E-Mail Archivierung von Exchange auf Mailstore Server einrichten

Das Gauß-IT-Zentrum (GITZ) bietet für die Beschäftigten der TU Braunschweig eine E-Mail-Archivierung von dienstlichen E-Mail-Postfächern mit dem Programm Mailstore an. Das Angebot umfasst die Archivierung von E-Mails, die über das zentrale E-Mail-System der TU Braunschweig empfangen wurden. 

E-Mails können mit Mailstore archiviert und bei Bedarf wieder zurück in das produktive System kopiert werden. Einmal im Archiv abgelegte E-Mails sind dort sicher abgelegt, da standardmäßig im Archiv keine E-Mails gelöscht werden können. Es können im Archiv allerdings neue Ordner angelegt werden, in denen archivierte E-Mails sortiert und dorthin verschoben werden können.

Das Durchsuchen des Archivs, das Umbenennen von Ordnern, das Verschieben und Zurückkopieren von E-Mails ist auf folgende Arten möglich:

E-Mails werden im Archiv bis zum Ausscheiden der Person aus der TU Braunschweig gespeichert. Archive von Funktionsaccounts (i-Nr. oder fa-Nr.) bleiben erhalten.

Hinweis: Die Archivierung steht nur Beschäftigten der TU Braunschweig zur Verfügung. Studierende (y-Nr.) können den Dienst nicht nutzen.

Teilnahme an der E-Mail-Archivierung


Um an der E-Mail-Archivierung teilzunehmen, senden Sie bitte eine E-Mail an it-service-desk@tu-braunschweig.de mit dem Betreff: „E-Mail-Archivierung für <Ihre TUBS-ID> einrichten“. Sie bekommen anschließend den Link zum Download des Mailstore Clients für Windows und den Namen des Archivierungsservers zugesandt.

Soll die Archivierung automatisiert jede Woche oder jeden Monat wiederholt werden, geben Sie bitte das gewünschte Wiederholungsintervalls in Ihrer E-Mail im Text mit an. Benutzer in der Verwaltungsdomäne geben bitte zusätzlich im Text der E-Mail den Rechnernamen an. Der Mailstore-Client wird dann von den Administratoren auf dem PC installiert. Personen mit Rechnern in der Verwaltungsdomäne lesen nach der Installation bitte im Abschnitt E-Mail-Archivierung einrichten weiter.

Einrichtung der E-Mail-Archivierung


Bitte öffnen Sie den Mailstore Client und tragen Sie den Ihnen mitgeteilten Servernamen in das entsprechende Feld ein (im folgenden Screenshot beispielsweise mailarc2.rz.tu-bs.de) und klicken Sie auf [OK].

gFB7JRG9B3a6KlcB-mailstore-01.PNG

Falls Sie im Mailstore Client den Servernamen gespeichert haben, können Sie diesen, falls Sie sich mit einer anderen TUBS-ID auf einem anderen Mailstore Server einloggen wollen, durch Doppelklick auf das Mailstore Client Icon mit gedrückter Shift-Taste umstellen. 

Melden Sie sich anschließend mit Ihren Zugangsdaten beim Mailstore Client an, indem Sie auf [Anmelden] klicken.

mailstore_03.PNG

Wählen Sie nun im Mailstore Client [E-Mails archivieren] aus.

mailstore_04.PNG

Für die E-Mail-Archivierung muss ein sogenanntes Archivierungsprofils erstellt werden. Klicken Sie hierfür bei [E-Mail Server] auf den kleinen Pfeil, um das Menü zu öffnen und wählen Sie dann [Microsoft Exchange] aus.

mailstore_05.PNG

Tragen Sie bitte Folgendes ein:
Servername: mail.tu-braunschweig.de (Achtung: Nicht der mitgeteilten Servername!)
Benutzername: AD\TUBS-ID
Kennwort: Passwort der TUBS-ID
Postfach: Bitte nichts eintragen.

Bitte beachten Sie, dass das hier gesetzte Passwort für Ihr Archivierungsprofil manuell angepasst werden muss, wenn Sie das Passwort Ihrer TUBS-ID ändern. Wenn Sie das Passwort nicht manuell ändern, wird die E-Mail-Archivierung fehlschlagen. Eine Anleitung zum Ändern des Passworts finden Sie in den FAQ.

Jetzt kann zum Testen der Verbindung auf [Test] geklickt werden. Klicken Sie anschließend auf [Weiter].

mailstore_06.PNG

Jetzt muss bei [Ordner] unter […] entschieden werden, welche Ordner archiviert werden sollen. Per Voreinstellung werden die Ordner „Gelöschte Objekte, Entwürfe, Junk-E-Mail und Postausgang“ nicht archiviert.

mailstore_11.PNG

Bei der Auswahl der zu archivierenden Ordner gibt es zwei Strategien:

Bei der Archivierung vom Exchange Postfach müssen, anders als bei der Archivierung über IMAP-SSL, die Ordner, die keine E-Mail-Ordner sind, also „Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen“ nicht als Ausnahmen eingetragen werden. Bei dieser Verbindung erkennt Mailstore, welche Ordner E-Mail-Ordner sind.

Klicken Sie zum Hinzufügen von Ordnern auf [Hinzufügen] hinter dem jeweiligen Feld. Klicken Sie dann auf [OK].

mailstore_08.PNG

mailstore_09.PNG

Als nächstes müssen die Filtereinstellungen unter [Filter] konfiguriert werden. Dazu setzen Sie bitte ein Haken bei [Auch ungelesene E-Mails archivieren] und [Nur E-Mails archivieren, die älter sind als]. Anschließend wählen Sie den [Zeitraum] aus, nach dem E-Mails archiviert werden sollen. 

mailstore_07.PNG

Als nächstes muss die Löschoption im E-Mail Postfach unter [Löschen] eingestellt werden. Dazu klicken Sie bitte zunächst auf das [...] hinter dem [Es werden keine E-Mails im Exchange-Postfach gelöscht]. Hier empfehlen wir, erstmal [Nie] auszuwählen.

Wenn Sie nach der 1. Archivierung kontrolliert haben, dass alle gewünschten Ordner - und nur die - archiviert wurden, sollten Sie unbedingt unter [Eigenschaften] des Profils, die Löschoption auf [Unmittelbar nach der Archivierung] setzen.

mailstore_13.PNG

Der unter Verbindung voreingestellte Timeout von 300 Sekunden kann beibehalten werden. Dann auf [Weiter] klicken.

mailstore_07.PNG

Die Konfiguration Ihres Archivierungsprofils ist jetzt abgeschlossen. Jetzt bitte einen Haken bei [Nach dem Klick auf Fertigstellen starten] setzen und auf [Fertigstellen] klicken. Das Profil wird nun einmal ausgeführt.

mailstore_12.PNG

Nun erscheint das erstellte Profil in der Übersicht.

mailstore_14.PNG

Ob die Archivierung erfolgreich war, können Sie auch unter [Letzte Ergebnisse] sehen.

mailstore_15.PNG

Zugriff auf die E-Mail Archivierung


Durch die Konzentration auf Standard-Protokolle ist die Nutzung von Mailstore mit den meisten E-Mail Programmen auf nahezu jedem Betriebssystem möglich. Lediglich zum (einmaligen) Einrichten, bei Passwort-Änderungen und zum Aktualisieren der Archivierungseinstellungen wird ein Client benötigt, der zur Zeit nur für Windows zur Verfügung steht.

Zum Ansehen, Durchsuchen, Zurückkopieren der archivierten E-Mails können Sie folgende Wege nutzen: 

Es können auch E-Mail-Postfächer über den E-Mail-Client (z.B. Outlook, Thunderbird) durch Klick auf [E-Mail-Programme] archiviert werden. Allerdings können diese Archivierungsjobs nicht automatisiert werden. Sie greifen nur über den Client auf das Postfach zu, funktionieren also nur, wenn der Client gestartet und der Benutzer eingeloggt ist. Die Archivierung von lokal gespeicherten .pst oder .mbox Dateien kann zusätzlich als weiteres Profil eingerichtet und dann manuell bei Bedarf gestartet werden.

Beim Zugriff mit dem Mailstore Client, dem Webinterface oder dem Outlook Add-in können bei der erweiterten Suche auch Anhänge vom Typ „pdf docx doc txt html xls xlsx ppt pptx odt ods odp“ durchsucht werden.

Beispiel: Archivierungskonto in Thunderbird einbinden


Archivierungskonto per IMAP in Thunderbird einhängen

Um Ihr Mailarchiv auch in Thunderbird einsehen zu können, müssen Sie zunächst ein neues Konto in Thunderbird hinzufügen. Dies dient als eine Art Verknüpfung an das Mailarchiv und führt dazu, dass Ihr Mailarchiv als ein zusätzliches E-Mail-Konto angezeigt wird.

Klicken Sie hierfür zunächst auf das [Zahnrad-Symbol] auf der linken Menüleiste, um zu den Einstellungen zu gelangen.

01.PNG

Als nächstes klicken Sie bitte auf [Konten-Einstellungen]. In den Konten-Einstellungen wählen Sie dann unter [Konten-Aktionen] die Option [E-Mail-Konto hinzufügen…] aus.

4.PNG

02.PNG

Tragen Sie nun bitte Folgendes ein:
Ihr vollständiger Name: Mailarchiv
E-Mail-Adresse: <Ihre TUBS-ID>@tu-braunschweig.de
Passwort: <Ihr Passwort>

Ein Beispiel kann dem folgenden Bild entnommen werden. Wenn Sie alles wie gewünscht eingetragen haben, dann klicken Sie auf [Manuell einrichten].

1.PNG

Nun müssen der Posteingangs-Server und Postausgangs-Server eingetragen werden. Für den Posteingangs-Server sind folgende Werte einzutragen:

Einstellungen für den Posteingangs-Server
Protokoll
IMAP
Hostname
Servername, der per E-Mail zugesandt wurde (mailarc1.rz.tu-bs.de, mailarc2.rz.tu-bs.de oder mailarc3.rz.tu-bs.de)
Port
993
Verbindungssicherheit
SSL/TLS
Authentifizierungsmethode
Passwort, normal
Benutzername
<Ihre TUBS-ID>

Für den Postausgangs-Server sind folgende Werte einzutragen:

Einstellungen für den Postausgangs-Server
Hostname
mail.tu-braunschweig.de
Port
587
Verbindungssicherheit
STARTTLS
Authentifizierungsmethode
Passwort, normal
Benutzername
AD\<Ihre TUBS-ID>

Ein Beispiel mit allen eingetragenen Werten kann dem folgenden Bild entnommen werden. Wenn Sie alles eingetragen haben, dann klicken Sie auf [Fertig].

2.PNG

In der Übersicht wo alle E-Mail-Konten angezeigt werden, wird Ihnen nun auch Ihr Mailarchiv als ein einzelnes E-Mail-Konto angezeigt. Dies ermöglicht es Ihnen bereits archivierte E-Mails einzusehen.

3.PNG


Archivierungskonto aus Thunderbird entfernen

Wenn Sie das Mailarchiv wieder aus Thunderbird entfernen möchten, dann müssen Sie das erstellte E-Mail-Konto wieder entfernen. Wechseln Sie hierfür, wie zuvor beschrieben, zu den [Konten-Einstellungen]. Wählen Sie dann unter [Konten-Aktionen] die Option [E-Mail-Konto entfernen] aus.

6.PNG

Durch die Entfernung des E-Mail-Kontos wurde Ihr Mailarchiv erfolgreich aus Thunderbird entfernt.


Passwort des Archivierungskontos in Thunderbird aktualisieren

Für den Fall, dass Sie das Passwort Ihrer TUBS-ID ändern, müssen Sie sowohl das Passwort von Ihrem Archivierungsprofil, als auch das Passwort in Thunderbird für das E-Mail-Konto anpassen. Wie Sie das Passwort des Archivierungsprofils aktualisieren wird in der FAQ-Seite beschrieben.

In Thunderbird müssen Sie das Passwort des E-Mail-Kontos ebenfalls aktualisieren, da sonst die Verbindung zum Mailserver nicht mehr hergestellt werden kann. In der Regel taucht eine automatische Fehlermeldung auf, die darauf hinweist, dass die Anmeldung am Mailserver fehlgeschlagen ist. Diese Meldung kann dem folgenden Bild entnommen werden:

9.PNG

Hier klicken Sie einfach auf [Neues Passwort eingeben] und können direkt das Passwort eintragen.

Für den Fall, dass die Meldung weggeklickt wurde oder nicht direkt auftaucht, können Sie auf das Zahnrad-Symbol auf der linken Menüleiste klicken, um zu den Einstellungen zu gelangen.

01.PNG

Klicken Sie hier anschließend auf [Datenschutz & Sicherheit] und dann unter Passwörter auf [Gespeicherte Passwörter…].

7.PNG

Nun werden Ihnen die gespeicherten Passwörter angezeigt, die Sie wie gewünscht anpassen können. Darunter finden Sie auch das Passwort E-Mail-Konto, ans Mailarchiv. Durch einen Klick auf [Passwörter anzeigen] wird die Bearbeitung freigeschaltet.

8.PNG

Die Verbindung zum Mailserver sollte nun wieder möglich sein und die Fehlermeldung sollte nicht mehr auftauchen.

Beispiel: Wiederherstellen von E-Mails aus dem Mailstore Mailarchiv mit dem Outlook Add-In


Wiederherstellen von E-Mails aus dem Mailstore Mailarchiv mit dem Outlook Add-In

Falls Sie eine bereits archivierte E-Mail aus dem Mailstore Mailarchiv wiederherstellen möchten, dann können Sie unter anderem das Outlook Add-In nutzen.

Melden Sie sich zunächst in Outlook bei dem Add-In mit Ihren Zugangsdaten an. Klicken Sie auf in der oberen Menüleiste auf die Registerkarte [Mailstore]

1.PNG

Mit einem Klick auf [Einstellungen] können Sie den Mailstore Server angeben, an dem Sie sich anmelden möchten.

2.PNG

Tragen Sie hier den Ihnen mitgeteilten Servernamen in das entsprechende Feld ein (im folgenden Screenshot beispielsweise mailarc2.rz.tu-bs.de) und klicken Sie auf [OK].

3.PNG

Klicken Sie als nächstes auf [Archivordner], um zum Anmeldefenster zu gelangen.

35.PNG

Geben Sie zunächst Ihre TUBS-ID ein, mit der Sie für Mailstore freigeschaltet wurden und klicken Sie auf [Weiter]. Anschließend tragen Sie noch das dazugehörige Kennwort ein und bestätigen Ihre Angaben mit einem Klick auf [Anmelden].

5.PNG

Ihnen wird nun das Archiv mit der entsprechenden Ordnerstruktur angezeigt. Finden Sie die E-Mail, die Sie gerne wiederherstellen möchten und wählen diese aus. Wenn die E-Mail blau hinterlegt ist, wie im Beispiel im Screenshot zu sehen, wurde sie ausgewählt. Klicken Sie anschließend in der oberen Menüleiste auf [E-Mail wiederherstellen].

6.PNG

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie ein [E-Mail-Symbol (Briefumschlag)] sehen können.

7.PNG

Dieses E-Mail-Symbol können Sie nun entweder in einen Outlook-Ordner oder in einen lokalen Windows Explorer-Ordner ziehen, um die E-Mail wiederherzustellen. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf das E-Mail-Symbol und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie das Symbol nun zum Ordner, wo die E-Mail wiederhergestellt werden soll. Lassen Sie die Taste wieder los, wenn Sie direkt über dem Ordner sind, um die E-Mail in diesem Ordner wiederherzustellen.

Bitte ziehen Sie die E-Mail nicht direkt aus der Leseansicht in einen Ordner. Nutzen Sie bitte die hier beschriebene Methode mit dem E-Mail-Symbol. Ansonsten lässt sich die E-Mail aus Sicherheitsgründen nicht öffnen.

Die E-Mail wird Ihnen dann im entsprechenden Ordner angezeigt. Im folgenden Screenshot wurde das E-Mail-Symbol in einen Outlook-Ordner verschoben und zeigt wie es nach der Wiederherstellung in dem entsprechenden Ordner wieder angezeigt wird.

8.PNG

FAQ


Im Folgenden finden Sie eine Auswahl häufig gestellter Fragen zur E-Mail-Archivierung:

Zusätzlich empfehlen wir die Dokumentation des Herstellers, da es den Rahmen dieser Dokumentation sprengen würde, alle Möglichkeiten, die das Mailstore Archivierungsprogramm bietet, aufzuführen.

Diese sind unter den folgenden Links aufrufbar:

https://help.mailstore.com/de/server/E-Mails_archivieren

https://help.mailstore.com/de/server/MailStore_Hilfe