Projekte und Projektanzeigen anlegen

• Ein Projekt anlegen
• Projektstatus auf bewilligt ändern
• Projektanzeige stellen

Ein Projekt anlegen

1.     Navigation:

• Klicken Sie auf: Forschung → Projekte → Projekt anlegen.

2.     Hauptdaten:

• Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) markiert und müssen ausgefüllt werden, um das Projekt speichern zu können.
• Zu den meisten Feldern gibt es Infotexte, die Hinweise zu den benötigten Eingaben bieten. Um die Informationen ein- oder auszublenden, klicken Sie auf das blaue „i“ hinter dem jeweiligen Feld.  (siehe Screenshot)
• Sprache: Bitte alle Angaben auf Deutsch machen; wenn sie die Grunddaten ausgefüllt haben, bitte oben rechts „zusätzliche Sprache“ anklicken und Englisch auswählen (wird erst sichtbar, wenn man unter Grunddaten eine Sprache ausgewählt hat) und die eingeblendeten neuen Felder ebenfalls ausfüllen.

• Schlüssel: Verwenden Sie die SAP-Fondsnummer, z. B. 61530000, die Sie diesem Projekt geben möchte. Bitte prüfen Sie vorab, ob diese Nummer in ihrer Organisationseinheit nicht schon einmal vergeben wurde!

 

Projektstatus:

• Bitte starten ein Projekt immer mit dem Status „entworfen“. Die Oberflächenansicht ändert sich und es werden einige weitere Reiter zum Ausfüllen bereitgestellt.
• In diesem Status können Sie Änderungen vornehmen und füllen dieses Projekt vollständig aus.  Nach dem erstmaligen Speichern müssen Sie den Reiter „Finanzen“ ausfüllen, da zwei neue Pflichtfelder hinzugefügt werden: der NACE-Code und die Kostenstelle des Projekts.

Sichtbarkeit:

• Bei Forschungsprojekten (Zweck = Forschung) wählen Sie die Sichtbarkeitsstufe „nur Mitarbeiter/-innen“.
• In allen anderen Fällen wählen Sie standardmäßig die Sichtbarkeit „versteckt“. Wenn Sie ein Projekt z.B. mit Zweck Verwaltung auf Sichtbarkeit „Mitarbeiter/-innen“ stellen, wird die Übersichtsseite für alle Mitarbeiter/-innen der TU sichtbar sein.

Pro-Forma-Projekte:

• Rücklagenprojekt (nicht-wirtschaftlich): Fondsnummer beginnt mit 619.
• Rücklagenprojekt (wirtschaftlich): Fondsnummer beginnt mit 645.

Weitere Details zum Projekt

Personen

• Mindestens ein Projektmitglied muss als Projektleitung (PL) zugeordnet werden.
• Klicken Sie auf „Eintrag hinzufügen“, suchen Sie die Person und ordnen Sie sie als Projektleitung zu.
• Eine Person löschen können Sie, indem Sie auf den Mülleimer neben der Person rechts klicken.
  Hinweis: Es können mehrere Personen als Projektleitung eingetragen werden, aber nur ein PL pro OE.

Kooperationen

• Falls keine Kooperation besteht, wählen Sie „Nein“. Dann ist der Reiter nicht weiter auszufüllen.
• Falls eine Kooperation besteht, wählen Sie „Ja“ und ergänzen Sie die entsprechenden Daten.
• Falls von einem Kooperationspartner mehrere Fonds genutzt werden kann man diese unter „Aktionen“ mit dem Stift die Fondsnummern mit einem Komma getrennt hinzufügen. Beispielsweise 61410000,61410001
• Der Führende Fond wird unten bei mehreren Fondsnummern angegeben.
• Fondsnummern und OE-Name in den Feld Interner Koordinator und Führender Fonds immer per Copy and Paste aus der Vorlage kopieren, um Schreibfehler zu vermeiden.

Klassifikationen

• Pflichtfeld: Fachgebiete, Forschungsfelder und Forschungsschwerpunkte (jeweils Dropdown-Menü)
• Diversität: Geben Sie an, ob das Projekt Gender- und andere Aspekte berücksichtigt.
• UN-Nachhaltigkeitsziele: Mehrfachauswahlen sind möglich, falls das Projekt bei der Erreichung mehrerer Ziele mitwirkt.

Verknüpfungen

• Sie können ein Vorgängerprojekt oder ein übergeordnetes Projekt angeben. Bei Kooperationsprojekten ist es sinnvoll, zuerst das übergeordnete Projekt anzulegen und dann die Teilprojekte. Übergeordnetes Projekt kann das Projekt mit dem führenden Fonds sein und/oder der Zentrale-Mittel-Fonds oder eine „leere“ Hülle ohne eigene Projektanzeige und ohne eigene Mittel.

Anträge, Finanzen und Dokumente

• Den Reiter Anträge ignorieren Sie zunächst.
• Den Reiter Finanzen füllen Sie bitte jetzt aus. Orientieren Sie sich dabei an den Info- und Hilfetexten.
• Reiter Dokumente: Anhänge für die spätere Projektanzeige sollen nicht im Projekt hochgeladen werden, sondern erst in der Projektanzeige. Sie können aber evtl. im Projekt zusätzliche Unterlagen hochladen.

Ethische Relevanz

• Nutzen Sie die Informationsfelder, um diese Punkte zu bearbeiten.

Speichern des Projekts

• Klicken Sie oben rechts auf „Speichern“, um das Projekt zu sichern.
• Sollten Pflichtfelder fehlen, erscheint eine Fehlermeldung. Unvollständige Felder werden im jeweiligen Reiter mit einem gelben Ausrufezeichen markiert.

Projektstatus auf bewilligt ändern

1.     Status ändern:

• Öffnen Sie das betreffende Projekt und setzen Sie den Status auf „vorbereitet(=bewilligt)“.
• Tun Sie dies erst, nachdem Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt und gespeichert haben!

2.     Neue Pflichtfelder:

• Nach der Statusänderung werden zusätzliche Pflichtfelder aktiviert, beispielsweise im Reiter „Finanzen“ kommen die NACE Codes und Kostenstelle des Projekts dazu.
  
• Mittelherkunft auswählen und dann unter „Aktionen“ auf den Stift klicken, um die bewilligten Mittel einzutragen. Dort kann man mit Hilfe der Infoboxen die bewilligten Mittel eintragen. Wichtig: Förderkennzeichen unten eintragen.
• Falls keine Mittelherkunft zu Ihrem Anliegen passt, legen Sie sich selbst eine Mittelherkunft an mit dem Namen, Art der Mittel und Mittelausprägung und wählen anschließend den Mittelgeber aus.
• Wie sieht es bei wirtschaftlichen Projekten aus? Zunächst legen Sie die Mittelherkunft an, geben aber noch keinen Betrag ein.

 

3.     Speichern:

• Klicken Sie oben links auf „Speichern“.

Projektanzeige stellen

Projekt öffnen

Navigieren Sie zu dem von Ihnen erstellten Projekt, zum Beispiel mittel der Projektsuchfunktion. Klicken Sie bei der Projekt-Detailseite oben links auf „Bearbeiten“.  Prüfen Sie auf der erscheinenden Seite, dass das Projekt den Status „vorbereitet=bewilligt“ hat.

Projektanzeige anlegen

Wechseln Sie in den Reiter „Anträge“, und klicken Sie auf „Projektanzeige anlegen“.

Die Ansicht wechselt zu einem Eingabe-Formular mit mehreren Reitern, bei dem die meisten Felder mit Angaben aus dem zugehörigen Projekt vorausgefüllt sind. Es kommen jedoch einige Felder hinzu, die neu auszufüllen sind. Hinweis: Es ist möglich eine Projektanzeige als Entwurf zu speichern, ohne das alle Pflichtangaben (*) gemacht sind.

Hinweise zum Projektanzeigen-Formular

1. Änderungsgrund angeben:
   Wählen Sie oben den *Änderungsgrund, z. B. „Erstantrag/Drittmittelanzeige“. Tragen Sie im Kommentarfeld

   eine kurze Beschreibung wie „Erstantrag“ ein.
   
   

2. Zusätzliche Pflichtfelder:
   Nach der Erstellung der Projektanzeige werden weitere Pflichtfelder aktiviert die vor dem Stellen der Anzeige auszufüllen sind. beachten Sie hier ins besondere den Finanzreiter und die Erklärungen der Projektleitung.
   
   

3. Finanzreiter:

   Spätestens jetzt muss die Mittelherkunft definiert werden (wenn noch nicht im Projekt erfolgt) und es sind alle Angaben auszufüllen. Felder mit der Bezeichnung: "Wirtschaftliche Projekte: …" müssen nur bei Projekten ausgefüllt werden, die unter Hauptdaten/Wirtschaftlich mit „ja“ angegeben sind.

   Für wirtschaftliche Projekte gilt: Laden Sie über den Link "hier" im Hinweistext des Finanzreiters die Kalkulationsschema_Vorlage.xls herunter, füllen Sie diese aus und speichern Sie diese Datei ab. Die Gesamtsumme (7.) aus der Kalkulation ist in der Mittelherkunft als „Mittel allgemein“ einzutragen. Vergessen Sie nicht, die ausgefüllte Kalkulation im Reiter Dokumente hochzuladen.
   
   

    

4. Begleitende Dokumente:
   Laden Sie hier die erforderlichen Dokumente hoch und vergeben Sie die entsprechenden Dokumentenkategorien. Eine Übersicht auf der Seiten und eine Checkliste zum Download unterstützt Sie dabei.
   
   

 

1. Erklärungen der Projektleitung:
   Diese Pflichtfelder sind von der Projektleitung auszufüllen.
   
   
2. Workflow einstellen:
   Sobald alle Eingaben abgeschlossen sind, ändern Sie den Bearbeitungsstatus im Reiter „Workflow“ auf Projektleitung. Falls gewünscht können Sie im Feld Prüfvermerk einen Kommentar hinterlassen.
   Hinweis: Der Workflow ist Grundlage für die Portlet-Benachrichtigung der Projektleitung. Es erfolgt keine Benachrichtigung per E-mail!
   Wichtig: Klicken Sie abschließend auf „Entwurf speichern“, um die Projektanzeige für die Projektleitung freizugeben.
   
   
3. Aufgabe der Projektleitung:
   Ist der Workflow eines Projektanzeigen-Entwurfs auf „Projektleitung" gestellt, erscheint sie für diese Rolle im Portlet „Aufgaben Projektleitung“ auf der TUconnect Startseite (nach dem Login). Klicken Sie auf Projektanzeige prüfen und stellen und das Anzeigenformular öffnet sich.
   Überprüfen Sie die Daten und wechseln Sie dann in den Reiter „Erklärungen der Projektleitung“. Beantworten Sie die Fragen. Klicken Sie oben links auf "Entwurf speichern".
   
   

   Falls Rückfragen an den FIS-Bearbeiter sind: Im Reiter Workflow unter "Bearbeitungsstatus Antragsteller" den Wert "FIS-Bearbeiter/-in wählen" und einen Kommentar bei Prüfvermerk hinterlassen. Entwurf speichern. Die Projektanzeige verschwindet aus dem Portlet der Projektleitung und erscheint im Portlet des FIS-Bearabeiters unter „Nachzubearbeitende Projektanzeigen“. Diese Rolle kann die Anzeige nun nachbearbeiten und über Workflow/ "Bearbeitungsstatus Antragsteller" den Vorgang wieder an die Projektleitung übergeben (speichern nicht vergessen!).

    

   Wenn alle Angaben in der projektanzeige finalisiert wurden, klickt die Projektleitung oben links auf „Prüfen & Stellen“. Es erscheint eine Zusammenfassungsseite. Bestätigen Sie den Vorgang, indem Sie unten links erneut auf „Projektanzeige stellen“ klicken. (Screenshot)

    

   Wenn Sie nicht sicher sind, ob der/die zuständige „Prüfer 1“ (entspricht zum Beispiel der OEL) Ihre Projektanzeige zeitnah prüfen wird, schicken Sie ihm bitte eine E-Mail mit der Bitte um Login im FIS. Die Anzeige sollte in seinem Portlet zu sehen sollen (bei entsprechend gewählter Rolle).