehmen?

Falls genehmigungspflichtige Änderungen erforderlich sind, wie z. B. ein Wechsel der Projektleitung oder eine Laufzeitverlängerung, stellen Sie bitte eine Projektanzeige. Wählen Sie dabei den passenden Änderungsgrund aus und erläutern Sie die Anpassung detailliert im Kommentarfeld.

Bei kleineren Änderungen, wie der Anpassung eines TU-Schwerpunkts oder eines nicht verpflichtenden Feldes, senden Sie uns bitte eine E-Mail an fis-support@tu-braunschweig.de – idealerweise mit einem Screenshot, der die gewünschte Änderung veranschaulicht.

Rolle Wissenschaftler/in

Nutzer/-innen mit Berechtigung als Wissenschaftler/-in können Projekte für sich selbst anlegen. Im Standardfall erstellt ein/-e Wissenschaftler/-in nur eigene Projekte und nicht für andere Personen.*

• Projekt anlegen – Anleitung zur Erstellung eines neuen Projekts 
• Projektstatus ändern - Anleitung zur Aktualisierung des Projektstatus
• Projektanzeige erstellen – Anleitung zur Erstellung einer Projektanzeige

Falls Sie ein neues Projekt erstellen möchten, folgen Sie bitte der oben angegebenen Reihenfolge.

Haben Sie eine falsche Eingabe im Projekt vorgenommen oder möchten nachträgliche Änderungen vornehmen?

Falls genehmigungspflichtige Änderungen erforderlich sind, wie z. B. ein Wechsel der Projektleitung oder eine Laufzeitverlängerung, stellen Sie bitte eine Projektanzeige. Wählen Sie dabei den passenden Änderungsgrund aus und erläutern Sie die Anpassung detailliert im Kommentarfeld.

Bei kleineren Änderungen, wie der Anpassung eines TU-Schwerpunkts oder eines nicht verpflichtenden Feldes, senden Sie uns bitte eine E-Mail an fis-support@tu-braunschweig.de – idealerweise mit einem Screenshot, der die gewünschte Änderung veranschaulicht.

 

* Wissenschaftler/-innen können Projekte für eine andere Person als sie selbst anlegen, haben dann aber keinen weiteren Zugriff auf dieses Projekt und können keine Projektanzeigen dazu erstellen. PRojekte für andere Personen anzlegen, ist mit den Rollen FIS-Bearbeiter/-in und LEiter/-in möglich (jeweils innerhalb der hinterlegten Organisationseinheit).

Rolle FIS-Prüfebene 1

Wer erhält die Rolle "FIS-Prüfebene 1"?

Die meisten relevanten Personen erhalten die Rolle automatisch aufgrund einer Kennzeichnung als Leiter/-in in der allgemeinen Benutzerdatenbank des GITZ.

Im nicht-wissenschaftlichen Bereich sind das die Leiter/-innen und ihre Stellvertreter/-innen von

• Abteilungen und übergeordneten Organisationseinheiten,
• von Stabsstellen und
• Zentralen Einrichtungen.

Im wissenschaftlichen Bereich sind das die Leiter/-innen und ihre Stellvertreter/-innen von

• Instituten und übergeordneten Organisationseinheiten
  (nicht hingegen die Leter/-innen von Abteilungen, Arbeitsgruppen, Professuren).

Das Austragen aus der Rolle erfolgt in diesen Fällen ebenfalls automatisch, und zwar dann, wenn über den allgemeinen Ab- und Ummeldungsworkflow das Leitungskennzeichen in der allgemeinen Benutzerdatenbank entfernt wird.

Sollen darüber hinaus Personen die Rolle erhalten, ist das über zwei Wege möglich:

• Person über AN-Formular als Stellvertretung oder zweite Leitung melden --> dies wirkt sich dann auf ALLE Folgesysteme der zentralen Benutzerdatenbank aus; Vorteil: automatisches Austragen der Rolle bei Abmeldung der Person
• manuelle Vergabe der Rolle in Ausnahmefällen und Einzelregelungen an Instituten, die nicht über einen Automatismus abgebildet werden können; Nachteil: bei Ausscheiden der Person muss die Einrichtung die Person selbst aus dem FIS abmelden --> An- und Abmeldung über fis-support@tu-braunschweig.de.

Was können Sie mit der Rolle "FIS-Prüfebene 1" tun?

Sie können Projektanzeigen (Name der Drittmittelanzeigen an der TU Braunschweig) auf der Prüfebene 1 genehmigen --> Anleitung zur Genehmigung einer Projektanzeige für die Prüfebene1.

Wenn Sie Leiter/-in einer übergeordneten Organisationseinheit und damit zuständig für die FIS-Prüfebene 2 sind, benötigen Sie die Prüfebene 1 nur, um auf dieser Ebene Projektanzeigen zu genehmigen, die beispielsweise auf Fakultätsebene angesiedelt sind. 

In diesen Fällen wechseln Sie bitte anschließend in die FIS-Prüfebene 2, um auch auf der zweiten Ebene zu genehmigen, oder teilen Sie im Falle des Vier-Augen-Prinzips die beiden Prüfschritte mit einer anderen zuständigen Person gezielt auf.

Rollen, die Sie für andere Aufgaben benötigen:

• Leiter/-in (FIS-Bearbeiter/-in kraft Amtes): Sie können Projekte und Projektanzeigen sowohl selbst erstellen als auch für andere anlegen sowie auf Ebene Ihrer Organisationseinheit im Detail recherchieren.

Rolle FIS-Prüfebene 2

Wer erhält die Rolle "FIS-Prüfebene 2"?

Im Strukturbaum der TU Braunschweig ist die Prüfebene 2 eine der Ebene 1 übergeordnete Organisationseinheit. Es handelt sich allerdings nicht immer um die nächsthöhere Ebene, sondern manchmal um die Ebene unter der Hochschulleitung.

• Institute --> Prüfebene 1: Institutsleitung --> Prüfebene 2: Fakultätsleitung/ -geschäftsführung
• wiss. Abteilungen --> Prüfebene 1: Institutsleitung --> Prüfebene 2: Fakultätsleitung/ -geschäftsführung

Kleine Einheiten wie Stabsstellen haben keine weitere Ebene zwischen sich und der Hochschulleitung. Daher haben deren Leitungen beide Rollen und nehmen beide Genehmigungen nacheinander vor.

Nutzer/-innen mit Berechtigungen der FIS-Prüfebene 2 sind meist die Leiter/-innen der übergeordneten Organisationseinheiten, z.B. der Fakultäten. 

Was können Sie mit der Rolle "FIS-Prüfebene 2" tun?

• Prüfen und Genehmigen bzw. Ablehnen von Projektanzeigen genehmigen --> Anleitung zur Genehmigung einer Projektanzeige für die Prüfebene 2. 
• Sie können mit dieser Rolle NICHT:
  • • Projekte und Projektanzeigen --> verwenden Sie bitte die Rolle Leiter/-in
    • Auswertungen vornehmen --> verwenden Sie bitte die Rolle Leiter/-in

Startseite der Rolle "FIS-Prüfebene 2"

1: Portlet "Zu prüfende Projektanzeigen"
2: Quicklink zum Handbuch
3: Quicklinks
4: Neuigkeiten, die das HIS-Team des Gauß-IT-Zentrums zur Verfügung stellt
5: Meldungen über für Ihre Rolle relevante Ereignisse im FIS

Rolle Abteilung 21 Mitarbeiter/in

Diese Rolle dient der Prüfung und Genehmigung von Projektanzeigen als Vorbereitung auf die abschließende Prüfung durch die Abteilung 21 (Leitungsrolle). Nach dem Login im System können Sie die zu prüfenden Projektanzeigen im entsprechenden Portlet einsehen:

Auf der linken Seite finden Sie neue Projektanzeigen, die geprüft werden müssen. Rechts sehen Sie Projektanzeigen, die bereits begonnen, aber noch nicht vollständig bearbeitet wurden.

Klicken Sie auf [Projektanzeige prüfen], um direkt zur Prüfansicht zu gelangen:

In der Prüfansicht sehen Sie oben die einzelnen Reiter, die überprüft werden müssen. Grün ausgefüllte Kreise zeigen an, dass der jeweilige Bereich bereits genehmigt wurde. Rechts neben "Weitere Zustimmungen" finden Sie den Bereich "Begleitende Dokumente", wo Sie die zugehörigen Dateien einsehen und herunterladen können. Sie können die Reiter einzeln prüfen und genehmigen, indem Sie auf den gelb umrandeten Bereich klicken. Falls ein Eintrag nicht korrekt ist, haben Sie die Möglichkeit, ihn abzulehnen oder unter Auflagen zu genehmigen. Vergessen Sie nicht, oben links auf [Speichern] zu klicken, um Ihre Änderungen zu sichern.

Nachdem Sie alle Einträge überprüft haben, können Sie entweder jeden Punkt einzeln genehmigen oder, um Zeit zu sparen, nach unten scrollen und auf den Button [Alle Ausstehenden genehmigen] klicken.

Speichern Sie Ihre Genehmigung.

Um die Projektanzeige an die Leitung zu übergeben, klicken sie bitte auf [Projektanzeige bearbeiten] und navigieren Sie in den Reiter Workflow.

Scrollen Sie nach unten zum Bereich Abteilung 21 Bearbeitungsstatus. Stellen Sie den Status auf Abt. 21 Leitung um. Falls erforderlich, können Sie unten zudem einen internen Vermerk oder Kommentar hinterlassen.

Speichern Sie Ihre Einträge und wechseln Sie, falls gewünscht, über den Button [Zurück] zurück in die Prüfansicht. Alternativ gehen Sie direkt nach dem Umstellen des Workflows auf Ihre Startseite und öffnen die nächste zu bearbeitende Projektanzeige.

Rolle Abteilung 21 Leitung

Diese Rolle ist für die abschließende Prüfung von Projektanzeigen durch die Abteilung 21 Leitung vorgesehen. Nach dem Login im System können Sie die anstehenden Prüfungen im entsprechenden Portlet einsehen (siehe Screenshot). Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf [Änderungsantrag prüfen], um den Vorgang zu starten.

In der Prüfansicht sehen Sie oben die einzelnen Reiter, die überprüft werden müssen. Grün ausgefüllte Kreise zeigen an, dass der jeweilige Bereich bereits genehmigt wurde. Rechts neben "Weitere Zustimmungen" finden Sie den Bereich "Begleitende Dokumente", wo Sie die zugehörigen Dateien einsehen und herunterladen können. Sie können die Reiter einzeln prüfen und genehmigen, indem Sie auf den gelb umrandeten Bereich klicken. Falls ein Eintrag nicht korrekt ist, haben Sie die Möglichkeit, ihn abzulehnen oder unter Auflagen zu genehmigen. Vergessen Sie nicht, oben links auf [Speichern] zu klicken, um Ihre Änderungen zu sichern.

Nachdem Sie alle Einträge überprüft haben, können Sie entweder jeden Punkt einzeln genehmigen oder, um Zeit zu sparen, nach unten scrollen und auf den Button [Alle ausstehenden genehmigen] klicken.

Nachdem Sie alle Reiter überprüft haben, können Sie die Projektanzeige je nach Sachlage genehmigen, mit Auflagen genehmigen oder ablehnen. Die Option "Mit Auflagen genehmigen" bedeutet, dass die Projektanzeige inhaltlich korrekt ist, jedoch kleinere, nicht kritische Änderungen erforderlich sind. In diesem Fall muss der Antragsteller eine weitere Projektanzeige einreichen, um die fehlenden oder mangelhaften Angaben nachzutragen – ähnlich wie bei einer Änderungsanzeige. Die abschließende Genehmigung finden Sie oben auf der Seite (siehe Screenshot).

Rolle EU-Büro Mitarbeiter/in

Für Mitarbeiter/-innen des EU-Büros zur Prüfung EU-finanzierter Projekten und zugehöriger Projektanzeigen

Rolle Forschungsadministrator/-in

Der/die Forschungsadministratoren/-in ist für die Verwaltung und Qualitätssicherung der Forschungsinformationen zuständig. Dazu gehören die Vergabe von Rollen, die Pflege und Validierung von Projektdaten, die Unterstützung der Nutzer/-innen sowie die Überwachung von Freigabe- und Kontrollprozessen.

Rolle FIS-Leser/-in

Mit der FIS-Leser-Rolle können Nutzer die Zusammenfassungsseite sowie die Anträge eines Projekts einsehen, einschließlich solcher mit der Sichtbarkeitsstufe „versteckt“. Eine Bearbeitung ist mit dieser Rolle jedoch nicht möglich. 

Ziel dieser Rolle ist es, Anwendern beispielsweise für Berichtszwecke einen Einblick in interne Projektdetails zu ermöglichen, ohne dass dabei Änderungen am Projekt vorgenommen werden können.

Rolle - Definition

Im Portal TUconnect kann eine Person mehrere technische Rollen besitzen. Jede Rolle hat eigene Berechtigungen, die unterschiedliche Funktionen und Menüoptionen freischalten. Je nach Bedarf ist die benötigte Rolle oben rechts auszuwählen. 

TUconnect besteht aus mehreren Modulen. Es gibt Rollen, die in jedem System Berechtigungen haben, und Rollen, die nur in einem bestimmten Modul existieren. 

Hier im FIS-Handbuch finden Sie die Erläuterungen zu den FIS-Rollen. Wenn Sie sich in TUconnect einloggen, finden Sie in Ihrer persönlichen Rollenauswahl aber natürlich auch Ihre Rollen in anderen Modulen. Eine Übersicht über die in anderen Modulen benutzten Rollen finden Sie hier (Link folgt).

 

Projektanzeige

Um Drittmittel für ein Projekt der TU Braunschweig gemäß §19 NHG anzuzeigen und gleichzeitig die Einrichtung eines SAP-Fonds zu beantragen, gibt es in den Projekten das Antragsformular Projektanzeige.

Das Formular enthält

• alle Felder, die es auch im Projekt gibt
  (die Angaben aus dem Projekt werden übernommen, wenn Sie eine Projektanzeige anlegen),
• weitere, antragsspezifische Felder, z.B. weitere Finanzangaben und die Erklärungen der Projektleitung (diese Felder müssen in jeder Projektanzeige neu ausgefüllt werden).

Projektanzeigen finden

Sie finden die Projektanzeige(n) zu einem Projekt, indem Sie in das Projekt navigieren und dort den Reiter Anträge öffnen.

In diesem Reiter können Sie

• vorhandene Anträge sehen und, sofern Sie noch nicht genehmigt, storniert oder abgelehnt sind, auch öffnen und bearbeiten, in jedem Falle aber mit der Lupe einsehen
• eine weitere Projektanzeige anlegen, wenn Sie für das Projekt eine Änderung mitteilen müssen, z.B. eine Laufzeitverlängerung oder Mittelaufstockung.

Namen der deutschen Hochschulen

Häufige Suchfehler (Beispiele)

Offizieller Name der Hochschule	Alternativer Name der Hochschule
Technische Hochschule Aachen	RWTH Aachen
Universität Hannover	Leibniz Universität Hannover
Hochschule Braunschweig-Wolfenbüttel in Wolfenbüttel (FH) (wenn Hauptstandort, sonst Salzgitter / Suderburg / Wolfsburg)	Ostfalia

Die vollständige Tabelle können als Excel-Datei hier herunterladen: University_Tabelle_Komplett_Strict.xlsx