E-Mail Archivierung von Exchange auf Mailstore Server einrichten

Das Gauß-IT-Zentrum (GITZ) bietet für die Beschäftigten der TU Braunschweig eine E-Mail-Archivierung von dienstlichen E-Mail-Postfächern mit dem Programm Mailstore an. Das Angebot umfasst die Archivierung von E-Mails, die über das zentrale E-Mail-System der TU Braunschweig empfangen wurden. 

E-Mails können mit Mailstore archiviert und bei Bedarf wieder zurück in das produktive System kopiert werden. Einmal im Archiv abgelegte E-Mails sind dort sicher abgelegt, da standardmäßig im Archiv keine E-Mails gelöscht werden können. Es können im Archiv allerdings neue Ordner angelegt werden, in denen archivierte E-Mails sortiert und dorthin verschoben werden können.

Durchsuchen des Archives, Umbenennen von Ordnern, Verschieben und Zurückkopieren von E-Mails ist auf folgende Arten möglich:

E-Mails werden im Archiv bis zum Ausscheiden der Person aus der TU Braunschweig gespeichert. Archive von Funktionsaccounts (i-Nr. oder fa-Nr.) bleiben erhalten.

Teilnahme an der E-Mail-Archivierung


Um an der E-Mail-Archivierung teilzunehmen, senden Sie bitte eine E-Mail an it-service-desk@tu-braunschweig.de mit dem Betreff: „E-Mail-Archivierung für <Benutzername> einrichten“. Sie bekommen anschließend den Link zum Download des Mailstore Clients für Windows und den Namen des Archivierungsservers zugesandt.

Soll die Archivierung automatisiert jede Woche oder jeden Monat wiederholt werden, geben Sie bitte das gewünschte Wiederholungsintervalls in Ihrer E-Mail im Text mit an. Benutzer in der Verwaltungsdomäne geben bitte zusätzlich im Text der E-Mail den Rechnernamen an. Der Mailstore-Client wird dann von den Administratoren auf dem PC installiert. Personen mit Rechnern in der Verwaltungsdomäne lesen nach der Installation bitte im Abschnitt E-Mail-Archivierung einrichten weiter.

Einrichtung der E-Mail-Archivierung


Bitte öffnen Sie den Mailstore Client und tragen Sie den Ihnen mitgeteilten Servernamen in das entsprechende Feld ein und klicken Sie auf [OK].

mailstore_01.PNG

Falls Sie im Mailstore Client den Servernamen gespeichert haben, können Sie diesen, falls Sie sich mit einer anderen Benutzerkennung auf einem anderen Mailstore Server einloggen wollen, durch Doppelklick auf das Mailstore Client Icon mit gedrückter Shift-Taste umstellen. 

Melden Sie sich anschließend mit Ihren Zugangsdaten beim Mailstore Client an, indem Sie auf [Anmelden] klicken.

mailstore_03.PNG

Wählen Sie nun im Mailstore Client [E-Mails archivieren] aus.

mailstore_04.PNG

Für die E-Mail-Archivierung muss ein sogenanntes Archivierungsprofils erstellt werden. Klicken Sie hierfür bei [E-Mail Server] auf den kleinen Pfeil, um das Menü zu öffnen und wählen Sie dann [Microsoft Exchange] aus.

mailstore_05.PNG

Tragen Sie bitte Folgendes ein:
Servername: mail.tu-braunschweig.de
Benutzername: AD\Benutzerkennung
Kennwort: Passwort der Benutzerkennung
Postfach: Bitte nichts eintragen.

Bitte beachten Sie, dass das hier gesetzte Passwort für Ihr Archivierungsprofil manuell angepasst werden muss, wenn Sie das Passwort Ihrer Benutzerkennung ändern. Wenn Sie das Passwort nicht manuell ändern, wird die E-Mail-Archivierung fehlschlagen. Eine Anleitung zum Ändern des Passworts finden Sie in den FAQ.

Jetzt kann zum Testen der Verbindung auf [Test] geklickt werden. Klicken Sie anschließend auf [Weiter].

mailstore_06.PNG

Jetzt muss bei [Ordner] unter […] entschieden werden, welche Ordner archiviert werden sollen. Per Voreinstellung werden die Ordner „Gelöschte Objekte, Entwürfe, Junk-E-Mail und Postausgang“ nicht archiviert.

mailstore_11.PNG

Bei der Auswahl der zu archivierenden Ordner gibt es zwei Strategien:

Bei der Archivierung vom Exchange Postfach müssen, anders als bei der Archivierung über IMAP-SSL, die Ordner, die keine E-Mail-Ordner sind, also „Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen“ nicht als Ausnahmen eingetragen werden. Bei dieser Verbindung erkennt Mailstore, welche Ordner E-Mail-Ordner sind.

Klicken Sie zum Hinzufügen von Ordnern auf [Hinzufügen] hinter dem jeweiligen Feld. Klicken Sie dann auf [OK].

mailstore_08.PNG

mailstore_09.PNG

Als nächstes müssen die Filtereinstellungen unter [Filter] konfiguriert werden. Dazu setzen Sie bitte ein Haken bei [Auch ungelesene E-Mails archivieren] und [Nur E-Mails archivieren, die älter sind als]. Anschließend wählen Sie den [Zeitraum] aus, nach dem E-Mails archiviert werden sollen. 

mailstore_07.PNG

Als nächstes muss die Löschoption im E-Mail Postfach unter [Löschen] eingestellt werden. Dazu klicken Sie bitte zunächst auf das [...] hinter dem [Es werden keine E-Mails im Exchange-Postfach gelöscht]. Hier empfehlen wir, erstmal [Nie] auszuwählen.

Wenn Sie nach der 1. Archivierung kontrolliert haben, dass alle gewünschten Ordner - und nur die - archiviert wurden, sollten Sie unbedingt unter [Eigenschaften] des Profils, die Löschoption auf [Unmittelbar nach der Archivierung] setzen.

mailstore_13.PNG

Der unter Verbindung voreingestellte Timeout von 300 Sekunden kann beibehalten werden. Dann auf [Weiter] klicken.

mailstore_07.PNG

Die Konfiguration Ihres Archivierungsprofils ist jetzt abgeschlossen. Jetzt bitte einen Haken bei [Nach dem Klick auf Fertigstellen starten] setzen und auf [Fertigstellen] klicken. Das Profil wird nun einmal ausgeführt.

mailstore_12.PNG

Nun erscheint das erstellte Profil in der Übersicht.

mailstore_14.PNG

Ob die Archivierung erfolgreich war, können Sie auch unter [Letzte Ergebnisse] sehen.

mailstore_15.PNG

Zugriff auf die E-Mail Archivierung


Durch die Konzentration auf Standard-Protokolle ist die Nutzung von Mailstore mit den meisten E-Mail Programmen auf nahezu jedem Betriebssystem möglich. Lediglich zum (einmaligen) Einrichten, bei Passwort-Änderungen und zum Aktualisieren der Archivierungseinstellungen wird ein Client benötigt, der zur Zeit nur für Windows zur Verfügung steht.

Zum Ansehen, Durchsuchen, Zurückkopieren der archivierten E-Mails können Sie folgende Wege nutzen: 

Es können auch E-Mail-Postfächer über den E-Mail-Client (z.B. Outlook, Thunderbird) durch Klick auf [E-Mail-Programme] archiviert werden. Allerdings können diese Archivierungsjobs nicht automatisiert werden. Sie greifen nur über den Client auf das Postfach zu, funktionieren also nur, wenn der Client gestartet und der Benutzer eingeloggt ist. Die Archivierung von lokal gespeicherten .pst oder .mbox Dateien kann zusätzlich als weiteres Profil eingerichtet und dann manuell bei Bedarf gestartet werden.

Beim Zugriff mit dem Mailstore Client, dem Webinterface oder dem Outlook Add-in können bei der erweiterten Suche auch Anhänge vom Typ „pdf docx doc txt html xls xlsx ppt pptx odt ods odp“ durchsucht werden.

FAQ


Im Folgenden finden Sie eine Auswahl häufig gestellter Fragen zur E-Mail-Archivierung:

Zusätzlich empfehlen wir die Dokumentation des Herstellers, da es den Rahmen dieser Dokumentation sprengen würde, alle Möglichkeiten, die das Mailstore Archivierungsprogramm bietet, aufzuführen.

Diese sind unter den folgenden Links aufrufbar:

https://help.mailstore.com/de/server/E-Mails_archivieren

https://help.mailstore.com/de/server/MailStore_Hilfe