Allgemeine Hinweise zu Webkonferenzen/Videokonferenzen

• Information zur Nutzung von Web-Konferenzlösungen
• Einverständniserklärungen und Regelungen
• Datenschutzerklärung WebEx Telekom
• Datenschützerklärung BigBlueButton (BBB)
• Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Aufzeichnung von Online-Besprechungen gem. Art. 7 und 13 EU-DSGVO
• Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Aufzeichnung von Online-Lehrveranstaltungen gem. Art. 7 und 13 EU-DSGVO
• Information zur Nutzung von Web-Konferenzlösungen
• Zustimmung vor der Aufzeichnung einer Webkonferenz
• Videokonferenzen - Empfehlungen und Good Practices
• Aufzeichnungsstatus der verschiedenen Webkonferenzdienste

Information zur Nutzung von Web-Konferenzlösungen

Allgemeine Hinweise

Bitte bachten Sie die folgenden Punkte:

BigBlueButton

Pro Sitzung bzw. Raum 200 Teilnehmer empfohlen (maximal 400)

https://webconf.tu-braunschweig.de/
Empfehlung für den Einsatz in der Lehre. Intern betriebenes Webkonferenz-System mit großer Präsentationsfläche sowie Mal- und Markiertools, die kollaborativ funktionieren.
Eine Aufzeichnungsoption steht über Meetings in Stud.IP zur Verfügung.
Aufzeichnungen über Stud.IP werden nach Ende des Meetings verarbeitet, bei Opencast hochgeladen
und der Serie des Kurses sowie dem Ersteller des Meetings zugeordnet.
Einsatz durch Mitarbeitende für:

Eine Anleitung zur Erstellung einer Webkonferenz mit BBB finden Sie hier.

*) Nach Möglichkeit nutzen Sie den Chrome oder Chromium als Browser.
*) Die erstellten Aufzeichnungen enthalten bereits einen Großteil der BBB Funktionen.
(Nachträglich hinzugefügter Text wird noch nicht angezeigt) (Geteilte Videos können nicht aufgezeichnet werden)

Webex

Bis zu 1000 Teilnehmer

https://tu-braunschweig.webex.com/
Empfehlung für den Einsatz in der Lehre und Gremiensitzungen.
Extern betriebenes, von der TU eingekauftes Webkonferenz-System mit Präsentationsfunktion, eingebauter Aufzeichnung mit Ablage beim Hersteller für Download oder Verteilung von Link und Zugriffstoken.
Cisco Webex ist ein Dienstepaket mit verschiedenen Produkten für unterschiedliche Scopes der Kollaboration:

Den Anmeldeprozess finden Sie hier beschrieben.

DFNconf auf der Basis von Pexip (bis 23 Teilnehmenden)

https://www.conf.dfn.de
Empfehlung als Ausweichsystem zu BBB und Webex für den Einsatz in der Lehre und andere Anwendungszwecke.
Webkonferenz-System mit Präsentationsfunktion, eingebaute Aufzeichnung mit Ablage beim DFN und Downloadmöglichkeit für einige Tage sowie Streaming-Funktion für große Teilnehmerzahlen* ohne Interaktion.
Einsatz durch Mitarbeitende für:

*) Hinweise zu Nutzungsszenarien unter https://www.conf.dfn.de/dienstbeschreibung/was-ist-dfnconf/

DFN Adobe Connect

https://webconf.vc.dfn.de/
Empfehlung für den Einsatz in der Lehre, für Webinare. Enthält stark ausgeprägte und etablierte Funktionen für die Lehre sowie Umfrage-, Gruppen-, Seminar-Funktionen.
Es ist ein etabliertes System für den Einsatz in der Lehre und ergänzt hier BBB.

Einverständniserklärungen und Regelungen

Datenschutzerklärung WebEx Telekom

Auf diesem Webangebot gilt die http://tu-braunschweig.de/datenschutzerklaerung (ggf. mit Ausnahme der Abschnitte VI, VII und VIII). Zudem erfolgt mit diesem Webangebot eine Verarbeitungstätigkeit, die im Folgenden beschrieben wird:

IX. Nutzung der Videokonferenzsoftware WebEx

1. Art und Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie den von der TU Braunschweig zur Verfügung gestellten Dienst WebEx für die Durch-führung von Video-Konferenzen, Online-Meetings und Webinaren nutzen, werden von Ihnen folgende Daten verarbeitet:

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung von WebEx Ihre Einwilligung einholen (z. B. bei Aufzeichnungen (sofern zulässig) oder der Nutzung durch externe Kommunikationspartner), dient Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von WebEx für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von WebEx zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die TU Braunschweig unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von WebEx für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der TU Braunschweig übertragen wurde, so dienen Art. 6 Abs. 1 lit.e DSGVO in Verbindung mit § 17 Abs. 1 NHG als Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung.
Soweit eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von WebEx Gegenstand des Beschäftigungskontextes ist, stützt sich die Verarbeitung auf Art. 88 Abs. 1 DSGVO; dies gilt auch für den Fall einer Einwilligung.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Online-Meetings / Videokonferenzen zu Zwecken der Lehre (Online-Vorlesungen, Seminare, Übungsgruppen) und des Studiums (Tutorium, Online-Austausch zwischen Studierenden) sowie für allgemeine dienstliche Aufgaben (Dienstbesprechung, Gruppenbesprechungen) einzurichten und durchzuführen.

4. Dauer der Speicherung und Widerspruchsmöglichkeit
Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen Ihrer Verwendung von WebEx verarbeiten, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden. Wenn und soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, werden die Daten nur solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, es besteht auch eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Bei Aufzeichnungen der Online-Besprechungen (sofern zulässig) werden die Aufzeichnungen - soweit vor Beginn der Aufzeichnung nicht anders mitgeteilt - nur bis zwölf Monate nach Ende der Besprechung gespeichert.
Bei Aufzeichnungen der Online-Lehrveranstaltungen (sofern zulässig) werden - soweit vor Beginn der Aufzeichnung nicht anders mitgeteilt - nur bis vier Wochen nach Ende des folgenden Semesters gespeichert und mittels Stud.IP/OpenCast veröffentlicht.

Datenschützerklärung BigBlueButton (BBB)

Auf diesem Webangebot gilt die http://tu-braunschweig.de/datenschutzerklaerung (ggf. mit Ausnahme der Abschnitte VI, VII und VIII). Zudem erfolgt mit diesem Webangebot eine Verarbeitungstätigkeit, die im Folgenden beschrieben wird:

IX. Nutzung der Videokonferenzsoftware BigBlueButton (BBB)

1. Art und Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie den von der TU Braunschweig zur Verfügung gestellten Dienst BBB für die Durchführung von Video-Konferenzen, Online-Meetings und Webinaren nutzen, werden von Ihnen folgende Daten verarbeitet:

Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unsere Nutzer/innen grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung von BBB und seiner Funktionen erforderlich ist. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern des Universitätsrechenzentrums.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung von BBB Ihre Einwilligung einholen (z. B. bei Aufzeichnungen (sofern zulässig) oder der Nutzung durch externe Kommunikationspartner), dient Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von BBB für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von BBB zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die TU Braunschweig unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von BBB für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der TU Braunschweig übertragen wurde, so dienen Art. 6 Abs. 1 lit.e DSGVO in Verbindung mit § 17 Abs. 1 NHG als Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung.
Soweit eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von BBB Gegenstand des Beschäftigungskontextes ist, stützt sich die Verarbeitung auf Art. 88 Abs. 1 DSGVO; dies gilt auch für den Fall einer Einwilligung.

3. Zweck der Datenverarbeitung
BBB ist ein Videokonferenzsystem, das an der TU Braunschweig zu Zwecken der Lehre (Online-Vorlesungen, Seminare, Übungsgruppen) und des Studiums (Tutorium, Online-Austausch zwischen Studierenden) sowie für allgemeine dienstliche Aufgaben (Dienstbesprechung, Gruppenbesprechungen) eingesetzt wird. Aufzeichnungen von Lehrveranstaltungen sind nur erlaubt, wenn sich keine Teilnehmer/innen im Raum befinden oder vorher sämtliche Teilnehmer/innen und Moderator/innen der Aufzeichnung eindeutig und nachweislich zugestimmt haben. Heimliches Aufzeichnen einer Videokonferenz ist ein Straftatbestand.

4. Dauer der Speicherung und Widerspruchsmöglichkeit
Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen Ihrer Verwendung von BBB verarbeiten, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden. Wenn und soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, werden die Daten nur solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, es besteht auch eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Bei Aufzeichnungen der Online-Besprechungen (sofern zulässig) werden die Aufzeichnungen - soweit vor Beginn der Aufzeichnung nicht anders mitgeteilt - nur bis zwölf Monate nach Ende der Besprechung gespeichert.
Bei Aufzeichnungen der Online-Lehrveranstaltungen (sofern zulässig) werden - soweit vor Beginn der Aufzeichnung nicht anders mitgeteilt - nur bis vier Wochen nach Ende des folgenden Semesters gespeichert und mittels Stud.IP/OpenCast veröffentlicht.

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Aufzeichnung von Online-Besprechungen gem. Art. 7 und 13 EU-DSGVO

I. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die TU Braunschweig (Technische Universität Braunschweig, Universitätsplatz 2, 38106 Braunschweig

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „BBB“, „Webex“ oder einem anderen Anbieter, den wir nutzen, aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung des jeweiligen Tools erforderlich, um sich gegebenenfalls die Software für die Nutzung der jeweiligen Tool-Applikation herunterzuladen. Das jeweilige Tool kann aber auch ohne die Applikation genutzt werden, indem die jeweilige Einladung anklickt und ggf. weitere Zugangsdaten zu der jeweiligen Online-Stunde direkt in der Browser-Version des Tools eingegeben werden. Die Basisfunktionen des jeweiligen Tools sind über die Browser-Version nutzbar, die auf der Website des jeweiligen Tools zu finden sind.

II. Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Der behördliche Datenschutzbeauftragte der TU Braunschweig ist per E-Mail unter der Adresse datenschutz@tu-braunschweig.de erreichbar.

III. Zweck, Umfang und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Zweck der Verarbeitung ist die Zurverfügungstellung der Aufzeichnung von einzelnen Besprechungen der TU zu denen sich die nachfolgend benannten Betroffenen mit der Annahme der Einladung einverstanden erklärt haben.

Betroffene
Alle Mitglieder und Angehörigen der TU sowie sonstige Teilnehmende an der Online-Besprechungen.

Umfang der Datenverarbeitung
Bei der Nutzung eines Tools werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten vor bzw. bei der Teilnahme an einer Online-Lehrveranstaltung anfallen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzenden : Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional) und Telefon (optional).
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmenden -IP-Adressen, Geräte-und Hardware-Informationen der Teilnehmenden .
Bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen.

Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a, Art. 7 DSGVO).
Sollte dieses Einverständnis nicht bestehen, aber dennoch eine Teilnahme an der Online-Besprechung gewünscht werden, dürfen Kamera und Mikrofon nicht eingeschaltet bzw. nicht an personenbezogenen Online-Besprechungen teilgenommen werden.
Fragen zur Besprechung können jederzeit auch per E-Mail an die Mitglieder oder Angehörige gerichtet werden.

IV. Widerruf der Einwilligung
Betroffene haben das Recht, ihre Einwilligung im Hinblick auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO). Der Widerruf gilt ab Erklärung und nicht für davor erfolgte Aufzeichnungen.

V. Empfänger*innen oder Kategorien von Empfänger*innen der personenbezogenen Daten
Empfänger*innen personenbezogener Daten sind die Teilnehmenden an der Online-Veranstaltung und alle Hochschulangehörigen, die sich für die Veranstaltung angemeldet haben.
Sofern die Videoaufzeichnung über Dienstanbieter, die ihren Unternehmenssitz in den U.S.A. haben, wie z.B. WebEx erfolgt, findet eine Datenübermittlung in Drittländern statt. Mit dem Dienstleister sind entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
Übermittelt werden in diesem Fall Verkehrsdaten, wie z.B. IP-Adresse und, falls überhaupt angegeben, personenbezogene Daten wie, Kennung, E-Mail-Adresse, Name und Vorname. Videoinhalte werden verschlüsselt übertragen, sodass ein Zugriff des Diensteanbieters auf diese Daten ausgeschlossen ist.

VI. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Die Aufzeichnungen werden - soweit vor Beginn der Aufzeichnung nicht anders mitgeteilt - nur bis zwölf Monate nach Ende der Besprechung gespeichert.

VII. Betroffenenrechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen dem Betroffenen folgende Rechte zu:

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die TU Braunschweig, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die TU Braunschweig zuständige Behörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen. Diese ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
poststelle@lfd.niedersachsen.de

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Aufzeichnung von Online-Lehrveranstaltungen gem. Art. 7 und 13 EU-DSGVO

I. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die TU Braunschweig (Technische Universität Braunschweig, Universitätsplatz 2, 38106 Braunschweig).

II. Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Der behördliche Datenschutzbeauftragte der TU Braunschweig ist per E-Mail unter der Adresse datenschutz@tu-braunschweig.de erreichbar.

III. Zweck, Umfang und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Zweck der Verarbeitung ist die Aufzeichnung der Video-Lehrveranstaltung, um diese hochschulangehörigen online zur Verfügung zu stellen.

Betroffene
Lehrpersonen, Studierende und sonstige Teilnehmende an der Online-Lehrveranstaltung.

Umfang der Datenverarbeitung
Bei der Nutzung eines Tools werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten vor bzw. bei der Teilnahme an einer Online-Lehrveranstaltung anfallen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional) und Telefon (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-und Hardware-Informationen der Teilnehmer.
Bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen.

Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung von Online-Lehrveranstaltung ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S.1 Lit. a , Art. 7 DSGVO. Soweit keine Einwilligung erteilt, sollte die Software nicht eingeschaltet sowie nicht am Chat teilgenommen werden.
Sollten Sie zur diesen Bedingungen nicht teilnehmen wollen und der TU aufgrund der derzeitigen Corona Pandemie keine vergleichbare Präsenz Veranstaltung anbieten kann, müssen wir Sie anbieten, auf eine Veranstaltung in nächsten Semestern auszuweichen.

IV. Widerruf der Einwilligung
Betroffene haben das Recht, ihre datenschutzrechtliche Einwilligung im Hinblick auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO). Der Widerruf gilt ab Erklärung und nicht für davor erfolgte Aufzeichnungen.

V. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Empfänger*innen personenbezogener Daten sind die Teilnehmer*innen an der Online-Lehrveranstaltung und alle Personen, die sich für die Online-Lehrveranstaltung angemeldet haben. Sofern die Aufzeichnung über Dienstanbieter, die Ihren Unternehmenssitz in den U.S.A. haben, wie z. B. Webex erfolgt, findet eine Datenübermittlung in Drittländern statt. Mit dem Dienstleister sind seitens der TU Braunschweig entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.Übermittelt werden in diesem Fall Verkehrsdaten, wie z.B. IP-Adresse und, falls überhaupt angegeben, personenbezogene Daten wie, Kennung, E-Mail-Adresse, Name und Vorname. Videoinhalte werden verschlüsselt übertragen, sodass ein Zugriff des Diensteanbieters auf diese Daten ausgeschlossen ist.

VI. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Die Aufzeichnungen werden - soweit vor Beginn der Aufzeichnung nicht anders mitgeteilt - nur bis vier Wochen nach Ende des folgenden Semesters gespeichert und mittels Stud.IP/OpenCast veröffentlicht.

VII. Betroffenenrechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen dem Betroffenen folgende Rechte zu:

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die TU Braunschweig, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die TU Braunschweig zuständige Behörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen. Diese ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
poststelle@lfd.niedersachsen.de

Information zur Nutzung von Web-Konferenzlösungen

Bitte beachten Sie folgende Hinweise:

1. Soweit Sie die Internetseite von „BBB“, „WebEx“, DFN Pexip oder DFN Adobe Connect Anbieter, den wir nutzen, aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung des jeweiligen Tools erforderlich, um sich gegebenenfalls die Software für die Nutzung der jeweiligen Tool-Applikation herunterzuladen. Das jeweilige Tool kann aber auch ohne die Applikation genutzt werden, indem die jeweilige Einladung angeklickt und ggf. weitere Zugangsdaten zu der jeweiligen Online-Lehrveranstaltung/Besprechung direkt in der Browser-Version des Tools eingegeben werden. Die Basisfunktionen des jeweiligen Tools sind über die Browser-Version nutzbar, die auf der Website des jeweiligen Tools zu finden sind.

2. Die Web-Konferenzlösungen von „BBB“, „WebEx“, DFN Pexip oder DFN Adobe Connect dürfen nur für Online-Lehrveranstaltungen und Besprechungen Zwecke genutzt werden.

3. Zugangsdaten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden und sind vor unberechtigtem Zugriff sicher aufzubewahren. Passwörter sind regelmäßig zu ändern.

4. Es ist weder zulässig, Teilnehmer*innen ohne deren Einwilligung aufzunehmen noch dürfen Teilnehmer*innen ihrerseits Veranstaltung und damit Veranstalter*innen aufzeichnen ohne deren Einwilligung. Es ist dabei egal, ob die Aufzeichnung mit einem Videokonferenztool selbst oder mit einem externen Programm angefertigt wird.

5. Um Störgeräusche in der Konferenz zu vermeiden, empfiehlt es sich, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die nicht gerade einen aktiven Beitrag leisten, ihr Mikrofon ausgeschaltet haben. Eine Konferenz verläuft dadurch erfahrungsgemäß wesentlich ruhiger und störungsfreier.

6. Bei technischen Schwierigkeiten einer Teilnehmerin oder eines Teilnehmers hat es sich bewährt, dies der Moderation bzw. Konferenzleitung über die Chatfunktion mitzuteilen.

7. Die Web-Konferenzlösungen darf nicht missbräuchlich benutzt werden. Insbesondere sind bedrohende und belästigende Anrufe zu unterlassen. Die Übermittlung von Informationen mit rechts-oder sittenwidrigen Inhalten oder von Hinweisen auf solche Informationen ist nicht erlaubt.

Zustimmung vor der Aufzeichnung einer Webkonferenz

Es ist weder zulässig, Teilnehmer*innen ohne deren Einwilligung aufzunehmen noch dürfen Teilnehmer*innen ihrerseits Veranstaltung und damit die Lehrenden aufzeichnen ohne deren Einwilligung. Es ist dabei egal, ob die Aufzeichnung mit einem Videokonferenztool selbst oder mit einem externen Programm angefertigt wird.

Da auch die Stimme einer Person als „personenbezogenes Daten“ im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften gilt, macht es für die datenschutzrechtliche Beurteilung der Aufzeichnung einer Veranstaltung keinen Unterschied, ob „Bild und Ton“ oder nur „Ton“ aufgezeichnet wird. Außerdem ist es auch unerheblich, ob eine Person die man sehen und/oder hören kann, sich für die Aufzeichnung mit echtem Namen angemeldet hat oder z.B. mit einen anonymisierenden Fantasienamen.

Aufzeichnungen nur der Dozierende durch sich selbst
Da der Dozierende in der Regel die Urheber ihrer Lehrveranstaltung sind, ist es unkritisch, wenn Dozierende in ihrer eigenen Online-Veranstaltung lediglich sich selbst aufzeichnen und weder Bild-noch Tonaufnahmen anderer Teilnehmer*innen in die Aufnahme einfließen. Es ist möglich, in Phasen der Diskussion die Aufnahme zu pausieren und so diese Abschnitte von der Aufnahme auszuschließen. Rückfragen aus dem Auditorium könnten auch in einem parallelen Chat gestellt werden und dann vor der Beantwortung durch die Dozierende einfach vorgelesen werden.

Aufzeichnungen auch von Teilnehmer*innen
Falls beabsichtigt ist, auch Bild und/oder Tonaufnahmen von Teilnehmer*innen zu machen, so ist zwingend eine Einwilligung der betroffenen Personen notwendig.

Die Einwilligung von Teilnehmer*innen muss vor Beginn der Aufzeichnung eingeholt werden.

Betroffene haben das Recht, ihre datenschutzrechtliche Einwilligung im Hinblick auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO). Der Widerruf gilt ab Erklärung und nicht für davor erfolgte Aufzeichnungen.

Videokonferenzen - Empfehlungen und Good Practices

Auf dieser Seite geben wir Hinweise für die allgem. Benutzung von Web- und Videokonferenzapllikationen. Die Anleitungen zu den an der TU Braunschweig verwendeten Anwendungen, wie BigBlueButton und Webex finden Sie auf den Unterseiten. 

Vorbereitung

Sie sollten schon vor der Konferenz einen Probedurchlauf starten und schauen, ob die Technik wie gewünscht funktioniert:

Hardware

• Falls Sie einen Laptop nutzen, schließen Sie es am besten an das Stromnetz an, um vorzeitiges Abschalten zu vermeiden.
• Eine kabelgebundene LAN-Verbindung ist oftmals aus staibilitätsgründen WLAN vorzuziehen.
• Klappen Sie ggf. den Mikrofonarm Ihres Headsets herunter
• Prüfen Sie die Audioeinstellungen an Ihrem Rechner oftmals wird das eingebaute Mikrofon als Standardgerät verwendet, was im Großteil der Fälle zu schlechter Verständlichkeit führt: Echos, Tastatur- und Lüftergeräusche des Laptops etc. Das eingebaute Mikrofon ist oft als Mikrofonarray bezeichnet. Ein einfacher Test um zu sehen welches Mikrofon tatsächlich gerade aktiv ist: ein leichtes Klopfen auf das Laptopgehäuse führt zu einem Pegelausschlag bei den fest eingebauten Mikrofonen, gleiches gilt für das Headset- bzw. Standmikrofon.
• Beim Start von Konferenzsystemen wird zunächst das Standardgerät verwendet, meistens (BBB und Webex) kann jedoch auch ein anderes ausgewählt werden, daher ist es sinnvoll in den Einstellungen den Standard auf das beste angeschlossene Mikrofon zu legen.

Die Audioeinstellungen unter Windows finden Sie entweder mit Rechtsklick auf das Lautsprecher-Taskleistensymbol oder über „Sound“ im Startmenü. Unter macOS in den Systemeinstellungen unter „Ton“.

Software & Präsentationsumgebung

Es ist ratsam schon durch vorab getroffene Maßnahmen für einen reibungslosen und störungsfreien Ablauf der Web-/Videokonferenz bzw. der Online-Vorlesung zu sorgen. Hierfür kann es hilfreich sein ein neues Benutzerprofil des Betriebssystems ohne störende Programme und mit übersichtlich aufgeräumten Browserprofilen anzulegen: keine Störenden Pop-ups und keine irrelevanten Inhalte während der Bildschirm-/Browser-Freigabe.

Für die Nutzung von Web- und Videokonferenzsystemen haben sich Chromium (auch Chrome) und Firefox als kompatible Browser bewährt. Von Safari auf macOS und MS Edge für Vortragende können wir aktuell auf Grund von Inkompatibilitäten und reduzierten Funktionsumfang der Koferenzdienste nur abraten.

Bitte beachten Sie folgende Hinweise:

Hinweise zur Umgebung

Nutzungsszenarien

Generell ist es sinnvoll eine zweite Person (z.B. Übungsleiter) als Moderator zusätzlich zum Dozenten in die Koferenz-/Onlinevorlesung einzuladen: Chat und Teilnehmermanagement würde von der Vorlesung/Vortrag ablenken.

Während der Videokonferenz

Allgemeine Hinweise

Für Veranstalterinnen

Für Teilnehmerinnen

Aufzeichnungsstatus der verschiedenen Webkonferenzdienste

Die durch das Gauß-IT-Zentrum betreuten Webkonferenzdienste bieten die Möglichkeit die Sitzungen durch die Veranstalter zwecks Protokollierung oder als Vorlesung aufzuzeichnen. Um zu erkennen, dass die Systeme aktuell aufnehmen sind hier die entsprechenden Anzeigen einmal aufgelistet.

BigBlueButton

Die Aufzeichnung im Dienst BigBlueButton ist aktuell nur aus den im StudIP erstellten Vorlesungsräumen möglich, normale Konferenzräume haben diese Option nicht.

DFNconf

Die Aufzeichnung bei DFNconf wird über einen roten Punk in der Konferenzansicht symbolisiert. Dazu kommt ein Fensterhintergrund mit entsprechender Nachricht, sofern kein anderes Videosignal oder Präsentationsinhalt übertragen wird.

Webex Meetings

Bei den verschiedenen Beitrittsmöglichkeiten von Webex stellt sich der Aufzeichnungsstatus wie folgt dar:

1. Teilnehmer mit Desktopanwendung

Roter Punkt in der Titelleiste des Fensters.

2. Teilnehmer über Webseite

Roter Punkt im oberen Fensterinhalt der Websitzung.

3. Teilnehmer über Telefon-Applikation

Rotes Symbol im Status-Banner der Applikation.