Webex Sitzungsarten

• Persönlicher Raum
• Webinar
• Webex Meetings Pro Meeting
• Webex Meetings Pro Meeting (E2E)
• Training

Persönlicher Raum

---

Da wir viel Dozenten-Feedback erhielten, wird vorbehaltlich anders lautenden Einwänden demnächst (10.06.) die „in der Lobby warten“-Funktion für Gäste* im persönlichen Raum wieder deaktiviert. Wir behalten uns jedoch vor diese restriktive Funktion wieder zu aktivieren, sollte es zu Störungen oder Missbrauch kommen. 

Da dies eine campusweite Einstellung ist, empfehlen wir eine automatische Meeting Sperre nach Beginn für den Persönlichen Raum zu aktivieren. Diese finden Sie in den Einstellungen zu "Mein Persönlicher Raum".
Sollten Sie den persönlichen Raum für vertrauliche Beratungsgespräche nutzen, können Sie diesen auch direkt sperren.

Für wiederkehrende (Lehr-)Veranstaltungen empfehlen wir dennoch weiterhin andere Meeting-Typen mit Wiederholungsterminenzunutzen. 
_{(*Personen ohne Login oder externe Gäste)}

Erläuterung

---

Der Persönliche Raum ist ein fester Webex Sitzungsraum, der z.B. in Kontaktinformationen verwendet werden kann.
Die Sitzungsadresse bildet sich idR aus dem Nutzerteil der Login E-Mail-Adresse.

Max Mustermann mit m.mustermann@tu-braunschweig.de resultiert in https://tu-braunschweig.webex.com/meet/m.mustermann

Einstellungen hier zu finden Sie auf der Webseite…

und in der Webex App.

Starten des Persönlichen Raums

---

Eine Sitzung im Persönlichen Raum kann über die Webex App oder die Webseite gestartet werden.

Direkt im Browser…

oder der App selber.

Beim Starten auf der Webseite werden Sie ggf. noch aufgefordert die Anwendung zu starten:

Sie landen dann, nach Zustimmung der Datenschutzbestimmungen, in einem Meeting-Fenster des persönlichen Raumes:

Webinar

---

Grundsätzlich gibt es folgende Rollen:

Die Rolle der Dozierenden sollte beim Erstellen der Veranstaltung festgelegt werden. Es können aber auch während der Veranstaltung Rechte durch den Gastgeber verliehen werden.  Die Rolle des Gastgebers ist mit der sog. „Gastgeber-Kennung“ übertragbar, sodass auch die Dozierenden unabhängig vom Webinar-Ersteller (DVK) das Webinar starten, leiten und verwalten können.

Studierende können per Registrierungsseite, Teilnehmerliste oder mit publiziertem Beitrittspasswort und Link an einem solchen Webinar teilnehmen.

Einrichtung eines Webinars

---

Nach erfolgreicher Anmeldung bei Webex (siehe Artikel zur SSO-Anmeldung), können Sie im rechten Menüfeld das Dropdown-Menü unter [Termin ansetzen] (1) öffnen und [Webinar ansetzen] (2) auswählen, um das Webinar zu verwalten. 

Thema, Zeit & Teilnehmer

---

Die ersten Punkte der Eventeinrichtung betreffen die allgemeinen Parameter. Neben dem Thema der Veranstaltung sowie Datum und Zeit, können die Diskussionsteilnehmer und die Webinar-Tagesordnung festgelegt werden. Die maximale Teilnehmerzahl ist standardmäßig auf 1000 gesetzt und kann nicht geändert werden.

Teilnehmer lassen sich erst nach dem Erstellen des Webinars hinzufügen. Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Teilnehmer hinzufügen.

Sicherheit

---

Mit einem Klick auf den Punkt [Sicherheit] können Sie hier Teilnahmebedingungen einstellen. Neben dem Webinar-Passwort, wird auch ein Passwort für die Diskussionsteilnehmer:innen generiert. Dies sind Passwörter für den direkten Zutritt zum Webinar, ohne das es eine Registrierung bedarf.

Sollen nur Nutzer:innen mit einem Webex-Konto der TU Braunschweig an dem Webinar teilnehmen, setzen Sie unter dem Punkt [Konto erforderlich] bei [Teilnehmer auffordern, sich vor dem Webinar-Beitritt anzumelden] einen Haken.

Sollen nur eingeladene Teilnehmer mit einem Webex-Konto der TU Braunschweig zu dem Webinar eingeladen werden, setzen Sie unter dem Punkt [Konto erforderlich] bei [Teilnehmer auffordern, sich vor dem Webinar-Beitritt anzumelden] und [Webinar auf eingeladene Teilnehmer beschränken] einen Haken.

Wenn das Webinar geplant wurde, müssen Sie Teilnehmer auf der Webex-Webinar-Detailseite hinzufügen. Durch das Kopieren von Webinar-Beitrittsdaten für andere Teilnehmer erhalten diese keinen Zugang zum Webinar.

Audio

---

Hier finden Sie die Einstellungen zur Audioübertragung. Die Standardeinstellungen sind zweckmäßig: Der Beitrittston sollte bei großen Veranstaltungen deaktiviert bleiben.

 

Erweiterte Optionen

---

Unter dem Punkt [Erweiterte Optionen] lassen sich folgende Einstellungen vornehmen:

Automatisches Aufzeichnen

---

Zeichnet das Webinar automatisch auf, wenn es beginnt.

Übungssitzung

---

Durch Übungssitzungen können der Gastgeber und die Diskussionsteilnehmer ein Webinar proben. Teilnehmer können den freigegebenen Inhalt oder die Gespräche im Übungssitzung nicht sehen.

Teilgruppen-Sitzungen

---

Wenn Sie als Gastgeber oder Mitgastgeber bereits wissen, wie Sie Ihre Teilnehmer aufteilen möchten, können Sie die Teilgruppen-Sitzungen im Voraus erstellen, wenn Sie das Meeting mithilfe der Funktion zum Ansetzen auf Ihrer Webex-Seite aktivieren.

Nachdem Sie das Webinar angesetzt haben, können Sie auf der Webinar-Informationsseite Diskussionsteilnehmer und Teilnehmer zu Teilgruppen-Sitzungen zuweisen.

Webinarreihe

---

Eine Webinarreihe gruppiert Webinare zusammen.

Registrierung

---

Eingeladene Nutzer (z.B. per Mailing-Liste oder per Stud.IP) müssen sich für die Veranstaltung registrieren. Die Registrierung zum Webinar muss von dem Gastgeber genehmigt werden. Mit dieser Option lässt sich die Teilnehmerzahl effektiv begrenzen. 

Sofern Sie eine Registrierung eingerichtet haben, können Sie hier die Nutzerzahl beschränken und - sofern gewollt - einen Freischaltungsprozess für die Nutzerregistrierung aktivieren. Diese Anmeldungen werden dann durch den Ersteller verwaltet; die manuelle Freischaltung ist bedingt zu empfehlen.

Die E-Mail-Einladungen enthalten Anweisungen für die Registrierung. Die Registrierung ist nur für Webinare mit Passwort verfügbar.

E-Mail-Erinnerung

---

Hier können Sie eine E-Mail-Erinnerung für das Webinar einstellen. Standardmäßig sind 15 Minuten vor Beginn eingestellt. Es ist auch möglich, keine Erinnerung oder bis zu zwei Tage vor Beginn einzustellen.

Webinar-Optionen

---

Diese bestimmen, welche Funktionen (z.B. Chat, Umfragen, Hand heben, etc.) den Teilnehmern im Webinar zur Verfügung stehen. Der Gastgeber, Moderator oder Mistgastgeber kann diese Optionen während des Webinars ändern.

Teilnehmerprivilegien

---

Diese bestimmen die Aktionen, die den Webinar-Teilnehmern zur Verfügung stehen. Der Gastgeber oder die Mitgastgeber kann/ können diese Privilegien während des Webinars ändern. Hier lassen sich die Punkte Kommunikation und Steuerung für Teilnehmer und Diskussionsteilnehmer ändern.

Der Haken bei [Automatische E-Mail-Einladungen an alle Teilnehmer senden, wenn ich das Webinar ansetzte] ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie nicht direkt eine Einladung nach der Erstellung des Webinars senden möchten, entfernen Sie bitte den Haken.

Wurden alle Optionen erfolgreich vorgenommen, können Sie nun unter [Termin ansetzen] das Webinar fertigstellen.

Zusammenfassung der Webinar-Informationen

---

Nach dem Ansetzen des Termins werden Sie zur Webinar-Übersicht weitergeleitet. Dort finden Sie alle relevanten Informationen:

• (1) Thema des Webinars, Gastgeber, Uhrzeit und Datum.
  • Unter dem Punkt [Als Vorlage speichern] kann das Webinar als Vorlage gespeichert werden.
• (2) Auf der rechten Seite lässt sich das Event bearbeiten oder absagen. Hier können Sie auch E-Mail-Einladungen senden oder das Webinar zu Ihrem Kalender hinzufügen.
• (3) Auf der rechten Seite kann das Event manuell über den Button [Starten] gestartet werden.

Auf der linken Seite unter den Webinar-Informationen finden Sie folgende Punkte:

Beitrittsinformationen

---

• Teilnehmer-/ Registrierungslinks für die Publikation z.B. in Stud.IP.
• Gastgeber-Kennnummer: Wird benötigt, sofern ein anderer Nutzer das Event ohne den Ersteller starten will oder muss.
• Informationen zur Einbindung von Video- und Telefonkonferenzsystem und weiteren Quellen.

Markenbildung

---

(Nur wenn Webinar mit Registrierung ausgewählt wurde).

Unter dem Punkt [Bearbeiten] kann die Webinar-Website für die Registrierung angepasst werden, z.B. durch Hell-Dunkel-Modus, einem Logo oder einem Hintergrundbild.

Registrierung

---

(nur wenn Webinar mit Registrierung ausgewählt wurde).

Über den Punkt [Registrierung verwalten] lassen sich Ausstehende, Akzeptierte, Abgelehnte und Alle Registrierungen anzeigen und bearbeiten.

E-Mail-Nachrichten 

---

Unter diesem Punkt können Sie die E-Mail-Vorlage anpassen, die als Einladung zu einem Webex-Webinar an die (Diskussions-)Teilnehmenden verschickt werden. Hierzu klicken Sie auf [E-Mail-Vorlage anpassen] und nehmen Ihre Änderungen wie gewünscht vor.

Teilnehmer-Ansicht während der Übungssitzung

---

Hier können Sie festlegen, was die Teilnehmenden sehen und hören, wenn eine Übungssitzung ausgeführt wird.

Webinar-Material

---

Hier können Dateien als Webinar-Material hochgeladen werden. Wählen Sie eine Datei aus oder ziehen Sie eine Datei per Drag and Drop in das Feld [Dateien hier ablegen] (1) und speichern Sie die Änderungen unter dem Punkt [OK] (2).

Bühnenmanager

---

Hier können Sie zum Beispiel einen Bühnenhintergrund auswählen. Ihre Änderungen speichern Sie oben rechts über [Speichern].

Umfrage nach Webinar

---

Hier können Sie eine Umfrage erstellen, die am Ende des Webinars allen Teilnehmenden angezeigt wird. Sie können entweder vorgefertige Fragen im linken Bereich über das [+]-Symbol (1) hinzufügen und/ oder nutzen den Punkt [+ Neue Frage hinzufügen] (2), um eine eigene Frage zu formulieren. Klicken Sie nach der Bearbeitung auf [Hinzufügen] (3), um Ihre Frage zu hinzuzufügen. Sichern Sie Ihre Bearbeitung, indem Sie auf [Speichern] (4) klicken.

Startseite nach Webinar

---

Hier können Sie einen Link für eine Startseite eingeben, die den Teilnehmenden nach Ende des Webinars angezeigt werden soll

Einladungsquellen

---

Hier können Sie bei Webinaren mit mehreren Einladungsquellen verfolgen, woher Ihre Teilnehmenden kommen.

Meeting-Teilnehmer

---

Auf der rechten Seite unter dem Punkt Meeting-Teilnehmer finden Sie die Diskussionsteilnehmenden und Teilnehmenden.

Diskussionsteilnehmer 

---

Hierüber können Sie Diskussionsteilnehmer hinzufügen, bitte geben Sie dazu die E-Mailadresse des einzuladenen Diskussionsteilnehmers ein. Sie können Diskussionsteilnehmer auch zu Mitgastgebern machen, indem Sie auf die drei Punkte (2) klicken und den Punkt [Mitgastgeber zuweisen] (3) anklicken.

• Die Zuweisung können Sie entfernen, indem Sie auf die drei Punkte klicken und [Zuweisung als Mitgastgeber aufheben] auswählen oder den Diskussionsteilnehmenden komplett über den Punkt [Entfernen] (3) aus dem Webinar entfernen.

Teilnehmer 

---

Wenn Sie sich im Abschnitt der Meeting-Teilnehmer befinden, klicken Sie im Feld Teilnehmer auf [Bearbeiten]. Auf der nächsten Seite klicken Sie auf [Teilnehmer hinzufügen] (1), um Teilnehmende manuell zu dem Webinar hinzuzufügen. Dazu geben Sie den Namen und die E-Mailadresse des Teilnehmenden an.

Beim Erstellen der Teilnehmerliste existiert die Möglichkeit des Imports der Kontaktdaten per csv über [Teilnehmer importieren] (2). Eine Anleitung hierzu finden Sie unter: Webex Teilnehmer CSV. Unter dem Punkt [E-Mail-Einladungen senden] (3), wird eine E-Mail-Einladung zu dem Webinar an alle Teilnehmenden verschickt.

Erstellte Webinare

---

Ihre erstellten Webinare werden Ihnen sowohl unter dem Punkt [Kalender] (1), als auch [Webinare] (2) angezeigt.

Webinarreihen können unter [Webinare] unter dem Punkt [Webinarreihe erstellen] (3) erstellt und dann unter dem Punkt [Webinarreihe] (4) angezeigt werden.

Übergabe/ Eskalation der Gastgeberrolle

Damit Dozierende, die noch nicht in Webex freigeschaltet wurden, das Webinar starten können, muss die o.g. Gastgeber-Kennnummer übertragen werden und im Webinar-Raum aktiviert werden. Dazu meldet sich der Dozierende über den übertragenen Link am System an und startet die Webex Applikation im Browser oder Desktop Client. Anschließend kann dann die Rolle mit einem Klick auf [Teilnehmer] (1) und [Gastgeberrolle zurückfordern] (2) übernommen und anschließend das Webinar gestartet werden.

Management von Webinar-Aufzeichnungen

Aufzeichnungen werden auf der Website im linken Menüfeld unter [Aufzeichnungen] angezeigt. Aufzeichnungen von Webinaren, die auf dem Server abgelegt wurden, können nach einer Bearbeitungs- und Renderzeit anschließend als Video im mp4-Format heruntergeladen und z.B. in der Vorlesungsaufzeichnung in Stud.IP/ Opencast gespeichert werden. Nicht benötigte Aufzeichnungen sollten zeitnah gelöscht werden.

Weiteres

Downloads für die Benutzung von Webinar finden Sie hier.

Die generelle Hilfe zu Webex Webinar finden Sie hier.

Webex Meetings Pro Meeting

---

Webex Meeting Pro, das Standard Profil für Terminierte Webex-Sitzungen an der TU Braunschweig. Es umfasst alle verfügbaren Optionen, wie Online-Aufzeichnung, Inhaltsfreigaben, Chat, Umfragen, Protokolle, Fragen und Antworten und Teilgruppen.

Beitritt

---

Links zum Betreten oder Starten der Sitzungen finden Sie auf den üblichen Wegen, in Kalendern, Einladungen, Veröffentlichungen auf StudIP, oder als Erinnerung in der Webex App.

Als Gastgeber können Sie über die Web-App ein Pro Meeting anlegen. Klicken Sie dafür oben rechts auf [Termin ansetzen] (1) und im Dropdown-Menü auf [Ein Meeting ansetzen] (2).

Im nächsten Fenster öffnen Sie bitte das Dropdown-Menü unter Meeting-Typ und wählen [Webex Meetings Pro Meeting] aus. Danach können Sie allgemeine Informationen zum Meeting, Sicherheitseinstellungen, Audioverbindungsoptionen und erweiterte Optionen einstellen. Eine Erläuterung zu diesen Punkten finden Sie hier.

Sie können natürlich auch über die Webseite mittels Kennnummer beitreten oder die Kalenderfunktion für geplante oder eingeladene Sitzungen nutzen. Klicken Sie, nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, unten auf der Seite auf [Beitreten].

Haben Sie das Meeting z.B. über die Web-App angelegt, können Sie dieses auch in der Desktop-App starten. Klicken Sie dafür auf der linken Seite unter den aufgeführten Meetings auf [Start].

Hat sich das Meeting Fenster geöffnet, werden Ihnen die Datenschutzerklärungen angezeigt. Diese bestätigen Sie bitte über den Punkt [Annehmen].

im Folgenden Fesnter können Sie Ihre Audio- (1) und Videoeinstellungen (2) vornehmen und anschließend über den Punkt [Meeting starten] (3) das Meeting starten oder dem Meeting beitreten.

Einstellungen

---

Hier können die Audiogeräte direkt überprüft bzw. angewählt werden. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben dem Punkt [Stummschaltung aufheben] (1) und auf [Test] (2). Danach öffnen sich die Test-Audioeinstellungen (3) für Lautsprecher und Mikrofon.

Durchführung

---

Im Meeting selber finden sich die üblichen Funktionen wie Teilnehmerliste und Schnelloptionen für das Meeting Management wie nachträgliches Einladen, Zutrittssperre, Teilgruppensitzungen etc.

Zusätzliche Seitenelemente wie Chat, Fragen und Antworten usw. finden Sie bei den rechten Bedienelementen.

Meeting-Informationen zur ID, URL, den Kennnummern und Verschlüsselungsinformationen finden Sie in der oberen Bildschrimleiste unter dem Punkt [Meeting-Informationen].

Freigabe

---

Inhaltsfreigaben wie Bildschirm, einzelne Andwendungsfenster, Dateien (pdf, ppt…), Whiteboards oder Kameras finden Sie unter [Inhalt freigen].

Aufzeichnung

---

Klicken Sie auf [Rekorder] (1) und [Aufzeichnen], um eine Aufzeichnung zu starten. Die Aufzeichnung des Meetings kann online auf dem Server oder lokal erfolgen. Diese Option kann unter den [Aufzeichnungsoptionen] unter Punkt 3 ausgewählt werden. Meetingteilnehmer werden mit einer Statusinformation über die Aufzeichnung in Kenntnis gesetzt.

Teilgruppensitzungen

---

Das Teilgruppenmanagement ist auch hier weiterhin verfügbar. Dies finden Sie unter dem Punkt [Mehr] (1). Wählen Sie den Punkt [Teilgruppen-Sitzungen aktivieren] (2) aus, um Teilgruppen-Sitzungen zu erstellen (3). Bestätigen Sie mit [Zuweisung erstellen].

Nun öffnet sich das Teilgruppen-Management. Hier können Sie oben rechts unter [Sitzung hinzufügen] eine Teilgruppen-Sitzung zuweisen.

Bühnenansicht einschränken

---

Sollten Sie, z.B. für eine Präsentation oder Event, die Ansicht für alle Teilnehmer auf einen Bereich beschränken wollen, können Sie dies unter dem Punkt [Layout] (1) und [Stapel] (2) vornehmen. Um diesen Bereich dann ausschließlich anzeigen zu lassen aktivieren Sie [Meine Bühne mit allen synchronisieren] und [Teilnehmeransicht auf Bühne beschränken] (3).

Webex Meetings Pro Meeting (E2E)

---

Webex Meeting Pro End-2-End ist dem Standard Meeting Pro vergleichbarer Sitzungstyp, welcher jedoch serverbasierte Features und unsichere Audio-Einwahlen opfert, um von starker Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Teilnehmer zu profitieren.

Es entfallen z.B. die Online-Aufzeichnung des Meetings sowie Telefoneinwahlen und ungesicherte SIP-Geräteeinwahlen.

Wählen Sie unter dem Meeting-Typ [Webex Meetings Pro Meeting (E2E)] aus. Danach können Sie der Pro-Meeting-Anleitung folgen.

Training

Auf Mobilgeräten (iOS und Android) funktioniert systembedingt die Teilnahme von Nutzern an den Live-Tests nicht. Bei macOS/Windows konnten wir keine Einschränkungen beobachten. Terminbasierte Tests funktionieren.

Die Erstellung von Breakout-Räumen bzw. Teilgruppen, eines der Key-Features von Training, steht mit dem Update 40.9 nun auch in Meetings zur Verfügung.

Webex Training ermöglicht, ähnlich wie Webex Events, eine sehr gute Planbarkeit von Zeitpunkt und Teilnehmergruppen. Zusätzlich verfügt Webex Training über die Option, Unterräume für z.B. Übungsgruppen anzulegen und im Vorfeld definierte Online-Tests abzuhalten.

Ein Fernzugriff kann bei Bedarf durch die Freigabe von Teilnehmern stattfinden, um Unterstützung bei der Aufgabenbearbeitung oder Programmbedienung zu leisten. Analog zu Webex Events existiert auch hier die Unterscheidung der Nutzerrollen in Gastgeber, Moderatoren/Diskussionsteilnehmer und Teilnehmer.

Auf der Webseite der Projektgruppe Lehre und Medienbildung finden Sie eine bebilderte Anleitung zur Benutzung von Webex Training.

Anlegen von Terminen in Training

---

Anders als bei Meetings, müssen die Termine für Übungen und interaktive Veranstaltungen, die in Webex Training abgehalten werden sollen, im Vorfeld angelegt werden. Die Teilnehmer können dann über Sitzungs-Kennnummer und Passwort zum angesetzten Termin dem Trainingsraum beitreten. Auch kann eine Vorabregistrierung mit einem Link erzeugt werden. Diese Informationen können dann z.B. in Stud.IP publiziert werden. Eine Einladung ist über die anzulegende Teilnehmerliste per E-Mail möglich.

Nach erfolgreichem Login können Sie auf der Übersichtsseite mit einem Klick oben rechts auf das Icon (1) unter [Wichtige Funktionen] (2) den Punkt [Webex Training] (3) auswählen.

Anschließend wählen Sie im linken Menüfeld unter "Eine Sitzung als Gastgeber leiten" den Punkt [Schulung ansetzen] aus und beginnen mit dem Erstellen.

Allgem. Einstellungen

 

Audio Einstellungen

---

Hier finden Sie die Einstellungen zur Audioübertragung. Die Standardeinstellungen sind zweckmäßig: Der Beitrittston sollte bei großer Teilnehmerzahl deaktiviert werden.

Datum und Zeit

Registrierung

---

Die Registrierung zur Teilnahme ist in der Regel nicht nötig, wenn z.B. mit Sitzungs-Kennnummer und Passwort im Stud.IP eingeladen wird. Sie kann daher hier deaktiviert bleiben.

Mit der Teilnehmerliste können Teilnehmer per E-Mail eingeladen werden. Ein weiterer Beitritt ist aber während der Sitzung möglich, sofern die Registrierung nicht aktiv war. 

Moderatoren

---

Hier können vorab zusätzlich Personen als Moderatoren bestimmt werden (z.B. Gruppenleiter oder Lehrassistenz). Dazu wird die Person über das Adressbuch oder manuell mit der E-Mail-Adresse eingeladen.

Sitzungsoptionen

---

In diesem Punkt können die Funktionen von Training angepasst werden.

Optionen für Teilgruppen

---

Hier können die Teilnehmer vorab in Gruppen eingeteilt werden. Die manuelle Zuweisung und Änderung ist auch immer während der Sitzung möglich.

E-Mail-Optionen und Sitzungsinformationen

---

Hier kann die Art und der Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung der Sitzung angepasst werden. 

Kursmaterial und Tests

---

Kursmaterial kann auch hier vorab verbreitet werden. Es sollten aber weiterhin die etablierten Wege z.B. über Stud.IP gewählt werden, um konsistent zu bleiben. Tests können hier ausgewählt werden, müssen aber vorab in der Test-Bibliothek erstellt worden sein. Alternativ können auch nach Abschluss der ersten Einrichtung noch weitere Tests hinzugefügt werden.

Live-Tests funktionieren aktuell leider nicht auf Mobilgeräten (Android, iOS, iPadOS). Die terminbasierten Tests funktionieren, jedoch benötigen diese eine Teilnehmerliste. Teilnehmer werden dann über den Testzeitraum und die Web-Adresse zum Test per E-Mail informiert. 

Nachdem Sie die Schulung angelegt haben, wird Ihnen die Datenschutzerklärung angezeigt, die Sie bitte mit [Ich stimme zu] bestätigen.

Falls Sie das Webex-Add-On noch nicht installiert haben, werden Sie aufgefordert, dieses unter Firfox zu installieren. Klicken Sie dafür bitte auf [Webex zu Firefox hinzufügen]. Wie Sie das Add-On installieren können, ist in der Anleitung Browserintegration erklärt.

Sitzungsinformationen

---

Die Sitzungsinformationen können nach dem Anlegen mit einem Klick auf die jeweilige Sitzung angezeigt werden. Dort kann dann die Schulungssitzung entweder über [Jetzt beginnen] sofort begonnen, oder über [Bearbeiten] erneut bearbeitet werden.

Dauerhafte Übergabe von Gastgeberrechten

---

Nachdem alle Nutzer der TU Braunschweig für die Webex-Nutzung freigeschaltet werden konnten, ist es nun möglich, die Gastgeberrolle auch dauerhaft einem Dozenten bzw. Übungsleiter zu übergeben.

Dazu in der Webex Übersicht die entsprechende (z.B. wiederkehrende) Sitzung mit einem Klick auf den Namen oder die Uhrzeit auswählen.

In der nun geöffneten Sitzungsübersicht (mit allen Terminen und Informationen) klicken Sie auf [Bearbeiten].

Sie können nun über den Punkt [Moderatoren einladen] die Moderatorenliste bearbeiten:

Folgen Sie den Schritten 1 bis 5, um die Gastgeberrechte dauerhaft auf diesen Moderator zu übertragen.

1. Name & E-Mailadresse den Teilnehmers eingeben.
2. "Als alternativen Gast einladen" aktivieren.
3. Mit dem Punkt [Teilnehmer hinzufügen] bestätigen Sie die Eingaben.
4. Sie können unter diesem Punkt entscheiden, ob der eingeladene Teilnehemer zu einem Gastgeber gemacht werden soll. Falls ja, bitte den Haken aktivieren. 
5. Über den Button [Einladen] können Sie die einzuladenen Teilnhemer zu dem Training einladen.

Gegebenenfalls muss dieser vorher einmal aus der schon vorhandenen Liste entfernt und neu hinzugefügt werden. Wichtig: Der Nutzer der TU-Braunschweig muss sich bereits einmal bei Webex mit der in 1. einzutragenden E-Mail-Adresse der Form m.mustermann@tu-braunschweig.de angemeldet haben.

Falls der Nutzer nicht im System vorhanden ist, erhalten Sie folgende Meldung.

Der neue Gastgeber taucht nun in der Liste "Eingeladene Moderatoren" auf:

Zum Schluss muss diese Änderung ganz unten noch mit einem Klick auf [Aktualisieren] übernommen werden.

Durchführung einer Schulung mit Training

---

Starten der Sitzung als Dozent

---

Nach dem Login kann ein Schulungstermin auf der Webex-Übersichtsseite entweder nachträglich angepasst und relevante Sitzungsinformationen angezeigt (1) und über den Punkt [Starten] (2) gestartet werden.

Damit ein Dozent ohne Webex-Login Training starten kann, muss die o.g. Gastgeber-Kennnummer übertragen werden und im Schulungsraum aktiviert werden. Dazu meldet sich der Dozent über den Link aus der Einladungs-E-Mail der Moderatorenliste am System an und startet die Webex Applikation im Browser oder Desktop Client. Wir empfehlen die Nutzung der Desktop-Anwendung, um auf alle Funktionen zugreifen zu können. Anschließend kann dann die Rolle mit einem Klick auf „Gastgeberrolle zurückfordern“ übernommen werden und anschließend die Übung/Schulung gestartet werden.

Beitritt der Sitzung als Teilnehmer

---

Teilnehmer können mittels publizierter Sitzungs-Kennnummer und Passwort einem Event unter dieser Adresse beitreten.

Aufbau der Audioverbindung beim Betreten

---

Sowohl Teilnehmer als auch Dozenten werden beim Verbindungsaufbau zur Audiokonferenz hinzugefügt. Gegebenenfalls muss im Browser der Zugriff auf das Mikrofon gestattet werden, auch wenn es bei den Teilnehmer zunächst stumm geschaltet ist.

Erfolgreicher Beitritt

---

Nachdem die Teilnehmer beigetreten sind, sollten Sie folgendes Fenster präsentiert bekommen. Es unterteilt sich in der Standardansicht wie folgt:

Hinzufügen von Teilnehmern nach Sitzungsbeginn

---

Falls noch nicht alle Teilnehmer der Sitzung beigetreten sein sollten, können Sie im Hauptfenster im Reiter „Quickstart“ (Standardansicht) mit einem Klick auf [Einladen und erinnern] (1) Nutzer per E-Mail (2) einladen, oder ihnen den Sitzungslink (3) z.B. per Messenger zukommen lassen, dazu einfach auf den Punkt [Kopieren] klicken. Die Option „Erinnern“ bedarf bereits eingeladener Personen z.B. per Teilnehmer- oder Moderatorenliste.

Kamerafreigabe

---

Nach einem Klick auf das Kamerasymbol (1) wird bei erfolgreicher Verbindung mit der Kamera Ihr Kamerabild (2) angezeigt. Als Standard wird, ähnlich wie bei Webex Meetings, der aktive Sprecher - sofern er sein Kamerabild freigegeben hat - fokussiert. Über die Einstellungen (Zahnrad) kann auch eine Steuerung, z.B. anpinnen des Dozenten, realisiert werden.

Inhaltsfreigabe & Präsentation

---

Die Rechte, Inhalte aktiv per Videofeed zu übertragen, haben nur Teilnehmer mit der Moderatorenrolle. Dies sind z.B. der Gastgeber, Teilnehmer, die per Moderatorenliste eingeladen worden sind oder während der Sitzung als Moderatoren bestimmte Teilnehmer. Moderatoren selber können ihre Rechte weitergeben. Gastgeber können diese verteilen aber auch wieder entziehen.

Ist diese Rolle erteilt, können diverse Inhalte (Whiteboard, Anwendungen (Browser, Apps, etc.)) wie folgt freigegeben werden:

1. Entweder über den Punkt [Freigeben] in der obersten Menüliste.
2. Oder Sie klicken auf den Pfeil neben [Anwendung freigeben].

Bei freigegebenen Dokumenten und Whiteboards können Sie dann diverse Werkzeuge, wie Zeichenstift, Pointer etc. nutzen.

Aufzeichnungsoptionen

---

Die Aufzeichnungsoptionen finden Sie unter dem Punkt [Rekorder]:

Wird die Aufzeichnung vom Server vorgenommen, finden Sie diese nach Beendigung der Schulungssitzung in der Webex Aufzeichnungsverwaltung "Meine aufgezeichneten Schulungen" 

Gesprächsteilnahme und Quick-Feedback

---

Im Hauptraum der Schulung haben zunächst die sogenannten Diskussionsteilnehmer (Gastgeber und Moderatoren) das Recht zur Audioübertragung. Teilnehmer können per „Handheben“ (1) das Recht zur Gesprächsteilnahme erbitten und von den Moderatoren zugewiesen (2) bekommen. Im folgenden Beispiel ist Studi 2 noch nicht der Audiositzung beigetreten.

Weitere Feebackmöglichkeiten

---

Die Moderatoren können mit dem Umfragetool Testfragen an die Studierenden richten oder Feedback erfragen.

Die Teilnehmer können auch schriftlich Fragen an die Dozenten/Übungsleiter/Tutoren richten:

Mit dem Symbol (1) wird über eine vorhandene Frage informiert, die über (2) eingesehen werden kann.

Die Frage kann dann beantwortet werden.

Teilgruppenzuweisung in Breakout-Räumen

---

Die Schulungssitzung kann für die Bearbeitung von Arbeitsaufträgen oder für direktes Feedback von Tutoren in Teilgruppen mit getrennten Räumen unterteilt werden. Die Zuweisung kann vorab bei vorhandener Teilnehmerliste oder während der Schulungssitzung stattfinden. Während der Sitzung können Sie den Reiter [Teilgruppen] öffnen und dann [Teilgruppen-Sitzung Zuweisung] auswählen.

Die Teilnehmer können manuell oder automatisch zugewiesen werden.

Dazu muss in Punkt (1) ein Teilnehmer ausgewählt werden und mit den Pfeilen (2) nach rechts einem Teilgruppenraum (3) zugeordnet werden. In diesem Schritt kann auch schon vorab der erste Moderator festgelegt werden. Sollen Teilnehmer eigenständig Teilgruppenräume betreten sollen, muss die Teilgruppensitzung aktiv sein, die Räume einen aktiven (z.B. vorher zugewiesenen) Moderator haben und in den Raumoptionen die entsprechende Option für die gewünschten Räume gesetzt worden sein.

Ist die Einteilung vorgenommen, muss die Teilgruppensitzung anschließend über [Starten] gestartet werden. In den Teilgruppen können alle Nutzer die Moderatorenrolle erhalten. Um aktiv Inhalte übertragen zu können, ist jedoch die Verwendung der Desktopanwendung nötig. Für die Installation siehe hier. Beim Start werden dann alle zugeordneten Teilnehmer aufgefordert, den Räumen beizutreten.

Werden Inhalte bzw. der gesamte Desktop freigegeben, können per Fernunterstützung andere Teilnehmer oder z.B. Tutoren die Steuerung nach Anfrage übernehmen. Im folgenden Beispiel wurde der Inhalt des aktiven Browserfensters des Studierenden geteilt. Der Rest des Desktops ist durch die Anwendung unkenntlich gemacht worden. Der Tutor, in diesem Fall nicht der aktive Moderator, stellt eine Unterstützungsanfrage über [Steuerung anfragen].

Weiteres

---

Downloads für die Benutzung von Training finden Sie hier.