Projekte und Projektanzeigen anlegen

• Das sollten Sie vorab klären
• Ein Projekt anlegen
• Projektstatus ändern
• Projektanzeige anlegen

Das sollten Sie vorab klären

Um Ihr Projekt im FIS speichern zu können, benötigen Sie folgende Informationen

Download als Checkliste hier (Link folgt).

Ein Projekt anlegen

A Erste Dateneingabe

1. Navigation

Klicken Sie auf: [Forschung] > [Projekte] > [Projekt anlegen].

2. Hauptdatenreiter

Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) markiert und müssen ausgefüllt werden, um das Projekt speichern zu können.

Zu den meisten Feldern gibt es Infotexte, die Hinweise zu den benötigten Eingaben bieten. Um die Informationen ein- oder auszublenden, klicken Sie auf das blaue [i] hinter dem jeweiligen Feld. 

Abb. 1: Reiter Hauptdaten im Projekt und blaues Info-i

Titel und Kurzbezeichnung: 
Bitte verwenden Sie aus Datenschutzgründen keine Klarnamen (mit Ausnahme von Personen des öffentlichen Interesses), wenn Sie Titel und Kurztitel für das Projekt angeben.

Sprache:
Bitte alle Angaben auf Deutsch machen; wenn sie die Grunddaten ausgefüllt haben, bitte oben rechts [zusätzliche Sprache] anklicken und Englisch auswählen (wird erst sichtbar, wenn man unter Grunddaten eine Sprache ausgewählt hat) und die eingeblendeten neuen Felder ebenfalls ausfüllen. 

Abb. 2: Reiter Hauptdaten zunächst auf Deutsch ausfüllen

Abb. 3: Anschließend auf "zusäztliche Sprache = englisch" stellen und die zusätzlichen Felder ausfüllen

Schlüssel:
Verwenden Sie die SAP-Fondsnummer, z. B. 61530000, die Sie diesem Projekt geben möchte. Bitte prüfen Sie vorab, ob diese Nummer in ihrer Organisationseinheit nicht schon einmal vergeben wurde!

Zweck:
Text folgt

Wirtschaftlich:
Text folgt

Pseudonymisiert:
Text folgt

Status: Bitte starten Sie ein Projekt immer mit dem Status [Dateneingabe]. Die Oberflächenansicht ändert sich und es werden einige weitere Reiter zum Ausfüllen bereitgestellt. Im Status [Dateneingabe] können Sie auch nach dem ersten Speichern noch Änderungen vornehmen.

Abb. 4: Optionen im Feld Status (des Projekts)

Sichtbarkeit:
Bei Forschungsprojekten (Zweck = Forschung) wählen Sie die Sichtbarkeitsstufe „nur Mitarbeiter/-innen“.

Wirtsch. Projekte:
Text folgt 

3. Reiter Personen

• Mindestens ein Projektmitglied muss als Projektleitung (PL) zugeordnet werden. Dies sollte in der Regel die offizielle gegenüber dem/der Mittelgeber/in benannte Projektleitung sein. 
• Klicken Sie auf [Eintrag hinzufügen], suchen Sie die Person und ordnen Sie sie als Projektleitung zu.
• Sie können eine Person löschen, indem Sie auf den Mülleimer neben der Person rechts klicken.
• Es können mehrere Personen als Projektleitung eingetragen werden, aber nur ein PL pro OE.

Abb. 5: Projekteitung und ggf. weitere Projektmitglieder hinzufügen

Abb. 6: Projektleitung auswählen

Abb. 7: Projektposition der Person einstellen

4. Kooperationen

• Falls keine Kooperation besteht, wählen Sie „Nein“. Dann ist der Reiter nicht weiter auszufüllen.
• Falls eine Kooperation besteht, wählen Sie „Ja“ und ergänzen Sie die entsprechenden Daten.
• Falls von einem Kooperationspartner mehrere Fonds genutzt werden kann man diese unter „Aktionen“ mit dem Stift die Fondsnummern mit einem Komma getrennt hinzufügen. Beispielsweise 61410000,61410001
• Der Führende Fond wird unten bei mehreren Fondsnummern angegeben.
• Fondsnummern und OE-Name in den Feld Interner Koordinator und Führender Fonds immer per Copy and Paste aus der Vorlage kopieren, um Schreibfehler zu vermeiden.

5. Klassifikationen

• Pflichtfeld: Fachgebiete, Forschungsfelder und Forschungsschwerpunkte (jeweils Dropdown-Menü)
• Diversität: Geben Sie an, ob das Projekt Gender- und andere Aspekte berücksichtigt.
• UN-Nachhaltigkeitsziele: Mehrfachauswahlen sind möglich, falls das Projekt bei der Erreichung mehrerer Ziele mitwirkt.
• Ethische Relevanz: Nutzen Sie das Informationsfeld (blaues i), um nähere Informationen zu erhalten.

6. Verknüpfungen

• Sie können ein Vorgängerprojekt oder ein übergeordnetes Projekt angeben. Bei Kooperationsprojekten ist es sinnvoll, zuerst das übergeordnete Projekt anzulegen und dann die Teilprojekte. Übergeordnetes Projekt kann das Projekt mit dem führenden Fonds sein und/oder der Zentrale-Mittel-Fonds oder eine „leere“ Hülle ohne eigene Projektanzeige und ohne eigene Mittel.

7. Anträge, Finanzen und Dokumente

• Die Felder auf dem Reiter Anträge stehen erst nach dem erstmaligen Speichern zur Verfügung. Bitte ignorieren Sie ihn zunächst.
• Die Felder auf dem Reiter Finanzen stehen erst nach dem erstmaligen Speichern zur Verfügung. 
• Reiter Dokumente: Anhänge für die spätere Projektanzeige sollen nicht im Projekt hochgeladen werden, sondern erst in der Projektanzeige. Sie können aber evtl. im Projekt zusätzliche Unterlagen hochladen.

B Erstmaliges Speichern des Projekts

• Klicken Sie oben rechts auf [Speichern], um das Projekt zu sichern.
• Sollten Pflichtfelder fehlen, erscheint eine Fehlermeldung. Unvollständige Felder werden im jeweiligen Reiter mit einem gelben Ausrufezeichen markiert.

C Nach dem erstmaligen Speichern des Projekts

• ... können Sie alle Felder weiter bearbeiten.
• Außerdem stehen neue Felder im Finanzreiter zur Verfügung. Bitte füllen Sie diese unbeding aus. 
• Wichtig ist die Anlage der Mittelherkunft.
  • • Mittelherkunft: Kombination aus Förderprogramm und Mittelgeber.

1. Finanzreiter ergänzen

• "Mittelherkunft hinzufügen" anklicken und eine Mittelherkunft suchen bzw. ggf. anlegen
• wenn die Mittelherkunft als Tabelle vorhanden ist, unter „Aktionen“ auf den Stift klicken, um die bewilligten Mittel einzutragen. Wichtig: Förderkennzeichen unten eintragen.
• Wirtschaftlichen Projekte: 
  • • Im Infotext des Reiters Finanzen ist ein Kalkualtionformular verlinkt. Bitte füllen Sie dieses aus und speichern es mit einem möglichst sprechenden Namen ab. Das Formular ist einer später zu stellenden Projektanzeige beizufügen. 
    • In der Tabelle Mittelherkünfte im Finanzreiter übernehmen Sie bitte bei den bewilligten Mitteln die Nettosumme aus dem Kalkulationsvordruck und tragen diese in das Feld Mittel allgemein ein.
• Füllen Sie bitte auch die Felder Projektkostenstelle usw. aus.

2. Reiter Termine (bei Bedarf)

Der Reiter Termine ist ein optionales Angebot, dass Sie nutzen oder auch ignorieren können.

Sie können in diesem Reiter jederzeit - unabhängig von einer Projektanzeige - projektbezogene Termine hinterlegen und einstellen, ob und wenn ja, welche Gruppe von Projektmitgliedern terminbasierte Benachrichtigungen erhalten soll (z.B. wissenschaftliche Mitarbeiter/-innen, wie im Reiter Personen hinterlegt).

Auf diese Weise können Sie zum Beispiel dafür sorgen, dass das FIS die Projektkoordinatorin benachrichtigt, wenn der Zwischenbericht demnächst fällig wird. Oder Sie erinnern die Studentische Hilfskraft an das fälligwerden der Stundenabrechnungen.

Abb. 8: Der Reiter Termine im Projekt

Abb. 9: Pop-Up-Fenster nach Auswahl von "Termin hinzufügen"

Abb. 10: Auswahlmöglichkeiten für einen einzelnen Termin

Projektstatus ändern

Das Anlegen und Stellen von Projektanzeigen ist nur im Projektstatus "vorbereitet", "laufend" oder "beendet" möglich.

1. Status ändern:

• Öffnen Sie das betreffende Projekt und setzen Sie den Status auf „vorbereitet" (=bewilligt) oder "laufend"/"beendet" (je nach Projektlaufzeit).

Abb. 1 Wechsel zum Status "vorbereitet (=bewilligt)"

 2. Speichern:

• Klicken Sie oben links auf [Speichern].
• Falls Sie noch nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt hatten, erhalten Sie jetzt eine Fehlermeldung.
• Die nicht ausgefüllten Felder sind gekennzeichnet. Bitte tragen Sie die Angaben nach und klicken Sie erneut auf "Speichern".

Projektanzeige anlegen

Projekt öffnen

Navigieren Sie zu dem von Ihnen erstellten Projekt, zum Beispiel mittels der Projektsuchfunktion. Klicken Sie bei der Projekt-Detailseite oben links auf [Bearbeiten].  Prüfen Sie auf der erscheinenden Seite, dass das Projekt den Status „vorbereitet" (=bewilligt) hat.

Projektanzeige anlegen

Wechseln Sie in den Reiter „Anträge“, und klicken Sie auf [Projektanzeige anlegen].

Die Ansicht wechselt zu einem Eingabe-Formular mit mehreren Reitern, bei dem die meisten Felder mit Angaben aus dem zugehörigen Projekt vorausgefüllt sind. Es kommen jedoch einige Felder hinzu, die neu auszufüllen sind. Hinweis: Es ist möglich eine Projektanzeige als Entwurf zu speichern, ohne das alle Pflichtangaben (*) gemacht sind.

Hinweise zum Projektanzeigen-Formular

1. Grund der Anzeige angeben:
   Wählen Sie oben den *Grund der Anzeige, z. B. „Erstantrag/Drittmittelanzeige“. Nutzen Sie bei Bedarf das Kommentarfeld, für Mitteilungen an Abteilung 21 oder Prüfpersonen. 
   
   
   
   

2. Zusätzliche Pflichtfelder:
   Nach der Erstellung der Projektanzeige werden weitere Pflichtfelder aktiviert die vor dem Stellen der Anzeige auszufüllen sind. beachten Sie hier ins besondere den Finanzreiter und die Erklärungen der Projektleitung.
   
   

3. Finanzreiter:

   Spätestens jetzt muss die Mittelherkunft definiert werden (wenn noch nicht im Projekt erfolgt) und es sind alle Angaben auszufüllen. Felder mit der Bezeichnung: "Wirtschaftliche Projekte: …" müssen nur bei Projekten ausgefüllt werden, die unter Hauptdaten/Wirtschaftlich mit „ja“ angegeben sind.

   Für wirtschaftliche Projekte gilt: Laden Sie über den Link "hier" im Hinweistext des Finanzreiters die Kalkulationsschema_Vorlage.xls herunter, füllen Sie diese aus und speichern Sie diese Datei ab. Die Gesamtsumme (7.) aus der Kalkulation ist in der Mittelherkunft als „Mittel allgemein“ einzutragen. Vergessen Sie nicht, die ausgefüllte Kalkulation im Reiter Dokumente hochzuladen.
   
   

    

4. Begleitende Dokumente:
   Laden Sie hier die erforderlichen Dokumente hoch und vergeben Sie die entsprechenden Dokumentenkategorien. Eine Übersicht auf der Seiten und eine Checkliste zum Download unterstützt Sie dabei.
   Unterstützte Dateiformate: PDF, Text- und Tabellendokumente (Microsoft Office, Open Document), JPEG, PNG, Plain Text (TXT). Die Dateigröße ist beschränkt auf 50Mb, falls es zu folgender Fehlermeldung kommen sollte "Ungültiges REST-Datenformat." müssten Sie die Datei verkleinern mit Hilfe von beispielsweise PDF24. 
   
   

1. Erklärungen der Projektleitung:
   Diese Pflichtfelder sind von der Projektleitung auszufüllen.
   
   
2. Workflow einstellen:
   Sobald alle Eingaben abgeschlossen sind, ändern Sie den Bearbeitungsstatus im Reiter „Workflow“ auf Projektleitung.
   
   Falls gewünscht können Sie im Feld Prüfvermerk einen Kommentar hinterlassen.
   Hinweis: Der Workflow ist Grundlage für die Portlet-Benachrichtigung der Projektleitung. Es erfolgt keine Benachrichtigung per E-mail!
   Wichtig: Klicken Sie abschließend auf [Entwurf speichern], um die Projektanzeige für die Projektleitung freizugeben.