Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Aufzeichnung von Online-Besprechungen gem. Art. 7 und 13 EU-DSGVO

I. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die TU Braunschweig (Technische Universität Braunschweig, Universitätsplatz 2, 38106 Braunschweig

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „BBB“, „Webex“ oder einem anderen Anbieter, den wir nutzen, aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung des jeweiligen Tools erforderlich, um sich gegebenenfalls die Software für die Nutzung der jeweiligen Tool-Applikation herunterzuladen. Das jeweilige Tool kann aber auch ohne die Applikation genutzt werden, indem die jeweilige Einladung anklickt und ggf. weitere Zugangsdaten zu der jeweiligen Online-Stunde direkt in der Browser-Version des Tools eingegeben werden. Die Basisfunktionen des jeweiligen Tools sind über die Browser-Version nutzbar, die auf der Website des jeweiligen Tools zu finden sind.

II. Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Der behördliche Datenschutzbeauftragte der TU Braunschweig ist per E-Mail unter der Adresse datenschutz@tu-braunschweig.de erreichbar.

III. Zweck, Umfang und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Zweck der Verarbeitung ist die Zurverfügungstellung der Aufzeichnung von einzelnen Besprechungen der TU zu denen sich die nachfolgend benannten Betroffenen mit der Annahme der Einladung einverstanden erklärt haben.

Betroffene
Alle Mitglieder und Angehörigen der TU sowie sonstige Teilnehmende an der Online-Besprechungen.

Umfang der Datenverarbeitung
Bei der Nutzung eines Tools werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten vor bzw. bei der Teilnahme an einer Online-Lehrveranstaltung anfallen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzenden : Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional) und Telefon (optional).
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmenden -IP-Adressen, Geräte-und Hardware-Informationen der Teilnehmenden .
Bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen.

Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a, Art. 7 DSGVO).
Sollte dieses Einverständnis nicht bestehen, aber dennoch eine Teilnahme an der Online-Besprechung gewünscht werden, dürfen Kamera und Mikrofon nicht eingeschaltet bzw. nicht an personenbezogenen Online-Besprechungen teilgenommen werden.
Fragen zur Besprechung können jederzeit auch per E-Mail an die Mitglieder oder Angehörige gerichtet werden.

IV. Widerruf der Einwilligung
Betroffene haben das Recht, ihre Einwilligung im Hinblick auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO). Der Widerruf gilt ab Erklärung und nicht für davor erfolgte Aufzeichnungen.

V. Empfänger*innen oder Kategorien von Empfänger*innen der personenbezogenen Daten
Empfänger*innen personenbezogener Daten sind die Teilnehmenden an der Online-Veranstaltung und alle Hochschulangehörigen, die sich für die Veranstaltung angemeldet haben.
Sofern die Videoaufzeichnung über Dienstanbieter, die ihren Unternehmenssitz in den U.S.A. haben, wie z.B. WebEx erfolgt, findet eine Datenübermittlung in Drittländern statt. Mit dem Dienstleister sind entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
Übermittelt werden in diesem Fall Verkehrsdaten, wie z.B. IP-Adresse und, falls überhaupt angegeben, personenbezogene Daten wie, Kennung, E-Mail-Adresse, Name und Vorname. Videoinhalte werden verschlüsselt übertragen, sodass ein Zugriff des Diensteanbieters auf diese Daten ausgeschlossen ist.

VI. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Die Aufzeichnungen werden - soweit vor Beginn der Aufzeichnung nicht anders mitgeteilt - nur bis zwölf Monate nach Ende der Besprechung gespeichert.

VII. Betroffenenrechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen dem Betroffenen folgende Rechte zu:

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die TU Braunschweig, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die TU Braunschweig zuständige Behörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen. Diese ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
poststelle@lfd.niedersachsen.de