E-Mail Archivierung von Exchange auf Mailstore Server einrichten

• Teilnahme an der E-Mail-Archivierung
• Einrichtung der E-Mail-Archivierung
• Zugriff auf die E-Mail Archivierung
• Beispiel: Archivierungskonto in Thunderbird einbinden
• FAQ

Teilnahme an der E-Mail-Archivierung

Um an der E-Mail-Archivierung teilzunehmen, senden Sie bitte eine E-Mail an it-service-desk@tu-braunschweig.de mit dem Betreff: „E-Mail-Archivierung für <TUBS-ID> einrichten“. Sie bekommen anschließend den Link zum Download des Mailstore Clients für Windows und den Namen des Archivierungsservers zugesandt.

Soll die Archivierung automatisiert jede Woche oder jeden Monat wiederholt werden, geben Sie bitte das gewünschte Wiederholungsintervalls in Ihrer E-Mail im Text mit an. Benutzer in der Verwaltungsdomäne geben bitte zusätzlich im Text der E-Mail den Rechnernamen an. Der Mailstore-Client wird dann von den Administratoren auf dem PC installiert. Personen mit Rechnern in der Verwaltungsdomäne lesen nach der Installation bitte im Abschnitt E-Mail-Archivierung einrichten weiter.

Einrichtung der E-Mail-Archivierung

Bitte öffnen Sie den Mailstore Client und tragen Sie den Ihnen mitgeteilten Servernamen in das entsprechende Feld ein (im folgenden Screenshot beispielsweise mailarc2.rz.tu-bs.de) und klicken Sie auf [OK].

Falls Sie im Mailstore Client den Servernamen gespeichert haben, können Sie diesen, falls Sie sich mit einer anderen TUBS-ID auf einem anderen Mailstore Server einloggen wollen, durch Doppelklick auf das Mailstore Client Icon mit gedrückter Shift-Taste umstellen. 

Melden Sie sich anschließend mit Ihren Zugangsdaten beim Mailstore Client an, indem Sie auf [Anmelden] klicken.

Wählen Sie nun im Mailstore Client [E-Mails archivieren] aus.

Für die E-Mail-Archivierung muss ein sogenanntes Archivierungsprofils erstellt werden. Klicken Sie hierfür bei [E-Mail Server] auf den kleinen Pfeil, um das Menü zu öffnen und wählen Sie dann [Microsoft Exchange] aus.

Tragen Sie bitte Folgendes ein:
Servername: mail.tu-braunschweig.de
Benutzername: AD\TUBS-ID
Kennwort: Passwort der TUBS-ID
Postfach: Bitte nichts eintragen.

Bitte beachten Sie, dass das hier gesetzte Passwort für Ihr Archivierungsprofil manuell angepasst werden muss, wenn Sie das Passwort Ihrer TUBS-ID ändern. Wenn Sie das Passwort nicht manuell ändern, wird die E-Mail-Archivierung fehlschlagen. Eine Anleitung zum Ändern des Passworts finden Sie in den FAQ.

Jetzt kann zum Testen der Verbindung auf [Test] geklickt werden. Klicken Sie anschließend auf [Weiter].

Jetzt muss bei [Ordner] unter […] entschieden werden, welche Ordner archiviert werden sollen. Per Voreinstellung werden die Ordner „Gelöschte Objekte, Entwürfe, Junk-E-Mail und Postausgang“ nicht archiviert.

Bei der Auswahl der zu archivierenden Ordner gibt es zwei Strategien:

• Im oberen Feld nichts eintragen, also das gesamte Postfach mit allen darin befindlichen Ordnern archivieren. Dann müssen ggf. im unteren Feld die Ausnahmen eingetragen werden.
• Im oberen Feld nur die zu archivierenden Ordner eintragen. Dann muss im unteren Feld nichts eingetragen werden.

Bei der Archivierung vom Exchange Postfach müssen, anders als bei der Archivierung über IMAP-SSL, die Ordner, die keine E-Mail-Ordner sind, also „Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen“ nicht als Ausnahmen eingetragen werden. Bei dieser Verbindung erkennt Mailstore, welche Ordner E-Mail-Ordner sind.

Klicken Sie zum Hinzufügen von Ordnern auf [Hinzufügen] hinter dem jeweiligen Feld. Klicken Sie dann auf [OK].

Als nächstes müssen die Filtereinstellungen unter [Filter] konfiguriert werden. Dazu setzen Sie bitte ein Haken bei [Auch ungelesene E-Mails archivieren] und [Nur E-Mails archivieren, die älter sind als]. Anschließend wählen Sie den [Zeitraum] aus, nach dem E-Mails archiviert werden sollen. 

Als nächstes muss die Löschoption im E-Mail Postfach unter [Löschen] eingestellt werden. Dazu klicken Sie bitte zunächst auf das [...] hinter dem [Es werden keine E-Mails im Exchange-Postfach gelöscht]. Hier empfehlen wir, erstmal [Nie] auszuwählen.

Wenn Sie nach der 1. Archivierung kontrolliert haben, dass alle gewünschten Ordner - und nur die - archiviert wurden, sollten Sie unbedingt unter [Eigenschaften] des Profils, die Löschoption auf [Unmittelbar nach der Archivierung] setzen.

Der unter Verbindung voreingestellte Timeout von 300 Sekunden kann beibehalten werden. Dann auf [Weiter] klicken.

Die Konfiguration Ihres Archivierungsprofils ist jetzt abgeschlossen. Jetzt bitte einen Haken bei [Nach dem Klick auf Fertigstellen starten] setzen und auf [Fertigstellen] klicken. Das Profil wird nun einmal ausgeführt.

Nun erscheint das erstellte Profil in der Übersicht.

Ob die Archivierung erfolgreich war, können Sie auch unter [Letzte Ergebnisse] sehen.

Zugriff auf die E-Mail Archivierung

Durch die Konzentration auf Standard-Protokolle ist die Nutzung von Mailstore mit den meisten E-Mail Programmen auf nahezu jedem Betriebssystem möglich. Lediglich zum (einmaligen) Einrichten, bei Passwort-Änderungen und zum Aktualisieren der Archivierungseinstellungen wird ein Client benötigt, der zur Zeit nur für Windows zur Verfügung steht.

Zum Ansehen, Durchsuchen, Zurückkopieren der archivierten E-Mails können Sie folgende Wege nutzen: 

Es können auch E-Mail-Postfächer über den E-Mail-Client (z.B. Outlook, Thunderbird) durch Klick auf [E-Mail-Programme] archiviert werden. Allerdings können diese Archivierungsjobs nicht automatisiert werden. Sie greifen nur über den Client auf das Postfach zu, funktionieren also nur, wenn der Client gestartet und der Benutzer eingeloggt ist. Die Archivierung von lokal gespeicherten .pst oder .mbox Dateien kann zusätzlich als weiteres Profil eingerichtet und dann manuell bei Bedarf gestartet werden.

Beim Zugriff mit dem Mailstore Client, dem Webinterface oder dem Outlook Add-in können bei der erweiterten Suche auch Anhänge vom Typ „pdf docx doc txt html xls xlsx ppt pptx odt ods odp“ durchsucht werden.

• Archivierungskonto per IMAP in Ihren gewohnten E-Mail Client einhängen
  Diese Option bietet alle Möglichkeiten und man kann die gewohnten Suchvorgänge des E-Mail Clients benutzen. Es können keine E-Mails per Drag-and-Drop im E-Mail Client in das Archiv verschoben werden. Es ist nur der lesende Zugriff möglich. Nach dem Einhängen des Mailstore Archivs kann es ein bisschen dauern, bis alle archivierten E-Mails angezeigt werden, da E-Mail Clients, wie z.B. Thunderbird erstmal eine lokale Kopie aller E-Mails anlegen. Ein Beispiel für die Einbindung eines Archivierungskontos per IMAP in Thunderbird finden Sie hier.
  
  

  Einstellungen für den Posteingangs-Server
  Protokoll	IMAP
  Hostname	Servername, der per E-Mail zugesandt wurde (mailarc1.rz.tu-bs.de, mailarc2.rz.tu-bs.de oder mailarc3.rz.tu-bs.de)
  Port	993
  Verbindungssicherheit	SSL/TLS
  Authentifizierungsmethode	Passwort, normal
  Benutzername	<Ihre TUBS-ID>

  Einstellungen für den Postausgangs-Server
  Hostname	mail.tu-braunschweig.de
  Port	587
  Verbindungssicherheit	STARTTLS
  Authentifizierungsmethode	Passwort, normal
  Benutzername	AD\<Ihre TUBS-ID>

Beispiel: Archivierungskonto in Thunderbird einbinden

Archivierungskonto per IMAP in Thunderbird einhängen

Um Ihr Mailarchiv auch in Thunderbird einsehen zu können, müssen Sie zunächst ein neues Konto in Thunderbird hinzufügen. Dies dient als eine Art Verknüpfung an das Mailarchiv und führt dazu, dass Ihr Mailarchiv als ein zusätzliches E-Mail-Konto angezeigt wird.

Klicken Sie hierfür zunächst auf das [Zahnrad-Symbol] auf der linken Menüleiste, um zu den Einstellungen zu gelangen.

Als nächstes klicken Sie bitte auf [Konten-Einstellungen]. In den Konten-Einstellungen wählen Sie dann unter [Konten-Aktionen] die Option [E-Mail-Konto hinzufügen…] aus.

Tragen Sie nun bitte Folgendes ein:
Ihr vollständiger Name: Mailarchiv
E-Mail-Adresse: <Ihre TUBS-ID>@tu-braunschweig.de
Passwort: <Ihr Passwort>

Ein Beispiel kann dem folgenden Bild entnommen werden. Wenn Sie alles wie gewünscht eingetragen haben, dann klicken Sie auf [Manuell einrichten].

Nun müssen der Posteingangs-Server und Postausgangs-Server eingetragen werden. Für den Posteingangs-Server sind folgende Werte einzutragen:

Für den Postausgangs-Server sind folgende Werte einzutragen:

Ein Beispiel mit allen eingetragenen Werten kann dem folgenden Bild entnommen werden. Wenn Sie alles eingetragen haben, dann klicken Sie auf [Fertig].

In der Übersicht wo alle E-Mail-Konten angezeigt werden, wird Ihnen nun auch Ihr Mailarchiv als ein einzelnes E-Mail-Konto angezeigt. Dies ermöglicht es Ihnen bereits archivierte E-Mails einzusehen.

Archivierungskonto aus Thunderbird entfernen

Wenn Sie das Mailarchiv wieder aus Thunderbird entfernen möchten, dann müssen Sie das erstellte E-Mail-Konto wieder entfernen. Wechseln Sie hierfür, wie zuvor beschrieben, zu den [Konten-Einstellungen]. Wählen Sie dann unter [Konten-Aktionen] die Option [E-Mail-Konto entfernen] aus.

Durch die Entfernung des E-Mail-Kontos wurde Ihr Mailarchiv erfolgreich aus Thunderbird entfernt.

Passwort des Archivierungskontos in Thunderbird aktualisieren

Für den Fall, dass Sie das Passwort Ihrer TUBS-ID ändern, müssen Sie sowohl das Passwort von Ihrem Archivierungsprofil, als auch das Passwort in Thunderbird für das E-Mail-Konto anpassen. Wie Sie das Passwort des Archivierungsprofils aktualisieren wird in der FAQ-Seite beschrieben.

In Thunderbird müssen Sie das Passwort des E-Mail-Kontos ebenfalls aktualisieren, da sonst die Verbindung zum Mailserver nicht mehr hergestellt werden kann. In der Regel taucht eine automatische Fehlermeldung auf, die darauf hinweist, dass die Anmeldung am Mailserver fehlgeschlagen ist. Diese Meldung kann dem folgenden Bild entnommen werden:

Hier klicken Sie einfach auf [Neues Passwort eingeben] und können direkt das Passwort eintragen.

Für den Fall, dass die Meldung weggeklickt wurde oder nicht direkt auftaucht, können Sie auf das Zahnrad-Symbol auf der linken Menüleiste klicken, um zu den Einstellungen zu gelangen.

Klicken Sie hier anschließend auf [Datenschutz & Sicherheit] und dann unter Passwörter auf [Gespeicherte Passwörter…].

Nun werden Ihnen die gespeicherten Passwörter angezeigt, die Sie wie gewünscht anpassen können. Darunter finden Sie auch das Passwort E-Mail-Konto, ans Mailarchiv. Durch einen Klick auf [Passwörter anzeigen] wird die Bearbeitung freigeschaltet.

Die Verbindung zum Mailserver sollte nun wieder möglich sein und die Fehlermeldung sollte nicht mehr auftauchen.

FAQ

Im Folgenden finden Sie eine Auswahl häufig gestellter Fragen zur E-Mail-Archivierung:

• Welche Vorteile bietet die E-Mail-Archivierung?
  Die Archivierung „alter“ E-Mails bietet gerade bei großen Postfächern einige Vorteile:

  • Die Arbeit mit dem von Ihnen verwendeten E-Mail Programm wird sich deutlich beschleunigen.

  • Das gesamte Mailsystem wird entlastet und läuft dadurch schneller und stabiler.

  • Die E-Mails aus dem Archiv sind schnell abrufbar, auch die Inhalte von vielen Anhängen können durchsucht werden.

  • Das Archiv kann einfach in Ihr E-Mail Programm eingebunden werden.

  • Sie können im Archiv keine E-Mails versehentlich löschen.
    
    

• Für was ist die E-Mail-Archivierung nicht geeignet?
  Die Archivierung ist nicht für Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen geeignet, da es ein reines E-Mail-Archivierungssystem ist. Die Nutzung dieser Dienstleistung beschränkt sich ausschließlich auf die zentralen Systeme des Gauß-IT-Zentrums. Die Archivierung von E-Mails dezentraler E-Mail-Server (z.B. in Instituten) oder externer E-Mail-Server (z.B. Google oder GMX) ist nicht Bestandteil der Dienstleistung!
  
  
• Ist eine automatische E-Mail-Archivierung möglich? 
  Soll die Archivierung automatisiert jede Woche oder jeden Monat wiederholt werden, senden Sie bitte unter Angabe des gewünschten Wiederholungsintervalls eine E-Mail an it-service-desk@tu-braunschweig.de. Die automatische Archivierung wird dann vom Gauß-IT-Zentrum serverseitig eingerichtet. Bitte wählen Sie nicht die automatische Archivierung im Mailstore Client. Die Ergebnisse der serverseitig eingerichteten Profile können Sie nicht unter „Letzte Ergebnisse“ sehen. Allerdings wird in der Liste Ihrer Profile angezeigt, wann das Profil zum letzten Mal ausgeführt wurde.
  
  
• Kann ein Archivierungprofils auch nachträglich bearbeitet werden?
  Die Konfiguration eines Archivierungsprofils kann jederzeit über die Schaltfläche [Eigenschaften] nach Markierung des Profils geändert werden. Nachträgliche Änderungen im Profil, z.B. wann E-Mails im Postfach gelöscht werden sollen, greifen nur bei von uns automatisierten Profilen oder bei erneutem manuellen Start des Profils.
  
  
• Können E-Mails aus dem Archiv wieder gelöscht werden?
  Standardmäßig können bereits archivierte E-Mails nicht gelöscht werden. Bei Bedarf ist es jedoch möglich, eine Löschberechtigung zu erhalten. Wenn Sie die Löschberechtigung erhalten möchten, dann senden Sie bitte eine E-Mail an it-service-desk@tu-braunschweig.de.
  
  
• Was passiert wenn markierte E-Mails archiviert werden sollen?
  Markierte E-Mails (haben dann im E-Mail-Client ein ★ oder ein Fähnchen vor der E-Mail) werden bei der Archivierung direkt über mail.tu-braunschweig.de nur ins Archiv kopiert, aber nicht im Postfach gelöscht! Werden diese Markierungen an den E-Mails im Postfach entfernt, löscht Mailstore beim nächsten Archivierungslauf diese E-Mails auch im Postfach.
  
  
• Ich habe das Passwort meiner TUBS-ID geändert. Die Anmeldung an dem Mailstore-Client funktioniert ohne Probleme, aber die E-Mail Archivierung schlägt fehl. Woran kann das liegen?
  Das Passwort für die Anmeldung an dem Mailstore Client wird automatisch angepasst, da es mit der TUBS-ID verknüpft ist. Das Passwort für die E-Mail Archivierung wird jedoch beim Anlegen des Archivierungprofils manuell gesetzt und muss daher auch manuell aktualisiert werden. Wird dies nach einer Passwortänderung nicht angepasst, schlägt die E-Mail-Archivierung dementsprechend fehl.
  
  
• Wird das Passwort des Archivierungsprofils automatisch angepasst, wenn ich das Passwort meiner TUBS-ID geändert habe?
  Jeder Mitarbeiter, der eine E-Mail-Archivierung eingerichtet hat, muss das Passwort für seine eigene TUBS-ID im Mailstore Client für alle Profile selbst aktualisieren. Für den Funktionsaccount muss nur der Besitzer oder eine andere Person mit Zugang das Passwort im Mailstore Client für die Profile aktualisieren.
  
  
• Wie kann ich das Passwort meines Archivierungsprofiles ändern?
  Melden Sie sich am Mailstore Client an. Klicken Sie im linken Menü auf "E-Mails archivieren" (1). Im Hauptfenster werden nun alle Profile angezeigt, die für Ihre TUBS-ID eingerichtet wurden. Bei jedem dieser Profile muss nach einer Passwortänderung das Passwort manuell aktualisiert werden, da diese Profile die E-Mail Archivierung steuern. Klicken Sie dazu einfach auf das Profil (2) und klicken Sie im rechts auftauchenden Menüfeld auf Eigenschaften (3).In dem nun angezeigten Fenster sehen Sie die Konfiguration für das Profil der E-Mail-Archivierung. Hier finden Sie auch die Stelle, an der das Passwort hinterlegt ist (4). Hier müssen Sie das Passwort manuell ändern und dann auf [Weiter] klicken. Im nächsten Fenster können Sie bei Bedarf weitere Einstellungen vornehmen. Wenn Sie mit allen Einstellungen zufrieden sind, klicken Sie zum Abschluss auf [Weiter]. Damit werden alle Änderungen und somit auch das neue Passwort übernommen.
  
  
• Was kann ich tun, wenn sich der Mailstore Client automatisch mit einer TUBS-ID anmeldet, obwohl ich eine andere verwenden möchte?
  Wenn Sie die Option "Kennwort speichern" aktiviert haben, dann meldet sich der Mailstore Client immer automatisch mit den gespeicherten Anmeldedaten an. Um die gespeicherten Anmeldedaten wieder zu entfernen, klicken Sie auf das Windows-Symbol in der Taskleiste, um das Startmenü zu öffnen. Geben Sie dann "Windows-Anmeldeinformationen" in das Suchfeld ein und klicken Sie auf das entsprechende Suchergebnis.
  
  Nun erscheint eine Liste mit gespeicherten Anmeldeinformationen. Hier sind die relevant, die mit der Bezeichnung "MailStore" beginnen.
  
  Löschen Sie alle Einträge die mit "MailStore" beginnen. Hierfür klicken Sie jeweils auf einen Eintrag und klicken dann auf [Entfernen].
  

  

  Damit sind die Anmeldeinformationen gelöscht. Wenn Sie nun den Mailstore Client neu starten, dann erfolgt keine automatische Anmeldung mehr und Sie können sich wieder mit einer anderen TUBS-ID anmelden.
  
  
• Wie kann ich den Mailserver bei der Anmeldung beim Mailstore Client ändern?
  Wenn Sie die Option "Immer mit diesem Server verbinden" aktiviert haben, aber den Mailserver (bzw. Zielserver) ändern möchten, müssen Sie beim Start des MailStore Clients die Shift-Taste gedrückt halten. Sie können nun einen anderen Mailserver eingeben und bei Bedarf die Option "Immer mit diesem Server verbinden" deaktivieren.
  
  
• Kann man anderen Benutzern Zugriff auf das eigene Archiv geben?
  Sie können anderen Benutzern Zugriff auf Ihr Archiv gewähren, sofern diese ebenfalls Zugriff auf Mailstore haben. Wenn Sie Ihr Archiv für einen anderen Benutzer freigeben möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an it-service-desk@tu-braunschweig.de. Standardmäßig gewähren wir nur Leserechte. Wenn beispielsweise auch Schreibrechte benötigt werden, dann notieren Sie dies bitte zusätzlich in der E-Mail.

Zusätzlich empfehlen wir die Dokumentation des Herstellers, da es den Rahmen dieser Dokumentation sprengen würde, alle Möglichkeiten, die das Mailstore Archivierungsprogramm bietet, aufzuführen.

Diese sind unter den folgenden Links aufrufbar:

https://help.mailstore.com/de/server/E-Mails_archivieren

https://help.mailstore.com/de/server/MailStore_Hilfe